Zoom AI Note Taker: Αυτόματες απομαγνητοφωνήσεις, περιλήψεις και στοιχεία ενεργειών

Άμεση απάντηση: Ένα εργαλείο λήψης σημειώσεων με AI για το Zoom βοηθά τις ομάδες να καταγράφουν τις συσκέψεις στο Zoom και να τις μετατρέπουν σε απομαγνητοφωνήσεις, περιλήψεις, αποφάσεις, στοιχεία ενεργειών και σημειώσεις με δυνατότητα αναζήτησης. Η εγγενής καταγραφή του Zoom και το AI Companion μπορούν να βοηθήσουν όταν το επιτρέπουν τα δικαιώματα· το HiNoter προσθέτει μια ροή εργασίας που βασίζεται στο ημερολόγιο και μπορεί να συνδέεται αυτόματα σε προγραμματισμένες συσκέψεις και να παραδίδει δομημένες σημειώσεις μετά την κλήση.

Οι συσκέψεις στο Zoom είναι εύκολο να ξεκινήσουν και παραδόξως εύκολο να χαθούν. Μια απόφαση για ένα έργο λαμβάνεται στο 47ο λεπτό, ένας πελάτης αναφέρει το πραγματικό εμπόδιο ενώ κάνει κοινή χρήση οθόνης ή μια επιτροπή προσλήψεων συμφωνεί στα επόμενα βήματα στα τελευταία δύο λεπτά. Αν κανείς δεν είναι υπεύθυνος για τις σημειώσεις, η ηχογράφηση γίνεται ένα μεγάλο αρχείο που όλοι υπόσχονται να παρακολουθήσουν αργότερα και σχεδόν κανείς δεν το κάνει.

Αυτός ο οδηγός ξεκινά με το πρακτικό ερώτημα για το Zoom: ποιος μπορεί να καταγράψει, από πού προέρχονται οι απομαγνητοφωνήσεις, τι μπορεί να συνοψίσει το AI Companion και τι πρέπει να κάνετε όταν αυτές οι ρυθμίσεις δεν είναι διαθέσιμες. Στη συνέχεια παρουσιάζει τη ροή εργασίας του HiNoter για ομάδες που θέλουν το χρήσιμο μέρος της σύσκεψης - απομαγνητοφώνηση, περίληψη, στοιχεία ενεργειών, νοητικό χάρτη, εξαγωγές και AI Chat με τεκμηρίωση από τις πηγές - χωρίς να χρειάζεται να ξεκινούν, να σταματούν, να κατεβάζουν και να ξαναγράφουν χειροκίνητα κάθε κλήση.

Πώς λειτουργούν η καταγραφή, οι απομαγνητοφωνήσεις και οι σημειώσεις AI στο Zoom

Το Zoom προσφέρει καταγραφή στον υπολογιστή, καταγραφή στο cloud, απομαγνητοφωνήσεις καταγραφών στο cloud και περιλήψεις συσκέψεων από το AI Companion, αλλά δεν λειτουργούν σαν ένας ενιαίος διακόπτης λήψης σημειώσεων. Η ακριβής εμπειρία εξαρτάται από τον τύπο λογαριασμού, τις ρυθμίσεις διαχειριστή, τα δικαιώματα του οικοδεσπότη, τα στοιχεία ελέγχου της σύσκεψης, τις πολιτικές αποθήκευσης, την έκδοση του προγράμματος-πελάτη και το αν ο οικοδεσπότης ενεργοποιεί τις σωστές λειτουργίες πριν ή κατά τη διάρκεια της σύσκεψης.

Η επίσημη τεκμηρίωση υποστήριξης του Zoom αναφέρει ότι οι καταγραφές στον υπολογιστή αποθηκεύονται τοπικά και είναι διαθέσιμες με όλους τους λογαριασμούς Zoom, ενώ οι καταγραφές στο cloud είναι διαθέσιμες με λογαριασμούς επί πληρωμή και αποθηκεύονται στο Zoom Cloud. Οι καταγραφές στο cloud μπορούν να περιλαμβάνουν αρχεία βίντεο MP4, ήχου M4A και κειμένου συνομιλίας. Η απομαγνητοφώνηση ήχου είναι ξεχωριστή λειτουργία της καταγραφής στο cloud: απομαγνητοφωνεί αυτόματα τον ήχο της καταγραφής στο cloud και παρέχει μια απομαγνητοφώνηση VTT μετά την επεξεργασία, όταν είναι ενεργοποιημένες οι ρυθμίσεις λογαριασμού, καταγραφής στο cloud και απομαγνητοφώνησης.

