Die besten When2meet-Alternativen hängen davon ab, wie eure Gruppe Termine plant. Studierende und lockere Gruppen brauchen meist eine kostenlose Umfrage ohne Login. Remote-Teams benötigen Zeitzonen, Kalendersynchronisierung, Erinnerungen und klare Abstimmung. Vertriebs- oder Kundenteams brauchen oft Buchungslinks, Round-Robin-Zuweisung, CRM-Sync und Follow-up-Automatisierung, nachdem das Meeting gebucht wurde.
Die besten Alternativen nach Anwendungsfall
| Anwendungsfall | Beste Wahl | Warum es funktioniert | Worauf man achten sollte |
|---|---|---|---|
| Studiengruppe oder Club | Rallly, LettuceMeet, WhenAvailable | Schnelle Umfragen, wenig Einrichtung, einfache Abstimmung | Begrenzte Erinnerungen, Kalendersync oder Admin-Steuerung |
| Remote-Team über Zeitzonen hinweg | Doodle, SavvyCal, Cal.com, Google Calendar | Bessere Zeitzonenverwaltung, Kalenderprüfungen und Einladungen | Einige Kollaborationsfunktionen sind kostenpflichtig |
| Kundentermine | Calendly, YouCanBookMe, HubSpot Meetings, Microsoft Bookings | Buchungslinks, Erinnerungen, Formulare und Workflow-Automatisierung | Preise können von Lizenzen, Kalendern, CRM-Tier oder Microsoft-365-Plan abhängen |
| Großes Event oder Volunteer-Gruppe | WhenAvailable, Doodle, Rallly | Umfragebasierte Verfügbarkeit ist einfacher als 1:1-Buchungslinks | Export, Datenschutz und Abstimmungsverfolgung erfordern möglicherweise Upgrades |
So haben wir diese When2meet-Alternativen verglichen
Wir haben jedes Tool anhand von sieben praktischen Kriterien für die Terminplanung bewertet: ob Gäste ohne Login antworten können, wie klar Zeitzonen dargestellt werden, Kalendersynchronisierung, Umfrage- oder Abstimmungsfunktionen, automatische Terminbuchung, Datenschutzkontrollen und Preistransparenz. Ziel ist es nicht, für jedes Team einen einzigen Gewinner zu küren. Eine leichte Umfrage ist besser für ein Klassenprojekt; eine Buchungsautomatisierungsplattform ist besser für Verkaufsgespräche.
Preise und verfügbare Funktionen können sich ändern. Betrachte die folgenden Angaben als geprüfte Momentaufnahme, nicht als Vertragszusicherung. Bevor du ein Tool im Team ausrollst, prüfe die aktuelle Preisseite, die Datenrichtlinie und die Admin-Kontrollen.
Wann When2meet weiterhin gut funktioniert
When2meet ist weiterhin nützlich, wenn ihr schnell eine Verfügbarkeitsmatrix braucht und Teilnehmende keine Konten anlegen sollen. Es funktioniert besonders gut für informelle Gruppen, die eine einfache Zeittabelle lesen, sich auf einen Termin einigen und den finalen Kalendereintrag manuell erstellen können.
Weniger angenehm wird es, wenn Teilnehmende über mehrere Zeitzonen verteilt sind, mobile Geräte nutzen, Kalendersync brauchen, Erinnerungen erwarten oder das finale Meeting automatisch in Google Calendar, Outlook, Zoom, Google Meet oder Microsoft Teams erstellt werden soll. Wenn das eure Probleme sind, kann eine Alternative die Nacharbeit nach dem Schließen der Umfrage verringern.
