یادداشت‌بردار هوش مصنوعی Microsoft Teams برای خلاصه‌سازی جلسات و وظایف

پاسخ مستقیم: یک یادداشت‌بردار هوش مصنوعی Microsoft Teams به تیم‌ها کمک می‌کند جلسات Teams را به رونوشت، خلاصه، تصمیم‌ها، وظایف و یادداشت‌های قابل جست‌وجو تبدیل کنند. Teams قابلیت‌های بومی ضبط، رونویسی، مرور جلسه و Copilot را دارد، اما دسترسی به آن‌ها به مجوزها، سیاست‌های مدیر، نقش جلسه و تنظیمات بستگی دارد. HiNoter یک گردش‌کار مبتنی بر تقویم برای یادداشت‌برداری خودکار از جلسات و پیگیری‌های بعدی اضافه می‌کند.

Teams اغلب جایی است که تصمیم‌های مهم کاری گرفته می‌شوند: تشدید مشکلات مشتریان، مصالحه‌های پروژه، جمع‌بندی مصاحبه‌های استخدامی، برنامه‌ریزی فصلی، بررسی‌های پشتیبانی و تماس‌های مربوط به رخدادهای مهندسی. مشکل این نیست که مکالمه هرگز اتفاق نیفتاده است. مشکل این است که بخش‌های مفید آن میان ضبط‌ها، رونوشت‌ها، رشته‌های گفت‌وگو، یادداشت‌های Loop، یادداشت‌های خصوصی و مواردی که به‌طور ناقص به یاد می‌مانند پراکنده می‌شوند.

این صفحه با پرسش کاربردی Microsoft Teams شروع می‌شود: چه کسی می‌تواند ضبط کند، چه کسی می‌تواند رونویسی کند، فایل‌ها کجا ذخیره می‌شوند، مرور جلسه چه چیزهایی را نشان می‌دهد و چرا ممکن است یک شرکت‌کننده همان کنترل‌هایی را که برگزارکننده می‌بیند نداشته باشد. سپس یک گردش‌کار ساده‌تر HiNoter را برای تیم‌هایی نشان می‌دهد که بدون بازسازی جلسه از روی یک ضبط طولانی، به نتیجه جلسه - خلاصه، وظایف، تصمیم‌ها، نقشه ذهنی، خروجی‌ها و گفت‌وگوی هوش مصنوعی متصل به منبع - نیاز دارند.

ضبط، رونویسی و مرور جلسه در Microsoft Teams چگونه کار می‌کنند

Microsoft Teams می‌تواند جلسات را ضبط کند، رونویسی زنده را آغاز کند، ضبط‌ها را در OneDrive یا SharePoint ذخیره کند و پس از یک رویداد ضبط‌شده یا رونویسی‌شده، مرور جلسه را نمایش دهد. Microsoft همچنین از طریق Teams Premium و Microsoft 365 Copilot مرور هوشمند ارائه می‌دهد که در صورت برقرار بودن شرایط لازم برای مجوز، زبان، رونویسی و سیاست، شامل یادداشت‌های تولیدشده با هوش مصنوعی، وظایف پیگیری، نشانگرهای گوینده، موضوعات، فصل‌ها و اعلان‌های Copilot می‌شود.

این توضیح گسترده به نظر می‌رسد، اما به این معنا نیست که هر شرکت‌کننده‌ای می‌تواند هر جلسه‌ای را ضبط کند. پشتیبانی Microsoft می‌گوید ضبط جلسه Teams را فردی می‌تواند آغاز کند که مجوز واجد شرایط داشته باشد، ضبط برای او توسط مدیر فناوری اطلاعات فعال شده باشد، مهمان یا عضو سازمان دیگری نباشد و در جلسه‌ای حضور داشته باشد که برگزارکننده سیاست ضبط ابری را برای آن فعال کرده است. با Teams Premium یا مجوز Copilot، برگزارکنندگان همچنین می‌توانند انتخاب کنند چه کسانی امکان ضبط و رونویسی داشته باشند: برگزارکنندگان و برگزارکنندگان مشترک، برگزارکنندگان/برگزارکنندگان مشترک/ارائه‌دهندگان، یا هیچ‌کس.