Η περίληψη σύσκεψης του Zoom AI Companion διαφέρει από μια απομαγνητοφώνηση καταγραφής. Μπορεί να δημιουργήσει μια περίληψη σύσκεψης γραμμένη από AI και να τη στείλει μετά τη σύσκεψη, αλλά η λειτουργία πρέπει να είναι διαθέσιμη στον λογαριασμό και να έχει ενεργοποιηθεί από τους κατόχους, τους διαχειριστές ή στις σχετικές ρυθμίσεις χρήστη. Το Zoom σημειώνει επίσης ότι οι συμμετέχοντες μπορούν να ζητήσουν μια περίληψη σύσκεψης, αλλά ο οικοδεσπότης ή ένας επιλέξιμος διαχειριστής ενδέχεται να χρειάζεται να ξεκινήσει ή να ενεργοποιήσει τη λειτουργία.

Δικαιώματα εργαλείου λήψης σημειώσεων AI στο Zoom με μια ματιά

Αν είστε ο οικοδεσπότης

Αν φιλοξενείτε τη σύσκεψη στο Zoom, αποφασίστε τι χρειάζεται πραγματικά η ομάδα πριν ξεκινήσει η σύσκεψη. Μια καταγραφή είναι χρήσιμη όταν κάποιος πρέπει να επανεξετάσει λεπτομέρειες κοινής χρήσης οθόνης, να διατηρήσει εκπαιδευτικό υλικό ή να συντηρήσει ένα επίσημο αρχείο. Μια απομαγνητοφώνηση είναι χρήσιμη όταν η ομάδα χρειάζεται κείμενο με δυνατότητα αναζήτησης. Μια ροή εργασίας σημειώσεων AI είναι χρήσιμη όταν οι άνθρωποι χρειάζονται κυρίως μια σύντομη ανακεφαλαίωση, αποφάσεις, εργασίες, υπευθύνους και συνέχεια.

Για την εγγενή καταγραφή του Zoom, ξεκινήστε τη σύσκεψη, κάντε κλικ στο στοιχείο ελέγχου καταγραφής και επιλέξτε τη διαθέσιμη επιλογή καταγραφής. Αν είναι ενεργοποιημένη η καταγραφή στο cloud, ενδέχεται να μπορείτε να καταγράψετε στο cloud· διαφορετικά, η διαθέσιμη επιλογή μπορεί να είναι η τοπική καταγραφή στον υπολογιστή. Σε κινητές συσκευές, η τεκμηρίωση υποστήριξης του Zoom αναφέρει ότι η τοπική καταγραφή δεν είναι διαθέσιμη σε iOS ή Android, ενώ η καταγραφή στο cloud απαιτεί επιλέξιμο λογαριασμό επί πληρωμή, δικαιώματα οικοδεσπότη ή συν-οικοδεσπότη και ενεργοποιημένη καταγραφή στο cloud.

Για την περίληψη σύσκεψης του AI Companion, ελέγξτε αν η λειτουργία είναι ενεργοποιημένη στις ρυθμίσεις του λογαριασμού, της ομάδας και του χρήστη. Το υλικό υποστήριξης του Zoom περιγράφει τα στοιχεία ελέγχου κατόχου λογαριασμού και διαχειριστή για την ενεργοποίηση ή απενεργοποίηση της περίληψης σύσκεψης, καθώς και προαιρετικές ρυθμίσεις όπως η αυτόματη έναρξη περίληψης, η κοινοποίηση μέσω email, η διατήρηση, η χρήση μηνυμάτων συνομιλίας της σύσκεψης και οι προσαρμοσμένες αποποιήσεις ευθύνης.

Αν είστε συμμετέχων

Αν δεν είστε ο οικοδεσπότης, μην θεωρείτε δεδομένο ότι μπορείτε να καταγράψετε ή να προσθέσετε έναν βοηθό λήψης σημειώσεων. Στο Zoom, ένας συμμετέχων ενδέχεται να χρειάζεται από τον οικοδεσπότη να επιτρέψει τα δικαιώματα καταγραφής. Αυτή η άδεια πρέπει να είναι ρητή, ειδικά για κλήσεις με πελάτες, συνεντεύξεις προσλήψεων, ερευνητικές συνεδρίες, ιατρικές ή οικονομικές συζητήσεις και κάθε σύσκεψη που περιλαμβάνει άτομα εκτός της εταιρείας σας.

