Templat Nota Mesyuarat: 7 Format untuk Setiap Jenis Mesyuarat

Kebanyakan nota mesyuarat tidak berguna. Saya tidak berkata begitu untuk mencetuskan kontroversi — saya telah mengumpulkan contoh selama berbulan-bulan, meminta rakan sekerja menunjukkan nota mereka daripada mesyuarat terakhir yang mereka hadiri. Hasilnya amat menyedihkan. Kira-kira lapan daripada sepuluh adalah apa yang saya panggil "percubaan transkripsi" — seseorang cuba menulis segala-galanya yang dikatakan, mengikut urutan, seperti jurutrengkas mahkamah yang terlupa bahawa mereka bukan berada di mahkamah. Nota-nota itu merakamkan kata-kata tetapi terlepas maksudnya. Anda membacanya selepas itu dan berfikir: baiklah, banyak perkataan telah diucapkan, tetapi apakah yang kita putuskan? Apakah yang sepatutnya saya lakukan? Tiada siapa tahu. Nota-nota itu tidak menyatakannya.

Masalahnya bukan keupayaan mencatat nota. Masalahnya ialah templat nota mesyuarat yang digunakan oleh orang ramai — atau lebih tepat lagi, ketiadaan templat tersebut. Kebanyakan orang langsung tiada format nota mesyuarat . Mereka duduk dalam mesyuarat, membuka dokumen kosong atau buku nota, lalu mula menulis. Tiada struktur. Tiada templat. Tiada idea tentang perkara yang cuba mereka catat. Itulah sebabnya hasilnya kelihatan seperti aliran kesedaran. Mereka mencatat segala-galanya kerana tidak tahu perkara yang penting.

Saya mahu membetulkan perkara ini. Bukan dengan nasihat umum seperti "jadilah teratur" atau "tuliskan item tindakan." Dengan templat sebenar — tujuh daripadanya — setiap satu dibina untuk jenis mesyuarat tertentu. Tetapi sebelum templat tersebut, saya perlu menyatakan sesuatu tentang nota berbanding minit, kerana kekeliruan itu merosakkan lebih banyak dokumentasi mesyuarat berbanding perkara lain.

Perkara dalam halaman ini:

1. Masalah nota berbanding minit yang tiada siapa bercakap tentangnya

2. 7 format

3. Format yang sesuai untuk setiap mesyuarat

4. Masalah item tindakan

5. Tempat menyimpan nota anda

6. Soalan Lazim

Masalah Nota Berbanding Minit yang Tiada Siapa Bercakap Tentangnya

Ada sesuatu yang mengganggu saya. Taip "meeting notes" di Google dan separuh daripada hasil carian sebenarnya berkaitan dengan minit mesyuarat. Kedua-dua istilah ini digunakan secara bersilih ganti dalam huraian kerja, catatan blog dan perbualan. Kedua-duanya bukan perkara yang sama, dan menganggapnya sama menghasilkan hasil yang buruk bagi kedua-dua pihak.

Minit mesyuarat ialah dokumen tadbir urus. Ia wujud kerana sesebuah organisasi — lembaga, jawatankuasa atau syarikat — memerlukan rekod rasmi tentang perkara yang telah diputuskan. Minit merangkumi usul, undian dan pengesahan kuorum. Ia boleh disapina. Ia diarkibkan. Jika anda memerlukan dokumen seperti ini, gunakan templat minit mesyuarat kami — itu ialah sumber berasingan dengan format yang direka untuk pematuhan.

Nota mesyuarat ialah sesuatu yang sama sekali berbeza. Ia ialah dokumen kerja. Anda menulisnya untuk diri sendiri, semasa mesyuarat, untuk mencatat perkara yang penting bagi anda — item tindakan, keputusan, perkara yang perlu dibuat susulan dan perkara yang anda janjikan. Anda mungkin berkongsinya dengan rakan sekerja. Kemungkinan besar tidak. Nota mesyuarat pantas, peribadi dan boleh dibuang, berbeza daripada minit mesyuarat.