Schnellvergleich von 10 When2meet-Alternativen
| Tool | Am besten für | Gast-Login | Kalendersync | Umfragen | Preisüberblick |
|---|---|---|---|---|---|
| Doodle | Professionelle Gruppenumfragen | Für Abstimmende meist optional | Ja, in unterstützten Plänen | Ja | Gratis plus kostenpflichtige Professional- und Team-Pläne; geprüft im Aug. 2026 |
| Calendly | Kundenseitige Buchungslinks | Nein für Buchende | Ja | Meeting-Umfragen in ausgewählten Plänen verfügbar | Gratis und kostenpflichtige nutzerbasierte Pläne; geprüft im Aug. 2026 |
| Google Calendar Appointment Schedules | Nutzer von Google Workspace | Für viele Buchungsseiten ist kein Google-Login nötig | Native Google Calendar | Keine klassische Gruppenumfrage | Einzelne Buchungsseite in manchen kostenlosen/Basic-Konten; Premiumfunktionen variieren |
| Microsoft Bookings | Microsoft-365-Terminplanungsteams | Nein für Kunden | Native Outlook/Microsoft 365 | Keine klassische Verfügbarkeitsumfrage | In vielen Microsoft-365-Business-, Enterprise-, Bildungs- und Behördenplänen enthalten |
| Cal.com | Offene Terminplanung und Teams | Nein für Buchende | Ja | Eher buchungs- als umfrageorientiert | Kostenloser Individualplan; Team- und Organisationspläne kostenpflichtig, geprüft im Aug. 2026 |
| Rallly | Leichte Open-Group-Umfragen | Nein für Abstimmende | Im Vergleich zu Buchungstools begrenzt | Ja | Gratiser Hobby-Plan und kostenpflichtiger Pro-Plan, geprüft im Aug. 2026 |
| WhenAvailable | Werbefreie Event-Umfragen | Nein für Gäste | Einige Integrationen und Premiumfunktionen | Ja | Kostenlose Umfragen plus Premium-Optionen; geprüft im Aug. 2026 |
| YouCanBookMe | Individuelle Buchungsseiten | Nein für Buchende | Google, Microsoft, Apple und mehr | Verfügbarkeitsabstimmung unterstützt | Kostenlose und kostenpflichtige Pläne; Preise geprüft im Aug. 2026 |
| SavvyCal | Hochwertige Buchung mit Kalender-Overlay | Nein für Buchende | Ja | Kostenlose Meeting-Umfragen | Kostenlose, Basic- und Premium-Pläne geprüft im Aug. 2026 |
| zcal | Attraktive kostenlose Buchungsseiten | Nein für Buchende | Ja | Meeting-Umfragen enthalten | Kostenloser Forever-Plan plus Pro-/Business-Optionen; geprüft im Aug. 2026 |
1. Doodle
Doodle ist eine der direktesten When2meet-Alternativen für professionelle Gruppenumfragen. Es eignet sich am besten, wenn ihr weiterhin einen umfragebasierten Ablauf wollt, aber eine sauberere Oberfläche, Erinnerungen, Kalendereinladungen und geschäftsfreundlichere Steuerungen braucht.
Vorteile: starke Gruppenabstimmung, bekannte Marke, Kalenderanbindung, Buchungsseiten, Anmeldeformulare, Erinnerungen und Verfolgung fehlender Stimmen in kostenpflichtigen Plänen.
Grenzen: die kostenlose Nutzung kann für gelegentliche Umfragen ausreichen, aber werbefreie Nutzung, erweiterte Nachverfolgung und stärkere Planungsautomatisierung erfordern meist kostenpflichtige Pläne.
Beste Wahl: Teams, die eine Doodle-ähnliche Umfrage brauchen, aber eine poliertere Teilnehmererfahrung als eine rohe Verfügbarkeitsmatrix möchten.
2. Calendly
Calendly ist besser als When2meet, wenn es nicht darum geht, über einen Zeitpunkt abzustimmen, sondern wenn jemand direkt aus eurer echten Verfügbarkeit buchen soll. Es eignet sich gut für Kundengespräche, Interviews, Demos, Coaching und Sprechstunden.
Vorteile: professionelle Buchungslinks, Kalendersync, Pufferregeln, Erinnerungen, Zahlungs- und CRM-Integrationen in relevanten Plänen sowie Team-Routing-Funktionen für Sales oder Support.
Grenzen: es ist nicht die einfachste Wahl für eine informelle Gruppe, die nur Verfügbarkeit in einer Matrix markieren möchte. Einige Team- und Automatisierungsfunktionen hängen vom Plan ab.
Beste Wahl: kundenorientierte Teams, die Termine direkt in den Kalender bringen wollen, ohne einen manuellen Schritt zum Schließen der Umfrage.
