初めて誰かに 議事録 を取るよう頼まれたとき、私は何をすればいいのかまったく分かりませんでした。1時間ひたすら必死にメモを取り、後で入力しようとし、決定事項の半分を聞き逃していたことに気づき、さらに2時間かけて記憶を頼りに何が起きたのかを再構成し、意識の流れをそのまま書いた日記のようなものを提出しました。マネージャーはそれを読み、私を見て、「これは議事録じゃない」と言いました。その通りでした。私はただ、その形式を知らなかったのです。
誰も教えてくれません。学校に「議事録をどう書くか」という授業はありません。仕事を任され、「meeting minutes template」と検索し、編集できないPDF画像をいくつも見つけ、あとは適当に済ませます。だから、ほとんどの会社の議事録には一貫性がありません。人によって形式が違い、標準もありません。半年後、誰も価格変更についての決定を見つけられません。件名が「火曜の会議のメモ」になっているメールの中に埋もれているからです。
そこで、5つのテンプレートを用意しました。すべて編集可能です。標準的なビジネス会議、取締役会、プロジェクトのスタンドアップ、顧客との会議、リモート／非同期会議向けです。WordまたはGoogleドキュメントにコピーしてください。空欄を埋めれば完了です。また、議事録に何を書くべきか（何を書かないべきか）、議事録とメモの違い、手作業で議事録を書くのをやめる方法についても説明します。
このページの内容：
議事録が重要な理由（残さないとどうなるか）
すべての議事録に必要な7つの要素
5つのテンプレート
議事録とメモ――違いは何か？
議事録を書くための10のベストプラクティス
手作業で議事録を書くのをやめる方法
よくある質問
議事録が重要な理由
議事録は、会議で何が起きたかを記録する公式な記録です。逐語録ではありません。要約でもありません。決定事項、割り当てられたアクション、話し合われた議題を記録するものです。議事録が存在する理由は3つあります。
法令遵守。取締役会、株主総会、特定の規制対象となる会議では、法律により議事録が必要です。議事録がない＝潜在的な責任問題です。会社が監査や訴訟の対象になった場合、議事録は決定が適切に行われたことを証明するものです。
アクションの追跡。誰も「マリアが金曜日までに提案書を送る」と書き留めなかったら、どうなると思いますか？マリアは金曜日までに提案書を送りません。担当者と期限が明記されたアクション項目は実行されます。書かれていないものは実行されません。
組織の記憶。3か月後、チームがなぜベンダーを変更することにしたのか、誰も覚えていません。議事録があれば、それを確認できます。
議事録を残さないコストは、必要になるまで見えません。そして必要になったときには、非常に明確になります。誰も記録しなかったために、すでに決定したことを再び決めるために、チームが会議で何時間も費やすのを見てきました。本当のコストは議事録そのものではありません。やり直さなければならない会議です。
会議、録音、動画、PDFをHiNoterに取り込み、散在した情報を確認・再利用できるノートやテキストに変換しましょう。
すべての議事録に必要な7つの要素
会議の種類にかかわらず、すべての議事録の形式には、次の7つを含める必要があります。どれか1つでも欠けていれば、不完全な議事録です。
日時――開始時刻と終了時刻を含む、会議が行われた日時。
場所またはプラットフォーム――物理的な会議室、Zoomリンク、Google Meetなど。
出席者――出席した人、欠席した人、遅れて参加した人。正式な議事録では、議長と議事録作成者も記録します。
議題――話し合われた内容とその順序。各議題にはそれぞれ独自のセクションを設けます。
議論の要約――逐語録ではありません。出された主なポイント、異なる見解、参照されたデータや文書を記録します。
決定事項――明確に記載します。「チームは……することを決定した」と書きます。暗示ではなく、文章にします。
