Jos sinun täytyy tietää, miten Google Kalenteri jaetaan jonkun kanssa, päätä ensin, tarvitseeko hän jatkuvan käyttöoikeuden koko kalenteriin vai kutsun yhteen tapahtumaan. Tämä opas näyttää molemmat vaihtoehdot, selittää kaikki käyttöoikeudet vapaa/varattu-tietojen näkyvyydestä täydelliseen jakamisen hallintaan sekä käsittelee julkisia kalentereita, ulkoisia yhteistyökumppaneita, Google Workspace -rajoituksia ja käyttöoikeuden poistamista. Noudata ohjeita antaaksesi vähimmän tehtävän suorittamiseen tarvittavan käyttöoikeuden, tarkista mitä vastaanottaja voi nähdä ja yhdistä valtuutetut kalenteritapahtumat luotettavaan kokous- ja seurantatyönkulkuun paljastamatta asiaankuulumattomia tapaamisia.
Toimituksellinen käyttöliittymäkuvitus, ei Google Kalenterin kuvakaappaus tai tuotteen mittaus.
Suora vastaus: miten Google Kalenteri jaetaan jonkun kanssa
Jaa Google Kalenteri jonkun kanssa avaamalla Kalenteri tietokoneella, etsimällä kalenteri Omat kalenterit -kohdasta, valitsemalla Lisää ja sitten Asetukset ja jakaminen. Lisää Jaettu käyttäjille -kohdassa henkilön sähköpostiosoite, valitse hänen tarvitsemansa vähimmäiskäyttöoikeus ja napsauta Lähetä. Kutsu hänet sen sijaan vieraaksi, jos hän tarvitsee vain yhden tapahtuman eikä koko kalenteria.
Mitattu hakutulossivu, 2026-08-06: Google näytti virallisen Kalenteri-ohjesivunsa korostettuna vastauksena, jossa oli nelivaiheinen rakenne. Näkyvien Ihmiset kysyvät myös -aiheiden joukossa olivat jakaminen perheenjäsenen kanssa, yhteistyökalenterin luominen, vastaanottajat ilman Gmailia ja kahden henkilön kalenterien yhdistäminen. Haun vaikeusaste on N/A, koska käänteisten linkkien ja auktoriteetin mittareita ei mitattu.
Pitäisikö jakaa koko kalenteri vai yksi tapahtuma?
Määritelmä. Google Kalenterin jakaminen antaa henkilölle jatkuvan näkyvyyden kalenteriin tai mahdollisuuden hallita sitä. Yhden tapahtuman kutsu antaa vieraalle pääsyn yhteen ajoitettuun tapahtumaan ja sen päivityksiin; se ei automaattisesti paljasta kalenterin muuta sisältöä.
Valitse vaihtoehto pienimmän tehtävän suorittavan laajuuden perusteella. Esihenkilö, jonka täytyy löytää työskentelyaikaa, saattaa tarvita vain vapaa/varattu-tietojen käyttöoikeuden. Projektikoordinaattori saattaa tarvita tapahtumien tiedot tai muokkausoikeudet erilliseen projektikalenteriin. Yhteen puheluun osallistuva asiakas pitäisi yleensä kutsua kyseiseen tapahtumaan, ei lisätä koko sisäiseen kalenteriin.
| Tarve | Paras menetelmä | Voi | Ei voi |
|---|---|---|---|
| Tarkistaa saatavuuden toistuvasti | Jaa koko kalenteri vapaa/varattu-tietoina | Paljastaa varatut ajat ilman otsikoita | Paljastaa nimet, kuvaukset tai sijainnit |
| Seurata kaikkia tiimin tapahtumia | Jaa erillinen kalenteri | Tarjota jatkuvan näkyvyyden | Rajoittaa käyttöoikeutta yhteen tapahtumaan, ellei käyttöoikeuksia muuteta |
| Osallistua yhteen kokoukseen | Kutsu tapahtuman vieraaksi | Lähettää tapahtuman ja vastaanottaa ilmoittautumisen | Myöntää jatkuvan kalenterin käyttöoikeuden |
| Ylläpitää jaettua aikataulua | Jaa muokkausoikeudella | Sallia tapahtumien muutokset valitulla tasolla | Sallia jakamisen automaattisesti uudelleen, ellei täydellistä hallintaa myönnetä |
| Julkaista julkinen aikataulu | Käytä erillistä julkista kalenteria | Antaa kenen tahansa löytää kalenteri tai tilata sen | Pitää paljastetut tapahtumatiedot yksityisinä |
Koko Google Kalenterin jakaminen
Alla oleva työpöytäpolku noudattaa Google Kalenterin ohjetta: Jaa kalenterisi, tarkistettu 2026-08-06. Valikkojen nimet voivat muuttua, ja työ- tai kouluympäristön ylläpitäjä voi poistaa jakamisvaihtoehtoja.
