De beste alternatieven voor When2meet hangen af van hoe je groep plant. Studenten en informele groepen hebben meestal een gratis poll nodig waarvoor geen login vereist is. Teams op afstand hebben tijdzones, kalendersynchronisatie, herinneringen en duidelijke stemopties nodig. Verkoop- of klantenteams hebben vaak boekingslinks, round-robin-routering, CRM-synchronisatie en follow-upautomatisering nodig nadat de vergadering is geboekt.
Beste alternatieven per gebruikssituatie
| Gebruikssituatie | Beste keuze | Waarom het werkt | Waar je op moet letten |
|---|---|---|---|
| Studentengroep of club | Rallly, LettuceMeet, WhenAvailable | Snelle polls, weinig opzet, eenvoudig stemmen | Beperkte herinneringen, kalendersynchronisatie of beheerdersopties |
| Remote team over meerdere tijdzones | Doodle, SavvyCal, Cal.com, Google Agenda | Beter beheer van tijdzones, kalendercontroles en uitnodigingen | Sommige samenwerkingsfuncties zitten op betaalde abonnementen |
| Klantafspraken | Calendly, YouCanBookMe, HubSpot Meetings, Microsoft Bookings | Boekingslinks, herinneringen, formulieren en workflowautomatisering | Prijzen kunnen afhangen van seats, agenda’s, CRM-niveau of een Microsoft 365-abonnement |
| Groot evenement of vrijwilligergroep | WhenAvailable, Doodle, Rallly | Op polls gebaseerde beschikbaarheid is makkelijker dan één-op-één boekingslinks | Export, privacy en stemregistratie vereisen mogelijk upgrades |
Hoe we deze When2meet-alternatieven hebben vergeleken
We hebben elk hulpmiddel beoordeeld op zeven praktische planningscriteria: of gasten zonder login kunnen reageren, duidelijkheid rond tijdzones, kalendersynchronisatie, ondersteuning voor polls of stemmen, automatische afspraakboeking, privacycontroles en duidelijkheid van de prijs. Het doel is niet om één winnaar voor elk team aan te wijzen. Een lichte poll is beter voor een klasproject; een platform voor boekingsautomatisering is beter voor salesgesprekken.
Prijzen en beschikbaarheid van functies kunnen veranderen. Zie de onderstaande bedragen als een gecontroleerde momentopname, niet als een contract. Controleer voordat je een tool uitrolt naar een team de actuele pagina met abonnementen, het gegevensbeleid en de beheerdersinstellingen.
Waar When2meet nog steeds goed werkt
When2meet is nog steeds nuttig wanneer je een snelle beschikbaarheidsmatrix nodig hebt en deelnemers geen account wilt laten aanmaken. Het werkt vooral goed voor informele groepen die een eenvoudige tijdsmatrix kunnen lezen, één winnende tijd kunnen kiezen en daarna handmatig de uiteindelijke agenda-afspraak kunnen maken.
Het wordt minder prettig wanneer deelnemers in veel tijdzones zitten, mobiele apparaten gebruiken, kalendersynchronisatie nodig hebben, herinneringen verwachten of willen dat de uiteindelijke vergadering automatisch wordt aangemaakt in Google Agenda, Outlook, Zoom, Google Meet of Microsoft Teams. Als dat je pijnpunten zijn, kan een alternatief het opvolgwerk na het sluiten van de poll verminderen.