Οι συμμετέχοντες μπορούν και πάλι να κάνουν τη σύσκεψη πιο υπεύθυνη. Ζητήστε από τον οικοδεσπότη να ενεργοποιήσει την εγκεκριμένη καταγραφή, να ενεργοποιήσει την εγκεκριμένη περίληψη AI ή να προσκαλέσει τον επιλεγμένο βοηθό λήψης σημειώσεων της ομάδας. Αν η ομάδα χρησιμοποιεί το HiNoter, η πιο καθαρή προσέγγιση είναι να συνδέσετε το ημερολόγιο και να αφήσετε τον βοηθό να συμμετέχει σε προγραμματισμένες συσκέψεις σύμφωνα με την πολιτική της ομάδας, αντί να αυτοσχεδιάζετε αφού έχει ήδη ξεκινήσει η κλήση.

Αν η καταγραφή στο Zoom δεν είναι διαθέσιμη

Η καταγραφή μπορεί να μην είναι διαθέσιμη για συνηθισμένους λόγους: ο οικοδεσπότης δεν διαθέτει την απαιτούμενη άδεια, η καταγραφή στο cloud είναι απενεργοποιημένη, ο διαχειριστής έχει κλειδώσει τις ρυθμίσεις καταγραφής, ο χρήστης χρησιμοποιεί συσκευή που δεν υποστηρίζει τον επιθυμητό τύπο καταγραφής ή δεν είναι παρών κανείς με τα κατάλληλα δικαιώματα. Μπορεί επίσης να μην είναι διαθέσιμη για λόγους πολιτικής, όπως μια σύμβαση με πελάτη, ένας εσωτερικός κανόνας απορρήτου ή ένας τύπος σύσκεψης που δεν πρέπει να καταγράφεται.

Όταν η καταγραφή δεν είναι διαθέσιμη, διαχωρίστε τον στόχο από τη μέθοδο. Αν η ομάδα χρειάζεται νομικό αρχείο του βίντεο, επιλύστε το πρόβλημα καταγραφής του Zoom με τον διαχειριστή ή τον οικοδεσπότη. Αν η ομάδα χρειάζεται την ουσία της σύσκεψης - τι αποφασίστηκε, τι υποσχέθηκε κάποιος και τι ακολουθεί - ένα εγκεκριμένο εργαλείο λήψης σημειώσεων με AI μπορεί να είναι η καλύτερη ροή εργασίας. Το σημαντικό είναι να ενημερώσετε τους συμμετέχοντες και να ακολουθήσετε τους κανόνες του οργανισμού σας για τη συγκατάθεση, το απόρρητο και τον χειρισμό δεδομένων.

Ροή εργασίας εργαλείου λήψης σημειώσεων AI για το Zoom με το HiNoter

Το HiNoter είναι ένας βοηθός συσκέψεων AI και μια πλατφόρμα σημειώσεων συσκέψεων που έχει σχεδιαστεί για ομάδες οι οποίες χρειάζονται κάτι περισσότερο από ένα αρχείο σύσκεψης. Αφού γίνει κατανοητή η εγγενής διαδικασία του Zoom, η ροή εργασίας του HiNoter είναι απλή: συνδέστε το ημερολόγιο, αφήστε τον βοηθό να συμμετέχει στην προγραμματισμένη κλήση όταν είναι κατάλληλο και λάβετε δομημένες σημειώσεις μετά τη σύσκεψη.

Η διαφορά είναι μικρή κατά τη διάρκεια της σύσκεψης και μεγάλη μετά από αυτήν. Μια εγγραφή ζητά από κάποιον να ελέγξει ένα αρχείο. Μια απομαγνητοφώνηση ζητά από κάποιον να διαβάσει ένα μεγάλο έγγραφο. Οι σημειώσεις συσκέψεων με AI δίνουν στην ομάδα ένα συνοπτικό πρώτο προσχέδιο όσων έχουν σημασία, ενώ η απομαγνητοφώνηση παραμένει διαθέσιμη όταν χρειάζεται έλεγχος της πηγής.