Toimituksellinen työnkulun kuvitus; kirjoitetut merkinnät tarkistettiin Google-ohjeesta.
1. Avaa Google Kalenteri tietokoneella
Siirry Google Kalenteriin työpöytäselaimella ja kirjaudu sisään kalenterin omistavalle tilille. Jakamisen hallinta voi näkyä myös mobiilisovelluksissa, mutta tietokoneella käytettävä polku on selkein tapa tarkistaa kaikki käyttöoikeusasetukset.
2. Etsi kalenteri Omat kalenterit -kohdasta
Laajenna vasemmassa sivupalkissa Omat kalenterit tarvittaessa. Vie osoitin juuri sen kalenterin päälle, jonka haluat jakaa. Vahvista kalenterin nimi ja väri ennen käyttöoikeuden muuttamista, etenkin jos ylläpidät erillisiä työ-, perhe- ja yksityisiä kalentereita.
3. Avaa Asetukset ja jakaminen
Valitse kalenterin vieressä oleva kolmen pisteen Lisää-valikko ja valitse sitten Asetukset ja jakaminen. Jos vaihtoehto puuttuu, et ehkä omista kalenteria tai tililläsi ei ole käyttöoikeutta hallita sen jakamista.
4. Lisää henkilö tai Google-ryhmä
Avaa Jaettu käyttäjille, valitse Lisää henkilöitä ja ryhmiä ja anna oikea sähköpostiosoite tai Google-ryhmä. Ryhmän jakaminen voi helpottaa tiimin käyttöoikeuksien hallintaa, mutta jäsenyyden muutokset vaikuttavat siihen, kuka voi nähdä kalenterin.
5. Valitse vähimmäistarpeellinen käyttöoikeus
Valitse vapaa/varattu-tiedot, tapahtumien tiedot, muokkaustaso tai jakamisen täydellinen hallinta. Tutustu alla olevaan käyttöoikeustaulukkoon ennen muokkaus- tai uudelleenjakamisoikeuksien myöntämistä; nämä käyttöoikeudet vaikuttavat muuhunkin kuin pelkkään näkyvyyteen.
6. Lähetä käyttöoikeus ja pyydä vastaanottajaa hyväksymään se
Napsauta Lähetä. Google kertoo, että vastaanottaja saa sähköpostin ja hänen täytyy napsauttaa sen linkkiä löytääkseen jaetun kalenterin. Jos kalenteri ei näy, tarkista osoite, pyydä häntä tarkistamaan roskaposti tai roskakori tai poista hänet ja lisää hänet uudelleen.
Esimerkki. Maya omistaa ”Launch Planning” -kalenterin. Jordanin täytyy valmistautua jokaiseen julkaisuun liittyvään katselmukseen, mutta hänen ei pitäisi muuttaa tapahtumia. Maya lisää Jordanin työosoitteen ja valitsee Näytä kaikki tapahtumien tiedot. Jordan avaa sähköpostilinkin ja tarkistaa sitten, että kalenteri näkyy erillään henkilökohtaisista kalentereista. Maya ei jaa ensisijaista kalenteriaan, joten asiaankuulumattomat tapaamiset pysyvät käyttöoikeuden ulkopuolella.
Tuloksen tarkistaminen
Pyydä vastaanottajaa avaamaan yksi tavallinen tapahtuma, yksi yksityinen tapahtuma ja yksi tyhjä aika. Vertaa hänen näkemäänsä aiottuun käyttöoikeuteen. Älä tarkista asiaa katsomalla vain omaa tiliäsi, sillä omistajat näkevät aina enemmän. Jos vastaanottajalla on useita Google-tilejä, varmista, mikä tili hyväksyi kutsun.
