第一次有人請我負責 會議記錄 時，我完全不知道自己在做什麼。我瘋狂地記了一個小時的筆記，之後試著把它們打出來，卻發現自己漏掉了一半的決議，又花了兩個小時憑記憶重建當時發生的事，最後交出去的東西看起來像是一篇意識流日記。我的經理讀完後看著我說：「這不是會議記錄。」他說得沒錯。我只是不知道正確的格式。
沒有人教過你這些。學校裡沒有一門課叫做「如何撰寫會議記錄。」你被交代這項任務，Google 搜尋「會議記錄範本」，找到一堆無法編輯的 PDF 圖片，然後就只能自己摸索。這就是為什麼大多數公司都有不一致的會議記錄——不同的人、不同的格式、沒有標準。六個月後，沒有人找得到關於調整定價的決議，因為它埋在一封主旨為「週二會議筆記」的電子郵件裡。
所以，這裡有五種範本。全部都能編輯：標準商務會議、董事會議、專案站立會議、客戶會議，以及遠端／非同步會議。將它們複製到 Word 或 Google 文件中。填入空白處。完成。我也會介紹會議記錄應包含哪些內容（以及不應包含哪些內容）、會議記錄與筆記的差異，以及如何停止手動撰寫會議記錄。
本頁內容：
為什麼會議記錄很重要（以及不保留記錄會發生什麼事）
每份會議記錄文件都需要的 7 個要素
5 種範本
會議記錄與筆記——有什麼差別？
撰寫會議記錄的 10 個最佳做法
如何停止手動撰寫會議記錄
常見問題
為什麼會議記錄很重要
會議記錄是會議實際發生情況的正式紀錄。不是逐字稿，也不是摘要，而是對所做決策、分派的行動事項與討論主題的紀錄。它們存在的原因有三個：
法律合規。 董事會議、股東會議及某些監管會議依法必須製作會議記錄。沒有會議記錄＝可能產生法律責任。如果你的公司接受稽核或遭到起訴，會議記錄就是證明決策已妥善作成的依據。
追蹤行動事項。 如果沒有人寫下「Maria 會在星期五前寄出提案」，猜猜會發生什麼事？Maria 不會在星期五前寄出提案。寫下負責人與期限的行動事項會被完成，沒有寫下來的則不會。
組織記憶。 三個月後，沒有人會記得團隊當初為什麼決定更換供應商。會議記錄就是你查找這些資訊的方式。
不保留會議記錄的代價，在你需要它們之前是看不見的。到了需要時，就會非常明顯。我看過團隊在會議中花上好幾個小時，重新決定那些早已決定的事情，因為沒有人把它寫下來。真正的代價不是會議記錄本身，而是你必須重新召開的會議。
將會議、錄音、影片和 PDF 帶入 HiNoter，將分散的資訊轉化為可供你檢視和重複使用的筆記與文字。
每份會議記錄文件都需要的 7 個要素
每種會議記錄格式，無論會議類型為何，都應包含以下七項內容。如果你的會議記錄缺少其中任何一項，就不完整。
日期與時間——會議舉行的時間，包括開始與結束時間。
地點或平台——實體會議室、Zoom 連結、Google Meet，或其他平台。
出席者——誰出席、誰缺席、誰遲到加入。正式會議記錄還應註明誰主持會議以及誰負責記錄。
議程項目——按照討論順序列出討論內容。每個項目都應有自己的區段。
討論摘要——不是逐字稿。包括提出的重點、不同觀點，以及引用的任何資料或文件。
所做決策——明確記錄。「團隊決定……」而不是含蓄暗示。要寫下來。
行動事項——誰要在什麼時候完成什麼事。這是最重要的區段。如果你的會議記錄沒有列出負責人與期限的行動事項，那麼這場會議就好像從未發生過。
就這樣，七項內容。其他所有項目——動議、投票記錄、附件——取決於會議類型。董事會議記錄需要全部內容，站立會議記錄則不需要。
5 種範本
以下每個範本都可以直接複製。將它貼到 Word 或 Google 文件中，填入方括號內的內容，就完成了。我在標準商務會議範本中加入了一個填寫完成的範例，讓你可以了解完整的會議記錄看起來是什麼樣子。
範本 | 用途 | 正式程度 | 長度 |
1. 標準商務 | 團隊會議、部門審查 | 中 | 1-2 頁 |
2. 董事會議 | 董事會、正式治理 | 高 | 2-5 頁 |
3. 專案站會 | 每日／每週站會、衝刺檢查 | 低 | 半頁 |
4. 客戶會議 | 客戶通話、提案、狀態更新 | 中 | 1 頁 |
5. 遠端／非同步 | 分散式團隊、非同步更新 | 低 | 半頁 |
範本 1
標準商務會議記錄
用於每週團隊會議、部門檢討、跨職能同步會議。這是最常見的格式。在不過於正式的情況下涵蓋基本內容。
會議記錄會議標題： [部門／團隊名稱] 每週會議
日期： [月份 DD, YYYY]
時間： [開始時間] – [結束時間]
地點： [會議室名稱／Zoom 連結]
主席： [姓名]
記錄者： [姓名]
出席者：
[姓名 1]、[姓名 2]、[姓名 3]、[姓名 4]
缺席者： [姓名 5]（休假中）
── 議程 ──
1. [議程項目 1 — 例如：第二季預算檢討]
討論：[討論內容摘要]
決議：[決定事項，或「延至下次會議」]
行動：[由誰在何時前完成什麼工作]
2. [議程項目 2]
討論：[...]
