大多数会议笔记毫无用处。我这么说并不是为了挑衅——几个月来，我一直在收集实例，请同事们给我看看他们参加的上一次会议的笔记。结果很糟糕。大约十份中有八份是我所谓的“转录尝试”——有人试图按照发言顺序把所有说过的话都记下来，就像一个忘了自己不在法庭上的法庭速记员。这些笔记记录了说过的话，却错过了重点。你事后读它们时会想：好吧，确实说了很多话，但我们到底决定了什么？我应该做什么？没人知道。笔记里没有写。
问题不在于记笔记的能力，而在于人们使用的 会议笔记模板 ——或者更确切地说，在于根本没有模板。大多数人完全没有会议笔记格式 。他们坐进会议室，打开空白文档或笔记本，然后开始记录。没有结构。没有模板。不知道自己要记录什么。这就是为什么最终内容读起来像意识流。他们什么都记，因为不知道什么才重要。
我想解决这个问题。不是用“要有条理”或“记下行动项”之类的泛泛建议，而是用真正的模板——一共七种——每一种都针对特定类型的会议设计。但在介绍模板之前，我需要先说明笔记和会议纪要的区别，因为这种混淆造成的会议文档问题，比其他任何原因都多。
本页内容：
1. 没人谈论的笔记与会议纪要问题
2. 7 种格式
3. 不同会议该用哪种格式
4. 行动项问题
5. 把笔记放在哪里
6. 常见问题
没人谈论的笔记与会议纪要问题
有件事让我很烦。在 Google 中搜索“会议笔记”，一半结果实际上讲的是会议纪要。在职位描述、博客文章和日常对话中，这两个词经常被混用。它们并不是一回事，把它们当成一回事，会导致两方面都出现糟糕的结果。
会议纪要是一种治理文件。它之所以存在，是因为一个组织——董事会、委员会或公司——需要正式记录已经作出的决定。纪要包括动议、投票和法定人数确认。它们可能会被传唤提交。它们会被归档。如果你需要的是这类文档，请使用我们的会议纪要模板 ——这是另一项资源，提供专为合规而设计的格式。
会议笔记则完全是另一回事。它是一种工作文档。你在会议期间为自己记录，用来捕捉对你来说重要的内容——行动项、决定、需要跟进的事项以及你承诺过的事情。你可能会与同事分享，也可能不会。它们快速、个人化，而且可以随时丢弃，而会议纪要则不是这样。
会议笔记 | 会议纪要 | |
适用对象 | 你（也许还有你的团队） | 组织 |
存在原因 | 个人参考、行动跟踪 | 法律/官方记录 |
正式程度 | 完全不正式 | 非常正式——动议、投票、签名 |
记录所需时间 | 会议期间 | 会后整理并正式化 |
它的用途 | 参考一周，然后归档 | 永久保存，可能接受审计 |
如果你的经理要求你在会议上“做记录”，他们几乎肯定指的是笔记——一份包含行动事项的快速摘要。如果他们想要会议纪要，他们会说“会议纪要”。不确定时就问。相比花费一小时制作错误的文档，承受五秒钟的尴尬更值得。
7 种格式
我不会把这些格式介绍得好像它们对所有情况都同样出色。事实并非如此。每种格式都有其适用的会议类型。用错格式，就会落得试图用康奈尔布局记录头脑风暴的下场——你花了太多时间整理，结果错过了一半的想法。
格式 1
康奈尔方法——会议版
康奈尔方法最初是康奈尔大学在 20 世纪 50 年代为课堂讲座发明的。其理念是：将页面分成三个区域。左栏用于提示——关键词、问题、主题。右栏用于记录实际笔记。底部留出两行用于总结。它适用于那些日后既需要回忆细节、又需要把握全局的会议。
坦白说，康奈尔方法需要练习。刚开始使用的几次，你会忘记自己应该在哪一栏书写。但一旦掌握，它就是我发现的最适合结构化讨论的高效格式。底部的总结非常有用，当你浏览旧笔记、试图回忆某次会议的主题时尤其如此。
── 提示（左）── ── 笔记（右）──第二季度预算 Sarah 展示了数据。市场营销 - 超出 12% 超出 12%——展示广告是主因。 - 展示广告 第三季度计划：将 30% 转向 LinkedIn。 - 第三季度调整 James 提出了时间安排方面的担忧。 - James 的异议 决定：先测试 LinkedIn 6 周 - 6 周测试 再决定是否全面调整。 Sarah → 周三前提供 LinkedIn 支出数据。 James → 周五前完成竞争对手广告审查。── 总结 ──第二季度市场营销超出预算 12%（展示广告）。团队将测试将 30% 转向 LinkedIn，持续 6 周。Sarah 周三提取数据，James 周五审查竞争对手。
