เครื่องจดบันทึก AI ของ Zoom: ถอดเสียงอัตโนมัติ สรุปเนื้อหา และรายการสิ่งที่ต้องทำ

คำตอบโดยตรง: เครื่องจดบันทึกด้วย AI ของ Zoom ช่วยให้ทีมบันทึกการประชุม Zoom และเปลี่ยนให้เป็นการถอดเสียง สรุปการประชุม มติ งานที่ต้องดำเนินการ และบันทึกที่ค้นหาได้ การบันทึกใน Zoom และ AI Companion ในตัวอาจช่วยได้เมื่อได้รับอนุญาต แต่ HiNoter เพิ่มเวิร์กโฟลว์ที่อิงตามปฏิทิน ซึ่งสามารถเข้าร่วมการประชุมตามกำหนดการโดยอัตโนมัติและส่งบันทึกที่มีโครงสร้างหลังจบการโทร

การเข้าร่วมการประชุม Zoom นั้นง่าย และการทำข้อมูลหายก็ง่ายอย่างน่าประหลาดใจ การตัดสินใจของโครงการเกิดขึ้นในนาทีที่ 47 ลูกค้าพูดถึงอุปสรรคที่แท้จริงระหว่างการแชร์หน้าจอ หรือคณะผู้สัมภาษณ์เห็นพ้องเกี่ยวกับขั้นตอนถัดไปในช่วงสองนาทีสุดท้าย หากไม่มีใครรับผิดชอบบันทึก การบันทึกก็จะกลายเป็นไฟล์ยาว ๆ ที่ทุกคนสัญญาว่าจะดูในภายหลัง และแทบไม่มีใครทำจริง

คู่มือนี้เริ่มต้นด้วยคำถามเชิงปฏิบัติเกี่ยวกับ Zoom: ใครสามารถบันทึกได้ การถอดเสียงมาจากไหน AI Companion สามารถสรุปอะไรได้บ้าง และควรทำอย่างไรเมื่อการตั้งค่าเหล่านั้นไม่พร้อมใช้งาน จากนั้นจะแสดงเวิร์กโฟลว์ของ HiNoter สำหรับทีมที่ต้องการส่วนที่มีประโยชน์ของการประชุม ได้แก่ การถอดเสียง สรุปการประชุม งานที่ต้องดำเนินการ แผนผังความคิด การส่งออก และ AI Chat ที่อ้างอิงจากแหล่งข้อมูล โดยไม่ต้องเริ่ม หยุด ดาวน์โหลด และเขียนสรุปการโทรแต่ละครั้งใหม่ด้วยตนเอง

การบันทึก การถอดเสียง และบันทึกด้วย AI ของ Zoom ทำงานอย่างไร

Zoom มีการบันทึกลงคอมพิวเตอร์ การบันทึกบนคลาวด์ การถอดเสียงจากการบันทึกบนคลาวด์ และสรุปการประชุมด้วย AI Companion แต่สิ่งเหล่านี้ไม่ได้ทำงานเหมือนสวิตช์จดบันทึกสากลเพียงตัวเดียว ประสบการณ์ที่ได้รับจะขึ้นอยู่กับประเภทบัญชี การตั้งค่าของผู้ดูแลระบบ สิทธิ์ของโฮสต์ การควบคุมการประชุม นโยบายพื้นที่จัดเก็บ เวอร์ชันไคลเอนต์ และโฮสต์เปิดใช้ฟีเจอร์ที่เหมาะสมก่อนหรือระหว่างการประชุมหรือไม่

เอกสารสนับสนุนอย่างเป็นทางการของ Zoom ระบุว่า การบันทึกบนคอมพิวเตอร์จะถูกบันทึกไว้ในเครื่องและใช้งานได้กับบัญชี Zoom ทุกประเภท ขณะที่การบันทึกบนคลาวด์ใช้งานได้กับบัญชีแบบชำระเงินและจัดเก็บไว้ใน Zoom Cloud การบันทึกบนคลาวด์สามารถมีไฟล์วิดีโอ MP4 ไฟล์เสียง M4A และไฟล์ข้อความแชต การถอดเสียงเป็นฟีเจอร์แยกต่างหากของการบันทึกบนคลาวด์ โดยจะถอดเสียงจากไฟล์เสียงของการบันทึกบนคลาวด์โดยอัตโนมัติ และจัดเตรียมการถอดเสียงรูปแบบ VTT หลังประมวลผล เมื่อบัญชี การบันทึกบนคลาวด์ และการตั้งค่าการถอดเสียงเปิดใช้งานอยู่

