พนักงานโดยระบุชื่อ บอกบทบาทของพวกเขา สร้างบรรยากาศที่อบอุ่น และมอบขั้นตอนถัดไปที่เป็นประโยชน์หนึ่งอย่าง เขียนให้เฉพาะเจาะจง ครอบคลุม และใช้งานได้จริง: พวกเขาจะได้พบใคร ควรถามคำถามที่ไหน และสิ่งแรกที่จะเกิดขึ้นคืออะไร
ใช้หน้านี้เมื่อต้องการข้อความต้อนรับที่ฟังดูเป็นธรรมชาติ เหมาะกับช่องทาง และสนับสนุนการเริ่มงานมากกว่าคำทักทายแรกเริ่ม เทมเพลตด้านล่างมีช่องที่สามารถแทนที่ได้ เช่น [Name], [Role], [Team], [Buddy] และ [Project] เพื่อให้ผู้จัดการและเพื่อนร่วมงานปรับให้เหมาะกับแต่ละคนได้อย่างรวดเร็ว
วิธีเลือกข้อความต้อนรับเข้าทีมที่เหมาะสม
เลือกข้อความตามกลุ่มผู้รับและช่องทางก่อนแก้ไขถ้อยคำ ประกาศจากผู้บริหารควรกระชับและเน้นบทบาท ข้อความจากผู้จัดการโดยตรงควรอธิบายการสนับสนุนและลำดับความสำคัญในช่วงแรก ข้อความต้อนรับบน Slack อาจสั้นกว่าได้ แต่ควรบอกพนักงานใหม่ด้วยว่าควรเริ่มต้นจากที่ใด
| สถานการณ์ | โทนที่แนะนำ | ตัวอย่าง |
|---|---|---|
| ประกาศจากผู้บริหารหรือฝ่ายทรัพยากรบุคคล | เป็นทางการและชัดเจน | ยินดีต้อนรับ [Name] สู่ [Company] ในตำแหน่ง [Role] ประจำ [Team] |
| แชตทีมขนาดเล็ก | เป็นมิตรและเฉพาะเจาะจง | ยินดีต้อนรับ [Name] สอบถาม [Buddy] ได้เกี่ยวกับเอกสาร การประชุม และคำถามในสัปดาห์แรก |
| พนักงานที่ทำงานทางไกล | อบอุ่นและใช้งานได้จริง | ยินดีต้อนรับ [Name] จาก [Location] ลิงก์สำคัญของคุณคือ [Calendar], [Channel] และ [Doc] |
| ข้อความจากผู้จัดการ | ให้การสนับสนุนและเน้นบทบาท | ยินดีต้อนรับ [Name] สัปดาห์นี้มีไว้สำหรับทำความเข้าใจบริบท พบปะผู้คน และจัดลำดับความสำคัญในช่วงแรก |
| ข้อความบน Slack | สั้นและเป็นกันเอง | ยินดีต้อนรับ [Name] สู่ [Channel] แวะกล่าวทักทายในเธรดได้เลย |
สำหรับทีมที่กระจายตัวกันอยู่ ให้ส่งข้อความต้อนรับควบคู่กับแนวทางการทำงานร่วมกันที่ชัดเจน เวิร์กโฟลว์ เครื่องมือทำงานร่วมกันเป็นทีม ที่ครอบคลุมยิ่งขึ้นจะช่วยให้พนักงานใหม่เข้าใจว่าการประชุม การตัดสินใจ เอกสาร และงานต่าง ๆ อยู่ที่ใด
ข้อความต้อนรับเข้าทีมอย่างเป็นทางการ
ใช้ข้อความเหล่านี้สำหรับอีเมลจากฝ่ายทรัพยากรบุคคล ประกาศจากผู้บริหาร จดหมายข่าวบริษัท และการแนะนำตัวต่อลูกค้า
| # | ข้อความที่คัดลอกได้พร้อมช่อง | การใช้งานที่เหมาะสม |
|---|---|---|
| 1 | ยินดีต้อนรับสู่ [Company] นะ [Name] เรายินดีเป็นอย่างยิ่งที่คุณเข้าร่วม [Team] ในตำแหน่ง [Role] คนใหม่ ประสบการณ์ของคุณด้าน [Skill/Field] จะช่วยสนับสนุน [Goal] และเราตั้งตารอที่จะได้ร่วมงานกับคุณ | อีเมลถึงทั้งบริษัท |
| 2 | ขอเชิญทุกคนร่วมต้อนรับ [Name] สู่ [Company] [Name] จะทำหน้าที่เป็น [Role] ใน [Team] และจะทำงานร่วมกับ [Key teams] ในเรื่อง [Project/Responsibility] | ประกาศจากฝ่ายทรัพยากรบุคคล |
