Συνομιλήστε με σημειώσεις συσκέψεων και λάβετε απαντήσεις με συνδέσμους προς τις πηγές

Συνομιλία με σημειώσεις συσκέψεων σημαίνει να κάνετε ερωτήσεις στην AI σχετικά με σημειώσεις, απομαγνητοφωνήσεις, ηχογραφήσεις, συνομιλίες, PDF, βίντεο και σχετικά αρχεία συσκέψεων και στη συνέχεια να λαμβάνετε μια απάντηση συνδεδεμένη με αναφορές στις πηγές. Χρησιμοποιήστε το όταν η σύσκεψη έχει ολοκληρωθεί, αλλά εξακολουθείτε να χρειάζεται να βρείτε αποφάσεις, να επιβεβαιώσετε υπευθύνους, να συγκρίνετε προηγούμενες συζητήσεις ή να μετατρέψετε τις ενέργειες παρακολούθησης σε εργασία. Αυτός ο οδηγός δείχνει τι εισάγεται, τι κάνει η AI, πώς πρέπει να μοιάζει μια απάντηση συνδεδεμένη με πηγές και πώς να την επαληθεύσετε πριν την κοινοποιήσετε.

Άμεση απάντηση

Η συνομιλία με σημειώσεις συσκέψεων είναι μια ροή εργασίας AI που βασίζεται σε πηγές για την υποβολή ερωτήσεων σχετικά με σημειώσεις συσκέψεων, απομαγνητοφωνήσεις, ηχογραφήσεις, συνομιλίες και αρχεία. Μια χρήσιμη απάντηση πρέπει να περιλαμβάνει το συμπέρασμα, την υποστηρικτική πηγή και αρκετό πλαίσιο ώστε να μπορούν να επαληθευτούν αποφάσεις, στοιχεία ενεργειών, ημερομηνίες, υπεύθυνοι, κίνδυνοι ή δεσμεύσεις προς πελάτες.

Τι σημαίνει η συνομιλία με σημειώσεις συσκέψεων

Η συνομιλία με σημειώσεις σύσκεψης είναι ένα επίπεδο ερωτήσεων και απαντήσεων πάνω από το υλικό που επιτρέπεται να χρησιμοποιεί μια ομάδα. Αντί να ανοίξει μια ηχογράφηση, να σαρώσει μια απομαγνητοφώνηση, να αναζητήσει στο ιστορικό συνομιλιών και να ρωτήσει έναν συνάδελφο τι θυμάται, ένας χρήστης μπορεί να κάνει μια στοχευμένη ερώτηση: "Τι αποφασίσαμε σχετικά με την ημερομηνία κυκλοφορίας;", "Ποια στοιχεία ενεργειών εξακολουθούν να μην έχουν υπευθύνους;", "Τι μας ζήτησε ο πελάτης να επιβεβαιώσουμε;" ή "Ποια πηγή αναφέρει ότι άλλαξε η προθεσμία;"

Η σημαντική λέξη είναι «πηγή». Μια απάντηση συνομιλίας για μια σύσκεψη που δεν μπορεί να παραπέμψει σε στοιχεία είναι απλώς μια περίληψη. Μπορεί να εξακολουθεί να είναι χρήσιμη, αλλά είναι δυσκολότερο να την εμπιστευτείτε, να τη διορθώσετε ή να την κοινοποιήσετε. Μια απάντηση συνδεδεμένη με πηγή παραπέμπει στο απόσπασμα της απομαγνητοφώνησης, στη χρονική σήμανση, στην ενότητα του εγγράφου, στη σημείωση ή στο σημείο του βίντεο που βρίσκεται πίσω από την απάντηση. Αυτό επιτρέπει στον ελεγκτή να εξετάσει τι ειπώθηκε πραγματικά πριν μετατρέψει την απάντηση σε εργασία, email προς πελάτη, ενημέρωση έργου ή εκτελεστική ανακεφαλαίωση.