สรุปการประชุมด้วย Zoom AI Companion แตกต่างจากการถอดเสียงการบันทึก สามารถสร้างสรุปการประชุมที่เขียนโดย AI และส่งให้หลังการประชุมได้ แต่ฟีเจอร์นี้ต้องพร้อมใช้งานในบัญชี และเปิดใช้งานโดยเจ้าของบัญชี ผู้ดูแลระบบ หรือผ่านการตั้งค่าของผู้ใช้ที่เกี่ยวข้อง Zoom ยังระบุด้วยว่าผู้เข้าร่วมสามารถขอสรุปการประชุมได้ แต่โฮสต์หรือผู้ดูแลระบบที่มีสิทธิ์อาจต้องเริ่มต้นหรือเปิดใช้งานฟีเจอร์นี้

ภาพรวมสิทธิ์ของเครื่องจดบันทึกด้วย AI ของ Zoom

หากคุณเป็นโฮสต์

หากคุณเป็นโฮสต์การประชุม Zoom ให้ตัดสินใจก่อนเริ่มการประชุมว่าทีมต้องการอะไรจริง ๆ การบันทึกมีประโยชน์เมื่อจำเป็นต้องทบทวนรายละเอียดการแชร์หน้าจอ เก็บวิดีโอการฝึกอบรม หรือจัดทำคลังข้อมูลอย่างเป็นทางการ การถอดเสียงมีประโยชน์เมื่อทีมต้องการข้อความที่ค้นหาได้ เวิร์กโฟลว์บันทึกด้วย AI มีประโยชน์เมื่อผู้คนต้องการเพียงสรุปสั้น ๆ มติ งาน เจ้าของงาน และการติดตามผล

สำหรับการบันทึกใน Zoom ให้เริ่มการประชุม คลิกตัวควบคุมการบันทึก และเลือกตัวเลือกการบันทึกที่พร้อมใช้งาน หากเปิดใช้การบันทึกบนคลาวด์ คุณอาจสามารถบันทึกลงคลาวด์ได้ มิฉะนั้นตัวเลือกที่พร้อมใช้งานอาจเป็นการบันทึกลงคอมพิวเตอร์ในเครื่อง สำหรับอุปกรณ์เคลื่อนที่ เอกสารสนับสนุนของ Zoom ระบุว่าไม่สามารถบันทึกในเครื่องบน iOS หรือ Android ได้ ขณะที่การบันทึกบนคลาวด์ต้องใช้บัญชีแบบชำระเงินที่มีสิทธิ์ โฮสต์หรือผู้ช่วยโฮสต์ และต้องเปิดใช้การบันทึกบนคลาวด์

สำหรับสรุปการประชุมด้วย AI Companion ให้ตรวจสอบว่าฟีเจอร์นี้เปิดใช้งานสำหรับบัญชี กลุ่ม และการตั้งค่าผู้ใช้ของคุณหรือไม่ เอกสารสนับสนุนของ Zoom อธิบายการควบคุมของเจ้าของบัญชีและผู้ดูแลระบบสำหรับเปิดหรือปิดสรุปการประชุม รวมถึงการตั้งค่าเพิ่มเติม เช่น การเริ่มสรุปโดยอัตโนมัติ การแชร์ทางอีเมล ระยะเวลาเก็บรักษา การใช้ข้อความแชตในการประชุม และข้อความปฏิเสธความรับผิดชอบที่กำหนดเอง

หากคุณเป็นผู้เข้าร่วม

หากคุณไม่ใช่โฮสต์ อย่าคิดว่าคุณสามารถบันทึกหรือนำผู้ช่วยจดบันทึกเข้ามาได้ ใน Zoom ผู้เข้าร่วมอาจต้องให้โฮสต์อนุญาตสิทธิ์การบันทึก การอนุญาตนั้นควรระบุไว้อย่างชัดเจน โดยเฉพาะสำหรับการโทรกับลูกค้า การสัมภาษณ์รับสมัครงาน เซสชันวิจัย การพูดคุยเรื่องการแพทย์หรือการเงิน และการประชุมใด ๆ ที่มีบุคคลภายนอกบริษัทของคุณเข้าร่วม

