Το πώς να μοιραστείτε το Google Calendar είναι απλό εκ πρώτης όψεως: ανοίξτε τις Ρυθμίσεις και την κοινή χρήση, επιλέξτε το ημερολόγιο που θέλετε να μοιραστείτε, προσθέστε άτομα ή μια Ομάδα Google και επιλέξτε το σωστό επίπεδο δικαιωμάτων. Το σημείο όπου οι περισσότερες ομάδες κάνουν λάθος είναι το τι συμβαίνει αφού γίνει κοινή χρήση του ημερολογίου.
Ένα κοινόχρηστο ημερολόγιο δεν θα πρέπει απλώς να δείχνει ποιος είναι απασχολημένος. Θα πρέπει να βοηθά την ομάδα να κατανοεί ποιες συναντήσεις έχουν σημασία, ποιος είναι υπεύθυνος για αυτές, ποιες αποφάσεις λήφθηκαν και ποιες επόμενες ενέργειες χρειάζονται εκτέλεση. Εκεί ακριβώς μια σωστά οργανωμένη ρύθμιση ημερολογίου γίνεται η βάση για αυτοματοποιημένες σημειώσεις συναντήσεων.
Η γρήγορη απάντηση: Πώς να μοιραστείτε το Google Calendar
Για να μοιραστείτε το Google Calendar με την ομάδα σας:
1. Ανοίξτε το Google Calendar σε υπολογιστή.
2. Στην αριστερή πλαϊνή γραμμή, βρείτε την ενότητα Τα ημερολόγιά μου.
3. Τοποθετήστε τον δείκτη πάνω από το ημερολόγιο που θέλετε να μοιραστείτε.
4. Κάντε κλικ στο μενού με τις τρεις τελείες.
5. Επιλέξτε Ρυθμίσεις και κοινή χρήση.
6. Μεταβείτε στην επιλογή Κοινή χρήση με συγκεκριμένα άτομα ή ομάδες.
7. Κάντε κλικ στην επιλογή Προσθήκη ατόμων και ομάδων.
8. Εισαγάγετε τη διεύθυνση email ενός συναδέλφου ή μια Ομάδα Google.
9. Επιλέξτε ένα επίπεδο δικαιωμάτων.
10. Κάντε κλικ στην επιλογή Αποστολή.
Η ίδια η Βοήθεια του Google Calendar επιβεβαιώνει ότι η κοινή χρήση ημερολογίων γίνεται από την έκδοση για υπολογιστές και ότι η κοινή χρήση σε περιβάλλον εργασίας ή σχολείου ενδέχεται να περιορίζεται από τον διαχειριστή του Google Workspace.
Πριν από την κοινή χρήση: Αποφασίστε σε τι χρησιμεύει το ημερολόγιο
Μην μοιράζεστε το κύριο ημερολόγιό σας με όλους από προεπιλογή. Αρχικά, αποφασίστε τι σκοπό υποτίθεται ότι εξυπηρετεί το ημερολόγιο.
Τύπος ημερολογίου | Ιδανικό για | Προτεινόμενη πρόσβαση |
Προσωπικό ημερολόγιο εργασίας | Διαθεσιμότητα και προγραμματισμός συναντήσεων 1:1 | Ελεύθερος/απασχολημένος ή λεπτομέρειες συμβάντων |
Ημερολόγιο ομάδας | Σχεδιασμός sprint, κλήσεις με πελάτες, επαναλαμβανόμενες συναντήσεις ομάδας | Λεπτομέρειες συμβάντων ή δικαιώματα επεξεργασίας |
Ημερολόγιο έργου | Λανσαρίσματα, προθεσμίες, εργαστήρια, διαλειτουργικές αξιολογήσεις | Πρόσβαση επεξεργασίας για τους κατόχους, πρόσβαση προβολής για τους υπόλοιπους |
Αν ο στόχος είναι η ορατότητα, χρησιμοποιήστε τη διαθεσιμότητα ελεύθερος/απασχολημένος ή τις λεπτομέρειες των εκδηλώσεων. Αν ο στόχος είναι ο συντονισμός, χρησιμοποιήστε ένα ειδικό ημερολόγιο ομάδας. Αν ο στόχος είναι η αυτόματη καταγραφή συσκέψεων, βεβαιωθείτε ότι οι σωστές συσκέψεις περιλαμβάνουν τον σωστό σύνδεσμο τηλεδιάσκεψης και τον κάτοχο της σύσκεψης.