3. Google Calendar Appointment Schedules
Google Calendar Appointment Schedules sind eine natürliche Alternative, wenn euer Team bereits in Google Workspace arbeitet. Statt eine separate Umfrage zu erstellen, veröffentlicht ihr eine Buchungsseite, die eure Google-Calendar-Verfügbarkeit prüft.
Vorteile: nativer Google-Calendar-Workflow, Teilen einer Buchungsseite, automatische Terminerstellung und geringe Lernkurve für Google-first-Teams.
Grenzen: das Tool ist buchungsorientiert, nicht eine vollständige Gruppen-Verfügbarkeits-Heatmap. Workspace-Edition und Kontotyp können die verfügbaren Funktionen beeinflussen.
Beste Wahl: Teams, die bereits Google Calendar nutzen und reibungslose Terminbuchung statt offener Gruppenabstimmung wollen.
4. Microsoft Bookings
Microsoft Bookings ist eine starke Wahl für Organisationen, die bereits Microsoft 365, Outlook und Teams verwenden. Es ist für Terminplanung, Mitarbeitenden-Kalender, Servicetypen, Bestätigungen und Teams-Meeting-Links ausgelegt.
Vorteile: native Microsoft-365-Integration, Mitarbeitendenverwaltung, Terminseiten, Teams-Meetings, Benachrichtigungen, benutzerdefinierte Felder und Kontrollen auf Organisationsebene.
Grenzen: es ist keine When2meet-Umfragematrix. Verfügbarkeit und Zugriff hängen vom Microsoft-365-Plan und den Administratoreinstellungen ab.
Beste Wahl: Schulen, Serviceteams, IT-Teams und kundenorientierte Abteilungen, die verwaltete Termine innerhalb von Microsoft 365 brauchen.
5. Cal.com
Cal.com ist eine offene Terminplanungsplattform für Einzelpersonen und Teams, die Buchungslinks, Teamplanung, Integrationen und entwicklerfreundliche Anpassung wollen. Es ist näher an Calendly als an When2meet, kann aber When2meet für wiederkehrende Terminplanungs-Workflows ersetzen.
Vorteile: kostenloser Individualplan, Kalenderintegrationen, Teamplanung, Round Robin, Routing-Formulare, APIs und Enterprise-Kontrollen in höheren Plänen.
Grenzen: wenn eure Gruppe nur eine Verfügbarkeitsumfrage ohne Konto braucht, ist Cal.com möglicherweise mehr System als nötig.
Beste Wahl: Teams, die Terminplanungs-Infrastruktur wollen, nicht nur eine einmalige Umfrage.
6. Rallly
Rallly ist eine leichte Umfrage-Alternative, die dem ursprünglichen When2meet-Gedanken nahekommt: Umfrage erstellen, teilen, Stimmen sammeln und einen Termin auswählen. Es ist nützlich, wenn Einfachheit und Datenschutz wichtiger sind als Vertriebsautomatisierung.
Vorteile: einfache Umfragen, lockere Einrichtung, kostenloser Plan und eine kostenpflichtige Option, um Umfragen unbegrenzt zu behalten und Premiumfunktionen zu nutzen.
Grenzen: es ersetzt keine umfassende Buchungsautomatisierung, kein CRM-Routing und keine unternehmensweite Kalendergovernance.
Beste Wahl: Studierendenteams, Clubs, Volunteer-Gruppen und Open-Source-Communities, die eine schnelle Umfrage wollen.
7. WhenAvailable
WhenAvailable ist für Gruppenverfügbarkeitsumfragen gebaut und hat eine freundlichere, ereignisorientierte Oberfläche. Es unterstützt Link-Sharing, E-Mail-Einladungen, Gästestimmen ohne Anmeldung und Datenschutzkontrollen für Umfragen.
Vorteile: kein Gast-Login, werbefreie Ausrichtung, mobile Apps, benutzerdefinierte Fragen, QR-Freigabe, Archivierung von Umfragen und Funktionen für größere Gruppen.
Grenzen: einige Export-, Gastverwaltungs- oder Großgruppenfunktionen können hinter Premiumoptionen liegen.
Beste Wahl: Events, Gremien, Familien, Volunteer-Teams und wiederkehrende Gruppen, die weiterhin eine Umfrage bevorzugen.