ผู้เข้าร่วมยังสามารถช่วยให้การประชุมมีความรับผิดชอบมากขึ้นได้ ขอให้โฮสต์เปิดการบันทึกที่ได้รับอนุมัติ เปิดใช้สรุป AI ที่ได้รับอนุมัติ หรือเชิญผู้ช่วยจดบันทึกที่ทีมเลือกใช้ หากทีมใช้ HiNoter แนวทางที่ราบรื่นที่สุดคือเชื่อมต่อปฏิทินและให้ผู้ช่วยเข้าร่วมการประชุมตามกำหนดการตามนโยบายของทีม แทนที่จะคิดหาวิธีหลังจากเริ่มการโทรไปแล้ว

หากไม่สามารถบันทึกใน Zoom ได้

การบันทึกอาจไม่พร้อมใช้งานด้วยเหตุผลทั่วไป เช่น โฮสต์ไม่มีใบอนุญาต ปิดใช้การบันทึกบนคลาวด์ ผู้ดูแลระบบล็อกการตั้งค่าการบันทึก ผู้ใช้ใช้อุปกรณ์ที่ไม่รองรับประเภทการบันทึกที่ต้องการ หรือไม่มีบุคคลที่มีสิทธิ์เหมาะสมอยู่ในการประชุม นอกจากนี้อาจไม่พร้อมใช้งานด้วยเหตุผลด้านนโยบาย เช่น สัญญากับลูกค้า กฎความเป็นส่วนตัวภายใน หรือประเภทการประชุมที่ไม่ควรบันทึก

เมื่อไม่สามารถบันทึกได้ ให้แยกเป้าหมายออกจากวิธีการ หากทีมต้องการคลังวิดีโอเพื่อวัตถุประสงค์ทางกฎหมาย ให้แก้ไขปัญหาการบันทึกใน Zoom ร่วมกับผู้ดูแลระบบหรือโฮสต์ หากทีมต้องการสาระสำคัญของการประชุม ได้แก่ สิ่งที่ตัดสินใจ สิ่งที่ให้คำมั่นไว้ และสิ่งที่จะเกิดขึ้นต่อไป เครื่องจดบันทึกด้วย AI ที่ได้รับอนุมัติอาจเป็นเวิร์กโฟลว์ที่ดีกว่า สิ่งสำคัญคือการแจ้งให้ผู้เข้าร่วมทราบ และปฏิบัติตามกฎด้านความยินยอม ความเป็นส่วนตัว และการจัดการข้อมูลขององค์กร

เวิร์กโฟลว์เครื่องจดบันทึกด้วย AI ของ Zoom ร่วมกับ HiNoter

HiNoter คือผู้ช่วยการประชุมด้วย AI และแพลตฟอร์มบันทึกการประชุมที่สร้างขึ้นสำหรับทีมที่ต้องการมากกว่าไฟล์การประชุม หลังจากทำความเข้าใจแนวทางการใช้งาน Zoom ในตัวแล้ว เวิร์กโฟลว์ของ HiNoter ก็เรียบง่าย: เชื่อมต่อปฏิทิน ให้ผู้ช่วยเข้าร่วมการโทรตามกำหนดการเมื่อเหมาะสม และรับบันทึกที่มีโครงสร้างหลังการประชุม

ความแตกต่างระหว่างการประชุมมีเพียงเล็กน้อย แต่หลังการประชุมกลับมีผลอย่างมาก การบันทึกเสียงหรือวิดีโอทำให้ต้องมีคนตรวจทานไฟล์ ส่วนบทถอดเสียงทำให้ต้องมีคนอ่านข้อความยาว ๆ บันทึกการประชุมด้วย AI ช่วยมอบฉบับร่างแรกที่กระชับเกี่ยวกับสิ่งสำคัญให้ทีม โดยยังคงมีบทถอดเสียงไว้สำหรับตรวจสอบแหล่งที่มาเมื่อจำเป็น

HiNoter สร้างอะไรหลังการประชุม Zoom

เครื่องมือจดบันทึกด้วย AI สำหรับ Zoom ที่ดีไม่ควรหยุดอยู่แค่การแปลงเสียงพูดเป็นข้อความ HiNoter ได้รับการออกแบบมาเพื่อเปลี่ยนเนื้อหาการประชุมให้เป็นความรู้ของทีมที่นำกลับมาใช้ได้ โดยเฉพาะสำหรับทีมที่ทำงานข้าม Zoom, Google Meet, วิดีโอ, PDF, ไฟล์เสียง และการสนทนาหลายภาษา