Επεξήγηση των επιπέδων αδειών του Google Calendar
Το Google Calendar σάς παρέχει διάφορα επίπεδα αδειών. Η επιλογή του λανθασμένου επιπέδου είναι ο γρηγορότερος τρόπος είτε να αποκρύψετε υπερβολικά πολλές πληροφορίες είτε να εκθέσετε υπερβολικά πολλές.
Επίπεδο άδειας | Τι μπορούν να κάνουν οι συνεργάτες | Βέλτιστη περίπτωση χρήσης |
Βλέπουν μόνο τη διαθεσιμότητα ελεύθερος/απασχολημένος | Βλέπουν πότε δεν είστε διαθέσιμοι, αλλά όχι τους τίτλους ή τις λεπτομέρειες των εκδηλώσεων | Ευρεία διαθεσιμότητα στην εταιρεία |
Βλέπουν όλες τις λεπτομέρειες των εκδηλώσεων | Βλέπουν τα ονόματα, τις ώρες, τις τοποθεσίες και τις περιγραφές των συσκέψεων | Ορατότητα και προγραμματισμός ομάδας |
Κάνουν αλλαγές στις εκδηλώσεις | Προσθέτουν, επεξεργάζονται ή ενημερώνουν εκδηλώσεις | Συντονιστές έργων ή βοηθοί |
Πραγματοποίηση αλλαγών και διαχείριση κοινής χρήσης | Επεξεργασία συμβάντων και έλεγχος του ποιοι άλλοι έχουν πρόσβαση | Μόνο ιδιοκτήτες ημερολογίων ή υπεύθυνοι λειτουργιών |
Να είστε προσεκτικοί με την τελευταία επιλογή. Η Google σημειώνει ότι τα άτομα με πλήρη πρόσβαση μπορούν να δημιουργούν και να επεξεργάζονται συμβάντα, να απαντούν σε προσκλήσεις, να μοιράζονται το ημερολόγιο με άλλους και να λαμβάνουν email σχετικά με τις αλλαγές. Για τις περισσότερες ομάδες, η επιλογή «Πραγματοποίηση αλλαγών και διαχείριση κοινής χρήσης» θα πρέπει να περιορίζεται σε έναν μικρό αριθμό αξιόπιστων ιδιοκτητών.
Πώς να μοιραστείτε το Google Calendar με συγκεκριμένα άτομα
Βήμα 1: Ανοίξτε τις ρυθμίσεις του Ημερολογίου
Στον υπολογιστή, ανοίξτε το Google Calendar. Στην αριστερή πλευρική γραμμή, αναζητήστε την ενότητα «Τα ημερολόγιά μου». Τοποθετήστε τον δείκτη του ποντικιού πάνω από το ημερολόγιο που θέλετε να μοιραστείτε, κάντε κλικ στο μενού με τις τρεις τελείες και επιλέξτε «Ρυθμίσεις και κοινή χρήση».
Βήμα 2: Προσθέστε άτομα ή ομάδες
Κάντε κύλιση στην ενότητα «Κοινή χρήση με συγκεκριμένα άτομα ή ομάδες». Κάντε κλικ στην επιλογή «Προσθήκη ατόμων και ομάδων» και, στη συνέχεια, εισαγάγετε μια μεμονωμένη διεύθυνση email ή μια Ομάδα Google.
Η χρήση μιας Ομάδας Google είναι συνήθως πιο πρακτική για τις ομάδες. Αντί να προσθέτετε και να αφαιρείτε άτομα ένα προς ένα, διαχειρίζεστε την πρόσβαση μέσω της ομάδας. Όταν κάποιος εντάσσεται στην ομάδα ή αποχωρεί από αυτήν, η πρόσβαση στο ημερολόγιο ακολουθεί τη συμμετοχή του στην ομάδα.
Βήμα 3: Επιλέξτε τη σωστή άδεια
Για ένα ημερολόγιο ομάδας, η επιλογή «Προβολή όλων των λεπτομερειών των συμβάντων» είναι συχνά αρκετή. Για διαχειριστές έργων ή υπεύθυνους λειτουργιών που χρειάζεται να δημιουργούν και να προσαρμόζουν συναντήσεις, μπορεί να είναι κατάλληλη η επιλογή «Πραγματοποίηση αλλαγών στα συμβάντα».
