תשובה קצרה

תמלול Microsoft Teams ממיר שיחה בפגישת Teams לטקסט כתוב כאשר התמלול מופעל בהתאם למדיניות הפגישה וזמין למארגן או למשתתפים. אם אתם זקוקים למעקב ולא רק לטקסט, HiNoter יכול להפוך שיחות Teams לתמלולים, סיכומי בינה מלאכותית, פריטי פעולה, מפות חשיבה והערות פגישה המקושרות למקורות.

כיצד פועל התמלול ב-Microsoft Teams

Microsoft Teams יכול ליצור תמלולים בזמן אמת במהלך פגישות, כך שהמשתתפים יוכלו לקרוא את שנאמר, לרוב עם שמות הדוברים וחותמות זמן. Microsoft מציינת גם שהקלטות פגישה יכולות להתחיל תמלול באופן אוטומטי, ושזמינות התמלול תלויה בהגדרות הפגישה והארגון.

הדבר הופך את תמלול Teams לשימושי עבור נגישות, סקירה ואחריות. הוא גם יוצר בעיה מעשית: תמלול הוא עדיין מסמך ארוך. צוותים הזקוקים להחלטות ולמעקב צריכים להפוך את התמלול לרשומת עבודה.

השתמשו בדפים הרשמיים של Microsoft בנושא תמלול בזמן אמת בפגישות Teams, הקלטת פגישת Teams, והנחיות מנהלי Teams לתמלול ולכתוביות כמקור המידע הקובע לגבי התנהגות התכונות הנוכחית.

הרשאות תמלול ב-Microsoft Teams

תמלול Teams אינו רק כפתור. הוא תלוי במדיניות מנהל המערכת, בפקדי המארגן, בתפקידי הפגישה, בהגדרות האחסון ובציפיות הפרטיות. אם התמלול חיוני לשיחת לקוח, סקירה משפטית, ריאיון או ישיבת הנהלה, ודאו את הגישה לפני תחילת השיחה.

כיצד להתחיל תמלול ב-Microsoft Teams

אם הארגון שלכם מאפשר תמלול, תהליך העבודה המקורי של Teams בדרך כלל פשוט. הקושי מופיע כאשר האדם הלא נכון מחזיק בבעלות על קישור הפגישה או כאשר התכונה מושבתת על ידי המדיניות.

1. הצטרפו לפגישת Microsoft Teams באמצעות חשבון העבודה או הלימודים הנכון.
2. ודאו שהמשתתפים מודעים לכך שעשויים להשתמש בתמלול או בהקלטה.
3. פתחו את פקדי הפגישה וחפשו אפשרויות תמלול או הקלטה.
4. התחילו את התמלול אם האפשרות זמינה לתפקיד שלכם.
5. דברו בבירור, הימנעו מדיבור חופף והשתמשו בשמות הדוברים בעת הקצאת עבודה.
6. עצרו את התמלול בסיום הפגישה, אם נדרש.
7. עיינו בתמלול מסיכום הפגישה, מהצ'אט, מ-OneDrive או ממיקום SharePoint שסופק על ידי Teams.

אם אפשרות התמלול חסרה, אל תניחו שמדובר בשגיאת משתמש. ייתכן שהיא חסומה על ידי מדיניות, זכאות החשבון, סוג הפגישה או התפקיד. לכן הצוותים הטובים ביותר מחליטים על תהליך הלכידה שלהם לפני הפגישה, ולא אחריה.

תמלול Microsoft Teams לעומת הקלטה לעומת הערות פגישה מבוססות בינה מלאכותית

הקלטת Teams משמרת את השיחה. תמלול הופך אותה לניתנת לחיפוש. הערות פגישה מבוססות בינה מלאכותית הופכות אותה לניתנת לביצוע. אלה פלטים קשורים, אך הם אינם ניתנים להחלפה.

מתי תמלול Microsoft Teams אינו מספיק

התמלול מספר לכם מה קרה. הוא אינו עונה באופן אוטומטי על השאלות שהצוות שלכם שואל חמש דקות לאחר מכן: מה החלטנו? מי אחראי על תוכנית ההעברה? איזה מועד ציין הלקוח? איזה סיכון העלה הצוות המשפטי?

כאן HiNoter משתלב באופן טבעי לאחר תהליך העבודה המקורי של Teams. HiNoter הוא פלטפורמה של הערות פגישה מבוססות בינה מלאכותית ותמלול, שנבנתה כדי להפוך שיחות לידע מובנה.

תהליך העבודה של HiNoter עבור פגישות Teams

1. חברו את היומן שלכם. HiNoter מזהה פגישות מתוזמנות, כך שההערות אינן תלויות בכך שמישהו יזכור ללחוץ על הקלטה.
2. אפשרו לעוזר להצטרף כאשר הדבר מותר. העוזר יכול להשתתף בתהליכי עבודה מאושרים של פגישות.
3. צרו את התמלול. הדיבור הופך לטקסט שניתן לחפש בו במקום לזיכרון מפוזר.
4. בנו את הפגישה. HiNoter יוצר סיכומים, החלטות, פריטי פעולה, סיכונים ומפות חשיבה.
5. ייצאו את הרשומה. שלחו את הפלט ל-Notion, Slack, Google Docs, לדוא"ל, למעקבים ביומן או לבסיס הידע שלכם.