Mitä kukin Google Kalenterin käyttöoikeus tarkoittaa
Googlen nykyinen kalenterin käyttöoikeuksia koskeva dokumentaatio luettelee viisi tasoa. Nimikkeillä on merkitystä, koska ”muokkaa tapahtumia” ja ”hallitse jakamista” ovat eri oikeuksia. Myönnä alhaisin henkilön tehtävään sopiva taso.
| Käyttöoikeus | Mitä henkilö voi nähdä | Mitä henkilö voi muuttaa | Käytä tätä |
|---|---|---|---|
| Näe vain vapaa/varattu (piilota tiedot) | Vain varatut ajat; ei tapahtumien tai tehtävien nimiä eikä tietoja | Ei mitään | Aikataulujen yhteensovittamiseen mahdollisimman vähäisin tiedoin |
| Näe kaikki tapahtuman tiedot | Nimet, ajat, paikat ja kuvaukset tapahtumien näkyvyyssääntöjen mukaisesti | Ei mitään | Henkilöille, jotka tarvitsevat kontekstia mutta eivät muokkausoikeutta |
| Tee muutoksia (näe yksityiset tapahtumat vapaa/varattu-tietoina) | Muiden kuin yksityisten tapahtumien tiedot; yksityiset varatut tapahtumat näkyvät varattuina aikoina | Muiden kuin yksityisten tapahtumien muokkaaminen | Koordinaattoreille, joiden ei pidä tarkastella yksityisiä tietoja |
| Tee muutoksia ja näe kaikki tapahtuman tiedot | Kaikki tapahtuman tiedot ja tieto siitä, kenen kanssa kalenteri on jaettu | Tapahtumien muokkaaminen | Luotetuille kalenterin ylläpitäjille |
| Tee muutoksia ja hallitse jakamista | Kaikki tapahtuma- ja jakamistiedot | Tapahtumien hallinta ja kalenterin jakaminen muiden kanssa | Yhteisomistajille, jotka todella tarvitsevat ylläpito-oikeudet |
Tärkeä ristiriitasääntö: Google kertoo, että laajemmat kalenterin käyttöoikeudet ovat etusijalla. Jos kalenteri on julkinen ja kaikki tapahtumien tiedot ovat näkyvissä, yhden henkilön vapaa/varattu-käyttöoikeuden määrittäminen ei piilota tietoja, jotka ovat jo julkisia. Tarkista julkiset, koko organisaation kattavat, ryhmäkohtaiset ja henkilökohtaiset käyttöoikeudet yhdessä.
Yhden Google Kalenterin tapahtuman jakaminen
Käytä tapahtumakutsua, kun joku tarvitsee pääsyn yhteen kokoukseen jatkuvan käyttöoikeuden sijaan. Googlen virallisten tapahtumakutsua koskevien ohjeiden mukaan voit kutsua kenet tahansa, jolla on sähköpostiosoite, vaikka hän ei käyttäisi Google Kalenteria.
- Avaa Google Kalenteri ja valitse tapahtuma.
- Valitse Muokkaa tapahtumaa.
- Kirjoita Vieraat-kohtaan henkilön nimi tai sähköpostiosoite.
- Merkitse vieras vapaaehtoiseksi tarvittaessa.
- Valitse Tallenna ja lähetä kutsun päivitys.
Vieras voi vastata Kyllä, Ei tai Ehkä, ja järjestäjä voi tarkistaa ilmoittautumisen tilan tapahtumasta. Google huomauttaa, että ihmisiä ei voi lisätä syntymäpäiviin, juhlapyhiin, urheilukalenterin tapahtumiin tai Gmailin automaattisesti luomiin tapahtumiin. Jos toistuvaa tapahtumaa muokataan, tarkista, koskeeko muutos yhtä esiintymää vai koko sarjaa.
Mikä käyttöoikeus sopii perheenjäsenelle, työtoverille, avustajalle tai asiakkaalle?
