初めて 議事録 を取るよう頼まれたとき、私は何をすればいいのかまったく分かりませんでした。1時間ひたすらメモを書き殴り、後で入力しようとし、決定事項の半分を聞き漏らしていたことに気づき、記憶を頼りに何が起きたのかを再構成するのにさらに2時間を費やし、意識の流れをそのまま書いた日記のようなものを提出しました。上司はそれを読み、私を見て、「これは議事録じゃない」と言いました。彼の言うとおりでした。ただ、私は形式を知らなかったのです。
誰もこれを教えてくれません。学校には「議事録を書き方」という授業はありません。仕事を任され、「meeting minutes template」と検索し、編集できないPDFの画像をいくつも見つけ、あとは何とかやってみるだけです。だから、ほとんどの会社の議事録は統一されていません。人によって形式が違い、標準もありません。6か月後、価格変更についての決定事項を誰も見つけられません。件名が「火曜の会議のメモ」というメールに埋もれているからです。
そこで、5つのテンプレートです。すべて編集可能です。標準的なビジネス会議、取締役会、プロジェクトのスタンドアップ、顧客会議、リモート／非同期会議向けです。WordまたはGoogle Docsにコピーしてください。空欄を埋めれば完了です。また、議事録に何を書くべきか（何を書かないべきか）、議事録とメモの違い、そして手作業で議事録を書くのをやめる方法についても説明します。
このページの内容：
議事録が重要な理由（議事録を残さないとどうなるか）
すべての議事録に必要な7つの要素
5つのテンプレート
議事録とメモ――違いは何か？
議事録を書くための10のベストプラクティス
手作業で議事録を書くのをやめる方法
よくある質問
議事録が重要な理由
議事録は、会議で何が起きたかを示す公式記録です。逐語録ではありません。要約でもありません。決定事項、割り当てられたアクション、話し合われた議題の記録です。議事録が必要な理由は3つあります。
法令遵守。取締役会、株主総会、特定の規制対象会議では、法律により議事録の作成が義務付けられています。議事録がない＝潜在的な責任問題です。会社が監査や訴訟の対象になった場合、決定が適切に行われたことを証明するのが議事録です。
アクションの追跡。「マリアが金曜日までに提案書を送る」と誰も書き留めなかったら、どうなると思いますか？マリアは金曜日までに提案書を送りません。担当者と期限が明記されたアクション項目は実行されます。書かれていないものは実行されません。
組織の記憶。3か月後、チームがなぜベンダーを変更することに決めたのか、誰も覚えていないでしょう。議事録があれば、それを調べられます。
議事録を残さないコストは、必要になるまで見えません。そして必要になった瞬間、はっきりと現れます。誰も書き留めなかったために、すでに決めたことを会議で何時間もかけて再び決め直しているチームを見たことがあります。本当のコストは議事録そのものではなく、やり直さなければならない会議です。
すべての議事録に必要な7つの要素
会議の種類にかかわらず、すべての議事録の形式には、次の7つを含める必要があります。どれか1つでも欠けていれば、不完全な議事録です。
日付と時刻――会議が行われた日時、開始時刻と終了時刻を含めます。
場所またはプラットフォーム――実際の会議室、Zoomリンク、Google Meetなどです。
出席者――出席した人、欠席した人、遅れて参加した人です。正式な議事録では、議長と議事録作成者も記載します。
議題――話し合われた内容を順番に記載します。各項目には独自のセクションを設けます。
議論の要約――逐語録ではありません。挙がった主な論点、異なる見解、参照されたデータや文書を記載します。
決定事項――明確に記載します。「チームは～することを決定した」と書きます。暗示してはいけません。書き留めます。
アクション項目――誰が何をいつまでに行うかを記載します。最も重要なセクションです。担当者と期限を伴うアクション項目がない議事録は、会議自体がなかったも同然です。
以上です。7つだけです。それ以外――動議、投票記録、添付資料など――は会議の種類によって異なります。取締役会の議事録にはすべて必要ですが、スタンドアップの議事録には必要ありません。
5つのテンプレート
以下の各テンプレートは、そのままコピーして使えます。WordまたはGoogle Docsに貼り付け、角括弧内を埋めれば完了です。標準的なビジネス会議用テンプレートには、完成形がどのようなものか分かるよう、記入例も用意しました。
テンプレート | 用途 | 正式度 | 長さ |
1. 標準的なビジネス会議 | チーム会議、部門レビュー | 中 | 1～2ページ |
2. 取締役会議 | 取締役会、正式なガバナンス | 高 | 2～5ページ |
3. プロジェクトのスタンドアップ | 日次／週次のスタンドアップ、スプリントの確認 | 低 | 半ページ |
4. クライアントミーティング | クライアントとの通話、提案、進捗報告 | 中 | 1ページ |
5. リモート／非同期 | 分散チーム、非同期の更新 | 低 | 半ページ |
テンプレート1
標準的なビジネス会議議事録
週次チーム会議、部門レビュー、部門横断の同期ミーティングに使用します。最も一般的な形式です。堅苦しくなりすぎず、基本事項を網羅します。
会議議事録会議タイトル: [部門 / チーム名] 週次会議
日付: [YYYY年MM月DD日]
時間: [開始時刻] – [終了時刻]
場所: [部屋名 / Zoomリンク]
議長: [名前]
議事録作成者: [名前]
出席者:
[名前1]、[名前2]、[名前3]、[名前4]
欠席者: [名前5]（休暇中）
── 議題 ──
1. [議題1 — 例: 第2四半期予算レビュー]
議論: [議論内容の簡単な概要]
決定事項: [決定内容、または「次回会議に延期」]
アクション: [誰が、何を、いつまでに行うか]
2. [議題2]
議論: [...]