Jika pengurus anda meminta anda untuk "mencatat nota" dalam mesyuarat, mereka hampir pasti bermaksud nota — ringkasan ringkas dengan item tindakan. Jika mereka mahukan minit, mereka akan menyebut minit. Jika ragu-ragu, tanya. Lima saat rasa janggal itu berbaloi untuk mengelakkan satu jam kerja yang terbuang kerana menghasilkan dokumen yang salah.

7 Format

Saya tidak akan mempersembahkan format-format ini seolah-olah semuanya sama baik untuk setiap perkara. Tidak begitu. Setiap satunya mempunyai jenis mesyuarat yang menjadi tujuan pembinaannya. Menggunakan format yang salah ialah cara anda akhirnya cuba merekodkan sesi sumbang saran dalam susun atur Cornell — anda menghabiskan begitu banyak masa untuk menyusun sehingga terlepas separuh daripada idea.

Format 1

Kaedah Cornell — Edisi Mesyuarat

Kaedah Cornell dicipta untuk kuliah di Universiti Cornell pada tahun 1950-an. Ideanya: bahagikan halaman kepada tiga zon. Lajur kiri untuk petunjuk — kata kunci, soalan, tema. Lajur kanan untuk nota sebenar. Jalur bawah untuk ringkasan dua baris. Ia berkesan untuk mesyuarat yang memerlukan anda mengingati kedua-dua perincian dan gambaran besar kemudian.

Saya akan berterus terang — Kaedah Cornell memerlukan latihan. Beberapa kali pertama anda menggunakannya, anda akan terlupa di lajur mana anda sepatutnya menulis. Tetapi apabila anda sudah memahaminya, inilah format paling cekap yang pernah saya temui untuk perbincangan berstruktur. Ringkasan di bahagian bawah sangat berguna apabila anda menyemak imbas nota lama untuk mengingati perkara mesyuarat itu.

── PETUNJUK (kiri) ── ── NOTA (kanan) ──Belanjawan Q2                       Sarah membentangkan angka. Pemasaran  - terlebih 12%                   terlebih 12% — iklan paparan puncanya.  - iklan paparan                      Pelan Q3: alihkan 30% kepada LinkedIn.  - peralihan Q3                      James membangkitkan kebimbangan tentang masa.  - bantahan James                 Keputusan: uji LinkedIn selama 6 minggu  - ujian 6 minggu                     sebelum membuat komitmen kepada peralihan penuh.                                 Sarah → data perbelanjaan LinkedIn pada hari Rabu.                                   James → semakan iklan pesaing pada hari Jumaat.── RINGKASAN ──Pemasaran Q2 melebihi belanjawan sebanyak 12% (iklan paparan). Pasukan akan menguji peralihan 30% kepada LinkedIn selama 6 minggu. Sarah mendapatkan data pada hari Rabu, James menyemak pesaing pada hari Jumaat.

Gunakan untuk: Sesi strategi, mesyuarat perancangan, apa-apa sahaja yang mempunyai banyak perincian dan anda juga memerlukan gambaran besar.

Jangan gunakan untuk: Mesyuarat berdiri, penyelarasan pantas, apa-apa sahaja yang strukturnya melambatkan anda.

Format 2

Jurnal Bullet — Edisi Mesyuarat

Ryder Carroll mencipta kaedah Jurnal Bullet untuk produktiviti peribadi. Penyesuaian untuk mesyuarat adalah mudah: catatan pantas dengan simbol. Titik untuk nota, bulatan untuk acara atau tugasan, sengkang untuk pemikiran. Apabila sesuatu selesai, letakkan X di atas titik. Dipindahkan? Anak panah. Inilah format terpantas yang pernah saya uji. Anda tidak perlu berhenti untuk memikirkan struktur — anda hanya menulis.

● Penyelarasan Pasukan — 22 Jan○ Standup 9:05 (Sarah lewat)●
Belanjawan Q2: pemasaran terlebih 12%, iklan paparan  -
Q3: uji peralihan LinkedIn (30%)● Pengambilan: 3 calon pembangun backend, temu duga Khamis  - Pereka bentuk: tawaran dihantar kepada Maya● Tindakan  ○ Sarah → data LinkedIn pada hari Rabu  ○ James → semakan pesaing pada hari Jumaat  ○ Lucas → jadualkan temu duga Khamis× Dokumen API (selesai)→ Dokumen harga (dipindahkan)

Gunakan untuk: Mesyuarat berdiri, penyelarasan pantas, apa-apa sahaja yang mengutamakan kelajuan dan anda kebanyakannya mencatat tugasan serta keputusan.

