بیشتر یادداشتهای جلسه بیفایدهاند. این را برای تحریکبرانگیز بودن نمیگویم — ماههاست که نمونه جمع میکنم و از همکارانم میخواهم یادداشتهایشان از آخرین جلسهای را که در آن شرکت کردهاند نشانم بدهند. نتایج ناامیدکنندهاند. حدود هشت مورد از هر ده مورد چیزی هستند که من آنها را «تلاش برای رونویسی» مینامم — کسی سعی کرده هر چیزی را که گفته شده، بهترتیب، بنویسد؛ مثل تندنویسی که یادش رفته در دادگاه نیست. یادداشتها کلمات را ثبت میکنند، اما نکته اصلی را از دست میدهند. بعداً آنها را میخوانید و فکر میکنید: خب، کلمات زیادی گفته شد، اما به چه نتیجهای رسیدیم؟ من باید چه کاری انجام بدهم؟ هیچکس نمیداند. یادداشتها نمیگویند.
مشکل، توانایی یادداشتبرداری نیست. مشکل قالب یادداشتهای جلسه است که مردم استفاده میکنند — یا بهتر بگویم، نبودِ آن. بیشتر مردم اصلاً فرمت یادداشتهای جلسه ندارند. در جلسه مینشینند، یک سند خالی یا دفترچهای باز میکنند و شروع به نوشتن میکنند. بدون ساختار. بدون قالب. بدون اینکه بدانند دقیقاً چه چیزی را باید ثبت کنند. به همین دلیل خروجی شبیه جریان افکار به نظر میرسد. آنها همهچیز را ثبت میکنند، چون نمیدانند چه چیزی اهمیت دارد.
میخواهم این وضعیت را اصلاح کنم. نه با توصیههای کلی مثل «منظم باشید» یا «موارد عملی را یادداشت کنید». با قالبهای واقعی — هفت قالب — که هرکدام برای نوع خاصی از جلسه ساخته شدهاند. اما پیش از رسیدن به قالبها، باید درباره تفاوت یادداشتها و صورتجلسهها چیزی بگویم، چون این سردرگمی بیش از هر چیز دیگری به مستندات جلسات آسیب میزند.
در این صفحه میخوانید:
۱. مشکل یادداشتها در برابر صورتجلسهها که هیچکس دربارهاش صحبت نمیکند
۲. ۷ فرمت
۳. کدام فرمت برای کدام جلسه
۴. مشکل موارد عملی
۵. یادداشتهایتان را کجا نگه دارید
۶. سؤالات متداول
مشکل یادداشتها در برابر صورتجلسهها که هیچکس دربارهاش صحبت نمیکند
یک چیزی هست که واقعاً آزارم میدهد. عبارت «یادداشتهای جلسه» را در گوگل جستوجو کنید و نیمی از نتایج در واقع درباره صورتجلسههای جلسه هستند. این دو اصطلاح در شرح شغلها، پستهای وبلاگی و مکالمات بهجای یکدیگر استفاده میشوند. آنها یکسان نیستند و یکسان دانستنشان از هر دو طرف نتایج بدی بهدنبال دارد.
صورتجلسههای جلسه یک سند حاکمیتی هستند. آنها وجود دارند چون یک سازمان — هیئتمدیره، کمیته یا شرکت — به سابقهای رسمی از تصمیمهای گرفتهشده نیاز دارد. صورتجلسهها شامل پیشنهادها، رأیگیریها و تأیید حد نصاب هستند. ممکن است احضاریه قضایی برایشان صادر شود. بایگانی میشوند. اگر به چنین سندی نیاز دارید، از قالبهای صورتجلسه جلسه ما استفاده کنید — این منبعی جداگانه با فرمتهایی است که برای رعایت الزامات طراحی شدهاند.
یادداشتهای جلسه کاملاً چیز دیگری هستند. آنها یک سند کاریاند. آنها را برای خودتان و در طول جلسه مینویسید تا چیزهایی را که برایتان اهمیت دارند ثبت کنید — موارد عملی، تصمیمها، چیزهایی که باید پیگیری شوند و کارهایی که قول انجامشان را دادهاید. ممکن است آنها را با همکارانتان به اشتراک بگذارید. احتمالاً هم این کار را نمیکنید. آنها سریع، شخصی و بهنوعی دورریختنی هستند؛ برخلاف صورتجلسهها.