Käyttöoikeuden valinnan tulee perustua tehtävään, ei suhteen nimikkeeseen. Luotettu henkilö voi silti tarvita vain tiedon saatavuudesta, kun taas tilapäinen koordinaattori voi tarvita tapahtumien muokkausoikeuden yhdelle erilliselle kalenterille. Erilliset kalenterit helpottavat tätä: sijoita yhteiset kotitalouden tapahtumat perhekalenteriin, projektin tapahtumat projektikalenteriin ja luottamukselliset ajanvaraukset yksityiseen kalenteriin sen sijaan, että yrittäisit ratkaista kaikki rajaukset yhdellä ensisijaisella kalenterilla.
Perheen tai kotitalouden aikataulutus
Käytä vapaa/varattu-tietoa, kun tavoitteena on välttää päällekkäisyyksiä paljastamatta ajanvarausten nimiä. Käytä tapahtumien tietoja erillisessä perhekalenterissa, kun kaikki tarvitsevat paikat, koulutapahtumat tai kotitalouden käytännön tiedot. Myönnä muokkausoikeus vain henkilöille, joiden pitäisi voida luoda tai muuttaa yhteisiä tapahtumia. Perhesuhde ei poista tarvetta tarkistaa yksityisten tapahtumien näkyvyyttä.
Sisäinen työtoveri tai projektiryhmä
Jaa erillinen projektikalenteri tapahtumien tietoineen tarkkailijoille ja muokkaustaso koordinaattoreille. Google-ryhmä voi vähentää toistuvaa manuaalista jakamista, mutta ryhmän jäsenyydestä tulee osa käyttöoikeusjärjestelmää. Tarkista, kuka liittyy ryhmään tai poistuu siitä, ja muista, että henkilö voi saada laajemman näkyvyyden organisaation laajuisista asetuksista.
Johdon avustaja tai kalenterin ylläpitäjä
Avustajan on ehkä voitava luoda ja muokata tapahtumia, mutta jakamisen täydellinen hallinta on erillinen päätös. Valitse ensin muokkaustaso. Myönnä Tee muutoksia ja hallitse jakamista -oikeus vain silloin, kun avustajan on lisättävä muita henkilöitä kalenteriin tai hallinnoitava sen käyttöoikeuksia. Kirjaa, kuka voi hyväksyä uudet jakamiset ja miten käyttöoikeus poistetaan vastuiden muuttuessa.
Asiakas, toimittaja tai ulkopuolinen yhteistyökumppani
Kutsu henkilö yksittäisiin tapahtumiin, kun suhde liittyy tiettyyn kokoukseen. Jaa erillinen ulkoinen kalenteri vain silloin, kun hän tarvitsee jatkuvan näkyvyyden aikatauluun. Aloita vapaa/varattu-tiedosta tai pelkistä tiedoista ja tarkista sitten, rajoittaako Workspace-käytäntö lopputulosta. Älä ratkaise puuttuvia tietoja jakamalla sisäistä ensisijaista kalenteria, joka sisältää asiaan liittymättömiä asiakas-, henkilöstö- tai henkilötietoja.
Julkinen yleisö
Luo julkaistuja tapahtumia varten erillinen julkinen kalenteri. Tarkista otsikot, kuvaukset, sijainnit, liitteet, toistuvuus ja tapahtumien oletusnäkyvyys ennen kuin teet kalenterista julkisen. Henkilökohtaisesti määritetty alempi käyttöoikeus ei kumoa tietoja, jotka ovat jo saatavilla laajemman julkisen käytön kautta.
Julkisen, organisaation sisäisen ja ulkoisen jakamisen erot
Henkilökohtainen jako, koko organisaation laajuinen jako ja julkinen kalenteri eivät ole keskenään vaihtokelpoisia. Googlen julkista kalenteria koskevassa oppaassa todetaan, että julkinen kalenteri voidaan löytää verkkosivustolta, synkronoida muiden sovellusten kanssa ja tilata Google Kalenterissa. Se voi näyttää joko kaikki tapahtumien tiedot tai vain vapaa/varattu-tiedot. Google kertoo myös, että julkisen jakamisen asetuksia muokataan tietokoneella, ei mobiilisovelluksessa.