Τι παράγει το HiNoter μετά από μια σύσκεψη Zoom

Ένας αποτελεσματικός σημειωτής AI για το Zoom δεν πρέπει να σταματά στην απλή μετατροπή ομιλίας σε κείμενο. Το HiNoter έχει σχεδιαστεί για να μετατρέπει το περιεχόμενο των συσκέψεων σε επαναχρησιμοποιήσιμη γνώση για την ομάδα, ειδικά για ομάδες που χρησιμοποιούν Zoom, Google Meet, βίντεο, PDF, αρχεία ήχου και πολύγλωσσες συζητήσεις.

Απομαγνητοφώνηση

Η απομαγνητοφώνηση παρέχει στην ομάδα κείμενο της σύσκεψης με δυνατότητα αναζήτησης. Είναι χρήσιμη όταν κάποιος χρειάζεται την ακριβή διατύπωση μιας αντίρρησης πελάτη, μιας απάντησης σε συνέντευξη, μιας τεχνικής εξήγησης ή του σκεπτικού μιας απόφασης. Αν έχετε ήδη ένα νόμιμα αποκτημένο αρχείο ήχου ή βίντεο, η ροή εργασίας μετατροπής ήχου σε κείμενο μπορεί επίσης να μετατρέψει τις εγγραφές σε κείμενο μετά την κλήση.

Σύνοψη

Η σύνοψη πρέπει να είναι αρκετά σύντομη ώστε να τη διαβάζει ένας διευθυντής και αρκετά συγκεκριμένη ώστε να διατηρεί το νόημα. Πρέπει να απαντά στα εξής: γιατί πραγματοποιήθηκε η σύσκεψη, τι άλλαξε, τι αποφασίστηκε, τι παραμένει ανοιχτό και τι πρέπει να κάνει στη συνέχεια η ομάδα.

Ενέργειες

Οι ενέργειες είναι το σημείο όπου αποτυγχάνουν πολλές σημειώσεις συσκέψεων. Μια χρήσιμη ενέργεια χρειάζεται μια εργασία, έναν υπεύθυνο, μια προθεσμία ή αναμενόμενο χρονικό πλαίσιο και αρκετό πλαίσιο ώστε ο υπεύθυνος να δράσει. Το HiNoter μπορεί να εμφανίσει προτεινόμενες εργασίες και υπευθύνους, ώστε η ομάδα να επιβεβαιώσει γρήγορα την τελική συνέχεια.

Νοητικός χάρτης

Οι νοητικοί χάρτες είναι χρήσιμοι όταν η συζήτηση διακλαδώνεται σε θέματα όπως οι ανάγκες των πελατών, οι κίνδυνοι του προϊόντος, οι αντιρρήσεις, οι εξαρτήσεις και τα ανοιχτά ερωτήματα. Κάνουν μια πυκνή κλήση πιο εύκολη στην επισκόπηση, χωρίς να αναγκάζουν κάθε αναγνώστη να καταφύγει στην απομαγνητοφώνηση.

Συνομιλία AI με αναφορές στις πηγές

Μετά τη σύσκεψη, η καλύτερη ερώτηση συχνά δεν είναι «Πού βρίσκεται η εγγραφή;» αλλά «Τι είπε πραγματικά ο πελάτης για την τιμολόγηση;» ή «Σε ποια προθεσμία δεσμεύτηκε η ομάδα μηχανικής;» Η συνομιλία AI του HiNoter βοηθά τους χρήστες να κάνουν ερωτήσεις στις σημειώσεις τους και να βλέπουν απαντήσεις με σύνδεση στις πηγές, μετατρέποντας τις σημειώσεις συσκέψεων σε λειτουργική βάση γνώσης αντί για στατικό αρχείο.

Εγγενής διαδρομή Zoom έναντι διαδρομής σημειώσεων HiNoter

Καλύτερες περιπτώσεις χρήσης για έναν σημειωτή AI του Zoom

Κλήσεις πωλήσεων

Οι ομάδες πωλήσεων χρειάζονται αντιρρήσεις, δεσμεύσεις, σημεία δυσκολίας, ανταγωνιστές, ονόματα των μελών της επιτροπής αγορών και επόμενα βήματα. Μια εγγραφή Zoom μπορεί να είναι χρήσιμη για εκπαίδευση, αλλά η ομάδα λογαριασμού συνήθως χρειάζεται μια σαφή ανακεφαλαίωση στο CRM, στο κανάλι Slack ή στο έγγραφο παράδοσης. Το HiNoter μπορεί να βοηθήσει στη μετατροπή της σύσκεψης σε δομημένη συνέχεια ενεργειών, ώστε οι εκπρόσωποι να μην βασίζονται στη μνήμη μετά από διαδοχικές κλήσεις.

