כיצד לשתף את Google Calendar זה פשוט על פני השטח: פתחו את הגדרות והשיתוף, בחרו את היומן שברצונכם לשתף, הוסיפו אנשים או קבוצת Google ובחרו את רמת ההרשאה המתאימה. החלק שרוב הצוותים טועים בו הוא מה שקורה לאחר שיתוף היומן.
יומן משותף לא אמור רק להציג מי עסוק. הוא צריך לעזור לצוות להבין אילו פגישות חשובות, מי אחראי עליהן, אילו החלטות התקבלו ואילו משימות המשך דורשות פעולה. כאן הגדרה מסודרת של היומן הופכת לבסיס לסיכומי פגישות אוטומטיים.
התשובה המהירה: כיצד לשתף את Google Calendar
כדי לשתף את Google Calendar עם הצוות:
1. פתחו את Google Calendar במחשב.
2. בסרגל הצד השמאלי, מצאו את היומנים שלי.
3. העבירו את הסמן מעל היומן שברצונכם לשתף.
4. לחצו על תפריט שלוש הנקודות.
5. בחרו בהגדרות ובשיתוף.
6. עברו אל שיתוף עם אנשים או קבוצות ספציפיים.
7. לחצו על הוספת אנשים וקבוצות.
8. הזינו את כתובת האימייל של חבר הצוות או קבוצת Google.
9. בחרו רמת הרשאה.
10. לחצו על שליחה.
העזרה הרשמית של Google Calendar מאשרת ששיתוף היומן מנוהל מגרסת שולחן העבודה, וששיתוף במסגרת עבודה או מוסד לימודים עשוי להיות מוגבל על ידי מנהל Google Workspace.
לפני השיתוף: החליטו למה מיועד היומן
אל תשתפו את היומן הראשי שלכם עם כולם כברירת מחדל. ראשית, החליטו מה היומן אמור להשיג.
סוג היומן | המתאים ביותר עבור | גישה מומלצת |
יומן עבודה אישי | זמינות ותזמון פגישות אישיות | פנוי/עסוק או פרטי האירוע |
יומן צוות | תכנון ספרינט, שיחות עם לקוחות, פגישות צוות חוזרות | פרטי האירוע או גישת עריכה |
יומן פרויקט | השקות, מועדי יעד, סדנאות, סקירות בין-תפקודיות | גישת עריכה לבעלים, גישת צפייה לאחרים |
אם המטרה היא נראות, השתמשו בזמינות פנוי/עסוק או בפרטי האירוע. אם המטרה היא תיאום, השתמשו ביומן צוות ייעודי. אם המטרה היא תיעוד אוטומטי של פגישות, ודאו שהפגישות הנכונות כוללות את קישור שיחת הוועידה הנכון ואת בעל הפגישה הנכון.
הסבר על רמות ההרשאה ב-Google Calendar
Google Calendar מעניק לכם כמה רמות הרשאה. בחירה ברמה הלא נכונה היא הדרך המהירה ביותר להסתיר יותר מדי או לחשוף יותר מדי.
רמת הרשאה | מה חברי הצוות יכולים לעשות | מקרה השימוש המומלץ |
לראות רק פנוי/עסוק | לראות מתי אינכם זמינים, אך לא את כותרות האירועים או את פרטיהם | זמינות רחבה של החברה |
לראות את כל פרטי האירוע | לצפות בשמות הפגישות, בשעות, במיקומים ובתיאורים | נראות ותכנון של הצוות |
לבצע שינויים באירועים | להוסיף, לערוך או לעדכן אירועים | רכזי פרויקטים או עוזרים |
ביצוע שינויים וניהול השיתוף | עריכת אירועים ושליטה במי עוד מקבל גישה | רק בעלי היומן או מובילי התפעול |
היזהרו מהאפשרות האחרונה. Google מציינת שאנשים בעלי גישה מלאה יכולים ליצור ולערוך אירועים, להשיב להזמנות, לשתף את היומן עם אחרים ולקבל הודעות אימייל על שינויים. עבור רוב הצוותים, יש להגביל את האפשרות 'ביצוע שינויים וניהול השיתוף' למספר קטן של בעלים מהימנים.