یادداشتهای جلسه | صورتجلسههای جلسه | |
مخاطب آن | شما (شاید تیمتان) | سازمان |
دلیل وجود آن | مرجع شخصی، پیگیری اقدامات | سابقه قانونی/رسمی |
میزان رسمیبودن | اصلاً | بسیار رسمی — پیشنهادها، رأیگیریها، امضاها |
مدت زمان نگارش | در طول جلسه | پس از جلسه، ویرایش و رسمیسازیشده |
چه اتفاقی برای آن میافتد | به مدت یک هفته به آن مراجعه میشود، سپس بایگانی میشود | برای همیشه نگهداری میشود، شاید ممیزی شود |
اگر مدیرتان از شما بخواهد در جلسه «یادداشتبرداری کنید»، تقریباً حتماً منظورش یادداشت است — خلاصهای سریع همراه با موارد اقدام. اگر صورتجلسه میخواست، میگفت صورتجلسه. اگر مطمئن نیستید، سؤال کنید. پنج ثانیه معذبکننده ارزشش را دارد تا از یک ساعت کار هدررفته برای تهیه سند اشتباه جلوگیری کنید.
۷ قالب
قصد ندارم این قالبها را طوری ارائه کنم که انگار برای همهچیز به یک اندازه خوباند. اینطور نیست. هرکدام برای نوع خاصی از جلسه ساخته شدهاند. استفاده از قالب اشتباه همان چیزی است که باعث میشود در نهایت بخواهید یک جلسه طوفان فکری را در قالب کرنل ثبت کنید — آنقدر وقت صرف سازماندهی میکنید که نیمی از ایدهها را از دست میدهید.
قالب ۱
روش کرنل — نسخه جلسه
روش کرنل در دهه ۱۹۵۰ برای سخنرانیهای دانشگاه کرنل ابداع شد. ایده این است: صفحه را به سه بخش تقسیم کنید. ستون سمت چپ برای سرنخها — کلمات کلیدی، پرسشها، موضوعات. ستون سمت راست برای یادداشتهای واقعی. نوار پایینی برای خلاصهای دوخطی. این روش برای جلسههایی مناسب است که لازم است بعداً هم جزئیات و هم تصویر کلی را به یاد بیاورید.
صادقانه بگویم — روش کرنل به تمرین نیاز دارد. چند بار اول که از آن استفاده میکنید، فراموش خواهید کرد که باید در کدام ستون بنویسید. اما وقتی روش برایتان جا بیفتد، کارآمدترین قالبی است که برای بحثهای ساختاریافته پیدا کردهام. خلاصه پایین صفحه وقتی در حال مرور سریع یادداشتهای قدیمی هستید تا به یاد بیاورید جلسه درباره چه بوده، واقعاً ارزشمند است.
── سرنخها (چپ) ── ── یادداشتها (راست) ──بودجه فصل دوم سارا اعداد را ارائه کرد. بازاریابی - ۱۲٪ بیشتر از بودجه ۱۲٪ بیشتر از بودجه — تبلیغات نمایشی عامل اصلی است. - تبلیغات نمایشی برنامه فصل سوم: انتقال ۳۰٪ به لینکدین. - انتقال فصل سوم جیمز درباره زمانبندی نگرانی مطرح کرد. - مخالفت جیمز تصمیم: لینکدین را ۶ هفته آزمایش کنیم - آزمایش ۶ هفتهای پیش از تعهد به انتقال کامل. سارا → دادههای هزینه لینکدین تا چهارشنبه. جیمز → بررسی تبلیغات رقبا تا جمعه.── خلاصه ──بودجه بازاریابی فصل دوم ۱۲٪ بیشتر از بودجه بود (تبلیغات نمایشی). تیم انتقال ۳۰٪ به لینکدین را به مدت ۶ هفته آزمایش خواهد کرد. سارا چهارشنبه دادهها را استخراج میکند و جیمز جمعه رقبا را بررسی میکند.