บทถอดเสียง

บทถอดเสียงช่วยให้ทีมมีข้อความจากการประชุมที่ค้นหาได้ มีประโยชน์เมื่อใครบางคนต้องการถ้อยคำที่แน่นอนของข้อโต้แย้งจากลูกค้า คำตอบในการสัมภาษณ์ คำอธิบายทางเทคนิค หรือเหตุผลของการตัดสินใจ หากคุณมีไฟล์เสียงหรือวิดีโอที่ถูกต้องตามกฎหมายอยู่แล้ว เวิร์กโฟลว์ แปลงเสียงเป็นข้อความ ก็สามารถเปลี่ยนการบันทึกเป็นข้อความหลังการโทรได้เช่นกัน

สรุป

สรุปควรสั้นพอให้ผู้จัดการอ่านได้ และมีรายละเอียดเพียงพอที่จะรักษาความหมายไว้ ควรตอบคำถามว่าเหตุใดจึงจัดการประชุม มีอะไรเปลี่ยนแปลง ตัดสินใจอะไรไปแล้ว มีเรื่องใดที่ยังเปิดอยู่ และทีมควรทำอะไรต่อ

รายการสิ่งที่ต้องทำ

รายการสิ่งที่ต้องทำคือจุดที่บันทึกการประชุมจำนวนมากล้มเหลว รายการที่มีประโยชน์ต้องมีงาน ผู้รับผิดชอบ กำหนดส่งหรือช่วงเวลาที่คาดหมาย และบริบทเพียงพอให้ผู้รับผิดชอบลงมือทำ HiNoter สามารถแสดงงานและผู้รับผิดชอบที่เป็นไปได้ เพื่อให้ทีมยืนยันการติดตามผลขั้นสุดท้ายได้อย่างรวดเร็ว

แผนผังความคิด

แผนผังความคิดมีประโยชน์เมื่อการสนทนาแตกแขนงไปหลายหัวข้อ เช่น ความต้องการของลูกค้า ความเสี่ยงของผลิตภัณฑ์ ข้อโต้แย้ง สิ่งที่ต้องพึ่งพา และคำถามที่ยังเปิดอยู่ ช่วยให้ตรวจดูการโทรที่มีเนื้อหาแน่นได้ง่ายขึ้น โดยไม่บังคับให้ผู้อ่านทุกคนต้องอ่านบทถอดเสียง

AI Chat พร้อมการอ้างอิงแหล่งที่มา

หลังการประชุม คำถามที่ดีที่สุดมักไม่ใช่ "ไฟล์บันทึกอยู่ที่ไหน" แต่เป็น "ลูกค้าพูดถึงราคาอย่างไรบ้าง" หรือ "ฝ่ายวิศวกรรมรับปากกำหนดเวลาใด" AI Chat ของ HiNoter ช่วยให้ผู้ใช้ถามคำถามเกี่ยวกับบันทึกและเห็นคำตอบที่เชื่อมโยงกับแหล่งที่มา เปลี่ยนบันทึกการประชุมให้เป็นฐานความรู้ที่ใช้งานได้ แทนที่จะเป็นเพียงคลังข้อมูลแบบคงที่

เส้นทาง Zoom โดยตรง เทียบกับเส้นทางบันทึกของ HiNoter

กรณีการใช้งานที่ดีที่สุดสำหรับเครื่องมือจดบันทึกด้วย AI บน Zoom

การโทรเพื่อการขาย

ทีมขายต้องการข้อมูลเกี่ยวกับข้อโต้แย้ง คำมั่นสัญญา ปัญหาที่ลูกค้าพบ คู่แข่ง ชื่อสมาชิกคณะผู้มีส่วนร่วมในการตัดสินใจซื้อ และขั้นตอนถัดไป การบันทึก Zoom อาจมีประโยชน์สำหรับการโค้ช แต่โดยทั่วไปทีมดูแลบัญชีต้องการสรุปที่กระชับใน CRM ช่อง Slack หรือเอกสารส่งต่องาน HiNoter ช่วยเปลี่ยนการประชุมให้เป็นการติดตามผลที่มีโครงสร้าง เพื่อให้ตัวแทนขายไม่ต้องพึ่งพาความจำหลังการโทรต่อเนื่องหลายครั้ง