رونویسی زنده گردش‌کار مخصوص خود را دارد. پشتیبانی Microsoft توضیح می‌دهد که در طول جلسه Teams، رونویسی زنده آنچه گفته می‌شود را در لحظه، همراه با نام گویندگان و زمان‌نماها، ثبت می‌کند. اگر جلسه‌ای را ضبط کنید، رونویسی به‌طور خودکار آغاز می‌شود. هنگام فعال بودن رونویسی، به شرکت‌کنندگان اطلاع داده می‌شود و تنظیم زبان گفتاری بر دقت تأثیر دارد.

نقشه مجوز یادداشت‌بردار هوش مصنوعی Microsoft Teams

اگر برگزارکننده جلسه هستید

اگر جلسه Teams را برگزار می‌کنید، مستندسازی را بخشی از طراحی جلسه در نظر بگیرید. پیش از تماس تصمیم بگیرید چه کسانی به سابقه جلسه نیاز دارند، این سابقه کجا باید ذخیره شود و خروجی باید ضبط، رونوشت، مرور جلسه، فهرست وظایف، خلاصه قابل ارائه به مشتری یا یک محتوای دانشی داخلی باشد. این موضوع مهم است، زیرا کنترل‌های ضبط و رونویسی Teams فقط ترجیحات شرکت‌کنندگان نیستند؛ بلکه تحت تأثیر سیاست سازمان و گزینه‌های جلسه قرار دارند.

برای ضبط بومی، کنترل‌های جلسه را باز کنید، More actions را انتخاب کنید، سپس Record and transcribe را بزنید. بسته به جلسه و تنظیمات شما، ممکن است بتوانید ضبط یا رونویسی را آغاز کنید یا مدیریت کنید چه کسانی امکان ضبط و رونویسی داشته باشند. Microsoft اشاره می‌کند که با شروع ضبط، به همه شرکت‌کنندگان اطلاع داده می‌شود و بسته به منطقه و سیاست، ممکن است شرکت‌کنندگان لازم باشد رضایت دهند.

پس از جلسه، ضبط معمولاً در گفت‌وگوی جلسه یا مکالمه کانال ظاهر می‌شود و در OneDrive محل کار یا تحصیل یا SharePoint ذخیره می‌شود. مالک ضبط به‌طور پیش‌فرض برگزارکننده است، در حالی که برگزارکنندگان و برگزارکنندگان مشترک معمولاً می‌توانند آن را دانلود یا حذف کنند. اگر شرکت شما از سیاست‌های نگهداری، انقضا، برچسب‌های حساسیت یا سیاست‌های Microsoft Purview استفاده می‌کند، چرخه عمر ضبط و رونوشت نیز ممکن است تحت تأثیر آن قوانین باشد.

اگر شرکت‌کننده هستید

اگر شرکت‌کننده هستید، فرض نکنید که می‌توانید جلسه را ضبط یا رونویسی کنید، فایل را دانلود کنید یا یک دستیار یادداشت‌بردار دعوت کنید. یک شرکت‌کننده هم‌سازمانی ممکن است گزینه‌های بیشتری نسبت به یک مهمان خارجی داشته باشد، اما این گزینه‌ها همچنان می‌توانند به‌وسیله مجوز، سیاست مدیر، تنظیمات برگزارکننده، کنترل‌های Teams Premium و برچسب‌های حساسیت جلسه محدود شوند.

این موضوع به معنای بی‌اختیار بودن شرکت‌کنندگان نیست. از برگزارکننده بخواهید ضبط یا رونویسی تأییدشده را فعال کند، تأیید کنید که مرور جلسه به اشتراک گذاشته خواهد شد یا دستیار یادداشت‌بردار منتخب تیم را دعوت کند. اگر شرکت از HiNoter استفاده می‌کند، روش بهتر این است که تقویم را متصل کنید و قوانین ثبت جلسه را از پیش تعیین کنید، نه اینکه پس از پایان تماس با یادداشت‌های شخصی بداهه‌پردازی کنید.

