第一次有人要我記錄 會議紀錄 時，我完全不知道自己在做什麼。我瘋狂地記了一個小時的筆記，之後試著把它們打出來，卻發現自己漏掉了一半的決定，又花了兩個小時憑記憶重建事情經過，最後交出了一份看起來像意識流日記的東西。我的經理讀完後看著我說：「這不是會議紀錄該有的樣子。」他說得對。我只是不知道格式。
沒有人教你這些。學校裡沒有一門叫做「如何撰寫會議紀錄」的課。你被交辦這項任務，搜尋「會議紀錄範本」，找到一堆無法編輯的 PDF 圖片，然後就自己摸索。這就是為什麼大多數公司的紀錄都不一致——不同的人、不同的格式，沒有標準。六個月後，沒有人找得到關於定價變更的決定，因為它埋在一封主旨為「週二會議筆記」的電子郵件裡。
所以，這裡有五個範本。全部都可以編輯。標準商務會議、董事會議、專案站立會議、客戶會議，以及遠端／非同步會議。將它們複製到 Word 或 Google 文件中。填入空白處。完成。我也會說明會議紀錄應包含哪些內容（以及不應包含哪些內容）、會議紀錄與筆記的差異，以及如何停止手動撰寫會議紀錄。
本頁內容：
為什麼會議紀錄很重要（以及不記錄會發生什麼事）
每份會議紀錄文件都需要的 7 個要素
5 個範本
會議紀錄與筆記——有什麼差別？
撰寫會議紀錄的 10 個最佳實務
如何停止手動撰寫會議紀錄
常見問題
為什麼會議紀錄很重要
會議紀錄是會議中發生事情的正式記錄。不是逐字稿。不是摘要。而是對所做決定、分派行動和討論主題的記錄。它們存在有三個原因：
法律遵循。 董事會議、股東會議和某些監管會議依法需要會議紀錄。沒有會議紀錄＝可能承擔責任。如果你的公司曾接受稽核或遭到起訴，會議紀錄就是證明決策是適當做出的依據。
行動追蹤。 如果沒有人寫下「Maria 會在週五前寄出提案」，猜猜會發生什麼事？Maria 不會在週五前寄出提案。寫下負責人和截止日期的行動項目會完成。沒有寫下來的則不會。
組織記憶。 三個月後，沒有人會記得團隊為什麼決定更換供應商。會議紀錄就是你查找這件事的方式。
不記錄會議紀錄的代價，在你需要它們之前是看不見的。等到需要時，就非常明顯了。我看過團隊花好幾個小時開會，重新決定那些早已決定的事情，因為沒有人把它記錄下來。那才是真正的代價——不是會議紀錄本身，而是你必須重新召開的會議。
每份會議紀錄文件都需要的 7 個要素
每種會議紀錄格式，無論會議類型為何，都應包含以下七項內容。如果你的會議紀錄缺少其中任何一項，就不完整。
日期與時間——會議何時進行，包括開始和結束時間。
地點或平台——實體會議室、Zoom 連結、Google Meet，無論是哪一種。
出席者——誰出席、誰缺席、誰遲到加入。正式會議紀錄還應註明誰主持會議以及誰負責記錄。
議程項目——依順序討論了哪些內容。每個項目都應有自己的區段。
討論摘要——不是逐字稿。提出的重點、不同觀點，以及引用的任何資料或文件。
做出的決定——明確寫出。「團隊決定……」不要讓人自行推測。要記錄下來。
行動項目——誰要在什麼時間前完成什麼事。最重要的區段。如果你的會議紀錄沒有列出負責人和截止日期的行動項目，那這場會議就像沒有發生過一樣。
就是這些。七項內容。其他所有內容——動議、投票紀錄、附件——取決於會議類型。董事會議紀錄需要全部這些內容。站立會議紀錄則不需要。
5 個範本
以下每個範本都可以直接複製。貼到 Word 或 Google 文件中，填入方括號內的內容，就完成了。我在標準商務範本中加入了一個填寫完成的範例，讓你了解完整的範本看起來是什麼樣子。
範本 | 用途 | 正式程度 | 長度 |
1. 標準商務會議 | 團隊會議、部門檢討 | 中等 | 1-2 頁 |
2. 董事會議 | 董事會、正式治理 | 高 | 2-5 頁 |
3. 專案站會 | 每日／每週站會、衝刺檢查 | 低 | 半頁 |
4. 客戶會議 | 客戶通話、提案、狀態更新 | 中等 | 1 頁 |
5. 遠端／非同步 | 分散式團隊、非同步更新 | 低 | 半頁 |
範本 1
標準商務會議記錄
用於每週團隊會議、部門檢討及跨職能同步會議。這是最常見的格式，在不過於正式的情況下涵蓋基本內容。
會議記錄會議標題： [部門／團隊名稱] 每週會議
日期： [月份 DD, YYYY]
時間： [開始時間] – [結束時間]
地點： [會議室名稱／Zoom 連結]
主席： [姓名]
記錄人： [姓名]
出席者：
[姓名 1]、[姓名 2]、[姓名 3]、[姓名 4]
缺席者： [姓名 5]（休假中）
── 議程 ──
1. [議程項目 1 — 例如：第二季預算檢討]
討論：[討論內容的簡要摘要]
決議：[所作決定，或「延至下次會議」]
行動：[由誰在何時前完成何事]
2. [議程項目 2]
討論：[...]