Jangan gunakan untuk: Perbincangan kompleks yang memerlukan anda mencatat nuansa atau konteks.

Format 3

Tindakan SMART

Format ini tidak mencatat perbincangan langsung. Ia hanya wujud untuk menghasilkan tindakan yang benar-benar diselesaikan. SMART bermaksud Spesifik, Boleh Diukur, Ditugaskan, Realistik, Terikat Masa. Kebanyakan tindakan mesyuarat gagal sekurang-kurangnya dua daripada perkara ini. "Buat susulan tentang perkara harga itu" tidak spesifik, tidak boleh diukur, tidak ditugaskan dan tidak terikat masa. Ia empat kegagalan dalam lima perkataan.

TINDAKAN SMART — Perancangan Sprint, 22 Jan1. S: Kemas kini halaman harga dengan 3 peringkat baharu   M: Halaman disiarkan dengan 3 peringkat kelihatan   A: Maria   R: Ya — salinan sedia, memerlukan pembangun   T: Jumaat 26 Jan2. S: E-mel vendor tentang terma pembaharuan kontrak   M: E-mel dihantar + respons direkodkan   A: David   R: Ya   T: Selasa 23 Jan3. S: Dapatkan perbelanjaan iklan Q2 mengikut saluran   M: Hamparan, 5 saluran   A: Sarah   R: Ya — data dalam papan pemuka   T: Rabu 24 Jan

Gunakan untuk: Perancangan sprint, permulaan projek, apa-apa mesyuarat yang hasilnya ialah senarai tugasan.

Jangan gunakan untuk: Mesyuarat penerokaan atau sumbang saran yang tindakannya masih belum diketahui.

Format 4

Nota Mesyuarat 1-dengan-1

Templat nota mesyuarat satu dengan satu perlu melakukan sesuatu yang tidak dilakukan oleh templat mesyuarat pasukan: menjejaki corak dari semasa ke semasa. Mesyuarat 1-dengan-1 ialah perbualan berulang. Yang penting bukan sekadar perkara yang dikatakan minggu ini — tetapi perkara yang telah dikatakan sepanjang tiga bulan lalu. Adakah pekerja membangkitkan kebimbangan yang sama sebanyak empat kali? Adakah halangan tidak pernah diselesaikan? Templat perlu membawa konteks ke hadapan.

1-DENGAN-1 — [Pengurus] & [Pekerja] — [Tarikh]DAFTAR MASUK — perasaan, tenaga, apa-apa perkara peribadiSEJAK KALI TERAKHIR — selesai / sedang berjalan / tersekatMAKLUM BALAS (kedua-dua arah) — spesifik, terkini, boleh diambil tindakanKERJAYA / PERKEMBANGAN — apa yang difikirkan oleh mereka?BAWA KE HADAPAN — perkara terbuka daripada 1-dengan-1 terakhirTINDAKAN — [Pengurus] melakukan [X] pada [tarikh]             [Pekerja] melakukan [Y] pada [tarikh]SETERUSNYA — [tarikh] / topik untuk dikaji semula

Gunakan untuk: Daftar masuk pengurus-pekerja, sesi mentor, perbualan peribadi berulang.

Jangan gunakan untuk: Mesyuarat pasukan, perbincangan projek — format yang sama sekali tidak sesuai.

Format 5

Catatan Sumbang Saran

Nota sumbang saran perlu sengaja bersifat kacau. Perkara paling buruk yang boleh anda lakukan dalam sumbang saran ialah mengenakan struktur terlalu awal — anda membunuh idea dengan cuba mengkategorikannya. Catat semuanya. Tapis kemudian. Templat ini sengaja longgar.