اگر ضبط یا رونویسی Teams در دسترس نیست

چند دلیل معمول وجود دارد که ممکن است ضبط یا رونویسی Teams در دسترس نباشد. برگزارکننده یا فرد ضبط‌کننده ممکن است مجوز واجد شرایط نداشته باشد. مدیر فناوری اطلاعات ممکن است ضبط را غیرفعال کرده باشد. برگزارکننده ممکن است ضبط و رونویسی را به مجموعه کوچک‌تری از نقش‌ها محدود کرده باشد. کاربر ممکن است خارجی باشد. جلسه ممکن است تحت حاکمیت برچسب‌های حساسیت یا سیاست‌های انطباق قرار داشته باشد. همچنین ممکن است جلسه از نوعی باشد که قابلیت خاصی از مرور جلسه در آن در دسترس نیست.

وقتی این اتفاق می‌افتد، هدف کسب‌وکار را از کنترل Teams جدا کنید. اگر سازمان به ضبط رسمی نیاز دارد، مشکل سیاست یا مجوز Teams را با کمک فناوری اطلاعات حل کنید. اگر تیم به سابقه‌ای قابل‌اعتماد از تصمیم‌ها، مسئولان، مهلت‌ها و پیگیری‌ها نیاز دارد، یک یادداشت‌بردار هوش مصنوعی تأییدشده می‌تواند مسیر بهتری باشد. نکته مهم این است که به شرکت‌کنندگان اطلاع دهید، قوانین رضایت را رعایت کنید و خروجی را در جایی ذخیره کنید که افراد مناسب بتوانند بعداً آن را پیدا کنند.

گردش‌کار یادداشت‌بردار هوش مصنوعی Microsoft Teams با HiNoter

HiNoter یک دستیار جلسه هوش مصنوعی و پلتفرم رونویسی برای تیم‌هایی است که به دانش ساختاریافته از جلسات نیاز دارند، نه فقط فایل‌های ویدئویی. وقتی گردش‌کار بومی Teams را درک کردید، HiNoter به‌عنوان مسیر یادداشت‌محور عمل می‌کند: تقویم را متصل کنید، اجازه دهید دستیار در جلسات تأییدشده شرکت کند، رونوشت را تولید کند، تماس را خلاصه کند، موارد اقدام را استخراج کند، یک نقشه ذهنی بسازد و نتیجه را خروجی بگیرد یا همگام‌سازی کند.

جمع‌بندی Teams می‌تواند مفید باشد، به‌ویژه برای سازمان‌هایی که از Teams Premium یا Copilot استفاده می‌کنند. HiNoter زمانی مفید است که تیم‌ها بخواهند لایه‌ای یکپارچه برای یادداشت‌های جلسه در منابع مختلف داشته باشند: تماس‌های Teams، دیگر پلتفرم‌های جلسه، فایل‌های صوتی و ویدیویی مجاز، محتوای YouTube، فایل‌های PDF، وبینارها و مطالب آموزشی. این گردش‌کار به‌خصوص برای تیم‌های بین‌وظیفه‌ای کاربردی است که بدون توجه به محل انجام گفت‌وگو، به قالب یکسانی برای خلاصه و موارد اقدام نیاز دارند.

ضبط بومی Teams در مقایسه با گردش‌کار یادداشت‌های HiNoter

HiNoter پس از جلسه Teams چه تولید می‌کند

رونوشت

رونوشت لایه منبع است. به تیم اجازه می‌دهد در جلسه جست‌وجو کند، عبارت‌ها را بررسی کند و زمینه‌ای را بازیابی کند که ممکن است یک جمع‌بندی کوتاه حذف کرده باشد. این قابلیت برای اعتراض‌های فروش، تعهدات مشتری، بده‌بستان‌های محصول، عبارت‌های حساس حقوقی و پاسخ‌های مصاحبه مفید است.

