คำตอบสั้นๆ

การถอดเสียงใน Microsoft Teams จะแปลงบทสนทนาในการประชุม Teams เป็นข้อความเมื่อเปิดใช้การถอดเสียงตามนโยบายการประชุม และผู้จัดการประชุมหรือผู้เข้าร่วมมีสิทธิ์ใช้งาน หากคุณต้องการการติดตามผล ไม่ใช่แค่ข้อความ HiNoter สามารถเปลี่ยนการโทรผ่าน Teams ให้เป็นการถอดเสียง สรุปด้วย AI รายการงาน แผนผังความคิด และบันทึกการประชุมที่เชื่อมโยงกับแหล่งที่มาได้

การถอดเสียงใน Microsoft Teams ทำงานอย่างไร

Microsoft Teams สามารถสร้างการถอดเสียงแบบสดระหว่างการประชุม เพื่อให้ผู้เข้าร่วมอ่านสิ่งที่พูดกันได้ โดยมักมีชื่อผู้พูดและเวลา Microsoft ยังระบุว่าการบันทึกการประชุมสามารถเริ่มการถอดเสียงโดยอัตโนมัติ และความพร้อมใช้งานของการถอดเสียงขึ้นอยู่กับการตั้งค่าการประชุมและองค์กร

ทำให้การถอดเสียงใน Teams มีประโยชน์ต่อการเข้าถึง การทบทวน และความรับผิดชอบ แต่ก็สร้างปัญหาในทางปฏิบัติ: การถอดเสียงยังคงเป็นเอกสารยาว ทีมที่ต้องการการตัดสินใจและการติดตามผลจึงต้องเปลี่ยนการถอดเสียงให้เป็นบันทึกการทำงาน

ใช้หน้าอย่างเป็นทางการของ Microsoft เกี่ยวกับ การถอดเสียงแบบสดในการประชุม Teams การบันทึกการประชุม Teams และ คำแนะนำสำหรับผู้ดูแลระบบ Teams เกี่ยวกับการถอดเสียงและคำบรรยาย เป็นแหล่งข้อมูลหลักสำหรับพฤติกรรมของฟีเจอร์ในปัจจุบัน

สิทธิ์การถอดเสียงใน Microsoft Teams

การถอดเสียงใน Teams ไม่ใช่แค่ปุ่มหนึ่งปุ่ม แต่ทำงานภายใต้นโยบายผู้ดูแลระบบ การควบคุมของผู้จัดการประชุม บทบาทในการประชุม การตั้งค่าพื้นที่จัดเก็บ และความคาดหวังด้านความเป็นส่วนตัว หากการถอดเสียงมีความสำคัญต่อการโทรกับลูกค้า การตรวจสอบทางกฎหมาย การสัมภาษณ์ หรือการประชุมคณะกรรมการ ให้ยืนยันสิทธิ์การเข้าถึงก่อนเริ่มการโทร

วิธีเริ่มการถอดเสียงใน Microsoft Teams

หากองค์กรของคุณอนุญาตให้ถอดเสียง กระบวนการ Teams แบบเนทีฟมักเรียบง่าย ความยุ่งยากจะเกิดขึ้นเมื่อบุคคลที่ไม่ถูกต้องเป็นเจ้าของลิงก์การประชุม หรือเมื่อฟีเจอร์ถูกปิดใช้งานตามนโยบาย

1. เข้าร่วมการประชุม Microsoft Teams ด้วยบัญชีที่ทำงานหรือบัญชีสถานศึกษาที่ถูกต้อง
2. ยืนยันว่าผู้เข้าร่วมทราบว่าอาจมีการใช้การถอดเสียงหรือการบันทึก
3. เปิดการควบคุมการประชุมและมองหาตัวเลือกการถอดเสียงหรือการบันทึก
4. เริ่มการถอดเสียง หากตัวเลือกนี้พร้อมใช้งานสำหรับบทบาทของคุณ
5. พูดให้ชัดเจน หลีกเลี่ยงการพูดแทรกกัน และใช้ชื่อผู้พูดเมื่อมอบหมายงาน
6. หยุดการถอดเสียงเมื่อสิ้นสุดการประชุมหากจำเป็น
7. ตรวจสอบการถอดเสียงจากบทสรุปการประชุม แชต ตำแหน่ง OneDrive หรือ SharePoint ที่ Teams ระบุ

หากไม่มีตัวเลือกการถอดเสียง อย่าถือว่าเป็นข้อผิดพลาดของผู้ใช้ อาจถูกบล็อกโดยนโยบาย สิทธิ์ของบัญชี ประเภทการประชุม หรือบทบาท นั่นคือเหตุผลที่ทีมที่ดีที่สุดจะตัดสินใจกระบวนการบันทึกข้อมูลก่อนการประชุม ไม่ใช่หลังการประชุม

