Sådan deler du Google Kalender er enkelt på overfladen: Åbn Indstillinger og deling, vælg den kalender, du vil dele, tilføj personer eller en Google-gruppe, og vælg det rigtige tilladelsesniveau. Det, de fleste teams gør forkert, er, hvad der sker, efter kalenderen er delt.
En delt kalender bør ikke kun vise, hvem der er optaget. Den bør hjælpe teamet med at forstå, hvilke møder der er vigtige, hvem der ejer dem, hvilke beslutninger der blev truffet, og hvilke opfølgninger der kræver handling. Det er her, en overskuelig kalenderopsætning bliver fundamentet for automatiserede mødenoter.
Det hurtige svar: Sådan deler du Google Kalender
Sådan deler du Google Kalender med dit team:
1. Åbn Google Kalender på computeren.
2. Find Mine kalendere i venstre sidepanel.
3. Hold markøren over den kalender, du vil dele.
4. Klik på menuen med de tre prikker.
5. Vælg Indstillinger og deling.
6. Gå til Del med bestemte personer eller grupper.
7. Klik på Tilføj personer og grupper.
8. Indtast en teamkollegas e-mailadresse eller en Google-gruppe.
9. Vælg et tilladelsesniveau.
10. Klik på Send.
Googles egen Hjælp til Kalender bekræfter, at kalenderdeling administreres fra computerversionen, og at deling på arbejdspladser eller skoler kan være begrænset af din Google Workspace-administrator.
Før du deler: Beslut, hvad kalenderen skal bruges til
Del ikke din primære kalender med alle som standard. Beslut først, hvad kalenderen skal opnå.
Kalendertype | Bedst til | Anbefalet adgang |
Personlig arbejdskalender | Tilgængelighed og planlægning af 1:1-møder | Ledig/optaget eller begivenhedsoplysninger |
Teamkalender | Sprintplanlægning, kundesamtaler, tilbagevendende teammøder | Begivenhedsoplysninger eller redigeringsadgang |
Projektkalender | Lanceringer, deadlines, workshops, tværfunktionelle gennemgange | Redigeringsadgang for ejere, visningsadgang for andre |
Hvis målet er synlighed, skal du bruge ledig/optaget eller begivenhedsdetaljer. Hvis målet er koordinering, skal du bruge en dedikeret teamkalender. Hvis målet er automatisk optagelse af møder, skal du sørge for, at de rigtige møder indeholder det rigtige konferencelink og den rigtige mødeejer.
Forklaring af tilladelsesniveauer i Google Kalender
Google Kalender giver dig flere tilladelsesniveauer. Hvis du vælger det forkerte, er det den hurtigste måde enten at skjule for meget eller eksponere for meget.
Tilladelsesniveau | Hvad teammedlemmer kan gøre | Bedste anvendelse |
Se kun ledig/optaget | Se, hvornår du ikke er tilgængelig, men ikke begivenhedstitler eller -detaljer | Bred tilgængelighed i virksomheden |
Se alle begivenhedsdetaljer | Se mødenavne, tidspunkter, placeringer og beskrivelser | Teamsynlighed og planlægning |
Foretag ændringer i begivenheder | Tilføj, rediger eller opdater begivenheder | Projektkoordinatorer eller assistenter |
Foretag ændringer, og administrer deling | Rediger begivenheder, og styr, hvem der ellers har adgang | Kun kalenderejere eller driftsansvarlige |
Vær forsigtig med den sidste mulighed. Google bemærker, at personer med fuld adgang kan oprette og redigere begivenheder, svare på invitationer, dele kalenderen med andre og modtage e-mails om ændringer. For de fleste teams bør 'Foretag ændringer, og administrer deling' være begrænset til et lille antal betroede ejere.
Sådan deler du Google Kalender med bestemte personer
Trin 1: Åbn kalenderindstillingerne
Åbn Google Kalender på computeren. Se under Mine kalendere i venstre sidepanel. Hold markøren over den kalender, du vil dele, klik på menuen med de tre prikker, og vælg Indstillinger og deling.
Trin 2: Tilføj personer eller grupper
Rul ned til Del med bestemte personer eller grupper. Klik på Tilføj personer og grupper, og indtast derefter en individuel e-mailadresse eller en Google-gruppe.
Det er som regel mere overskueligt at bruge en Google-gruppe til teams. I stedet for at tilføje og fjerne personer én ad gangen administrerer du adgangen via gruppen. Når nogen bliver medlem af eller forlader teamet, følger kalenderadgangen gruppemedlemskabet.
Trin 3: Vælg den rigtige tilladelse
For en teamkalender er 'Se alle begivenhedsoplysninger' ofte tilstrækkeligt. For projektledere eller driftsansvarlige, der har brug for at oprette og justere møder, kan 'Foretag ændringer i begivenheder' være passende.
