Suora vastaus: Microsoft Teamsin tekoälypohjainen muistiinpanotyökalu auttaa tiimejä muuttamaan Teams-kokoukset litteroinneiksi, yhteenvedoiksi, päätöksiksi, tehtäviksi ja haettaviksi muistiinpanoiksi. Teamsissa on omat tallennus-, litterointi-, yhteenveto- ja Copilot-ominaisuutensa, mutta niiden käyttö riippuu lisensseistä, järjestelmänvalvojan käytännöistä, kokouksen roolista ja asetuksista. HiNoter lisää kalenteripohjaisen työnkulun automaattisille kokousmuistiinpanoille ja jatkotoimille.
Teams on usein paikka, jossa tärkeät työhön liittyvät päätökset tehdään: asiakaseskalaatiot, projektien kompromissit, rekrytointien purkukeskustelut, kvartaalisuunnittelu, tukipalaverien katselmoinnit ja teknisten häiriöiden selvityspalaverit. Ongelma ei ole se, ettei keskustelua olisi koskaan käyty. Ongelma on se, että hyödylliset asiat hajautuvat tallenteisiin, litterointeihin, keskusteluketjuihin, Loop-muistiinpanoihin, yksityisiin muistiinpanoihin ja puoliksi muistettuihin tehtäviin.
Tämä sivu aloittaa käytännönläheisellä Microsoft Teamsia koskevalla kysymyksellä: kuka voi tallentaa, kuka voi litteroida, minne tiedostot menevät, mitä yhteenveto voi näyttää ja miksi osallistuja ei välttämättä näe samoja säätimiä kuin järjestäjä. Sen jälkeen esitellään yksinkertaisempi HiNoter-työnkulku tiimeille, jotka tarvitsevat kokouksen tulokset – yhteenvedon, tehtävät, päätökset, miellekartan, viennit ja lähteisiin linkitetyn tekoälychatin – ilman kokouksen läpikäyntiä pitkän tallenteen avulla.
Miten Microsoft Teamsin tallennus, litterointi ja yhteenveto toimivat
Microsoft Teams voi tallentaa kokouksia, käynnistää reaaliaikaisen litteroinnin, tallentaa tallenteet OneDriveen tai SharePointiin ja näyttää kokouksen yhteenvedon tallennetun tai litteroidun tapahtuman jälkeen. Microsoft tarjoaa myös Teams Premiumin ja Microsoft 365 Copilotin kautta älykkään yhteenvedon, joka sisältää tekoälyn luomia muistiinpanoja, seurantatehtäviä, puhujamerkintöjä, aiheita, lukuja ja Copilot-kehotteita, kun vaaditut lisenssi-, kieli-, litterointi- ja käytäntöehdot täyttyvät.
Se kuulostaa kattavalta, mutta se ei tarkoita, että jokainen osallistuja voisi tallentaa jokaisen kokouksen. Microsoftin tuen mukaan Teams-kokouksen tallennuksen voi käynnistää henkilö, jolla on soveltuva lisenssi, jonka IT-järjestelmänvalvoja on ottanut tallennuksen käyttöön, joka ei ole vieras tai toisesta organisaatiosta ja joka on kokouksessa, jossa järjestäjä on ottanut pilvitallennuskäytännön käyttöön. Teams Premiumin tai Copilot-lisenssin avulla järjestäjät voivat myös valita, kuka voi tallentaa ja litteroida: järjestäjät ja apujärjestäjät, järjestäjät/apujärjestäjät/esittäjät tai ei kukaan.
Reaaliaikaisella litteroinnilla on oma työnkulkunsa. Microsoftin tuki kertoo, että Teams-kokouksen aikana reaaliaikainen litterointi tallentaa puhutun sisällön reaaliajassa puhujien nimien ja aikaleimojen kanssa. Jos kokous tallennetaan, litterointi alkaa automaattisesti. Osallistujille ilmoitetaan litteroinnin ollessa käynnissä, ja puhutun kielen asetus vaikuttaa tarkkuuteen.