خلاصه

خلاصه خوب جلسه، پاراگرافی مبهم نیست که فقط بگوید همه هم‌نظر بودند. خلاصه باید توضیح دهد جلسه چرا برگزار شد، چه چیزی تغییر کرد، چه چیزی تصمیم‌گیری شد، چه مواردی همچنان باز هستند و قدم بعدی چیست. HiNoter خلاصه را ساختاربندی می‌کند تا مدیر بدون تماشای ضبط، جلسه را درک کند.

موارد اقدام و مسئولان

گفت‌وگوهای Teams اغلب شامل وعده‌های پیگیری هستند، اما این وعده‌ها به‌راحتی مدفون می‌شوند. HiNoter می‌تواند موارد اقدام احتمالی، مسئولان، موعدها و پیام‌های پیگیری را نمایان کند تا تیم پس از جلسه نقطه شروعی برای پاسخ‌گویی داشته باشد.

نقشه ذهنی

برخی جلسات Teams در مسیری مستقیم پیش نمی‌روند. تماس‌های مشتری به پذیرش، قیمت‌گذاری، امنیت، تدارکات و شکاف‌های محصول منشعب می‌شوند. جلسات محصول به وابستگی‌ها، ریسک‌ها، گزینه‌های طراحی و معیارهای عرضه منشعب می‌شوند. نقشه ذهنی راهی سریع به خوانندگان می‌دهد تا ساختار گفت‌وگو را درک کنند.

AI Chat با ارجاع به منابع

بهترین پرسش‌های پس از جلسه مشخص هستند: «مشتری گفت چه چیزی مانع عرضه است؟» «تیم کدام مهلت را پذیرفت؟» «مسئول بررسی امنیتی کیست؟» AI Chat در HiNoter به کاربران کمک می‌کند از یادداشت‌های خود سؤال بپرسند و پاسخ‌های دارای پیوند به منبع را ببینند؛ بنابراین سابقه جلسه به یک پایگاه دانش کاربردی تبدیل می‌شود.

بهترین موارد استفاده از یادداشت‌بردار هوش مصنوعی Microsoft Teams

همگام‌سازی پروژه و مهندسی

جلسات مهندسی تصمیم‌هایی ایجاد می‌کنند که بعداً اهمیت دارند: تغییرات محدوده، ریسک‌های عرضه، مسئولان، وابستگی‌ها و بده‌بستان‌های پذیرفته‌شده. ضبط ممکن است گفت‌وگو را حفظ کند، اما تیم پروژه به مسیر روشن تصمیم‌ها و فهرست وظایف نیاز دارد. HiNoter کمک می‌کند جلسه به سابقه‌ای تبدیل شود که در فضای کاری پروژه قابل بررسی باشد.

موفقیت مشتری و تشدید مسائل پشتیبانی

تماس‌های مربوط به تشدید مسائل اغلب تعهدات سریعی ایجاد می‌کنند: چه کسی راه‌حل را آزمایش می‌کند، چه کسی فایل نمونه را می‌فرستد، چه کسی مشتری را به‌روزرسانی می‌کند و نقطه بررسی بعدی چه زمانی است. جمع‌بندی Teams ممکن است کمک‌کننده باشد، اما تیم حساب مشتری همچنان به خلاصه‌ای قابل اشتراک‌گذاری با مسئولان و مهلت‌ها نیاز دارد.

بررسی فروش و حساب‌های مشتری

تیم‌های فروش به روشی قابل‌اعتماد برای ثبت نقاط درد، ذی‌نفعان، اعتراض‌ها، اشاره‌های مربوط به رقبا، زمان‌بندی بودجه و گام‌های بعدی نیاز دارند. یادداشت‌بردار هوش مصنوعی Microsoft Teams می‌تواند پاک‌سازی پایان روز را که پس از تماس‌های پشت‌سرهم انجام می‌شود کاهش دهد.