Snelle vergelijkingstabel van 10 When2meet-alternatieven
| Tool | Beste voor | Gastlogin | Kalendersync | Polls | Prijsindicatie |
|---|---|---|---|---|---|
| Doodle | Professionele groepspolls | Meestal optioneel voor stemmers | Ja op ondersteunde abonnementen | Ja | Gratis plus betaalde Professional- en Team-abonnementen; gecontroleerd aug 2026 |
| Calendly | Klantboekingslinks | Nee voor boekers | Ja | Meetingpolls beschikbaar op geselecteerde abonnementen | Gratis en betaalde seat-gebaseerde abonnementen; gecontroleerd aug 2026 |
| Google Agenda-afspraakschema’s | Google Workspace-gebruikers | Voor veel boekingspagina’s is geen Google-login vereist | Native Google Agenda | Geen klassieke groepspoll | Eén boekingspagina op sommige gratis/basisaccounts; premiumfuncties variëren |
| Microsoft Bookings | Afspraakteams binnen Microsoft 365 | Nee voor klanten | Native Outlook/Microsoft 365 | Geen klassieke beschikbaarheidspoll | Inbegrepen bij veel Microsoft 365-business-, enterprise-, onderwijs- en overheidsabonnementen |
| Cal.com | Open planning en teams | Nee voor boekers | Ja | Meer booking-first dan poll-first | Gratis individueel abonnement; Teams- en Organization-abonnementen betaald, gecontroleerd aug 2026 |
| Rallly | Lichtgewicht open groepspolls | Nee voor stemmers | Beperkt vergeleken met boekingstools | Ja | Gratis Hobby-abonnement en betaald Pro-abonnement, gecontroleerd aug 2026 |
| WhenAvailable | Advrije evenementpolls | Nee voor gasten | Sommige integraties en premiumfuncties | Ja | Gratis polls plus premiumopties; gecontroleerd aug 2026 |
| YouCanBookMe | Eigen boekingspagina’s | Nee voor boekers | Google, Microsoft, Apple en meer | Beschikbaarheidspeiling ondersteund | Gratis en betaalde abonnementen; prijzen gecontroleerd aug 2026 |
| SavvyCal | Verzorgde boeking met kalenderoverlay | Nee voor boekers | Ja | Gratis meetingpolls | Gratis, Basic- en Premium-seatabonnementen gecontroleerd aug 2026 |
| zcal | Mooie gratis boekingspagina’s | Nee voor boekers | Ja | Meetingpolls inbegrepen | Free Forever-abonnement plus Pro/Business-opties; gecontroleerd aug 2026 |
1. Doodle
Doodle is een van de meest directe alternatieven voor When2meet voor professionele groepspolls. Het is het best wanneer je nog steeds een poll-first workflow wilt, maar een nettere interface, herinneringen, agenda-uitnodigingen en meer zakelijke beheermogelijkheden nodig hebt.
Voordelen: sterke groepspolls, bekend merk, agenda-verbinding, boekingspagina’s, inschrijflijsten, herinneringen en het volgen van niet-stemmers op betaalde abonnementen.
Beperkingen: gratis gebruik kan genoeg zijn voor informeel stemmen, maar een advertentievrije ervaring, geavanceerde tracking en sterkere planningsautomatisering vereisen meestal betaalde abonnementen.
Beste keuze voor: teams die een Doodle-achtige poll nodig hebben, maar een verzorgdere ervaring willen dan een ruwe beschikbaarheidsmatrix.
2. Calendly
Calendly is beter dan When2meet wanneer het doel niet is om over een tijd te stemmen, maar iemand laat boeken vanuit je echte beschikbaarheid. Het werkt goed voor klantgesprekken, interviews, demo’s, coaching en spreekuren.
Voordelen: verzorgde boekingslinks, kalendersynchronisatie, bufferregels, herinneringen, betaal- en CRM-integraties op relevante abonnementen, en teamrouteringsfuncties voor sales of support.
Beperkingen: het is niet de eenvoudigste keuze voor een informele groep die alleen beschikbaarheid in een raster wil markeren. Sommige team- en automatiseringsfuncties zijn afhankelijk van het abonnement.
Beste keuze voor: klantgerichte teams die afspraken direct op de agenda willen laten landen zonder handmatige afsluitstap van een poll.
3. Google Agenda-afspraakschema’s
Google Agenda-afspraakschema’s zijn een natuurlijk alternatief wanneer je team al in Google Workspace werkt. In plaats van een aparte poll te maken, publiceer je een boekingspagina die je Google Agenda-beschikbaarheid controleert.
Voordelen: native Google Agenda-workflow, delen van boekingspagina’s, automatische gebeurteniscreatie en een lage leercurve voor Google-first teams.
Beperkingen: het is booking-first, niet een volledige groeps-heatmap voor beschikbaarheid. De Workspace-editie en het accounttype kunnen invloed hebben op de beschikbare functies voor afspraakschema’s.
Beste keuze voor: teams die al Google Agenda gebruiken en low-friction afspraakboeking willen in plaats van open groepsstemmen.
4. Microsoft Bookings
Microsoft Bookings is een sterke keuze voor organisaties die al Microsoft 365, Outlook en Teams gebruiken. Het is ontworpen voor afspraakplanning, personeelsagenda’s, servicetypes, bevestigingen en Teams-vergaderlinks.
Voordelen: native Microsoft 365-integratie, personeelsbeheer, afsprakenpagina’s, Teams-vergaderingen, meldingen, aangepaste velden en organisatiebrede controle.
Beperkingen: het is geen When2meet-achtige pollgrid. Beschikbaarheid en toegang hangen af van het Microsoft 365-abonnement en de instellingen van de beheerder.
Beste keuze voor: scholen, serviceteams, IT-teams en klantgerichte afdelingen die beheerde afspraken binnen Microsoft 365 nodig hebben.
5. Cal.com
Cal.com is een open planningsplatform voor individuen en teams die boekingslinks, teamplanning, integraties en ontwikkelaarsvriendelijke aanpassing willen. Het lijkt meer op Calendly dan op When2meet, maar kan When2meet vervangen voor terugkerende teamplanningsworkflows.