| Laajuus | Kuka hallinnoi | Tyypillinen rajoitus | Tarkista ennen käyttöä |
|---|---|---|---|
| Tietty henkilö tai ryhmä | Kalenterin omistaja tai henkilö, jolla on hallintaoikeudet | Valittu käyttöoikeus sekä laajemmat asetukset | Sähköpostiosoite, ryhmän jäsenyys, yksityiset tapahtumat |
| Organisaatio | Käyttäjä järjestelmänvalvojan käytännön puitteissa | Workspacen oletusasetus ja järjestelmänvalvojan yläraja | Sisäinen oletusasetus, ulkoinen käyttö, arkaluonteiset otsikot |
| Julkinen | Omistaja, jos käytäntö sallii | Vapaa/varattu tai kaikki tiedot | Hakukonenäkyvyys, tilaukset, upotetut kopiot |
| Yksittäinen ulkoinen tapahtuma | Tapahtuman järjestäjä järjestelmänvalvojan käytännön puitteissa | Ulkoisen jakamisen säännöt voivat rajoittaa käyttöoikeutta | Vieraiden käyttöoikeudet, liitteet, tapahtumien tiedot |
Google Workspacen järjestelmänvalvojat voivat hallita ulkoista jakamista ja sisäistä oletusasetusta. Päivitetyn järjestelmänvalvojan dokumentaation, jonka päivityspäivä on 22.7.2026, mukaan käyttäjät eivät voi ylittää ulkoisen jakamisen rajoitusta. Jos organisaatio sallii ulkoisesti vain vapaa/varattu-tiedot, ulkoinen vastaanottaja näkee tapahtuman varattuna, vaikka kalenterin omistaja olisi aikonut näyttää enemmän tietoja.
Voi: erottaa julkiset aikataulut yksityisistä kalentereista, soveltaa organisaation oletusasetuksia ja käyttää ryhmiä hallittuun jäsenyyteen. Ei voi: jakaa tietyn ulkoisen verkkotunnuksen kanssa järjestelmänvalvojan käytännön tasolla nykyisen Google Workspacen järjestelmänvalvojan sivun mukaan tai ohittaa yksittäisestä kalenterista järjestelmänvalvojan asettamaa ulkoisen jakamisen ylärajaa.
Kalenterin käyttöoikeuden peruuttaminen tai rajoittaminen
Käyttöoikeuden poistaminen ei poista kalenteria. Se poistaa valitun jakosuhteen tai poistaa käytöstä laajemman käyttöasetuksen. Noudata Googlen jakamisohjeissa kuvattua ajantasaista peruutusmenettelyä:
- Avaa Google Kalenteri tietokoneella.
- Avaa Omat kalenterit -kohdassa Lisää ja Asetukset ja jakaminen.
- Valitse Jaettu käyttäjille -kohdassa henkilön tai ryhmän vieressä Poista.
- Poista käyttöoikeusasetuksissa erikseen käytöstä Aseta julkisesti saataville tai Aseta organisaation saataville, kun kyseinen asetus on käytössä.
- Pyydä entistä vastaanottajaa vahvistamaan, ettei kalenteri enää näy päivityksen jälkeen.
Käyttöoikeuden rajoittaminen on hyödyllistä, kun joku tarvitsee edelleen näkyvyyden mutta ei enää muokkausoikeutta. Käyttöoikeuden peruuttaminen ei voi hakea takaisin tapahtumien tietoja, jotka joku on aiemmin kopioinut, vienyt, lähettänyt sähköpostitse tai tallentanut. Arkaluonteisten kalentereiden yhteydessä tarkista poistamisen lisäksi ryhmän jäsenyys, julkinen käyttö, organisaation oletusasetukset, yhdistetyt sovellukset ja kokousten liitteet.
