以員工姓名稱呼、說明其職務、營造溫暖的語氣，並提供一個實用的下一步。內容要具體、包容且實際：他們會見到誰、可以在哪裡提問，以及首先會發生什麼事。
當你需要一則聽起來真誠、符合溝通管道，且能在第一次問候之外支援入職流程的歡迎訊息時，請使用此頁面。以下範本包含 [Name]、 [Role]、 [Team]、 [Buddy] 和 [Project] 等可替換欄位，方便主管與同事快速個人化使用。
如何選擇合適的歡迎加入團隊訊息
在編輯文字前，先依受眾與溝通管道選擇訊息。主管公告應簡潔並聚焦職務。直屬主管的訊息應說明支援方式與初期優先事項。Slack 歡迎訊息可以更短，但仍應告訴新進員工從哪裡開始。
| 情境 | 建議語氣 | 範例 |
|---|---|---|
| 主管或人資公告 | 正式且清楚 | 歡迎 [Name] 以 [Role] 身分加入 [Company] 的 [Team]。 |
| 小型團隊聊天 | 友善且具體 | 歡迎 [Name]。如有文件、會議及第一週相關問題，請詢問 [Buddy]。 |
| 遠端員工 | 溫暖且實用 | 歡迎來自 [Location] 的 [Name]。重要連結包括 [Calendar]、[Channel] 和 [Doc]。 |
| 主管訊息 | 支持且聚焦職務 | 歡迎 [Name]。這週將著重於了解背景、認識夥伴及初期優先事項。 |
| Slack 訊息 | 簡短且具社交性 | 歡迎 [Name] 加入 [Channel]。請在討論串中打聲招呼。 |
對於分散式團隊，請將歡迎訊息與明確的協作習慣搭配使用。更完整的 團隊協作工具 工作流程，有助於新進員工了解會議、決策、文件和任務存放在哪裡。
正式的歡迎加入團隊訊息
適用於人資電子郵件、領導層公告、公司電子報及面向客戶的介紹。
| # | 含欄位的可複製訊息 | 最佳用途 |
|---|---|---|
| 1 | 歡迎來到 [Company]，[Name]。我們很高興你加入 [Team]，擔任我們的新任 [Role]。你在 [Skill/Field] 方面的經驗將有助於實現 [Goal]，我們期待與你共事。 | 全公司電子郵件 |
| 2 | 請與我們一起歡迎 [Name] 加入 [Company]。[Name] 將在 [Team] 擔任 [Role]，並與 [Key teams] 一同負責 [Project/Responsibility]。 | 人資公告 |
| 3 | [Name]，歡迎來到 [Company]。我們很樂意支援你的第一週，並協助你在 [Team] 與 [Department] 間建立良好的人際連結。 | 領導層訊息 |
| 4 | 歡迎加入，[Name]。你第一天的行程包括 [Orientation]、[Manager meeting] 和 [Team introduction]。如有任何需要，請聯絡 [Buddy]。 | 第一天電子郵件 |
| 5 | 歡迎加入團隊，[Name]。我們很高興在 [Department] 中加入你的觀點，也希望你在這裡的工作清楚、獲得支援且富有意義。 | 主管歡迎訊息 |
| 6 | [Name]，歡迎加入 [Team]。身為 [Role]，你將協助我們改善 [Outcome]。我們會在 [Meeting name] 中分享背景資訊、文件及初期優先事項。 | 職務專屬訊息 |
| 7 | 歡迎，[Name]。你的入職資源位於 [Workspace/Folder]，第一週的會議已列在 [Calendar] 中。我們很高興你加入我們。 | 政策電子郵件 |
| 8 | 我們很高興介紹 [Name]，他／她已加入 [Company] 擔任 [Role]。[Name] 將與 [Team lead] 一起支援 [Client/Project]。 | 面向客戶的介紹 |
| 9 | 歡迎來到 [Department]，[Name]。我們期待向你在 [Field] 方面的背景學習，並協助你熟悉 [Team workflow]。 | 部門訊息 |