Ανασκοπήσεις επιτυχίας πελατών και υποστήριξης

Οι κλήσεις με πελάτες συχνά περιέχουν τον πραγματικό λόγο για τον οποίο έχει κολλήσει μια υλοποίηση. Το πρόβλημα μπορεί να είναι ζήτημα δικαιωμάτων, κενό εκπαίδευσης, εμπόδιο εισαγωγής δεδομένων ή ασαφής ανάθεση ευθύνης. Ένας σημειωτής AI του Zoom βοηθά στη διατήρηση της απόφασης και του επόμενου βήματος, ώστε οι ομάδες υποστήριξης, επιτυχίας πελατών και προϊόντος να βλέπουν το ίδιο πλαίσιο.

Προσλήψεις και επιτροπές συνεντεύξεων

Οι ομάδες προσλήψεων χρειάζονται συνεπείς σημειώσεις και όχι διάσπαρτες εντυπώσεις. Με την κατάλληλη ενημέρωση και συγκατάθεση, οι δομημένες σημειώσεις μπορούν να βοηθήσουν τα μέλη της επιτροπής να συγκρίνουν τα στοιχεία με τις απαιτήσεις του ρόλου και να μειώσουν τον κίνδυνο να ξεχάσουν συγκεκριμένες απαντήσεις υποψηφίων.

Συσκέψεις προϊόντος και μηχανικής

Οι συσκέψεις για τον οδικό χάρτη και τα περιστατικά δημιουργούν αποφάσεις που έχουν σημασία αργότερα. Οι ομάδες χρειάζεται να γνωρίζουν ποιος συμβιβασμός έγινε αποδεκτός, ποια εξάρτηση εμποδίζει την πρόοδο και ποιος είναι υπεύθυνος για την επόμενη διερεύνηση. Μια απομαγνητοφώνηση από μόνη της είναι υπερβολικά βαριά· μια δομημένη σύνοψη με πλαίσιο από την πηγή είναι πιο χρήσιμη.

Εκπαίδευση, διαδικτυακά σεμινάρια και εσωτερική ενδυνάμωση

Οι καταγεγραμμένες εκπαιδευτικές συνεδρίες μπορούν να μετατραπούν σε επαναχρησιμοποιήσιμη γνώση. Ανεβάστε το επιτρεπόμενο βίντεο ή ήχο στο HiNoter και, στη συνέχεια, δημιουργήστε απομαγνητοφώνηση, σημειώσεις ανά κεφάλαιο, σύνοψη, ενέργειες και νοητικό χάρτη. Οι ομάδες μπορούν να επαναχρησιμοποιήσουν το υλικό χωρίς να ζητούν από όλους να παρακολουθήσουν ξανά ολόκληρη την εγγραφή.

Αντιμετώπιση προβλημάτων με τις σημειώσεις και τις εγγραφές Zoom

Δεν μπορώ να δω το κουμπί εγγραφής του Zoom

Ελέγξτε αν είστε ο οικοδεσπότης ή συνδιοργανωτής, αν η εγγραφή είναι ενεργοποιημένη για τον λογαριασμό και αν ο κάτοχος της σύσκεψης ή ο διαχειριστής έχει περιορίσει την εγγραφή. Αν είστε συμμετέχων, ζητήστε από τον οικοδεσπότη να σας παραχωρήσει δικαιώματα εγγραφής ή χρησιμοποιήστε τη ροή εργασίας λήψης σημειώσεων που έχει εγκριθεί από τον οργανισμό.

Η απομαγνητοφώνηση στο cloud δεν εμφανίστηκε

Η μεταγραφή ήχου του Zoom απαιτεί υποστηριζόμενο λογαριασμό, ενεργοποιημένη εγγραφή στο cloud και ενεργοποιημένη μεταγραφή ήχου. Η τεκμηρίωση υποστήριξης του Zoom σημειώνει επίσης ότι οι απομαγνητοφωνήσεις μπορεί να χρειαστούν επιπλέον χρόνο για επεξεργασία αφού γίνει διαθέσιμη η εγγραφή στο cloud. Αν πληρούνται οι προϋποθέσεις αλλά η επιλογή λείπει, το Zoom συνιστά να επικοινωνήσετε με την υποστήριξη.

