Πώς να καταγράψετε μια τηλεφωνική κλήση και να τη μετατρέψετε σε σημειώσεις με δυνατότητα αναζήτησης

Σύντομη απάντηση: Ο τρόπος καταγραφής μιας τηλεφωνικής κλήσης εξαρτάται από τέσσερα πράγματα: τη συσκευή σας, τον πάροχό σας, την εφαρμογή καταγραφής και τη νομοθεσία που ισχύει για τα άτομα της κλήσης. Μπορείτε να καταγράψετε μια τηλεφωνική κλήση μόνο όταν αυτές οι προϋποθέσεις το επιτρέπουν· σε πολλά μέρη απαιτείται συναίνεση. Για επαγγελματικές κλήσεις, η ασφαλέστερη πρακτική είναι να ενημερώνετε για την καταγραφή πριν ξεκινήσει, να λαμβάνετε σαφή άδεια και να διατηρείτε το αρχείο σε εγκεκριμένο σύστημα.

Αυτό το προσεκτικό πρώτο βήμα δεν είναι τυπική διαδικασία. Οι τηλεφωνικές κλήσεις συχνά περιέχουν ακριβώς τις λεπτομέρειες που χρειάζονται αργότερα οι ομάδες: την ένσταση του πελάτη, τη διαθεσιμότητα του υποψηφίου, τη λύση αντιμετώπισης ενός προβλήματος υποστήριξης, το απόσπασμα του συμμετέχοντα στην έρευνα, την υπόσχεση σχετικά με την τιμολόγηση ή το επόμενο βήμα που συμφώνησε να αναλάβει κάποιος. Ωστόσο, οι ακατέργαστες ηχογραφήσεις είναι δύσχρηστες. Παραμένουν σε έναν φάκελο, διαρκούν 30 ή 60 λεπτά και αναγκάζουν τους ανθρώπους να επαναλάβουν τον ήχο μόνο και μόνο για να ανακτήσουν μία πρόταση.

Μια καλύτερη ροή εργασίας αντιμετωπίζει την ηχογράφηση ως πρωτογενές υλικό και όχι ως την τελική καταγραφή. Μόλις μια κλήση καταγραφεί νόμιμα, το αρχείο μπορεί να απομαγνητοφωνηθεί, να συνοψιστεί, να οργανωθεί σε στοιχεία ενεργειών και να γίνει αναζητήσιμο. Εκεί ταιριάζει φυσικά ένα εργαλείο όπως το HiNoter: ανεβάστε μια νόμιμη ηχογράφηση κλήσης, δημιουργήστε απομαγνητοφώνηση, ελέγξτε την περίληψη, αναθέστε την παρακολούθηση και υποβάλετε αργότερα ερωτήσεις με απαντήσεις που συνδέονται με την πηγή.

Πρώτα, αποφασίστε αν επιτρέπεται η καταγραφή

Η νομοθεσία για την καταγραφή κλήσεων διαφέρει ανά χώρα, πολιτεία και τοποθεσία κάθε συμμετέχοντα. Οι Ηνωμένες Πολιτείες έχουν ομοσπονδιακή νομοθεσία περί υποκλοπών, όμως οι πολιτειακοί κανόνες και οι απαιτήσεις του κλάδου μπορεί να προσθέτουν αυστηρότερες υποχρεώσεις. Μια κλήση μεταξύ δύο ατόμων στην ίδια πόλη μπορεί να αντιμετωπίζεται διαφορετικά από μια κλήση με πελάτη, υποψήφιο ή συμμετέχοντα σε συνέντευξη σε άλλη πολιτεία ή χώρα. Μπορεί επίσης να έχουν σημασία η πολιτική της εταιρείας, οι συμβάσεις με πελάτες, οι κανόνες περί απορρήτου υγείας ή οικονομικών δεδομένων και οι όροι της πλατφόρμας.

Επομένως, ένας υπεύθυνος οδηγός δεν θα πρέπει να υπόσχεται μια καθολική σειρά ενεργειών. Η πραγματική απάντηση είναι υπό όρους: καταγράφετε μόνο όταν η συσκευή, ο πάροχος, η εφαρμογή και η ισχύουσα νομοθεσία το επιτρέπουν. Αν δεν είστε βέβαιοι, συμβουλευτείτε τη νομική, κανονιστική ή ομάδα ασφάλειας πριν δημιουργήσετε την καταγραφή. Για προσωπικές κλήσεις, ελέγξτε τους κανόνες στην τοποθεσία σας και στην τοποθεσία του άλλου συμμετέχοντα. Για επαγγελματικές κλήσεις, τεκμηριώστε την πολιτική ώστε οι εργαζόμενοι να μην αυτοσχεδιάζουν σε κάθε συνομιλία.