پنل‌های استخدام و بررسی‌های داخلی

پنل‌های استخدام به شواهد یکپارچه نیاز دارند، نه برداشت‌های پراکنده. با اطلاع‌رسانی مناسب و هم‌راستایی با سیاست‌ها، یادداشت‌های ساختاریافته به ارزیابان کمک می‌کنند پاسخ‌های نامزدها، تصمیم‌ها، نگرانی‌ها و گام‌های بعدی را بدون اتکا به حافظه با یکدیگر مقایسه کنند.

آموزش، توانمندسازی و وبینارها

آموزش‌های داخلی و وبینارها اغلب تنها پس از تبدیل‌شدن به محتوای قابل استفاده مجدد ارزشمند می‌شوند. یک ضبط مجاز را در HiNoter بارگذاری کنید یا در صورت مناسب‌بودن، به دستیار اجازه دهید جلسه را ضبط کند؛ سپس یادداشت‌های فصل‌بندی‌شده، خلاصه‌ها، موارد اقدام، نقل‌قول‌ها و یک مدخل دانش قابل جست‌وجو تولید کنید.

عیب‌یابی یادداشت‌ها و مشکلات ضبط Teams

نمی‌توانم جلسه Teams را ضبط کنم

نقش، مجوز، تنظیمات برگزارکننده و سیاست مدیر را بررسی کنید. Microsoft می‌گوید ضبط به مجوز واجد شرایط و فعال‌سازی توسط مدیر نیاز دارد و مهمانان نمی‌توانند جلسات را ضبط کنند. اگر خارج از سازمان هستید، از برگزارکننده بخواهید گردش‌کار ضبط تأییدشده را اجرا کند.

رونوشت وجود ندارد یا نادرست است

بررسی کنید رونویسی فعال بوده و زبان گفتاری با زبان تنظیم‌شده برای جلسه مطابقت داشته باشد. Microsoft Support می‌گوید دقت رونویسی به زبان گفتاری جلسه بستگی دارد. اگر افراد زبان‌ها را تغییر دهند یا زبان نادرستی انتخاب شود، رونوشت ممکن است کاربرد کمتری داشته باشد.

جمع‌بندی برای همه قابل مشاهده نیست

دسترسی می‌تواند به این بستگی داشته باشد که فرد دعوت شده باشد یا نه، در سازمان باشد یا نه، دسترسی محدود شده باشد یا نه و برچسب‌های حساسیت یا تنظیمات اشتراک‌گذاری جمع‌بندی را محدود کرده باشند یا نه. برای ذی‌نفعان خارجی، به‌جای ارسال پیش‌فرض مطالب خام داخلی، خلاصه‌ای بررسی‌شده ایجاد کنید.

ضبط وجود دارد، اما هیچ‌کس آن را بررسی نمی‌کند

این همان مشکل معمول بایگانی است. ضبط ممکن است الزامات مستندسازی را برآورده کند، اما به‌طور خودکار پیگیری ایجاد نمی‌کند. از HiNoter استفاده کنید تا منبع تأییدشده را به خلاصه، وظایف، تصمیم‌ها و یادداشت‌های قابل جست‌وجو تبدیل کند.

جلسه ضبط نشده است

اگر هیچ ضبط یا رونوشت وجود نداشته باشد، ممکن است نتوانید گفت‌وگوی کامل را بازیابی کنید. با تعیین مسئول جلسه پیش از تماس یا استفاده از دستیار مبتنی بر تقویم که به‌طور خودکار به جلسات تأییدشده می‌پیوندد، از این مشکل جلوگیری کنید.

حریم خصوصی، رضایت و سیاست داخلی

ثبت جلسه باید قابل مشاهده و قابل پیش‌بینی باشد. Microsoft Teams هنگام شروع ضبط به شرکت‌کنندگان اطلاع می‌دهد و Microsoft Support اشاره می‌کند که بسته به منطقه، ممکن است پیش از ضبط افراد به اجازه نیاز باشد. با یادداشت‌های هوش مصنوعی نیز همین رویکرد را داشته باشید: به شرکت‌کنندگان بگویید چه چیزی ثبت می‌شود، چه کسانی می‌توانند به یادداشت‌ها دسترسی داشته باشند، کجا ذخیره خواهند شد و چه مدت نگهداری می‌شوند.