決定事項: [...]
アクション: [...]
3. [議題3]
議論: [...]
決定事項: [...]
アクション: [...]
── アクションアイテム ──
☑ [担当者]が[タスク]を[期限]までに実施
☑ [担当者]が[タスク]を[期限]までに実施
☑ [担当者]が[タスク]を[期限]までに実施
次回会議: [日時]
議事録配布日: [日付]
ダウンロード: Word (.docx) · Google Docs · PDF
テンプレート2
取締役会議事録
取締役会、ガバナンス委員会、正式な企業会議向けです。これらは取締役会議事録テンプレートであり、法律で作成が義務付けられている場合や、監査人または規制当局が確認する可能性があります。正確に記録してください。動議、投票、反対意見を記録します。
法的注意: ほとんどの法域では、企業および非営利団体に取締役会議事録の保管が法律で義務付けられています。これらの議事録は、正式な法人記録として機能します。管轄区域および法人形態に固有の要件については、法律顧問に相談してください。
取締役会 — 会議議事録組織: [会社名]
日付: [YYYY年MM月DD日]
時間: [開始] – [終了]
場所: [住所 / オンラインプラットフォーム]
出席取締役:
[名前]、[役職]（議長）
[名前]、[役職]
[名前]、[役職]
[名前]、[役職]
欠席取締役:
[名前]（[既知の場合は理由]）
その他の出席者:
[名前]、[役職 — 例: 書記、CFO、法律顧問]
── 開会 ──
会議は[議長名]により[時刻]に開会された。
── 定足数 ──
定足数が満たされていることが確認された（取締役[Y]名中[X]名）。
── 前回議事録の承認 ──
[日付]の会議議事録を確認した。
承認動議提出者: [名前]
賛成者: [名前]
投票: [全会一致 / 賛成X、反対X、棄権X]
結果: [承認 / 修正のうえ承認]
── 議題1: [トピック] ──
[名前]が[プレゼンテーションの概要]を発表した。
[重要な論点]について議論が行われた。
動議: [動議の正確な文言]
提出者: [名前]
賛成者: [名前]
投票: [全会一致 / 点呼投票の結果]
結果: [可決 / 否決 / 継続審議]
── 議題2: [トピック] ──
[上記と同じ構成]
── その他の議事 ──
[議題に含まれていなかった提起事項]
── 閉会 ──
会議は[時刻]に閉会した。
次回会議: [日時]
── 署名 ──
提出者: _____________________ [書記名]
承認者: _____________________ [議長名]
承認日: _______________
ダウンロード: Word (.docx) · Google Docs · PDF
テンプレート3
プロジェクトスタンドアップ議事録
デイリースタンドアップ、スプリントの進捗確認、週次プロジェクト同期ミーティング向けです。簡潔にまとめてください。3ページにわたるスタンドアップ概要を読む人はいません。目的は議論の逐語記録ではなく、アクションアイテムと障害事項です。
スタンドアップ — [プロジェクト名]日付: [YYYY年MM月DD日]
出席者: [名前]
── 前回会議以降 ──
[名前]: [完了したこと]
[名前]: [完了したこと]
[名前]: [完了したこと]
── 本日 ──
[名前]: [取り組んでいること]
[名前]: [取り組んでいること]
── 障害事項 ──
[名前]: [妨げになっていること、および支援できる人]
[報告なし]
── アクションアイテム ──
☑ [担当者] — [タスク] — [日付]まで
☑ [担当者] — [タスク] — [日付]まで
次回スタンドアップ: [日時]
ダウンロード: Word (.docx) · Google Docs · PDF
テンプレート4
クライアント会議議事録
クライアントとの通話、提案、進捗報告向けです。ここでの形式が重要なのは、クライアントと共有することが多いためです。プロフェッショナルな見た目にし、成果、次のステップ、約束した事項に焦点を当てる必要があります。
クライアント会議 — [クライアント名]日付: [YYYY年MM月DD日]
時間: [開始] – [終了]
プラットフォーム: [Zoom / 対面 / 電話]
自社チーム: [名前と役職]
クライアントチーム: [名前と役職]
── 会議の目的 ──
[一文: この会議を行った理由]
── 議論の概要 ──
1. [トピック — 議論内容、重要なポイント]
2. [トピック]
3. [トピック]
── 決定事項 ──
• [決定事項1]
• [決定事項2]
── 成果物 / 次のステップ ──