決議：[...]
行動：[...]
3. [議程項目 3]
討論：[...]
決議：[...]
行動：[...]
── 行動項目 ──
☑ [負責人] 在 [截止日期] 前完成 [工作]
☑ [負責人] 在 [截止日期] 前完成 [工作]
☑ [負責人] 在 [截止日期] 前完成 [工作]
下次會議： [日期和時間]
記錄分發日期： [日期]
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範本 2
董事會會議記錄
適用於董事會、治理委員會和正式公司會議。這些是董事會會議記錄範本文件，可能是法律要求的文件，也可能會由稽核人員或監管機構審閱。請精確記錄動議、表決和異議意見。
法律提示：在大多數司法管轄區，公司和非營利組織依法必須保留董事會會議記錄。這些記錄是正式的公司紀錄。請就您所在司法管轄區和實體類型的具體要求諮詢法律顧問。
董事會 — 會議記錄組織： [公司名稱]
日期： [月份 DD, YYYY]
時間： [開始] – [結束]
地點： [地址／虛擬平台]
出席董事：
[姓名]、[職稱]（主席）
[姓名]、[職稱]
[姓名]、[職稱]
[姓名]、[職稱]
缺席董事：
[姓名]（[已知原因，如有]）
其他出席者：
[姓名]、[職稱 — 例如：秘書、財務長、法律顧問]
── 宣布開會 ──
會議由 [主席姓名] 於 [時間] 宣布開始。
── 法定人數 ──
已確認有足夠法定人數出席（[Y] 名董事中的 [X] 名）。
── 核准先前會議記錄 ──
已審閱 [日期] 會議的記錄。
核准動議提出人：[姓名]
附議人：[姓名]
表決結果：[一致通過／X 票贊成、X 票反對、X 票棄權]
結果：[核准／修訂後核准]
── 議程項目 1：[主題] ──
[姓名] 提報了 [提報摘要]。
隨後針對 [重點] 進行討論。
動議： [動議的確切文字]
提案人： [姓名]
附議人： [姓名]
表決： [一致通過／唱名表決結果]
結果： [通過／否決／擱置]
── 議程項目 2：[主題] ──
[與上述相同的結構]
── 其他事項 ──
[提出但未列入議程的任何事項]
── 散會 ──
會議於 [時間] 散會。
下次會議： [日期和時間]
── 簽名 ──
提交人：_____________________ [秘書姓名]
核准人：_____________________ [主席姓名]
核准日期：_______________
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範本 3
專案站立會議記錄
適用於每日站立會議、衝刺檢查和每週專案同步會議。請保持簡短。沒有人會閱讀三頁的站立會議摘要。目標是行動項目和阻礙，而不是討論逐字稿。
站立會議 — [專案名稱]日期： [月份 DD, YYYY]
出席者： [姓名]
── 自上次會議以來 ──
[姓名]：[我完成的事項]
[姓名]：[我完成的事項]
[姓名]：[我完成的事項]
── 今天 ──
[姓名]：[我正在處理的事項]
[姓名]：[我正在處理的事項]
── 阻礙 ──
[姓名]：[阻礙我的事項，以及誰可以提供協助]
[目前沒有回報]
── 行動項目 ──
☑ [負責人] — [工作] — 在 [日期] 前完成
☑ [負責人] — [工作] — 在 [日期] 前完成
下次站立會議： [日期和時間]
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範本 4
客戶會議記錄
適用於客戶通話、提案和狀態更新。這裡的格式很重要，因為您通常會與客戶分享這份記錄。應呈現專業形象，並聚焦於成果、後續步驟及任何您承諾的事項。
客戶會議 — [客戶名稱]日期： [月份 DD, YYYY]
時間： [開始] – [結束]
平台： [Zoom／面對面／電話]
我方團隊： [姓名和職稱]
客戶團隊： [姓名和職稱]
── 會議目的 ──
[一句話：召開這次會議的原因]
