Microsoft Teamsin tekoälyllä toimiva muistiinpanotyökalu auttaa Teams-käyttäjiä muuttamaan kokouksen litteraatiksi, yhteenvedoksi, tekoälymuistiinpanoiksi, toimenpiteiksi ja haettavaksi seurannaksi, mutta tarkka toimintatapa riippuu Microsoft 365 -lisenssistäsi, Teams Premium- tai Copilot-käyttöoikeudesta, järjestäjän asetuksista, vuokraajan käytännöistä ja siitä, onko litterointi käytettävissä. Käytä Teamsin sisäänrakennettua tallennusta, reaaliaikaista litterointia, Kertaus-toimintoa, Copilotia tai Avustajaa, kun ne ovat käytössä. Käytä HiNoteria, kun tiimisi tarvitsee alustariippumattoman työnkulun, joka tallentaa sallitut kokoukset, luo jäsennellyt muistiinpanot, määrittää vastuuhenkilöt ja määräajat sekä synkronoi hyväksytyt tuotokset esimerkiksi Notioniin, Slackiin, Google Docsiin, kalenteriin tai sähköpostiin.

Viimeksi tarkistettu: 2026-07-21. Testattu konteksti: Microsoft Teamsin työpöytä- ja verkkodokumentaatio, Microsoftin tukisivut tallennuksista, reaaliaikaisesta litteroinnista, Kertaus-toiminnosta, Copilotista ja Avustajasta sekä HiNoterin toimitukselliset työnkulkuvaatimukset. Toimituksellinen huomautus: Microsoftin ominaisuuksien nimet ja palvelupakettien säännöt muuttuvat, joten tarkista nykyinen hallintakeskus ja tukidokumentaatio ennen kuvakaappausten tai hintatietojen julkaisemista.

Kokeile HiNoteria Microsoft Teams -muistiinpanoihin tai tutustu Microsoft Teamsin tekoälyllä toimivaan muistiinpanotyökalun integraatioon ennen seuraavaa sallittua kokoustasi.

Suora vastaus: Microsoft Teamsin tekoälyllä toimiva muistiinpanotyökalu

Microsoft Teamsin tekoälyllä toimiva muistiinpanotyökalu on työnkulku, joka käyttää Teamsin litterointia, tallennusta, Kertaus-toimintoa, Copilotia tai Avustajaa keskustelun tallentamiseen ja muistiinpanojen, yhteenvetojen, tehtävien tai vastausten luomiseen. Uudelleenkäytettävää tiimitietoa varten HiNoter lisää erillisen kerroksen sallittua Teams-sisältöä varten: jäsennellyt muistiinpanot, toimenpiteet, miellekartat, viennit ja lähteisiin linkitetty tekoälychat.

Microsoft Teamsin tekoälyllä toimivan muistiinpanotyökalun edellytykset ja käyttöoikeudet

Ennen kuin lupaat automaattiset Teams-muistiinpanot, tarkista käyttöoikeusketju. Microsoft Teams voi tallentaa, litteroida, luoda kertauksen ja tukea Copilotia tai Avustajaa, mutta käyttäjän näkemä painike on vain käytäntöpinon näkyvä pää. Piilotettuun osaan kuuluvat lisenssityyppi, järjestelmänvalvojan asetukset, järjestäjän valinnat, kokousrooli, litteraatin käyttöoikeus, luottamuksellisuustunnisteet sekä se, onko kokous ajoitettu, ulkoinen, tilapäinen, kanavapohjainen tai saman organisaation sisäinen.

Microsoftin dokumentaation mukaan Teams-kokousten tallennukset käynnistetään kohdasta Lisää toimintoja > Tallenna ja litteroi > Aloita tallennus, ja tallennukset säilytetään OneDrivessa työpaikan tai oppilaitoksen käyttöön tai SharePointissa kokoustyypin mukaan. Dokumentaatiossa todetaan myös, että tallennuksen käyttöoikeutta hallitaan lisenssin, IT-järjestelmänvalvojan käytännön ja käyttäjätyypin perusteella. Tämä tarkoittaa, ettei Teams-muistiinpanojen työnkulussa pidä olettaa, että jokainen osallistuja voi painaa tallennuspainiketta tai ladata litteraattia.