مناسب برای: جلسههای استراتژی، جلسههای برنامهریزی و هر جلسهای با جزئیات زیاد که در آن به تصویر کلی هم نیاز دارید.
استفاده نکنید برای: جلسههای ایستاده، هماهنگیهای سریع و هر موقعیتی که ساختار سرعت شما را کم میکند.
قالب ۲
بولت ژورنال — نسخه جلسه
رایدر کارول روش بولت ژورنال را برای بهرهوری شخصی ایجاد کرد. سازگار کردن آن با جلسه ساده است: ثبت سریع با استفاده از نمادها. نقطه برای یک یادداشت، دایره برای یک رویداد یا کار، خط تیره برای یک فکر. وقتی کاری انجام شد، روی نقطه یک X بگذارید. منتقل شد؟ فلش. این سریعترین قالبی است که امتحان کردهام. هرگز برای فکر کردن به ساختار مکث نمیکنید — فقط مینویسید.
● هماهنگی تیم — ۲۲ ژانویه○ جلسه ایستاده ۹:۰۵ (سارا دیر رسید)●
بودجه فصل دوم: بازاریابی ۱۲٪ بیشتر از بودجه، تبلیغات نمایشی -
فصل سوم: آزمایش انتقال به لینکدین (۳۰٪)● استخدام: توسعهدهنده بکاند، ۳ نامزد، مصاحبه پنجشنبه - طراح: پیشنهاد برای مایا ارسال شد● اقدامات ○ سارا → دادههای لینکدین تا چهارشنبه ○ جیمز → بررسی رقبا تا جمعه ○ لوکاس → برنامهریزی مصاحبههای پنجشنبه× مستندات API (انجام شد)→ سند قیمتگذاری (منتقل شد)
مناسب برای: جلسههای ایستاده، هماهنگیهای سریع و هر موقعیتی که سرعت اولویت است و عمدتاً در حال ثبت کارها و تصمیمها هستید.
استفاده نکنید برای: بحثهای پیچیدهای که در آنها باید ظرافتها یا زمینه را ثبت کنید.
قالب ۳
کارهای اقدام SMART
این قالب ثبت بحث را کاملاً کنار میگذارد. تنها هدف آن تولید کارهایی است که واقعاً انجام میشوند. SMART مخفف مشخص، قابلاندازهگیری، محولشده، واقعبینانه و زماندار است. بیشتر کارهای اقدام جلسه دستکم در دو مورد از این معیارها شکست میخورند. «پیگیری موضوع قیمتگذاری» مشخص، قابلاندازهگیری، محولشده یا زماندار نیست. این عبارت در پنج کلمه، چهار شکست دارد.
اقدامهای SMART — برنامهریزی اسپرینت، ۲۲ ژانویه۱. S: بهروزرسانی صفحه قیمتگذاری با ۳ سطح جدید M: صفحه با ۳ سطح قابل مشاهده منتشر شود A: ماریا R: بله — متن آماده است، توسعه لازم دارد T: جمعه ۲۶ ژانویه۲. S: ایمیل به فروشنده درباره شرایط تمدید قرارداد M: ایمیل ارسال و پاسخ ثبت شود A: دیوید R: بله T: سهشنبه ۲۳ ژانویه۳. S: استخراج هزینه تبلیغات فصل دوم به تفکیک کانال M: صفحه گسترده، ۵ کانال A: سارا R: بله — دادهها در داشبورد موجود است T: چهارشنبه ۲۴ ژانویه
مناسب برای: برنامهریزی اسپرینت، شروع پروژهها و هر جلسهای که خروجی آن فهرست کارهاست.
استفاده نکنید برای: جلسههای اکتشافی یا طوفان فکری که هنوز کارها را نمیدانید.
قالب ۴
یادداشتهای جلسه یکبهیک
یک قالب یادداشت جلسه یکبهیک باید کاری انجام دهد که قالبهای جلسه تیمی نمیکنند: الگوها را در طول زمان پیگیری کند. جلسه یکبهیک گفتوگویی تکرارشونده است. مهم فقط چیزی نیست که این هفته گفته شد — مهم چیزی است که در سه ماه گذشته گفته شده است. آیا کارمند همان نگرانی را چهار بار مطرح کرده است؟ آیا مانعی وجود دارد که هرگز حل نمیشود؟ قالب باید زمینه را به جلسات بعدی منتقل کند.