การถอดเสียงใน Microsoft Teams เทียบกับการบันทึกและบันทึกการประชุมด้วย AI

การบันทึก Teams เก็บรักษาการโทร การถอดเสียงทำให้ค้นหาได้ และบันทึกการประชุมด้วย AI ทำให้สามารถนำไปดำเนินการได้ สิ่งเหล่านี้เป็นผลลัพธ์ที่เกี่ยวข้องกัน แต่ไม่สามารถใช้แทนกันได้

เมื่อการถอดเสียงใน Microsoft Teams ยังไม่เพียงพอ

การถอดเสียงบอกคุณว่าเกิดอะไรขึ้น แต่ไม่ได้ตอบคำถามที่ทีมของคุณมักถามหลังจากนั้นห้านาทีโดยอัตโนมัติ: เราตัดสินใจอะไร ใครรับผิดชอบแผนการย้ายระบบ ลูกค้าพูดถึงกำหนดเวลาใด ความเสี่ยงใดที่ฝ่ายกฎหมายแจ้ง

นี่คือจุดที่ HiNoter เข้ามาเสริมกระบวนการ Teams แบบเนทีฟได้อย่างเป็นธรรมชาติ HiNoter เป็นแพลตฟอร์ม บันทึกการประชุมด้วย AI และการถอดเสียงที่สร้างขึ้นเพื่อเปลี่ยนบทสนทนาให้เป็นความรู้ที่มีโครงสร้าง

กระบวนการทำงานของ HiNoter สำหรับการประชุม Teams

1. เชื่อมต่อปฏิทินของคุณ HiNoter ตรวจจับการประชุมที่กำหนดไว้ เพื่อให้บันทึกไม่ขึ้นอยู่กับการที่ใครสักคนต้องจำกดบันทึก
2. ให้ผู้ช่วยเข้าร่วมเมื่อได้รับอนุญาต ผู้ช่วยสามารถเข้าร่วมกระบวนการประชุมที่ได้รับอนุมัติ
3. สร้างการถอดเสียง เสียงพูดจะกลายเป็นข้อความที่ค้นหาได้ แทนที่จะกระจัดกระจายอยู่ในความทรงจำ
4. จัดโครงสร้างการประชุม HiNoter สร้างสรุป การตัดสินใจ รายการงาน ความเสี่ยง และแผนผังความคิด
5. ส่งออกบันทึก ส่งผลลัพธ์ไปยัง Notion, Slack, Google Docs อีเมล การติดตามผลในปฏิทิน หรือฐานความรู้ของคุณ

สำหรับกระบวนการทำงานที่เกี่ยวข้องของ HiNoter โปรดดู ผู้ช่วยการประชุมด้วย AI, เครื่องมือแปลงเสียงเป็นข้อความ, กระบวนการแปลงวิดีโอเป็นข้อความ, เครื่องมือสร้างแผนผังความคิด และ บันทึกการประชุมหลายภาษา

HiNoter สร้างอะไรจากการประชุม Teams

HiNoter มีประโยชน์มากที่สุดเมื่อการถอดเสียง Teams มีข้อความมากเกินไปแต่มีโครงสร้างไม่เพียงพอ โดยยังคงรักษาบันทึกต้นทางให้มีประโยชน์ พร้อมมอบเส้นทางที่รวดเร็วขึ้นสู่การดำเนินการแก่ทีม

แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับการถอดเสียง Teams ที่ดีขึ้น

คุณภาพการถอดเสียงเป็นส่วนหนึ่งของเทคโนโลยีและอีกส่วนหนึ่งของวินัยในการประชุม นิสัยเล็กๆ น้อยๆ สร้างความแตกต่างได้มาก

• ใช้ไมโครโฟนที่ดีและลดเสียงรบกวนรอบข้าง
• ขอให้ทุกคนหลีกเลี่ยงการพูดทับกัน
• ให้แขกภายนอกแนะนำตัว
• พูดชื่อผู้รับผิดชอบและกำหนดเวลาให้ชัดเจน
• ทบทวนการตัดสินใจสำคัญก่อนดำเนินการต่อ
• ปิดท้ายด้วยการสรุปการตัดสินใจ งาน และคำถามที่ยังเปิดอยู่เป็นเวลา 30 วินาที
• สำหรับทีมหลายภาษา ให้เลือกกระบวนการทำงานที่รองรับการตรวจจับภาษาโดยอัตโนมัติ

HiNoter รองรับมากกว่า 50 ภาษาพร้อมการตรวจจับอัตโนมัติ จึงมีประโยชน์สำหรับทีมทั่วโลกที่ใช้ Microsoft Teams ในภาษาอังกฤษ โปรตุเกส สเปน ฝรั่งเศส เยอรมัน และภาษาอื่นๆ