Microsoft Teamsin tekoälypohjaisen muistiinpanotyökalun käyttöoikeuskartta
| Rooli tai tilanne | Mitä Teams yleensä sallii | Mikä voi estää sen | Paras seuraava vaihe |
|---|---|---|---|
| Järjestäjä | Voi usein hallita kokousasetuksia, tallennuksen käyttöoikeuksia, yhteenvedon käyttöoikeuksia ja kokouksen omistajuutta. | Järjestelmänvalvojan käytäntö, lisensointi, luottamuksellisuustunnisteet tai kokoustyyppi, joka ei tue ominaisuutta. | Päättäkää ennen puhelua, tarvitseeko tiimi tallenteen, litteroinnin, yhteenvedon vai jäsennellyt tekoälymuistiinpanot. |
| Apujärjestäjä | Voi hallita tallennukseen liittyviä käyttöoikeuksia ja voi oletusarvoisesti usein ladata tai poistaa tallenteita järjestäjän käyttöoikeuksilla. | Käytäntöjen rajoitukset, puuttuva lisenssi tai rajallinen pääsy kokoustallenteeseen. | Nimetkää kokoustallenteelle omistaja, jotta yhteenveto ja jatkotoimet eivät pysähdy. |
| Esittäjä tai saman organisaation käyttäjä | Voi aloittaa tai lopettaa tallennuksen, jos lisensointi, järjestelmänvalvojan käytäntö ja järjestäjän asetukset sen sallivat. | Teams Premiumin/Copilotin asetukset voivat rajoittaa tallennuksen ja litteroinnin järjestäjiin ja apujärjestäjiin. | Vahvistakaa rooli ja tallennuskäytäntö ennen kokouksen alkua. |
| Ulkopuolinen osallistuja tai vieras | Voi osallistua, mutta ei yleensä voi käynnistää Teams-kokousten tallennuksia. | Ulkoisen käytön rajoitukset, vierasrooli, nimenomaiset jakamisvaatimukset ja yksityisyyteen liittyvät odotukset. | Pyytäkää järjestäjältä hyväksytty pääsy tallenteeseen, litterointiin, yhteenvetoon tai jaettuihin muistiinpanoihin. |
| Tallennus ei ole käytettävissä | Kokous voidaan silti dokumentoida muistiinpanoilla tai hyväksytyllä tekoälyavustajan työnkululla. | Järjestelmänvalvojan käytäntö, puuttuvat lisenssit, järjestäjän asetukset, vaatimustenmukaisuusrajoitukset tai osallistujien suostumusta koskevat säännöt. | Käyttäkää muistiinpanot ensin -työnkulkua, kun tavoitteena ovat päätökset ja tehtävät muodollisen videoarkiston sijaan. |
Jos olet kokouksen järjestäjä
Jos järjestät Teams-kokouksen, pidä dokumentointia osana kokouksen suunnittelua. Päätä ennen puhelua, kuka tarvitsee tallenteen, missä sen tulisi olla ja pitäisikö tuotoksen olla tallenne, litterointi, yhteenveto, tehtävälista, asiakkaalle tarkoitettu yhteenveto tai sisäinen tietosisältö. Tämä on tärkeää, koska Teamsin tallennus- ja litterointisäätimet eivät ole vain osallistujien mieltymyksiä, vaan organisaation käytännöt ja kokousasetukset ohjaavat niitä.
Jos käytät Teamsin omaa tallennusta, avaa kokouksen säätimet, valitse Lisää toimintoja ja sitten Tallenna ja litteroi. Kokouksesta ja asetuksistasi riippuen voit aloittaa tallennuksen, käynnistää litteroinnin tai hallita sitä, kuka voi tallentaa ja litteroida. Microsoftin mukaan kaikille osallistujille ilmoitetaan tallennuksen alkaessa, ja osallistujilta saatetaan vaatia suostumus alueesta ja käytännöistä riippuen.