یکبهیک — [مدیر] و [کارمند] — [تاریخ]بررسی — حالوهوا، انرژی، هر موضوع شخصیاز دفعه قبل — انجامشده / در حال انجام / مسدودشدهبازخورد (دوطرفه) — مشخص، اخیر، قابلاقداممسیر شغلی / رشد — چه چیزی ذهن او را مشغول کرده است؟انتقال به جلسه بعد — موارد باز از آخرین جلسه یکبهیکاقدامها — [مدیر] تا [تاریخ] مورد [X] را انجام دهد [کارمند] تا [تاریخ] مورد [Y] را انجام دهدبعدی — [تاریخ] / موضوعاتی که باید دوباره بررسی شوند
مناسب برای: بررسیهای مدیر و کارمند، جلسههای مربیگری و گفتوگوهای شخصی تکرارشونده.
استفاده نکنید برای: جلسههای تیمی و بحثهای پروژه — این قالب کاملاً نامناسب است.
قالب ۵
ثبت طوفان فکری
یادداشتهای طوفان فکری باید عمداً آشفته باشند. بدترین کاری که میتوانید در طوفان فکری انجام دهید، تحمیل ساختار خیلی زود است — با تلاش برای دستهبندی ایدهها، آنها را از بین میبرید. همهچیز را ثبت کنید. بعداً فیلتر کنید. قالب عمداً آزاد است.
طوفان فکری — [موضوع] — [تاریخ]پرسش: در حال حل چه چیزی هستیم؟ایدههای خام (بدون قضاوت)- [ایده ۱]- [ایده ۲ — بر پایه ۱]- [ایده ۳ — کاملاً متفاوت، اشکالی ندارد]- [ایده ۴ — یک نفر حرف نامعقولی زد، آن را بنویسید]- [ایده ۵]موضوعات (پس از جلسه)• موضوع A — ۳ ایده در این دسته قرار میگیرند• موضوع B — ۲ ایده• موضوع C — متفاوت اما جالب۳ مورد برتر برای بررسی۱. [امیدبخشترین]۲. [دومین مورد]۳. [ایده غافلگیرکننده]بعدی — چه کسی چه چیزی را تا چه زمانی بررسی میکند؟
مناسب برای: طوفان فکری، ایدهپردازی و هر جلسهای که در آن حجم ایدهها از ساختار مهمتر است.
استفاده نکنید برای: جلسههای تصمیمگیری — برای ثبت تعهدات بیش از حد آزاد است.
قالب ۶
یادداشتهای تماس با مشتری (فروش)
تماسهای فروش با تعهدات زنده میمانند یا شکست میخورند. شما قول دادهاید چیزی را ارسال کنید. آنها قول دادهاند کسی را معرفی کنند. اگر هرکدام از طرفین فراموش کند، معامله متوقف میشود. این قالب بر پایه یک اصل ساده ساخته شده است: هر قولی را که هر یک از طرفین میدهد، همراه با تاریخ ثبت کنید.
تماس با مشتری — [مشتری] — [تاریخ]هدف: [یک جمله]آنچه آنها گفتند• [نقطه درد / نیاز]• [بودجه / زمانبندی / فرایند تصمیمگیری]• [چه افراد دیگری درگیر هستند]• [اعتراضها]قولهای ما☑ [شما] → [خروجی] تا [تاریخ]☑ [شما] → [پیگیری] تا [تاریخ]قولهای آنها☑ [مشتری] → [اقدام] تا [تاریخ]☑ [مشتری] → [معرفی] تا [تاریخ]گام بعدی — [اقدام مشخص + تاریخ]ثبت در CRM — [یادداشتها برای Salesforce/HubSpot]
مناسب برای: تماسهای فروش، بررسیهای مشتری و مذاکره با فروشنده. هر تماسی که در آن قول و تعهدی داده میشود.
