Google-kalenterin jakaminen tiimille ja kokousmuistiinpanojen automatisointi

Google-kalenterin jakaminen on periaatteessa yksinkertaista: avaa Asetukset ja jakaminen, valitse kalenteri, jonka haluat jakaa, lisää henkilöitä tai Google-ryhmä ja valitse oikea käyttöoikeustaso. Useimmat tiimit tekevät virheen siinä, mitä tapahtuu kalenterin jakamisen jälkeen.

Jaetun kalenterin ei pitäisi vain näyttää, kuka on varattu. Sen pitäisi auttaa tiimiä ymmärtämään, mitkä kokoukset ovat tärkeitä, kuka vastaa niistä, mitä päätöksiä tehtiin ja mitkä jatkotoimet vaativat toimenpiteitä. Tässä kohtaa selkeästä kalenteriasetuksesta tulee automatisoitujen kokousmuistiinpanojen perusta.

Nopea vastaus: Google-kalenterin jakaminen

Voit jakaa Google-kalenterin tiimisi kanssa seuraavasti:

1. Avaa Google-kalenteri tietokoneella.

2. Etsi vasemman reunan sivupalkista Omat kalenterit.

3. Vie hiiren osoitin jaettavan kalenterin päälle.

4. Napsauta kolmen pisteen valikkoa.

5. Valitse Asetukset ja jakaminen.

6. Siirry kohtaan Jaa tiettyjen henkilöiden tai ryhmien kanssa.

7. Napsauta Lisää henkilöitä ja ryhmiä.

8. Syötä tiimikaverin sähköpostiosoite tai Google-ryhmä.

9. Valitse käyttöoikeustaso.

10. Napsauta Lähetä.

Googlen oma kalenteriohje vahvistaa, että kalenterin jakamista hallitaan työpöytäversiossa ja että työ- tai koulukäytössä jakamista voi rajoittaa Google Workspace -järjestelmänvalvoja.

Ennen jakamista: päätä, mihin kalenteria käytetään

Älä jaa ensisijaista kalenteriasi oletusarvoisesti kaikille. Päätä ensin, mitä kalenterilla on tarkoitus saavuttaa.

Jos tavoitteena on näkyvyys, käytä vapaa/varattu-tietoja tai tapahtuman tietoja. Jos tavoitteena on koordinointi, käytä erillistä tiimikalenteria. Jos tavoitteena on kokousten automaattinen tallennus, varmista, että oikeat kokoukset sisältävät oikean videoneuvottelulinkin ja kokouksen omistajan.

Google Kalenterin käyttöoikeustasot selitetty

Google Kalenteri tarjoaa useita käyttöoikeustasoja. Väärän tason valitseminen on nopein tapa joko piilottaa liikaa tai paljastaa liikaa.

Ole varovainen viimeisen vaihtoehdon kanssa. Google huomauttaa, että täyden käyttöoikeuden omaavat henkilöt voivat luoda ja muokata tapahtumia, vastata kutsuihin, jakaa kalenterin muiden kanssa ja saada sähköposteja muutoksista. Useimmissa tiimeissä vaihtoehto ”Tee muutoksia ja hallinnoi jakamista” tulisi rajoittaa pieneen määrään luotettuja omistajia.

Google-kalenterin jakaminen tiettyjen henkilöiden kanssa

Vaihe 1: Avaa kalenterin asetukset

Avaa Google Kalenteri tietokoneella. Etsi vasemmalta kohta Omat kalenterit. Vie hiiren osoitin jaettavan kalenterin päälle, napsauta kolmen pisteen valikkoa ja valitse Asetukset ja jakaminen.

Vaihe 2: Lisää henkilöitä tai ryhmiä

Vieritä kohtaan Jaa tiettyjen henkilöiden tai ryhmien kanssa. Napsauta Lisää henkilöitä ja ryhmiä ja anna yksittäisen henkilön sähköpostiosoite tai Google-ryhmä.

