Parhaat When2meet-vaihtoehdot riippuvat siitä, miten ryhmäsi aikatauluttaa tapaamiset. Opiskelijat ja epämuodolliset ryhmät tarvitsevat yleensä ilmaisen kyselyn, joka ei vaadi kirjautumista. Etätiimit tarvitsevat aikavyöhykkeet, kalenterisynkronoinnin, muistutukset ja selkeän äänestyksen. Myynti- tai asiakastiimit tarvitsevat usein varauslinkkejä, round robin -reitityksen, CRM-synkronoinnin ja tapaamisen varaamisen jälkeisen seurannan automatisoinnin.
Parhaat vaihtoehdot käyttötarkoituksen mukaan
| Käyttötarkoitus | Sopivin vaihtoehto | Miksi se toimii | Huomioitavaa |
|---|---|---|---|
| Opiskelijaryhmä tai kerho | Rallly, LettuceMeet, WhenAvailable | Nopeat kyselyt, vähäinen käyttöönotto, yksinkertainen äänestys | Rajoitetut muistutukset, kalenterisynkronointi tai hallintatoiminnot |
| Eri aikavyöhykkeillä toimiva etätiimi | Doodle, SavvyCal, Cal.com, Google Calendar | Parempi aikavyöhykkeiden käsittely, kalenterin tarkistukset ja kutsut | Jotkin yhteistyöominaisuudet ovat maksullisilla tilauksilla |
| Asiakastapaamiset | Calendly, YouCanBookMe, HubSpot Meetings, Microsoft Bookings | Varauslinkit, muistutukset, lomakkeet ja työnkulkujen automatisointi | Hinnoittelu voi riippua käyttäjämäärästä, kalentereista, CRM-tasosta tai Microsoft 365 -tilauksesta |
| Suuri tapahtuma tai vapaaehtoisryhmä | WhenAvailable, Doodle, Rallly | Kyselyyn perustuva saatavuus on helpompi kuin henkilökohtaiset varauslinkit | Vienti, yksityisyys ja äänten seuranta saattavat vaatia päivityksiä |
Miten vertailimme näitä When2meet-vaihtoehtoja
Arvioimme jokaisen työkalun seitsemän käytännöllisen aikataulutuskriteerin perusteella: voivatko vieraat vastata ilman kirjautumista, aikavyöhykkeiden selkeys, kalenterisynkronointi, kysely- tai äänestystuki, automaattinen tapaamisten varaaminen, yksityisyysasetukset ja hinnoittelun selkeys. Tavoitteena ei ole nimetä yhtä voittajaa jokaiselle tiimille. Kevyt kysely sopii paremmin ryhmätyöhön, kun taas varausten automatisointialusta sopii paremmin myyntipuheluihin.
Hinnoittelu ja ominaisuuksien saatavuus voivat muuttua. Pidä alla olevia lukuja tarkistettuna tilannekuvana, ei sopimuksena. Ennen työkalun käyttöönottoa tiimissä tarkista ajantasainen tilaussivu, tietosuojakäytäntö ja hallintatoiminnot.
Milloin When2meet toimii edelleen hyvin
When2meet on edelleen hyödyllinen, kun tarvitset nopean saatavuusruudukon etkä halua osallistujien luovan tilejä. Se toimii erityisen hyvin epämuodollisissa ryhmissä, jotka osaavat lukea yksinkertaista aikaruudukkoa, sopia yhdestä parhaasta ajankohdasta ja luoda lopullisen kalenteritapahtuman manuaalisesti.
Se alkaa tuntua hankalammalta, kun osallistujat ovat useilla aikavyöhykkeillä, käyttävät mobiililaitteita, tarvitsevat kalenterisynkronointia, odottavat muistutuksia tai haluavat lopullisen tapaamisen luotavan automaattisesti Google Calendariin, Outlookiin, Zoomiin, Google Meetiin tai Microsoft Teamsiin. Jos nämä ovat ongelmakohtiasi, vaihtoehto voi vähentää kyselyn sulkemisen jälkeistä seurantatyötä.