アクション項目――誰が、何を、いつまでに行うか。最も重要なセクションです。担当者と期限のあるアクション項目が議事録にないなら、その会議は開催されなかったも同然です。
以上です。7つだけです。それ以外の要素――動議、投票記録、添付資料――は会議の種類によって異なります。取締役会の議事録にはそれらすべてが必要ですが、スタンドアップの議事録には必要ありません。
5つのテンプレート
以下の各テンプレートは、そのままコピーして使えます。WordまたはGoogleドキュメントに貼り付け、角括弧内を埋めれば完了です。標準的なビジネステンプレートには記入例も含めたので、完成形を確認できます。
テンプレート | 用途 | 形式 | 長さ |
1. 標準ビジネス | チームミーティング、部門レビュー | 中 | 1～2ページ |
2. 取締役会 | 取締役会、正式なガバナンス | 高 | 2～5ページ |
3. プロジェクト・スタンドアップ | 毎日／毎週のスタンドアップ、スプリントのチェックイン | 低 | 半ページ |
4. 顧客ミーティング | 顧客との電話、プレゼンテーション、進捗報告 | 中 | 1ページ |
5. リモート／非同期 | 分散型チーム、非同期の更新 | 低 | 半ページ |
テンプレート1
標準的なビジネス会議議事録
毎週のチーム会議、部門レビュー、部門横断の調整会議に使用します。最も一般的な形式です。過度に堅苦しくなく、基本事項を網羅します。
会議議事録会議名： [部門／チーム名] 定例会議
日付： [YYYY年MM月DD日]
時間： [開始時刻] – [終了時刻]
場所： [会議室名／Zoomリンク]
議長： [氏名]
議事録作成者： [氏名]
出席者：
[氏名1]、[氏名2]、[氏名3]、[氏名4]
欠席者： [氏名5]（休暇中）
── 議題 ──
1. [議題1 — 例：第2四半期予算レビュー]
議論： [議論した内容の簡単な概要]
決定： [決定事項、または「次回会議に延期」]
アクション： [誰が何をいつまでに行うか]
2. [議題2]
議論： [...]
決定： [...]
アクション： [...]
3. [議題3]
議論： [...]
決定： [...]
アクション： [...]
── アクションアイテム ──
☑ [担当者] が [期限] までに [タスク] を行う
☑ [担当者] が [期限] までに [タスク] を行う
☑ [担当者] が [期限] までに [タスク] を行う
次回会議： [日時]
議事録配布日： [日付]
ダウンロード： Word（.docx） · Google ドキュメント · PDF
テンプレート2
取締役会議事録
取締役会、ガバナンス委員会、正式な企業会議向けです。これらは取締役会議事録テンプレート文書であり、法的に必要となる場合や、監査人または規制当局による確認の対象となる場合があります。正確に記録してください。動議、投票、反対意見を記録します。
法的注意：ほとんどの管轄区域では、企業および非営利団体に取締役会議事録の保存が法的に義務付けられています。これらの議事録は正式な法人記録となります。管轄区域および法人の種類に関する具体的な要件については、法律顧問に相談してください。
取締役会 — 会議議事録組織： [会社名]
日付： [YYYY年MM月DD日]
時間： [開始] – [終了]
場所： [住所／バーチャルプラットフォーム]
出席取締役：
[氏名]、[役職]（議長）
[氏名]、[役職]
[氏名]、[役職]
[氏名]、[役職]
欠席取締役：
[氏名]（[理由、判明している場合]）
その他の出席者：
[氏名]、[役職 — 例：秘書役、CFO、法律顧問]
── 開会 ──
会議は[時刻]に[議長名]によって開会された。
── 定足数 ──
定足数が満たされていることが確認された（[Y]名中[X]名の取締役が出席）。
── 前回議事録の承認 ──
[日付]の会議議事録を確認した。
承認動議提出者： [氏名]
賛成者： [氏名]
投票： [全会一致／賛成X、反対X、棄権X]
結果： [承認／修正付きで承認]