Miksi vastaanottaja ei näe kalenteria tai tapahtuman tietoja
| Oire | Todennäköinen syy | Toimenpide |
|---|---|---|
| Kalenteria ei näy | Vastaanottaja ei napsauttanut jakamissähköpostia, hyväksyi jaon toisella tilillä tai sähköposti suodatettiin | Vahvista osoite ja tili; tarkista roskaposti ja roskakori; poista jako ja lisää se uudelleen |
| Vain varatut ajat näkyvät | Vapaa/varattu-oikeus, yksityisten tapahtumien näkyvyys tai Workspacen ulkoisen jakamisen rajoitus | Tarkista kaikki kolme ennen käyttöoikeuden laajentamista |
| Käyttöoikeusvaihtoehto puuttuu | Et omista kalenteria, sinulla ei ole hallintaoikeuksia tai järjestelmänvalvoja on poistanut vaihtoehdon käytöstä | Kysy omistajalta tai Workspacen järjestelmänvalvojalta |
| Vastaanottaja voi muokata liikaa | Hänelle on myönnetty muokkaus- tai jakamisen hallintaoikeus | Vaihda oikeudeksi vain tietojen katselu tai vapaa/varattu ja vahvista asia vastaanottajan tililtä |
| Yksi tapahtuma puuttuu | Vierasta ei kutsuttu, tapahtuma on toisessa kalenterissa tai kutsukäytäntö vaikutti asiaan | Avaa tapahtuma, vahvista kalenteri ja vieraslista sekä lähetä päivitys uudelleen |
| Tiedot näkyvät edelleen suppeamman jaon jälkeen | Laajempi julkinen tai organisaation käyttöoikeus on etusijalla | Tarkista laajemmat käyttöoikeusasetukset ja tapahtuman näkyvyys |
Yhdistä valtuutetut kalenteritapahtumat automaattiseen kokousten työnkulkuun
Kalenterin jakaminen määrittää, kuka voi nähdä aikataulun tai ylläpitää sitä. Se ei itsessään tallenna kokousta, luo muistiinpanoja, määritä tehtäviä tai jaa vahvistettua seurantaa. Toinen työnkulku tulisi käynnistää vasta sen jälkeen, kun käyttäjä on tietoisesti valtuuttanut kalenteriyhteyden ja määrittänyt, mitkä tapahtumat voivat käynnistää automaation.
HiNoter on tekoälypohjainen kokous- ja monilähteinen muistiinpanotyökalu, joka muuntaa valtuutetut kokoukset, YouTube-videot, PDF-tiedostot sekä video- ja äänitiedostot jäsennellyiksi muistiinpanoiksi ja lähdeviitatuiksi vastauksiksi.
Käyttäjän toimittama / varmista ennen julkaisua: Kuvitettu työnkulku kuvaa tuotteen asemointia, ei mitattua tilitestiä. Varmista ennen julkaisua live-tuotteesta HiNoterin nykyinen valtuutusnäkymä, tapahtumien valintasäännöt, automaattinen liittyminen, osallistujien ilmoittaminen, yli 50 kielen väite, toimitusnopeus, sähköposti- tai asiakirjakohteet, integraatiot ja tietosuojan hallinta.
- Muodosta yhteys harkiten. Käyttäjä valtuuttaa kalenterin käytön ja tarkistaa pyydetyn käyttöalueen.
- Valitse kelvolliset tapahtumat. Käytä tapahtumasääntöjä, jotta yksityiset tapaamiset ja asiaankuulumattomat kalenterit eivät käynnistä automaatiota.
- Ilmoita osallistujille. Noudata organisaation käytäntöjä ja sovellettavia suostumusvaatimuksia ennen tallentamista tai litterointia.
- Luo tallenne. Käyttäjän toimittama työnkulku voi muuntaa valtuutetun kokouksen litteroinniksi, yhteenvedoksi, toimintakohteiksi, miellekartaksi ja lähdeviitatuiksi vastauksiksi.
- Jaa roolin perusteella. Lähetä vain hyväksytty tulos tarkoitettuun sähköposti-, asiakirja- tai yhteistyökohteeseen.
- Tarkista ja peruuta. Tarkista yhdistetyt kalenterit ja poista käyttöoikeus, kun työnkulkua ei enää tarvita.
Katso HiNoterin tuotekatsaus, tekoälypohjaiset kokousmuistiinpanot, lähteisiin yhdistetty tekoälychat, Google Meet -integraatio ja tietosuojakäytäntö. Tuotteen soveltuvuus, viive ja automaation toiminta ovat tässä N/A, koska kirjautunutta testiä ei tehty.
Tietosuojan ja vähimpien käyttöoikeuksien tarkistuslista
- Jaa mahdollisuuksien mukaan oma projekti- tai julkinen kalenteri ensisijaisen henkilökohtaisen kalenterin sijaan.
- Käytä vapaa/varattu-tietoja, kun henkilö tarvitsee aikataulutietoja mutta ei asiayhteyttä.