10 When2meet-vaihtoehdon nopea vertailutaulukko
| Työkalu | Sopii parhaiten | Vieraan kirjautuminen | Kalenterisynkronointi | Kyselyt | Hinnoittelun tilannekuva |
|---|---|---|---|---|---|
| Doodle | Ammattimaiset ryhmäkyselyt | Äänestäjille yleensä valinnainen | Kyllä tuetuilla tilauksilla | Kyllä | Ilmainen sekä maksulliset Professional- ja Team-tilaukset; tarkistettu elokuussa 2026 |
| Calendly | Asiakkaiden varauslinkit | Varaajille ei | Kyllä | Tapaamiskyselyt saatavilla valituilla tilauksilla | Ilmaiset ja maksulliset käyttäjäkohtaiset tilaukset; tarkistettu elokuussa 2026 |
| Google Calendarin tapaamisaikataulut | Google Workspace -käyttäjät | Monille varaussivuille ei vaadita Google-kirjautumista | Google Calendarin natiivi synkronointi | Ei perinteistä ryhmäkyselyä | Yksi varaussivu joillakin ilmaisilla/perustason tileillä; premium-ominaisuudet vaihtelevat |
| Microsoft Bookings | Microsoft 365 -tapaamistiimit | Asiakkaille ei | Outlookin/Microsoft 365:n natiivi synkronointi | Ei perinteistä saatavuuskyselyä | Sisältyy moniin Microsoft 365:n yritys-, enterprise-, koulutus- ja viranomaispaketteihin |
| Cal.com | Avoin aikataulutus ja tiimit | Varaajille ei | Kyllä | Enemmän varaus- kuin kyselypainotteinen | Ilmainen henkilökohtainen tilaus; Teams- ja Organization-maksulliset tilaukset tarkistettu elokuussa 2026 |
| Rallly | Kevyet avoimet ryhmäkyselyt | Äänestäjille ei | Rajoitettu verrattuna varaustyökaluihin | Kyllä | Ilmainen Hobby-tilaus ja maksullinen Pro-tilaus tarkistettu elokuussa 2026 |
| WhenAvailable | Ilman mainoksia toimivat tapahtumakyselyt | Vieraille ei | Joitakin integraatioita ja premium-ominaisuuksia | Kyllä | Ilmaiset kyselyt sekä premium-vaihtoehtoja; tarkistettu elokuussa 2026 |
| YouCanBookMe | Mukautetut varaussivut | Varaajille ei | Google, Microsoft, Apple ja muut | Saatavuuskyselyt tuettu | Ilmaiset ja maksulliset tilaukset; hinnoittelu tarkistettu elokuussa 2026 |
| SavvyCal | Viimeistelty varaus kalenterin päällekkäisnäkymällä | Varaajille ei | Kyllä | Ilmaiset tapaamiskyselyt | Free-, Basic- ja Premium-käyttäjätilaukset tarkistettu elokuussa 2026 |
| zcal | Tyylikkäät ilmaiset varaussivut | Varaajille ei | Kyllä | Tapaamiskyselyt sisältyvät | Ilmainen Forever-tilaus sekä Pro/Business-vaihtoehdot; tarkistettu elokuussa 2026 |
1. Doodle
Doodle on yksi suoraviivaisimmista When2meet-vaihtoehdoista ammattimaisiin ryhmäkyselyihin. Se sopii parhaiten, kun haluat edelleen kyselyyn perustuvan työnkulun, mutta tarvitset selkeämmän käyttöliittymän, muistutuksia, kalenterikutsuja ja yrityksille sopivampia hallintatoimintoja.
Edut: vahva ryhmäkysely, tunnettu brändi, kalenteriyhteys, varaussivut, ilmoittautumislistat, muistutukset ja puuttuvien äänestäjien seuranta maksullisilla tilauksilla.
