วิธีแชร์ Google ปฏิทินกับทีมและทำบันทึกการประชุมโดยอัตโนมัติ

วิธีแชร์ Google Calendar นั้นง่ายในภาพรวม: เปิดการตั้งค่าและการแชร์ เลือกปฏิทินที่ต้องการแชร์ เพิ่มบุคคลหรือ Google Group แล้วเลือกระดับสิทธิ์ที่เหมาะสม สิ่งที่ทีมส่วนใหญ่มักทำพลาดคือสิ่งที่เกิดขึ้นหลังจากแชร์ปฏิทินแล้ว

ปฏิทินที่แชร์ไม่ควรมีไว้เพียงเพื่อแสดงว่าใครไม่ว่าง แต่ควรช่วยให้ทีมเข้าใจว่าการประชุมใดสำคัญ ใครเป็นผู้รับผิดชอบ มีการตัดสินใจอะไรบ้าง และงานติดตามใดที่ต้องดำเนินการ นั่นคือจุดที่การตั้งค่าปฏิทินอย่างเป็นระบบกลายเป็นรากฐานสำหรับบันทึกการประชุมอัตโนมัติ

คำตอบแบบรวดเร็ว: วิธีแชร์ Google Calendar

วิธีแชร์ Google Calendar กับทีม:

1. เปิด Google Calendar บนเดสก์ท็อป

2. ในแถบด้านซ้าย ให้ค้นหาปฏิทินของฉัน

3. วางเมาส์เหนือปฏิทินที่ต้องการแชร์

4. คลิกเมนูสามจุด

5. เลือกการตั้งค่าและการแชร์

6. ไปที่แชร์กับบุคคลหรือกลุ่มที่ระบุ

7. คลิกเพิ่มบุคคลและกลุ่ม

8. ป้อนที่อยู่อีเมลของเพื่อนร่วมทีมหรือ Google Group

9. เลือกระดับสิทธิ์

10. คลิกส่ง

ความช่วยเหลือเกี่ยวกับปฏิทินของ Google ระบุว่าการแชร์ปฏิทินจัดการได้จากเวอร์ชันเดสก์ท็อป และการแชร์สำหรับบัญชีที่ทำงานหรือโรงเรียนอาจถูกจำกัดโดยผู้ดูแลระบบ Google Workspace ของคุณ

ก่อนแชร์: ตัดสินใจว่าปฏิทินนี้มีไว้เพื่ออะไร

อย่าแชร์ปฏิทินหลักของคุณกับทุกคนโดยอัตโนมัติ ขั้นแรกให้ตัดสินใจว่าปฏิทินนี้ควรมีไว้เพื่อทำอะไร

หากเป้าหมายคือการมองเห็น ให้ใช้สถานะว่าง/ไม่ว่างหรือรายละเอียดกิจกรรม หากเป้าหมายคือการประสานงาน ให้ใช้ปฏิทินทีมโดยเฉพาะ หากเป้าหมายคือการบันทึกการประชุมโดยอัตโนมัติ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าการประชุมที่เหมาะสมมีลิงก์การประชุมทางวิดีโอและเจ้าของการประชุมที่ถูกต้อง

อธิบายระดับสิทธิ์ของ Google Calendar

Google Calendar มีระดับสิทธิ์หลายระดับ การเลือกผิดเป็นวิธีที่รวดเร็วที่สุดในการซ่อนข้อมูลมากเกินไปหรือเปิดเผยข้อมูลมากเกินไป

โปรดระมัดระวังกับตัวเลือกสุดท้าย Google ระบุว่าผู้ที่มีสิทธิ์เข้าถึงเต็มรูปแบบสามารถสร้างและแก้ไขกิจกรรม ตอบรับคำเชิญ แชร์ปฏิทินกับผู้อื่น และรับอีเมลเกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลงต่าง ๆ สำหรับทีมส่วนใหญ่ ควรจำกัดสิทธิ์ 'แก้ไขและจัดการการแชร์' ไว้กับเจ้าของที่เชื่อถือได้เพียงไม่กี่คน