Μια πρακτική λίστα ελέγχου συναίνεσης

Πριν καταγραφεί οποιαδήποτε επαγγελματική κλήση, χρησιμοποιήστε μια λίστα ελέγχου αρκετά απλή ώστε να μπορούν να την ακολουθούν οι άνθρωποι κατά τη διάρκεια μιας πολυάσχολης ημέρας.

• Επιβεβαιώστε πού βρίσκεται κάθε συμμετέχων, ιδιαίτερα για διαπολιτειακές ή διεθνείς κλήσεις.
• Ελέγξτε την τοπική νομοθεσία, την πολιτική της εταιρείας, τις συμβάσεις με πελάτες και τυχόν ειδικές απαιτήσεις απορρήτου του κλάδου.
• Ενημερώστε τους συμμετέχοντες ότι η κλήση θα καταγραφεί πριν ξεκινήσει η καταγραφή.
• Χρησιμοποιήστε απλή γλώσσα, όπως «Θα ήθελα να καταγράψω αυτή την κλήση, ώστε να διατηρήσουμε ακριβή καταγραφή. Είναι εντάξει;»
• Διατηρήστε τη συναίνεση στην καταγραφή της κλήσης, όπου ενδείκνυται, είτε στην ίδια την ηχογράφηση είτε στο CRM, το δελτίο ή το αρχείο έρευνας.
• Μην καταγράφετε ευαίσθητες κλήσεις αν δεν έχουν εγκριθεί ο σκοπός, η αποθήκευση, η πρόσβαση και οι κανόνες διατήρησης.
• Αποθηκεύετε τις ηχογραφήσεις σε ασφαλή τοποθεσία με περιορισμένη πρόσβαση.
• Διαγράφετε τις ηχογραφήσεις σύμφωνα με την πολιτική διατήρησης του οργανισμού σας.

Αυτό το άρθρο είναι ένας οδηγός ροής εργασίας και όχι νομική συμβουλή. Σκοπός του είναι να βοηθήσει τις ομάδες να αποφεύγουν τις πρόχειρες, επικίνδυνες συνήθειες καταγραφής και να δημιουργήσουν μια καθαρότερη διαδικασία για τη μετατροπή εγκεκριμένων κλήσεων σε χρήσιμες σημειώσεις.

Σύγκριση μεθόδων καταγραφής τηλεφωνικών κλήσεων

Η καλύτερη μέθοδος εξαρτάται από τον τρόπο με τον οποίο πραγματοποιείται η κλήση. Μια λειτουργία smartphone μπορεί να αρκεί για μια μεμονωμένη κλήση, ενώ μια ομάδα πωλήσεων ή υποστήριξης συνήθως χρειάζεται ένα εγκεκριμένο επαγγελματικό τηλεφωνικό σύστημα με ελέγχους διαχειριστή. Ο παρακάτω πίνακας διατηρεί την επιλογή πρακτική: για ποια χρήση είναι καταλληλότερη η μέθοδος, τι μπορεί να την εμποδίσει και τι πρέπει να κάνετε μετά τη δημιουργία της ηχογράφησης.

Πώς να καταγράψετε μια τηλεφωνική κλήση σε iPhone

Σε υποστηριζόμενα μοντέλα iPhone και εκδόσεις iOS, η Apple παρέχει λειτουργίες καταγραφής και απομαγνητοφώνησης κλήσεων στην εφαρμογή Τηλέφωνο. Η Apple σημειώνει ότι η διαθεσιμότητα μπορεί να εξαρτάται από την περιοχή, τη γλώσσα και την υποστήριξη της συσκευής. Η Apple αναφέρει επίσης ότι οι συμμετέχοντες ενημερώνονται όταν ξεκινά η καταγραφή. Αν η επιλογή δεν εμφανίζεται σε εσάς, μην υποθέσετε ότι το τηλέφωνο έχει βλάβη· η λειτουργία μπορεί να μην είναι διαθέσιμη στην τοποθεσία, τη γλώσσα, τη ρύθμιση παρόχου ή την έκδοση λογισμικού σας.