8. YouCanBookMe
YouCanBookMe ist am besten, wenn Terminplanung Teil eines Kunden- oder Service-Workflows ist. Es bietet Buchungsseiten, benutzerdefinierte Fragen, Bestätigungen, Erinnerungen, Zahlungen und Kalenderprüfungen über Google, Microsoft, Apple und andere Kalender hinweg.
Vorteile: anpassbare Buchungsseiten, Zeitzonenhandling, mehrere Kalenderverbindungen in kostenpflichtigen Plänen, Videokonferenz-Integrationen, Zahlungen, Erinnerungen und Team-Buchungsfunktionen.
Grenzen: die Preisgestaltung kann von Kalendern, Seiten oder Teammitgliedern abhängen. Es ist schwerer als eine einfache Studenten-Umfrage.
Beste Wahl: Berater, Coaches, Interview-Koordinatoren und Dienstleistungsunternehmen.
9. SavvyCal
SavvyCal ist ein poliertes Terminplanungstool mit einer markanten Kalender-Overlay-Erfahrung. Gäste können ihren Kalender mit freien Slots vergleichen, was respektvoller wirken kann als eine statische Liste.
Vorteile: kostenlose Meeting-Umfragen, im Schnappschuss des Gratis-Tiers unbegrenzte Kalenderverbindungen, Kalender-Overlay, Team-Links, Round Robin, CRM-Integrationen und Custom Branding in kostenpflichtigen Plänen.
Grenzen: aktive Buchungslinks und erweiterte Markenanpassung benötigen kostenpflichtige Pläne. Für Gruppen, die die schlichteste anonyme Matrix wollen, ist es weniger geeignet.
Beste Wahl: kundennah arbeitende Profis, die Terminplanung durchdacht und einfach wirken lassen wollen.
10. zcal
zcal ist ein designorientiertes Terminplanungstool mit großzügiger Gratis-Positionierung, Kalendersync, Meeting-Umfragen, Erinnerungen, Videokonferenz-Integrationen und ansprechenden Einladungsseiten.
Vorteile: kostenlose Buchungslinks, Kalendersync, Meeting-Umfragen, werbefreie Ausrichtung, benutzerdefinierte Fragen, Erinnerungen und eine freundlichere Buchungsseite.
Grenzen: Teamfunktionen, erweiterte Automatisierungen und tiefere geschäftliche Anpassungen können Pro- oder Business-Pläne erfordern.
Beste Wahl: Einzelpersonen und kleine Teams, die attraktive Terminseiten wollen, ohne mit einem kostenpflichtigen Plan zu beginnen.
Welche Lösung solltet ihr wählen?
| Wähle das hier | Wenn dein Hauptproblem ist | Weil |
|---|---|---|
| Rallly oder LettuceMeet | Ihr braucht eine kostenlose, schnelle Gruppenumfrage | Niedrige Reibung ist wichtiger als Automatisierung |
| WhenAvailable oder Doodle | Ihr braucht eine bessere Gruppenumfrage für Events | Abstimmung, Sichtbarkeit der Stimmen und Teilnehmerverwaltung sind zentral |
| Calendly, Cal.com, SavvyCal oder zcal | Ihr wollt Buchungslinks und Kalenderautomatisierung | Das Meeting landet ohne manuelle Nacharbeit im Kalender |
| Google Calendar oder Microsoft Bookings | Euer Unternehmen standardisiert bereits auf Google oder Microsoft | Native Kalender-Governance ist wichtiger als ein weiteres Tool |
| YouCanBookMe oder HubSpot Meetings | Terminplanung ist mit Kunden, CRM oder Zahlungen verbunden | Die Buchungsseite ist Teil eines Umsatz- oder Service-Workflows |
Nach der Terminplanung: Das Meeting in Follow-up verwandeln
Terminplanung löst nur den ersten Teil des Meeting-Workflows. Sobald die Zeit feststeht, brauchen Teams immer noch Agenda, Meeting-Link, Notizen, Entscheidungen, Verantwortliche, Fristen, eine Zusammenfassung per E-Mail und eine durchsuchbare Historie.