── 討論摘要 ──
1. [主題 — 討論內容、重點]
2. [主題]
3. [主題]
── 決議 ──
• [決議 1]
• [決議 2]
── 交付成果／後續步驟 ──
☑ [我方團隊／客戶] 在 [日期] 前完成 [行動]
☑ [我方團隊／客戶] 在 [日期] 前完成 [行動]
☑ [我方團隊／客戶] 在 [日期] 前完成 [行動]
── 下次會議 ──
[日期和時間，或「待定」]
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範本 5
遠端／非同步會議記錄
適用於不在同一時間開會的分散式團隊。每個人會發布自己的更新，而不是進行即時通話。「會議記錄」是彙整所有人意見的摘要。這種格式很適合在 Slack、Notion 或共用文件中使用。
非同步更新 — [團隊／專案]週次： [月份 DD, YYYY]
格式： 每位團隊成員於[日期、時間]前發布
── 更新 ──[姓名]（時區：[時區]）
✅ 已完成：[我本週完成的事項]
🔄 進行中：[正在進行的事項]
🚧 受阻：[阻礙我的事項]
[姓名]（時區：[時區]）
✅ 已完成：[...]
🔄 進行中：[...]
🚧 受阻：[...]
[姓名]（時區：[時區]）
✅ 已完成：[...]
🔄 進行中：[...]
🚧 受阻：[...]
── 本週決策 ──
• [決策 1 — 在討論串／文件／討論中作成]
• [決策 2]
── 下週行動項目 ──
☑ [負責人] — [任務] — 截止於[日期]
☑ [負責人] — [任務] — 截止於[日期]
── 討論串 ──
每個主題附上[Slack 討論串／Notion 文件／Loom 影片]的連結。
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會議紀錄與筆記——有什麼不同？
人們會交替使用這些術語，但它們其實不是同一回事。這項區別很重要，尤其是在正式場合。
會議紀錄 | 會議筆記 | |
目的 | 決策與行動的正式記錄 | 對所述內容的個人參考 |
讀者 | 所有與會者，有時也包括利害關係人與稽核人員 | 通常是你自己 |
格式 | 結構化——議程項目、決策、行動項目 | 自由格式——你隨手記下的任何內容 |
法律地位 | 可能依法要求（董事會議等） | 從不依法要求 |
分發 | 會後正式分享 | 通常不分享 |
保存期限 | 儲存在公司紀錄中 | 被丟棄或遺失 |
如果你的老闆要求「會議筆記」，他們可能指的是會議紀錄——一份他們可以據此採取行動的結構化摘要。如果他們想要你的原始筆記，他們會要求你提供筆記本。
將會議、錄音、影片和 PDF 匯入 HiNoter，將零散資訊轉化為可供檢視和重複使用的筆記與文字。
撰寫會議紀錄的 10 個最佳做法
不要等。趁你還記得發生了什麼，當天就寫好會議紀錄。你等得越久，就會忘記越多，也會越覺得這是一件苦差事。
專注於決策和行動，而不是討論。沒有人需要逐字稿。他們需要知道：我們決定了什麼、誰要做什麼、何時完成。
為每個行動項目寫上負責人的姓名。「團隊會跟進」毫無意義。「Sarah 會在星期四前寄電子郵件給供應商」才是一個行動項目。
包含截止日期。沒有截止日期的行動項目只是一個願望。每個行動都要有日期。
保持中立。會議紀錄是記錄，不是意見。不要寫「John 提出了一個很棒的觀點」或「討論變得很激烈」。記錄說了什麼以及決定了什麼。
記錄異議。如果有人不同意某項決定，請記錄下來。「動議以 4 比 1 通過，[姓名] 持異議。」這對董事會議紀錄和任何正式場合都很重要。
讓內容易於瀏覽。使用標題、項目符號和粗體文字。沒有人會閱讀一大段文字。如果你的會議紀錄看起來像一部小說，就沒有人會讀。
每次都使用一致的格式。這就是範本的全部意義。相同的結構、相同的章節、相同的順序。這樣人們就能快速找到需要的內容。
在 24 小時內分發。趁會議仍記憶猶新，將會議紀錄寄給所有與會者。如果有人發現錯誤，就能立即修正。