Για επαγγελματική χρήση, η καταγραφή στο iPhone θα πρέπει και πάλι να ακολουθεί την πολιτική του οργανισμού σας. Μια ενσωματωμένη λειτουργία μπορεί να διευκολύνει την καταγραφή, αλλά δεν απαντά στο αν επιτρέπεται σε έναν εκπρόσωπο πωλήσεων, υπεύθυνο προσλήψεων, ερευνητή ή διευθυντή να καταγράψει τη συγκεκριμένη συνομιλία. Ισχύουν οι ίδιοι κανόνες συναίνεσης και αποθήκευσης. Αν η συνομιλία αφορά πελάτη, υποψήφιο, ασθενή, φοιτητή ή εμπιστευτικό συνεργάτη, αντιμετωπίστε το αρχείο ως ελεγχόμενη επιχειρηματική πληροφορία και όχι ως πρόχειρο φωνητικό σημείωμα.

Συνήθεις επισημάνσεις για το iPhone

Οι χρήστες συχνά αναζητούν μία μόνο οδηγία για το iPhone, επειδή οι παλαιότερες λύσεις ήταν περίπλοκες. Ορισμένες εφαρμογές τρίτων χρησιμοποιούσαν τριμερείς κλήσεις, ορισμένοι πάροχοι εμπόδιζαν αυτές τις ροές εργασίας και ορισμένες περιοχές δεν υποστήριζαν τις ίδιες λειτουργίες. Το σύγχρονο συμπέρασμα παραμένει το ίδιο: χρησιμοποιείτε μόνο υποστηριζόμενες και διαφανείς μεθόδους. Αποφεύγετε κρυφά εργαλεία καταγραφής, ασαφείς άδειες εφαρμογών και χειροκίνητες λύσεις που δυσκολεύουν την απόδειξη της συναίνεσης ή τη διαχείριση της διατήρησης.

Πώς να καταγράψετε μια τηλεφωνική κλήση σε Android

Η καταγραφή κλήσεων στο Android επίσης διαφέρει. Η εφαρμογή Τηλέφωνο της Google υποστηρίζει την καταγραφή κλήσεων μόνο σε ορισμένες συσκευές και σε ορισμένες χώρες ή περιοχές. Η Google σημειώνει ότι ορισμένοι νόμοι απαιτούν τη συναίνεση όλων των συμμετεχόντων και ότι η εφαρμογή μπορεί να αναπαράγει ενημέρωση πριν ξεκινήσει η καταγραφή και αφού σταματήσει. Οι κατασκευαστές συσκευών, οι πάροχοι και οι τοπικοί κανονισμοί μπορούν όλοι να επηρεάσουν το αν θα εμφανιστεί η λειτουργία.

Για τις ομάδες, η ποικιλομορφία του Android αποτελεί λόγο τυποποίησης της ροής εργασίας. Αν οι εργαζόμενοι χρησιμοποιούν διαφορετικές συσκευές και παρόχους, ένα επαγγελματικό τηλεφωνικό σύστημα ή ένα εγκεκριμένο εργαλείο VoIP μπορεί να είναι ευκολότερο στη διαχείριση από ένα συνονθύλευμα προσωπικών λειτουργιών τηλεφώνου. Αν η καταγραφή στο Android επιτρέπεται και υποστηρίζεται, βεβαιωθείτε ότι οι εργαζόμενοι γνωρίζουν πού αποθηκεύεται η ηχογράφηση, ποιος μπορεί να έχει πρόσβαση σε αυτήν, για πόσο καιρό πρέπει να διατηρείται και πώς πρέπει να μεταφέρεται σε εγκεκριμένη ροή εργασίας απομαγνητοφώνησης.

Πότε ένα επαγγελματικό τηλεφωνικό σύστημα είναι η καλύτερη επιλογή

Οι ομάδες πωλήσεων, προσλήψεων, υποστήριξης και επιτυχίας πελατών συχνά χρειάζονται περισσότερα από ένα κουμπί καταγραφής. Χρειάζονται συνεπή ενημέρωση, δικαιώματα διαχειριστή, ρυθμίσεις διατήρησης, αναζητήσιμο ιστορικό κλήσεων και τη δυνατότητα σύνδεσης του πλαισίου της κλήσης με το υπόλοιπο έργο της ομάδας. Ένα επαγγελματικό τηλεφωνικό σύστημα, μια πλατφόρμα κέντρου επικοινωνίας ή ένα εργαλείο VoIP παρέχει συνήθως στους διαχειριστές περισσότερο έλεγχο από ό,τι οι προσωπικές συσκευές.