Lyhyt määritelmä: Teams-litteraatti on puhujan mukaan määritetty tekstimuotoinen tallenne aikaleimoineen. Teamsin kokouskertaus on kokouksen jälkeinen paikka, jossa voidaan tarkastella tallennetta, litteraattia, jaettuja tiedostoja, muistiinpanoja, esityslistaa ja tehtäviä, jos ne ovat saatavilla. Tekoälymuistiinpanot ovat kokoussisällön perusteella luotuja muistiinpanoja tai yhteenvetoja, mutta ne on silti tarkistettava ennen käyttöä asiakas-, laki-, talous- tai johtotason tarkoituksiin.

Microsoft Teamsin viralliset vaiheet muistiinpanoja, litteraatteja, kertausta ja tekoälyä varten

Käytä ensin Teamsin virallista toimintatapaa, kun organisaatiosi sallii sen. Näin käyttöoikeudet, tallennus ja osallistujailmoitukset pysyvät Microsoft 365:n hallintakeinojen sisällä. Alla olevat vaiheet on kirjoitettu käytännön toimintoja varten, eivätkä ne korvaa Microsoftin dokumentaatiota, sillä käyttöliittymä voi muuttua työpöytäversion, verkkoversion, mobiililaitteen, vuokraajan asetusten ja lisenssipakettien välillä.

Vaihtoehto 1: Aloita reaaliaikainen litterointi

1. Liity Teams-kokoukseen työpöytäsovelluksesta tai verkosta ja varmista, että kokouksen järjestäjä ja vuokraajan käytäntö sallivat litteroinnin.
2. Valitse kokouksen ohjaimista Lisää toimintoja, sitten Tallenna ja litteroi ja sen jälkeen Aloita litterointi, kun vaihtoehto tulee näkyviin.
3. Vahvista puhuttu kieli. Microsoftin mukaan Teamsin litterointi sisältää puhujien nimet ja aikaleimat, ja puhuttu kieli vaikuttaa laatuun.
4. Korjaa puhuttu kieli kokouksen aikana, jos Teams havaitsee ristiriidan tai jos keskustelun kieli vaihtuu.
5. Avaa kokouksen jälkeen aiemman kokouksen keskustelu tai Kertaus-välilehti ja tarkista litterointi ennen päätösten lainaamista tai tehtävien osoittamista.

Vaihtoehto 2: Tallenna Teams-kokous

1. Varmista, että järjestäjällä ja tallentajalla on tuettu käyttöoikeus ja että IT-järjestelmänvalvoja on ottanut tallennuksen käyttöön.
2. Aloita kokous tai liity siihen, valitse Lisää toimintoja, sitten Tallenna ja litteroi ja sen jälkeen Aloita tallennus.
3. Huolehdi ilmoituksesta ja suostumuksesta lain, yrityksen käytännön ja asiakkaiden odotusten mukaisesti. Microsoft ilmoittaa, että osallistujille ilmoitetaan tallennuksen alkaessa.
4. Etsi puhelun jälkeen tallenne kokouksen keskustelusta, kanavakeskustelusta, kalenteritapahtumasta, OneDrivesta tai kokoustyyppiin soveltuvasta SharePoint-polusta.
5. Käytä tallennetta lähdemateriaalina, mutta älä pidä sitä täydellisenä kokoustietona ennen kuin päätökset, tehtävät, vastuuhenkilöt ja määräajat on tarkistettu.

Vaihtoehto 3: Käytä Teamsin Kertausta tai Älykästä kertausta

1. Avaa aiempi kokous Teams-keskustelusta tai kalenterista ja valitse Kertaus, jos se on saatavilla.
2. Tarkista kokousta varten saatavilla oleva tallenne, litterointi, jaetut tiedostot, muistiinpanot, esityslista ja seurantatehtävät.
3. Älykkään kertauksen ominaisuuksia varten varmista Teams Premium- tai Microsoft 365 Copilot -kelpoisuus, litterointivaatimukset, tuettujen kielten toiminta ja luottamuksellisuustunnisteiden rajoitukset.
4. Tarkista tekoälyn luomat muistiinpanot ja tehtävät litterointia vasten ennen niiden jakamista asiakkaille tai johtajille.
5. Siirrä hyväksytyt toimenpiteet tiimin tehtävä- tai dokumentaatiojärjestelmään sen sijaan, että jättäisit ne vain kokouksen kertaukseen.