Kokouksen jälkeen tallenne näkyy yleensä kokouskeskustelussa tai kanavakeskustelussa, ja se tallennetaan työ- tai oppilaitoskäytön OneDriveen tai SharePointiin. Järjestäjä omistaa tallenteen oletusarvoisesti, ja järjestäjät sekä apujärjestäjät voivat yleensä ladata tai poistaa sen. Jos yrityksesi käyttää säilytys-, vanhenemis-, luottamuksellisuustunniste- tai Microsoft Purview -käytäntöjä, myös tallenteen ja litteroinnin elinkaarta voidaan hallita näillä säännöillä.
Jos olet osallistuja
Jos olet osallistuja, älä oleta, että voit tallentaa, litteroida, ladata tiedostoja tai kutsua muistiinpanoavustajaa. Saman organisaation osallistujalla voi olla enemmän vaihtoehtoja kuin ulkopuolisella vieraalla, mutta lisenssi, järjestelmänvalvojan käytäntö, järjestäjän asetukset, Teams Premiumin säätimet ja kokouksen luottamuksellisuustunnisteet voivat silti rajoittaa niitä.
Se ei tarkoita, etteivätkö osallistujat voisi vaikuttaa asiaan. Pyydä järjestäjää ottamaan hyväksytty tallennus tai litterointi käyttöön, vahvistamaan, jaetaanko yhteenveto, tai kutsumaan tiimin valitsema muistiinpanoavustaja. Jos yritys käyttää HiNoteria, parempi tapa on yhdistää kalenteri ja määrittää kokousten tallennussäännöt etukäteen sen sijaan, että kokouksen päätyttyä improvisoitaisiin henkilökohtaisten muistiinpanojen kanssa.
Jos Teamsin tallennus tai litterointi ei ole käytettävissä
On useita tavallisia syitä sille, ettei Teamsin tallennus tai litterointi ole käytettävissä. Järjestäjällä tai tallentajalla ei ehkä ole soveltuvaa lisenssiä. IT-järjestelmänvalvoja on saattanut poistaa tallennuksen käytöstä. Järjestäjä on voinut rajoittaa tallennuksen ja litteroinnin pienemmälle joukolle rooleja. Käyttäjä saattaa olla ulkopuolinen. Kokousta saatetaan hallita luottamuksellisuustunnisteilla tai vaatimustenmukaisuuskäytännöillä. Kokous voi myös olla tyypiltään sellainen, ettei tietty yhteenveto-ominaisuus ole käytettävissä.
Kun näin tapahtuu, erota liiketoiminnan tavoite Teamsin säätimestä. Jos organisaatio tarvitsee muodollisen tallenteen, ratkaise Teamsin käytäntö- tai lisenssiongelma IT:n kanssa. Jos tiimi tarvitsee luotettavan tallenteen päätöksistä, vastuuhenkilöistä, määräajoista ja jatkotoimista, hyväksytty tekoälypohjainen muistiinpanotyökalu voi olla parempi vaihtoehto. Tärkeintä on ilmoittaa osallistujille, noudattaa suostumusta koskevia sääntöjä ja tallentaa tuotokset paikkaan, josta oikeat ihmiset löytävät ne myöhemmin.
Microsoft Teamsin tekoälypohjainen muistiinpanotyökalun työnkulku HiNoterin avulla
HiNoter on tekoälypohjainen kokousavustaja ja litterointialusta tiimeille, jotka tarvitsevat kokouksista jäsenneltyä tietoa eivätkä vain videotiedostoja. Kun Teamsin oma työnkulku on selvä, HiNoter toimii muistiinpanot ensin -polkuna: yhdistä kalenteri, anna avustajan liittyä hyväksyttyihin kokouksiin, luo litterointi, tee puhelusta yhteenveto, poimi tehtävät, luo miellekartta ja vie tai synkronoi tulos.