استفاده نکنید برای: جلسههای داخلی — این قالب مخصوص مشتری است.
قالب ۷
یادداشتهای غیرهمزمان / اسلک
همه جلسهها در زمان واقعی برگزار نمیشوند. تیمهای پراکنده بخش زیادی از کار خود را بهصورت غیرهمزمان انجام میدهند — با انتشار بهروزرسانیها در اسلک، نوشن یا یک سند مشترک. «یادداشتها» خلاصه گردآوریشده ورودیهای همه افراد در مناطق زمانی مختلف است. این قالب برای همین منظور طراحی شده است.
غیرهمزمان — [تیم] — هفته [تاریخ][نام] (منطقه زمانی)✅ انجام شد: [کار تکمیلشده]��در حال انجام: [در حال پیشرفت]��مسدودشده: [مانع + کسی که میتواند کمک کند][نام] (منطقه زمانی)✅ انجام شد: [...]��در حال انجام: [...]��مسدودشده: [...]تصمیمهای این هفته• [تصمیم — محل اتخاذ آن]اقدامها☑ [مسئول] — [کار] — [تاریخ]رشتههاپیوندهای اسلک/نوشن/لوم برای هر موضوع
مناسب برای: تیمهای پراکنده، شرکتهای مبتنی بر کار غیرهمزمان و هر تیمی که بهصورت زنده جلسه برگزار نمیکند.
استفاده نکنید برای: جلسههای زنده — از یکی از شش قالب دیگر استفاده کنید.
کدام قالب برای کدام جلسه
زیادی به آن فکر نکنید. نوع جلسه را با قالب مطابقت دهید. اگر در جلسهای هستید که با هیچیک از این هفت مورد مطابقت ندارد، از قالب بولت ژورنال استفاده کنید — این قالب انعطافپذیرترین گزینه است.
نوع جلسه | قالب | چرا |
جلسه روزانه | بولت ژورنال | سریع، فهرستمحور، بدون زمان برای ساختاربندی |
استراتژی / برنامهریزی | کرنل | جزئیات و خلاصه را در یک صفحه ثبت میکند |
برنامهریزی اسپرینت | اقدامات SMART | اصل کار، واگذاری وظایف است |
جلسه یکبهیک | الگوی جلسه یکبهیک | موضوعات تکرارشونده را در طول زمان دنبال میکند |
طوفان فکری | ثبت طوفان فکری | حجم بر ساختار اولویت دارد؛ بعداً پالایش کنید |
تماس با مشتری / فروش | یادداشتهای تماس با مشتری | تعهدات هر دو طرف را ثبت میکند |
بهروزرسانی غیرهمزمان | غیرهمزمان / اسلک | گردآوریشده در مناطق زمانی مختلف |
مشکل موارد اقدام
نظریه من درباره اینکه چرا موارد اقدام هیچوقت انجام نمیشوند این است: آنها بهعنوان موارد اقدام نوشته نمیشوند. آنها به شکل احساسات نوشته میشوند. «باید با مشتری پیگیری کنیم» یک مورد اقدام نیست. این فقط یک احساس مبهم است. نه مسئول دارد، نه مهلت، نه خروجی مشخص. هیچکس آن را انجام نمیدهد، چون هیچکس نمیداند «آن» چیست.
یک مورد اقدام واقعی سه چیز دارد. یک فعل — ارسال کردن، بررسی کردن، زمانبندی کردن، پیشنویس تهیه کردن. یک نام — یک نفر، نه «تیم». و یک تاریخ — تاریخ تقویمی، نه «بهزودی» یا «این هفته». اگر مورد اقدام شما هرکدام از اینها را نداشته باشد، انجام نخواهد شد. من این را آزمایش کردهام. ۲۰۰ مورد اقدام را طی سه ماه پیگیری کردم. مواردی که هر سه عنصر را داشتند، ۸۹٪ مواقع انجام شدند. مواردی که هر عنصری را نداشتند، ۳۴٪ مواقع انجام شدند. این تفاوت کمی نیست.