SUMBANG SARAN — [Topik] — [Tarikh]Soalan: Apakah yang kita selesaikan?IDEA MENTAH (tanpa penghakiman)- [Idea 1]- [Idea 2 — dibina berdasarkan 1]- [Idea 3 — sama sekali berbeza, tidak mengapa]- [Idea 4 — seseorang mengatakan sesuatu yang bodoh, tuliskannya]- [Idea 5]TEMA (selepas sesi)• Tema A — 3 idea berkumpul di sini• Tema B — 2 idea• Tema C — terpencil tetapi menarik3 TERATAS UNTUK DITEROKA1. [Paling menjanjikan]2. [Kedua]3. [Kad liar]SETERUSNYA — Siapa meneroka apa dan bila?

Gunakan untuk: Sumbang saran, penjanaan idea, apa-apa sesi yang mengutamakan jumlah berbanding struktur.

Jangan gunakan untuk: Mesyuarat membuat keputusan — terlalu longgar untuk mencatat komitmen.

Format 6

Nota Panggilan Pelanggan (Jualan)

Panggilan jualan bergantung pada komitmen. Anda berjanji untuk menghantar sesuatu. Mereka berjanji untuk membuat pengenalan. Jika mana-mana pihak terlupa, urus niaga terhenti. Templat ini dibina berdasarkan prinsip mudah: catat setiap janji yang dibuat oleh mana-mana pihak, bersama tarikhnya.

PANGGILAN PELANGGAN — [Pelanggan] — [Tarikh]Tujuan: [Satu ayat]PERKARA YANG MEREKA KATAKAN• [Masalah / keperluan]• [Belanjawan / garis masa / proses keputusan]• [Siapa lagi yang terlibat]• [Bantahan]JANJI KITA☑ [Anda] → [hasil serahan] pada [tarikh]☑ [Anda] → [susulan] pada [tarikh]JANJI MEREKA☑ [Pelanggan] → [tindakan] pada [tarikh]☑ [Pelanggan] → [pengenalan] pada [tarikh]LANGKAH SETERUSNYA — [Tindakan khusus + tarikh]LOG CRM — [Nota untuk Salesforce/HubSpot]

Gunakan untuk: Panggilan jualan, daftar masuk pelanggan, rundingan vendor. Apa-apa panggilan yang melibatkan janji.

Jangan gunakan untuk: Mesyuarat dalaman — format ini khusus untuk pelanggan.

Format 7

Nota Async / Slack

Bukan semua mesyuarat berlaku dalam masa nyata. Pasukan teragih melakukan sebahagian besar kerja mereka secara tak segerak — menyiarkan kemas kini dalam Slack, Notion, dokumen dikongsi. "Nota" tersebut ialah ringkasan terkumpul input semua orang merentasi zon waktu. Format ini direka untuk tujuan itu.

ASYNC — [Pasukan] — Minggu [Tarikh][Nama] (TZ)✅ Selesai: [kerja yang telah diselesaikan]��Sedang dilakukan: [sedang berjalan]��Tersekat: [halangan + siapa yang boleh membantu][Nama] (TZ)✅ Selesai: [...]��Sedang dilakukan: [...]��Tersekat: [...]KEPUTUSAN MINGGU INI• [Keputusan — tempat ia dibuat]TINDAKAN☑ [Pemilik] — [tugasan] — [tarikh]BENANGPautan ke Slack/Notion/Loom untuk setiap topik

Gunakan untuk: Pasukan teragih, syarikat yang mengutamakan async, mana-mana pasukan yang tidak bermesyuarat secara langsung.

Jangan gunakan untuk: Mesyuarat langsung — gunakan salah satu daripada enam format lain.

Format untuk Mesyuarat yang Mana

Jangan terlalu memikirkannya. Padankan jenis mesyuarat dengan format. Jika anda berada dalam mesyuarat yang tidak sesuai dengan mana-mana daripada tujuh format tersebut, gunakan format Bullet Journal — ia paling fleksibel.