| Vaihe | Mitä tapahtuu | Miksi se auttaa |
|---|---|---|
| 1. Yhdistä kalenterisi | HiNoter näkee aikataulutetut Teams-kokoukset, jotka vastaavat hyväksyttyä tallennustyönkulkua. | Tiimin ei tarvitse luottaa siihen, että joku muistaa aloittaa tallennuksen. |
| 2. Anna avustajan liittyä | AI-muistiinpanotyökalu liittyy Teams-kokoukseen kokouksen käyttöoikeuksien, kalenterikontekstin ja käytäntöjen mukaisesti. | Osallistujat voivat keskittyä kokoukseen sen sijaan, että joku määrättäisiin tekemään muistiinpanoja manuaalisesti. |
| 3. Luo transkriptio | Keskustelusta tulee haettavaa tekstiä, jota voidaan tarkastella, lainata ja tiivistää. | Yksityiskohdat on helpompi löytää kuin pitkästä tallenteesta. |
| 4. Luo jäsennellyt muistiinpanot | HiNoter tuottaa yhteenvedon, päätökset, tehtävät, vastuuhenkilöt, seurannan ja ajatuskartan. | Johtajat näkevät, mitä tapahtui, ilman että heidän tarvitsee tavoitella jokaista osallistujaa. |
| 5. Synkronoi ja esitä kysymyksiä | Muistiinpanot voidaan siirtää Notioniin, Slackiin, Google Docsiin, kalenteriin, sähköpostiin tai AI Chatiin lähdeviitteiden kera. | Kokouksesta tulee haettavaa tiimin tietämystä suljetun arkiston sijaan. |
Teamsin kokouskertaus voi olla hyödyllinen erityisesti organisaatioille, jotka käyttävät jo Teams Premiumia tai Copilotia. HiNoter on hyödyllinen, kun tiimit haluavat yhdenmukaisen kokousmuistiinpanojen kerroksen eri lähteille: Teams-puheluille, muille kokousalustoille, sallitulle ääni- ja videosisällölle, YouTube-sisällölle, PDF-tiedostoille, webinaareille ja koulutusmateriaalille. Työnkulku on erityisen käytännöllinen monialaisille tiimeille, jotka tarvitsevat saman yhteenvedon ja tehtävämuodon riippumatta siitä, missä keskustelu käytiin.
Teamsin natiivin tallennuksen ja HiNoterin muistiinpanotyönkulun vertailu
| Tarve | Natiivi Microsoft Teams | HiNoterin AI-muistiinpanotyönkulku |
|---|---|---|
| Videoarkisto | Sopii hyvin, kun tallennus on käytössä ja tiimi tarvitsee videon, näytön jakamisen tai virallisen uudelleenkatselun. | Toimii täydentävänä ratkaisuna muuttamalla kokouksen tai sallitun tiedoston muistiinpanoiksi ja seurannaksi. |
| Transkriptio | Reaaliaikainen transkriptio voi sisältää puhujien nimet ja aikaleimat, kun se on käytössä ja tuettu. | Luo haettavan transkription ja lisää sen päälle yhteenvedot, päätökset, tehtävät ja AI Chatin. |
| AI-kertaus | Älykäs kertaus ja Copilot riippuvat lisenssistä, käytännöistä, kielituesta, transkriptiosta ja käyttöoikeussäännöistä. | AI-kokousmuistiinpanot tarjoavat tiimeille yhdenmukaisen muistiinpanotyönkulun kokouksissa ja tiedostoissa. |
| Monikielinen työ | Teamsin transkriptiokielen on vastattava puhuttua kieltä tarkkuuden varmistamiseksi; premium-käännösominaisuudet voivat olla käytettävissä. | Monikielinen tuki auttaa tiimejä dokumentoimaan kokouksia yli 50 kielellä. |
| Monilähteinen tietämys | Keskittyy ensisijaisesti Teams-kokoukseen tai tapahtumatietueeseen. | HiNoter voi käsitellä myös sallittuja äänen muuntamisen tekstiksi ja videon muuntamisen tekstiksi työnkulkuja. |
Mitä HiNoter tuottaa Teams-kokouksen jälkeen
Transkriptio
Transkriptio on lähdekerros. Sen avulla tiimi voi hakea kokouksesta tietoa, tarkistaa sanamuotoja ja palauttaa mieleen kontekstin, jonka lyhyt kertaus saattaa jättää pois. Tämä on hyödyllistä myynnin vastaväitteissä, asiakaslupauksissa, tuotevalinnoissa, oikeudellisesti arkaluonteisissa sanamuodoissa ja haastatteluvastauksissa.