| 10 | 歡迎來到 [Channel]，[Name]。很高興你以 [Role] 身分加入 [Team]。你的入職負責人是 [Buddy]，第一次同步會議時間為 [Date/Time]。 | 正式 Slack 訊息 |
友善的歡迎加入團隊訊息
當團隊文化較為輕鬆，但你仍希望訊息具有實用性時，請使用這些範本。
| # | 含欄位的可複製訊息 | 最佳用途 |
|---|---|---|
| 11 | 歡迎加入團隊，[Name]。我們真的很高興你來到這裡。你的第一週將著重於認識夥伴、提出問題，以及熟悉 [Team rhythm]。 | 溫暖的電子郵件 |
| 12 | 熱烈歡迎 [Name]，我們的新任 [Role]。有空時請打聲招呼，也歡迎在 [Channel] 分享你最喜歡的 [Fun fact]。 | 團隊聊天 |
| 13 | [Name]，歡迎加入。我們已在 [Team ritual] 為你留好位置、在 [Folder] 準備好入門文件，也會耐心回答你第一週的每個問題。 | 小型團隊訊息 |
| 14 | 嗨 [Name]，歡迎你。我是 [Buddy]，你的入職夥伴。在你熟悉 [Team] 的期間，我會協助你找到文件、認識夥伴並了解背景。 | 夥伴訊息 |
| 15 | 歡迎，[Name]。我很期待與你一起進行 [Project]。我們會讓第一週輕鬆、實用且充滿背景資訊。 | 輕鬆的主管訊息 |
| 16 | 大家好，請認識 [Name]。[Name] 將以 [Role] 身分加入我們，主要負責 [Area]。請給他／她熱情的問候。 | 介紹討論串 |
| 17 | [Name]，歡迎來到 [Company]。感謝你選擇與我們一起創造，我們迫不及待想看看你能為 [Team] 帶來什麼。 | 歡迎卡片 |
| 18 | 歡迎，[Name]。你的第一個專案是 [Project]，但第一要務很簡單：了解團隊成員、產品，以及決策所在之處。 | 第一個專案 |
| 19 | 很高興你來到這裡，[Name]。我們會介紹你認識 [Team]、分享基本資訊，並確保你知道在哪裡尋求協助。 | 非正式電子郵件 |
| 20 | 請歡迎 [Name] 加入 [Company]。[Name] 帶來了 [Experience]，並將協助我們推進 [Goal]。 | 慶祝貼文 |
給遠端員工的歡迎訊息
給遠端員工的歡迎訊息不應只營造溫暖感。它應透過說明第一批連結、會議、時區安排及支援聯絡人，來降低不確定性。
| # | 含欄位的可複製訊息 | 最佳用途 |
|---|---|---|
| 21 | 歡迎加入遠端團隊，[Name]。你的第一批連結是 [Calendar]、[Chat channel] 和 [Onboarding doc]。[Buddy] 將協助你適應時區與會議安排。 | 遠端第一天 |
| 22 | [Name]，歡迎你從 [Location] 加入我們。我們跨越 [Time zones] 協作，因此會記錄決策，並確保你了解哪些事情可以非同步處理。 | 跨時區訊息 |
| 23 | 歡迎，[Name]。你的第一週包括簡短的視訊介紹、非同步閱讀，以及與 [Manager] 的一次即時交流，讓你不必獨自解讀所有資訊。 | 遠端主管訊息 |
| 24 | 嗨 [Name]，歡迎來到 [Channel]。如果你願意，請分享你的工作時間與代名詞；如有任何不清楚的地方，請聯絡 [Buddy]。 | 遠端 Slack |
| 25 | 歡迎，[Name]。無論你是從 [Home office/City] 加入，還是造訪 [Office]，我們都會將入職筆記保存在 [Workspace]，方便你隨時回顧。 | 混合型團隊 |
| 26 | [Name]，歡迎加入 [Team]。請在 [Thread/Doc] 中簡短自我介紹，我們會回覆對你的職務最有用的人員、專案及頻道。 | 非同步介紹 |