Voordelen: gratis individueel abonnement, kalenderintegraties, teamplanning, round robin, routingforms, API’s en enterprisecontroles op hogere abonnementen.
Beperkingen: als je groep alleen een beschikbaarheidspoll zonder account nodig heeft, kan Cal.com meer systeem zijn dan nodig.
Beste keuze voor: teams die planningsinfrastructuur willen, niet alleen een eenmalige poll.
6. Rallly
Rallly is een lichtgewicht poll-alternatief dat dichter bij de oorspronkelijke bedoeling van When2meet ligt: maak een poll, deel hem, verzamel stemmen en kies een tijd. Het is nuttig wanneer eenvoud en privacy belangrijker zijn dan salesautomatisering.
Voordelen: eenvoudige polls, informele opzet, gratis abonnement en een betaalde optie om polls onbeperkt te bewaren en premiumfuncties te gebruiken.
Beperkingen: het vervangt geen uitgebreide boekingsautomatisering, CRM-routering of enterprise-agendabesturing.
Beste keuze voor: studententeams, clubs, vrijwilligersgroepen en open-sourcegemeenschappen die een snelle poll willen.
7. WhenAvailable
WhenAvailable is gebouwd voor groepsbeschikbaarheidspolls met een vriendelijkere, meer evenementgerichte interface. Het ondersteunt delen via links, e-mailuitnodigingen, stemmen zonder in te loggen en privacycontroles voor polls.
Voordelen: geen gastlogin, advrije positionering, mobiele apps, aangepaste vragen, delen via QR-code, archivering van polls en functies voor grotere groepen.
Beperkingen: sommige export-, gastbeheer- of groot-evenementfuncties kunnen achter premiumopties zitten.
Beste keuze voor: evenementen, commissies, families, vrijwilligersteams en terugkerende groepen die nog steeds een poll prefereren.
8. YouCanBookMe
YouCanBookMe is het best wanneer planning onderdeel is van een klant- of serviceworkflow. Het biedt boekingspagina’s, aangepaste vragen, bevestigingen, herinneringen, betalingen en kalendercontroles voor Google, Microsoft, Apple en andere agenda’s.
Voordelen: aanpasbare boekingspagina’s, tijdzonebeheer, meerdere kalenderverbindingen op betaalde abonnementen, videoconferentie-integraties, betalingen, herinneringen en teamboekingsfuncties.
Beperkingen: de prijs kan afhangen van agenda’s, pagina’s of teamleden. Het is zwaarder dan een eenvoudige studentenpoll.
Beste keuze voor: consultants, coaches, interviewcoördinatoren en dienstverlenende bedrijven.
9. SavvyCal
SavvyCal is een verfijnde planningstool met een onderscheidende kalenderoverlay-ervaring. Gasten kunnen hun agenda vergelijken met beschikbare tijdsloten, wat respectvoller kan aanvoelen dan hen door een statische lijst te dwingen.
Voordelen: gratis meetingpolls, onbeperkte kalenderverbindingen in de gratis tiersnapshot, kalenderoverlay, teamlinks, round robin, CRM-integraties en eigen branding op betaalde abonnementen.
Beperkingen: actieve planningslinks en geavanceerde branding vereisen betaalde abonnementen. Het is minder geschikt voor groepen die het simpelste mogelijke anonieme raster willen.
Beste keuze voor: professionals met klantcontact die planning doordacht en gemakkelijk willen laten aanvoelen.
10. zcal
zcal is een designgerichte planningstool met een royale gratis positionering, kalendersynchronisatie, meetingpolls, herinneringen, videoconferentie-integraties en verzorgde uitnodigingspagina’s.
Voordelen: gratis boekingslinks, kalendersync, meetingpolls, geen advertenties, aangepaste vragen, herinneringen en een vriendelijkere ervaring voor boekingspagina’s.
Beperkingen: teamfuncties, geavanceerde automatiseringen en diepere zakelijke aanpassingen kunnen Pro- of Business-abonnementen vereisen.
Beste keuze voor: individuen en kleine teams die aantrekkelijke planningspagina’s willen zonder meteen met een betaald abonnement te beginnen.