Yhteenveto
Hyvä kokousyhteenveto ei ole ympäripyöreä kappale, jossa todetaan kaikkien olevan yhtä mieltä. Sen pitäisi selittää, miksi kokous järjestettiin, mikä muuttui, mistä päätettiin, mikä on vielä avoinna ja mitä seuraavaksi pitää tapahtua. HiNoter jäsentää yhteenvedon niin, että johtaja voi ymmärtää kokouksen katsomatta tallennetta.
Tehtävät ja vastuuhenkilöt
Teams-keskustelut sisältävät usein lupauksia jatkotoimista, mutta lupaukset hautautuvat helposti. HiNoter voi tuoda esiin ehdotetut tehtävät, vastuuhenkilöt, määräajat ja seurantaviestejä, jotta tiimillä on lähtökohta vastuun seurantaan kokouksen jälkeen.
Ajatuskartta
Jotkin Teams-kokoukset eivät etene suoraviivaisesti. Asiakaspuhelut haarautuvat perehdytykseen, hinnoitteluun, tietoturvaan, hankintaan ja tuotteen puutteisiin. Tuotekokoukset haarautuvat riippuvuuksiin, riskeihin, suunnitteluvaihtoehtoihin ja julkaisukriteereihin. Ajatuskartta tarjoaa lukijoille nopean tavan ymmärtää keskustelun rakenteen.
AI Chat lähdeviitteillä
Parhaat kokouksen jälkeiset kysymykset ovat täsmällisiä: "Mikä asiakkaan mukaan esti käyttöönoton?" "Minkä määräajan tiimi hyväksyi?" "Kuka vastaa tietoturvatarkastuksesta?" HiNoter AI Chat auttaa käyttäjiä esittämään kysymyksiä muistiinpanoistaan ja näkemään lähteisiin linkitettyjä vastauksia, jolloin kokoustietueesta tulee toimiva tietopohja.
Microsoft Teamsin AI-muistiinpanotyökalun parhaat käyttötapaukset
Projekti- ja suunnittelusynkronoinnit
Suunnittelukokoukset tuottavat myöhemmin merkityksellisiä päätöksiä: laajuuden muutoksia, julkaisuriskejä, vastuuhenkilöitä, riippuvuuksia ja hyväksyttyjä kompromisseja. Tallenne voi säilyttää keskustelun, mutta projektitiimi tarvitsee selkeän päätöspolun ja tehtäväluettelon. HiNoter auttaa muuttamaan kokouksen tietueeksi, jota voidaan tarkastella projektityötilassa.
Asiakasmenestys ja tukiasioiden eskaloinnit
Eskalointipuhelut tuottavat usein nopeasti eteneviä sitoumuksia: kuka testaa korjauksen, kuka lähettää esimerkkitiedoston, kuka päivittää asiakkaan ja milloin seuraava tarkistuspiste on. Teamsin kertaus voi auttaa, mutta asiakastiimi tarvitsee silti jaettavan yhteenvedon vastuuhenkilöineen ja määräaikoineen.
Myynti- ja asiakastilannekatsaukset
Myyntitiimit tarvitsevat luotettavan tavan kirjata kipupisteet, sidosryhmät, vastaväitteet, kilpailijamaininnat, budjetin ajoituksen ja seuraavat vaiheet. Microsoft Teamsin AI-muistiinpanotyökalu voi vähentää päivän päätteeksi tehtävää siivoustyötä, jota kertyy peräkkäisten puheluiden jälkeen.
Haastattelupaneelit ja sisäiset katsaukset
Haastattelupaneelit tarvitsevat yhdenmukaista näyttöä, eivät hajanaisia vaikutelmia. Asianmukaisen ilmoituksen ja käytäntöjen mukaisuuden avulla jäsennellyt muistiinpanot auttavat arvioijia vertailemaan hakijoiden vastauksia, päätöksiä, huolenaiheita ja seuraavia vaiheita muistiin luottamatta.