Η καθοδήγηση του W3C σχετικά με τις απομαγνητοφωνήσεις περιγράφει τις απομαγνητοφωνήσεις ως εναλλακτικές κειμένου για ήχο και βίντεο. Στη ροή εργασίας των συσκέψεων, μια απομαγνητοφώνηση γίνεται το επίπεδο τεκμηρίωσης. Η συνομιλία AI είναι το επίπεδο ανάκτησης. Μια βάση γνώσεων συσκέψεων είναι το ευρύτερο επίπεδο μνήμης που συνδέει πολλές σημειώσεις, απομαγνητοφωνήσεις, αρχεία και αποφάσεις με την πάροδο του χρόνου.

Είσοδοι και επεξεργασία: Τι εισάγεται και τι κάνει η AI

Η είσοδος μπορεί να είναι μια σημείωση σύσκεψης, μια απομαγνητοφώνηση, μια ηχογράφηση, μια ανακεφαλαίωση Teams, μια σημείωση Google Meet, μια απομαγνητοφώνηση Zoom, ένα PDF, μια παρουσίαση, ένα σύντομο ενημερωτικό προϊόντος, ένα email πελάτη ή ένα σχετικό βίντεο. Η ασφαλέστερη ροή εργασίας ξεκινά με πηγές που επιτρέπεται στον οργανισμό να επεξεργαστεί και στη συνέχεια επισημαίνει κάθε πηγή με ημερομηνία, τίτλο σύσκεψης, συμμετέχοντες, έργο, πελάτη, δικαιώματα και τύπο πηγής. Χωρίς αυτά τα μεταδεδομένα, οι απαντήσεις μεταξύ συσκέψεων μπορούν γρήγορα να χάσουν το πλαίσιο.

Η επεξεργασία AI έχει δύο σκοπούς. Πρώτον, οργανώνει τα στοιχεία: κείμενο απομαγνητοφώνησης, εναλλαγές ομιλητών, χρονικές σημάνσεις, περιλήψεις, αποφάσεις, εργασίες, κινδύνους και σχετικά αρχεία. Δεύτερον, ανακτά και συνθέτει απαντήσεις από αυτά τα στοιχεία όταν ο χρήστης υποβάλλει μια ερώτηση. Αυτή η διαδικασία είναι ισχυρή, αλλά κληρονομεί τους περιορισμούς της πηγής. Οι βέλτιστες πρακτικές του Google Cloud για το Speech-to-Text σημειώνουν ότι η ποιότητα ήχου, η διαμόρφωση και το πλαίσιο επηρεάζουν το αποτέλεσμα της απομαγνητοφώνησης. Αν το επίπεδο στοιχείων παρανοήσει ένα όνομα ή έναν όρο προϊόντος, το επίπεδο απαντήσεων μπορεί να παραπέμψει σε λάθος λεπτομέρεια.

1. Προσθέστε εξουσιοδοτημένες πηγές συναντήσεων. Ξεκινήστε με σημειώσεις, απομαγνητοφωνήσεις, ηχογραφήσεις, συνομιλίες, PDF, βίντεο ή αρχεία παρακολούθησης που επιτρέπεται στον οργανισμό σας να επεξεργάζεται.
2. Δημιουργήστε δομημένο πλαίσιο συνάντησης. Οργανώστε την απομαγνητοφώνηση, την περίληψη, τις αποφάσεις, τα στοιχεία ενεργειών, τους κινδύνους, τους συμμετέχοντες και τις σχετικές πηγές πριν υποβάλετε γενικές ερωτήσεις.
3. Υποβάλετε μια οριοθετημένη ερώτηση στη συνομιλία AI. Κατονομάστε το έργο, τον πελάτη, τη συνάντηση, το εύρος ημερομηνιών, τη μορφή εξόδου ή την απόφαση που θέλετε να εξετάσετε.
4. Επαληθεύστε τις απαντήσεις με σύνδεση στις πηγές. Ανοίξτε το αναφερόμενο απόσπασμα της απομαγνητοφώνησης, τη χρονική σήμανση, την ενότητα του εγγράφου, τη σημείωση ή τη στιγμή του βίντεο πριν αποδεχτείτε μια σημαντική απάντηση.
5. Δρομολογήστε την ελεγμένη παρακολούθηση. Στείλτε επιβεβαιωμένες εργασίες, αποφάσεις, περιλήψεις ή ενημερώσεις ασφαλείς για πελάτες στο Slack, το Notion, τα Google Docs, το email, το ημερολόγιο, το CRM ή έναν ανιχνευτή.