── 議題1：[トピック] ──
[氏名]が[プレゼンテーションの概要]を説明した。
[主要な論点]について議論が行われた。
動議： [動議の正確な文言]
提出者： [氏名]
賛成者： [氏名]
投票： [全会一致／点呼投票の結果]
結果： [可決／否決／保留]
── 議題2：[トピック] ──
[上記と同じ構成]
── その他の議事 ──
[議題に含まれていなかった提起事項]
── 閉会 ──
会議は[時刻]に閉会した。
次回会議： [日時]
── 署名 ──
提出者： _____________________ [秘書役の氏名]
承認者： _____________________ [議長の氏名]
承認日： _______________
ダウンロード： Word（.docx） · Google ドキュメント · PDF
テンプレート3
プロジェクト・スタンドアップ議事録
毎日のスタンドアップ、スプリントの進捗確認、毎週のプロジェクト調整会議向けです。簡潔にまとめます。3ページにわたるスタンドアップの概要を読む人はいません。目的は議論の逐語録ではなく、アクションアイテムと阻害要因を記録することです。
スタンドアップ — [プロジェクト名]日付： [YYYY年MM月DD日]
出席者： [氏名]
── 前回会議以降 ──
[氏名]： [完了したこと]
[氏名]： [完了したこと]
[氏名]： [完了したこと]
── 本日 ──
[氏名]： [取り組んでいること]
[氏名]： [取り組んでいること]
── 阻害要因 ──
[氏名]： [妨げになっていること、支援できる人]
[報告なし]
── アクションアイテム ──
☑ [担当者] — [タスク] — [日付]まで
☑ [担当者] — [タスク] — [日付]まで
次回スタンドアップ： [日時]
ダウンロード： Word（.docx） · Google ドキュメント · PDF
テンプレート4
顧客会議議事録
顧客との電話会議、提案、進捗報告向けです。ここでの形式が重要なのは、顧客と共有することが多いためです。プロフェッショナルな見た目にし、成果、次のステップ、約束した事項に焦点を当てます。
顧客会議 — [顧客名]日付： [YYYY年MM月DD日]
時間： [開始] – [終了]
プラットフォーム： [Zoom／対面／電話]
当社チーム： [氏名と役職]
顧客チーム： [氏名と役職]
── 会議の目的 ──
[一文：この会議を行った理由]
── 議論の概要 ──
1. [トピック — 議論した内容、主要な論点]
2. [トピック]
3. [トピック]
── 決定事項 ──
• [決定事項1]
• [決定事項2]
── 成果物／次のステップ ──
☑ [当社チーム／顧客] が [日付] までに [アクション] を行う
☑ [当社チーム／顧客] が [日付] までに [アクション] を行う
☑ [当社チーム／顧客] が [日付] までに [アクション] を行う
── 次回会議 ──
[日時、または「未定」]
ダウンロード： Word（.docx） · Google ドキュメント · PDF
テンプレート5
リモート／非同期会議議事録
同じ時間に集まらない分散型チーム向けです。ライブ通話の代わりに、各自が自分の更新内容を投稿します。「議事録」は全員の入力をまとめた概要です。この形式はSlack、Notion、または共有ドキュメントでうまく機能します。
非同期アップデート — [チーム / プロジェクト]週: [月 DD, YYYY]
形式: 各チームメンバーが[曜日、時刻]までに投稿
── アップデート ──[名前] (タイムゾーン: [TZ])
✅ 完了: [今週完了したこと]
🔄 進行中: [現在進行中のこと]
🚧 ブロック: [妨げになっていること]
[名前] (タイムゾーン: [TZ])
✅ 完了: [...]
🔄 進行中: [...]
🚧 ブロック: [...]
[名前] (タイムゾーン: [TZ])
✅ 完了: [...]
🔄 進行中: [...]
🚧 ブロック: [...]