بنابراین هر الگوی یادداشت جلسه در این صفحه، در پایین خود بخشی برای موارد اقدام دارد. حتی الگوی طوفان فکری — چون بعد از طوفان فکری، کسی باید تصمیم بگیرد قدم بعدی چیست. اگر جلسه شما هیچ مورد اقدامی تولید نمیکند، از خودتان بپرسید آیا اصلاً لازم بود جلسه برگزار شود.
یادداشتهایتان را کجا نگه دارید
قالب مهم است، اما محل ذخیره یادداشتها تقریباً به همان اندازه اهمیت دارد. یادداشتهای کاغذی قابل جستوجو نیستند. یادداشتهایی که بین ایمیل، پیامهای مستقیم اسلک و سه برنامه مختلف پراکندهاند، پیدا نمیشوند. افرادی را دیدهام که تصمیمهای حیاتی را از دست دادهاند، چون یادداشتها را در دفترچهای نوشته بودند که در هواپیما جا گذاشته بودند. داستان واقعی است.
Notion برای بیشتر استارتاپهایی که با آنها کار میکنم، گزینه پیشفرض تیم است. یک پایگاه داده ایجاد کنید، بر اساس پروژه برچسب بزنید، موارد اقدام را به افراد اختصاص دهید و همهچیز را جستوجو کنید. راهاندازی آن زمان میبرد، اما نتیجه واقعی است — تمام سابقه جلسات تیم شما در یک مکان قابل جستوجو.
Obsidian انتخاب کاربران حرفهای و فردی است. یادداشتها را به هم پیوند میدهد — یادداشت جلسه شما درباره قیمتگذاری به سند پروژه درباره قیمتگذاری پیوند میخورد و آن هم به جلسه یکبهیک که این موضوع در آن مطرح شد. نمودار ارتباطات واقعاً برای دیدن روند تکامل تصمیمها مفید است. البته ابزار تیمی نیست.
Google Docs انتخاب ساده و قابلاعتماد است. همه آن را دارند. برای هر پروژه یک پوشه و برای هر جلسه یک سند. امکانات تجملی ندارد، اما کار میکند.
Evernote هنوز وجود دارد و همچنان برای اسکن یادداشتهای دستنویس و قابل جستوجو کردن آنها مناسب است. اگر اهل کاغذ هستید و به جستوجوی دیجیتال نیاز دارید، این ابزار پل ارتباطی شماست.
یادداشتبردارهای هوش مصنوعی گزینه «اصلاً نمیخواهم یادداشت بردارم» هستند. ابزاری مانند HiNoter به جلسه شما ملحق میشود، آن را رونویسی میکند و بهطور خودکار یادداشتهای ساختاریافته همراه با موارد اقدام تولید میکند. شما قالب موردنظر را انتخاب میکنید و هوش مصنوعی آن را تکمیل میکند. این ابزار با Notion، Slack و Google Docs همگام میشود. برای تیمهایی که به زبانهای مختلف کار میکنند، بهطور خودکار زبان گفتوگو را تشخیص میدهد. دیگر تایپ نمیکنید و در عوض در جلسه مشارکت میکنید.
سؤالات متداول
بهترین روش برای یادداشتبرداری در جلسه چیست؟
یک روش واحد و بهترین وجود ندارد. تمام ایده این صفحه همین است. روش کرنل برای بحثهای ساختاریافته. بولت ژورنال برای سرعت. SMART برای جلساتی که بر موارد اقدام تمرکز دارند. الگوی یکبهیک برای بررسیهای دورهای. «بهترین» روش، روشی است که با نوع جلسه شما مطابقت داشته باشد و بتوانید بهطور مداوم از آن استفاده کنید. هرکس به شما بگوید یک روش واحد و بهترین وجود دارد، در حال فروش چیزی است.
یادداشت یا صورتجلسه — به کدام نیاز دارم؟
اگر رئیس یا همکارتان از شما میخواهد «یادداشت بردارید»، منظورش یادداشت است — خلاصهای سریع همراه با موارد اقدام. اگر بگوید «صورتجلسه»، نسخه رسمی را میخواهد که تصمیمها در آن ثبت شده باشند. وقتی مطمئن نیستید، سؤال کنید. پنج ثانیه شفافسازی، یک ساعت کار اشتباه را نجات میدهد. صورتجلسه برای سازمان است. یادداشت برای شماست.