Koulutus, valmennus ja webinaarit
Sisäiset koulutukset ja webinaarit muuttuvat usein arvokkaiksi vasta, kun joku muuttaa ne uudelleenkäytettäväksi sisällöksi. Lataa sallittu tallenne HiNoteriin tai anna avustajan tallentaa istunto asianmukaisesti, ja luo sitten luvuittain jäsennellyt muistiinpanot, yhteenvedot, tehtävät, lainaukset ja haettava tietokantamerkintä.
Teamsin muistiinpano- ja tallennusongelmien vianmääritys
En voi tallentaa Teams-kokousta
Tarkista roolisi, lisenssisi, järjestäjän asetukset ja järjestelmänvalvojan käytäntö. Microsoftin mukaan tallennus edellyttää siihen oikeuttavaa lisenssiä ja järjestelmänvalvojan käyttöönottoa, eivätkä vieraat voi tallentaa kokouksia. Jos olet organisaation ulkopuolella, pyydä järjestäjää suorittamaan hyväksytty tallennustyönkulku.
Transkriptio puuttuu tai on epätarkka
Varmista, että transkriptio oli käytössä ja että puhuttu kieli vastaa kokoukselle määritettyä kieltä. Microsoftin tuen mukaan transkription tarkkuus riippuu kokouksessa puhutusta kielestä. Jos ihmiset vaihtavat kieltä tai valittuna on väärä kieli, transkriptio voi olla vähemmän hyödyllinen.
Kertaus ei näy kaikille
Käyttöoikeudet voivat riippua siitä, kutsuttiinko henkilö kokoukseen, kuuluuko hän organisaatioon, onko käyttöä rajoitettu ja rajoittavatko luottamuksellisuustunnisteet tai jakamisasetukset kertauksen käyttöä. Ulkoisten sidosryhmien kohdalla laadi tarkistettu yhteenveto sen sijaan, että lähettäisit oletuksena raakaa sisäistä materiaalia.
Tallenne on olemassa, mutta kukaan ei tarkastele sitä
Tämä on tavanomainen arkisto-ongelma. Tallenne voi täyttää dokumentointivaatimukset, mutta se ei automaattisesti luo seurantaa. Käytä HiNoteria muuttaaksesi hyväksytyn lähteen yhteenvedoksi, tehtäviksi, päätöksiksi ja haettaviksi muistiinpanoiksi.
Kokousta ei tallennettu
Jos tallennetta tai transkriptiota ei ole, et välttämättä pysty palauttamaan koko keskustelua. Estä ongelma määrittämällä kokoukselle vastuuhenkilö ennen puhelua tai käyttämällä kalenteriin perustuvaa avustajaa, joka liittyy hyväksyttyihin kokouksiin automaattisesti.
Yksityisyys, suostumus ja sisäinen käytäntö
Kokouksen tallentamisen tulisi olla näkyvää ja ennakoitavaa. Microsoft Teams ilmoittaa osallistujille, kun tallennus alkaa, ja Microsoft Support huomauttaa, että alueesta riippuen ihmisten tallentamiseen voidaan tarvita lupa etukäteen. Käsittele tekoälyn tuottamia muistiinpanoja samalla tavalla: kerro osallistujille, mitä tallennetaan, kenellä on pääsy muistiinpanoihin, missä niitä säilytetään ja kuinka kauan niitä säilytetään.
Laadi käyttöönottoa varten yksinkertainen sisäinen sääntö. Määrittele, millaisissa kokouksissa tekoälymuistiinpanoja voidaan käyttää, kuka voi kutsua avustajan, edellyttävätkö ulkoiset puhelut ylimääräistä ilmoitusta, mitkä kokoukset rajataan ulkopuolelle ja missä lopulliset yhteenvedot säilytetään. Käytännön ei tarvitse olla pitkä. Sen tarvitsee vain poistaa epäselvyydet ennen kokouksen alkua.