| 3 | [Name] ยินดีต้อนรับสู่ [Company] เราพร้อมสนับสนุนสัปดาห์แรกของคุณและช่วยให้คุณสร้างความสัมพันธ์ที่ดีกับผู้คนทั่วทั้ง [Team] และ [Department] | ข้อความจากผู้บริหาร |
| 4 | ยินดีต้อนรับเข้าร่วมทีม [Name] กำหนดการวันแรกของคุณประกอบด้วย [Orientation], [Manager meeting] และ [Team introduction] โปรดติดต่อ [Buddy] หากต้องการความช่วยเหลือ | อีเมลวันแรก |
| 5 | ยินดีต้อนรับสู่ทีม [Name] เราดีใจที่ได้เพิ่มมุมมองของคุณให้กับ [Department] และหวังว่างานที่นี่จะชัดเจน ได้รับการสนับสนุน และมีความหมายสำหรับคุณ | ข้อความต้อนรับจากผู้บริหาร |
| 6 | [Name] ยินดีต้อนรับสู่ [Team] ในฐานะ [Role] คุณจะช่วยให้เราปรับปรุง [Outcome] เราจะแชร์บริบท เอกสาร และลำดับความสำคัญแรกเริ่มระหว่าง [Meeting name] | ข้อความเฉพาะบทบาท |
| 7 | ยินดีต้อนรับ [Name] แหล่งข้อมูลสำหรับการเริ่มงานของคุณอยู่ที่ [Workspace/Folder] และการประชุมในสัปดาห์แรกอยู่ใน [Calendar] เรายินดีที่มีคุณร่วมทีม | อีเมลด้านนโยบาย |
| 8 | เรายินดีแนะนำ [Name] ซึ่งเข้าร่วม [Company] ในตำแหน่ง [Role] [Name] จะสนับสนุน [Client/Project] ร่วมกับ [Team lead] | การแนะนำตัวต่อลูกค้า |
| 9 | ยินดีต้อนรับสู่ [Department] นะ [Name] เราตั้งตารอที่จะได้เรียนรู้จากประสบการณ์ด้าน [Field] ของคุณ และช่วยให้คุณปรับตัวเข้ากับ [Team workflow] | ข้อความจากแผนก |
| 10 | ยินดีต้อนรับสู่ [Channel] นะ [Name] เราดีใจที่คุณเข้าร่วม [Team] ในตำแหน่ง [Role] ผู้ดูแลการเริ่มงานของคุณคือ [Buddy] และการซิงก์ครั้งแรกของคุณคือ [Date/Time] | Slack อย่างเป็นทางการ |
ข้อความต้อนรับเข้าทีมแบบเป็นกันเอง
ใช้ข้อความเหล่านี้เมื่อวัฒนธรรมทีมเป็นแบบไม่เป็นทางการ แต่คุณยังต้องการให้ข้อความมีประโยชน์
| # | ข้อความที่คัดลอกได้พร้อมช่อง | การใช้งานที่เหมาะสม |
|---|---|---|
| 11 | ยินดีต้อนรับสู่ทีม [Name] เราดีใจจริง ๆ ที่คุณมาอยู่ที่นี่ สัปดาห์แรกของคุณมีไว้เพื่อพบปะผู้คน ถามคำถาม และทำความคุ้นเคยกับ [Team rhythm] | อีเมลอบอุ่น |
| 12 | ขอต้อนรับ [Name] สมาชิกใหม่ในตำแหน่ง [Role] หากมีเวลาแวะมาทักทายกัน และแบ่งปัน [Fun fact] ของคุณใน [Channel] ได้เลย | แชตทีม |
| 13 | [Name] ยินดีต้อนรับ เราเตรียมที่นั่งให้คุณใน [Team ritual] เอกสารเริ่มต้นไว้ใน [Folder] และมีความอดทนมากมายสำหรับทุกคำถามในสัปดาห์แรก | ข้อความสำหรับทีมเล็ก |
| 14 | สวัสดี [Name] ฉันคือ [Buddy] เพื่อนช่วยเริ่มงานของคุณ ฉันจะช่วยคุณหาเอกสาร ผู้คน และบริบทต่าง ๆ ระหว่างที่คุณปรับตัวเข้ากับ [Team] | ข้อความจากเพื่อนช่วยเริ่มงาน |
