Cách chia sẻ Google Calendar thoạt nhìn khá đơn giản: mở mục Settings and sharing, chọn lịch bạn muốn chia sẻ, thêm người hoặc một Google Group, rồi chọn đúng mức quyền. Phần mà hầu hết các nhóm làm chưa đúng là những gì xảy ra sau khi lịch được chia sẻ.

Một lịch dùng chung không chỉ nên hiển thị ai đang bận. Nó nên giúp cả nhóm hiểu cuộc họp nào quan trọng, ai là người phụ trách, những quyết định nào đã được đưa ra và những việc theo dõi nào cần hành động. Đó là lúc một thiết lập lịch gọn gàng trở thành nền tảng cho việc tự động hóa ghi chú cuộc họp.

Câu trả lời nhanh: Cách chia sẻ Google Calendar

Để chia sẻ Google Calendar với nhóm của bạn:

1. Mở Google Calendar trên máy tính.

2. Trong thanh bên trái, tìm My calendars.

3. Di chuột qua lịch bạn muốn chia sẻ.

4. Nhấp vào menu ba chấm.

5. Chọn Settings and sharing.

6. Đi tới Share with specific people or groups.

7. Nhấp vào Add people and groups.

8. Nhập địa chỉ email của đồng đội hoặc một Google Group.

9. Chọn mức quyền.

10. Nhấp vào Send.

Calendar Help chính thức của Google xác nhận rằng việc chia sẻ lịch được quản lý từ phiên bản máy tính, và việc chia sẻ trong cơ quan hoặc trường học có thể bị giới hạn bởi quản trị viên Google Workspace của bạn.

Trước khi chia sẻ: Hãy xác định lịch này dùng để làm gì

Đừng mặc định chia sẻ lịch chính của bạn với mọi người. Trước tiên, hãy xác định lịch đó được tạo ra để hoàn thành mục tiêu gì.

Nếu mục tiêu là khả năng hiển thị, hãy dùng chế độ rảnh/bận hoặc chi tiết sự kiện. Nếu mục tiêu là phối hợp, hãy dùng một lịch nhóm chuyên dụng. Nếu mục tiêu là tự động ghi lại cuộc họp, hãy đảm bảo đúng cuộc họp có đúng liên kết hội nghị và đúng chủ sở hữu cuộc họp.

Các cấp quyền trong Google Calendar được giải thích

Google Calendar cung cấp cho bạn عدة cấp quyền. Chọn sai cấp quyền là cách nhanh nhất để либо ẩn quá nhiều, либо để lộ quá nhiều.

Hãy cẩn thận với tùy chọn cuối cùng. Google lưu ý rằng những người có toàn quyền truy cập có thể tạo và chỉnh sửa sự kiện, phản hồi lời mời, chia sẻ lịch với người khác và nhận email về các thay đổi. Với hầu hết các nhóm, quyền "Thực hiện thay đổi và quản lý quyền chia sẻ" nên chỉ được giới hạn cho một số ít chủ sở hữu đáng tin cậy.

Cách chia sẻ Google Calendar với những người cụ thể

Bước 1: Mở phần cài đặt lịch

Trên máy tính, hãy mở Google Calendar. Ở thanh bên trái, tìm phần Lịch của tôi. Di chuột qua lịch bạn muốn chia sẻ, nhấp vào menu ba chấm và chọn Cài đặt và chia sẻ.

Bước 2: Thêm người hoặc nhóm

Cuộn xuống phần Chia sẻ với những người hoặc nhóm cụ thể. Nhấp vào Thêm người và nhóm, sau đó nhập địa chỉ email cá nhân hoặc một Google Group.

Việc sử dụng Google Group thường gọn gàng hơn cho các nhóm. Thay vì thêm và xóa từng người một, bạn quản lý quyền truy cập thông qua nhóm. Khi ai đó tham gia hoặc rời nhóm, quyền truy cập lịch sẽ tự động đi theo tư cách thành viên của nhóm.