Tarkista arkaluonteisen työn kohdalla lakiosastolta, tietoturva-, henkilöstö- tai vaatimustenmukaisuustiimiltä ennen tallentamista tai tekoälymuistion käyttäjän hyödyntämistä. Joissakin kokouksissa tulisi olla virallinen tallenne, joissakin tarkistettu yhteenveto ja joissakin ei lainkaan automaattista tallennusta. Oikea valinta riippuu riskistä, yleisöstä ja tarkoituksesta.
Milloin käyttää Teamsin kertausta ja milloin HiNoteria
| Tilanne | Käytä Teams-tallennusta tai kertausta | Käytä HiNoteria |
|---|---|---|
| Tarvitset Microsoft-natiivin arkiston | Kyllä. Käytä Teams-tallennusta, litterointia ja kertausta, kun käytäntö ja lisensointi tukevat sitä. | Käytä kumppanina rakenteisten muistiinpanojen luomiseen hyväksytystä lähteestä. |
| Tarvitset päätökset ja tehtävät heti | Hyödyllinen, jos kertaus ja tekoälymuistiinpanot ovat saatavilla ja oikeiden henkilöiden käytettävissä. | Kyllä. Luo kokouksen jälkeen yhteenveto, päätökset, toimenpiteet, vastuuhenkilöt ja ajatuskartta. |
| Työskentelet useilla alustoilla | Teams kattaa Teams-kokouksen tallenteen. | Parempi, kun tieto tulee Teamsista, Zoomista, Meetistä, äänestä, videosta, YouTubesta tai PDF-tiedostoista. |
| Haluat lähteisiin perustuvia kysymyksiä ja vastauksia | Copilot voi auttaa, kun organisaatiollasi on siihen lisenssi ja se on otettu käyttöön. | Lähdeviittauksia sisältävä tekoälychat auttaa käyttäjiä esittämään kysymyksiä kokousmuistiinpanoistaan myöhemmin. |
| Tallennus on estetty | Toimi IT-osaston tai järjestäjän kanssa, jos tarvitaan virallinen videotallenne. | Käytä vain asianmukaisen ilmoituksen ja luvan kanssa, kun hyväksytty tavoitteena ovat rakenteiset muistiinpanot. |
Näin otat Teamsin tekoälymuistiinpanojen työnkulun käyttöön
Aloita neljästä kokoustyypistä: projektipalaverit, asiakasongelmien eskaloinnit, myyntipuhelut ja johdon päivitykset. Määrittele jokaiselle odotettu lopputulos. Johdon päivitys saattaa tarvita johdon yhteenvedon. Projektipalaveri tarvitsee toimenpiteet ja vastuuhenkilöt. Asiakaspuhelu tarvitsee sitoumukset ja riskit. Myyntipuhelu tarvitsee vastaväitteet, ostosignaalit ja jatkotoimet.
Yhdistä seuraavaksi kalenteri ja päätä, kuka tarkistaa tuotoksen. Automaation tulisi poistaa manuaalinen muistiinpanojen tekeminen, ei vastuullisuutta. Kokouksen omistajan tulisi tarkistaa yhteenveto nopeasti, vahvistaa tehtävät, poistaa kaikki, mitä ei pitäisi jakaa, ja lähettää kertaus oikeaan työtilaan.
Tee lopuksi muistiinpanoista hyödyllisiä siellä, missä työ jo tapahtuu. Lähetä tehtävät tiimikanavalle, päätökset projektidokumenttiin, asiakassitoumukset asiakastyötilaan ja pysyvät oivallukset tietämyskantaasi. HiNoter auttaa, koska kokouksen tuotos on jo valmiiksi rakenteinen, haettava ja valmis vietäväksi tai käsiteltäväksi.
Lopputiivistelmä
Microsoft Teams tarjoaa organisaatioille vahvat natiivivaihtoehdot kokousten tallentamiseen erityisesti silloin, kun tallennus, litterointi, kertaus, Teams Premium ja Copilot on otettu käyttöön. Natiivipolkua säätelevät kuitenkin edelleen lisenssit, käytännöt, roolit, kieliasetukset ja käyttöoikeusvalvonnat. Lisäksi monet tiimit kohtaavat saman käytännön ongelman: hyödyllisestä keskustelusta tulee pitkä aineisto, jonka jonkun on silti tarkistettava.