| 15 | ยินดีต้อนรับ [Name] ฉันตื่นเต้นที่จะได้ทำงานกับคุณใน [Project] เราจะทำให้สัปดาห์แรกไม่หนักเกินไป มีประโยชน์ และเต็มไปด้วยบริบท | ข้อความจากผู้จัดการแบบไม่เป็นทางการ |
| 16 | ทุกคน มารู้จัก [Name] กัน [Name] เข้าร่วมทีมในตำแหน่ง [Role] และจะรับผิดชอบใกล้ชิดกับ [Area] ฝากทุกคนทักทายอย่างอบอุ่นด้วย | เธรดแนะนำตัว |
| 17 | [Name] ยินดีต้อนรับสู่ [Company] เราขอบคุณที่คุณเลือกมาสร้างสิ่งต่าง ๆ ไปกับเรา และแทบรอไม่ไหวที่จะได้เห็นสิ่งที่คุณนำมาสู่ [Team] | การ์ดต้อนรับ |
| 18 | ยินดีต้อนรับ [Name] โปรเจกต์แรกของคุณคือ [Project] แต่สิ่งสำคัญอันดับแรกนั้นง่ายมาก: เรียนรู้จักผู้คน ผลิตภัณฑ์ และแหล่งที่เก็บการตัดสินใจต่าง ๆ | โปรเจกต์แรก |
| 19 | ดีใจมากที่คุณมาอยู่ที่นี่นะ [Name] เราจะแนะนำคุณให้รู้จัก [Team] แชร์ข้อมูลพื้นฐาน และดูแลให้แน่ใจว่าคุณรู้ว่าจะขอความช่วยเหลือได้ที่ไหน | อีเมลแบบไม่เป็นทางการ |
| 20 | โปรดร่วมต้อนรับ [Name] สู่ [Company] [Name] นำ [Experience] มาด้วย และจะช่วยให้เราเดินหน้า [Goal] | โพสต์ฉลอง |
ข้อความต้อนรับสำหรับพนักงานที่ทำงานทางไกล
ข้อความต้อนรับสำหรับการทำงานทางไกลควรทำมากกว่าแค่ฟังดูอบอุ่น ควรลดความไม่แน่นอนด้วยการระบุลิงก์แรก ๆ การประชุม ความคาดหวังเรื่องเขตเวลา และผู้ติดต่อเพื่อขอความช่วยเหลือ
| # | ข้อความที่คัดลอกได้พร้อมช่อง | การใช้งานที่เหมาะสม |
|---|---|---|
| 21 | ยินดีต้อนรับสู่ทีมทางไกลนะ [Name] ลิงก์แรกของคุณคือ [Calendar], [Chat channel] และ [Onboarding doc] [Buddy] จะช่วยคุณจัดการเรื่องเขตเวลาและการประชุม | วันแรกของการทำงานทางไกล |
| 22 | [Name] ยินดีต้อนรับจาก [Location] เราทำงานครอบคลุม [Time zones] ดังนั้นเราจะบันทึกการตัดสินใจไว้เป็นเอกสาร และทำให้แน่ใจว่าคุณรู้ว่างานใดจัดการแบบไม่ต้องทำพร้อมกันได้ | ข้อความเกี่ยวกับหลายเขตเวลา |
| 23 | ยินดีต้อนรับ [Name] สัปดาห์แรกของคุณประกอบด้วยการแนะนำตัวผ่านวิดีโอสั้น ๆ การอ่านแบบไม่ต้องทำพร้อมกัน และการเช็กอินสดหนึ่งครั้งกับ [Manager] เพื่อที่คุณจะได้ไม่ต้องทำความเข้าใจทุกอย่างด้วยตัวเอง | ผู้จัดการทีมทางไกล |
| 24 | สวัสดี [Name] ยินดีต้อนรับสู่ [Channel] หากสะดวก โปรดบอกเวลาทำงานและสรรพนามที่คุณใช้ และส่งข้อความหา [Buddy] หากมีสิ่งใดไม่ชัดเจน | Slack สำหรับการทำงานทางไกล |
| 25 | ยินดีต้อนรับ [Name] ไม่ว่าคุณจะเข้าร่วมจาก [Home office/City] หรือแวะมาที่ [Office] เราจะเก็บบันทึกการเริ่มงานไว้ใน [Workspace] เพื่อให้คุณกลับมาดูได้ทุกเมื่อ | ทีมแบบไฮบริด |
| 26 | [Name] ยินดีต้อนรับสู่ [Team] โปรดเพิ่มแนะนำตัวสั้น ๆ ลงใน [Thread/Doc] แล้วเราจะตอบกลับพร้อมรายชื่อผู้คน โปรเจกต์ และช่องทางที่เป็นประโยชน์ที่สุดสำหรับบทบาทของคุณ | การแนะนำตัวแบบไม่ต้องทำพร้อมกัน |