Κρατήστε την επιλογή «Πραγματοποίηση αλλαγών και διαχείριση κοινής χρήσης» για τα άτομα που επιτρέπεται να ελέγχουν την ίδια την πρόσβαση στο ημερολόγιο.
Βήμα 4: Στείλτε την πρόσκληση
Κάντε κλικ στην επιλογή «Αποστολή». Η Google θα στείλει email στα άτομα που προσθέσατε. Ενδέχεται να χρειαστεί να κάνουν κλικ στον σύνδεσμο του email προτού εμφανιστεί το ημερολόγιο στη λίστα του Ημερολογίου τους.
Πώς να μοιραστείτε ένα Google Calendar με ολόκληρη την ομάδα σας
Για εταιρείες που χρησιμοποιούν το Google Workspace, η πιο πρακτική ρύθμιση είναι συχνά ένα κοινόχρηστο ημερολόγιο ομάδας μαζί με μια Ομάδα Google.
Μια καλή δομή είναι η εξής:
1. Δημιουργήστε ένα ειδικό ημερολόγιο για την ομάδα ή το έργο.
2. Μοιραστείτε το με μια Ομάδα Google, όπως η product-team@company.com.
3. Δώστε στα περισσότερα μέλη την άδεια «Προβολή όλων των λεπτομερειών των συμβάντων».
4. Δώστε στους επικεφαλής της ομάδας την άδεια «Πραγματοποίηση αλλαγών στα συμβάντα».
5. Διατηρήστε τη διαχείριση της κοινής χρήσης σε έναν ή δύο ιδιοκτήτες.
6. Προσθέστε επαναλαμβανόμενες συναντήσεις, ανασκοπήσεις έργων και κλήσεις με πελάτες σε αυτό το κοινόχρηστο ημερολόγιο.
Αυτή η ρύθμιση μειώνει τον κίνδυνο να προσκαλέσετε λάθος άτομα, να χάσετε συναντήσεις λόγω διαφορετικών ζωνών ώρας ή να εξαρτάστε από το ιδιωτικό ημερολόγιο ενός ατόμου για να καταλάβετε τι συνέβη.
Πρέπει να κάνετε ένα Google Calendar δημόσιο;
Συνήθως, όχι.
Η Google επιτρέπει τη δημοσιοποίηση ημερολογίων, όμως η δημόσια κοινή χρήση μπορεί να καταστήσει τις πληροφορίες του ημερολογίου ανιχνεύσιμες εκτός του οργανισμού σας. Αυτό μπορεί να είναι εντάξει για δημόσιες εκδηλώσεις, διαδικτυακά σεμινάρια, ώρες γραφείου ή δράσεις για την κοινότητα. Σπάνια είναι κατάλληλο για εσωτερικές συναντήσεις, κλήσεις με πελάτες, συνεντεύξεις πρόσληψης, οικονομικές ανασκοπήσεις ή σχεδιασμό προϊόντων.
Χρησιμοποιείτε τα δημόσια ημερολόγια μόνο όταν το ημερολόγιο έχει σχεδιαστεί για δημόσια προβολή. Για τις εσωτερικές λειτουργίες της ομάδας, μοιραστείτε το με συγκεκριμένα άτομα, Ομάδες Google ή τον οργανισμό σας.
Η ροή εργασίας της ομάδας: από το κοινόχρηστο ημερολόγιο στις αυτοματοποιημένες σημειώσεις συναντήσεων
Η κοινή χρήση του ημερολογίου λύνει το πρόβλημα της ορατότητας. Δεν λύνει την παρακολούθηση των επόμενων ενεργειών μετά τη συνάντηση.
Μια καλύτερη ροή εργασίας της ομάδας συνδέει το ημερολόγιο με το αρχείο της συνάντησης:
1. Μοιραστείτε το ημερολόγιο της ομάδας, ώστε τα σωστά άτομα να μπορούν να βλέπουν τις επερχόμενες συναντήσεις.
2. Ορίστε έναν υπεύθυνο συνάντησης για κάθε επαναλαμβανόμενη συνάντηση ή κλήση έργου.