Bước 3: Chọn quyền phù hợp

Đối với lịch nhóm, quyền 'See all event details' thường là đủ. Với quản lý dự án hoặc người phụ trách vận hành cần tạo và điều chỉnh cuộc họp, quyền 'Make changes to events' có thể phù hợp.

Hãy chỉ dành quyền 'Make changes and manage sharing' cho những người được phép kiểm soát chính việc truy cập lịch.

Bước 4: Gửi lời mời

Nhấp vào Send. Google sẽ gửi email cho những người bạn đã thêm. Họ có thể cần nhấp vào liên kết trong email trước khi lịch xuất hiện trong danh sách Calendar của họ.

Cách chia sẻ Google Calendar với toàn bộ nhóm của bạn

Đối với các công ty dùng Google Workspace, cách thiết lập gọn gàng nhất thường là một lịch nhóm dùng chung cộng với một Google Group.

Một cấu trúc tốt sẽ trông như sau:

1. Tạo một lịch riêng cho nhóm hoặc dự án.

2. Chia sẻ lịch đó với một Google Group như product-team@company.com.

3. Cấp cho hầu hết thành viên quyền See all event details.

4. Cấp cho trưởng nhóm quyền Make changes to events.

5. Giữ quyền quản lý chia sẻ cho một hoặc hai chủ sở hữu.

6. Thêm các cuộc họp định kỳ, buổi rà soát dự án và cuộc gọi với khách hàng vào lịch dùng chung đó.

Cách thiết lập này giúp giảm rủi ro mời nhầm người, bỏ lỡ cuộc họp giữa các múi giờ hoặc phải phụ thuộc vào lịch riêng của một người để hiểu chuyện gì đã diễn ra.

Bạn có nên đặt Google Calendar ở chế độ công khai không?

Thông thường là không.

Google cho phép đặt lịch ở chế độ công khai, nhưng việc chia sẻ công khai có thể khiến thông tin lịch bị tìm thấy ngoài tổ chức của bạn. Điều đó có thể phù hợp với các sự kiện công khai, webinar, giờ tư vấn hoặc chương trình cộng đồng. Nhưng hiếm khi phù hợp với các cuộc họp nội bộ, cuộc gọi với khách hàng, phỏng vấn tuyển dụng, rà soát tài chính hoặc lập kế hoạch sản phẩm.

Chỉ dùng lịch công khai khi lịch đó được thiết kế để hiển thị công khai. Với hoạt động nội bộ của nhóm, hãy chia sẻ với những người cụ thể, Google Groups hoặc trong tổ chức của bạn.

Quy trình làm việc của nhóm: Từ lịch chia sẻ đến ghi chú cuộc họp tự động

Việc chia sẻ lịch giải quyết bài toán khả năng hiển thị. Nhưng nó không giải quyết việc theo sát sau cuộc họp.

Một quy trình làm việc tốt hơn cho nhóm là kết nối lịch với hồ sơ cuộc họp:

1. Chia sẻ lịch nhóm để đúng người có thể thấy các cuộc họp sắp tới.

2. Chỉ định một người phụ trách cuộc họp cho mỗi cuộc họp định kỳ hoặc cuộc gọi dự án.

3. Thêm liên kết họp cho Google Meet, Zoom hoặc Microsoft Teams.

4. Kết nối Google Calendar với một trợ lý họp AI để các cuộc họp đã lên lịch có thể được ghi lại tự động.

5. Để công cụ ghi chú tham gia cuộc họp và ghi lại cuộc trò chuyện với sự nhận biết và đồng thuận của người tham gia.

6. Tạo ghi chú có cấu trúc sau cuộc gọi, bao gồm tóm tắt, quyết định và các hạng mục hành động.

7. Đồng bộ kết quả sang Slack, Notion, Google Docs hoặc kho kiến thức của nhóm bạn.