Αυτός ο έλεγχος έχει σημασία όταν οι διευθυντές χρειάζεται να απαντήσουν σε λειτουργικές ερωτήσεις: Ποιες κλήσεις πραγματοποιήθηκαν; Ποιες κλήσεις καταγράφηκαν; Καταγράφηκε η συναίνεση; Ποιο πρόβλημα πελάτη κλιμακώθηκε; Ποιος είναι υπεύθυνος για την παρακολούθηση; Ποιος υποψήφιος χρειάζεται απάντηση για τον προγραμματισμό; Ένα τηλεφωνικό σύστημα μπορεί να αναλάβει την καταγραφή, αλλά συνήθως δεν μετατρέπει κάθε κλήση σε μια σαφή, επαναχρησιμοποιήσιμη σημείωση. Αυτό το δεύτερο επίπεδο είναι όπου η απομαγνητοφώνηση και η λήψη σημειώσεων με τεχνητή νοημοσύνη αποκτούν αξία.

Πώς να μετατρέψετε μια νόμιμη καταγραφή κλήσης σε σημειώσεις με δυνατότητα αναζήτησης

Μια καταγραφή διατηρεί τη συζήτηση, αλλά δεν κάνει τη συζήτηση εύκολη στην επαναχρησιμοποίηση. Αν ένας διευθυντής πρέπει να ακούσει μια κλήση διάρκειας 50 λεπτών για να βρει μία δέσμευση, η καταγραφή υπάρχει, αλλά η γνώση παραμένει εγκλωβισμένη. Η διαδικασία μετά την κλήση θα πρέπει να μετατρέπει την καταγραφή σε δομημένες πληροφορίες που μια ομάδα μπορεί να αναζητήσει, να μοιραστεί και να αξιοποιήσει.

1. Ανεβάζετε μόνο καταγραφές που επιτρέπεται να επεξεργαστείτε

Ξεκινήστε με το όριο συμμόρφωσης. Ανεβάζετε μόνο καταγραφές που επιτρέπεται να επεξεργαστεί ο οργανισμός σας. Αν η κλήση περιέχει ευαίσθητες προσωπικές, νομικές, ιατρικές, οικονομικές ή εμπιστευτικές πληροφορίες, επιβεβαιώστε ότι το εργαλείο που επιλέξατε είναι εγκεκριμένο για το συγκεκριμένο περιεχόμενο. Οι ομάδες θα πρέπει επίσης να αποφασίσουν αν κάθε καταγραφή ανήκει σε έναν κοινόχρηστο χώρο εργασίας ή αν ορισμένα αρχεία θα πρέπει να παραμένουν περιορισμένης πρόσβασης.

Με το HiNoter, ο απλούστερος τρόπος είναι να χρησιμοποιήσετε τη ροή εργασίας από ήχο σε κείμενο για καταγραφές που έχουν ήδη εγκριθεί για επεξεργασία. Ο στόχος δεν είναι να διατηρείτε περισσότερο ήχο για χάρη του. Ο στόχος είναι να δημιουργήσετε ένα αξιόπιστο γραπτό αρχείο που βοηθά τους ανθρώπους να εργάζονται χωρίς να ξαναπαίζουν ολόκληρη την κλήση.

2. Δημιουργήστε μια απομαγνητοφώνηση

Μια απομαγνητοφώνηση μετατρέπει μια κλήση σε κείμενο με δυνατότητα αναζήτησης. Αυτό από μόνο του εξοικονομεί χρόνο στις ομάδες που χρειάζεται συχνά να ανακτούν ακριβείς λεπτομέρειες. Ένας πωλητής μπορεί να βρει τη στιγμή που ένας αγοραστής ανέφερε τον προϋπολογισμό. Ένας υπεύθυνος προσλήψεων μπορεί να ελέγξει την περίοδο προειδοποίησης ενός υποψηφίου. Ένας ερευνητής μπορεί να εντοπίσει ένα απόσπασμα. Ένας επικεφαλής υποστήριξης μπορεί να συγκρίνει όσα είπε ο πελάτης με όσα αναφέρει επί του παρόντος το αίτημα.

Οι απομαγνητοφωνήσεις θα πρέπει και πάλι να ελέγχονται όταν η ακρίβεια έχει σημασία. Τα ονόματα, οι όροι προϊόντων, οι αριθμοί, οι ημερομηνίες και η εξειδικευμένη ορολογία είναι οι λεπτομέρειες που πιθανότερα χρειάζονται ανθρώπινο έλεγχο. Η καλύτερη ροή εργασίας δεν είναι η τυφλή αυτοματοποίηση· είναι η γρήγορη αυτοματοποίηση σε συνδυασμό με στοχευμένο έλεγχο όπου το διακύβευμα είναι υψηλότερο.