Google-ryhmän käyttäminen on yleensä selkeämpää tiimeille. Sen sijaan että lisäisit ja poistaisit henkilöitä yksitellen, hallinnoit käyttöoikeuksia ryhmän kautta. Kun joku liittyy tiimiin tai poistuu siitä, kalenterin käyttöoikeus seuraa ryhmän jäsenyyttä.

Vaihe 3: Valitse oikea käyttöoikeus

Tiimikalenterissa ”Näe kaikki tapahtuman tiedot” riittää usein. Projektipäälliköille tai operatiivisille johtajille, joiden on luotava ja muokattava kokouksia, ”Tee muutoksia tapahtumiin” voi olla sopiva.

Varaa ”Tee muutoksia ja hallinnoi jakamista” henkilöille, joilla on oikeus hallita kalenterin käyttöoikeuksia.

Vaihe 4: Lähetä kutsu

Napsauta Lähetä. Google lähettää sähköpostin lisäämillesi henkilöille. Heidän on ehkä napsautettava sähköpostissa olevaa linkkiä, ennen kuin kalenteri näkyy heidän Kalenteri-luettelossaan.

Google-kalenterin jakaminen koko tiimin kanssa

Google Workspacea käyttävissä yrityksissä selkein ratkaisu on usein jaettu tiimikalenteri ja Google-ryhmä.

Hyvä rakenne näyttää tältä:

1. Luo tiimille tai projektille oma kalenteri.

2. Jaa se Google-ryhmälle, kuten product-team@company.com.

3. Anna useimmille jäsenille oikeus nähdä kaikki tapahtuman tiedot.

4. Anna tiiminvetäjille oikeus tehdä muutoksia tapahtumiin.

5. Pidä jakamisen hallinta yhdellä tai kahdella omistajalla.

6. Lisää toistuvat kokoukset, projektikatsaukset ja asiakaspuhelut jaettuun kalenteriin.

Tämä vähentää riskiä kutsua vääriä henkilöitä, kadottaa kokouksia aikavyöhykkeiden vuoksi tai joutua riippuvaiseksi yhden henkilön yksityisestä kalenterista sen ymmärtämiseksi, mitä tapahtui.

Pitäisikö Google-kalenteri tehdä julkiseksi?

Yleensä ei.

Google sallii kalenterien tekemisen julkisiksi, mutta julkinen jakaminen voi tehdä kalenterin tiedoista organisaation ulkopuolisten löydettävissä. Se voi sopia julkisille tapahtumille, webinaareille, vastaanottoajoille tai yhteisötoiminnalle. Se sopii harvoin sisäisiin kokouksiin, asiakaspuheluihin, työhaastatteluihin, talouskatsauksiin tai tuotesuunnitteluun.

Käytä julkisia kalentereita vain, kun kalenteri on tarkoitettu julkisesti nähtäväksi. Sisäisessä tiimityössä jaa kalenteri tiettyjen henkilöiden, Google-ryhmien tai organisaatiosi kanssa.

Tiimin työnkulku: jaetusta kalenterista automaattisiin kokousmuistiinpanoihin

Kalenterin jakaminen ratkaisee näkyvyyden. Se ei ratkaise kokouksen jälkeisiä tehtäviä.

Parempi tiimin työnkulku yhdistää kalenterin kokoustallenteeseen:

1. Jaa tiimikalenteri, jotta oikeat henkilöt näkevät tulevat kokoukset.

2. Nimeä jokaiselle toistuvalle kokoukselle tai projektipuhelulle kokouksen omistaja.

3. Lisää neuvottelulinkki Google Meetille, Zoomille tai Microsoft Teamsille.

4. Yhdistä Google Kalenteri tekoälyä hyödyntävään kokousavustajaan, jotta ajoitetut kokoukset voidaan tallentaa automaattisesti.

5. Anna muistiinpanojen tekijän liittyä kokoukseen ja tallentaa keskustelu osallistujien huomioiminen ja suostumus varmistaen.