适用于： 战略会议、规划会议，以及任何细节很多且同时需要把握全局的场合。
不适用于： 站会、快速同步，以及任何会因这种结构而拖慢进度的场合。
格式 2
子弹笔记法——会议版
Ryder Carroll 为个人生产力创建了子弹笔记法。将其用于会议很简单：使用符号快速记录。圆点表示笔记，圆圈表示事件或任务，短横线表示想法。完成后，在圆点上打一个 X。已迁移？使用箭头。这是我测试过的最快格式。你不必停下来思考结构——只需直接记录。
● 团队同步——1 月 22 日○ 站会 9:05（Sarah 迟到）●
第二季度预算：市场营销超出 12%，展示广告 -
第三季度：测试转向 LinkedIn（30%）● 招聘：后端开发人员 3 位候选人，周四面试 - 设计师：已向 Maya 发出 offer● 行动项 ○ Sarah → 周三前提供 LinkedIn 数据 ○ James → 周五前完成竞争对手审查 ○ Lucas → 安排周四面试× API 文档（已完成）→ 定价文档（已迁移）
适用于： 站会、快速同步，以及速度优先、主要记录任务和决策的场合。
不适用于： 需要记录细微差别或背景信息的复杂讨论。
格式 3
SMART 行动项
这种格式完全跳过讨论记录。它只为产出真正能够完成的行动项而存在。SMART 代表具体（Specific）、可衡量（Measurable）、已分配（Assigned）、现实可行（Realistic）、有时限（Time-bound）。大多数会议行动项至少有两项不符合这些标准。“跟进一下定价的事”既不具体、不可衡量、未分配，也没有时限。五个词里就有四项不合格。
SMART 行动项——冲刺规划，1 月 22 日1. S：用 3 个新层级更新定价页面 M：页面上线并显示 3 个层级 A：Maria R：是——文案已准备好，需要开发 T：1 月 26 日，周五2. S：向供应商发送合同续签条款邮件 M：邮件已发送并记录回复 A：David R：是 T：1 月 23 日，周二3. S：按渠道提取第二季度广告支出 M：包含 5 个渠道的电子表格 A：Sarah R：是——数据位于仪表板中 T：1 月 24 日，周三
适用于： 冲刺规划、项目启动，以及产出为任务清单的任何会议。
不适用于： 尚未明确行动项的探索性会议或头脑风暴会议。
格式 4
一对一会议笔记
一份一对一会议笔记模板 需要完成团队会议模板无法完成的事情：追踪一段时间内的模式。一对一会议是定期进行的对话。重要的不只是本周说了什么——而是过去三个月一直在说什么。员工是否四次提出了同一个担忧？某个阻碍是否始终没有解决？模板需要承接之前的背景信息。
一对一——[经理] & [员工]——[日期]签到 — 情绪、精力、任何个人事项自上次以来 — 已完成 / 进行中 / 受阻反馈（双向） — 具体、近期、可执行职业发展 / 成长 — 对方在想什么？延续事项 — 上次一对一会议的未完成事项行动项 — [经理] 在 [日期] 前完成 [X] [员工] 在 [日期] 前完成 [Y]下一次 — [日期] / 需要重新讨论的主题
适用于： 经理与员工的签到沟通、导师辅导、定期个人对话。
不适用于： 团队会议、项目讨论——完全不是同一种格式。
格式 5
头脑风暴记录
头脑风暴笔记需要有意保持混乱。头脑风暴中最糟糕的做法，就是过早强加结构——试图分类会扼杀想法。先记录一切，之后再筛选。模板刻意保持宽松。
头脑风暴——[主题]——[日期]问题： 我们要解决什么？原始想法（不做评判）- [想法 1]- [想法 2——基于 1 延伸]- [想法 3——完全不同，也没关系]- [想法 4——有人说了些蠢话，也写下来]- [想法 5]主题（会后）• 主题 A——这里聚集了 3 个想法• 主题 B——2 个想法• 主题 C——偏离主题但很有意思最值得探索的 3 项1. [最有潜力]2. [第二项]3. [黑马]下一步 — 谁在什么时候探索什么？