| 27 | 歡迎，[Name]。我在 [Team/Location]，很樂意回答你關於會議、文件，以及我們如何進行遠端決策的實務問題。 | 遠端同事 |
| 28 | 歡迎來到 [Company]，[Name]。你的設定檢查清單位於 [Link]，存取權限申請由 [Owner] 負責，你第一次的團隊通話時間為 [Date/Time]。 | 遠端入職電子郵件 |
| 29 | [Name]，歡迎加入我們的全球團隊。我們會記錄重要決策、負責人及下一步，讓你能跨時區保持同步。 | 全球團隊訊息 |
| 30 | 歡迎，[Name]。很高興你從 [Location] 加入我們，我們會確保你的第一週擁有清楚的背景資訊、聯絡人及下一步。 | 簡短遠端歡迎訊息 |
主管歡迎訊息
主管訊息應讓第一週感覺井然有序。內容應說明員工日後負責的事項、首先應學習的內容，以及誰會協助他們。
| # | 可複製的含欄位訊息 | 最佳用途 |
|---|---|---|
| 31 | 歡迎加入 [Team]，[Name]。我是 [Manager]，這週我的職責是提供背景資訊、排除阻礙，並協助你了解在 [Role] 中成功的樣子。 | 經理電子郵件 |
| 32 | [Name]，歡迎你。第一週我們會專注於 [Context]、[People] 和 [Tools]。等你具備所需背景後，我們會設定第一批目標。 | 期望說明 |
| 33 | 歡迎你，[Name]。我已安排我們在 [Date] 進行第一次一對一會談。請帶上任何關於優先事項、溝通風格或決策方式的問題。 | 一對一邀請 |
| 34 | [Name]，歡迎加入 [Team]。你的第一項優先事項是了解 [Workflow/Customer/Product area]，而不是第一天就掌握所有答案。 | 第一項優先事項 |
| 35 | 歡迎加入，[Name]。我希望你的入職流程既有條理又有人情味，因此我們會為每場會議搭配書面筆記和清楚的後續步驟。 | 支持性說明 |
| 36 | [Name]，歡迎你。你將逐步負責 [Responsibility]，而 [Person/Team] 會與你合作處理 [Adjacent area]。這週我們會一起確認職責界線。 | 職責清晰度 |
| 37 | 歡迎你，[Name]。由於你是遠端加入，我會每天分享決策、聯絡人和任務摘要，直到你熟悉整個工作流程為止。 | 遠端經理 |
| 38 | [Name]，歡迎加入 [Company]。我很期待了解你處理 [Skill] 的方式，並協助你朝 [Development goal] 成長。 | 成長訊息 |
| 39 | 再次歡迎你，[Name]。到週五時，我們應該已將你的存取權限、團隊架構、第一個專案和待解問題記錄在 [Workspace] 中。 | 第一週總結 |
| 40 | 歡迎加入 [Team]，[Name]。很高興你來到這裡。你的第一場會議是 [Meeting]，入職夥伴是 [Buddy]。 | 經理 Slack 訊息 |
同事歡迎訊息
同儕訊息在提供明確聯絡窗口時最有效。新進員工第一天不需要知道每個細節；他們需要的是姓名、背景資訊，以及提問的許可。
| # | 可複製的含欄位訊息 | 最佳用途 |
|---|---|---|
| 41 | 歡迎加入團隊，[Name]。我是來自 [Function] 的 [Your name]。我負責 [Area]，所以如果你有 [Question type] 相關問題，可以來找我。 | 同儕歡迎 |
| 42 | 嗨 [Name]，歡迎你。我們可能會一起負責 [Project]。如果你需要了解 [Process/Customer/System] 的背景，我可以提供協助。 | 專案同儕 |
| 43 | 歡迎你，[Name]。很高興你加入。我會把那些希望自己第一天就拿到的文件傳給你：[Doc 1]、[Doc 2] 和 [Channel]。 | 輕鬆問候 |