☑ [自社チーム / クライアント]が[アクション]を[日付]までに実施
☑ [自社チーム / クライアント]が[アクション]を[日付]までに実施
☑ [自社チーム / クライアント]が[アクション]を[日付]までに実施
── 次回会議 ──
[日時、または「未定」]
ダウンロード: Word (.docx) · Google Docs · PDF
テンプレート5
リモート / 非同期会議議事録
同じ時間に会議を行わない分散チーム向けです。ライブ通話の代わりに、各自が進捗を投稿します。「議事録」は全員の入力内容をまとめた概要です。この形式はSlack、Notion、共有ドキュメントでうまく機能します。
非同期更新 — [チーム / プロジェクト]週: [YYYY年MM月DD日の週]
形式: 各チームメンバーが[曜日、時刻]までに投稿
── 更新 ──[名前]（タイムゾーン: [TZ]）
✅ 完了: [今週完了したこと]
🔄 取り組み中: [進行中のこと]
🚧 ブロック中: [妨げになっていること]
[名前]（タイムゾーン: [TZ]）
✅ 完了: [...]
🔄 取り組み中: [...]
🚧 ブロック中: [...]
[名前]（タイムゾーン: [TZ]）
✅ 完了: [...]
🔄 取り組み中: [...]
🚧 ブロック中: [...]
── 今週の決定事項 ──
• [決定事項1 — スレッド / ドキュメント / 議論で決定]
• [決定事項2]
── 来週のアクションアイテム ──
☑ [担当者] — [タスク] — [日付]まで
☑ [担当者] — [タスク] — [日付]まで
── 議論スレッド ──
各トピックの[Slackスレッド / Notionドキュメント / Loom動画]へのリンク。
ダウンロード: Word (.docx) · Google Docs · PDF
議事録とメモ — 違いは何ですか？
これらの言葉は同じ意味で使われがちですが、実際には同じものではありません。特に正式な場面では、この違いが重要です。
議事録 | 会議メモ | |
目的 | 決定事項とアクションの公式記録 | 発言内容を個人的に振り返るための記録 |
対象者 | 参加者全員、場合によってはステークホルダーや監査人 | 通常は自分自身 |
形式 | 構造化 — 議題、決定事項、アクション項目 | 自由形式 — 書き留めたことをそのまま |
法的地位 | 法律上必要となる場合がある（取締役会など） | 法律上必要となることはない |
配布 | 会議後に正式に共有 | 通常は共有しない |
保存期間 | 会社の記録として保存 | 廃棄または紛失 |
上司から「会議の議事録」を求められた場合、おそらく行動に移せる形式で整理された要約、つまり議事録を意味しています。生のメモが欲しいのであれば、ノートを見せてほしいと言うでしょう。
議事録を書くための10のベストプラクティス
先延ばしにしない。何が起きたかをまだ覚えているうちに、同じ日に議事録を書きましょう。待てば待つほど忘れてしまい、面倒な作業に感じられます。
議論ではなく、決定事項とアクションに集中する。逐語録は誰も必要としていません。必要なのは、何を決めたのか、誰が何をいつまでに行うのかです。
すべてのアクション項目に担当者の名前を記載する。「チームがフォローアップする」では意味がありません。「サラが木曜日までにベンダーへメールする」ならアクション項目です。
期限を含める。期限のないアクション項目は願望にすぎません。すべてのアクションに日付を設定しましょう。
中立的に書く。議事録は意見ではなく記録です。「ジョンは素晴らしい指摘をした」や「議論が白熱した」とは書かないでください。何が発言され、何が決定されたかを書きます。
異議を記録する。誰かが決定に反対した場合は記録しましょう。「動議は4対1で可決され、[氏名]が反対意見を述べた」とします。これは取締役会議事録や正式な場面で重要です。
ざっと読めるようにする。見出し、箇条書き、太字を使いましょう。誰も長い文章の壁を読みません。議事録が小説のように見えるなら、誰も読まないでしょう。
毎回、一貫した形式を使う。それがテンプレートの目的です。同じ構成、同じセクション、同じ順序にします。そうすれば、必要な情報をすぐに見つけられます。
24時間以内に配布する。会議の内容がまだ新鮮なうちに、出席者全員へ議事録を送りましょう。誰かが誤りに気づけば、すぐに修正できます。
アクション項目が完了するまで追跡する。各会議の開始時に、前回から未完了のアクション項目を確認しましょう。誰もフォローアップしなければ、議事録はただの紙になってしまいます。
議事録を手作業で書くのをやめる方法