การแก้ไขปัญหาการถอดเสียงใน Microsoft Teams

ข้อควรทราบเกี่ยวกับความเป็นส่วนตัวและความยินยอม

การถอดเสียงและการบันทึก Teams อาจมีข้อมูลลูกค้าที่ละเอียดอ่อน ข้อมูลพนักงาน บันทึกการจ้างงาน รายละเอียดด้านความปลอดภัย และบริบททางการเงิน ให้ถือว่าสิ่งเหล่านี้เป็นบันทึกทางธุรกิจ ก่อนถอดเสียงหรือใช้ผู้ช่วยการประชุมด้วย AI ให้ปฏิบัติตามนโยบายความเป็นส่วนตัวขององค์กรและข้อกำหนดทางกฎหมายในภูมิภาคที่ผู้เข้าร่วมอยู่

ประกาศการประชุมในทางปฏิบัติอาจเรียบง่าย: "เรากำลังใช้การถอดเสียงและ HiNoter เพื่อสร้างบันทึกการประชุม รายการงาน และบทสรุป บันทึกจะถูกแชร์กับผู้เข้าร่วมหลังการโทร" สำหรับการประชุมด้านกฎหมาย HR สาธารณสุข การศึกษา หรือการเงิน ให้ใช้ถ้อยคำที่ได้รับอนุมัติ

ใครได้รับประโยชน์สูงสุดจากการถอดเสียง Teams ร่วมกับ HiNoter

ลองใช้ HiNoter เมื่อการถอดเสียงใน Microsoft Teams จำเป็นต้องเปลี่ยนเป็นสรุป รายการงาน แผนผังความคิด และความรู้ของทีมที่เชื่อมโยงกับแหล่งที่มา

คำถามที่พบบ่อย

การถอดเสียงใน Microsoft Teams คืออะไร

การถอดเสียงใน Microsoft Teams จะแปลงบทสนทนาในการประชุม Teams เป็นข้อความ โดยทั่วไปมีการระบุผู้พูดและเวลาเมื่อฟีเจอร์พร้อมใช้งานและเปิดใช้ตามนโยบายการประชุม ช่วยให้ทีมค้นหา อ้างคำพูด ทบทวน และแชร์เนื้อหาการประชุมหลังการโทรได้

ใครสามารถเริ่มการถอดเสียงใน Microsoft Teams ได้

สิทธิ์การถอดเสียงขึ้นอยู่กับนโยบายการประชุม Teams การตั้งค่าของผู้จัดการประชุม บทบาทผู้เข้าร่วม และสิทธิ์ของบัญชี โดยปกติผู้จัดการประชุมและผู้จัดการประชุมร่วมจะควบคุมได้มากกว่าผู้เข้าร่วมทั่วไป แต่การตั้งค่าผู้ดูแลระบบขององค์กรเป็นด่านสุดท้าย

ควรทำอย่างไรหากการถอดเสียงใน Microsoft Teams ใช้งานไม่ได้

หากการถอดเสียงใน Teams ใช้งานไม่ได้ ให้สอบถามผู้จัดการประชุมหรือผู้ดูแลระบบ IT เพื่อยืนยันการตั้งค่านโยบาย หากองค์กรของคุณอนุญาต ให้ใช้ผู้ช่วยการประชุมด้วย AI ที่ได้รับอนุมัติ เช่น HiNoter เพื่อสร้างการถอดเสียง สรุป รายการงาน และบันทึกที่ค้นหาได้

การถอดเสียง Teams เพียงพอสำหรับการติดตามผลการประชุมหรือไม่

ไม่เพียงพอ การถอดเสียงมีประโยชน์สำหรับการอ้างอิง แต่การติดตามผลต้องมีการตัดสินใจ ผู้รับผิดชอบ กำหนดเวลา และขั้นตอนถัดไป HiNoter เปลี่ยนเนื้อหาการประชุมให้เป็นบันทึกที่มีโครงสร้าง รายการงาน แผนผังความคิด และแชต AI ที่เชื่อมโยงกับแหล่งที่มา

HiNoter สรุปการบันทึก Teams ที่มีอยู่แล้วได้หรือไม่

HiNoter สามารถทำงานกับแหล่งเสียงและวิดีโอที่รองรับได้ ดังนั้นทีมจึงสามารถเปลี่ยนการบันทึกยาวๆ ให้เป็นการถอดเสียง สรุป รายการงาน แผนผังความคิด และคำตอบพร้อมการอ้างอิง แทนการดูไฟล์ทั้งหมดซ้ำ

HiNoter รองรับการประชุม Teams หลายภาษาหรือไม่

HiNoter รองรับมากกว่า 50 ภาษาพร้อมการตรวจจับอัตโนมัติ ซึ่งช่วยให้ทีมที่กระจายอยู่ในหลายพื้นที่สร้างบันทึกร่วมกันท่ามกลางภูมิภาค สำเนียง และภาษาที่แตกต่างกัน