Rajoitukset: ilmainen käyttö voi riittää epämuodollisiin kyselyihin, mutta mainokseton käyttökokemus, edistynyt seuranta ja tehokkaampi aikataulutuksen automatisointi vaativat yleensä maksullisen tilauksen.
Sopii parhaiten: tiimeille, jotka tarvitsevat Doodlen kaltaisen kyselyn, mutta haluavat osallistujille viimeistellymmän käyttökokemuksen kuin pelkkä saatavuusruudukko tarjoaa.
2. Calendly
Calendly on When2meetiä parempi, kun tavoitteena ei ole äänestää ajankohdasta vaan antaa jonkun varata aika todellisen saatavuutesi perusteella. Se toimii hyvin asiakaspuheluissa, haastatteluissa, esittelyissä, valmennuksessa ja vastaanottoajoissa.
Edut: viimeistellyt varauslinkit, kalenterisynkronointi, puskurisäännöt, muistutukset, maksujen ja CRM:n integraatiot soveltuvilla tilauksilla sekä tiimien reititysominaisuudet myyntiä tai tukea varten.
Rajoitukset: se ei ole yksinkertaisin valinta epämuodolliselle ryhmälle, joka haluaa vain merkitä saatavuuden ruudukkoon. Jotkin tiimi- ja automaatio-ominaisuudet riippuvat tilauksesta.
Sopii parhaiten: asiakasrajapinnassa toimiville tiimeille, jotka haluavat tapaamisten päätyvän suoraan kalenteriin ilman manuaalista kyselyn sulkemista.
3. Google Calendarin tapaamisaikataulut
Google Calendarin tapaamisaikataulut ovat luonteva vaihtoehto, kun tiimisi työskentelee jo Google Workspacessa. Erillisen kyselyn luomisen sijaan julkaiset varaussivun, joka tarkistaa Google Calendarin saatavuutesi.
Edut: Google Calendarin natiivi työnkulku, varaussivun jakaminen, tapahtumien automaattinen luominen ja Google-keskeisille tiimeille helposti omaksuttava käyttökokemus.
Rajoitukset: se on varauspainotteinen, ei täysimittainen ryhmän saatavuuden lämpökartta. Workspace-versio ja tilityyppi voivat vaikuttaa saatavilla oleviin tapaamisaikataulujen ominaisuuksiin.
Sopii parhaiten: tiimeille, jotka käyttävät jo Google Calendaria ja haluavat vaivattoman tapaamisten varaamisen avoimen ryhmä-äänestyksen sijaan.
4. Microsoft Bookings
Microsoft Bookings on vahva valinta organisaatioille, jotka käyttävät jo Microsoft 365:tä, Outlookia ja Teamsia. Se on suunniteltu tapaamisten aikataulutukseen, henkilöstön kalentereihin, palvelutyyppeihin, vahvistuksiin ja Teams-kokouslinkkeihin.
Edut: Microsoft 365:n natiivi integraatio, henkilöstön hallinta, tapaamissivut, Teams-kokoukset, ilmoitukset, mukautetut kentät ja organisaatiotason hallinta.
Rajoitukset: se ei ole When2meet-tyylinen kyselyruudukko. Saatavuus ja käyttöoikeudet riippuvat Microsoft 365 -tilauksesta ja järjestelmänvalvojan asetuksista.
Sopii parhaiten: kouluille, palvelutiimeille, IT-tiimeille ja asiakasrajapinnan osastoille, jotka tarvitsevat hallittuja tapaamisia Microsoft 365:n sisällä.
5. Cal.com
Cal.com on avoin aikataulutusalusta yksilöille ja tiimeille, jotka haluavat varauslinkkejä, tiimien aikataulutusta, integraatioita ja kehittäjäystävällistä mukautettavuutta. Se muistuttaa enemmän Calendlya kuin When2meetiä, mutta se voi korvata When2meetin toistuvissa tiimien aikataulutuksen työnkuluissa.