Η Microsoft τεκμηριώνει την ανακεφαλαίωση συναντήσεων στο Teams, ενώ η τεκμηρίωση του Microsoft 365 Copilot εξηγεί τα όρια απορρήτου, δεδομένων και δικαιωμάτων για εμπειρίες οργανωσιακής AI. Αυτά τα επίσημα υλικά ενισχύουν έναν βασικό κανόνα: η συνομιλία AI δεν θα πρέπει να αποκαλύπτει πληροφορίες σε κάποιον που δεν θα έπρεπε να έχει πρόσβαση στην υποκείμενη συνάντηση ή το έγγραφο. Η ανάκτηση με επίγνωση δικαιωμάτων είναι εξίσου σημαντική με την ποιότητα της απάντησης.

Συνομιλία με σημειώσεις συναντήσεων έναντι αναζήτησης, περίληψης και απομαγνητοφώνησης

Η αναζήτηση, οι περιλήψεις, οι απομαγνητοφωνήσεις και η συνομιλία AI επιλύουν διαφορετικά μέρη του ίδιου προβλήματος. Η αναζήτηση βρίσκει ακριβείς λέξεις. Μια περίληψη βοηθά κάποιον να κάνει γρήγορη επισκόπηση. Μια απομαγνητοφώνηση διατηρεί τη σειρά όσων ειπώθηκαν. Η συνομιλία AI προσπαθεί να απαντήσει σε μια συγκεκριμένη ερώτηση χρησιμοποιώντας αυτές τις πηγές. Μια ομάδα δεν θα πρέπει να περιμένει από ένα τεχνούργημα να αντικαταστήσει όλα τα άλλα. Ο στόχος είναι να παραμένουν συνδεδεμένα.

Η ροή εργασίας των σημειώσεων συναντήσεων AI της HiNoter βοηθά στη δημιουργία του δομημένου αρχείου. Στη συνέχεια, η συνομιλία AI της HiNoter επιτρέπει στις ομάδες να υποβάλλουν ερωτήσεις σε ολόκληρο αυτό το αρχείο και να εξετάζουν το πλαίσιο της πηγής πριν κοινοποιήσουν το αποτέλεσμα.

Επαναχρησιμοποιήσιμες ερωτήσεις συνομιλίας AI για σημειώσεις συναντήσεων

Οι καλές ερωτήσεις για σημειώσεις συναντήσεων είναι αρκετά συγκεκριμένες ώστε να ανακτούν στοιχεία, αλλά αρκετά ευέλικτες ώστε να αποκαλύπτουν σχετικό πλαίσιο. Κατονομάζουν το έργο, τον πελάτη, το χρονικό διάστημα, τον τύπο συνάντησης ή την επιθυμητή έξοδο. Ζητούν επίσης παραπομπές. Το «Τι συνέβη;» μπορεί να είναι χρήσιμο για προσανατολισμό. Το «Τι άλλαξε μετά την ανασκόπηση της κυκλοφορίας στις 20 Ιουλίου, με πηγές;» είναι πιο χρήσιμο για την εργασία.

1. "Ποιες αποφάσεις άλλαξαν μετά την τελευταία αξιολόγηση του προϊόντος; Δείξε την πηγή για κάθε αλλαγμένη απόφαση."
2. "Κατάγραψε τα στοιχεία ενεργειών από τη συζήτηση για την ανανέωση, μαζί με υπεύθυνο, ημερομηνία λήξης, κατάσταση, εμπόδιο και παραπομπή."
3. "Ποιες εργασίες δεν έχουν έναν μοναδικό υπεύθυνο; Κράτησέ τες χωριστά από τις επιβεβαιωμένες εργασίες."
4. "Ποιες αντιρρήσεις πελατών εμφανίστηκαν σε περισσότερες από μία συναντήσεις και πότε αναφέρθηκαν για πρώτη φορά;"
5. "Σύνταξε μια ανακεφαλαίωση για το Slack χρησιμοποιώντας μόνο επιβεβαιωμένες ενέργειες παρακολούθησης. Βάλε τα ανεπίλυτα ερωτήματα σε ξεχωριστή ενότητα."
6. "Τι υποσχεθήκαμε γραπτώς στον πελάτη σε σύγκριση με όσα συζητήθηκαν μόνο προφορικά;"
7. "Δημιούργησε έναν νοητικό χάρτη των αποφάσεων, των κινδύνων, των υπευθύνων, των αρχείων και των επόμενων βημάτων του έργου."
8. "Τι θα πρέπει να περιλαμβάνεται στην ημερήσια διάταξη της επόμενης συνάντησης με βάση τους ανεπίλυτους κινδύνους και τα ανοιχτά ερωτήματα;"