3. Συνοψίστε την κλήση χωρίς να χάσετε το νήμα

Οι ακατέργαστες απομαγνητοφωνήσεις είναι μεγάλες. Μια καλή σύνοψη θα πρέπει να μειώνει τον χρόνο που απαιτείται για την κατανόηση της κλήσης, διατηρώντας παράλληλα το νήμα της συζήτησης. Θα πρέπει να προσδιορίζει γιατί έγινε η κλήση, τι συζητήθηκε, τι αποφασίστηκε, τι παραμένει άλυτο και τι θα πρέπει να γίνει στη συνέχεια. Αυτό είναι ιδιαίτερα σημαντικό για τους διευθυντές που δεν συμμετείχαν στην κλήση, αλλά πρέπει και πάλι να κατανοήσουν την έκβασή της.

Το HiNoter είναι χρήσιμο εδώ, επειδή μπορεί να προχωρήσει πέρα από την απλή μετατροπή ομιλίας σε κείμενο. Αντί να αφήνει τον χρήστη με ένα μπλοκ απομαγνητοφώνησης, μπορεί να παράγει μια δομημένη σύνοψη, στοιχεία ενεργειών και σημειώσεις που είναι ευκολότερο να ελεγχθούν. Αυτή είναι η διαφορά ανάμεσα σε ένα αρχείο και σε ένα λειτουργικό αρχείο γνώσης.

4. Εξαγάγετε τα στοιχεία ενεργειών και τους υπευθύνους

Οι περισσότερες επαγγελματικές κλήσεις δημιουργούν ενέργειες παρακολούθησης. Κάποιος υπόσχεται να στείλει τιμολόγηση, να κοινοποιήσει έναν σύνδεσμο ημερολογίου, να κλιμακώσει ένα σφάλμα, να επιβεβαιώσει μια απαίτηση, να ενημερώσει έναν υποψήφιο ή να ελέγξει μια πολιτική. Οι μη αυτόματες σημειώσεις συχνά παραλείπουν αυτές τις δεσμεύσεις, επειδή το άτομο που κρατά τις σημειώσεις προσπαθεί ταυτόχρονα να καθοδηγήσει τη συζήτηση. Μια δομημένη σημείωση μετά την κλήση θα πρέπει να διαχωρίζει τα στοιχεία ενεργειών από τη γενική συζήτηση και να προσδιορίζει τον υπεύθυνο, όταν αυτό προκύπτει σαφώς από την κλήση.

Αυτή η δομή βοηθά τις ομάδες να αποφεύγουν το πρόβλημα «Νόμιζα ότι το χειριζόσουν εσύ». Μια σημείωση κλήσης που αναφέρει την ενέργεια, τον υπεύθυνο και το πλαίσιο είναι πολύ πιο εύκολο να ελεγχθεί σε μια κατ’ ιδίαν συνάντηση, σε μια συνάντηση αγωγού πωλήσεων, σε μια παράδοση υποστήριξης ή σε μια συνεδρία σύνθεσης έρευνας.

5. Κάντε ερωτήσεις αργότερα με αναφορές στις πηγές

Οι πιο χρήσιμες σημειώσεις κλήσεων δεν αποθηκεύονται απλώς· μπορούν να αποτελέσουν αντικείμενο ερωτημάτων. Το AI Chat του HiNoter επιτρέπει στις ομάδες να κάνουν ερωτήσεις στις σημειώσεις τους και να βλέπουν απαντήσεις με συνδέσμους προς τις πηγές. Αυτό έχει σημασία, επειδή η μνήμη είναι αναξιόπιστη μετά από πολλές συνεχόμενες κλήσεις. Ένας διευθυντής μπορεί να ρωτήσει: «Ποιο εμπόδιο πελάτη παρέμεινε άλυτο;» Ένας υπεύθυνος προσλήψεων μπορεί να ρωτήσει: «Τι είπε ο υποψήφιος για την απομακρυσμένη εργασία;» Ένας ερευνητής μπορεί να ρωτήσει: «Ποιοι συμμετέχοντες ανέφεραν δυσκολίες κατά την ένταξη;»

Οι αναφορές στις πηγές κάνουν την απάντηση πιο εύκολη στην εμπιστοσύνη. Αντί να αντιμετωπίζει τη σημείωση ως αποκομμένη σύνοψη, η ομάδα μπορεί να ανατρέξει από μια απάντηση στη σχετική καταγραφή. Έτσι οι σημειώσεις κλήσεων αρχίζουν να λειτουργούν σαν βάση γνώσεων και όχι σαν φάκελος αρχείων.