Reserver 'Foretag ændringer, og administrer deling' til personer, der har tilladelse til at styre selve kalenderadgangen.
Trin 4: Send invitationen
Klik på Send. Google sender en e-mail til de personer, du har tilføjet. De skal muligvis klikke på linket i e-mailen, før kalenderen vises på deres kalenderliste.
Sådan deler du en Google Kalender med hele dit team
For virksomheder, der bruger Google Workspace, er den mest overskuelige opsætning ofte en delt teamkalender sammen med en Google-gruppe.
En god struktur ser sådan ud:
1. Opret en dedikeret kalender til teamet eller projektet.
2. Del den med en Google-gruppe såsom product-team@company.com.
3. Giv de fleste medlemmer adgang til at se alle begivenhedsoplysninger.
4. Giv teamledere adgang til at foretage ændringer i begivenheder.
5. Begræns delingsadministrationen til én eller to ejere.
6. Tilføj tilbagevendende møder, projektgennemgange og kundesamtaler til den delte kalender.
Denne opsætning reducerer risikoen for at invitere de forkerte personer, miste møder på tværs af tidszoner eller være afhængig af én persons private kalender for at forstå, hvad der skete.
Bør du gøre en Google Kalender offentlig?
Som regel nej.
Google gør det muligt at gøre kalendere offentlige, men offentlig deling kan gøre kalenderoplysninger tilgængelige uden for din organisation. Det kan være fint for offentlige begivenheder, webinarer, åbningstider eller aktiviteter i lokalsamfundet. Det er sjældent passende for interne møder, kundesamtaler, jobsamtaler, økonomigennemgange eller produktplanlægning.
Brug kun offentlige kalendere, når kalenderen er beregnet til offentlig synlighed. For interne teamaktiviteter skal du dele med bestemte personer, Google-grupper eller din organisation.
Teamets arbejdsgang: Fra delt kalender til automatiserede mødenoter
Deling af kalenderen løser synligheden. Det løser ikke opfølgningen efter mødet.
En bedre teamarbejdsgang forbinder kalenderen med mødereferatet:
1. Del teamkalenderen, så de rigtige personer kan se kommende møder.
2. Tildel en mødeejer for hvert tilbagevendende møde eller projektmøde.
3. Tilføj konferencelinket til Google Meet, Zoom eller Microsoft Teams.
4. Forbind Google Kalender med en AI-mødeassistent, så planlagte møder kan optages automatisk.
5. Lad referatskriveren deltage i mødet og optage samtalen med opmærksomhed på deltagere og deres samtykke.
6. Generer strukturerede noter efter samtalen, herunder opsummering, beslutninger og handlingspunkter.
7. Synkroniser resultatet med Slack, Notion, Google Docs eller teamets vidensbase.
8. Gennemgå handlingspunkterne ved næste teamstatus i stedet for at bede alle om at rekonstruere, hvad der skete.
Det er her, HiNoter passer naturligt ind. Med HiNoters AI-mødeassistent kan teams forbinde planlagte møder, lade assistenten deltage i understøttede samtaler og modtage opsummeringer, handlingspunkter og mindmaps efter mødet. I stedet for at én person skriver noter, mens vedkommende kun følger halvt med, får teamet et struktureret referat, der kan søges i, deles og genbruges.
Hvorfor kalenderdeling alene ikke er nok
Møder er ikke i sig selv problemet. Det egentlige problem er kløften mellem mødet og det arbejde, der følger efter.
Microsofts Work Trend Index rapporterede, at den gennemsnitlige medarbejder bruger 57 % af sin Microsoft 365-tid på kommunikation i møder, e-mails og chats sammenlignet med 43 % på at skabe. Microsoft fandt også, at 68 % af personerne siger, at de ikke har nok uafbrudt fokustid i løbet af arbejdsdagen.
Atlassians forskning fortæller en lignende historie fra en anden vinkel: I en undersøgelse blandt 5.000 vidensarbejdere blev møder identificeret som den største hindring for produktivitet.
Signal for arbejdspladsen | Hvad det betyder for teams | Planlægningssvar |
57 % af tiden bruges på kommunikation | Mødekontekst er spredt på tværs af opkald, e-mail og chat | Bevar en søgbar mødeoversigt |
68 % har ikke nok fokustid | Manuel notetagning tilføjer endnu en distraktion | Automatiser indsamling og opsummeringer |
Møder rangeres som en af de største produktivitetsbarrierer | Teams har brug for færre uklare møder og bedre referater | Knyt hvert møde til beslutninger og ansvarlige |
En delt kalender hjælper folk med at møde op. Automatiserede noter hjælper organisationen med at huske, hvad der skete.