برای اجرای این فرایند، یک قانون داخلی ساده تدوین کنید. مشخص کنید کدام نوع جلسات می‌توانند از یادداشت‌های هوش مصنوعی استفاده کنند، چه کسی می‌تواند دستیار را دعوت کند، آیا تماس‌های خارجی به اطلاع‌رسانی بیشتری نیاز دارند، کدام جلسات مستثنا هستند و خلاصه‌های نهایی باید کجا قرار بگیرند. این سیاست لازم نیست طولانی باشد؛ فقط باید پیش از شروع جلسه ابهام را برطرف کند.

برای کارهای حساس، پیش از ضبط یا استفاده از ابزار یادداشت‌بردار هوش مصنوعی با تیم‌های حقوقی، امنیت، منابع انسانی یا انطباق مشورت کنید. برخی جلسات باید ضبط رسمی داشته باشند، برخی به خلاصه‌ای بررسی‌شده نیاز دارند و برخی دیگر نباید هیچ‌گونه ثبت خودکاری داشته باشند. انتخاب درست به ریسک، مخاطبان و هدف بستگی دارد.

چه زمانی از خلاصه جلسه Teams و چه زمانی از HiNoter استفاده کنیم

چگونه فرایند یادداشت‌برداری هوش مصنوعی در Teams را اجرا کنیم

با چهار نوع جلسه شروع کنید: هماهنگی پروژه، تشدید مسائل مشتری، تماس‌های فروش و به‌روزرسانی‌های مدیریتی. برای هرکدام، خروجی مورد انتظار را مشخص کنید. یک به‌روزرسانی مدیریتی ممکن است به خلاصه‌ای اجرایی نیاز داشته باشد. یک جلسه هماهنگی پروژه به موارد اقدام و مسئولان نیاز دارد. یک تماس با مشتری به تعهدات و ریسک‌ها نیاز دارد. یک تماس فروش به اعتراض‌ها، نشانه‌های خرید و پیگیری نیاز دارد.

سپس تقویم را متصل کنید و تصمیم بگیرید چه کسی خروجی را بررسی می‌کند. خودکارسازی باید یادداشت‌برداری دستی را حذف کند، نه مسئولیت‌پذیری را. مسئول جلسه باید خلاصه را سریع بررسی کند، وظایف را تأیید کند، هر چیزی را که نباید به اشتراک گذاشته شود حذف کند و خلاصه جلسه را به فضای کاری مناسب ارسال کند.

در نهایت، یادداشت‌ها را در جایی مفید کنید که کار از قبل در آنجا انجام می‌شود. وظایف را به کانال تیم، تصمیم‌ها را به سند پروژه، تعهدات مشتری را به فضای کاری حساب مشتری و بینش‌های ماندگار را به پایگاه دانش ارسال کنید. HiNoter مفید است، چون خروجی جلسه از قبل ساختاریافته، قابل جست‌وجو و آماده صادرات یا گفتگو است.

جمع‌بندی نهایی

Microsoft Teams گزینه‌های قدرتمندی برای ثبت بومی جلسات در اختیار سازمان‌ها می‌گذارد، به‌ویژه زمانی که ضبط، رونویسی، خلاصه جلسه، Teams Premium و Copilot فعال باشند. اما مسیر بومی همچنان تحت تأثیر مجوزها، سیاست‌ها، نقش‌ها، تنظیمات زبان و کنترل‌های دسترسی است. همچنین بسیاری از تیم‌ها همچنان با یک مشکل عملی مشابه روبه‌رو هستند: یک گفت‌وگوی مفید به دارایی طولانی‌ای تبدیل می‌شود که هنوز کسی باید آن را بررسی کند.