Η εγγραφή υπάρχει, αλλά κανείς δεν θέλει να την παρακολουθήσει

Αυτό είναι το συνηθισμένο πρόβλημα του αρχείου συσκέψεων. Η εγγραφή περιέχει την απάντηση, αλλά η απάντηση είναι παγιδευμένη μέσα σε μια μεγάλη γραμμή χρόνου. Ανεβάστε τη νόμιμα αποκτημένη εγγραφή στο HiNoter ή αφήστε το HiNoter να συμμετέχει σε μελλοντικές κλήσεις, ώστε η ομάδα να λαμβάνει αυτόματα σημειώσεις, αποφάσεις, ενέργειες και πλαίσιο πηγής με δυνατότητα αναζήτησης.

Ξέχασα να ξεκινήσω την εγγραφή

Αν κανείς δεν έκανε εγγραφή, ενδέχεται να μην υπάρχει αρχείο βίντεο για ανάκτηση. Αποτρέψτε το πρόβλημα αναθέτοντας την ευθύνη της σύσκεψης πριν από την κλήση ή χρησιμοποιώντας έναν βοηθό που βασίζεται στο ημερολόγιο και συμμετέχει στις προγραμματισμένες συσκέψεις σύμφωνα με την πολιτική. Η σημαντική συνήθεια είναι να αποφασίζετε τη ροή εργασίας καταγραφής πριν ξεκινήσει η σύσκεψη.

Οι συμμετέχοντες αισθάνονται άβολα με την καταγραφή

Σεβαστείτε αυτό το μήνυμα. Εξηγήστε τι θα καταγραφεί, ποιοι θα έχουν πρόσβαση, για πόσο καιρό θα διατηρηθεί και αν η ομάδα μπορεί να χρησιμοποιήσει μια πιο ελαφριά μέθοδο τεκμηρίωσης. Για ευαίσθητες κλήσεις, ευθυγραμμιστείτε με τις απαιτήσεις της νομικής υπηρεσίας, της ασφάλειας, του HR ή των πελατών πριν χρησιμοποιήσετε οποιαδήποτε καταγραφή ή βοηθό τεχνητής νοημοσύνης.

Βέλτιστες πρακτικές για το απόρρητο και τη συγκατάθεση

Η καταγραφή συσκέψεων δεν είναι μόνο απόφαση για ένα εργαλείο. Είναι επίσης απόφαση εμπιστοσύνης. Ενημερώστε τους συμμετέχοντες όταν μια σύσκεψη καταγράφεται, απομαγνητοφωνείται ή συνοψίζεται. Ακολουθήστε τους νόμους και τους κανόνες εργασίας που ισχύουν για τις τοποθεσίες των συμμετεχόντων και το είδος της συνομιλίας. Για εξωτερικές κλήσεις, κάντε την ενημέρωση σαφή και δώστε στους συμμετέχοντες την ευκαιρία να αντιταχθούν ή να επιλέξουν άλλη μέθοδο τεκμηρίωσης.

Για την εσωτερική υιοθέτηση, δημιουργήστε μια απλή πολιτική που απαντά σε πέντε ερωτήσεις: ποιες συσκέψεις μπορούν να χρησιμοποιούν σημειώσεις AI, ποιος μπορεί να προσκαλεί τον βοηθό, πώς ενημερώνονται οι συμμετέχοντες, πού αποθηκεύονται οι σημειώσεις και ποιος μπορεί να έχει πρόσβαση ή να τις διαγράφει. Αυτή η πολιτική διευκολύνει την υιοθέτηση, επειδή οι άνθρωποι γνωρίζουν τι κάνει το εργαλείο και γιατί.