Περιπτώσεις χρήσης για σημειώσεις τηλεφωνικών κλήσεων με δυνατότητα αναζήτησης

Κλήσεις πωλήσεων

Οι ομάδες πωλήσεων χρειάζονται ακριβείς σημειώσεις χωρίς να ստիպούν τους εκπροσώπους να επιλέξουν ανάμεσα στην ακρόαση και την πληκτρολόγηση. Οι σημειώσεις με δυνατότητα αναζήτησης μπορούν να καταγράψουν αντιρρήσεις, ανησυχίες σχετικά με την τιμολόγηση, αναφορές σε ανταγωνιστές, ονόματα ενδιαφερόμενων μερών, χρονοδιαγράμματα αξιολόγησης και επόμενα βήματα. Οι διευθυντές μπορούν να ελέγχουν τα αποτελέσματα των κλήσεων χωρίς να ζητούν από κάθε εκπρόσωπο να ξαναγράψει τη συζήτηση σε ένα πεδίο CRM. Οι εκπρόσωποι μπορούν επίσης να αναζητούν παλαιότερες κλήσεις πριν από μια ανανέωση, διαπραγμάτευση ή παράδοση.

Κλήσεις προσλήψεων

Οι ομάδες προσλήψεων διαχειρίζονται λεπτομέρειες που είναι εύκολο να θυμάται κανείς λανθασμένα: εύρος αποδοχών, περιορισμούς μετεγκατάστασης, καθεστώς βίζας, διαθεσιμότητα για συνεντεύξεις, περίοδο προειδοποίησης, προτιμήσεις ρόλου και ερωτήσεις υποψηφίων. Μια δομημένη σημείωση κλήσης βοηθά τους υπεύθυνους προσλήψεων να ενημερώνουν τους υπεύθυνους προσλήψεων χωρίς να βασίζονται σε συντομογραφίες. Μειώνει επίσης τις επαναλαμβανόμενες ερωτήσεις, γεγονός που κάνει τη διαδικασία να φαίνεται πιο επαγγελματική στους υποψηφίους.

Κλήσεις υποστήριξης και επιτυχίας πελατών

Οι κλήσεις υποστήριξης συχνά περιλαμβάνουν βήματα αντιμετώπισης προβλημάτων, το συναίσθημα του πελάτη, το πλαίσιο του προϊόντος και δεσμεύσεις που δεν χωρούν ποτέ τακτοποιημένα σε ένα αίτημα. Οι σημειώσεις με δυνατότητα αναζήτησης βοηθούν τις ομάδες να διατηρούν τι δοκιμάστηκε, τι απέτυχε, τι περιμένει ο πελάτης και ποιος είναι υπεύθυνος για την παρακολούθηση. Οι ομάδες επιτυχίας πελατών μπορούν επίσης να εξετάζουν επαναλαμβανόμενα θέματα σε κλήσεις ανανέωσης, κλήσεις ένταξης και κλήσεις κλιμάκωσης.

Έρευνα χρηστών και συνεντεύξεις

Οι ερευνητικές συνεντεύξεις είναι γεμάτες αποχρώσεις. Μια ακατέργαστη καταγραφή μπορεί να είναι χρήσιμη για τη δυνατότητα ελέγχου, αλλά η σύνθεση απαιτεί αποσπάσματα με δυνατότητα αναζήτησης, θέματα και τεκμήρια. Οι απομαγνητοφωνήσεις και οι δομημένες σημειώσεις βοηθούν τους ερευνητές να συγκρίνουν μοτίβα μεταξύ των συμμετεχόντων, να αντλούν ακριβή υποστηρικτικά αποσπάσματα και να διατηρούν το ευαίσθητο υλικό υπό έλεγχο. Η συγκατάθεση είναι ιδιαίτερα σημαντική εδώ, επειδή τα άτομα που συμμετέχουν σε συνεντεύξεις ενδέχεται να μοιραστούν προσωπικές ή εμπιστευτικές εμπειρίες.