── 今週の決定事項 ──
• [決定事項1 — スレッド / ドキュメント / ディスカッションで決定]
• [決定事項2]
── 来週のアクションアイテム ──
☑ [担当者] — [タスク] — [日付]まで
☑ [担当者] — [タスク] — [日付]まで
── ディスカッションスレッド ──
各トピックについて[Slackスレッド / Notionドキュメント / Loom動画]へのリンクを記載。
ダウンロード: Word (.docx) · Googleドキュメント · PDF
議事録とメモ — 違いは何ですか？
これらの用語は同じ意味で使われることが多いですが、実際には同じものではありません。特に正式な場面では、この違いが重要になります。
議事録 | 会議メモ | |
目的 | 決定事項とアクションの公式記録 | 話された内容の個人的な参照用 |
対象者 | 全参加者、場合によっては関係者や監査担当者 | 通常は自分自身 |
形式 | 構造化 — 議題、決定事項、アクションアイテム | 自由形式 — 自分が書き留めたことなら何でも |
法的地位 | 法的に必要となる場合がある（取締役会議など） | 法的に必要となることはない |
配布 | 会議後に正式に共有 | 通常は共有されない |
保存期間 | 会社の記録として保管 | 廃棄または紛失 |
上司が「会議の notes（メモ）をください」と頼んできた場合、おそらく議事録のことを意味しています。つまり、行動に移せる構成化された要約です。生のメモが欲しいなら、ノートを求めるはずです。
会議、録音、動画、PDFをHiNoterに取り込み、散在した情報を確認・再利用できるメモやテキストに変換しましょう。
議事録を書くための10のベストプラクティス
後回しにしない。何が起きたかをまだ覚えているうちに、同じ日に議事録を書きましょう。待てば待つほど忘れてしまい、面倒な作業に感じられます。
議論ではなく、決定事項とアクションに集中する。誰も逐語録を必要としていません。必要なのは、何を決めたのか、誰が何をするのか、いつまでなのかです。
すべてのアクション項目に担当者の名前を入れる。「チームがフォローアップする」では意味がありません。「Sarahが木曜日までに取引先へメールする」ならアクション項目です。
期限を含める。期限のないアクション項目は願望にすぎません。すべてのアクションに日付を設定しましょう。
中立的に書く。議事録は意見ではなく記録です。「Johnは素晴らしい指摘をした」や「議論が白熱した」とは書かないでください。何が言われ、何が決まったかを書きましょう。
異議を記録する。誰かが決定に反対した場合は記録してください。「動議は4対1で可決され、[Name]が反対意見を述べた」とします。これは取締役会議事録や正式な場面で重要です。
ざっと読めるようにする。見出し、箇条書き、太字を使いましょう。誰も長い文章の壁を読みません。議事録が小説のように見えたら、誰も読まないでしょう。
毎回、一貫した形式を使う。それがテンプレートの目的です。同じ構成、同じセクション、同じ順序にします。そうすれば、必要なものをすぐに見つけられます。
24時間以内に配布する。会議の記憶が新しいうちに、出席者全員へ議事録を送りましょう。誰かが誤りに気づけば、すぐに訂正できます。
アクション項目を完了まで追跡する。各会議の冒頭で、前回から残っているアクション項目を確認しましょう。誰もフォローアップしなければ、議事録はただの紙になってしまいます。
議事録を手作業で書くのをやめる方法
手作業で議事録を書くには、会議そのものの約2倍の時間がかかります。1時間の会議が3時間の作業になるのです。会議に1時間、メモの入力に2時間かかります。これは誰も楽しめず、全員が最後まで先延ばしにしてしまう部分です。
もうこの作業をする必要はありません。現在では、AI議事録ツールが自動で処理してくれます。HiNoterのようなツールは会議に参加し、文字起こしを行い、通話が終わった瞬間に、議論の要約、決定事項、担当者付きのアクション項目を含む構成化された議事録を作成します。入力は一切不要です。AIが作成した内容を確認し、誤りがあれば修正して送信するだけです。