Οι προτροπές είναι διατυπωμένες έτσι ώστε να επιβάλλουν τη διάκριση μεταξύ επιβεβαιωμένης εργασίας και υποψήφιας εργασίας. Αυτή η διάκριση είναι σημαντική. Μια συνάντηση μπορεί να περιλαμβάνει μια πρόταση, ένα ερώτημα, μια υπό όρους δέσμευση και μια αποδεκτή εργασία μέσα στα ίδια δύο λεπτά. Η απάντηση δεν θα πρέπει να τα συγχωνεύει σε μία ενιαία, απόλυτα βέβαιη λίστα κουκκίδων.

Παράδειγμα αποτελέσματος: Από τις σημειώσεις συνάντησης σε απαντήσεις με συνδέσμους προς τις πηγές

Το παρακάτω παράδειγμα χρησιμοποιεί μια φανταστική αξιολόγηση κυκλοφορίας, μια κλήση ανανέωσης και μια λίστα ελέγχου ασφάλειας. Δείχνει πώς μια απάντηση συνομιλίας θα πρέπει να παρέχει στον χρήστη απάντηση, διαδρομή προς την πηγή, κατάσταση εργασίας και τρόπο ελέγχου. Η απάντηση δεν είναι χρήσιμη επειδή ακούγεται καλοδιατυπωμένη. Είναι χρήσιμη επειδή δίνει στην ομάδα κάτι που μπορεί να εξετάσει και να δρομολογήσει.

Ερώτηση:
Τι εμποδίζει την ανανέωση του Atlas και τι χρειάζεται παρακολούθηση πριν από τον επόμενο συγχρονισμό με τον πελάτη;

Απάντηση:
Η ανανέωση εμποδίζεται από δύο ανεπίλυτα ζητήματα. Πρώτον, ο πελάτης ζήτησε ένα αναθεωρημένο σχέδιο ανάπτυξης που διαχωρίζει την ετοιμότητα ασφάλειας από την επικύρωση δεδομένων. Η Maya είναι η υποψήφια υπεύθυνη για την αποστολή του σχεδίου, αλλά ο χρόνος θα πρέπει να επιβεβαιωθεί. Πηγή: κλήση ανανέωσης με τον πελάτη, 00:31:10. Δεύτερον, η επικύρωση αναλυτικών στοιχείων δεν έχει ακόμη επιβεβαιωμένο υπεύθυνο. Πηγή: αξιολόγηση υλοποίησης, 00:42:05. Η λίστα ελέγχου ασφάλειας v3 πρέπει να επισυναφθεί πριν από την αξιολόγηση από το τμήμα προμηθειών. Πηγή: ενότητα 2 του PDF.

Υποψήφιο στοιχείο ενέργειας:
Εργασία: Επιβεβαίωση του υπευθύνου για την επικύρωση αναλυτικών στοιχείων.
Υπεύθυνος: Δεν έχει ανατεθεί.
Ημερομηνία λήξης ή ημερομηνία επιβεβαίωσης: Πριν από τον επόμενο συγχρονισμό με τον πελάτη.
Εξάρτηση: Διαθεσιμότητα της ομάδας δεδομένων.
Παραπομπή πηγής: Αξιολόγηση υλοποίησης, 00:42:05.
Κατάσταση: Ανοιχτό ερώτημα.