适用于： 头脑风暴、构思，以及数量比结构更重要的任何会议。
不适用于： 决策会议——格式过于宽松，无法记录承诺。
格式 6
客户通话笔记（销售）
销售通话成败取决于承诺。你答应发送某些东西，对方答应牵线介绍。如果任何一方忘记，交易就会停滞。这份模板围绕一个简单原则构建：记录双方做出的每一项承诺，并注明日期。
客户通话——[客户]——[日期]目的： [一句话]他们说了什么• [痛点 / 需求]• [预算 / 时间安排 / 决策流程]• [还涉及哪些人]• [异议]我们承诺了什么☑ [你] → 在 [日期] 前完成 [交付物]☑ [你] → 在 [日期] 前完成 [跟进]他们承诺了什么☑ [客户] → 在 [日期] 前完成 [行动]☑ [客户] → 在 [日期] 前完成 [介绍]下一步 — [具体行动 + 日期]CRM 记录 — [Salesforce/HubSpot 中的笔记]
适用于： 销售通话、客户签到沟通、供应商谈判。任何会产生承诺的通话。
不适用于： 内部会议——这种格式专为客户场景设计。
格式 7
异步 / Slack 笔记
并非所有会议都实时进行。分布式团队的大量工作是异步完成的——在 Slack、Notion 或共享文档中发布更新。“笔记”是汇总不同时区所有人输入后的摘要。这种格式就是为此设计的。
异步——[团队]——[日期所在周][姓名]（时区）✅ 已完成：[已完成的工作]��进行中：[正在进行]��受阻：[阻碍 + 谁可以提供帮助][姓名]（时区）✅ 已完成：[...]��进行中：[...]��受阻：[...]本周决策• [决策——作出决策的位置]行动项☑ [负责人] — [任务] — [日期]讨论串每个主题对应的 Slack/Notion/Loom 链接
适用于： 分布式团队、异步优先的公司，以及任何不进行实时会议的团队。
不适用于： 实时会议——请使用其他六种格式之一。
哪种会议使用哪种格式
别想太多。将会议类型与格式匹配。如果你参加的会议不适合这七种中的任何一种，就使用子弹笔记格式——它最灵活。
会议类型 | 格式 | 原因 |
每日站会 | 子弹笔记 | 快速、基于列表，没有时间进行结构化 |
战略 / 规划 | 康奈尔 | 在一页中记录细节和摘要 |
冲刺规划 | SMART 行动 | 核心就是分配任务 |
一对一 | 一对一模板 | 跟踪一段时间内反复出现的主题 |
头脑风暴 | 头脑风暴记录 | 先追求数量而非结构，之后再筛选 |
客户/销售电话 | 客户通话记录 | 记录双方的承诺 |
异步更新 | 异步/Slack | 跨时区汇编 |
行动项问题
这是我认为行动项从未完成的原因：它们没有被写成行动项，而是被写成了感受。“我们应该跟进客户”不是行动项，而是一种模糊的想法。它没有负责人、没有截止日期，也没有具体的交付成果。没人会去做，因为没人知道“它”到底是什么。
真正的行动项包含三样东西。一个动词——发送、审阅、安排、起草。一个名字——一个人，而不是“团队”。以及一个日期——日历上的具体日期，而不是“尽快”或“本周”。如果你的行动项缺少其中任何一项，它就不会完成。我测试过这一点。我跟踪了三个月内的 200 个行动项。包含全部三个要素的行动项有 89% 的时间得以完成。缺少任何一个要素的行动项只有 34% 的时间得以完成。这不是一个小差异。
所以本页面上的每个会议记录模板 底部都有一个行动项部分。即使是头脑风暴模板也有——因为头脑风暴之后，总得有人决定下一步做什么。如果你的会议没有产生任何行动项，不妨问问自己，这个会议是否有必要召开。
把记录放在哪里
格式很重要，但记录的存储位置几乎同样重要。纸质记录无法搜索。散落在电子邮件、Slack 私信和三个不同应用中的记录也无法找到。我见过有人因为把关键决策记录在一本落在飞机上的笔记本里而丢失了这些决策。真实故事。