Τι θα πρέπει να περιλαμβάνουν οι καλές σημειώσεις κλήσεων

Μια χρήσιμη σημείωση κλήσης θα πρέπει να είναι κάτι περισσότερο από μια απομαγνητοφώνηση. Τουλάχιστον, θα πρέπει να περιλαμβάνει τον σκοπό της κλήσης, τους συμμετέχοντες, την ημερομηνία, μια σύντομη σύνοψη, τα βασικά σημεία, τις αποφάσεις, τις αντιρρήσεις ή τους κινδύνους, τα στοιχεία ενεργειών, τους υπευθύνους, τις προθεσμίες και συνδέσμους πίσω στην πηγή. Για τις μεγάλες κλήσεις, οι ενότητες με κεφάλαια ή οι διαχωρισμοί ανά θέμα κάνουν το αρχείο ευκολότερο στη γρήγορη ανάγνωση. Για τις σύνθετες συζητήσεις, ένας νοητικός χάρτης μπορεί να βοηθήσει τις ομάδες να δουν πώς συνδέονται τα θέματα.

Το HiNoter μπορεί να υποστηρίξει αυτού του είδους τη δομή σε περισσότερα από τον τηλεφωνικό ήχο. Οι ομάδες μπορούν επίσης να εργάζονται με συσκέψεις, βίντεο, περιεχόμενο YouTube, PDF και άλλο υλικό πηγών, γεγονός που εμποδίζει τον κατακερματισμό της γνώσης σε διαφορετικές μορφές. Μια κλήση πωλήσεων, ένα διαδικτυακό σεμινάριο, ένα εκπαιδευτικό βίντεο και μια σύντομη ενημέρωση σε PDF μπορούν όλα να γίνουν υλικό πηγής με δυνατότητα αναζήτησης στην ίδια ροή εργασίας γνώσης.

Συνηθισμένα λάθη προς αποφυγή

Το πρώτο λάθος είναι η καταγραφή χωρίς σαφή διαδικασία συγκατάθεσης. Ακόμη και αν ένα εργαλείο καθιστά τεχνικά δυνατή την καταγραφή, αυτό δεν σημαίνει ότι κάθε κλήση θα πρέπει να καταγράφεται. Το δεύτερο λάθος είναι η διατήρηση του ήχου χωρίς ποτέ να μετατρέπεται σε χρήσιμες σημειώσεις. Μια καταγραφή που κανείς δεν μπορεί να αναζητήσει είναι μόνο ελαφρώς καλύτερη από την πλήρη απουσία αρχείου. Το τρίτο λάθος είναι η μη αυτόματη αντιγραφή συνόψεων σε πολλά εργαλεία, κάτι που δημιουργεί ασυνεπείς εκδοχές της αλήθειας.

Μια πιο καθαρή ροή εργασίας είναι πιο περιορισμένη και πιο σκόπιμη: καταγράφετε μόνο όταν επιτρέπεται, επεξεργάζεστε την καταγραφή σε εγκεκριμένο εργαλείο, ελέγχετε τις κρίσιμες λεπτομέρειες και μοιράζεστε τη δομημένη σημείωση στον χώρο όπου εργάζεται ήδη η ομάδα. Αν η ομάδα σας χρησιμοποιεί έγγραφα, συνομιλία ή μια βάση γνώσεων, συνδέστε το αποτέλεσμα της κλήσης με αυτή τη ροή εργασίας αντί να το αφήνετε σε έναν ιδιωτικό φάκελο λήψεων.

Μια υπεύθυνη ροή εργασίας για την ομάδα

Για τους διευθυντές, η ιδανική διαδικασία είναι αρκετά επαναλαμβανόμενη, ώστε οι εργαζόμενοι να μην χρειάζεται να μαντεύουν. Συντάξτε μια σύντομη πολιτική που εξηγεί πότε επιτρέπεται η καταγραφή, ποια διατύπωση συγκατάθεσης πρέπει να χρησιμοποιείται, πού πρέπει να αποθηκεύονται τα αρχεία, ποιο εργαλείο θα πρέπει να τα επεξεργάζεται, ποιος μπορεί να έχει πρόσβαση στις απομαγνητοφωνήσεις και για πόσο καιρό θα πρέπει να διατηρούνται οι καταγραφές. Στη συνέχεια, εκπαιδεύστε τις ομάδες στη ροή εργασίας χρησιμοποιώντας πραγματικά παραδείγματα από τις πωλήσεις, την υποστήριξη, τις προσλήψεις ή την έρευνα.