- Kutsu ulkopuoliset osallistujat yhteen tapahtumaan, kun jatkuvaa käyttöoikeutta ei tarvita.
- Tarkista yksityisten tapahtumien näkyvyys ennen tietojen tai muokkausoikeuden jakamista.
- Tarkista julkiset, organisaation, ryhmän ja henkilötason käyttöoikeudet yhdessä.
- Vahvista Workspacen järjestelmänvalvojan rajoitukset ennen ulkopuolisen vastaanottajan vianmääritystä.
- Tarkista yhdistetyt sovellukset ja automaation käyttöalueet säännöllisesti.
- Poista käyttöoikeus viipymättä, kun rooli, projekti tai toimittajasuhde päättyy.
Usein kysytyt kysymykset
Miten jaan koko Google-kalenterini toisen henkilön kanssa?
Avaa tietokoneella Google Kalenteri, etsi kalenteri Omat kalenterit -kohdasta, valitse Lisää ja sitten Asetukset ja jakaminen. Lisää henkilö tai ryhmä Jaettu seuraaville -kohdassa, valitse käyttöoikeus ja napsauta Lähetä. Vastaanottajan on käytettävä sähköpostilinkkiä kalenterin lisäämiseen.
Voinko jakaa vain yhden Google-kalenterin tapahtuman?
Kyllä. Avaa tapahtuma, valitse Muokkaa, lisää henkilön sähköpostiosoite Vieraat-kohdassa ja tallenna tapahtuma. Tämä kutsuu hänet vain kyseiseen tapahtumaan eikä anna jatkuvaa käyttöoikeutta muuhun kalenteriisi.
Miksi ulkopuolinen henkilö näkee vain varatun ajan tapahtuman tietojen sijaan?
Google Workspacen järjestelmänvalvoja voi rajoittaa ulkoisen jakamisen vapaa/varattu-tietoihin. Yksittäiset käyttäjät eivät voi myöntää järjestelmänvalvojan sallimaa laajempaa käyttöoikeutta. Myös yksityisten tapahtumien asetukset tai laajemmat julkiset ja organisaation asetukset voivat vaikuttaa siihen, mitä vastaanottaja näkee.
Voinko jakaa Google-kalenterin henkilön kanssa, jolla ei ole Gmailia?
Voit kutsua kenet tahansa sähköpostiosoitteen omaavan henkilön yhteen tapahtumaan Google Kalenterin ohjeiden mukaisesti. Jatkuvaa koko kalenterin käyttöoikeutta varten vastaanottajan on voitava käyttää jaetun kalenterin kutsua. Jos se ei ole mahdollista, käytä yksittäisten tapahtumien kutsuja tai erillistä julkista kalenteria vain silloin, kun aikataulun julkaiseminen on asianmukaista.
Miten lopetan Google-kalenterin jakamisen jonkun kanssa?
Avaa kalenterin Asetukset ja jakaminen. Valitse Jaettu seuraaville -kohdassa henkilön tai ryhmän vieressä Poista. Poista Julkisesti saatavilla tai Organisaatiosi käytettävissä erikseen käytöstä, jos jompikumpi laajempi asetus on käytössä.
Mitä HiNoter tekee sen jälkeen, kun yhdistän valtuutetun kalenterin?
Käyttäjän toimittama HiNoter-työnkulku voi tunnistaa valitut tapahtumat, mahdollistaa automaattisen osallistumisen kokouksiin sekä tuottaa jäsenneltyjä muistiinpanoja ja jatkotoimia. Varmista nykyinen valtuutusnäyttö, osallistujailmoitukset, integraatiot, kielet, toimitusvaihtoehdot ja tietosuojan hallinta ennen julkaisua tai käyttöä.
Muunna valtuutetun kalenterin tapahtuma jäsennellyksi jatkotoimeksi
Jaa ensin oikea kalenteri tai kutsu oikea vieras vähimmäisoikeuksilla. Tutustu sitten valtuutetun kokouksen yhteydessä HiNoterin Google Meet -työnkulkuun ja varmista syntyvä litteraatti, yhteenveto, toimet ja toimitusasetukset ennen jakamista. Voit myös tarkastella lähteisiin linkitettyä vastaustyönkulkua pienempänä seuraavana vaiheena.