การทบทวนด้านความสำเร็จของลูกค้าและฝ่ายสนับสนุน

การโทรกับลูกค้ามักมีเหตุผลที่แท้จริงว่าทำไมการนำระบบไปใช้งานจึงติดขัด ปัญหาอาจเป็นเรื่องสิทธิ์ ช่องว่างด้านการฝึกอบรม อุปสรรคในการนำเข้าข้อมูล หรือความเป็นเจ้าของที่ไม่ชัดเจน เครื่องมือจดบันทึกด้วย AI บน Zoom ช่วยเก็บรักษาการตัดสินใจและขั้นตอนถัดไป เพื่อให้ทีมสนับสนุน ทีมดูแลความสำเร็จของลูกค้า และทีมผลิตภัณฑ์เห็นบริบทเดียวกัน

การสรรหาและคณะผู้สัมภาษณ์

ทีมสรรหาต้องการบันทึกที่สอดคล้องกัน ไม่ใช่ความประทับใจที่กระจัดกระจาย เมื่อมีการแจ้งให้ทราบและได้รับความยินยอมอย่างเหมาะสม บันทึกที่มีโครงสร้างช่วยให้ผู้สัมภาษณ์เปรียบเทียบหลักฐานกับข้อกำหนดของตำแหน่ง และลดความเสี่ยงที่จะลืมคำตอบเฉพาะของผู้สมัคร

การประชุมด้านผลิตภัณฑ์และวิศวกรรม

การประชุมเกี่ยวกับแผนงานและเหตุขัดข้องก่อให้เกิดการตัดสินใจที่มีความสำคัญในภายหลัง ทีมจำเป็นต้องทราบว่ายอมรับข้อแลกเปลี่ยนใด สิ่งที่ต้องพึ่งพาใดกำลังขัดขวางความคืบหน้า และใครรับผิดชอบการตรวจสอบครั้งถัดไป บทถอดเสียงเพียงอย่างเดียวมีเนื้อหาหนักเกินไป ส่วนสรุปที่มีโครงสร้างพร้อมบริบทจากแหล่งที่มามีประโยชน์มากกว่า

การฝึกอบรม เว็บบินาร์ และการเสริมศักยภาพภายในองค์กร

เซสชันฝึกอบรมที่บันทึกไว้สามารถเปลี่ยนเป็นความรู้ที่นำกลับมาใช้ได้ อัปโหลดวิดีโอหรือเสียงที่ได้รับอนุญาตไปยัง HiNoter จากนั้นสร้างบทถอดเสียง บันทึกแบ่งตามบท สรุป รายการสิ่งที่ต้องทำ และแผนผังความคิด ทีมสามารถนำเนื้อหากลับมาใช้ได้โดยไม่ต้องขอให้ทุกคนรับชมการบันทึกทั้งหมดอีกครั้ง

การแก้ไขปัญหาบันทึกและการบันทึกของ Zoom

ฉันไม่เห็นปุ่มบันทึกของ Zoom

ตรวจสอบว่าคุณเป็นโฮสต์หรือผู้ช่วยโฮสต์หรือไม่ บัญชีเปิดใช้งานการบันทึกไว้หรือไม่ และเจ้าของการประชุมหรือผู้ดูแลระบบจำกัดการบันทึกไว้หรือไม่ หากคุณเป็นผู้เข้าร่วม ให้ขอให้โฮสต์มอบสิทธิ์การบันทึก หรือใช้เวิร์กโฟลว์การจดบันทึกที่องค์กรอนุมัติ

บทถอดเสียงบนคลาวด์ไม่ปรากฏ

การถอดเสียงจาก Zoom ต้องใช้บัญชีที่รองรับ เปิดใช้งานการบันทึกบนคลาวด์ และเปิดใช้งานการถอดเสียง ระบบเอกสารสนับสนุนของ Zoom ยังระบุว่าบทถอดเสียงอาจใช้เวลาเพิ่มเติมในการประมวลผลหลังจากการบันทึกบนคลาวด์พร้อมใช้งาน หากตรงตามข้อกำหนดเบื้องต้นแล้วแต่ยังไม่พบตัวเลือก Zoom แนะนำให้ติดต่อฝ่ายสนับสนุน