Επίσης, εξετάστε τον τρόπο διαχείρισης δεδομένων από τον πάροχο. Το υλικό υποστήριξης AI της Zoom αναφέρει ότι ο ήχος, το βίντεο, η συνομιλία, η κοινή χρήση οθόνης, τα συνημμένα και παρόμοιο περιεχόμενο που μοιάζει με επικοινωνία των πελατών δεν χρησιμοποιούνται για την εκπαίδευση των μοντέλων AI της Zoom ή τρίτων. Για οποιοδήποτε προϊόν σημειώσεων τρίτου μέρους, συμπεριλαμβανομένου του HiNoter, οι ομάδες θα πρέπει να εξετάζουν τις τρέχουσες ρυθμίσεις απορρήτου, ασφάλειας και διατήρησης του προϊόντος πριν το χρησιμοποιήσουν για ευαίσθητο περιεχόμενο.

Πότε να χρησιμοποιείτε την καταγραφή Zoom και πότε το HiNoter

Πώς να εφαρμόσετε έναν AI βοηθό σημειώσεων Zoom για μια ομάδα

Ξεκινήστε με επαναλαμβανόμενες συσκέψεις, όχι με όλες τις συσκέψεις. Επιλέξτε μία ανασκόπηση κλήσης πωλήσεων, μία κλήση επιτυχίας πελατών, έναν συγχρονισμό έργου και μία ενημέρωση ηγεσίας. Καθορίστε την αναμενόμενη έξοδο για κάθε τύπο σύσκεψης: εκτελεστική περίληψη για την ηγεσία, ενέργειες για τους συγχρονισμούς έργων, αντιρρήσεις και επόμενες ενέργειες για τις πωλήσεις και εμπόδια για την επιτυχία πελατών.

Στη συνέχεια, συνδέστε το ημερολόγιο και αποφασίστε ποιος είναι υπεύθυνος για το αρχείο της σύσκεψης. Ο υπεύθυνος δεν χρειάζεται να πληκτρολογεί σημειώσεις, αλλά θα πρέπει να ελέγχει την έξοδο για ακρίβεια, να αφαιρεί οτιδήποτε δεν πρέπει να κοινοποιηθεί και να στέλνει την ανακεφαλαίωση στο σωστό κοινό. Έτσι διατηρείται η υπευθυνότητα, ενώ εξαλείφεται το χειρότερο μέρος της χειροκίνητης λήψης σημειώσεων.

Τέλος, αποφασίστε πού θα καταλήγουν οι σημειώσεις. Μια ανακεφαλαίωση που βρίσκεται μόνο στα εισερχόμενα κάποιου θα ξεχαστεί. Στείλτε τις περιλήψεις πελατών στον χώρο εργασίας του λογαριασμού, τις αποφάσεις έργων στο έγγραφο του έργου, τις ενέργειες στο σωστό κανάλι και τη διαχρονική γνώση στη βάση γνώσεων της ομάδας. Το HiNoter υποστηρίζει τη ροή εργασίας μετατρέποντας τη σύσκεψη σε δομημένο υλικό που μπορεί να συγχρονιστεί, να εξαχθεί, να αναζητηθεί και να συζητηθεί.

Τελικό συμπέρασμα

Το Zoom προσφέρει ήδη στις ομάδες αρκετούς τρόπους καταγραφής συσκέψεων, αλλά η εγγενής διαδικασία εξαρτάται από άδειες και επικεντρώνεται στην καταγραφή. Αυτό είναι αρκετό όταν ο στόχος είναι ένα αρχείο σύσκεψης. Δεν αρκεί όταν η ομάδα χρειάζεται να γνωρίζει τι συνέβη, τι αποφασίστηκε και ποιος είναι υπεύθυνος για το επόμενο βήμα.

Ένας AI βοηθός σημειώσεων Zoom θα πρέπει να κάνει τις συσκέψεις πιο απλές, όχι να δημιουργεί άλλο ένα αρχείο προς διαχείριση. Συνδέστε το ημερολόγιό σας στο HiNoter, αφήστε τον βοηθό να συμμετέχει σε εγκεκριμένες συσκέψεις Zoom και λάβετε την απομαγνητοφώνηση, την περίληψη, τις ενέργειες, τον νοητικό χάρτη και το AI Chat με σύνδεση στις πηγές μετά την κλήση. Η σύσκεψη γίνεται αναζητήσιμη γνώση αντί για μια συνομιλία που χάνεται.

CTA: Δοκιμάστε το HiNoter στην επόμενη προγραμματισμένη σύσκεψή σας στο Zoom. Συνδέστε το ημερολόγιό σας, μείνετε παρόντες στην κλήση και λάβετε αυτόματες σημειώσεις, περιλήψεις, ενέργειες και νοητικούς χάρτες χωρίς να αναδημιουργήσετε τη σύσκεψη από μνήμης.