多言語チームにとっては、これはさらに重要です。会議の一部が英語で、一部がポルトガル語だった場合、手作業で議事録を書くのは大変です。言語を自動検出する AI会議アシスタント なら、何もしなくても処理できます。何言語が話されていても、議事録は1つの言語で作成されます。
そして、その議事録をコピー＆ペーストなしで既存のツール — Notion、Slack、Google Docs — に直接同期したいなら、それを実現するのがHiNoter です。議事録は、チームがすでに使っている場所に、共有できる形式で整えられて届きます。
よくある質問
議事録には何を含めるべきですか？
7つあります。日時、場所またはプラットフォーム、参加者、議題、議論の要約、決定事項、そして担当者と期限を含むアクションアイテムです。このページのすべてのテンプレートには、この7項目が含まれています。正式な議事録（取締役会など）では、動議、投票、定足数の確認、署名も追加します。
議事録は法的に必要ですか？
取締役会や一部のコーポレートガバナンス会議では、必要です。正確な要件は管轄区域や法人の種類によって異なりますが、一般的に、企業や非営利団体は取締役会の議事録を保管する必要があります。議事録は公式記録として機能し、監査人、規制当局、または法的手続きにおいて提出を求められる場合があります。通常のチームミーティングでは法的に必須ではありませんが、強く推奨されます。
議事録はどのくらいの長さにすべきですか？
会議によります。毎日のスタンドアップミーティングなら、半ページ。週次のチームミーティングなら、1〜2ページ。取締役会なら、2〜5ページです。目的は、全員の発言をすべて書き起こすことではなく、決定事項とアクションを記録することです。議事録が会議そのものより長くなっているなら、書きすぎです。
これらのテンプレートはGoogle Docsで使えますか？
はい。テンプレートのテキストをコピーして、新しいGoogleドキュメントに貼り付けてください。または、Word版をダウンロードしてGoogle Driveにアップロードすることもできます。テンプレートは基本的な書式設定を施したプレーンテキストなので、どのエディターでも使えます。
議事録と会議メモの違いは何ですか？
議事録は正式で構造化され、参加者と共有され、法的に必要となる場合があります。メモは非公式で個人的なもので、通常は共有されません。会議で誰かに「メモを取って」と頼まれたら、実際の議事録（構造化され、共有可能なもの）が必要なのか、それとも個人的なメモだけでよいのかを確認しましょう。
実行されないアクションアイテムにはどう対処すればよいですか？
毎回の会議の開始時に、未完了のアクションアイテムを確認します。何かが実行されていなければ、理由を尋ね、新しい期限を設定し、その会議の議事録に更新内容を記録します。フォローアップをしなければ、アクションアイテムは任意のものだと受け取られてしまいます。それが、会議が役に立たなくなる原因です。
HiNoterは会議に参加し、50以上の言語で文字起こしを行い、アクションアイテムを含む構造化された議事録を自動で作成します。Notion、Slack、Google Docsに同期できます。
会議、録音、動画、PDFをHiNoterに取り込み、散在した情報を確認・再利用できるノートやテキストに変換しましょう。
これがページの内容です
5つのテンプレート。7つの要素。10のベストプラクティス。会議の種類に合ったテンプレートを選び、エディターにコピーして、毎回使いましょう。一貫性こそが重要です — 同じ形式、同じセクション、同じ順序。チームが標準形式に慣れれば、過去の決定事項を見つけることは、考古学的な発掘作業ではなく、簡単な作業になります。
そして、毎回の会議後に手作業で議事録を書くのに疲れているなら — そういうときのために AI議事録ツールがあります。テンプレートは、優れた議事録がどのようなものかを示します。AIがその議事録を作成してくれます。関連記事：エグゼクティブサマリーの例とバーチャル会議のエチケット。
著者について：HiNoter編集チームが執筆しました。私たちは会議メモを自動処理するツールを開発しています — 構造化された議事録、50以上の言語、引用付きAIチャット。Notion、Slack、Google Docsに同期できます。音声、動画、YouTube、PDFにも対応しています。