HiNoter ist keine When2meet-Alternative und sollte nicht als Abstimmungstool bewertet werden. Es gehört nach der Terminplanung zum Einsatz. Mit Einwilligung kann HiNoter mit eurem Kalender verbunden werden, bevorstehende Meetings erkennen, unterstützte Calls beitreten und die Diskussion in strukturierte Notizen, Aufgaben, Zusammenfassungen, Mindmaps und quellengestützte Antworten verwandeln.
So entsteht ein kompletter Workflow: das Meeting mit dem passenden Tool planen, das Meeting durchführen und dann KI-Meeting-Notizen nutzen, um Zusammenfassung und Aufgaben zu verteilen. Für Teams, die Meetings bereits in wiederverwendbares Wissen umwandeln, verbindet Terminplanung sich mit KI-Notiz-Workflows, KI-Transkript-Zusammenfassungen und Datenschutzprüfung.
Prüf-Checkliste vor dem Wechsel
| Frage | Warum das wichtig ist | Bevorzugte Antwort |
|---|---|---|
| Können Gäste ohne Konto antworten? | Reduziert die Hürde für Klassen, Freiwillige und externe Gäste | Ja, außer der Workflow erfordert authentifizierte Terminplanung |
| Werden Zeitzonen klar angezeigt? | Verhindert verpasste Remote-Meetings | Automatische Erkennung plus sichtbare Zeitzonenlabels |
| Synchronisiert es sich mit Kalendern? | Verhindert Doppelbuchungen und manuelles Kopieren | Mindestens Google- und Microsoft-Kalendersync |
| Kann es das endgültige Ereignis erstellen? | Verwandelt Stimmen in ein tatsächliches Meeting | Kalendereinladung, Konferenzlink und Erinnerungen |
| Könnt ihr Antworten exportieren oder prüfen? | Nützlich für große Gruppen und Dokumentation | CSV/Export oder Organizer-Dashboard |
| Ist die Preisgestaltung für Teams klar? | Vermeidet Überraschungen bei Sitz-, Kalender- oder Adminkosten | Veröffentlichte Plandetails und Abrechnungsgrundlage |
FAQ
Was ist die beste kostenlose When2meet-Alternative?
Rallly, LettuceMeet, WhenAvailable, SavvyCal-Meeting-Umfragen und zcal sind gute Startpunkte für kostenlose oder reibungsarme Gruppenplanung. Die beste Wahl hängt davon ab, ob ihr eine einfache Umfrage, eine polierte Buchungsseite oder Kalendersync braucht.
Was ist für Remote-Teams besser als When2meet?
Doodle, Calendly, Cal.com, SavvyCal, Google Calendar Appointment Schedules und Microsoft Bookings sind besser für Remote-Teams, die Zeitzonenhandling, Kalendersynchronisierung, Erinnerungen und endgültige Kalendereinladungen brauchen.
Ist Doodle besser als When2meet?
Doodle ist besser, wenn ihr eine professionellere Umfrage, Erinnerungen, Kalendereinladungen oder kostenpflichtige Teamkontrollen braucht. When2meet kann weiterhin besser sein für eine schnelle, informelle Verfügbarkeitsmatrix, bei der sich niemand anmelden möchte.
Ist Calendly eine gute When2meet-Alternative?
Calendly ist eine gute Alternative, wenn der Organisator möchte, dass Leute aus verfügbaren Slots buchen. Es ist weniger ideal, wenn alle Teilnehmenden erst über mehrere Zeiten abstimmen müssen, bevor eine endgültige Entscheidung fällt.
Was sollte nach der Terminplanung passieren?
Erstellt die Kalendereinladung, fügt einen Meeting-Link hinzu, bereitet eine Agenda vor, zeichnet mit Zustimmung auf oder erfasst Notizen und verschickt eine Zusammenfassung mit Entscheidungen und Aufgaben. HiNoter kann diesen Post-Scheduling-Workflow unterstützen, indem strukturierte Notizen und Follow-up-Punkte nach dem Meeting erzeugt werden.
Welches Planungstool ist am besten für Studierende?
Studierende brauchen meist kostenlose, loginfreie und einfache Gruppenumfragen. Rallly, LettuceMeet und WhenAvailable sind oft besser geeignet als umfangreiche Terminplattformen, außer die Gruppe nutzt ohnehin Google Calendar oder Microsoft 365.