6. Luo puhelun jälkeen jäsennellyt muistiinpanot, jotka sisältävät yhteenvedon, päätökset ja tehtävät.

7. Synkronoi tulokset Slackiin, Notioniin, Google Docsiin tai tiimin tietopohjaan.

8. Käy tehtävät läpi seuraavassa tiimin tapaamisessa sen sijaan, että pyytäisit kaikkia palauttamaan mieleen, mitä tapahtui.

Tässä HiNoter sopii työnkulkuun luontevasti. HiNoterin tekoälyä hyödyntävän kokousavustajan avulla tiimit voivat yhdistää ajoitetut kokoukset, antaa avustajan liittyä tuettuihin puheluihin ja saada kokouksen jälkeen yhteenvedot, tehtävät ja mielikartat. Sen sijaan että yksi henkilö kirjoittaisi muistiinpanoja kuunnellessaan vain puolittain, tiimi saa jäsennellyn tallenteen, jota voidaan hakea, jakaa ja hyödyntää uudelleen.

Miksi pelkkä kalenterin jakaminen ei riitä

Kokoukset eivät itsessään ole ongelma. Todellinen ongelma on kokouksen ja sitä seuraavan työn välinen kuilu.

Microsoftin Work Trend Index -raportin mukaan keskivertotyöntekijä käyttää 57 % Microsoft 365 -ajastaan viestintään kokouksissa, sähköposteissa ja keskusteluissa, kun taas luomiseen kuluu 43 %. Microsoft havaitsi myös, että 68 % ihmisistä kokee, ettei heillä ole työpäivän aikana riittävästi keskeytyksetöntä keskittymisaikaa.

Atlassianin tutkimus kertoo samanlaisen tarinan toisesta näkökulmasta: 5 000 tietotyöläisen kyselyssä kokoukset tunnistettiin tuottavuuden suurimmaksi esteeksi.

Jaettu kalenteri auttaa ihmisiä osallistumaan. Automatisoidut muistiinpanot auttavat organisaatiota muistamaan, mitä tapahtui.

Miten HiNoter muuttaa kalenterin käyttöoikeudet kokousmuistiksi

Kun tiimisi kalenteri on järjestetty, HiNoter voi auttaa muuttamaan aikataulutetut kokoukset hyödynnettäväksi tiedoksi.

Esimerkiksi tuotepäällikkö voi jakaa projektikalenterin tuote-, suunnittelu- ja tuotekehitysjohtajien kanssa. Kun sprintin suunnittelukokous pidetään, HiNoter voi tallentaa keskustelun, luoda tekoälyn kokousmuistiinpanot, poimia tehtävät ja tuottaa pääaiheista ajatuskartan.

Sen jälkeen tiimi voi lähettää muistiinpanot Notioniin, viedä siistin version Google Docsiin tai jakaa yhteenvedon Slackissa. Jos joku jäi kokouksesta pois aikavyöhyke-eron vuoksi, hänen ei tarvitse osallistua toiseen yhteenvetopuheluun. Hän voi lukea yhteenvedon, tarkistaa päätökset ja esittää kysymyksiä tekoälykeskustelussa lähdeviitteiden avulla.

Siinä on käytännön ero näiden ilmausten välillä: ”jaoimme kalenterin” ja ”tiedämme, mitä tapahtui”.

Google Kalenterin jakamisen vianmääritys

Henkilö ei saanut kalenterikutsua

Pyydä häntä tarkistamaan roskaposti, roskakori ja antamasi sähköpostiosoite. Tarvittaessa poista hänet jakamisluettelosta ja lisää hänet uudelleen.

He näkevät vain vapaan/varatun ajan

Tarkista heidän käyttöoikeustasonsa kohdassa Jaa tiettyjen henkilöiden tai ryhmien kanssa. Jos yrityksesi käyttää Google Workspacea, ylläpitäjän käytäntö saattaa rajoittaa sitä, mitä voit jakaa.