| 44 | [Name]，歡迎加入 [Company]。我很樂意和你快速聊聊，說明 [Team] 日常的運作方式。 | 午餐／聊天邀請 |
| 45 | 歡迎你，[Name]。我在 [Department]，我們的團隊會在 [Workflow] 上合作。期待與你一起工作。 | 跨職能合作 |
| 46 | 歡迎加入，[Name]。剛開始的幾週資訊量很大，所以關於 [Tool]、[Meeting] 或 [Team habit] 的任何問題都歡迎問我。 | 導師語氣 |
| 47 | 嗨 [Name]，歡迎加入 [Team]。我負責 [Task]，而你可能會接觸到 [Related task]，所以我會和你分享目前的流程。 | 共同職責 |
| 48 | 歡迎你，[Name]。我位於 [Location]。我可以協助你了解我們的非同步工作規範，以及哪些會議真正重要。 | 遠端同儕 |
| 49 | [Name]，歡迎你。這週你會聽到很多縮寫。儘管問就好；我們一開始都需要一份術語表。 | 鼓勵 |
| 50 | 歡迎加入 [Team]，[Name]。很高興你來到這裡，期待和你一起完成 [Project/Goal]。 | 簡短同事訊息 |
Slack 歡迎訊息
Slack 訊息應該短到適合頻道閱讀，但也要具體，避免變成千篇一律的喝采。加入職務、團隊、入職夥伴，以及一項實際的下一步。
| # | 可複製的含欄位訊息 | 最佳用途 |
|---|---|---|
| 51 | 歡迎 [Name] 加入 [Team]。[Name] 將以 [Role] 的身分加入，負責 [Area]。請在討論串中打聲招呼。 | 公告 |
| 52 | 嗨 [Channel]，來認識 [Name]。[Name] 從 [Location] 加入，將與我們一起合作 [Project]。歡迎你，[Name]。 | 頻道介紹 |
| 53 | 熱烈歡迎從 [Location] 遠端加入的 [Name]。第一週的連結都在 [Doc]，而 [Buddy] 是處理設定問題的主要聯絡人。 | 遠端介紹 |
| 54 | 歡迎 [Name]。快速自我介紹題目：最喜歡的工作零食、目前的播放清單，或是一項你無法離開的工具？ | 趣味提問 |
| 55 | 很高興歡迎 [Name] 成為我們的新 [Role]。這週我們會專注於背景資訊、介紹和第一批優先事項。 | 經理 Slack 訊息 |
| 56 | 歡迎 [Name] 加入 [Project channel]。我們會在 [Doc/Thread] 分享目前的決策、阻礙和負責人，讓你能快速熟悉狀況。 | 專案頻道 |
| 57 | 歡迎加入團隊，[Name]。很高興你來到這裡。 | 簡短 Slack 訊息 |
| 58 | 歡迎 [Name]。[Buddy] 會協助處理入職問題，而 [Manager] 會說明第一週的優先事項。 | 標註入職夥伴 |
| 59 | 歡迎 [Name]。準備好後簡單打聲招呼，如果你願意，也可以告訴我們一件你在工作以外喜歡做的事。 | 文化頻道 |
| 60 | 歡迎 [Name]。存取權限申請、團隊文件和第一週會議都記錄在 [Onboarding workspace] 中。 | 營運說明 |
新進員工第一週會議安排
當歡迎訊息能指向實際的入職路徑時，效果會更好。使用這份第一週安排，將問候轉化為背景資訊、人際關係和後續步驟。
| 日 | 會議或任務 | 目的 | 要保存的產出 |
|---|---|---|---|
| 第 1 天 | 經理歡迎與人資說明 | 確認職務、存取權限、日程和第一週期望。 | 職務筆記、存取權限清單、待解問題 |
| 第 2 天 | 團隊介紹會議 | 了解各項工作的負責人，以及新進員工應向誰尋求協助。 | 團隊架構、聯絡人清單、頻道清單 |
| 第 3 天 | 產品、客戶或工作流程導覽 | 說明職務背後的實際工作背景。 | 術語表、流程筆記、來源連結 |
| 第 4 天 | 第一個專案簡報 | 將入職流程轉化為可管理的第一項任務。 | 決策記錄、負責人、截止期限 |