วิธีแชร์ Google ปฏิทินกับบุคคลที่ระบุ

ขั้นตอนที่ 1: เปิดการตั้งค่าปฏิทิน

บนเดสก์ท็อป ให้เปิด Google ปฏิทิน ในแถบด้านข้างซ้าย ให้ดูที่ปฏิทินของฉัน เลื่อนเมาส์ไปที่ปฏิทินที่ต้องการแชร์ คลิกเมนูสามจุด แล้วเลือกการตั้งค่าและการแชร์

ขั้นตอนที่ 2: เพิ่มบุคคลหรือกลุ่ม

เลื่อนไปที่แชร์กับบุคคลหรือกลุ่มที่ระบุ คลิกเพิ่มบุคคลและกลุ่ม จากนั้นป้อนที่อยู่อีเมลของบุคคลหรือ Google Group

โดยปกติแล้ว การใช้ Google Group จะสะดวกกว่าสำหรับทีม แทนที่จะเพิ่มและลบบุคคลทีละคน คุณสามารถจัดการสิทธิ์เข้าถึงผ่านกลุ่มได้ เมื่อมีคนเข้าร่วมหรือออกจากทีม สิทธิ์เข้าถึงปฏิทินจะเปลี่ยนแปลงตามสมาชิกของกลุ่ม

ขั้นตอนที่ 3: เลือกสิทธิ์ที่เหมาะสม

สำหรับปฏิทินทีม 'ดูรายละเอียดกิจกรรมทั้งหมด' มักจะเพียงพอแล้ว สำหรับผู้จัดการโครงการหรือหัวหน้าฝ่ายปฏิบัติการที่จำเป็นต้องสร้างและปรับเปลี่ยนการประชุม อาจเลือก 'แก้ไขกิจกรรม' ได้

สงวนสิทธิ์ 'แก้ไขและจัดการการแชร์' ไว้สำหรับผู้ที่ได้รับอนุญาตให้ควบคุมสิทธิ์เข้าถึงปฏิทินโดยตรง

ขั้นตอนที่ 4: ส่งคำเชิญ

คลิกส่ง Google จะส่งอีเมลไปยังบุคคลที่คุณเพิ่ม พวกเขาอาจต้องคลิกลิงก์ในอีเมลก่อนที่ปฏิทินจะปรากฏในรายการปฏิทินของตน

วิธีแชร์ Google ปฏิทินกับทั้งทีม

สำหรับบริษัทที่ใช้ Google Workspace การตั้งค่าที่เป็นระเบียบที่สุดมักเป็นการใช้ปฏิทินทีมที่แชร์ร่วมกับ Google Group

โครงสร้างที่ดีมีลักษณะดังนี้:

1. สร้างปฏิทินเฉพาะสำหรับทีมหรือโครงการ

2. แชร์ปฏิทินกับ Google Group เช่น product-team@company.com

3. ให้สมาชิกส่วนใหญ่มีสิทธิ์ดูรายละเอียดกิจกรรมทั้งหมด

4. ให้หัวหน้าทีมมีสิทธิ์แก้ไขกิจกรรม

5. ให้มีผู้จัดการการแชร์เพียงหนึ่งหรือสองคน

6. เพิ่มการประชุมประจำ การทบทวนโครงการ และการโทรกับลูกค้าลงในปฏิทินที่แชร์

การตั้งค่านี้ช่วยลดความเสี่ยงในการเชิญคนผิด ทำให้การประชุมสูญหายไปตามเขตเวลา หรือพึ่งพาปฏิทินส่วนตัวของคนใดคนหนึ่งเพื่อทำความเข้าใจว่าเกิดอะไรขึ้น

คุณควรทำให้ Google ปฏิทินเป็นสาธารณะหรือไม่

โดยทั่วไป ไม่ควร

Google อนุญาตให้ทำปฏิทินเป็นสาธารณะได้ แต่การแชร์แบบสาธารณะอาจทำให้ข้อมูลปฏิทินถูกค้นพบจากภายนอกองค์กรของคุณได้ ซึ่งอาจเหมาะสำหรับกิจกรรมสาธารณะ การสัมมนาออนไลน์ ช่วงเวลาเปิดให้เข้าพบ หรือกิจกรรมชุมชน แต่แทบไม่เหมาะสำหรับการประชุมภายใน การโทรกับลูกค้า การสัมภาษณ์งาน การทบทวนด้านการเงิน หรือการวางแผนผลิตภัณฑ์