Welke tool moet je kiezen?
| Kies dit | Als je belangrijkste probleem is | Omdat |
|---|---|---|
| Rallly of LettuceMeet | Je een gratis, snelle groepspoll nodig hebt | Lage frictie belangrijker is dan automatisering |
| WhenAvailable of Doodle | Je een betere groepspoll voor evenementen nodig hebt | Polling, zichtbaarheid van stemmen en deelnemersbeheer centraal staan |
| Calendly, Cal.com, SavvyCal of zcal | Je boekingslinks en agenda-automatisering wilt | De vergadering zonder handmatige sluitstappen op de agenda belandt |
| Google Agenda of Microsoft Bookings | Je bedrijf al standaardiseert op Google of Microsoft | Native agenda-governance belangrijker is dan nog een tool toevoegen |
| YouCanBookMe of HubSpot Meetings | Planning verbonden is aan klanten, CRM of betalingen | De boekingspagina deel uitmaakt van een omzet- of serviceworkflow |
Na het plannen: maak van de vergadering follow-up
Planning lost slechts het eerste deel van de vergaderworkflow op. Zodra de tijd is gekozen, hebben teams nog steeds de agenda, vergaderlink, notities, beslissingen, eigenaren, deadlines, samenvattingsmail en doorzoekbare geschiedenis nodig.
HiNoter is geen alternatief voor When2meet en mag niet worden beoordeeld als pollingtool. Het hoort ná het plannen van de vergadering. Met toestemming kan HiNoter verbinding maken met je agenda, aankomende vergaderingen identificeren, ondersteunde calls bijwonen en het gesprek omzetten in gestructureerde notities, actiepunten, samenvattingen, mindmaps en brongekoppelde antwoorden.
Dat creëert een volledige workflow: plan de vergadering met de juiste tool, voer de vergadering uit en gebruik AI-vergadernotities om de samenvatting en actiepunten te verspreiden. Voor teams die vergaderingen al omzetten in herbruikbare kennis, koppel planning aan AI-notitiemethoden voor vergaderingen, AI-transcriptsamenvattingen en privacybeoordeling.
Evaluatiechecklist voordat je overstapt
| Vraag | Waarom dit telt | Voorkeursantwoord |
|---|---|---|
| Kunnen gasten reageren zonder account? | Verlaagt de drempel voor lessen, vrijwilligers en externe gasten | Ja, tenzij de workflow geauthenticeerde planning vereist |
| Toont het tijdzones duidelijk? | Voorkomt gemiste vergaderingen op afstand | Automatische detectie plus zichtbare tijdzonelabels |
| Synchroniseert het met agenda’s? | Voorkomt dubbele boekingen en handmatig kopiëren/plakken | Minimaal Google- en Microsoft-agendasynchronisatie |
| Kan het de uiteindelijke afspraak aanmaken? | Maakt van stemmen een echte vergadering | Agenda-uitnodiging, conferentielink en herinneringen |
| Kun je reacties exporteren of bekijken? | Nuttig voor grote groepen en administratie | CSV/export of dashboard voor organisatoren |
| Is de prijs duidelijk voor teams? | Voorkomt onverwachte kosten voor seats, agenda’s of beheer | Gepubliceerde abonnementsdetails en factureringsbasis |
FAQ
Wat is het beste gratis alternatief voor When2meet?
Rallly, LettuceMeet, WhenAvailable, SavvyCal-meetingpolls en zcal zijn goede startpunten voor gratis of laagdrempelige groepsplanning. De beste keuze hangt af van of je een eenvoudige poll, een verzorgde boekingspagina of kalendersynchronisatie nodig hebt.
Wat is beter dan When2meet voor remote teams?
Doodle, Calendly, Cal.com, SavvyCal, Google Agenda-afspraakschema’s en Microsoft Bookings zijn beter voor remote teams die tijdzonebeheer, kalendersynchronisatie, herinneringen en uiteindelijke agenda-uitnodigingen nodig hebben.
Is Doodle beter dan When2meet?
Doodle is beter wanneer je een professionelere poll, herinneringen, agenda-uitnodigingen of betaalde teamcontrole nodig hebt. When2meet kan nog steeds beter zijn voor een snelle, informele beschikbaarheidsmatrix waar niemand wil inloggen.
Is Calendly een goed alternatief voor When2meet?
Calendly is een goed alternatief wanneer de organisator wil dat mensen zichzelf boeken uit beschikbare tijdslots. Het is minder ideaal wanneer elke deelnemer over meerdere mogelijke tijden moet stemmen voordat er een definitieve beslissing is.
Wat moet er gebeuren nadat de vergadering is gepland?
Maak de agenda-uitnodiging aan, voeg een vergaderlink toe, bereid een agenda voor, neem op of leg notities vast met toestemming, en stuur een samenvatting met beslissingen en actiepunten. HiNoter kan deze workflow na het plannen ondersteunen door gestructureerde notities en follow-upitems te genereren na de vergadering.
Welke planningstool is het beste voor studenten?
Studenten hebben meestal gratis, eenvoudige groepspolls zonder login nodig. Rallly, LettuceMeet en WhenAvailable zijn vaak betere opties dan zwaardere afspraakplatformen, tenzij de groep al Google Agenda of Microsoft 365 gebruikt.