Συχνές ερωτήσεις

Τι είναι ένας AI βοηθός σημειώσεων Zoom;

Ένας AI βοηθός σημειώσεων Zoom είναι λογισμικό που καταγράφει ή επεξεργάζεται το περιεχόμενο συσκέψεων Zoom και το μετατρέπει σε απομαγνητοφωνήσεις, περιλήψεις, αποφάσεις, ενέργειες και αναζητήσιμες σημειώσεις. Ορισμένα εργαλεία λειτουργούν μέσω εγγενών δυνατοτήτων του Zoom, ενώ άλλα, όπως το HiNoter, μπορούν να συμμετέχουν σε προγραμματισμένες συσκέψεις μέσω μιας ροής εργασίας βοηθού που βασίζεται στο ημερολόγιο.

Μπορεί ένας AI βοηθός σημειώσεων να συμμετέχει αυτόματα σε συσκέψεις Zoom;

Ναι, όταν το εργαλείο, το ημερολόγιο, οι άδειες της σύσκεψης και η πολιτική του οργανισμού το επιτρέπουν. Το HiNoter μπορεί να συνδεθεί στο ημερολόγιό σας και να συμμετέχει σε προγραμματισμένες συσκέψεις, ώστε η ομάδα να μην εξαρτάται από κάποιον που πρέπει να ξεκινήσει χειροκίνητα μια καταγραφή ή να γράψει σημειώσεις.

Χρειάζεται να καταγράψω το Zoom για να λάβω σημειώσεις AI;

Όχι πάντα. Οι εγγενείς απομαγνητοφωνήσεις του Zoom συνδέονται με την καταγραφή στο cloud, αλλά μια ειδική ροή εργασίας λήψης σημειώσεων AI μπορεί να δημιουργεί σημειώσεις μέσω ενός εγκεκριμένου βοηθού που συμμετέχει στη σύσκεψη ή από μια επιτρεπόμενη καταγραφή που μεταφορτώνεται αργότερα. Ακολουθείτε πάντα την ενημέρωση, τη συγκατάθεση και την πολιτική της εταιρείας.

Ποιος μπορεί να καταγράψει μια σύσκεψη Zoom;

Ο οικοδεσπότης μπορεί συνήθως να ξεκινήσει την καταγραφή όταν αυτή είναι ενεργοποιημένη. Οι συνδιοργανωτές και οι συμμετέχοντες μπορεί να έχουν περιορισμένη δυνατότητα καταγραφής, ανάλογα με τις ρυθμίσεις λογαριασμού, την άδεια χρήσης, τα στοιχεία ελέγχου της σύσκεψης και το αν ο οικοδεσπότης τους παραχωρήσει δικαιώματα καταγραφής. Η καταγραφή στο cloud απαιτεί γενικά έναν κατάλληλο επί πληρωμή λογαριασμό και ενεργοποιημένες ρυθμίσεις καταγραφής στο cloud.

Τι γίνεται αν η καταγραφή Zoom είναι απενεργοποιημένη;

Αρχικά, ελέγξτε αν ο περιορισμός είναι τεχνικός, διοικητικός ή βασίζεται σε πολιτική. Αν η ομάδα χρειάζεται επίσημο αρχείο βίντεο, συνεργαστείτε με τον οικοδεσπότη ή τον διαχειριστή του Zoom. Αν ο στόχος είναι οι δομημένες σημειώσεις της σύσκεψης, χρησιμοποιήστε έναν εγκεκριμένο βοηθό λήψης σημειώσεων με σαφή ενημέρωση των συμμετεχόντων και άδεια.

Μπορεί το HiNoter να δημιουργήσει ενέργειες και νοητικούς χάρτες από κλήσεις Zoom;

Ναι. Το HiNoter μπορεί να δημιουργεί απομαγνητοφωνήσεις, περιλήψεις, ενέργειες, υπευθύνους, επόμενες ενέργειες και νοητικούς χάρτες από υποστηριζόμενες πηγές συσκέψεων. Υποστηρίζει επίσης AI Chat με αναφορές στις πηγές, ώστε οι ομάδες να μπορούν να κάνουν ερωτήσεις σχετικά με τις σημειώσεις τους μετά τη σύσκεψη.