ใช้ปฏิทินสาธารณะเฉพาะเมื่อปฏิทินนั้นออกแบบมาให้ทุกคนมองเห็นได้ สำหรับการดำเนินงานภายในทีม ให้แชร์กับบุคคลที่ระบุ Google Groups หรือคนในองค์กรของคุณ

เวิร์กโฟลว์ของทีม: จากปฏิทินที่แชร์สู่บันทึกการประชุมอัตโนมัติ

การแชร์ปฏิทินช่วยแก้ปัญหาด้านการมองเห็น แต่ไม่ได้ช่วยให้การติดตามผลหลังการประชุมเสร็จสมบูรณ์

เวิร์กโฟลว์ของทีมที่ดีกว่าจะเชื่อมต่อปฏิทินเข้ากับบันทึกการประชุม:

1. แชร์ปฏิทินทีมเพื่อให้บุคคลที่เหมาะสมมองเห็นการประชุมที่กำลังจะมาถึง

2. มอบหมายเจ้าของการประชุมสำหรับการประชุมประจำหรือการโทรเกี่ยวกับโครงการแต่ละครั้ง

3. เพิ่มลิงก์การประชุมทางวิดีโอสำหรับ Google Meet, Zoom หรือ Microsoft Teams

4. เชื่อมต่อ Google ปฏิทินกับผู้ช่วยการประชุมด้วย AI เพื่อให้บันทึกการประชุมตามกำหนดการได้โดยอัตโนมัติ

5. ให้ผู้จดบันทึกเข้าร่วมการประชุมและบันทึกการสนทนาโดยตระหนักถึงผู้เข้าร่วมและได้รับความยินยอม

6. สร้างบันทึกที่มีโครงสร้างหลังการโทร ซึ่งประกอบด้วยสรุป การตัดสินใจ และรายการสิ่งที่ต้องดำเนินการ

7. ซิงค์ผลลัพธ์ไปยัง Slack, Notion, Google Docs หรือฐานความรู้ของทีม

8. ทบทวนรายการสิ่งที่ต้องดำเนินการในการเช็กอินทีมครั้งถัดไป แทนที่จะขอให้ทุกคนปะติดปะต่อว่าเกิดอะไรขึ้น

นี่คือจุดที่ HiNoter เข้ามาได้อย่างเป็นธรรมชาติ ด้วย AI Meeting Assistant ของ HiNoter ทีมสามารถเชื่อมต่อการประชุมตามกำหนดการ ให้ผู้ช่วยเข้าร่วมการโทรที่รองรับ และรับสรุป รายการสิ่งที่ต้องดำเนินการ และมายด์แมปหลังการประชุม แทนที่จะให้คนหนึ่งคนจดบันทึกไปพร้อมกับตั้งใจฟังเพียงครึ่งเดียว ทีมจะได้บันทึกที่มีโครงสร้าง ซึ่งสามารถค้นหา แชร์ และนำกลับมาใช้ใหม่ได้

เหตุใดการแชร์ปฏิทินเพียงอย่างเดียวจึงไม่เพียงพอ

การประชุมไม่ใช่ปัญหาในตัวมันเอง ปัญหาที่แท้จริงคือช่องว่างระหว่างการประชุมกับงานที่ตามมา

ดัชนีแนวโน้มการทำงานของ Microsoft รายงานว่า โดยเฉลี่ยแล้วพนักงานใช้เวลา 57% ของเวลาบน Microsoft 365 ไปกับการสื่อสารในการประชุม อีเมล และแชต เมื่อเทียบกับ 43% ที่ใช้สร้างสรรค์ผลงาน Microsoft ยังพบอีกว่า 68% ของผู้คนกล่าวว่าพวกเขามีเวลาโฟกัสอย่างต่อเนื่องระหว่างวันทำงานไม่เพียงพอ

งานวิจัยของ Atlassian บอกเล่าเรื่องราวที่คล้ายกันจากอีกมุมมองหนึ่ง โดยในการสำรวจพนักงานสายความรู้ 5,000 คน พบว่าการประชุมถูกระบุว่าเป็นอุปสรรคอันดับหนึ่งต่อประสิทธิภาพการทำงาน