כיצד לשתף יומן Google עם אנשים מסוימים
שלב 1: פתיחת הגדרות היומן
במחשב, פתחו את Google Calendar. בסרגל הצד השמאלי, חפשו תחת היומנים שלי. העבירו את הסמן מעל היומן שברצונכם לשתף, לחצו על תפריט שלוש הנקודות ובחרו באפשרות הגדרות ושיתוף.
שלב 2: הוספת אנשים או קבוצות
גללו אל שתף עם אנשים או קבוצות מסוימים. לחצו על הוספת אנשים וקבוצות, ולאחר מכן הזינו כתובת אימייל של אדם מסוים או קבוצת Google.
השימוש בקבוצת Google בדרך כלל מסודר יותר עבור צוותים. במקום להוסיף ולהסיר אנשים אחד-אחד, מנהלים את הגישה דרך הקבוצה. כשמישהו מצטרף לצוות או עוזב אותו, הגישה ליומן מתעדכנת בהתאם לחברות בקבוצה.
שלב 3: בחירת ההרשאה המתאימה
עבור יומן צוות, האפשרות 'הצגת כל פרטי האירוע' מספיקה לעיתים קרובות. עבור מנהלי פרויקטים או מובילי תפעול שצריכים ליצור ולשנות פגישות, האפשרות 'ביצוע שינויים באירועים' עשויה להתאים.
שמרו את האפשרות 'ביצוע שינויים וניהול השיתוף' לאנשים שמורשים לשלוט בגישה ליומן עצמו.
שלב 4: שליחת ההזמנה
לחצו על שליחה. Google תשלח אימייל לאנשים שהוספתם. ייתכן שהם יצטרכו ללחוץ על הקישור באימייל לפני שהיומן יופיע ברשימת היומנים שלהם.
כיצד לשתף יומן Google עם כל הצוות
עבור חברות המשתמשות ב-Google Workspace, ההגדרה המסודרת ביותר היא לעיתים קרובות יומן צוות משותף יחד עם קבוצת Google.
מבנה טוב נראה כך:
1. צרו יומן ייעודי עבור הצוות או הפרויקט.
2. שתפו אותו עם קבוצת Google כגון product-team@company.com.
3. העניקו לרוב החברים הרשאה להצגת כל פרטי האירוע.
4. העניקו למובילי הצוות הרשאה לביצוע שינויים באירועים.
5. השאירו את ניהול השיתוף בידי בעלים אחד או שניים.
6. הוסיפו ליומן המשותף פגישות חוזרות, סקירות פרויקטים ושיחות עם לקוחות.
הגדרה זו מפחיתה את הסיכון להזמין את האנשים הלא נכונים, לאבד פגישות בין אזורי זמן או להיות תלויים ביומן הפרטי של אדם אחד כדי להבין מה קרה.
האם כדאי להפוך יומן Google לציבורי?
בדרך כלל, לא.
Google מאפשרת להפוך יומנים לציבוריים, אך שיתוף ציבורי עלול להפוך את פרטי היומן לגלויים מחוץ לארגון. הדבר עשוי להתאים לאירועים ציבוריים, וובינרים, שעות קבלה או פעילויות קהילתיות. לעיתים רחוקות בלבד הדבר מתאים לפגישות פנימיות, שיחות עם לקוחות, ראיונות עבודה, סקירות פיננסיות או תכנון מוצר.
השתמשו ביומנים ציבוריים רק כאשר היומן מיועד לחשיפה ציבורית. עבור תפעול צוות פנימי, שתפו עם אנשים מסוימים, קבוצות Google או הארגון שלכם.
תהליך העבודה של הצוות: מיומן משותף לסיכומי פגישות אוטומטיים
שיתוף היומן פותר את בעיית הנראות. הוא אינו פותר את המעקב אחר ביצוע המשימות מהפגישה.
תהליך עבודה טוב יותר של הצוות מחבר את היומן לתיעוד הפגישה:
1. שתפו את יומן הצוות כדי שהאנשים הנכונים יוכלו לראות את הפגישות הקרובות.
2. הקצו בעלים לפגישה עבור כל פגישה חוזרת או שיחת פרויקט.
3. הוסיפו את הקישור לשיחת הוועידה עבור Google Meet, Zoom או Microsoft Teams.
4. חברו את Google Calendar לעוזר פגישות מבוסס בינה מלאכותית, כדי שניתן יהיה לתעד פגישות מתוזמנות באופן אוטומטי.