มีการบันทึกอยู่ แต่ไม่มีใครอยากดู

นี่คือปัญหาปกติของคลังการประชุม การบันทึกมีคำตอบอยู่ แต่คำตอบถูกขังอยู่ในไทม์ไลน์ที่ยาวนาน อัปโหลดการบันทึกที่ถูกต้องตามกฎหมายไปยัง HiNoter หรือให้ HiNoter เข้าร่วมการโทรในอนาคต เพื่อให้ทีมได้รับบันทึก การตัดสินใจ รายการสิ่งที่ต้องทำ และบริบทของแหล่งที่มาที่ค้นหาได้โดยอัตโนมัติ

ฉันลืมเริ่มบันทึก

หากไม่มีใครบันทึก อาจไม่มีไฟล์วิดีโอให้กู้คืน ป้องกันปัญหานี้โดยกำหนดผู้รับผิดชอบการประชุมก่อนการโทร หรือใช้ผู้ช่วยที่อ้างอิงปฏิทินและเข้าร่วมการประชุมที่กำหนดไว้ตามนโยบาย สิ่งสำคัญคือการตัดสินใจเกี่ยวกับเวิร์กโฟลว์การเก็บข้อมูลก่อนเริ่มการประชุม

ผู้เข้าร่วมรู้สึกไม่สบายใจกับการบันทึก

เคารพสัญญาณนั้น อธิบายว่าจะมีการบันทึกอะไรบ้าง ใครจะเข้าถึงข้อมูลได้ จะเก็บรักษาไว้นานเท่าใด และทีมหันมาใช้การจัดทำเอกสารที่เบากว่านี้แทนได้หรือไม่ สำหรับการสนทนาที่ละเอียดอ่อน ควรประสานงานกับฝ่ายกฎหมาย ฝ่ายความปลอดภัย ฝ่ายทรัพยากรบุคคล หรือพิจารณาข้อกำหนดของลูกค้าก่อนใช้การบันทึกหรือผู้ช่วย AI

แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดด้านความเป็นส่วนตัวและความยินยอม

การบันทึกเนื้อหาการประชุมไม่ได้เป็นเพียงการตัดสินใจเรื่องเครื่องมือเท่านั้น แต่ยังเป็นการตัดสินใจเรื่องความไว้วางใจด้วย แจ้งให้ผู้เข้าร่วมทราบเมื่อมีการบันทึก ถอดเสียง หรือสรุปการประชุม ปฏิบัติตามกฎหมายและกฎระเบียบในสถานที่ทำงานที่ใช้กับสถานที่ของผู้เข้าร่วมและประเภทของการสนทนา สำหรับการโทรกับบุคคลภายนอก ควรแจ้งให้ชัดเจนและเปิดโอกาสให้ผู้เข้าร่วมคัดค้านหรือเลือกวิธีจัดทำเอกสารแบบอื่น

สำหรับการนำไปใช้ภายในองค์กร ให้จัดทำนโยบายที่เรียบง่ายและตอบคำถามห้าข้อ ได้แก่ การประชุมใดบ้างที่สามารถใช้บันทึกจาก AI ได้ ใครสามารถเชิญผู้ช่วยเข้าร่วมได้ จะแจ้งให้ผู้เข้าร่วมทราบอย่างไร บันทึกจะจัดเก็บไว้ที่ใด และใครสามารถเข้าถึงหรือลบได้ นโยบายนี้ช่วยให้การนำไปใช้ราบรื่นขึ้น เพราะผู้คนทราบว่าเครื่องมือกำลังทำอะไรและทำไปเพื่ออะไร

นอกจากนี้ควรตรวจสอบการจัดการข้อมูลของผู้ให้บริการด้วย เอกสารสนับสนุนด้าน AI ของ Zoom ระบุว่าเสียง วิดีโอ แชต การแชร์หน้าจอ ไฟล์แนบ และเนื้อหาที่มีลักษณะคล้ายการสื่อสารอื่น ๆ ของลูกค้า จะไม่ถูกนำไปใช้ฝึกโมเดล AI ของ Zoom หรือของบุคคลที่สาม สำหรับผลิตภัณฑ์จดบันทึกจากบุคคลที่สาม รวมถึง HiNoter ทีมควรตรวจสอบการตั้งค่าความเป็นส่วนตัว ความปลอดภัย และการเก็บรักษาข้อมูลปัจจุบันของผลิตภัณฑ์ก่อนนำไปใช้กับเนื้อหาที่ละเอียดอ่อน