決議：[...]
行動：[...]
3. [議程項目 3]
討論：[...]
決議：[...]
行動：[...]
── 行動項目 ──
☑ [負責人] 在 [截止日期] 前完成 [任務]
☑ [負責人] 在 [截止日期] 前完成 [任務]
☑ [負責人] 在 [截止日期] 前完成 [任務]
下次會議： [日期和時間]
會議記錄發送日期： [日期]
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範本 2
董事會會議記錄
適用於董事會、治理委員會及正式公司會議。這些是董事會會議記錄範本文件，可能是法律要求的文件，也可能會由稽核人員或監管機構審查。請務必精確。記錄動議、投票及異議意見。
法律注意事項：在大多數司法管轄區，公司及非營利組織依法必須保存董事會會議記錄。這些記錄是正式的公司紀錄。請向法律顧問諮詢，以了解適用於您所在司法管轄區及實體類型的具體要求。
董事會 — 會議記錄組織： [公司名稱]
日期： [月份 DD, YYYY]
時間： [開始] – [結束]
地點： [地址／虛擬平台]
出席董事：
[姓名]、[職稱]（主席）
[姓名]、[職稱]
[姓名]、[職稱]
[姓名]、[職稱]
缺席董事：
[姓名]（[原因，如已知]）
其他出席者：
[姓名]、[職稱 — 例如：秘書、財務長、法律顧問]
── 宣布開會 ──
會議由 [主席姓名] 於 [時間] 宣布開始。
── 法定人數 ──
確認出席人數達到法定人數（[Y] 位董事中的 [X] 位）。
── 核准先前會議記錄 ──
已審閱 [日期] 會議的記錄。
提出核准動議：[姓名]
附議：[姓名]
投票：[一致通過／X 票贊成、X 票反對、X 票棄權]
結果：[核准／修正後核准]
── 議程項目 1：[主題] ──
[姓名] 報告了 [報告摘要]。
隨後討論了 [重點]。
動議： [動議的完整文字]
提案人： [姓名]
附議人： [姓名]
投票： [一致通過／唱名表決結果]
結果： [通過／否決／暫緩]
── 議程項目 2：[主題] ──
[與上述相同的結構]
── 其他事務 ──
[提出但未列入議程的任何事項]
── 散會 ──
會議於 [時間] 散會。
下次會議： [日期和時間]
── 簽名 ──
提交人：_____________________ [秘書姓名]
核准人：_____________________ [主席姓名]
核准日期：_______________
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範本 3
專案站立會議記錄
適用於每日站立會議、衝刺檢查及每週專案同步會議。內容要簡短。沒有人會閱讀三頁長的站立會議摘要。目標是行動項目和阻礙，而不是討論逐字稿。
站立會議 — [專案名稱]日期： [月份 DD, YYYY]
出席者： [姓名]
── 自上次會議以來 ──
[姓名]：[我完成的事項]
[姓名]：[我完成的事項]
[姓名]：[我完成的事項]
── 今日 ──
[姓名]：[我正在進行的工作]
[姓名]：[我正在進行的工作]
── 阻礙 ──
[姓名]：[阻礙我的事項，以及誰可以提供協助]
[無回報事項]
── 行動項目 ──
☑ [負責人] — [任務] — 截止日期為 [日期]
☑ [負責人] — [任務] — 截止日期為 [日期]
下次站立會議： [日期和時間]
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範本 4
客戶會議記錄
適用於客戶通話、提案及狀態更新。這裡的格式很重要，因為您通常會與客戶分享這份記錄。它應該看起來專業，並著重於成果、後續步驟以及任何您承諾的事項。
客戶會議 — [客戶名稱]日期： [月份 DD, YYYY]
時間： [開始] – [結束]
平台： [Zoom／面對面／電話]
我方團隊： [姓名和職稱]