לתהליכי עבודה קשורים של HiNoter, ראו את עוזר הפגישות מבוסס הבינה המלאכותית, ממיר אודיו לטקסט, תהליך עבודה מווידאו לטקסט, מחולל מפות החשיבה, ואת הערות הפגישה הרב-לשוניות.

מה HiNoter מפיק מפגישת Teams

HiNoter שימושי במיוחד כאשר תמלול Teams מכיל יותר מדי טקסט ולא מספיק מבנה. הוא שומר על רשומת המקור שימושית, ובמקביל מעניק לצוותים דרך מהירה יותר לפעולה.

שיטות מומלצות לתמלולי Teams טובים יותר

איכות התמלול תלויה בחלקה בטכנולוגיה ובחלקה במשמעת במהלך הפגישה. הרגלים קטנים יוצרים הבדל גדול.

• השתמשו במיקרופון טוב והפחיתו רעשי רקע.
• בקשו מאנשים להימנע מדיבור זה על דברי זה.
• בקשו מאורחים חיצוניים להציג את עצמם.
• ציינו בקול את שמות האחראים ואת מועדי היעד.
• חזרו על החלטות חשובות לפני שממשיכים.
• סיימו בסיכום בן שלושים שניות של החלטות, פעולות ושאלות פתוחות.
• עבור צוותים רב-לשוניים, בחרו בתהליך עבודה התומך בזיהוי שפה אוטומטי.

HiNoter תומך ביותר מ-50 שפות עם זיהוי אוטומטי, ולכן הוא שימושי לצוותים גלובליים המשתמשים ב-Microsoft Teams באנגלית, פורטוגזית, ספרדית, צרפתית, גרמנית ובשפות נוספות.

פתרון בעיות בתמלול Microsoft Teams

הערות בנושא פרטיות והסכמה

תמלולים והקלטות של Teams יכולים להכיל נתוני לקוחות רגישים, מידע על עובדים, הערות גיוס, פרטי אבטחה והקשר פיננסי. התייחסו אליהם כרשומות עסקיות. לפני תמלול או שימוש בעוזר פגישות מבוסס בינה מלאכותית, פעלו בהתאם למדיניות הפרטיות של הארגון שלכם ולדרישות החוק באזורים שבהם המשתתפים נמצאים.

הודעה מעשית לפגישה יכולה להיות פשוטה: "אנו משתמשים בתמלול וב-HiNoter כדי ליצור הערות פגישה, פריטי פעולה וסיכום. ההערות ישותפו עם המשתתפים לאחר השיחה." עבור פגישות משפטיות, משאבי אנוש, בריאות, חינוך או פיננסים, השתמשו בנוסח המאושר שלכם.

מי מפיק את התועלת הרבה ביותר מתמלול Teams בתוספת HiNoter?

נסו את HiNoter כאשר תמלול Microsoft Teams צריך להפוך לסיכומים, פריטי פעולה, מפות חשיבה וידע צוותי המקושר למקורות.

שאלות נפוצות

מהו תמלול Microsoft Teams?

תמלול Microsoft Teams ממיר שיחה בפגישת Teams לטקסט כתוב, בדרך כלל עם זיהוי הדוברים וחותמות זמן כאשר התכונה זמינה ומופעלת בהתאם למדיניות הפגישה. הוא מסייע לצוותים לחפש, לצטט, לסקור ולשתף תוכן מהפגישה לאחר השיחה.

מי יכול להתחיל תמלול ב-Microsoft Teams?

הגישה לתמלול תלויה במדיניות פגישות Teams, בהגדרות המארגן, בתפקיד המשתתף ובזכאות החשבון. למארגנים ולמארגנים משותפים יש בדרך כלל שליטה רבה יותר מאשר למשתתפים רגילים, אך הגדרות מנהל המערכת של הארגון הן השער הסופי.

מה עליי לעשות אם תמלול Microsoft Teams אינו זמין?

אם תמלול Teams אינו זמין, בקשו מהמארגן או ממנהל ה-IT לאשר את הגדרות המדיניות. אם הארגון שלכם מאפשר זאת, השתמשו בעוזר פגישות מבוסס בינה מלאכותית מאושר, כגון HiNoter, כדי ליצור תמלולים, סיכומים, פריטי פעולה והערות הניתנות לחיפוש.

האם תמלול Teams מספיק למעקב אחר פגישה?

לא. תמלול שימושי לעיון, אך מעקב דורש החלטות, אחראים, מועדי יעד וצעדים הבאים. HiNoter הופך תוכן של פגישה להערות מובנות, פריטי פעולה, מפות חשיבה וצ'אט בינה מלאכותית המקושר למקורות.

האם HiNoter יכול לסכם הקלטת Teams קיימת?

HiNoter יכול לעבוד עם מקורות אודיו ווידאו נתמכים, כך שצוותים יכולים להמיר הקלטות ארוכות לתמלולים, סיכומים, פריטי פעולה, מפות חשיבה ותשובות מצוטטות במקום לצפות שוב בקובץ המלא.

האם HiNoter תומך בפגישות Teams רב-לשוניות?

HiNoter תומך ביותר מ-50 שפות עם זיהוי אוטומטי, וכך מסייע לצוותים מבוזרים ליצור רשומה משותפת אחת בין אזורים, מבטאים ושפות.