8. Rà soát các hạng mục hành động trong lần check-in tiếp theo của nhóm thay vì yêu cầu mọi người phải dựng lại chuyện gì đã xảy ra.

Đây là lúc HiNoter phù hợp một cách tự nhiên. Với AI Meeting Assistant của HiNoter, các nhóm có thể kết nối các cuộc họp đã lên lịch, để trợ lý tham gia các cuộc gọi được hỗ trợ và nhận bản tóm tắt, hạng mục hành động cùng sơ đồ tư duy sau cuộc họp. Thay vì một người vừa ghi chú vừa chỉ nghe được nửa vời, cả nhóm sẽ có một bản ghi có cấu trúc để có thể tìm kiếm, chia sẻ và tái sử dụng.

Vì sao chỉ chia sẻ lịch thôi là chưa đủ

Bản thân các cuộc họp không phải là vấn đề. Vấn đề thực sự là khoảng trống giữa cuộc họp và phần công việc diễn ra sau đó.

Work Trend Index của Microsoft cho biết nhân viên trung bình dành 57% thời gian Microsoft 365 của họ để giao tiếp trong các cuộc họp, email và chat, so với 43% cho việc tạo ra công việc. Microsoft cũng phát hiện rằng 68% số người nói rằng họ không có đủ thời gian tập trung liên tục trong ngày làm việc.

Nghiên cứu của Atlassian cũng cho thấy câu chuyện tương tự từ một góc nhìn khác: trong một khảo sát với 5.000 lao động tri thức, các cuộc họp được xác định là rào cản hàng đầu đối với năng suất.

Một lịch dùng chung giúp mọi người có mặt. Ghi chú tự động giúp tổ chức ghi nhớ những gì đã xảy ra.

HiNoter biến quyền truy cập lịch thành trí nhớ cuộc họp như thế nào

Khi lịch của nhóm bạn đã được sắp xếp hợp lý, HiNoter có thể giúp biến các cuộc họp đã lên lịch thành tri thức có thể sử dụng được.

Ví dụ, một quản lý sản phẩm có thể chia sẻ lịch dự án với các trưởng nhóm sản phẩm, thiết kế và kỹ thuật. Khi cuộc họp lập kế hoạch sprint diễn ra, HiNoter có thể ghi lại cuộc thảo luận, tạo ghi chú cuộc họp bằng AI, trích xuất các mục hành động và tạo sơ đồ tư duy về các chủ đề chính.

Sau đó, nhóm có thể gửi ghi chú sang Notion, xuất bản sạch sang Google Docs hoặc chia sẻ bản tóm tắt trên Slack. Nếu ai đó bỏ lỡ cuộc họp do xung đột múi giờ, họ không cần một cuộc gọi tóm tắt lần hai. Họ có thể đọc bản tóm tắt, xem lại các quyết định và đặt câu hỏi thông qua AI Chat kèm tham chiếu nguồn.

Đó là sự khác biệt thực tế giữa “chúng tôi đã chia sẻ lịch” và “chúng tôi biết điều gì đã xảy ra”.

Khắc phục sự cố khi chia sẻ Google Calendar

Người đó không nhận được lời mời vào lịch

Hãy yêu cầu họ kiểm tra thư rác, thùng rác và địa chỉ email mà bạn đã nhập. Nếu cần, hãy xóa họ khỏi danh sách chia sẻ và thêm lại.

Họ chỉ có thể xem rảnh/bận

Kiểm tra cấp quyền của họ trong mục Chia sẻ với những người hoặc nhóm cụ thể. Nếu công ty bạn dùng Google Workspace, chính sách của quản trị viên có thể giới hạn những gì bạn có thể chia sẻ.

Họ không thể chỉnh sửa sự kiện

Đảm bảo họ có quyền Thực hiện thay đổi đối với sự kiện hoặc Thực hiện thay đổi và quản lý chia sẻ. Đồng thời xác nhận rằng họ đang chỉnh sửa lịch được chia sẻ, không phải lịch cá nhân của họ.