Notion 是我合作的大多数初创团队的默认选择。创建一个数据库，按项目添加标签，将行动项分配给相关人员，搜索所有内容。设置需要花些功夫，但回报是真实的——整个团队的会议历史都集中在一个可搜索的位置。
Obsidian 是个人高级用户的选择。它可以将记录相互链接——你的定价会议记录链接到定价项目文档，而项目文档又链接到提及该问题的一对一会议。这个连接图对于了解决策是如何演变的确实很有用。不过，它不是团队工具。
Google Docs 是平淡但可靠的选择。人人都有。每个项目一个文件夹，每次会议一个文档。不花哨，但能用。
Evernote 依然存在，而且仍然适合扫描手写记录并使其可搜索。如果你喜欢纸质记录，但又需要数字搜索，它就是连接两者的桥梁。
AI 记录工具 是“我根本不想做记录”这一需求的选择。像HiNoter 这样的工具会加入你的会议，将其转录，并自动生成包含行动项的结构化记录。你选择想要的格式，AI 负责填写。它可以同步到Notion、Slack 和 Google Docs。对于跨语言协作的团队，它会自动检测正在使用的语言。你不再需要打字，而是可以开始参与。
常见问题
记录会议的最佳方式是什么？
没有唯一的最佳方式。这正是本页面的核心理念。结构化讨论使用康奈尔笔记法。追求速度使用子弹笔记法。行动项较多的会议使用 SMART 方法。一对一会议使用一对一模板。“最佳”方法就是与你的会议类型匹配，并且你会持续使用的方法。任何告诉你存在唯一最佳方法的人，都是在推销某种东西。
我需要记录 notes 还是 minutes？
如果你的老板或同事让你“做记录”，他们要的是 notes——一份包含行动项的快速摘要。如果他们说要“minutes”，他们要的是记录了决策的正式版本。不确定时就问清楚。五秒钟的澄清可以节省一小时的错误工作。Minutes 是为组织准备的，notes 是为你自己准备的。
如何将记录转化为行动项？
每个行动项都需要一个动词、一位负责人和一个日期。“Sarah 在周三之前发送 LinkedIn 报告”就是行动项。“跟进广告”则不是。在我的跟踪中，包含全部三个要素的行动项有 89% 的时间得以完成。没有这三个要素时，只有 34%。格式不是可选项——它决定了事情能否发生。
我可以在 Notion 中使用这些模板吗？
可以。将任意模板复制到 Notion 页面中。更好的做法是，创建一个 Notion 数据库，为每种会议类型设置一个模板——一个用于站会，一个用于一对一会议，一个用于客户通话。团队成员创建新的会议记录时选择模板即可。无需额外成本就能保持一致性。
我应该手写记录还是使用数字方式？
如果你以后需要搜索记录，就使用数字方式。手写非常适合头脑风暴和个人反思。但如果你需要找到三个月前某次会议中的一项决策，数字记录更胜一筹。关于记忆保持的研究结果并不一致——一些研究更支持手写，但如果在需要时找不到记录，这种优势就毫无价值。
如何让我的团队使用相同的格式？
选一个。将它设为你的工具（Notion、Google Docs、Confluence）中的默认格式。不要提供六种选项，只提供一种。等大家使用一个月后，再让他们进行自定义。我见过团队花费数周争论该使用哪个模板。直接选一个开始使用，之后还可以更改。
这就是全部内容
七种格式。七种会议类型。重点不是“使用全部七种”，而是“使用正确的那一种”。大多数人对所有事情都使用一种格式，然后纳闷为什么他们的记录毫无用处。让格式匹配会议。每份记录的底部都放上行动项，包括动词、姓名和日期。将它们存储在可搜索的位置。这就是整个系统。
如果你已经完全不想再手动做记录——这正是AI 记录工具 的用途。选择你的格式，让 AI 填写。相关阅读：执行摘要示例 和用于会议记录的 AI 聊天。
关于作者： 由 HiNoter 编辑团队撰写。我们构建能够自动处理会议记录的工具——结构化记录、50 多种语言、带来源引用的 AI 聊天。可同步到Notion、Slack、Google Docs。还可以转录音频、视频、YouTube和PDF。正在寻找一个真正会参加会议的会议助手 ？就是我们。