Vaihtoehto 4: Käytä Copilotia tai avustajaa

1. Varmista, että Microsoft 365 Copilot on lisensoitu ja järjestäjän, luottamuksellisuustunnisteiden, mallien ja vuokraajan käytännön sallima.
2. Tarkista kokousasetuksista, onko Copilotin ja avustajan asetukseksi määritetty Kokouksen aikana ja sen jälkeen, Vain kokouksen aikana vai Pois käytöstä.
3. Aloita litterointi, jos kokouksen jälkeinen Copilot-käyttökokemus tarvitsee litteroinnin. Microsoftin mukaan Copilot voi vastata kokouksen jälkeen keskustelusta ja litteroinnista, kun litterointi on saatavilla.
4. Käytä avustajaa reaaliaikaisiin tekoälyn luomiin muistiinpanoihin vain, kun kokous on kelvollinen. Microsoftin dokumentaation mukaan avustaja toimii ajoitetuissa kokouksissa ja tallentaa tekoälyn luomat kokousmuistiinpanot Loop-sivulle.
5. Tarkista tekoälyn tuotos, hyväksy tai hylkää tehtävät ja synkronoi vain hyväksytyt työtehtävät.

Järjestäjän, esittäjän ja osallistujan erot

Teams ei ole useimpien työtilien kohdalla yksinkertainen paikallinen tallennustyönkulku. Järjestäjä ja IT-järjestelmänvalvoja määrittävät kokouksen käytettävissä olevat dokumentointiominaisuudet. Esittäjillä voi olla enemmän hallintaa kuin tavallisilla osallistujilla. Ulkoisilla osallistujilla, vierailla, anonyymeillä käyttäjillä ja toisesta vuokraajasta tulevilla henkilöillä on usein vähemmän oikeuksia aloittaa, ladata tai tarkastella litterointeja kokouksen jälkeen.

Tämä on tärkeää, koska monet muistiinpanojen tekemiseen liittyvät ongelmat havaitaan liian myöhään. Osallistuja liittyy asiakaskokoukseen odottaen litterointia, mutta järjestäjä on poistanut sen käytöstä. Projektipäällikkö odottaa Copilotin vastaavan kysymyksiin kokouksen jälkeen, mutta litterointia ei säilytetty. Myyntijohtaja saa tallenteen, mutta kukaan ei poiminut vastuuhenkilöitä tai päivämääriä. Ratkaisu on päättää muistiinpanotyönkulusta ennen kokouksen alkua.

Ehdolliset vastaukset yleisiin Teamsin muistiinpanotilanteisiin

Nämä lyhyet vastaukset on suunniteltu tiimeille, jotka tarvitsevat nopeasti oikean seuraavan toimenpiteen.

Jos olet järjestäjä

Avaa kokousasetukset ennen puhelua, tarkista tallennus- ja litterointikäytäntö, määritä tallennus- ja litterointioikeudet, jos käyttöoikeutesi sallii sen, päätä, sallitaanko Copilot tai avustaja, ja kerro osallistujille, miten muistiinpanot luodaan ja tarkistetaan.

Jos sinulla ei ole tallennusoikeutta

Pyydä järjestäjältä, toiselta järjestäjältä tai IT-järjestelmänvalvojalta oikea tallennus-, litterointi-, kertaus- tai kirjallisten muistiinpanojen toimintatapa. Älä kierrä käyttöoikeuksien hallintaa. Käytä sen sijaan sallittua keskustelua, Loop-muistiinpanoja, dioja tai hyväksyttyä kertauksen sisältöä.

Jos tarvitset vain muistiinpanoja, et videota

Aseta etusijalle litterointi, kertaus, päätökset, toimenpiteet, vastuuhenkilöt, määräajat ja lähteisiin linkitetyt vastaukset sen sijaan, että tallentaisit uuden pitkän videon. HiNoter on hyödyllinen, kun kokouksen tulos on siirrettävä tiimin työkaluihin.