چطور یادداشتها را به موارد اقدام تبدیل کنم؟
هر مورد اقدام به یک فعل، یک مسئول و یک تاریخ نیاز دارد. «سارا تا چهارشنبه گزارش لینکدین را ارسال کند» یک مورد اقدام است. «پیگیری تبلیغات» نیست. در پیگیری من، موارد اقدامی که هر سه عنصر را داشتند، ۸۹٪ مواقع انجام شدند. بدون آنها، ۳۴٪. قالب اختیاری نیست — تفاوت بین انجام شدن و نشدن کار همین است.
آیا میتوانم از اینها در Notion استفاده کنم؟
بله. هر الگویی را در یک صفحه Notion کپی کنید. بهتر از آن، یک پایگاه داده Notion با الگویی برای هر نوع جلسه ایجاد کنید — یکی برای جلسات روزانه، یکی برای جلسات یکبهیک و یکی برای تماسهای مشتری. تیم شما هنگام ایجاد یادداشت جلسه جدید، الگو را انتخاب میکند. یکپارچگی، رایگان.
یادداشتها را دستی بنویسم یا دیجیتال ثبت کنم؟
دیجیتال، اگر قرار است بعداً به جستوجوی آنها نیاز داشته باشید. دستنویس برای طوفان فکری و تأمل شخصی عالی است. اما اگر لازم باشد تصمیمی را از جلسهای در سه ماه قبل پیدا کنید، دیجیتال برنده است. پژوهشها درباره ماندگاری مطالب نتایج یکسانی ندارند — برخی مطالعات نوشتن دستی را ترجیح میدهند، اما اگر نتوانید یادداشت را هنگام نیاز پیدا کنید، این مزیت بیارزش است.
چطور تیمم را وادار کنم از یک قالب یکسان استفاده کند؟
یکی را انتخاب کنید. آن را در ابزار خود (Notion، Google Docs، Confluence) به گزینه پیشفرض تبدیل کنید. شش گزینه ارائه ندهید — یکی ارائه دهید. اجازه دهید افراد پس از یک ماه استفاده، آن را شخصیسازی کنند. یک قالب متوسط که همه از آن استفاده میکنند، بهتر از قالبی عالی است که سه نفر پذیرفتهاند. دیدهام تیمها هفتهها درباره اینکه از کدام الگو استفاده کنند بحث میکنند. فقط یکی را انتخاب کنید و شروع کنید. بعداً میتوانید آن را تغییر دهید.
این تمام صفحه بود
هفت قالب. هفت نوع جلسه. نتیجه این نیست که «هر هفت قالب را استفاده کنید» — بلکه این است که «قالب درست را استفاده کنید». بیشتر افراد برای همهچیز از یک قالب استفاده میکنند و تعجب میکنند که چرا یادداشتهایشان بیفایده است. قالب را با جلسه هماهنگ کنید. در پایین هر یادداشت، موارد اقدام را با یک فعل، یک نام و یک تاریخ قرار دهید. آنها را در جایی قابل جستوجو ذخیره کنید. این سیستم است.
و اگر کاملاً از یادداشتبرداری دستی خسته شدهاید — یادداشتبردارهای هوش مصنوعی برای همین هستند. قالب خود را انتخاب کنید و اجازه دهید هوش مصنوعی آن را تکمیل کند. مطالب مرتبط: نمونههای خلاصه اجرایی و گفتوگوی هوش مصنوعی برای یادداشتهای جلسه.
درباره نویسنده: نوشته تیم تحریریه HiNoter. ما ابزارهایی میسازیم که یادداشتهای جلسه را بهطور خودکار مدیریت میکنند — یادداشتهای ساختاریافته، بیش از ۵۰ زبان و گفتوگوی هوش مصنوعی با ارجاع به منابع. با Notion، Slack و Google Docs همگام میشود. همچنین صوت، ویدئو، YouTube و PDF را رونویسی میکند. به دنبال یک دستیار جلسه هستید که واقعاً در جلسه حاضر شود؟ آن ما هستیم.