Ελεγμένη ενέργεια παρακολούθησης:
Στείλε μια σημείωση στο κανάλι του έργου στο Slack με μόνο τα επιβεβαιωμένα στοιχεία.
Κράτησε την επικύρωση αναλυτικών στοιχείων σε ουρά ελέγχου μέχρι να την αποδεχτεί ένας υπεύθυνος.

Αυτό το παράδειγμα αφήνει σκόπιμα έναν υπεύθυνο κενό. Όταν η πηγή δεν δείχνει σαφή ανάθεση ευθύνης, η σωστή απάντηση είναι «δεν έχει ανατεθεί» ή «χρειάζεται επιβεβαίωση», όχι ένα όνομα που υποθέσαμε. Ο σχετικός οδηγός για στοιχεία ενεργειών AI από συναντήσεις αναλύει λεπτομερέστερα τα πεδία υπευθύνου, προθεσμίας, εξάρτησης και κατάστασης ελέγχου.

Πρότυπο εξαγωγής ενεργειών για αντιγραφή

Ερώτηση που τέθηκε:
Συνάντηση ή αρχείο πηγής:
Απάντηση:
Απόφαση:
Στοιχείο ενέργειας:
Ένας υπεύθυνος με λογοδοσία:
Ημερομηνία λήξης ή ημερομηνία επιβεβαίωσης:
Εξάρτηση ή εμπόδιο:
Παραπομπή πηγής:
Κατάσταση: Υποψήφιο / Επιβεβαιωμένο / Αποκλεισμένο / Ολοκληρωμένο / Αντικατασταθέν
Ελεγκτής:
Προορισμός για εγκεκριμένη ενέργεια παρακολούθησης:

Πώς να επαληθεύετε απαντήσεις με συνδέσμους προς τις πηγές

Ένας σύνδεσμος προς την πηγή καθιστά την απάντηση ελέγξιμη, όχι αυτομάτως σωστή. Η επαλήθευση είναι σημαντική επειδή η γλώσσα των συναντήσεων είναι ασαφής. Οι ομιλητές αναφέρονται σε παλαιότερο πλαίσιο, χρησιμοποιούν αντωνυμίες, αλλάζουν γνώμη, μιλούν ο ένας πάνω στον άλλον και κάνουν υπό όρους δηλώσεις. Μια ημερομηνία μπορεί να υπονοείται από ένα ορόσημο του έργου αντί να δηλώνεται. Ένα άτομο μπορεί να αναφέρεται κοντά σε μια εργασία χωρίς να αποδέχεται την ευθύνη.

1. Ανοίξτε την παρατιθέμενη πηγή. Μεταβείτε στο απόσπασμα της απομαγνητοφώνησης, στη χρονική σήμανση της ηχογράφησης, στην ενότητα του εγγράφου, στη χρονική στιγμή του βίντεο ή στη σημείωση συνάντησης που βρίσκεται πίσω από την απάντηση.
2. Διαβάστε το περιβάλλον πλαίσιο. Μια παρατιθέμενη πρόταση μπορεί να είναι υποθετική, υπό όρους, να διορθώθηκε αργότερα ή να αντικαταστάθηκε από νεότερη συνάντηση.
3. Ελέγξτε τον υπεύθυνο και τον χρόνο. Επιβεβαιώστε ότι το άτομο αποδέχτηκε την εργασία και ότι η ημερομηνία είναι ρητή, συμπερασματική ή απουσιάζει.
4. Διαχωρίστε τα γεγονότα από τις προτάσεις. «Ο πελάτης ζήτησε το X» και «θα πρέπει να κάνουμε το X» είναι διαφορετικοί ισχυρισμοί.
5. Αναζητήστε μεταγενέστερες αλλαγές. Αναζητήστε σχετικές σημειώσεις για να δείτε αν μια μεταγενέστερη συνάντηση άλλαξε την απόφαση, την προθεσμία ή τον κίνδυνο.
6. Εγκρίνετε ή επισημάνετε ως ανεπίλυτο. Δρομολογείτε μόνο ελεγμένες απαντήσεις σε εξωτερικές ενημερώσεις, συστήματα παρακολούθησης ή μηνύματα προς πελάτες.