| 27 | ยินดีต้อนรับ [Name] ฉันอยู่ที่ [Team/Location] และยินดีตอบคำถามเชิงปฏิบัติเกี่ยวกับการประชุม เอกสาร และวิธีที่เราตัดสินใจเมื่อทำงานทางไกล | เพื่อนร่วมงานทางไกล |
| 28 | ยินดีต้อนรับสู่ [Company] นะ [Name] รายการตรวจสอบการตั้งค่าของคุณอยู่ที่ [Link] คำขอเข้าถึงต่าง ๆ อยู่ภายใต้การดูแลของ [Owner] และการคุยกับทีมครั้งแรกของคุณคือ [Date/Time] | อีเมลเริ่มงานทางไกล |
| 29 | [Name] ยินดีต้อนรับสู่ทีมระดับโลกของเรา เราจะบันทึกการตัดสินใจสำคัญ ผู้รับผิดชอบ และขั้นตอนถัดไป เพื่อให้คุณประสานงานได้ทั่วทุกเขตเวลา | ข้อความสำหรับทีมระดับโลก |
| 30 | ยินดีต้อนรับ [Name] เราดีใจที่คุณเข้าร่วมจาก [Location] และจะดูแลให้สัปดาห์แรกของคุณมีบริบท ผู้ติดต่อ และขั้นตอนถัดไปที่ชัดเจน | ข้อความต้อนรับสั้นสำหรับการทำงานทางไกล |
ข้อความต้อนรับจากผู้จัดการ
ข้อความจากผู้จัดการควรทำให้สัปดาห์แรกรู้สึกมีโครงสร้าง ควรบอกว่าสุดท้ายแล้วพนักงานจะรับผิดชอบอะไร สิ่งที่ควรเรียนรู้ก่อน และใครจะช่วยพวกเขาได้
| # | ข้อความที่คัดลอกได้พร้อมช่องกรอกข้อมูล | เหมาะสำหรับ |
|---|---|---|
| 31 | ยินดีต้อนรับสู่ [Team], [Name] ฉันคือ [Manager] และบทบาทของฉันในสัปดาห์นี้คือให้บริบทแก่คุณ ขจัดอุปสรรค และช่วยให้คุณเข้าใจว่าความสำเร็จใน [Role] มีหน้าตาเป็นอย่างไร | อีเมลจากผู้จัดการ |
| 32 | [Name] ยินดีต้อนรับ ในสัปดาห์แรก เราจะมุ่งเน้นที่ [Context], [People] และ [Tools] เราจะกำหนดเป้าหมายแรกหลังจากคุณมีข้อมูลพื้นฐานที่จำเป็นแล้ว | บันทึกความคาดหวัง |
| 33 | ยินดีต้อนรับ [Name] ฉันนัดการพูดคุยแบบตัวต่อตัวครั้งแรกของเราไว้ในวันที่ [Date] เตรียมคำถามเกี่ยวกับลำดับความสำคัญ รูปแบบการสื่อสาร หรือวิธีการตัดสินใจมาได้เลย | คำเชิญพูดคุยแบบตัวต่อตัว |
| 34 | [Name] ยินดีต้อนรับสู่ [Team] สิ่งสำคัญอันดับแรกของคุณคือการเรียนรู้ [Workflow/Customer/Product area] ไม่ใช่การต้องมีคำตอบทั้งหมดตั้งแต่วันแรก | สิ่งสำคัญอันดับแรก |
| 35 | ยินดีต้อนรับ [Name] ฉันอยากให้การเริ่มงานของคุณมีโครงสร้างและเป็นมิตร ดังนั้นเราจะจับคู่การประชุมแต่ละครั้งกับบันทึกเป็นลายลักษณ์อักษรและขั้นตอนถัดไปที่ชัดเจน | บันทึกเชิงสนับสนุน |
| 36 | [Name] ยินดีต้อนรับ คุณจะรับผิดชอบ [Responsibility] เมื่อเวลาผ่านไป และ [Person/Team] จะทำงานร่วมกับคุณในเรื่อง [Adjacent area] เราจะยืนยันขอบเขตความรับผิดชอบร่วมกันในสัปดาห์นี้ | ความชัดเจนของบทบาท |
| 37 | ยินดีต้อนรับ [Name] เนื่องจากคุณเข้าร่วมงานจากระยะไกล ฉันจะแชร์สรุปรายวันเกี่ยวกับการตัดสินใจ ผู้ติดต่อ และงานต่าง ๆ จนกว่าขั้นตอนการทำงานจะคุ้นเคย | ผู้จัดการดูแลพนักงานระยะไกล |