3. Προσθέστε τον σύνδεσμο τηλεδιάσκεψης για το Google Meet, το Zoom ή το Microsoft Teams.
4. Συνδέστε το Google Calendar με έναν βοηθό συναντήσεων τεχνητής νοημοσύνης, ώστε οι προγραμματισμένες συναντήσεις να καταγράφονται αυτόματα.
5. Αφήστε τον καταγραφέα σημειώσεων να συμμετάσχει στη συνάντηση και να καταγράψει τη συζήτηση με επίγνωση και συγκατάθεση των συμμετεχόντων.
6. Δημιουργήστε δομημένες σημειώσεις μετά την κλήση, συμπεριλαμβανομένων της σύνοψης, των αποφάσεων και των στοιχείων ενεργειών.
7. Συγχρονίστε το αποτέλεσμα με το Slack, το Notion, τα Google Docs ή τη βάση γνώσεων της ομάδας σας.
8. Εξετάστε τα στοιχεία ενεργειών στο επόμενο check-in της ομάδας, αντί να ζητάτε από όλους να ανασυνθέσουν τι συνέβη.
Εδώ είναι που το HiNoter εντάσσεται φυσικά. Με τον Βοηθό Συναντήσεων AI του HiNoter, οι ομάδες μπορούν να συνδέουν προγραμματισμένες συναντήσεις, να επιτρέπουν στον βοηθό να συμμετέχει σε υποστηριζόμενες κλήσεις και να λαμβάνουν περιλήψεις, στοιχεία ενεργειών και νοητικούς χάρτες μετά τη συνάντηση. Αντί να κρατά σημειώσεις ένα άτομο ενώ ακούει μόνο κατά το ήμισυ, η ομάδα αποκτά ένα δομημένο αρχείο που μπορεί να αναζητηθεί, να κοινοποιηθεί και να επαναχρησιμοποιηθεί.
Γιατί η κοινή χρήση του ημερολογίου από μόνη της δεν αρκεί
Οι συναντήσεις δεν είναι από μόνες τους το πρόβλημα. Το πραγματικό πρόβλημα είναι το κενό ανάμεσα στη συνάντηση και την εργασία που ακολουθεί.
Ο δείκτης Work Trend Index της Microsoft ανέφερε ότι ο μέσος εργαζόμενος δαπανά το 57% του χρόνου του στο Microsoft 365 για επικοινωνία σε συναντήσεις, email και συνομιλίες, σε σύγκριση με 43% για δημιουργική εργασία. Η Microsoft διαπίστωσε επίσης ότι το 68% των ανθρώπων δηλώνουν πως δεν έχουν αρκετό αδιάλειπτο χρόνο συγκέντρωσης κατά τη διάρκεια της εργάσιμης ημέρας.
Η έρευνα της Atlassian αφηγείται μια παρόμοια ιστορία από διαφορετική οπτική γωνία: σε έρευνα 5.000 εργαζομένων γνώσης, οι συναντήσεις αναδείχθηκαν ως το σημαντικότερο εμπόδιο στην παραγωγικότητα.
Σήμα στον χώρο εργασίας | Τι σημαίνει αυτό για τις ομάδες | Απόκριση στον σχεδιασμό |
Το 57% του χρόνου δαπανάται στην επικοινωνία | Το πλαίσιο των συναντήσεων είναι διάσπαρτο σε κλήσεις, email και συνομιλίες | Διατηρήστε ένα αρχείο συναντήσεων με δυνατότητα αναζήτησης |
Το 68% δεν έχει αρκετό χρόνο συγκέντρωσης | Η χειροκίνητη λήψη σημειώσεων προσθέτει άλλη μία απόσπαση προσοχής | Αυτοματοποιήστε την καταγραφή και τις περιλήψεις |
Οι συναντήσεις κατατάσσονται ως σημαντικό εμπόδιο στην παραγωγικότητα | Οι ομάδες χρειάζονται λιγότερες ασαφείς συναντήσεις και καλύτερα αρχεία | Συνδέστε κάθε συνάντηση με αποφάσεις και υπευθύνους |
Ένα κοινόχρηστο ημερολόγιο βοηθά τους ανθρώπους να παρευρίσκονται. Οι αυτοματοποιημένες σημειώσεις βοηθούν τον οργανισμό να θυμάται τι συνέβη.