追蹤行動項目直到完成。每次會議開始時，先檢視上次會議的未完成行動項目。如果沒有人跟進，會議紀錄就只是一張紙。
如何停止手動撰寫會議紀錄
手寫會議紀錄所需的時間約是會議本身的兩倍。一場一小時的會議會變成三小時的工作——一小時開會、兩小時整理筆記。這是沒有人喜歡、卻每個人都拖到最後一刻才做的部分。
你不必再這樣做了。現在，AI 記錄工具可以自動處理這些工作。像 HiNoter 這樣的工具會加入你的會議、轉錄內容，並產生結構化的會議紀錄——包含討論摘要、決策，以及附有負責人的行動項目——通話結束的那一刻就完成。你不需要輸入任何內容。你只需檢查 AI 產出的內容、修正任何錯誤，然後發送出去。
對多語團隊而言，這一點更為重要。如果你的會議一部分使用英文、一部分使用葡萄牙文，祝你好運，能夠手動寫好會議紀錄。 AI 會議助理 會自動偵測語言，無需你做任何事。無論會議中使用了多少種語言，產出的會議紀錄都會使用同一種語言。
如果你希望這些會議記錄直接同步到現有的工具 — Notion、Slack、Google Docs — 不必複製貼上，那麼 HiNoter 就是為此而生。會議記錄會出現在團隊原本工作的地方，格式完整，隨時可以分享。
常見問題
會議記錄應包含哪些內容？
七項內容：日期和時間、地點或平台、與會者、議程項目、討論摘要、決議，以及包含負責人和截止期限的行動項目。本頁的每個範本都包含這七項。正式會議記錄（例如董事會議）還會加入動議、投票、法定人數確認和簽名。
法律是否要求製作會議記錄？
對於董事會議和某些公司治理會議，是的。確切要求會因司法管轄區和實體類型而異，但一般而言，公司和非營利組織都必須保留董事會議記錄。會議記錄是正式紀錄，稽核人員、監管機構或法律程序中都可能要求提供。至於一般團隊會議，法律並未要求製作會議記錄，但強烈建議這麼做。
會議記錄應該多長？
取決於會議類型。每日站立會議？半頁。每週團隊會議？一到兩頁。董事會議？兩到五頁。目標是記錄決議和行動，而不是逐字記下每個人說的所有內容。如果你的會議記錄比會議本身還長，那就寫太多了。
我可以在 Google Docs 中使用這些範本嗎？
可以。複製範本文字，貼到新的 Google 文件中。或者下載 Word 版本，再上傳到 Google 雲端硬碟。這些範本是帶有基本格式的純文字，因此可以在任何編輯器中使用。
會議記錄和會議筆記有什麼不同？
會議記錄正式、有結構、會分享給與會者，而且可能是法律要求的文件。筆記則較非正式、屬於個人使用，通常不會分享。如果有人在會議中請你「做筆記」，請確認他們要的是正式會議記錄（有結構、可分享），還是單純的個人筆記。
如何處理未完成的行動項目？
在每次會議開始時檢視未完成的行動項目。如果有事項尚未完成，詢問原因、設定新的截止期限，並將更新內容記錄在該次會議的會議記錄中。如果你不跟進，人們就會認為行動項目是可有可無的。會議就是這樣變得毫無用處。
HiNoter 會加入你的會議，以 50 多種語言進行轉錄，並自動產生包含行動項目的結構化會議記錄。同步至 Notion、Slack 和 Google Docs。
將會議、錄音、影片和 PDF 匯入 HiNoter，將分散的資訊轉換成你可以檢視和重複使用的筆記與文字。
以上就是全部內容
五個範本。七項要素。十個最佳實務。選擇符合你會議類型的範本，將它複製到你的編輯器中，並在每次會議使用。保持一致就是全部的重點 — 相同的格式、相同的區段、相同的順序。團隊習慣標準格式後，尋找過去的決議就會變得輕而易舉，而不必像考古一樣費力挖掘。
如果你厭倦了每次會議後手動撰寫會議記錄 — 那麼，這就是 AI 筆記工具的用途。範本告訴你優質的會議記錄應該是什麼樣子。AI 則替你寫好。延伸閱讀：執行摘要範例和虛擬會議禮儀。
關於作者：由 HiNoter 編輯團隊撰寫。我們打造能自動處理會議筆記的工具 — 結構化會議記錄、50 多種語言、附引用來源的 AI 聊天。同步至Notion、Slack、Google Docs。也能處理音訊、影片、YouTube和PDF。