یک ابزار یادداشت‌بردار هوش مصنوعی برای Microsoft Teams باید این فاصله را پر کند. تقویم خود را به HiNoter متصل کنید، اجازه دهید دستیار به جلسات تأییدشده Teams بپیوندد و پس از تماس، رونوشت، خلاصه، موارد اقدام، نقشه ذهنی و گفت‌وگوی هوش مصنوعی با پیوند به منابع دریافت کنید. جلسه به سابقه‌ای پاسخ‌گو از آنچه رخ داده، آنچه تغییر کرده و اینکه گام بعدی بر عهده چه کسی است تبدیل می‌شود.

فراخوان اقدام: HiNoter را برای جلسه بعدی Microsoft Teams خود امتحان کنید. تقویم خود را متصل کنید، در گفتگو حضور داشته باشید و بدون بازسازی جلسه از روی حافظه، یادداشت‌ها، خلاصه‌ها، وظایف و نقشه‌های ذهنی خودکار دریافت کنید.

سؤالات متداول

ابزار یادداشت‌بردار هوش مصنوعی برای Microsoft Teams چیست؟

ابزار یادداشت‌بردار هوش مصنوعی برای Microsoft Teams نرم‌افزاری است که محتوای جلسات Teams را ثبت یا پردازش می‌کند و آن را به رونوشت، خلاصه، تصمیم‌ها، وظایف و یادداشت‌های قابل جست‌وجو تبدیل می‌کند. HiNoter می‌تواند به جلسات زمان‌بندی‌شده و تأییدشده بپیوندد و پس از تماس خروجی‌های ساختاریافته ایجاد کند.

آیا ابزار یادداشت‌بردار هوش مصنوعی می‌تواند به‌صورت خودکار به جلسات Microsoft Teams بپیوندد؟

بله، زمانی که ابزار، تقویم، دسترسی به جلسه، اطلاع‌رسانی به شرکت‌کنندگان و سیاست سازمان اجازه دهند. HiNoter می‌تواند به تقویم شما متصل شود و به جلسات زمان‌بندی‌شده Teams بپیوندد تا تیم به یادداشت‌بردار دستی وابسته نباشد.

آیا برای دریافت یادداشت‌های هوش مصنوعی باید Teams را ضبط کنم؟

همیشه نه. قابلیت‌های بومی خلاصه جلسه و رونوشت Teams به ضبط یا رونویسی وابسته هستند، اما یک فرایند اختصاصی یادداشت‌برداری ممکن است از طریق پیوستن یک دستیار تأییدشده به جلسه یا از طریق بارگذاری فایل مجاز پس از جلسه کار کند.

چه کسی می‌تواند یک جلسه Microsoft Teams را ضبط یا رونویسی کند؟

این موضوع به مجوز، سیاست مدیر، نقش جلسه و تنظیمات برگزارکننده بستگی دارد. Microsoft Support می‌گوید کاربران واجد شرایط در همان سازمان، زمانی که سیاست اجازه دهد، می‌توانند ضبط کنند؛ در حالی که مهمانان و افراد خارج از سازمان معمولاً نمی‌توانند ضبط جلسات را آغاز کنند.

اگر ضبط Teams غیرفعال باشد چه می‌شود؟

ابتدا مشخص کنید که مسدود شدن به دلیل مشکل مجوز، سیاست مدیر، محدودیت برگزارکننده، برچسب حساسیت یا قانون انطباق است. اگر هدف آرشیو رسمی است، با تیم فناوری اطلاعات همکاری کنید. اگر هدف یادداشت‌های جلسه است، از یک فرایند تأییدشده یادداشت‌برداری هوش مصنوعی همراه با اطلاع‌رسانی و اجازه استفاده کنید.

آیا HiNoter می‌تواند از تماس‌های Teams وظایف و خلاصه ایجاد کند؟

بله. HiNoter می‌تواند از منابع پشتیبانی‌شده جلسه، رونوشت، خلاصه، موارد اقدام، مسئولان، پیگیری و نقشه‌های ذهنی ایجاد کند. همچنین از گفت‌وگوی هوش مصنوعی با ارجاع به منابع پشتیبانی می‌کند تا تیم‌ها بتوانند پس از جلسه درباره یادداشت‌های خود سؤال بپرسند.