Πώς το HiNoter μετατρέπει την πρόσβαση στο ημερολόγιο σε μνήμη συναντήσεων
Μόλις οργανωθεί το ημερολόγιο της ομάδας σας, το HiNoter μπορεί να βοηθήσει στη μετατροπή των προγραμματισμένων συναντήσεων σε αξιοποιήσιμη γνώση.
Για παράδειγμα, ένας υπεύθυνος προϊόντος μπορεί να μοιραστεί ένα ημερολόγιο έργου με τους επικεφαλής προϊόντος, σχεδιασμού και μηχανικής. Όταν πραγματοποιείται μια συνάντηση προγραμματισμού sprint, το HiNoter μπορεί να καταγράψει τη συζήτηση, να δημιουργήσει σημειώσεις συνάντησης με AI, να εξαγάγει στοιχεία ενεργειών και να δημιουργήσει έναν νοητικό χάρτη των κύριων θεμάτων.
Στη συνέχεια, η ομάδα μπορεί να στείλει τις σημειώσεις στο Notion, να εξαγάγει μια καθαρή έκδοση στα Google Docs ή να μοιραστεί την περίληψη στο Slack. Αν κάποιος έχασε τη συνάντηση λόγω διαφοράς ζώνης ώρας, δεν χρειάζεται μια δεύτερη κλήση ανακεφαλαίωσης. Μπορεί να διαβάσει την περίληψη, να ελέγξει τις αποφάσεις και να υποβάλει ερωτήσεις μέσω του AI Chat με αναφορές στις πηγές.
Αυτή είναι η πρακτική διαφορά ανάμεσα στο «μοιραστήκαμε το ημερολόγιο» και στο «γνωρίζουμε τι συνέβη».
Αντιμετώπιση προβλημάτων με την κοινή χρήση του Google Calendar
Το άτομο δεν έλαβε την πρόσκληση ημερολογίου
Ζητήστε του να ελέγξει τα ανεπιθύμητα, τον κάδο απορριμμάτων και τη διεύθυνση email που καταχωρίσατε. Αν χρειάζεται, αφαιρέστε το από τη λίστα κοινής χρήσης και προσθέστε το ξανά.
Μπορεί να δει μόνο ελεύθερο/απασχολημένο
Ελέγξτε το επίπεδο άδειάς του στην ενότητα Κοινή χρήση με συγκεκριμένα άτομα ή ομάδες. Αν η εταιρεία σας χρησιμοποιεί το Google Workspace, μια πολιτική διαχειριστή μπορεί να περιορίζει όσα μπορείτε να κοινοποιήσετε.
Δεν μπορεί να επεξεργαστεί συμβάντα
Βεβαιωθείτε ότι έχει την άδεια Να κάνει αλλαγές σε συμβάντα ή Να κάνει αλλαγές και να διαχειρίζεται την κοινή χρήση. Επιβεβαιώστε επίσης ότι επεξεργάζεται το κοινόχρηστο ημερολόγιο και όχι το προσωπικό του ημερολόγιο.
Το ημερολόγιο δεν εμφανίζεται για ένα μέλος της ομάδας
Ίσως χρειάζεται να κάνει κλικ στον σύνδεσμο της πρόσκλησης μέσω email. Για κοινόχρηστα ημερολόγια ομάδας, μπορείτε επίσης να στείλετε το αναγνωριστικό ημερολογίου και να του ζητήσετε να το προσθέσει μη αυτόματα.
Τα ευαίσθητα συμβάντα είναι ορατά
Αλλάξτε την ορατότητα του συμβάντος σε ιδιωτική ή μειώστε το επίπεδο άδειας του ημερολογίου. Για ευαίσθητες εργασίες, αποφύγετε την ευρεία κοινή χρήση ημερολογίου και χρησιμοποιήστε ένα αποκλειστικό ημερολόγιο με περιορισμένη πρόσβαση.
Βέλτιστες πρακτικές για την κοινή χρήση ημερολογίου ομάδας
Χρησιμοποιήστε ένα αποκλειστικό ημερολόγιο ομάδας για την κοινόχρηστη εργασία αντί να εκθέτετε το κύριο ημερολόγιο όλων. Ονομάστε τις συναντήσεις με σαφήνεια, συμπεριλάβετε τον κάτοχο στην περιγραφή του συμβάντος και προσθέστε τον σύνδεσμο βίντεο πριν σταλεί η πρόσκληση.