Edut: ilmainen henkilökohtainen tilaus, kalenteri-integraatiot, tiimien aikataulutus, round robin, reitityslomakkeet, API:t ja ylempien tilausten yrityshallinta.
Rajoitukset: jos ryhmäsi tarvitsee vain tilittömän saatavuuskyselyn, Cal.com voi olla tarpeisiisi nähden liian monimutkainen.
Sopii parhaiten: tiimeille, jotka haluavat aikataulutusinfrastruktuurin eivätkä vain kertaluonteista kyselyä.
6. Rallly
Rallly on kevyt kyselyvaihtoehto, joka vastaa alkuperäistä When2meet-ajatusta: luo kysely, jaa se, kerää äänet ja valitse ajankohta. Se on hyödyllinen, kun yksinkertaisuus ja yksityisyys ovat tärkeämpiä kuin myynnin automatisointi.
Edut: yksinkertaiset kyselyt, epämuodollinen käyttöönotto, ilmainen tilaus ja maksullinen vaihtoehto kyselyiden säilyttämiseen pysyvästi sekä premium-ominaisuuksien käyttöön.
Rajoitukset: se ei korvaa edistynyttä varausten automatisointia, CRM-reititystä tai yritystason kalenterihallintaa.
Sopii parhaiten: opiskelijatiimeille, kerhoille, vapaaehtoisryhmille ja avoimen lähdekoodin yhteisöille, jotka haluavat nopean kyselyn.
7. WhenAvailable
WhenAvailable on rakennettu ryhmän saatavuuskyselyihin, ja sen käyttöliittymä on ystävällisempi ja tapahtumakeskeisempi. Se tukee linkkien jakamista, sähköpostikutsuja, vieraiden äänestämistä ilman kirjautumista ja kyselyiden yksityisyysasetuksia.
Edut: vieraat eivät tarvitse kirjautumista, mainokseton käyttökokemus, mobiilisovellukset, mukautetut kysymykset, jakaminen QR-koodilla, kyselyiden arkistointi ja suurille ryhmille tarkoitetut ominaisuudet.
Rajoitukset: jotkin vienti-, vierashallinta- tai suurtapahtumaominaisuudet saattavat olla premium-vaihtoehtojen takana.
Sopii parhaiten: tapahtumille, toimikunnille, perheille, vapaaehtoistiimeille ja toistuvasti kokoontuville ryhmille, jotka suosivat edelleen kyselyä.
8. YouCanBookMe
YouCanBookMe sopii parhaiten, kun aikataulutus on osa asiakas- tai palvelutyönkulkua. Se tarjoaa varaussivuja, mukautettuja kysymyksiä, vahvistuksia, muistutuksia, maksuja ja kalenterien tarkistuksia Googlen, Microsoftin, Applen ja muiden kalenterien välillä.
Edut: mukautettavat varaussivut, aikavyöhykkeiden käsittely, useat kalenteriyhteydet maksullisilla tilauksilla, videoneuvottelujen integraatiot, maksut, muistutukset ja tiimien varausominaisuudet.
Rajoitukset: hinnoittelu voi riippua kalentereista, sivuista tai tiimin jäsenistä. Se on raskaampi kuin yksinkertainen opiskelijakysely.
Sopii parhaiten: konsulteille, valmentajille, haastattelukoordinaattoreille ja palveluyrityksille.
9. SavvyCal
SavvyCal on viimeistelty aikataulutustyökalu, jonka erityispiirre on kalenterin päällekkäisnäkymä. Vieraat voivat verrata kalenteriaan vapaisiin aikoihin, mikä voi tuntua kohteliaammalta kuin pakottaminen staattisen listan läpikäyntiin.
Edut: ilmaiset tapaamiskyselyt, rajattomat kalenteriyhteydet ilmaisen tason tilannekuvassa, kalenterin päällekkäisnäkymä, tiimilinkit, round robin, CRM-integraatiot ja mukautettu brändäys maksullisilla tilauksilla.