Lịch không hiển thị cho một đồng đội

Họ có thể cần nhấp vào liên kết lời mời trong email. Đối với lịch nhóm được chia sẻ, bạn cũng có thể gửi ID lịch và yêu cầu họ thêm thủ công.

Các sự kiện nhạy cảm đang hiển thị

Hãy đổi chế độ hiển thị của sự kiện thành riêng tư hoặc giảm mức quyền của lịch. Với công việc nhạy cảm, tránh chia sẻ lịch quá rộng và dùng một lịch riêng có giới hạn truy cập.

Các phương pháp tốt nhất khi chia sẻ lịch nhóm

Hãy dùng một lịch nhóm riêng cho công việc chung thay vì để lộ lịch chính của mọi người. Đặt tên cuộc họp rõ ràng, ghi người phụ trách trong phần mô tả sự kiện và thêm liên kết họp video trước khi gửi lời mời.

Với các cuộc họp định kỳ, hãy thêm chương trình nghị sự ngắn gọn và kết quả đầu ra mong đợi. Một sự kiện lịch tên là Weekly Sync rất dễ bị bỏ qua. Product Launch Sync: Risks, Owners, Launch Decisions cho mọi người biết vì sao cuộc họp này tồn tại.

Cuối cùng, hãy kết nối lịch với quy trình ghi chú của bạn. Một cuộc họp kết thúc mà không có quyết định, người phụ trách hoặc bản ghi có thể tìm kiếm được thì rất dễ dẫn đến một cuộc họp khác. Một cuộc họp kết thúc với ghi chú có cấu trúc có thể chuyển thẳng sang giai đoạn thực thi.

Câu hỏi thường gặp

Làm thế nào để chia sẻ Google Calendar với nhóm của tôi?

Mở Google Calendar trên máy tính, di chuột qua lịch trong mục My calendars, nhấp vào меню ba chấm, chọn Settings and sharing, sau đó thêm đồng đội hoặc một Google Group trong mục Share with specific people or groups. Chọn mức quyền rồi nhấp Send.

Tôi có thể chia sẻ Google Calendar từ điện thoại không?

Hướng dẫn chia sẻ của Google được thiết kế cho phiên bản Google Calendar trên máy tính. Nếu bạn cần thay đổi quyền chia sẻ, hãy dùng trình duyệt trên máy tính của mình.

Mức quyền Google Calendar nào là tốt nhất cho một nhóm?

Với hầu hết thành viên trong nhóm, See all event details là đủ. Hãy cấp Make changes to events cho những người quản lý lịch trình. Chỉ nên giới hạn quyền Make changes and manage sharing cho chủ sở hữu lịch hoặc người phụ trách vận hành.

Có an toàn không khi đặt Google Calendar ở chế độ công khai?

Chỉ an toàn nếu lịch đó được tạo ra để công khai cho mọi người xem. Lịch công khai có thể làm lộ thông tin sự kiện ra ngoài tổ chức của bạn. Các cuộc họp nội bộ, cuộc gọi với khách hàng, phỏng vấn tuyển dụng và các buổi lập kế hoạch thường chỉ nên được chia sẻ với những người cụ thể, nhóm cụ thể hoặc trong phạm vi tổ chức của bạn.

Làm cách nào để tự động tạo ghi chú cuộc họp từ các sự kiện Google Calendar?

Hãy dùng một trợ lý họp AI như HiNoter. Sau khi các cuộc họp của bạn được lên lịch và kết nối, HiNoter có thể tham gia các cuộc họp được hỗ trợ, tạo bản tóm tắt, ghi lại các mục hành động, tạo sơ đồ tư duy và hỗ trợ đồng bộ ghi chú với các công cụ như Notion, Slack và Google Docs.