Για επαναλαμβανόμενες συναντήσεις, συμπεριλάβετε μια σύντομη agenda και το αναμενόμενο αποτέλεσμα. Ένα συμβάν ημερολογίου με τίτλο Εβδομαδιαίος συγχρονισμός είναι εύκολο να αγνοηθεί. Το Συγχρονισμός για την κυκλοφορία προϊόντος: Κίνδυνοι, υπεύθυνοι, αποφάσεις κυκλοφορίας δείχνει στους ανθρώπους γιατί υπάρχει η συνάντηση.
Τέλος, συνδέστε το ημερολόγιο με τη ροή εργασίας των σημειώσεών σας. Μια συνάντηση που τελειώνει χωρίς αποφάσεις, υπευθύνους ή αρχείο με δυνατότητα αναζήτησης είναι πιθανό να δημιουργήσει άλλη μία συνάντηση. Μια συνάντηση που τελειώνει με δομημένες σημειώσεις μπορεί να περάσει απευθείας στην υλοποίηση.
Συχνές ερωτήσεις
Πώς μπορώ να μοιραστώ το Google Calendar με την ομάδα μου;
Ανοίξτε το Google Calendar σε υπολογιστή, τοποθετήστε τον δείκτη του ποντικιού πάνω από το ημερολόγιο στην ενότητα Τα ημερολόγιά μου, κάντε κλικ στο μενού με τις τρεις τελείες, επιλέξτε Ρυθμίσεις και κοινή χρήση και, στη συνέχεια, προσθέστε μέλη της ομάδας ή μια Ομάδα Google στην ενότητα Κοινή χρήση με συγκεκριμένα άτομα ή ομάδες. Επιλέξτε ένα επίπεδο άδειας και κάντε κλικ στην επιλογή Αποστολή.
Μπορώ να μοιραστώ το Google Calendar από το τηλέφωνό μου;
Οι οδηγίες κοινής χρήσης της Google έχουν σχεδιαστεί για την έκδοση του Google Calendar σε υπολογιστή. Αν χρειάζεται να αλλάξετε τις άδειες κοινής χρήσης, χρησιμοποιήστε ένα πρόγραμμα περιήγησης στον υπολογιστή σας.
Ποια είναι η καλύτερη άδεια του Google Calendar για μια ομάδα;
Για τα περισσότερα μέλη της ομάδας, η επιλογή Προβολή όλων των λεπτομερειών συμβάντος είναι αρκετή. Δώστε την επιλογή Να κάνει αλλαγές σε συμβάντα στα άτομα που διαχειρίζονται τον προγραμματισμό. Περιορίστε την επιλογή Να κάνει αλλαγές και να διαχειρίζεται την κοινή χρήση στους κατόχους του ημερολογίου ή στους επικεφαλής λειτουργιών.
Είναι ασφαλές να κάνω ένα Google Calendar δημόσιο;
Μόνο αν το ημερολόγιο προορίζεται για δημόσια προβολή. Τα δημόσια ημερολόγια ενδέχεται να αποκαλύψουν πληροφορίες συμβάντων εκτός του οργανισμού σας. Οι εσωτερικές συναντήσεις, οι κλήσεις με πελάτες, οι συνεντεύξεις πρόσληψης και οι συνεδρίες σχεδιασμού θα πρέπει συνήθως να κοινοποιούνται μόνο σε συγκεκριμένα άτομα, ομάδες ή στον οργανισμό σας.
Πώς μπορώ να δημιουργώ αυτόματα σημειώσεις συναντήσεων από συμβάντα του Google Calendar;
Χρησιμοποιήστε έναν βοηθό συναντήσεων με τεχνητή νοημοσύνη, όπως το HiNoter. Αφού προγραμματίσετε και συνδέσετε τις συναντήσεις σας, το HiNoter μπορεί να συμμετέχει σε υποστηριζόμενες συναντήσεις, να δημιουργεί περιλήψεις, να καταγράφει στοιχεία ενεργειών, να δημιουργεί νοητικούς χάρτες και να βοηθά στον συγχρονισμό σημειώσεων με εργαλεία όπως το Notion, το Slack και τα Έγγραφα Google.