客戶團隊： [姓名和職稱]
── 會議目的 ──
[一句話：舉行本次會議的原因]
── 討論摘要 ──
1. [主題 — 討論內容、重點]
2. [主題]
3. [主題]
── 決議 ──
• [決議 1]
• [決議 2]
── 交付成果／後續步驟 ──
☑ [我方團隊／客戶] 在 [日期] 前完成 [行動]
☑ [我方團隊／客戶] 在 [日期] 前完成 [行動]
☑ [我方團隊／客戶] 在 [日期] 前完成 [行動]
── 下次會議 ──
[日期和時間，或「待定」]
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範本 5
遠端／非同步會議記錄
適用於不在同一時間開會的分散式團隊。每個人不進行即時通話，而是發布自己的更新。「會議記錄」是所有人輸入內容的彙整摘要。此格式很適合在 Slack、Notion 或共用文件中使用。
非同步更新 — [團隊／專案]週次： [月份 DD, YYYY]
格式： 每位團隊成員在 [日期、時間] 前發布
── 更新 ──[姓名]（時區：[TZ]）
✅ 已完成：[我本週完成的事項]
🔄 進行中：[正在進行的事項]
🚧 受阻：[阻礙我的事項]
[姓名]（時區：[TZ]）
✅ 已完成：[...]
🔄 進行中：[...]
🚧 受阻：[...]
[姓名]（時區：[TZ]）
✅ 已完成：[...]
🔄 進行中：[...]
🚧 受阻：[...]
── 本週決議 ──
• [決議 1 — 在討論串／文件／討論中作成]
• [決議 2]
── 下週行動項目 ──
☑ [負責人] — [任務] — 截止日期為 [日期]
☑ [負責人] — [任務] — 截止日期為 [日期]
── 討論串 ──
每個主題附上 [Slack 討論串／Notion 文件／Loom 影片] 的連結。
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會議記錄與筆記 — 有什麼不同？
人們會交替使用這些詞，但它們並不是同一回事。這項區別很重要，尤其是在正式場合。
會議紀錄 | 會議筆記 | |
目的 | 決策與行動的正式紀錄 | 所說內容的個人參考 |
對象 | 所有出席者，有時也包括利害關係人和稽核人員 | 通常是自己 |
格式 | 結構化 — 議程項目、決策、行動項目 | 自由形式 — 你記下的任何內容 |
法律地位 | 可能依法要求（董事會議等） | 從不依法要求 |
分發 | 會後正式分享 | 通常不會分享 |
永久性 | 儲存在公司紀錄中 | 被丟棄或遺失 |
如果你的老闆要求「會議紀錄」，他們可能指的是會議記錄——一份他們可以據此採取行動的結構化摘要。如果他們想要的是你的原始筆記，就會要求查看你的筆記本。
撰寫會議紀錄的 10 個最佳實務
不要等。在你還記得發生什麼事的當天就寫好會議紀錄。等得越久，你忘記的事情就越多，也越會覺得這是一件苦差事。
專注於決策和行動，而不是討論。沒有人需要逐字稿。他們需要知道：我們決定了什麼、誰要做什麼、何時完成。
每個行動事項都使用負責人的姓名。「團隊會跟進」毫無意義。「Sarah 會在週四前寄電子郵件給供應商」才是行動事項。
納入期限。沒有期限的行動事項只是一個願望。每項行動都要有日期。
保持中立。會議紀錄是記錄，不是意見。不要寫「John 提出了很棒的觀點」或「討論變得很激烈」。寫下說了什麼，以及做出了什麼決定。
記錄異議。如果有人不同意某項決策，請記錄下來。「動議以 4 比 1 通過，[姓名] 表示異議。」這對董事會會議紀錄及任何正式情境都很重要。
讓內容易於快速瀏覽。使用標題、項目符號和粗體文字。沒有人會閱讀一大面文字。如果你的會議紀錄看起來像小說，就不會有人閱讀。
每次都使用一致的格式。這就是範本的全部意義。相同的結構、相同的區段、相同的順序，讓人們可以快速找到所需內容。
在 24 小時內分發。趁會議記憶仍然鮮明時，將會議紀錄寄給所有出席者。如果有人發現錯誤，就能立即修正。