Το Πλαίσιο Διαχείρισης Κινδύνων AI του NIST δίνει έμφαση στη διακυβέρνηση, τη μέτρηση και τη διαχείριση των κινδύνων της AI. Σε αυτή τη ροή εργασίας, αυτό σημαίνει τον καθορισμό του ποιες απαντήσεις AI απαιτούν ανθρώπινο έλεγχο, ποιος μπορεί να έχει πρόσβαση στις πηγές, πώς αντιμετωπίζονται οι διορθώσεις και ποια θέματα είναι υπερβολικά ευαίσθητα για απρόσεκτη κοινοποίηση. Η καθοδήγηση της FTC για την προστασία προσωπικών πληροφοριών είναι σχετική όταν οι σημειώσεις συναντήσεων περιέχουν δεδομένα πελατών, εργαζομένων, λογαριασμών, οικονομικά ή εμπιστευτικά δεδομένα.

Χρησιμοποιήστε τη συνομιλία συναντήσεων ως βάση γνώσεων, όχι ως bot μίας χρήσης

Μια συνομιλία μίας χρήσης μπορεί να απαντήσει σε μια ερώτηση για μία συνάντηση. Μια διαρκής βάση γνώσεων συναντήσεων απαντά σε ερωτήσεις από πολλές συναντήσεις και συνδεδεμένα αρχεία. Αυτή η διαφορά έχει σημασία όταν μια απόφαση εκτείνεται σε αρκετές κλήσεις, όταν μια αντίρρηση πελάτη επαναλαμβάνεται με την πάροδο του χρόνου ή όταν μια εργασία αλλάζει υπευθύνους μεταξύ αξιολογήσεων. Ο στόχος είναι να συνδέονται οι πηγές, όχι να δημιουργείται άλλη μία μεμονωμένη απάντηση.

Οι νοητικοί χάρτες βοηθούν τις ομάδες να βλέπουν τις σχέσεις πριν από την επόμενη συνάντηση. Ένας χάρτης μπορεί να συνδέσει την ανανέωση του πελάτη, τη λίστα ελέγχου ασφάλειας, το σχέδιο ανάπτυξης, την επικύρωση των αναλυτικών στοιχείων και τον υπεύθυνο που δεν έχει ακόμη οριστεί. Το ζητούμενο δεν είναι η διακόσμηση. Το ζητούμενο είναι να φαίνεται ποια πηγή υποστηρίζει κάθε κλάδο και ποια ενέργεια παραμένει σε εκκρεμότητα.

ΧΑΡΤΗΣ ΓΝΩΣΗΣ ΣΥΝΟΜΙΛΙΑΣ ΣΥΝΑΝΤΗΣΗΣ

Κέντρο: Ανανέωση Atlas

Κλάδος: Σχέδιο ανάπτυξης
- Απόφαση: Διαχωρισμός της ετοιμότητας ασφάλειας από την επικύρωση δεδομένων
- Πηγή: Ανασκόπηση υλοποίησης, 00:18:42
- Ενέργεια: Αποστολή αναθεωρημένου σχεδίου
- Υπεύθυνη: Maya, υποψήφια υπεύθυνη

Κλάδος: Επικύρωση αναλυτικών στοιχείων
- Κατάσταση: Ο υπεύθυνος δεν έχει οριστεί
- Πηγή: Ανασκόπηση υλοποίησης, 00:42:05
- Επόμενη ερώτηση: Ποιος αναλαμβάνει την ευθύνη πριν από τον συγχρονισμό με τον πελάτη;

Κλάδος: Ανασκόπηση προμηθειών
- Απαίτηση: Επισυνάπτεται η λίστα ελέγχου ασφάλειας v3
- Πηγή: Ενότητα 2 του PDF
- Παρακολούθηση: Επιβεβαίωση του πακέτου πριν από την ημερομηνία ανασκόπησης

Ροή εργασίας ομάδας: Από την απάντηση στην επόμενη ενέργεια

Το τελευταίο βήμα δεν είναι μια πιο εκτενής απάντηση. Είναι ένα αξιολογημένο αποτέλεσμα στον χώρο όπου εργάζεται η ομάδα. Ένας διαχειριστής έργου μπορεί να χρειάζεται μια γραμμή στον πίνακα παρακολούθησης. Ένας διαχειριστής επιτυχίας πελατών μπορεί να χρειάζεται το πλαίσιο του λογαριασμού. Ένα κανάλι Slack μπορεί να χρειάζεται μια σύντομη ανακεφαλαίωση. Ένας πελάτης μπορεί να χρειάζεται ένα προσεκτικά αξιολογημένο email. Η ίδια απάντηση συνομιλίας AI μπορεί να παράγει διαφορετικά αποτελέσματα ανάλογα με το κοινό και τον κίνδυνο.