手作業で議事録を書くには、会議そのものの約2倍の時間がかかります。1時間の会議が3時間の作業になるのです。会議に1時間、メモの入力に2時間かかります。これは誰も楽しめず、誰もがぎりぎりまで先延ばしにする作業です。
もうその必要はありません。AI議事録作成ツールが自動で処理してくれます。HiNoterのようなツールは会議に参加し、会議を文字起こしし、通話が終了した瞬間に、議論の要約、決定事項、担当者付きのアクション項目を含む構造化された議事録を作成します。何も入力する必要はありません。AIが作成した内容を確認し、誤りがあれば修正して送信するだけです。
多言語チームにとっては、これはさらに重要です。会議の一部が英語で、一部がポルトガル語だった場合、手作業で議事録を書くのは大変です。言語を自動検出する AI会議アシスタント なら、何もしなくても処理してくれます。何語が話されたかにかかわらず、議事録は1つの言語で作成されます。
また、その議事録をコピー＆ペーストなしで既存のツール、つまりNotion、Slack、Google Docsに直接同期したい場合は、それを実現するのがHiNoter です。議事録はチームがすでに使っている場所に、書式が整い、共有できる状態で届きます。
よくある質問
会議の議事録には何を含めるべきですか？
7つあります。日時、場所またはプラットフォーム、出席者、議題、議論の要約、決定事項、担当者と期限を含むアクション項目です。このページのすべてのテンプレートには、この7項目が含まれています。正式な議事録（取締役会議事録）には、動議、投票、定足数の確認、署名も追加されます。
会議の議事録は法的に必要ですか？
取締役会や一部のコーポレートガバナンス会議では、必要です。具体的な要件は管轄区域や法人の種類によって異なりますが、一般的に、企業や非営利団体は取締役会議事録を保管する必要があります。議事録は公式記録として機能し、監査人、規制当局、または法的手続きで要求されることがあります。通常のチーム会議では法的に必須ではありませんが、強く推奨されます。
会議の議事録はどのくらいの長さにすべきですか？
会議によって異なります。毎日のスタンドアップなら半ページ。週次のチーム会議なら1〜2ページ。取締役会なら2〜5ページです。目的は、全員の発言をすべて書き起こすことではなく、決定事項とアクションを記録することです。議事録が会議より長くなるなら、書きすぎです。
これらのテンプレートをGoogle Docsで使えますか？
はい。テンプレートのテキストをコピーして、新しいGoogleドキュメントに貼り付けてください。または、Word版をダウンロードしてGoogleドライブにアップロードすることもできます。テンプレートは基本的な書式のプレーンテキストなので、どのエディターでも使えます。
会議の議事録と会議メモの違いは何ですか？
議事録は正式で構造化され、出席者と共有され、法的に必要となる場合があります。メモは非公式で個人的なもので、通常は共有されません。会議で「メモを取って」と言われたら、正式な議事録（構造化され、共有可能なもの）が必要なのか、それとも個人的なメモだけでよいのかを確認しましょう。
完了しなかったアクション項目はどのように扱えばよいですか？
すべての会議の開始時に、未完了のアクション項目を確認しましょう。何かが完了していなければ理由を尋ね、新しい期限を設定し、その会議の議事録に更新内容を記録します。フォローアップをしなければ、アクション項目は任意のものだと認識されてしまいます。そうして会議が役に立たなくなるのです。
HiNoterは会議に参加し、50以上の言語で文字起こしを行い、アクション項目を含む構造化された議事録を自動生成します。Notion、Slack、Google Docsと同期できます。
これがそのページです
テンプレートは5種類、要素は7つ、ベストプラクティスは10個です。会議の種類に合ったテンプレートを選び、エディターにコピーして、毎回使いましょう。一貫性こそが重要です。同じ形式、同じセクション、同じ順序にします。チームが標準形式に慣れれば、過去の決定事項を見つけるのは、遺跡を発掘するような作業ではなく、簡単なことになります。
そして、毎回の会議後に手書きで議事録を書くのに疲れているなら――そういうときのために AI議事録ツールがあります。テンプレートは、質の高い議事録がどのようなものかを示します。AIがあなたに代わって作成します。関連記事：エグゼクティブサマリーの例とオンライン会議のエチケット。
著者について：HiNoter編集チームが執筆しました。私たちは会議のメモを自動で処理するツールを開発しています――構造化された議事録、50以上の言語、引用元付きのAIチャット。Notion、Slack、Google Docsと同期できます。音声、動画、YouTube、PDFにも対応しています。