追蹤行動事項直到完成。每次會議開始時，先檢視上次會議尚未完成的行動事項。如果沒有人跟進，會議紀錄就只是一張紙。
如何停止手動撰寫會議紀錄
手寫會議紀錄所需的時間約是會議本身的兩倍。一場一小時的會議會變成三小時的工作——一小時參加會議，兩小時整理筆記。這是沒有人喜歡、卻人人都拖到最後一刻才做的部分。
你不必再這樣做了。現在，AI 筆記工具可以自動處理這些工作。像 HiNoter 這樣的工具會加入你的會議、轉錄會議內容，並產生結構化的會議紀錄——包含討論摘要、決策，以及附有負責人的行動事項——通話結束後立即完成。你完全不需要打字。你只需檢查 AI 產出的內容、修正錯誤，然後將其發送出去。
對多語言團隊而言，這一點更加重要。如果你的會議一部分使用英文、一部分使用葡萄牙文，祝你好運，想靠手動方式寫出會議紀錄。一個會自動偵測語言的 AI 會議助理 可以在不需要你做任何事的情況下處理這些內容。不論會議中使用了多少種語言，最後產出的會議紀錄都會使用同一種語言。
如果你希望這些會議紀錄直接同步到現有工具——Notion、Slack、Google Docs——而不必複製貼上，那就是 HiNoter 的功能。會議紀錄會以完成格式化、可直接分享的狀態，出現在團隊原本工作的地方。
常見問題
會議紀錄應包含哪些內容？
七項內容：日期和時間、地點或平台、出席者、議程項目、討論摘要、決策，以及附有負責人和期限的行動事項。本頁上的每個範本都包含這七項內容。正式會議紀錄（董事會會議）還會加入動議、投票、法定人數確認和簽名。
會議紀錄是否為法律要求？
對董事會會議和某些公司治理會議而言，是的。具體要求會因司法管轄區和實體類型而異，但一般而言，公司和非營利組織都必須保存董事會會議紀錄。會議紀錄是正式記錄，稽核人員、監管機構或法律訴訟程序都可能要求提供。至於一般團隊會議，法律上並不要求會議紀錄，但強烈建議製作。
會議紀錄應該多長？
取決於會議類型。每日站立會議？半頁。一週一次的團隊會議？一到兩頁。董事會會議？兩到五頁。目標是記錄決策和行動，而不是轉錄每個人所說的所有內容。如果你的會議紀錄比會議本身還長，表示你寫得太多了。
我可以在 Google Docs 中使用這些範本嗎？
可以。複製範本文字並貼到新的 Google 文件中。或者下載 Word 版本，再上傳到 Google Drive。這些範本是具有基本格式的純文字，因此可在任何編輯器中使用。
會議紀錄和會議筆記有什麼不同？
會議紀錄是正式、有結構、與出席者分享的內容，而且可能是法律要求。筆記則非正式、屬於個人，通常不會分享。如果有人在會議中要求你「做筆記」，請確認他們要的是正式的會議紀錄（有結構、可分享），還是單純的個人筆記。
如何處理未完成的行動事項？
每次會議開始時檢視尚未完成的行動事項。如果某件事沒有完成，就詢問原因、設定新的期限，並將更新內容記錄在該次會議的會議紀錄中。如果你不跟進，人們就會認為行動事項可有可無。會議就是這樣變得毫無用處。
HiNoter 會加入你的會議，以 50 多種語言進行轉錄，並自動產生附有行動事項的結構化會議紀錄。可同步至 Notion、Slack 和 Google Docs。
這就是全部內容
五個範本。七個元素。十項最佳實務。選擇符合您會議類型的範本，將其複製到您的編輯器中，並在每次會議使用。保持一致就是重點——相同的格式、相同的區段、相同的順序。團隊習慣標準格式後，尋找過去的決策就會變得輕而易舉，不再像考古挖掘一樣困難。
如果您厭倦了每次會議後手寫會議紀錄——那麼，這正是 AI 筆記工具的用途。範本告訴您好的會議紀錄應該是什麼樣子。AI 會替您撰寫。延伸閱讀：執行摘要範例和虛擬會議禮儀。
關於作者：由 HiNoter 編輯團隊撰寫。我們打造能自動處理會議筆記的工具——結構化會議紀錄、50 多種語言、附引用的 AI 聊天。可同步至Notion、Slack、Google Docs。也能處理音訊、影片、YouTube和PDF。