Μια απλή εκδοχή μοιάζει ως εξής: λάβετε συγκατάθεση, καταγράψτε με εγκεκριμένη μέθοδο, ανεβάστε τη νόμιμη καταγραφή στο HiNoter, δημιουργήστε την απομαγνητοφώνηση και τη σύνοψη, ελέγξτε τα στοιχεία ενεργειών, μοιραστείτε τη σημείωση στον κατάλληλο χώρο εργασίας και χρησιμοποιήστε αργότερα το AI Chat όταν κάποιος χρειάζεται το πλαίσιο. Έτσι, μια ριψοκίνδυνη ad hoc συνήθεια μετατρέπεται σε ελεγχόμενη διαδικασία γνώσης.

Τελικό συμπέρασμα

Η καλύτερη απάντηση στο «πώς να καταγράψετε μια τηλεφωνική κλήση» δεν είναι απλώς μια συντόμευση στη συσκευή. Η καλύτερη απάντηση είναι μια ολοκληρωμένη ροή εργασίας που επιβεβαιώνει ότι επιτρέπεται η καταγραφή, λαμβάνει συγκατάθεση, χρησιμοποιεί μια υποστηριζόμενη μέθοδο, προστατεύει το αρχείο και μετατρέπει την εγκεκριμένη καταγραφή σε αναζητήσιμη γνώση. Για τις ομάδες, η αξία δεν βρίσκεται στην ίδια την καταγραφή. Η αξία είναι να γνωρίζετε τι συνέβη, τι αποφασίστηκε και ποιος είναι υπεύθυνος για το επόμενο βήμα, χωρίς να χρειάζεται να κυνηγάτε κάθε συμμετέχοντα.

Δοκιμάστε το HiNoter ανεβάζοντας μια νόμιμη καταγραφή κλήσης για να δημιουργήσετε απομαγνητοφώνηση, σύνοψη, στοιχεία ενεργειών και σημειώσεις με παραπομπές. Μπορείτε επίσης να εξερευνήσετε μετατροπή ήχου σε κείμενο, σημειώσεις συσκέψεων με τεχνητή νοημοσύνη, βοηθό συσκέψεων με τεχνητή νοημοσύνη και ροές εργασίας σύνοψης συσκέψεων για ευρύτερη τεκμηρίωση της ομάδας.

Συχνές ερωτήσεις

Είναι νόμιμη η καταγραφή μιας τηλεφωνικής κλήσης;

Εξαρτάται από το πού βρίσκονται οι συμμετέχοντες και ποιοι νόμοι ισχύουν. Σε ορισμένα μέρη απαιτείται συγκατάθεση ενός μέρους, ενώ σε άλλα απαιτείται συγκατάθεση όλων των μερών. Για επαγγελματική χρήση, ελέγξτε την τοπική νομοθεσία, την πολιτική της εταιρείας, τις συμβάσεις και τους κανόνες της πλατφόρμας πριν από την καταγραφή.

Χρειάζεται να ενημερώσω κάποιον ότι καταγράφω μια κλήση;

Σε πολλά μέρη, ναι. Ακόμη και όπου μπορεί να ισχύει η συγκατάθεση ενός μέρους, η ενημέρωση των συμμετεχόντων είναι συχνά η ασφαλέστερη και πιο επαγγελματική πρακτική για τις επιχειρήσεις. Ορισμένες εφαρμογές τηλεφώνου ενημερώνουν επίσης αυτόματα τους συμμετέχοντες όταν ξεκινά η καταγραφή.

Μπορώ να καταγράψω μια τηλεφωνική κλήση σε iPhone;

Η Apple υποστηρίζει την καταγραφή κλήσεων σε ορισμένα μοντέλα iPhone, εκδόσεις του iOS, περιοχές και γλώσσες. Αν η επιλογή δεν είναι διαθέσιμη, η διαμόρφωσή σας ενδέχεται να μην την υποστηρίζει. Ακολουθήστε τις οδηγίες της Apple και λάβετε την κατάλληλη συγκατάθεση πριν από την καταγραφή.

Μπορώ να καταγράψω μια τηλεφωνική κλήση σε Android;

Η εφαρμογή Τηλέφωνο της Google επιτρέπει την καταγραφή κλήσεων μόνο σε υποστηριζόμενες χώρες, περιοχές, συσκευές και παρόχους. Η Google επισημαίνει ότι οι νόμοι διαφέρουν και ότι σε ορισμένα μέρη απαιτείται η συγκατάθεση όλων των συμμετεχόντων.