Sådan forvandler HiNoter kalenderadgang til mødehukommelse
Når teamets kalender er organiseret, kan HiNoter hjælpe med at forvandle planlagte møder til brugbar viden.
For eksempel kan en produktchef dele en projektkalender med lederne for produkt-, design- og udviklingsteamet. Når et sprintplanlægningsmøde finder sted, kan HiNoter indfange diskussionen, generere AI-mødenoter, udtrække handlingspunkter og udarbejde et mindmap over hovedemnerne.
Derefter kan teamet sende noterne til Notion, eksportere en overskuelig version til Google Docs eller dele opsummeringen i Slack. Hvis nogen gik glip af mødet på grund af en tidszonekonflikt, behøver de ikke et ekstra opsummeringsopkald. De kan læse opsummeringen, gennemgå beslutningerne og stille spørgsmål via AI Chat med kildehenvisninger.
Det er den praktiske forskel på »vi delte kalenderen« og »vi ved, hvad der skete«.
Fejlfinding ved deling af Google Kalender
Personen modtog ikke kalenderinvitationen
Bed dem om at tjekke spam, papirkurv og den e-mailadresse, du indtastede. Hvis det er nødvendigt, skal du fjerne dem fra delingslisten og tilføje dem igen.
De kan kun se ledig/optaget
Tjek deres tilladelsesniveau under Del med bestemte personer eller grupper. Hvis din virksomhed bruger Google Workspace, kan en administratorpolitik begrænse, hvad du kan dele.
De kan ikke redigere begivenheder
Sørg for, at de har Foretag ændringer i begivenheder eller Foretag ændringer og administrer deling. Bekræft også, at de redigerer den delte kalender og ikke deres personlige kalender.
Kalenderen vises ikke for et teammedlem
De skal muligvis klikke på linket i e-mailinvitationen. For delte teamkalendere kan du også sende kalender-id'et og bede dem om at tilføje det manuelt.
Følsomme begivenheder er synlige
Skift begivenhedens synlighed til privat, eller reducer kalenderens tilladelsesniveau. Undgå bred kalenderdeling ved følsomt arbejde, og brug en dedikeret kalender med begrænset adgang.
Bedste praksis for deling af teamkalendere
Brug en dedikeret teamkalender til delt arbejde i stedet for at eksponere alles primære kalender. Navngiv møder tydeligt, medtag ejeren i begivenhedsbeskrivelsen, og tilføj videolinket, før invitationen sendes.
For tilbagevendende møder skal du inkludere en kort dagsorden og det forventede resultat. En kalenderbegivenhed kaldet Ugentlig synkronisering er nem at ignorere. Produkta lanceringssynkronisering: Risici, ansvarlige og lanceringsbeslutninger fortæller folk, hvorfor mødet finder sted.
Forbind til sidst kalenderen med din arbejdsgang for noter. Et møde, der slutter uden beslutninger, ansvarlige eller en søgbar optegnelse, vil sandsynligvis skabe endnu et møde. Et møde, der slutter med strukturerede noter, kan gå direkte videre til udførelse.
Ofte stillede spørgsmål
Hvordan deler jeg Google Kalender med mit team?
Åbn Google Kalender på en computer, hold markøren over kalenderen under Mine kalendere, klik på menuen med de tre prikker, vælg Indstillinger og deling, og tilføj derefter teammedlemmer eller en Google-gruppe under Del med bestemte personer eller grupper. Vælg et tilladelsesniveau, og klik på Send.
Kan jeg dele Google Kalender fra min telefon?
Googles instruktioner til deling er beregnet til computerversionen af Google Kalender. Hvis du har brug for at ændre delingstilladelser, skal du bruge en browser på din computer.
Hvilken Google Kalender-tilladelse er bedst for et team?
For de fleste teammedlemmer er Se alle begivenhedsoplysninger tilstrækkeligt. Giv Foretag ændringer i begivenheder til personer, der administrerer planlægningen. Begræns Foretag ændringer og administrer deling til kalenderejere eller driftsansvarlige.
Er det sikkert at gøre en Google Kalender offentlig?
Kun hvis kalenderen er beregnet til offentlig visning. Offentlige kalendere kan eksponere begivenhedsoplysninger uden for din organisation. Interne møder, kundesamtaler, jobsamtaler og planlægningssessioner bør normalt kun deles med bestemte personer, grupper eller din organisation.
Hvordan kan jeg automatisk oprette mødenoter fra Google Kalender-begivenheder?
Brug en AI-mødeassistent som HiNoter. Når dine møder er planlagt og forbundet, kan HiNoter deltage i understøttede møder, generere opsummeringer, registrere handlingspunkter, oprette mindmaps og hjælpe med at synkronisere noter med værktøjer som Notion, Slack og Google Docs.