Jos kokous on jo päättynyt

Etsi kertaus, litterointi, tallenne, keskusteluhistoria, Loop-muistiinpanot, jaetut diat, kalenterin konteksti tai kertausviesti. Jos sisältöä saa käsitellä, lataa se HiNoteriin jäsenneltyjen muistiinpanojen ja lähteisiin linkitettyjen kysymysten ja vastausten luomiseksi.

Yleiset Teamsin tekoälymuistiinpanotyökalun ongelmat ja ratkaisut

Teamsin muistiinpano-ongelmat johtuvat yleensä käyttöoikeuksista, kokoustyypistä tai odotuksista. Painike saattaa puuttua, koska käyttäjä on ulkoinen, järjestäjä rajoitti tallennus- ja litterointioikeuksia, Copilot on poistettu käytöstä, avustaja ei ole käytettävissä kyseisessä kokoustyypissä, luottamuksellisuustunniste estää viennin tai järjestelmänvalvojan käytäntö rajoittaa tallennusta. Tuotos voi myös olla olemassa mutta riittämätön: litterointi on haettavaa tekstiä, mutta siitä ei automaattisesti tule tarkistettua tehtäväluetteloa.

Vaihtoehdot, kun tallennus tai litterointi epäonnistuu

Jos Teamsin tallennus epäonnistuu, litterointi estetään tai kokous päättyi ilman käyttökelpoista litterointia, älä yritä väkisin palauttaa työnkulkua videoon. Aloita lähteestä, jota saat käyttää. Se voi olla Teamsin kertaus, kokouskeskustelu, Loop-muistiinpanot, jaetut diat, esityslista, osallistujaraportti, hyväksytty litterointi, asiakassähköposti, Google Docs -muistiinpanot, Zoom-litterointi, Google Meet -litterointi, äänitiedosto tai kirjallinen kertaus.

Avainasemassa ovat käyttöoikeus ja rakenne. Laillinen ja hyväksytty lähde on vasta raaka-aine. Tiimi tarvitsee edelleen yhteenvedon, päätökset, riskit, avoimet kysymykset, tehtävät, vastuuhenkilöt, määräajat ja paikan, jossa voi esittää myöhemmin jatkokysymyksiä. Tässä erillisellä tietokerroksella on merkitystä.

Näin HiNoter automatisoi Microsoft Teams -kokousmuistiinpanot

HiNoter on tekoälypohjainen kokousmuistiinpano- ja litterointialusta, ei pelkkä tallennin. Se muuntaa sallitut kokoukset, YouTube-videot, PDF-tiedostot, videot ja äänitiedostot jäsennellyksi, haettavaksi ja lähteisiin linkitetyksi tiedoksi. Teamsia paljon käyttävissä organisaatioissa tämä on hyödyllistä, koska keskustelu alkaa usein Teamsissa, mutta työ siirtyy Slackiin, Notioniin, Google Docsiin, kalentereihin, sähköpostiin, CRM-järjestelmiin tai projektityökaluihin.

Käytä HiNoteria, kun tavoitteena ei ole vain ”tallenna puhelu”. Tavoitteena on lopettaa muistiinpanojen manuaalinen tekeminen, pysyä läsnä ja saada silti tarkistettu litterointi, yhteenveto, päätökset, tehtävät, vastuuhenkilöt, määräajat, miellekartta, viennit sekä tekoälykeskustelun vastaukset, joissa on viittaukset lähdemateriaaliin.