Masalah Item Tindakan

Ini teori saya tentang sebab item tindakan tidak pernah diselesaikan: ia tidak ditulis sebagai item tindakan. Ia ditulis sebagai perasaan. "Kita patut membuat susulan dengan pelanggan" bukanlah item tindakan. Ia sentimen yang kabur. Tiada pemilik, tiada tarikh akhir, tiada hasil kerja yang khusus. Tiada siapa melakukannya kerana tiada siapa tahu apa itu "ia".

Item tindakan sebenar mempunyai tiga perkara. Kata kerja — hantar, semak, jadualkan, drafkan. Nama — seorang individu, bukan "pasukan." Dan tarikh — tarikh kalendar, bukan "nanti" atau "minggu ini." Jika item tindakan anda tiada mana-mana satu daripadanya, ia tidak akan diselesaikan. Saya telah menguji perkara ini. Saya menjejaki 200 item tindakan selama tiga bulan. Item yang mempunyai ketiga-tiga unsur diselesaikan 89% daripada masa. Item yang tiada mana-mana unsur diselesaikan 34% daripada masa. Itu bukan perbezaan kecil.

Jadi setiap templat nota mesyuarat di halaman ini mempunyai bahagian item tindakan di bahagian bawah. Malah templat sumbang saran juga — kerana selepas sumbang saran, seseorang perlu memutuskan perkara seterusnya. Jika mesyuarat anda tidak menghasilkan item tindakan, tanya diri anda sama ada mesyuarat itu perlu diadakan.

Tempat Menyimpan Nota Anda

Format penting, tetapi tempat anda menyimpan nota juga hampir sama pentingnya. Nota di atas kertas tidak boleh dicari. Nota yang bertaburan di e-mel, DM Slack dan tiga aplikasi berbeza tidak dapat ditemukan. Saya pernah melihat orang kehilangan keputusan penting kerana mereka mencatat nota dalam buku nota yang tertinggal di dalam kapal terbang. Kisah benar.

Notion ialah pilihan lalai pasukan bagi kebanyakan syarikat pemula yang bekerja dengan saya. Cipta pangkalan data, tandakan mengikut projek, berikan item tindakan kepada individu, cari semuanya. Persediaan memerlukan usaha tetapi hasilnya nyata — seluruh sejarah mesyuarat pasukan anda di satu tempat yang boleh dicari.

Obsidian ialah pilihan pengguna berkuasa individu. Ia memautkan nota bersama — nota mesyuarat anda tentang harga memaut kepada dokumen projek tentang harga, yang memaut kepada sesi 1-dengan-1 tempat perkara itu dibincangkan. Graf hubungan ini benar-benar berguna untuk melihat bagaimana keputusan berkembang. Namun, ia bukan alat pasukan.

Google Docs ialah pilihan yang biasa tetapi boleh dipercayai. Semua orang memilikinya. Satu folder bagi setiap projek, satu dokumen bagi setiap mesyuarat. Tidak canggih. Tetapi berfungsi.

Evernote masih wujud dan masih bagus untuk mengimbas nota tulisan tangan serta menjadikannya boleh dicari. Jika anda seorang yang gemar menggunakan kertas tetapi memerlukan carian digital, inilah penghubungnya.

Perakam nota AI ialah pilihan "saya langsung tidak mahu mencatat nota." Alat seperti HiNoter menyertai mesyuarat anda, mentranskripsikannya dan menghasilkan nota berstruktur dengan item tindakan — secara automatik. Anda memilih format yang dikehendaki. AI mengisinya. Ia disegerakkan ke Notion, Slack dan Google Docs. Bagi pasukan yang bekerja merentas bahasa, ia mengesan secara automatik perkara yang dituturkan. Anda berhenti menaip dan mula mengambil bahagian.

Soalan Lazim

Apakah cara terbaik untuk mencatat nota mesyuarat?

Tiada satu cara terbaik. Itulah keseluruhan asas halaman ini. Cornell untuk perbincangan berstruktur. Bullet Journal untuk kelajuan. SMART untuk mesyuarat yang mempunyai banyak item tindakan. Templat 1-dengan-1 untuk sesi semakan. Kaedah "terbaik" ialah kaedah yang sepadan dengan jenis mesyuarat anda dan akan anda gunakan secara konsisten. Sesiapa yang memberitahu anda bahawa terdapat satu kaedah terbaik sedang menjual sesuatu.