| 38 | [Name] ยินดีต้อนรับสู่ [Company] ฉันยินดีที่จะเรียนรู้ว่าคุณใช้แนวทางใดกับ [Skill] และช่วยให้คุณเติบโตไปสู่ [Development goal] | ข้อความเกี่ยวกับการเติบโต |
| 39 | ยินดีต้อนรับอีกครั้ง [Name] ภายในวันศุกร์ เราควรมีข้อมูลการเข้าถึง แผนผังทีม โครงการแรก และคำถามที่ยังเปิดอยู่ของคุณบันทึกไว้ใน [Workspace] | สรุปสัปดาห์แรก |
| 40 | ยินดีต้อนรับสู่ [Team], [Name] ฉันดีใจมากที่คุณมาร่วมงานกับเรา การประชุมแรกของคุณคือ [Meeting] และเพื่อนคู่หูช่วงเริ่มงานของคุณคือ [Buddy] | Slack จากผู้จัดการ |
ข้อความต้อนรับจากเพื่อนร่วมงาน
ข้อความจากเพื่อนร่วมงานจะได้ผลดีที่สุดเมื่อระบุผู้ติดต่อที่ชัดเจน พนักงานใหม่ไม่จำเป็นต้องรู้ทุกรายละเอียดตั้งแต่วันแรก แต่ต้องการชื่อ บริบท และการได้รับอนุญาตให้ถาม
| # | ข้อความที่คัดลอกได้พร้อมช่องกรอกข้อมูล | เหมาะสำหรับ |
|---|---|---|
| 41 | ยินดีต้อนรับสู่ทีม [Name] ฉันคือ [Your name] จาก [Function] ฉันทำงานด้าน [Area] ดังนั้นมาหาฉันได้เมื่อมี [Question type] | การต้อนรับจากเพื่อนร่วมงาน |
| 42 | สวัสดี [Name] ยินดีต้อนรับ เราน่าจะได้ทำงานร่วมกันใน [Project] ฉันช่วยให้บริบทเกี่ยวกับ [Process/Customer/System] ได้ | เพื่อนร่วมโครงการ |
| 43 | ยินดีต้อนรับ [Name] ดีใจที่คุณมาอยู่ที่นี่ ฉันจะส่งเอกสารที่ฉันอยากมีตั้งแต่วันแรกให้ ได้แก่ [Doc 1], [Doc 2] และ [Channel] | ทักทายแบบเป็นกันเอง |
| 44 | [Name] ยินดีต้อนรับสู่ [Company] ฉันยินดีนัดคุยกันสั้น ๆ พร้อมกาแฟและอธิบายว่า [Team] ทำงานในแต่ละวันอย่างไร | คำเชิญรับประทานอาหารกลางวัน/พูดคุย |
| 45 | ยินดีต้อนรับ [Name] ฉันอยู่ใน [Department] และทีมของเราเชื่อมโยงกันผ่าน [Workflow] หวังว่าจะได้ร่วมงานกับคุณ | การทำงานข้ามสายงาน |
| 46 | ยินดีต้อนรับ [Name] ช่วงสัปดาห์แรกมีหลายอย่างให้เรียนรู้ ดังนั้นถามฉันได้ทุกเรื่องเกี่ยวกับ [Tool], [Meeting] หรือ [Team habit] | น้ำเสียงแบบพี่เลี้ยง |
| 47 | สวัสดี [Name] ยินดีต้อนรับสู่ [Team] ฉันดูแล [Task] และคุณน่าจะได้ทำ [Related task] ดังนั้นฉันจะแชร์กระบวนการปัจจุบันให้คุณ | ความรับผิดชอบร่วมกัน |
| 48 | ยินดีต้อนรับ [Name] ฉันอยู่ที่ [Location] ฉันช่วยให้คุณเข้าใจแนวทางการทำงานแบบไม่พร้อมกันของเราและการประชุมใดที่สำคัญจริง ๆ ได้ | เพื่อนร่วมงานระยะไกล |
| 49 | [Name] ยินดีต้อนรับ สัปดาห์นี้คุณจะได้ยินคำย่อมากมาย ถามได้อย่างอิสระ เราทุกคนต่างก็ต้องใช้คำศัพท์อธิบายตอนเริ่มต้น | ข้อความให้กำลังใจ |
| 50 | ยินดีต้อนรับสู่ [Team], [Name] ดีใจที่คุณมาอยู่ที่นี่ และหวังว่าจะได้ทำงานร่วมกันใน [Project/Goal] | ข้อความสั้นจากเพื่อนร่วมงาน |