Μια πρακτική ροή εργασίας του HiNoter είναι η εξής: καταγράψτε ή εισαγάγετε επιτρεπόμενο περιεχόμενο συσκέψεων, δημιουργήστε σημειώσεις συσκέψεων με AI, θέστε ερωτήσεις με παραπομπές στις πηγές μέσω του AI Chat, επαληθεύστε τα αποσπάσματα που παρατίθενται, επιβεβαιώστε ή επεξεργαστείτε τα στοιχεία ενεργειών και, στη συνέχεια, στείλτε το περιεχόμενο που έχει ελεγχθεί στα εργαλεία που χρησιμοποιεί ήδη η ομάδα σας. Για μοτίβα μεταξύ κλήσεων και με επίκεντρο τον πελάτη, δείτε το AI νοημοσύνης συνομιλιών.

Όρια και κανόνες απορρήτου

Η συνομιλία πάνω σε σημειώσεις συσκέψεων μπορεί να μειώσει τον χρόνο επανάληψης και τη χειροκίνητη αναζήτηση, αλλά δεν εξαλείφει την ανάγκη για κρίση. Μπορεί να κληρονομήσει λάθη απομαγνητοφώνησης, ελλιπές πλαίσιο, ανακριβείς ετικέτες ομιλητών, παλιές αποφάσεις και ασαφή κατανομή ευθύνης. Μπορεί επίσης να εκθέσει ευαίσθητες λεπτομέρειες, αν τα δικαιώματα δεν είναι ευθυγραμμισμένα με την υποκείμενη πηγή. Αντιμετωπίζετε κάθε ουσιαστική απάντηση ως προσχέδιο έως ότου ένας άνθρωπος ελέγξει την πηγή.

Χρησιμοποιήστε αυστηρότερο έλεγχο για δεσμεύσεις προς πελάτες, νομικά ζητήματα, θέματα ανθρώπινου δυναμικού, απόδοση εργαζομένων, υποχρεώσεις ασφάλειας, οικονομικούς όρους, λεπτομέρειες προμηθειών και ρυθμιζόμενα δεδομένα. Χρησιμοποιήστε ελαφρύτερο έλεγχο για εσωτερικές ενημερώσεις χαμηλού κινδύνου, αλλά διατηρείτε και πάλι τα υπεύθυνα άτομα, τις ημερομηνίες και τις παραπομπές μαζί με τα στοιχεία ενεργειών. Το AI Chat με συνδέσμους προς τις πηγές είναι πιο αποτελεσματικό όταν βοηθά τους ανθρώπους να βρίσκουν ταχύτερα αποδεικτικά στοιχεία και λιγότερο αποτελεσματικό όταν οι ομάδες το αντιμετωπίζουν ως σύστημα δημοσίευσης χωρίς επίβλεψη.

Συχνές ερωτήσεις

Τι σημαίνει συνομιλία με σημειώσεις συσκέψεων;

Συνομιλία με σημειώσεις συσκέψεων σημαίνει την υποβολή ερωτήσεων σε φυσική γλώσσα σχετικά με σημειώσεις συσκέψεων, απομαγνητοφωνήσεις, ηχογραφήσεις, συνομιλίες ή σχετικά αρχεία και τη λήψη μιας απάντησης που βασίζεται σε αυτές τις πηγές. Ένα χρήσιμο σύστημα θα πρέπει να εμφανίζει συνδέσμους προς τις πηγές, ώστε ο χρήστης να μπορεί να επαληθεύσει την απάντηση πριν ενεργήσει βάσει αυτής.