1. Yhdistä kalenterisi. Valmistele muistiinpanotyönkulku ennen kokousta, jotta henkilön ei tarvitse muistaa jokaista tallennus-, litterointi- ja yhteenvetovaihetta manuaalisesti.
2. Kaappaa sallitut kokoukset. Käytä hyväksyttyjä Microsoft Teams-, Zoom- tai Google Meet -lähteitä sekä ääni-, video-, litteraatti- tai asiakirjalähteitä. Aloita HiNoterin Microsoft Teams -työnkulusta ja vertaa siihen liittyviä Google Meet- ja Zoom-sivuja, jos tiimisi käyttää useita alustoja.
3. Luo jäsennellyt muistiinpanot. HiNoter voi luoda litteraatin, yhteenvedon, aiheosiot, päätökset, tehtävät, vastuuhenkilöt, määräajat ja riskit.
4. Käytä lähdeviitteillä varustettua AI Chatia. Kysy AI Chatilta, mitä päätettiin, mistä tehtävistä puuttuu vastuuhenkilö, mitä määräaikoja mainittiin tai missä asiakas pyysi jatkotoimia. Tarkista viitattu lähde ennen toimimista.
5. Synkronoi hyväksytty tuloste. Lähetä tarkistetut muistiinpanot Notioniin, Slackiin, Google Docsiin, kalenterimuistutuksiin tai sähköpostiin, kun työnkulku tukee sitä.

Miltä hyödyllinen Teams-muistiinpanotuloste näyttää

Raakakaappauksen ja käyttökelpoisen tiedon välinen ero näkyy tulosteessa. Raaka litteraatti auttaa haussa ja lainausten löytämisessä. Työvalmis muistiinpanopaketti kertoo tiimille, mitä tapahtui, miksi sillä on merkitystä, kuka vastaa seuraavasta vaiheesta, milloin se on määrä tehdä ja mikä lähde tukee väitettä. Alla on esimerkkejä sallitusta Teams-litteraatista. Ne ovat toimituksellisia esimerkkejä eivätkä väitteitä tietystä käynnissä olevasta kokouksesta.

ESIMERKKI TEHTÄVISTÄ

1. Vahvista asiakkaan yhteenvedossa käytettävä uusimisriskin sanamuoto
Vastuuhenkilö: Mina
Määräaika: 2026-07-24
Lähde: Litteraatti 18:42
Synkronointi: Slackin asiakaskanava

2. Varmista, onko ulkoinen Teams-litterointi sallittu
Vastuuhenkilö: Priya
Määräaika: 2026-07-25
Lähde: Litteraatti 23:10
Synkronointi: Notionin vaatimustenmukaisuussivu

3. Valmistele Q3:n perehdytyssuunnitelma Google Docsissa
Vastuuhenkilö: Omar
Määräaika: 2026-07-27
Lähde: Litteraatti 31:05
Synkronointi: Google Docs -yhteenveto
ESIMERKKI YHTEENVETOSÄHKÖPOSTISTA

Aihe: Yhteenveto: Microsoft Teams -asiakkaan perehdytyksen tarkastelu

Kiitos kaikille. Tiimi päätti pitää 31. heinäkuuta olevan perehdytyksen virstanpylvään, lisätä asiakkaan yhteenvetoon yhden uusimisriskiä koskevan huomautuksen ja varmistaa, voidaanko ulkoisen puhelun litteraatti jakaa kumppanitiimille.

Päätökset:
- Pidetään 31. heinäkuuta oleva perehdytyksen virstanpylväs.
- Lisätään lyhyt riskihuomautus tukikattavuudesta käyttöönoton aikana.
- Käytetään kirjallista yhteenvetoa, kunnes litteraatin jakaminen on hyväksytty.

Tehtävät:
- Mina lähettää asiakkaan yhteenvedon 24. heinäkuuta.
- Priya vahvistaa litterointikäytännön 25. heinäkuuta.
- Omar valmistelee perehdytyssuunnitelman 27. heinäkuuta.

Tarkistetut lähteet: litteraatin aikaleimat 18:42, 23:10 ja 31:05.

Microsoft Teamsin, Google Meetin ja Zoomin vertailu

Tiimit, jotka käyttävät vain Microsoft 365:tä, voivat olla tyytyväisiä Teamsin natiiviin yhteenvetoon ja Copilotiin. Monet yritykset tapaavat kuitenkin edelleen asiakkaita, toimittajia, toimistoja ja ehdokkaita Teamsin, Google Meetin ja Zoomin kautta. Jokaisella alustalla on erilainen käytäntömalli, roolimalli, tallennuspolku, litterointitoiminta ja AI-tuloste. Alustojen välinen muistiinpanokerros auttaa standardoimaan tarkistetun tuloksen, vaikka kokousalusta vaihtuisi.