ปฏิทินที่แชร์ช่วยให้ผู้คนเข้าร่วมได้ตรงเวลา บันทึกอัตโนมัติช่วยให้องค์กรจดจำสิ่งที่เกิดขึ้น

HiNoter เปลี่ยนการเข้าถึงปฏิทินให้เป็นความทรงจำของการประชุมได้อย่างไร

เมื่อปฏิทินทีมของคุณได้รับการจัดระเบียบแล้ว HiNoter จะช่วยเปลี่ยนการประชุมที่กำหนดไว้ให้เป็นองค์ความรู้ที่นำไปใช้ได้

ตัวอย่างเช่น ผู้จัดการผลิตภัณฑ์สามารถแชร์ปฏิทินโครงการกับหัวหน้าฝ่ายผลิตภัณฑ์ ฝ่ายออกแบบ และฝ่ายวิศวกรรม เมื่อมีการประชุมวางแผนสปรินต์ HiNoter สามารถบันทึกการสนทนา สร้างบันทึกการประชุมด้วย AI ดึงรายการงานที่ต้องดำเนินการ และจัดทำแผนผังความคิดของหัวข้อหลัก

หลังจากนั้น ทีมสามารถส่งบันทึกไปยัง Notion ส่งออกเวอร์ชันที่เป็นระเบียบไปยัง Google Docs หรือแชร์สรุปใน Slack หากใครพลาดการประชุมเพราะเขตเวลาไม่ตรงกัน ก็ไม่จำเป็นต้องนัดประชุมสรุปซ้ำ พวกเขาสามารถอ่านสรุป ทบทวนการตัดสินใจ และถามคำถามผ่าน AI Chat พร้อมข้อมูลอ้างอิงจากแหล่งที่มา

นี่คือความแตกต่างในทางปฏิบัติระหว่าง “เราแชร์ปฏิทินแล้ว” กับ “เรารู้ว่าเกิดอะไรขึ้น”

การแก้ไขปัญหาการแชร์ Google Calendar

บุคคลนั้นไม่ได้รับคำเชิญปฏิทิน

ขอให้พวกเขาตรวจสอบโฟลเดอร์จดหมายขยะ ถังขยะ และที่อยู่อีเมลที่คุณป้อน หากจำเป็น ให้ลบบุคคลนั้นออกจากรายการแชร์แล้วเพิ่มอีกครั้ง

พวกเขาเห็นได้เฉพาะสถานะว่าง/ไม่ว่าง

ตรวจสอบระดับสิทธิ์ของพวกเขาที่หัวข้อแชร์กับบุคคลหรือกลุ่มที่ระบุ หากบริษัทของคุณใช้ Google Workspace นโยบายของผู้ดูแลระบบอาจจำกัดสิ่งที่คุณแชร์ได้

พวกเขาแก้ไขกิจกรรมไม่ได้

ตรวจสอบให้แน่ใจว่าพวกเขามีสิทธิ์แก้ไขกิจกรรม หรือแก้ไขและจัดการการแชร์ นอกจากนี้ให้ยืนยันว่าพวกเขากำลังแก้ไขปฏิทินที่แชร์ ไม่ใช่ปฏิทินส่วนตัวของตนเอง

ปฏิทินไม่ปรากฏสำหรับเพื่อนร่วมทีม

พวกเขาอาจต้องคลิกลิงก์คำเชิญในอีเมล สำหรับปฏิทินทีมที่แชร์ คุณยังสามารถส่งรหัสปฏิทินและขอให้พวกเขาเพิ่มด้วยตนเองได้

กิจกรรมที่ละเอียดอ่อนสามารถมองเห็นได้

เปลี่ยนการมองเห็นกิจกรรมเป็นส่วนตัว หรือลดระดับสิทธิ์ของปฏิทิน สำหรับงานที่ละเอียดอ่อน ให้หลีกเลี่ยงการแชร์ปฏิทินในวงกว้างและใช้ปฏิทินเฉพาะที่มีการจำกัดสิทธิ์

แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับการแชร์ปฏิทินทีม

ใช้ปฏิทินทีมโดยเฉพาะสำหรับงานที่แชร์ร่วมกัน แทนการเปิดเผยปฏิทินหลักของทุกคน ตั้งชื่อการประชุมให้ชัดเจน ระบุเจ้าของไว้ในคำอธิบายกิจกรรม และเพิ่มลิงก์วิดีโอก่อนส่งคำเชิญ

สำหรับการประชุมที่เกิดซ้ำ ให้ใส่วาระสั้น ๆ และผลลัพธ์ที่คาดหวัง กิจกรรมในปฏิทินที่ชื่อว่า Weekly Sync นั้นง่ายต่อการมองข้าม แต่ Product Launch Sync: Risks, Owners, Launch Decisions จะบอกผู้คนว่าการประชุมนี้มีขึ้นเพื่ออะไร

สุดท้าย เชื่อมต่อปฏิทินเข้ากับกระบวนการทำบันทึกของคุณ การประชุมที่จบลงโดยไม่มีการตัดสินใจ ผู้รับผิดชอบ หรือบันทึกที่ค้นหาได้ มีแนวโน้มที่จะทำให้ต้องจัดการประชุมอีกครั้ง การประชุมที่จบลงพร้อมบันทึกที่มีโครงสร้างสามารถนำไปสู่การลงมือปฏิบัติได้ทันที

คำถามที่พบบ่อย

ฉันจะแชร์ Google Calendar กับทีมได้อย่างไร

เปิด Google Calendar บนเดสก์ท็อป เลื่อนเคอร์เซอร์ไปที่ปฏิทินใต้หัวข้อปฏิทินของฉัน คลิกเมนูสามจุด เลือกการตั้งค่าและการแชร์ จากนั้นเพิ่มเพื่อนร่วมทีมหรือ Google Group ในส่วนแชร์กับบุคคลหรือกลุ่มที่ระบุ เลือกระดับสิทธิ์แล้วคลิกส่ง

ฉันสามารถแชร์ Google Calendar จากโทรศัพท์ได้หรือไม่

คำแนะนำการแชร์ของ Google ออกแบบมาสำหรับ Google Calendar เวอร์ชันเดสก์ท็อป หากคุณต้องการเปลี่ยนสิทธิ์การแชร์ ให้ใช้เบราว์เซอร์บนคอมพิวเตอร์ของคุณ

สิทธิ์ Google Calendar ที่ดีที่สุดสำหรับทีมคืออะไร

สำหรับสมาชิกทีมส่วนใหญ่ การดูรายละเอียดกิจกรรมทั้งหมดก็เพียงพอ ให้สิทธิ์แก้ไขกิจกรรมแก่ผู้ที่ดูแลการจัดตารางเวลา จำกัดสิทธิ์แก้ไขและจัดการการแชร์ไว้สำหรับเจ้าของปฏิทินหรือหัวหน้าฝ่ายปฏิบัติการ

การทำให้ Google Calendar เป็นสาธารณะปลอดภัยหรือไม่

ปลอดภัยเฉพาะเมื่อปฏิทินนั้นมีไว้สำหรับการดูแบบสาธารณะ ปฏิทินสาธารณะอาจเปิดเผยข้อมูลกิจกรรมนอกองค์กรของคุณ โดยทั่วไปควรแชร์การประชุมภายใน การโทรกับลูกค้า การสัมภาษณ์งาน และการประชุมวางแผนเฉพาะกับบุคคล กลุ่ม หรือคนในองค์กรของคุณเท่านั้น

ฉันจะสร้างบันทึกการประชุมจากกิจกรรมใน Google Calendar โดยอัตโนมัติได้อย่างไร

ใช้ผู้ช่วยการประชุมด้วย AI เช่น HiNoter เมื่อกำหนดเวลาและเชื่อมต่อการประชุมแล้ว HiNoter สามารถเข้าร่วมการประชุมที่รองรับ สร้างสรุป บันทึกรายการสิ่งที่ต้องทำ สร้างแผนผังความคิด และช่วยซิงค์บันทึกไปยังเครื่องมือต่าง ๆ เช่น Notion, Slack และ Google Docs