Πώς λειτουργούν οι απαντήσεις για συσκέψεις με συνδέσμους προς τις πηγές;

Μια απάντηση για σύσκεψη με σύνδεσμο προς την πηγή περιλαμβάνει αναφορές στο απόσπασμα της απομαγνητοφώνησης, τη χρονική σήμανση, την ενότητα του εγγράφου, τη σημείωση ή το σημείο του βίντεο που χρησιμοποιήθηκε για την υποστήριξη της απάντησης. Ο σύνδεσμος επιτρέπει στον αξιολογητή να εξετάσει το πλαίσιο, να επιβεβαιώσει τη διατύπωση, να διορθώσει σφάλματα και να αποφασίσει αν η απάντηση είναι ασφαλές να κοινοποιηθεί.

Μπορεί το AI Chat να εντοπίσει στοιχεία ενεργειών στις σημειώσεις συσκέψεων;

Ναι, το AI Chat μπορεί να εντοπίσει υποψήφια στοιχεία ενεργειών από σημειώσεις συσκέψεων όταν η πηγή περιλαμβάνει δεσμεύσεις, αιτήματα, υπεύθυνους, προθεσμίες, εμπόδια ή επόμενα βήματα. Ένας αξιολογητής θα πρέπει να επιβεβαιώσει τον υπεύθυνο, την ημερομηνία, την εξάρτηση και την παραπομπή στην πηγή πριν προωθήσει το στοιχείο σε σύστημα παρακολούθησης ή κανάλι ομάδας.

Μπορώ να συνομιλώ με βάση πολλές συσκέψεις;

Ναι, εφόσον οι συσκέψεις είναι συνδεδεμένες σε μια βάση γνώσεων που λαμβάνει υπόψη τα δικαιώματα πρόσβασης. Η συνομιλία μεταξύ συσκέψεων είναι χρήσιμη για τον εντοπισμό επαναλαμβανόμενων αποφάσεων, αλλαγμένων προθεσμιών, αντιρρήσεων πελατών, ανεπίλυτων κινδύνων και ιστορικού ενεργειών παρακολούθησης σε ένα έργο, έναν πελάτη ή ένα χρονικό διάστημα.

Αποτρέπουν οι σύνδεσμοι προς τις πηγές τα λάθη της τεχνητής νοημοσύνης;

Όχι. Οι σύνδεσμοι προς τις πηγές δεν εξαλείφουν τα σφάλματα απομαγνητοφώνησης, το ελλιπές πλαίσιο, τις παρωχημένες σημειώσεις ή την εσφαλμένη ερμηνεία. Καθιστούν την απάντηση ελέγξιμη, παρέχοντας στον χρήστη μια διαδρομή πίσω στα στοιχεία που τεκμηριώνουν τις εργασίες, τις αποφάσεις, τις ημερομηνίες και τις δεσμεύσεις προς τους πελάτες.

Ποιος θα πρέπει να έχει πρόσβαση στη συνομιλία με σημειώσεις συσκέψεων;

Η πρόσβαση θα πρέπει να ακολουθεί τα δικαιώματα των υποκείμενων πηγών των συσκέψεων. Αν κάποιος δεν θα πρέπει να βλέπει την απομαγνητοφώνηση, την ηχογράφηση ή το έγγραφο, το σύστημα δεν θα πρέπει να αποκαλύπτει ευαίσθητα συμπεράσματα από αυτά μέσω του AI Chat. Χρησιμοποιήστε αυστηρότερο έλεγχο για θέματα πελατών, νομικά θέματα, θέματα ανθρώπινου δυναμικού, ασφάλειας και οικονομικών.

Χρησιμοποιήστε το HiNoter

Χρησιμοποιήστε το HiNoter όταν χρειάζεται να υποβάλετε ερωτήσεις μετά τη σύσκεψη και όχι απλώς να αποθηκεύσετε μια σημείωση. Καταγράψτε ή ανεβάστε επιτρεπόμενες πηγές, δημιουργήστε δομημένες σημειώσεις, συνομιλήστε με σημειώσεις συσκέψεων χρησιμοποιώντας συνδέσμους προς τις πηγές, μετατρέψτε τις επαληθευμένες απαντήσεις σε στοιχεία ενεργειών και κοινοποιήστε στην ομάδα την ελεγμένη συνέχεια.