5. אפשרו למתעד להצטרף לפגישה ולהקליט את השיחה תוך מודעות למשתתפים וקבלת הסכמתם.
6. הפיקו סיכומים מובנים לאחר השיחה, כולל תקציר, החלטות ופריטי פעולה.
7. סנכרנו את התוצרים עם Slack, Notion, Google Docs או מאגר הידע של הצוות.
8. עברו על פריטי הפעולה בבדיקת הצוות הבאה במקום לבקש מכולם לשחזר את מה שקרה.
כאן HiNoter משתלב באופן טבעי. בעזרת עוזר הפגישות מבוסס הבינה המלאכותית של HiNoter, צוותים יכולים לחבר פגישות מתוזמנות, לאפשר לעוזר להצטרף לשיחות נתמכות ולקבל סיכומים, פריטי פעולה ומפות חשיבה לאחר הפגישה. במקום שאדם אחד יכתוב הערות תוך כדי הקשבה חלקית, הצוות מקבל תיעוד מובנה שניתן לחפש בו, לשתף אותו ולעשות בו שימוש חוזר.
מדוע שיתוף היומן לבדו אינו מספיק
הפגישות אינן הבעיה בפני עצמן. הבעיה האמיתית היא הפער בין הפגישה לבין העבודה שמגיעה אחריה.
מדד מגמות העבודה של Microsoft דיווח שהעובד הממוצע מבלה 57% מזמנו ב-Microsoft 365 בתקשורת בפגישות, באימייל ובצ'אט, לעומת 43% ביצירה. Microsoft מצאה גם ש-68% מהאנשים אומרים שאין להם מספיק זמן רצוף לריכוז במהלך יום העבודה.
המחקר של Atlassian מספר סיפור דומה מזווית אחרת: בסקר של 5,000 עובדי ידע, הפגישות זוהו כמחסום העיקרי לפרודוקטיביות.
אות במקום העבודה | מה זה אומר עבור צוותים | תגובה תכנונית |
57% מהזמן מוקדש לתקשורת | ההקשר של הפגישה מפוזר בין שיחות, דוא״ל וצ׳אט | לשמור תיעוד פגישות שניתן לחפש בו |
ל-68% אין מספיק זמן להתמקדות | רישום ידני של הערות מוסיף הסחת דעת נוספת | להפוך את איסוף המידע והסיכומים לאוטומטיים |
פגישות מדורגות כמחסום מוביל לפרודוקטיביות | צוותים זקוקים לפחות פגישות לא ברורות ולתיעוד טוב יותר | לקשר כל פגישה להחלטות ולאחראים |
לוח שנה משותף עוזר לאנשים להגיע. הערות אוטומטיות עוזרות לארגון לזכור מה קרה.
כיצד HiNoter הופך גישה ללוח השנה לזיכרון של פגישות
לאחר שלוח השנה של הצוות שלכם יהיה מאורגן, HiNoter יכול לעזור להפוך פגישות מתוזמנות לידע שימושי.
לדוגמה, מנהל מוצר יכול לשתף לוח שנה של פרויקט עם מובילי המוצר, העיצוב וההנדסה. כאשר מתקיימת פגישת תכנון ספרינט, HiNoter יכול ללכוד את הדיון, ליצור הערות פגישה באמצעות בינה מלאכותית, לחלץ פריטי פעולה ולהפיק מפת חשיבה של הנושאים המרכזיים.
לאחר מכן, הצוות יכול לשלוח את ההערות ל-Notion, לייצא גרסה נקייה ל-Google Docs או לשתף את הסיכום ב-Slack. אם מישהו החמיץ את הפגישה בגלל התנגשות באזורי זמן, הוא לא צריך שיחת סיכום נוספת. הוא יכול לקרוא את הסיכום, לעבור על ההחלטות ולשאול שאלות דרך צ׳אט הבינה המלאכותית עם הפניות למקורות.
זה ההבדל המעשי בין «שיתפנו את לוח השנה» לבין «אנחנו יודעים מה קרה».
פתרון בעיות בשיתוף יומן Google
האדם לא קיבל את ההזמנה ליומן
בקשו ממנו לבדוק את תיקיות הספאם והאשפה ואת כתובת האימייל שהזנתם. אם יש צורך, הסירו אותו מרשימת השיתוף והוסיפו אותו שוב.