Vaatimustenmukaisuus, suostumus ja luottamus

Kokousten tallentamiseen, litterointiin ja yhteenvetojen laatimiseen voi liittyä henkilötietoja, luottamuksellisia yritystietoja, asiakassitoumuksia, henkilöstöasioita, oikeudellisia ehtoja, tietoturvapoikkeamia tai säänneltyä sisältöä. Vaatimukset vaihtelevat sijainnin, toimialan, organisaation, kokoustyypin, osallistujan roolin, säilytysasetuksen ja sopimuksen mukaan. Teams voi ilmoittaa osallistujille, kun tallennus tai litterointi alkaa, mutta ilmoitus ei ole kattava vaatimustenmukaisuusohjelma.

Käytä aina kun mahdollista ensisijaisen alustan hallintatoimintoja: Teamsin kokousasetuksia, vuokraajan käytäntöä, arkaluonteisuusmerkintöjä, tallenteen ja litteraatin käyttöoikeusasetuksia sekä Microsoft 365:n tallennuspolkua. Lisää sitten ihmisen tekemä tarkistus. AI-muistiinpanoista voi olla hyötyä, mutta nimet, päivämäärät, rahamäärät, velvoitteet, oikeudellinen kieli, lääketieteelliset tiedot, työllistämispäätökset ja asiakassitoumukset on tarkistettava lähteeseen verraten. FTC:n tietosuoja- ja tietoturvaohjeistus ja NIST Privacy Framework ovat hyödyllisiä julkisia viitteitä tietosuoja- ja tietoturvaohjelmien suunnitteluun.

Lähteisiin linkitetyt vastaukset vähentävät riskiä, koska tarkistaja voi verrata AI-vastausta litteraattiin, tallenteeseen, keskusteluun, asiakirjaan tai aikaleimaan. Ne eivät poista ihmisen harkinnan tarvetta. Laadi yksinkertainen käytäntö: määritä, mitkä kokoukset voidaan tallentaa, mitkä litteroida, mitkä käsitellä AI:n avulla, kenellä on pääsy tulosteeseen, minne muistiinpanot voidaan synkronoida ja kuinka kauan tallenteita tulee säilyttää.

Milloin HiNoter kannattaa valita Teams-muistiinpanoihin

Valitse Microsoft Teamsin natiivitoiminnot, kun tiimisi tarvitsee vain virallisen Teams-transkription, tallenteen, Recap-yhteenvedon, Copilot-vastauksen tai Loop-muistiinpanon ja organisaation Microsoft 365 -asetukset sallivat sen. Valitse HiNoter, kun todellinen tarve on laajempi: ei lainkaan manuaalista muistiinpanojen tekemistä, tietojen kerääminen useista lähteistä, monikielisen tuen mahdollistamat yli 50 kielen työnkulut, rakenteiset yhteenvedot, tehtävät, vastuuhenkilöt, määräajat, miellekartat, viennit sekä lähteisiin linkitetyt vastaukset, joita voi hakea kokouksista ja sisällöstä.

HiNoter sopii erityisen hyvin tiimeille, jotka kokoontuvat Teamsissa mutta tarvitsevat silti tiedon uudelleenkäyttöä toisessa järjestelmässä. Myyntitiimit tarvitsevat seuraavista vaiheista kertovia sähköposteja. Tuotetiimit tarvitsevat päätökset ja avoimet riskit. Asiakasmenestystiimit tarvitsevat perehdytystehtäviä. Johtajat tarvitsevat tiiviitä yhteenvetoja. Rekrytointitiimit tarvitsevat yhdenmukaiset ehdokkaiden arviointikeskustelut. Operatiiviset tiimit tarvitsevat käytännöt ja kokoushistorian haettaviksi yhdessä. Tarkoitus ei ole korvata harkintaa, vaan poistaa jokaisen puhelun jälkeen toistuva hallinnollinen työ.

Aloita tekoälyavusteisten kokousmuistiinpanojen työnkulusta, tutustu kokousavustajien kategoriasivuun ja tarkista ajantasaiset tilaustiedot HiNoterin hinnoittelusta. Kokeile sitten työnkulkua vähäriskisessä sisäisessä kokouksessa ennen sen käyttöönottoa asiakas-, laki-, henkilöstö- tai säännellyissä keskusteluissa.