ข้อความต้อนรับใน Slack
ข้อความใน Slack ควรสั้นพอสำหรับช่อง แต่เฉพาะเจาะจงพอที่จะไม่กลายเป็นเพียงคำชื่นชมแบบทั่วไป เพิ่มบทบาท ทีม เพื่อนคู่หู และขั้นตอนถัดไปที่ทำได้จริงหนึ่งอย่าง
| # | ข้อความที่คัดลอกได้พร้อมช่องกรอกข้อมูล | เหมาะสำหรับ |
|---|---|---|
| 51 | ยินดีต้อนรับ [Name] สู่ [Team] [Name] เข้าร่วมทีมในตำแหน่ง [Role] และจะทำงานด้าน [Area] ฝากทักทายในเธรดด้วย | ประกาศ |
| 52 | สวัสดี [Channel] มาพบกับ [Name] กัน พวกเขาเข้าร่วมทีมจาก [Location] และจะทำงานร่วมกับเราใน [Project] ยินดีต้อนรับ [Name] | แนะนำตัวในช่อง |
| 53 | ขอต้อนรับ [Name] ที่จะเข้าร่วมงานจากระยะไกลจาก [Location] ลิงก์สำหรับสัปดาห์แรกอยู่ใน [Doc] และ [Buddy] คือผู้ติดต่อหลักสำหรับคำถามเกี่ยวกับการตั้งค่า | แนะนำพนักงานระยะไกล |
| 54 | ยินดีต้อนรับ [Name] คำถามแนะนำตัวสั้น ๆ: ของว่างระหว่างทำงาน เพลย์ลิสต์ปัจจุบัน หรือเครื่องมือหนึ่งอย่างที่คุณขาดไม่ได้คืออะไร | คำถามสนุก ๆ |
| 55 | ยินดีต้อนรับ [Name] ในฐานะ [Role] คนใหม่ของเรา สัปดาห์นี้เราจะมุ่งเน้นที่บริบท การแนะนำตัว และลำดับความสำคัญแรก | Slack จากผู้จัดการ |
| 56 | ยินดีต้อนรับ [Name] สู่ [Project channel] เราจะแชร์การตัดสินใจปัจจุบัน อุปสรรค และผู้รับผิดชอบไว้ใน [Doc/Thread] เพื่อให้คุณปรับตัวได้อย่างรวดเร็ว | ช่องโครงการ |
| 57 | ยินดีต้อนรับสู่ทีม [Name] เราดีใจที่คุณมาอยู่ที่นี่ | Slack สั้น ๆ |
| 58 | ยินดีต้อนรับ [Name] [Buddy] จะช่วยตอบคำถามเกี่ยวกับการเริ่มงาน และ [Manager] จะดูแลลำดับความสำคัญในสัปดาห์แรก | แท็กเพื่อนคู่หู |
| 59 | ยินดีต้อนรับ [Name] เมื่อพร้อมแล้ว ฝากทักทายสั้น ๆ และบอกสิ่งหนึ่งที่คุณชอบทำนอกเวลางานได้ตามต้องการ | ช่องวัฒนธรรมองค์กร |
| 60 | ยินดีต้อนรับ [Name] คำขอสิทธิ์การเข้าถึง เอกสารของทีม และการประชุมในสัปดาห์แรกติดตามอยู่ใน [Onboarding workspace] | บันทึกการดำเนินงาน |
ตารางการประชุมสัปดาห์แรกสำหรับพนักงานใหม่
ข้อความต้อนรับจะมีประสิทธิภาพมากขึ้นเมื่อชี้ไปยังเส้นทางการเริ่มงานที่ชัดเจน ใช้ตารางสัปดาห์แรกนี้เพื่อเปลี่ยนคำทักทายให้เป็นบริบท ความสัมพันธ์ และขั้นตอนถัดไป
| วัน | การประชุมหรืองาน | วัตถุประสงค์ | ผลลัพธ์ที่ต้องบันทึก |
|---|---|---|---|
| วันที่ 1 | การต้อนรับจากผู้จัดการและการปฐมนิเทศโดยฝ่ายทรัพยากรบุคคล | ยืนยันบทบาท สิทธิ์การเข้าถึง ตารางเวลา และความคาดหวังสำหรับสัปดาห์แรก | บันทึกบทบาท รายการสิทธิ์การเข้าถึง คำถามที่ยังเปิดอยู่ |
| วันที่ 2 | การประชุมแนะนำทีม | ทำแผนผังว่าใครรับผิดชอบอะไร และพนักงานใหม่ควรขอความช่วยเหลือจากที่ใด | แผนผังทีม รายชื่อผู้ติดต่อ รายชื่อช่อง |