הם יכולים לראות רק פנוי/עסוק
בדקו את רמת ההרשאה שלהם תחת שיתוף עם אנשים או קבוצות ספציפיים. אם החברה שלכם משתמשת ב-Google Workspace, מדיניות של מנהל מערכת עשויה להגביל את מה שניתן לשתף.
הם לא יכולים לערוך אירועים
ודאו שיש להם הרשאה לבצע שינויים באירועים או לבצע שינויים ולנהל שיתוף. כמו כן, ודאו שהם עורכים את היומן המשותף ולא את היומן האישי שלהם.
היומן לא מופיע אצל חבר צוות
ייתכן שהם צריכים ללחוץ על הקישור בהזמנה שנשלחה באימייל. עבור יומנים משותפים של צוות, תוכלו גם לשלוח את מזהה היומן ולבקש מהם להוסיף אותו באופן ידני.
אירועים רגישים גלויים
שנו את נראות האירוע לפרטי, או הפחיתו את רמת ההרשאה ליומן. עבור עבודה רגישה, הימנעו משיתוף רחב של היומן והשתמשו ביומן ייעודי עם גישה מוגבלת.
שיטות עבודה מומלצות לשיתוף יומן צוות
השתמשו ביומן צוות ייעודי לעבודה משותפת במקום לחשוף את היומן הראשי של כל אחד. תנו לפגישות שמות ברורים, כללו את הבעלים בתיאור האירוע והוסיפו את קישור הווידאו לפני שליחת ההזמנה.
עבור פגישות חוזרות, כללו סדר יום קצר ואת התוצר המצופה. קל להתעלם מאירוע ביומן בשם סנכרון שבועי. סנכרון השקת מוצר: סיכונים, בעלים והחלטות השקה מסביר לאנשים מדוע הפגישה מתקיימת.
לבסוף, חברו את היומן לתהליך העבודה שלכם לניהול הערות. פגישה שמסתיימת ללא החלטות, בעלים או תיעוד שניתן לחפש בו צפויה ליצור פגישה נוספת. פגישה שמסתיימת בהערות מובנות יכולה לעבור ישירות לביצוע.
שאלות נפוצות
כיצד משתפים את יומן Google עם הצוות שלי?
פתחו את יומן Google במחשב, העבירו את הסמן מעל היומן תחת היומנים שלי, לחצו על תפריט שלוש הנקודות, בחרו בהגדרות ובשיתוף, ולאחר מכן הוסיפו חברי צוות או קבוצת Google תחת שיתוף עם אנשים או קבוצות ספציפיים. בחרו רמת הרשאה ולחצו על שליחה.
האם ניתן לשתף את יומן Google מהטלפון?
הוראות השיתוף של Google מיועדות לגרסת שולחן העבודה של יומן Google. אם עליכם לשנות הרשאות שיתוף, השתמשו בדפדפן במחשב.
מהי הרשאת יומן Google הטובה ביותר עבור צוות?
עבור רוב חברי הצוות, הצגת כל פרטי האירוע מספיקה. העניקו הרשאה לבצע שינויים באירועים לאנשים שמנהלים את לוח הזמנים. הגבילו את ההרשאה לבצע שינויים ולנהל שיתוף לבעלי היומן או למובילי התפעול.
האם בטוח להפוך יומן Google לציבורי?
רק אם היומן מיועד לצפייה ציבורית. יומנים ציבוריים עלולים לחשוף מידע על אירועים מחוץ לארגון שלכם. פגישות פנימיות, שיחות עם לקוחות, ראיונות גיוס ופגישות תכנון צריכים בדרך כלל להיות משותפים רק עם אנשים, קבוצות או הארגון שלכם.
כיצד ניתן ליצור באופן אוטומטי הערות פגישה מאירועים ביומן Google?
השתמשו בעוזר פגישות מבוסס בינה מלאכותית כגון HiNoter. לאחר שהפגישות שלכם מתוזמנות ומחוברות, HiNoter יכול להצטרף לפגישות נתמכות, ליצור סיכומים, לתעד פריטי פעולה, ליצור מפות חשיבה ולעזור לסנכרן הערות עם כלים כמו Notion, Slack ו-Google Docs.