He eivät voi muokata tapahtumia

Varmista, että heillä on käyttöoikeus Muuta tapahtumia tai Muuta tapahtumia ja hallinnoi jakamista. Varmista myös, että he muokkaavat jaettua kalenteria eivätkä henkilökohtaista kalenteriaan.

Kalenteri ei näy tiimikaverille

Hänen on ehkä napsautettava sähköpostikutsun linkkiä. Jaetuissa tiimikalentereissa voit myös lähettää kalenterin tunnuksen ja pyytää häntä lisäämään sen manuaalisesti.

Arkaluontoiset tapahtumat näkyvät

Vaihda tapahtuman näkyvyydeksi yksityinen tai pienennä kalenterin käyttöoikeustasoa. Arkaluontoisessa työssä vältä kalenterin laajaa jakamista ja käytä erillistä rajoitettua kalenteria.

Tiimikalenterin jakamisen parhaat käytännöt

Käytä jaettuun työhön erillistä tiimikalenteria sen sijaan, että paljastaisit kaikkien ensisijaisen kalenterin. Nimeä kokoukset selkeästi, lisää omistaja tapahtuman kuvaukseen ja lisää videolinkki ennen kutsun lähettämistä.

Lisää toistuviin kokouksiin lyhyt esityslista ja odotettu lopputulos. Weekly Sync -niminen kalenteritapahtuma on helppo ohittaa. Product Launch Sync: Risks, Owners, Launch Decisions kertoo ihmisille, miksi kokous järjestetään.

Yhdistä kalenteri lopuksi muistiinpanojen työnkulkuusi. Kokous, joka päättyy ilman päätöksiä, vastuuhenkilöitä tai haettavaa tallennetta, johtaa todennäköisesti uuteen kokoukseen. Kokous, joka päättyy jäsenneltyihin muistiinpanoihin, voidaan siirtää suoraan toteutukseen.

Usein kysytyt kysymykset

Miten jaan Google Kalenterin tiimini kanssa?

Avaa Google Kalenteri tietokoneella, vie hiiren osoitin Omat kalenterit -kohdassa olevan kalenterin päälle, napsauta kolmen pisteen valikkoa, valitse Asetukset ja jakaminen ja lisää sitten tiimikaverit tai Google-ryhmä kohdassa Jaa tiettyjen henkilöiden tai ryhmien kanssa. Valitse käyttöoikeustaso ja napsauta Lähetä.

Voinko jakaa Google Kalenterin puhelimestani?

Googlen jakamisohjeet on tarkoitettu Google Kalenterin työpöytäversiolle. Jos sinun on muutettava jakamisoikeuksia, käytä tietokoneen selainta.

Mikä on tiimille sopivin Google Kalenterin käyttöoikeus?

Useimmille tiimin jäsenille Näytä kaikki tapahtuman tiedot riittää. Anna Muuta tapahtumia -oikeus henkilöille, jotka hallinnoivat aikataulutusta. Rajoita Muuta tapahtumia ja hallinnoi jakamista -oikeus kalenterin omistajille tai operatiivisille vetäjille.

Onko Google Kalenterin tekeminen julkiseksi turvallista?

Vain jos kalenteri on tarkoitettu julkisesti katseltavaksi. Julkiset kalenterit voivat paljastaa tapahtumatietoja organisaatiosi ulkopuolelle. Sisäiset kokoukset, asiakaspuhelut, työhaastattelut ja suunnittelutilaisuudet tulisi yleensä jakaa vain tiettyjen henkilöiden, ryhmien tai organisaatiosi kanssa.

Miten voin luoda kokousmuistiinpanoja automaattisesti Google Kalenterin tapahtumista?

Käytä tekoälypohjaista kokousavustajaa, kuten HiNoteria. Kun kokoukset on ajoitettu ja yhdistetty, HiNoter voi liittyä tuettuihin kokouksiin, luoda yhteenvetoja, kirjata toimenpiteitä, luoda miellekarttoja ja auttaa synkronoimaan muistiinpanoja esimerkiksi Notioniin, Slackiin ja Google Docsiin.