Microsoft Teamsin tekoälymuistion käyttäjän tulisi kuroa tämä kuilu umpeen. Yhdistä kalenterisi HiNoteriin, anna avustajan liittyä hyväksyttyihin Teams-kokouksiin ja vastaanota puhelun jälkeen litterointi, yhteenveto, toimenpiteet, ajatuskartta ja lähteisiin linkitetty tekoälychat. Kokouksesta tulee vastuullinen tallenne siitä, mitä tapahtui, mikä muuttui ja kuka vastaa seuraavasta vaiheesta.
CTA: Kokeile HiNoteria seuraavassa Microsoft Teams -kokouksessasi. Yhdistä kalenterisi, keskity keskusteluun ja saat automaattiset muistiinpanot, yhteenvedot, tehtävät ja ajatuskartat ilman, että joudut rakentamaan kokousta uudelleen muistin varassa.
Usein kysytyt kysymykset
Mikä on Microsoft Teamsin tekoälymuistion käyttäjä?
Microsoft Teamsin tekoälymuistion käyttäjä on ohjelmisto, joka tallentaa tai käsittelee Teams-kokouksen sisältöä ja muuntaa sen litteroinneiksi, yhteenvedoiksi, päätöksiksi, tehtäviksi ja haettaviksi muistiinpanoiksi. HiNoter voi liittyä hyväksyttyihin aikataulutettuihin kokouksiin ja luoda rakenteisia tuotoksia puhelun jälkeen.
Voiko tekoälymuistion käyttäjä liittyä Microsoft Teams -kokouksiin automaattisesti?
Kyllä, kun työkalu, kalenteri, kokouksen käyttöoikeudet, osallistujille ilmoittaminen ja organisaation käytäntö sallivat sen. HiNoter voidaan yhdistää kalenteriisi, ja se voi liittyä aikataulutettuihin Teams-kokouksiin, joten tiimin ei tarvitse luottaa manuaaliseen muistiinpanojen tekijään.
Tarvitseeko Teams tallentaa, jotta saan tekoälymuistiinpanot?
Ei aina. Teamsin natiivien kertausten ja litterointiominaisuuksien käyttö riippuu tallennuksesta tai litteroinnista, mutta erillinen muistiinpanotyönkulku voi toimia hyväksytyn avustajan liittyessä kokoukseen tai sallitusta tiedostosta, joka ladataan myöhemmin.
Kuka voi tallentaa tai litteroida Microsoft Teams -kokouksen?
Se riippuu lisenssistä, järjestelmänvalvojan käytännöstä, kokouksen roolista ja järjestäjän asetuksista. Microsoft Supportin mukaan kelpoiset saman organisaation käyttäjät voivat tallentaa, kun käytäntö sallii sen, kun taas vieraat ja toisesta organisaatiosta tulevat henkilöt eivät yleensä voi aloittaa kokousten tallennuksia.
Mitä jos Teams-tallennus on poistettu käytöstä?
Selvitä ensin, johtuuko esto lisenssiongelmasta, järjestelmänvalvojan käytännöstä, järjestäjän rajoituksesta, arkaluonteisuustunnisteesta vai vaatimustenmukaisuussäännöstä. Jos tavoitteena on virallinen arkisto, toimi IT-osaston kanssa. Jos tavoitteena ovat kokousmuistiinpanot, käytä hyväksyttyä tekoälymuistiinpanojen työnkulkua ilmoituksen ja luvan kanssa.
Voiko HiNoter luoda tehtäviä ja yhteenvetoja Teams-puheluista?
Kyllä. HiNoter voi luoda litterointeja, yhteenvetoja, toimenpiteitä, vastuuhenkilöitä, jatkotoimia ja ajatuskarttoja tuetuista kokouslähteistä. Se tukee myös lähdeviittauksia sisältävää tekoälychatia, joten tiimit voivat esittää muistiinpanoistaan kysymyksiä kokouksen jälkeen.