Kokeile HiNoteria Microsoft Teams -muistiinpanoihin ja muuta seuraava sallittu kokouksesi tarkistetuiksi muistiinpanoiksi, tehtäviksi ja synkronoiduksi seurannaksi.

Usein kysytyt kysymykset

Onko Microsoft Teamsissa tekoälyavusteista muistiinpanotyökalua?

Kyllä. Microsoft Teams voi tarjota tekoälyavusteisia muistiinpanoja esimerkiksi Recap-, Intelligent recap-, Copilot- ja Facilitator-toiminnoilla, kun kokous, käyttöoikeus, transkriptio, järjestelmänvalvojan käytäntö ja osallistujan rooli sen sallivat. Saatavuus vaihtelee tilauksen ja vuokraajan käytännön mukaan, joten tarkista ajantasaiset Microsoftin ohjeet ennen kuin luotat työnkulkuun.

Kuka voi käynnistää transkription Teams-kokouksessa?

Microsoftin mukaan järjestäjät, kanssajärjestäjät, esittäjät ja joissakin tapauksissa samaan organisaatioon kuuluvat henkilöt voivat käynnistää tai lopettaa transkription järjestäjän asetuksista ja vuokraajan käytännöstä riippuen. Ulkoisilla osallistujilla ja anonyymeillä käyttäjillä on yleensä vähemmän käyttöoikeuksia. Järjestäjät voivat hallita tallennus- ja transkriptio-oikeuksia, kun he täyttävät vaatimukset.

Voinko käyttää Microsoft Teamsin tekoälyavusteista muistiinpanotyökalua ilman tallentamista?

Joskus. Copilot ja Facilitator voivat toimia kokouksen aikana tietyillä asetuksilla, ja Microsoft dokumentoi vaihtoehtoja, joissa Copilot voi olla käytettävissä vain kokouksen aikana. Uudelleenkäytettävissä kokouksen jälkeisissä muistiinpanoissa transkription saatavuus on yleensä tärkeää, koska transkriptio toimii yhteenvedon, tekoälyvastausten ja myöhemmän tarkastelun lähteenä.

Mitä minun pitäisi tehdä, jos Teamsin tallennus tai transkriptio on estetty?

Pyydä järjestäjää tai IT-järjestelmänvalvojaa vahvistamaan tallennus-, transkriptio-, Copilot- ja käyttöoikeuskäytännöt. Älä kierrä käyttöoikeuksien valvontaa. Käytä sallittuja lähteitä, kuten Recap-yhteenvetoa, kokouskeskustelua, Loop-muistiinpanoja, dioja, hyväksyttyjä transkriptiotiedostoja tai kirjallista yhteenvetoa, ja tarkista tekoälyn tuottamat tulokset ennen niiden jakamista.

Voiko HiNoter tehdä yhteenvedon Microsoft Teams -kokouksista?

Kyllä. HiNoter voi käsitellä sallittua kokoussisältöä ja luoda transkription, yhteenvedon, tehtävät, vastuuhenkilöt, määräajat, miellekartan, viennit sekä lähteisiin linkitetyt tekoälychatin vastaukset. Se on hyödyllinen, kun tiimit haluavat saman tarkistetun lopputuloksen Microsoft Teamsissa, Zoomissa, Google Meetissä, äänitiedostoista, videoista, YouTubesta ja PDF-tiedostoista.

Miten tiimien tulisi käsitellä Teamsin tekoälymuistiinpanoja koskeva suostumus?

Tiimien tulee noudattaa sovellettavaa lainsäädäntöä, Microsoftin ilmoituksia, yrityksen käytäntöjä, asiakassopimuksia, säilytyssääntöjä, tietosuojavaatimuksia ja turvatoimia ennen kokouksen tallentamista, transkribointia tai yhteenvedon tekemistä. Arkaluonteisissa henkilöstö-, laki-, terveydenhuolto-, rahoitus- tai asiakaskokouksissa oikeat vaatimustenmukaisuuden sidosryhmät tulee ottaa mukaan ennen sisällön käsittelyä.