| วันที่ 3 | การแนะนำผลิตภัณฑ์ ลูกค้า หรือขั้นตอนการทำงาน | อธิบายบริบทของงานจริงที่อยู่เบื้องหลังบทบาท | อภิธานศัพท์ บันทึกกระบวนการ ลิงก์แหล่งข้อมูล |
| วันที่ 4 | การบรรยายสรุปโครงการแรก | เปลี่ยนการเริ่มงานให้เป็นงานแรกที่จัดการได้ | บันทึกการตัดสินใจ ผู้รับผิดชอบ กำหนดเวลา |
| วันที่ 5 | สรุปสัปดาห์แรก | ทบทวนสิ่งที่ชัดเจน สิ่งที่ติดขัด และสิ่งที่จะเกิดขึ้นต่อไป | รายการดำเนินการ การประชุมครั้งถัดไป อีเมลติดตามผล |
หากการประชุมเริ่มงานจัดขึ้นแบบสด HiNoter สามารถช่วยให้ทีมเก็บบันทึกที่ใช้งานได้ในระยะยาวได้ หลังจากการโทรแนะนำตัวที่ได้รับอนุญาต บันทึกการประชุมด้วย AI สามารถบันทึกสรุป บทบาท คำถาม และรายการดำเนินการ เพื่อให้พนักงานใหม่ไม่ต้องพึ่งพาความจำ
เทมเพลตแนะนำทีม
ใช้เทมเพลตแนะนำทีมนี้หลังจากข้อความต้อนรับแรก โดยเฉพาะสำหรับพนักงานที่ทำงานระยะไกลหรือทำงานข้ามสายงาน
หัวข้อ: ยินดีต้อนรับ [Name] สู่ [Team]
สวัสดีทีม,
โปรดต้อนรับ [Name] ซึ่งเข้าร่วมงานในตำแหน่ง [Role] ตั้งแต่วันที่ [Start date]
[Name] จะทำงานด้าน [Primary responsibility] และทำงานร่วมกันอย่างใกล้ชิดกับ [Teams/People]
ในสัปดาห์แรก [Name] จะได้พบกับ [Manager], [Buddy] และ [Key stakeholders]
โปรดแชร์บริบทที่เป็นประโยชน์ใน [Channel/Doc] และเพิ่ม [Name] ในการสนทนาเกี่ยวกับ [Project/Workflow]
ยินดีต้อนรับ [Name] เราดีใจที่จะได้ร่วมงานกับคุณ
สำหรับการโทรเริ่มงานที่ยาวขึ้น ให้นำโครงสร้างจากอีเมลสรุปการประชุมมาใช้ซ้ำ ได้แก่ วาระการประชุม การตัดสินใจ ผู้รับผิดชอบ กำหนดเวลา ความเสี่ยง และขั้นตอนถัดไป วิธีนี้ช่วยให้ข้อความต้อนรับไม่แยกขาดจากงานจริง
เช็กลิสต์บันทึกความรู้สำหรับการเริ่มงาน
ช่องว่างที่ใหญ่ที่สุดในการเริ่มงานไม่ได้อยู่ที่ข้อความต้อนรับเอง แต่อยู่ที่การสูญเสียบริบทหลังการโทร แชต และคำขอตั้งค่าต่าง ๆ ให้บันทึกรายการต่อไปนี้ไว้ในพื้นที่ทำงานที่ใช้ร่วมกันแห่งเดียว
| บันทึก | เหตุผลที่สำคัญ | ผู้รับผิดชอบ |
|---|---|---|
| ขอบเขตของบทบาท | ช่วยป้องกันไม่ให้พนักงานใหม่ต้องคาดเดาว่าตนเองรับผิดชอบอะไร | [ผู้จัดการ] |
| รายชื่อติดต่อในทีม | แสดงว่าใครดูแลเครื่องมือ การอนุมัติ ลูกค้า และการยกระดับปัญหา | [บัดดี้/หัวหน้าทีม] |
| การตัดสินใจในสัปดาห์แรก | ช่วยไม่ให้คำมั่นสัญญาในการเริ่มงานหายไปหลังการโทรแบบสด | [ผู้จัดการประชุม] |
| การเข้าถึงและเครื่องมือ | เปลี่ยนอุปสรรคในการตั้งค่าให้เป็นงานที่มองเห็นได้ | [ไอที/ฝ่ายปฏิบัติการ] |
| คำถามที่ยังเปิดอยู่ | มอบพื้นที่ที่ปลอดภัยให้พนักงานทางไกลถามคำถามโดยไม่ต้องพูดซ้ำ | [พนักงานใหม่/บัดดี้] |