Rajoitukset: aktiiviset aikataulutuslinkit ja edistynyt brändäys vaativat maksullisen tilauksen. Se sopii huonommin ryhmille, jotka haluavat mahdollisimman yksinkertaisen anonyymin ruudukon.
Sopii parhaiten: asiakasrajapinnan ammattilaisille, jotka haluavat aikataulutuksen tuntuvan harkitulta ja helpolta.
10. zcal
zcal on design-keskeinen aikataulutustyökalu, joka tarjoaa runsaasti ominaisuuksia ilmaiseksi, kalenterisynkronoinnin, tapaamiskyselyt, muistutukset, videoneuvottelujen integraatiot ja viimeistellyt kutsusivut.
Edut: ilmaiset varauslinkit, kalenterisynkronointi, tapaamiskyselyt, mainokseton käyttökokemus, mukautetut kysymykset, muistutukset ja ystävällisempi varaussivukokemus.
Rajoitukset: tiimiominaisuudet, edistyneet automaatiot ja laajempi yritystason mukauttaminen saattavat vaatia Pro- tai Business-tilauksen.
Sopii parhaiten: yksilöille ja pienille tiimeille, jotka haluavat tyylikkäät aikataulutussivut aloittamatta maksullisella tilauksella.
Minkä työkalun valitsisit?
| Valitse tämä | Jos pääongelmasi on | Koska |
|---|---|---|
| Rallly tai LettuceMeet | Tarvitset ilmaisen ja nopean ryhmäkyselyn | Vaivattomuus on automaatiota tärkeämpää |
| WhenAvailable tai Doodle | Tarvitset paremman ryhmäkyselyn tapahtumia varten | Kysely, äänestysten näkyvyys ja osallistujien hallinta ovat keskeisiä |
| Calendly, Cal.com, SavvyCal tai zcal | Haluat varauslinkkejä ja kalenteriautomaation | Tapaaminen päätyy kalenteriin ilman manuaalisia sulkemisvaiheita |
| Google Calendar tai Microsoft Bookings | Yrityksesi käyttää jo vakiona Googlea tai Microsoftia | Kalenterin natiivi hallinta on tärkeämpää kuin uuden työkalun lisääminen |
| YouCanBookMe tai HubSpot Meetings | Aikataulutus liittyy asiakkaisiin, CRM:ään tai maksuihin | Varaussivu on osa myynnin tai palvelun työnkulkua |
Aikataulutuksen jälkeen: muuta tapaaminen seurannaksi
Aikataulutus ratkaisee vain tapaamistyönkulun ensimmäisen osan. Kun ajankohta on valittu, tiimit tarvitsevat edelleen esityslistan, kokouslinkin, muistiinpanot, päätökset, vastuuhenkilöt, määräajat, yhteenvetosähköpostin ja haettavan historian.
HiNoter ei ole When2meet-vaihtoehto, eikä sitä pidä arvioida kyselytyökaluna. Sen paikka on tapaamisen aikatauluttamisen jälkeen. HiNoter voi luvallasi yhdistää kalenteriisi, tunnistaa tulevat tapaamiset, liittyä tuettuihin puheluihin ja muuttaa keskustelun rakenteisiksi muistiinpanoiksi, toimenpiteiksi, yhteenvedoiksi, mielikartoiksi ja lähteisiin linkitetyiksi vastauksiksi.
Tämä luo kokonaisen työnkulun: aikatauluta tapaaminen sopivalla työkalulla, pidä tapaaminen ja käytä sitten tekoälypohjaisia kokousmuistiinpanoja yhteenvedon ja toimenpiteiden jakamiseen. Tiimit, jotka muuttavat tapaamiset jo uudelleenkäytettäväksi tiedoksi, voivat yhdistää aikataulutuksen tekoälypohjaisiin muistiinpanotyönkulkuihin, tekoälypohjaisiin litterointiyhteenvetoihin ja tietosuojan tarkistamiseen.