ควรใช้การบันทึกของ Zoom และควรใช้ HiNoter เมื่อใด

วิธีนำเครื่องมือจดบันทึกด้วย AI ของ Zoom มาใช้ในทีม

เริ่มจากการประชุมที่เกิดขึ้นเป็นประจำ ไม่ใช่ทุกการประชุม เลือกการทบทวนการโทรฝ่ายขายหนึ่งครั้ง การโทรกับลูกค้าของฝ่ายความสำเร็จลูกค้าหนึ่งครั้ง การประชุมซิงก์โครงการหนึ่งครั้ง และการอัปเดตผู้นำหนึ่งครั้ง กำหนดผลลัพธ์ที่คาดหวังสำหรับการประชุมแต่ละประเภท ได้แก่ สรุปสำหรับผู้บริหารสำหรับการประชุมผู้นำ รายการสิ่งที่ต้องทำสำหรับการซิงก์โครงการ ข้อโต้แย้งและการติดตามผลสำหรับฝ่ายขาย และอุปสรรคสำหรับฝ่ายความสำเร็จลูกค้า

จากนั้นเชื่อมต่อปฏิทินและตัดสินใจว่าใครเป็นผู้รับผิดชอบบันทึกการประชุม ผู้รับผิดชอบไม่จำเป็นต้องพิมพ์บันทึกเอง แต่ควรตรวจสอบความถูกต้องของผลลัพธ์ ลบสิ่งที่ไม่ควรแชร์ และส่งสรุปให้ผู้รับที่เหมาะสม วิธีนี้ช่วยรักษาความรับผิดชอบไว้พร้อมกับขจัดส่วนที่ยุ่งยากที่สุดของการจดบันทึกด้วยตนเอง

สุดท้ายตัดสินใจว่าจะจัดเก็บบันทึกไว้ที่ใด สรุปที่อยู่เพียงในกล่องจดหมายของใครบางคนจะถูกลืม ส่งสรุปลูกค้าไปยังพื้นที่ทำงานของบัญชีลูกค้า ส่งการตัดสินใจของโครงการไปยังเอกสารโครงการ ส่งรายการสิ่งที่ต้องทำไปยังช่องทางที่เหมาะสม และส่งความรู้ถาวรไปยังฐานความรู้ของทีม HiNoter สนับสนุนกระบวนการนี้ด้วยการเปลี่ยนการประชุมให้เป็นเนื้อหาที่มีโครงสร้าง ซึ่งสามารถซิงก์ ส่งออก ค้นหา และนำมาพูดคุยได้

ข้อสรุป

Zoom มีหลายวิธีให้ทีมบันทึกการประชุมอยู่แล้ว แต่กระบวนการแบบเนทีฟขึ้นอยู่กับสิทธิ์และเน้นการบันทึกเป็นหลัก ซึ่งเหมาะเมื่อเป้าหมายคือการเก็บถาวรการประชุม แต่ยังไม่เพียงพอเมื่อทีมต้องการรู้ว่าเกิดอะไรขึ้น ตัดสินใจอะไรไป และใครเป็นผู้รับผิดชอบขั้นตอนถัดไป

เครื่องมือจดบันทึกด้วย AI ของ Zoom ควรทำให้การประชุมเบาลง ไม่ใช่สร้างไฟล์อีกหนึ่งไฟล์ที่ต้องจัดการ เชื่อมต่อปฏิทินของคุณกับ HiNoter ให้ผู้ช่วยเข้าร่วมการประชุม Zoom ที่ได้รับอนุมัติ และรับการถอดเสียง สรุป รายการสิ่งที่ต้องทำ แผนผังความคิด และ AI Chat ที่เชื่อมโยงกับแหล่งที่มาหลังการโทร การประชุมจะกลายเป็นความรู้ที่ค้นหาได้ แทนที่จะเป็นบทสนทนาที่หายไป

CTA: ลองใช้ HiNoter กับการประชุม Zoom ตามกำหนดการครั้งถัดไป เชื่อมต่อปฏิทินของคุณ มีส่วนร่วมกับการโทรอย่างเต็มที่ และรับบันทึก สรุป รายการสิ่งที่ต้องทำ และแผนผังความคิดโดยอัตโนมัติ โดยไม่ต้องสร้างการประชุมขึ้นมาใหม่จากความทรงจำ