| ขั้นตอนถัดไป | เปลี่ยนพลังจากการต้อนรับให้เป็นความคืบหน้าที่เป็นรูปธรรม | [ผู้จัดการ] |
ฐานความรู้การประชุม ที่ใช้ร่วมกันช่วยให้พนักงานใหม่มีพื้นที่สำหรับค้นหาการโทรเกี่ยวกับการเริ่มงานครั้งก่อน การแนะนำสมาชิกในทีม และการบรรยายสรุปโครงการ HiNoter สามารถจัดระเบียบบันทึกการประชุมที่ได้รับอนุญาตและซิงค์ส่วนที่เป็นประโยชน์ไปยัง Notion หรือ Google Docs เพื่อไม่ให้ข้อมูลการเริ่มงานติดอยู่ในแชต
สิ่งที่ไม่ควรพูดในข้อความต้อนรับ
- อย่าให้คำมั่นสัญญามากเกินไป หลีกเลี่ยงวลีอย่าง "ทุกคนพร้อมให้ความช่วยเหลือเสมอ" หากทีมทำงานข้ามเขตเวลา
- อย่าพูดกำกวม "ยินดีที่คุณมาร่วมทีม" เป็นคำพูดที่อบอุ่น แต่ควรจับคู่กับบทบาท ผู้ติดต่อ หรือขั้นตอนถัดไป
- อย่าบังคับให้เปิดเผยรายละเอียดส่วนตัว คำถามแนะนำตัวแบบสมัครใจดีกว่าการบังคับให้บอกข้อเท็จจริงสนุก ๆ
- อย่าซ่อนข้อมูลด้านการจัดการ รายละเอียดเกี่ยวกับการเข้าถึง ปฏิทิน บัดดี้ และการประชุมครั้งแรกควรค้นหาได้ง่าย
- อย่าให้พนักงานใหม่ต้องถอดความคำย่อ เพิ่มอภิธานศัพท์หรือลิงก์ไปยังบันทึกการเริ่มงานที่ใช้ร่วมกัน
คำถามที่พบบ่อย
ข้อความต้อนรับเข้าทีมควรมีอะไรบ้าง?
ควรมีชื่อพนักงาน บทบาท ทีม บริบทเกี่ยวกับการเริ่มงาน ประโยคที่อบอุ่น และขั้นตอนถัดไปที่เป็นประโยชน์หนึ่งอย่าง เช่น การพบกับบัดดี้ การตรวจสอบปฏิทิน หรือการเข้าร่วมช่องของทีม
คุณจะต้อนรับพนักงานใหม่ที่ทำงานทางไกลอย่างไร?
ต้อนรับพนักงานทางไกลด้วยความอบอุ่นและข้อมูลด้านการจัดการ ได้แก่ ลิงก์สำคัญของพวกเขา ความคาดหวังเกี่ยวกับเวลาทำงาน บัดดี้สำหรับการเริ่มงาน การประชุมครั้งแรก และช่องทางสำหรับถามคำถามแบบไม่จำเป็นต้องตอบทันที
ข้อความต้อนรับเข้าทีมแบบสั้นคืออะไร?
เวอร์ชันสั้นอาจเป็น: "ยินดีต้อนรับสู่ [ทีม] [ชื่อ] เราดีใจที่คุณมาร่วมทีมในตำแหน่ง [บทบาท] และ [บัดดี้] จะช่วยให้คุณเริ่มต้นได้ในสัปดาห์นี้"
ผู้จัดการหรือเพื่อนร่วมงานควรส่งข้อความต้อนรับ?
ทั้งสองฝ่ายส่งได้ ผู้จัดการควรส่งข้อความอย่างเป็นทางการเกี่ยวกับบทบาทและสัปดาห์แรก ส่วนเพื่อนร่วมงานควรส่งข้อความที่เป็นกันเองกว่า ซึ่งเสนอความช่วยเหลือ อธิบายแนวปฏิบัติของทีม หรือแนะนำบริบทของโครงการ
เทมเพลตแนะนำทีมควรมีอะไรบ้าง?
ควรมีบทบาทของพนักงานใหม่ วันที่เริ่มงาน ความรับผิดชอบหลัก ผู้ร่วมงานที่ใกล้ชิด การประชุมในสัปดาห์แรก และพื้นที่ที่ใช้ร่วมกันซึ่งทุกคนควรเพิ่มบริบทที่เป็นประโยชน์
HiNoter ช่วยเรื่องการประชุมเริ่มงานได้อย่างไร?
HiNoter สามารถบันทึกการประชุมเริ่มงานที่ได้รับอนุญาต สร้างสรุป ดึงรายการสิ่งที่ต้องดำเนินการ จัดระเบียบบทบาทและรายชื่อติดต่อ และซิงค์บันทึกไปยังพื้นที่ทำงานที่ใช้ร่วมกัน ข้อความต้อนรับยังคงความเป็นมนุษย์ ส่วนบันทึกการประชุมจะค้นหาได้