Arvioinnin tarkistuslista ennen vaihtamista
| Kysymys | Miksi sillä on merkitystä | Toivottu vastaus |
|---|---|---|
| Voivatko vieraat vastata ilman tiliä? | Vähentää kitkaa oppitunneilla, vapaaehtoisten ja ulkopuolisten vieraiden kohdalla | Kyllä, ellei työnkulku edellytä tunnistautunutta aikataulutusta |
| Näyttääkö se aikavyöhykkeet selkeästi? | Estää etätapaamisten väliin jäämisen | Automaattinen tunnistus ja näkyvät aikavyöhykemerkinnät |
| Synkronoituuko se kalentereiden kanssa? | Estää päällekkäiset varaukset ja manuaalisen kopioinnin | Google- ja Microsoft-kalenterien synkronointi vähintään |
| Voiko se luoda lopullisen tapahtuman? | Muuttaa äänet oikeaksi tapaamiseksi | Kalenterikutsu, neuvottelulinkki ja muistutukset |
| Voitko viedä vastaukset tai tarkastella niitä? | Hyödyllinen suurille ryhmille ja tietojen säilyttämiseen | CSV-vienti tai järjestäjän hallintapaneeli |
| Onko tiimien hinnoittelu selkeä? | Välttää yllättävät käyttäjä-, kalenteri- tai hallintokulut | Julkaistut tilaustiedot ja selkeä laskutusperuste |
Usein kysytyt kysymykset
Mikä on paras ilmainen When2meet-vaihtoehto?
Rallly, LettuceMeet, WhenAvailable, SavvyCalin tapaamiskyselyt ja zcal ovat hyviä lähtökohtia ilmaiseen tai vaivattomaan ryhmän aikataulutukseen. Paras valinta riippuu siitä, tarvitsetko yksinkertaisen kyselyn, viimeistellyn varaussivun vai kalenterisynkronoinnin.
Mikä on When2meetiä parempi vaihtoehto etätiimeille?
Doodle, Calendly, Cal.com, SavvyCal, Google Calendarin tapaamisaikataulut ja Microsoft Bookings sopivat paremmin etätiimeille, jotka tarvitsevat aikavyöhykkeiden käsittelyä, kalenterisynkronointia, muistutuksia ja lopullisia kalenterikutsuja.
Onko Doodle parempi kuin When2meet?
Doodle on parempi, kun tarvitset ammattimaisemman kyselyn, muistutuksia, kalenterikutsuja tai maksullisia tiimihallinnan ominaisuuksia. When2meet voi silti olla parempi nopeaan ja epämuodolliseen saatavuusruudukkoon, jossa kukaan ei halua kirjautua.
Onko Calendly hyvä When2meet-vaihtoehto?
Calendly on hyvä vaihtoehto, kun järjestäjä haluaa ihmisten varaavan ajan vapaista ajankohdista. Se sopii huonommin tilanteisiin, joissa jokaisen osallistujan pitää äänestää monista mahdollisista ajoista ennen lopullista päätöstä.
Mitä pitäisi tapahtua tapaamisen aikatauluttamisen jälkeen?
Luo kalenterikutsu, lisää kokouslinkki, valmistele esityslista, tallenna tai kirjaa muistiinpanot suostumuksella ja lähetä yhteenveto päätöksineen ja toimenpiteineen. HiNoter voi tukea tätä aikataulutuksen jälkeistä työnkulkua luomalla rakenteisia muistiinpanoja ja seurantatoimia tapaamisen jälkeen.
Mikä aikataulutustyökalu sopii parhaiten opiskelijoille?
Opiskelijat tarvitsevat yleensä ilmaisia, kirjautumista edellyttämättömiä ja yksinkertaisia ryhmäkyselyitä. Rallly, LettuceMeet ja WhenAvailable sopivat usein paremmin kuin raskaammat ajanvarausten alustat, ellei ryhmä käytä jo Google Calendaria tai Microsoft 365:tä.