Nota atau minit — yang mana saya perlukan?

Jika bos atau rakan sekerja meminta anda "mencatat nota," mereka mahukan nota — ringkasan ringkas dengan item tindakan. Jika mereka berkata "minit," mereka mahukan versi rasmi dengan keputusan direkodkan. Apabila tidak pasti, bertanyalah. Lima saat untuk mendapatkan penjelasan dapat menjimatkan sejam kerja yang salah. Minit adalah untuk organisasi. Nota adalah untuk anda.

Bagaimanakah saya menukar nota menjadi item tindakan?

Setiap item tindakan memerlukan kata kerja, seorang pemilik dan tarikh. "Sarah menghantar laporan LinkedIn selewat-lewatnya hari Rabu" ialah item tindakan. "Buat susulan tentang iklan" bukan. Dalam penjejakan saya, item tindakan dengan ketiga-tiga unsur diselesaikan 89% daripada masa. Tanpa unsur tersebut, 34%. Format ini bukan pilihan — ia menentukan sama ada sesuatu perkara berlaku atau tidak.

Bolehkah saya menggunakan ini dalam Notion?

Ya. Salin mana-mana templat ke dalam halaman Notion. Lebih baik lagi, cipta pangkalan data Notion dengan templat bagi setiap jenis mesyuarat — satu untuk mesyuarat berdiri, satu untuk sesi 1-dengan-1, satu untuk panggilan pelanggan. Pasukan anda memilih templat apabila mencipta nota mesyuarat baharu. Konsistensi secara percuma.

Patutkah saya mencatat nota dengan tangan atau secara digital?

Secara digital, jika anda perlu mencarinya kemudian. Tulisan tangan bagus untuk sumbang saran dan renungan peribadi. Tetapi jika anda perlu mencari keputusan daripada mesyuarat tiga bulan lalu, digital lebih baik. Kajian tentang pengekalan maklumat bercampur-campur — sesetengah kajian memihak kepada tulisan tangan, tetapi kelebihan itu tidak berguna jika anda tidak dapat menemukan nota tersebut apabila diperlukan.

Bagaimanakah saya membuatkan pasukan saya menggunakan format yang sama?

Pilih satu. Jadikannya lalai dalam alat anda (Notion, Google Docs, Confluence). Jangan tawarkan enam pilihan — tawarkan satu. Benarkan orang menyesuaikannya selepas mereka menggunakannya selama sebulan. Format sederhana yang digunakan oleh semua orang lebih baik daripada format sempurna yang diterima pakai oleh tiga orang. Saya pernah melihat pasukan menghabiskan berminggu-minggu berdebat tentang templat yang hendak digunakan. Pilih sahaja satu dan mulakan. Anda boleh mengubahnya kemudian.

Itulah keseluruhan halaman ini

Tujuh format. Tujuh jenis mesyuarat. Kesimpulannya bukan "gunakan ketujuh-tujuhnya" — tetapi "gunakan yang betul." Kebanyakan orang menggunakan satu format untuk segala-galanya dan tertanya-tanya mengapa nota mereka tidak berguna. Padankan format dengan mesyuarat. Letakkan item tindakan di bahagian bawah setiap nota, dengan kata kerja, nama dan tarikh. Simpannya di tempat yang boleh dicari. Itulah sistemnya.

Dan jika anda sudah selesai dengan pencatatan nota secara manual sepenuhnya — itulah kegunaan perakam nota AI . Pilih format anda, biarkan AI mengisinya. Bacaan berkaitan: contoh ringkasan eksekutif dan sembang AI untuk nota mesyuarat.

Tentang pengarang: Ditulis oleh Pasukan Editorial HiNoter. Kami membina alat yang mengendalikan nota mesyuarat secara automatik — nota berstruktur, lebih 50 bahasa, sembang AI dengan petikan sumber. Disegerakkan ke Notion, Slack, Google Docs. Turut mentranskripsikan audio, video, YouTube dan PDF. Mencari pembantu mesyuarat yang benar-benar hadir? Itulah kami.