คำถามที่พบบ่อย

เครื่องมือจดบันทึกด้วย AI ของ Zoom คืออะไร

เครื่องมือจดบันทึกด้วย AI ของ Zoom คือซอฟต์แวร์ที่บันทึกหรือประมวลผลเนื้อหาการประชุม Zoom และเปลี่ยนให้เป็นการถอดเสียง สรุป การตัดสินใจ รายการสิ่งที่ต้องทำ และบันทึกที่ค้นหาได้ เครื่องมือบางอย่างทำงานผ่านฟีเจอร์เนทีฟของ Zoom ส่วนเครื่องมืออื่น ๆ เช่น HiNoter สามารถเข้าร่วมการประชุมตามกำหนดการผ่านกระบวนการของผู้ช่วยที่ทำงานตามปฏิทิน

เครื่องมือจดบันทึกด้วย AI สามารถเข้าร่วมการประชุม Zoom โดยอัตโนมัติได้หรือไม่

ได้ เมื่อเครื่องมือ ปฏิทิน สิทธิ์การประชุม และนโยบายขององค์กรอนุญาต HiNoter สามารถเชื่อมต่อกับปฏิทินของคุณและเข้าร่วมการประชุมตามกำหนดการ เพื่อให้ทีมไม่ต้องพึ่งพาใครสักคนในการเริ่มบันทึกหรือจดบันทึกด้วยตนเอง

ฉันต้องบันทึก Zoom เพื่อรับบันทึกจาก AI หรือไม่

ไม่เสมอไป การถอดเสียงแบบเนทีฟของ Zoom เชื่อมโยงกับการบันทึกบนคลาวด์ แต่กระบวนการจดบันทึกด้วย AI โดยเฉพาะอาจสร้างบันทึกผ่านผู้ช่วยที่ได้รับอนุมัติซึ่งเข้าร่วมการประชุม หรือจากการอัปโหลดการบันทึกที่ได้รับอนุญาตในภายหลัง ควรปฏิบัติตามข้อกำหนดเรื่องการแจ้งให้ทราบ ความยินยอม และนโยบายของบริษัทเสมอ

ใครสามารถบันทึกการประชุม Zoom ได้บ้าง

โดยปกติโฮสต์สามารถเริ่มบันทึกได้เมื่อเปิดใช้งานการบันทึกแล้ว ผู้จัดการประชุมร่วมและผู้เข้าร่วมอาจมีความสามารถในการบันทึกจำกัด ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับการตั้งค่าบัญชี ใบอนุญาต การควบคุมการประชุม และการที่โฮสต์มอบสิทธิ์การบันทึกให้หรือไม่ การบันทึกบนคลาวด์โดยทั่วไปจำเป็นต้องมีบัญชีแบบชำระเงินที่เข้าเกณฑ์และเปิดใช้งานการตั้งค่าการบันทึกบนคลาวด์

จะทำอย่างไรหากปิดใช้งานการบันทึกของ Zoom

ขั้นแรกตรวจสอบว่าข้อจำกัดดังกล่าวเกิดจากด้านเทคนิค การดูแลระบบ หรือนโยบาย หากทีมต้องการคลังวิดีโออย่างเป็นทางการ ให้ทำงานร่วมกับโฮสต์หรือผู้ดูแลระบบ Zoom หากเป้าหมายคือบันทึกการประชุมที่มีโครงสร้าง ให้ใช้ผู้ช่วยจดบันทึกที่ได้รับอนุมัติ พร้อมแจ้งให้ผู้เข้าร่วมทราบและขออนุญาตอย่างชัดเจน

HiNoter สามารถสร้างรายการสิ่งที่ต้องทำและแผนผังความคิดจากการโทรบน Zoom ได้หรือไม่

ได้ HiNoter สามารถสร้างการถอดเสียง สรุป รายการสิ่งที่ต้องทำ ผู้รับผิดชอบ การติดตามผล และแผนผังความคิดจากแหล่งการประชุมที่รองรับ นอกจากนี้ยังรองรับ AI Chat พร้อมการอ้างอิงแหล่งที่มา เพื่อให้ทีมสามารถถามคำถามจากบันทึกของตนเองหลังการประชุมได้