| 第 5 天 | 第一週回顧 | 檢視哪些內容已清楚、哪些受到阻礙，以及接下來會發生什麼。 | 行動項目、後續會議、跟進電子郵件 |
如果入職會議是即時進行，HiNoter 可以協助團隊保留持久的記錄。在獲得授權的介紹通話後， AI 會議筆記 可以記錄回顧、職責、問題和行動項目，讓新進員工不必依賴記憶。
團隊介紹範本
在第一則歡迎訊息後使用這份團隊介紹範本，尤其適合遠端或跨職能的新進員工。
主旨：歡迎 [Name] 加入 [Team]
團隊夥伴們好，
請大家歡迎 [Name]，他／她將於 [Start date] 以 [Role] 的身分加入。
[Name] 將負責 [Primary responsibility]，並與 [Teams/People] 密切合作。
第一週期間，[Name] 將與 [Manager]、[Buddy] 和 [Key stakeholders] 見面。
請在 [Channel/Doc] 分享實用背景資訊，並讓 [Name] 參與有關 [Project/Workflow] 的討論。
歡迎你，[Name]。我們很期待與你一起工作。
對於較長的入職通話，請沿用會議回顧電子郵件的結構：議程、決策、負責人、截止期限、風險和後續步驟。這能讓歡迎流程不與實際工作脫節。
新人入職知識紀錄檢查清單
最大的新人入職落差並不在於歡迎訊息本身，而在於通話、聊天和設定請求之後，相關脈絡會逐漸遺失。請將以下項目儲存在同一個共用工作區中。
| 紀錄 | 重要原因 | 負責人 |
|---|---|---|
| 職責範圍 | 避免新進員工猜測自己負責哪些事項。 | [經理] |
| 團隊聯絡人 | 說明誰負責工具、核准、客戶和升級處理。 | [夥伴/團隊主管] |
| 第一週決策 | 避免入職承諾在即時通話後消失。 | [會議主持人] |
| 存取權限與工具 | 將設定障礙轉化為可見的任務。 | [IT/營運] |
| 待解問題 | 為遠端員工提供一個可以安心提問的地方，無須重複說明。 | [新進員工/夥伴] |
| 下一步 | 將歡迎的熱情轉化為具體進展。 | [經理] |
共用的 會議知識庫 能讓新進員工搜尋過去的入職通話、團隊介紹和專案簡報。HiNoter 可以整理已獲授權的會議筆記，並將有用的內容同步到 Notion 或 Google Docs ，讓入職資訊不會困在聊天中。
歡迎訊息中不應說些什麼
- 不要過度承諾。 如果團隊跨時區工作，請避免使用「每個人隨時都有空」之類的說法。
- 不要含糊其辭。 「很高興你加入」雖然親切，但應搭配職責、聯絡人或下一步。
- 不要強迫對方提供個人細節。 可選的自我介紹提示比強制分享有趣事實更好。
- 不要埋藏行政資訊。 存取權限、行事曆、夥伴和第一次會議的詳細資訊應該容易找到。
- 不要讓新進員工自行解讀縮寫。 請加入詞彙表，或連結到共用的入職筆記。
常見問題
歡迎加入團隊的訊息應包含哪些內容？
應包含員工姓名、職責、團隊、開始工作的背景、一句溫暖的話，以及一個實際的下一步，例如與夥伴見面、查看行事曆或加入團隊頻道。
如何歡迎遠端工作的新進員工？
以溫暖的態度和實用資訊歡迎遠端員工：提供重要連結、工作時間的期望、入職夥伴、第一次會議，以及非同步提問的地方。
簡短的歡迎加入團隊訊息是什麼？
簡短版本可以是：「歡迎加入［團隊］，［姓名］。很高興你以［職責］加入我們，［夥伴］會在本週協助你開始工作。」
應該由經理還是同事發送歡迎訊息？
兩者都可以。經理應發送正式的職責與第一週訊息。同事則應發送較輕鬆的訊息，提供協助、說明團隊習慣或介紹專案背景。
團隊介紹範本應包含哪些內容？
應包含新進員工的職責、開始日期、主要責任、最密切合作的夥伴、第一週的會議，以及人們應該在哪個共用位置補充有用背景資訊。
HiNoter 如何協助入職會議？
HiNoter 可以記錄已獲授權的入職會議、產生摘要、擷取待辦事項、整理職責與聯絡人，並將筆記同步到共用工作區。歡迎訊息保有人情味；會議紀錄則變得可搜尋。