Suora vastaus: Zoomin tekoälymuistiinpanotyökalu auttaa tiimejä tallentamaan Zoom-kokoukset ja muuttamaan ne litteroinneiksi, yhteenvedoiksi, päätöksiksi, tehtäviksi ja haettaviksi muistiinpanoiksi. Zoomin oma tallennus ja AI Companion voivat auttaa, kun käyttöoikeudet sallivat sen; HiNoter lisää kalenteripohjaisen työnkulun, joka voi liittyä automaattisesti ajastettuihin kokouksiin ja toimittaa jäsennellyt muistiinpanot puhelun jälkeen.
Zoom-kokouksiin on helppo liittyä, mutta ne on yllättävän helppo myös unohtaa. Projektipäätös syntyy minuutilla 47, asiakas mainitsee todellisen esteen näytönjaon aikana tai rekrytointipaneeli sopii seuraavista vaiheista viimeisten kahden minuutin aikana. Jos kukaan ei vastaa muistiinpanoista, tallenteesta tulee pitkä tiedosto, jonka kaikki lupaavat katsoa myöhemmin ja jonka lähes kukaan ei katso.
Tämä opas aloittaa käytännön Zoom-kysymyksestä: kuka voi tallentaa, mistä litteroinnit tulevat, mitä AI Companion voi tiivistää ja mitä tehdä, kun nämä asetukset eivät ole käytettävissä. Sen jälkeen se esittelee HiNoterin työnkulun tiimeille, jotka haluavat kokouksesta hyödyllisen osan – litteroinnin, yhteenvedon, tehtävät, ajatuskartan, viennit ja lähteisiin perustuvan tekoälychatin – ilman jokaisen puhelun manuaalista aloittamista, lopettamista, lataamista ja uudelleenkirjoittamista.
Miten Zoom-tallennus, litteroinnit ja tekoälymuistiinpanot toimivat
Zoom tarjoaa tietokonetallennuksen, pilvitallennuksen, pilvitallenteiden litteroinnit ja AI Companion -kokousyhteenvetoja, mutta ne eivät toimi yhtenä yleisenä muistiinpanokytkimenä. Tarkka käyttökokemus riippuu tilityypistä, ylläpitäjän asetuksista, isännän oikeuksista, kokouksen hallinta-asetuksista, tallennuskäytännöistä, sovellusversiosta ja siitä, ottaako isäntä oikeat ominaisuudet käyttöön ennen kokousta tai sen aikana.
Zoomin virallisen tukidokumentaation mukaan tietokonetallenteet tallennetaan paikallisesti ja ne ovat käytettävissä kaikilla Zoom-tileillä, kun taas pilvitallenteet ovat käytettävissä maksullisilla tileillä ja tallennetaan Zoom Cloudiin. Pilvitallenteet voivat sisältää MP4-videon, M4A-äänitiedoston ja chat-tekstitiedostoja. Äänen litterointi on erillinen pilvitallennusominaisuus: se litteroi pilvitallenteen äänen automaattisesti ja tarjoaa käsittelyn jälkeen VTT-litteroinnin, kun tili-, pilvitallennus- ja litterointiasetukset on otettu käyttöön.
Zoomin AI Companion -kokousyhteenveto eroaa tallenteen litteroinnista. Se voi luoda tekoälyn kirjoittaman kokousyhteenveto ja lähettää sen kokouksen jälkeen, mutta ominaisuuden on oltava tilillä käytettävissä ja omistajien, ylläpitäjien tai asianmukaisten käyttäjäasetusten on oltava ottaneet se käyttöön. Zoom huomauttaa myös, että osallistujat voivat pyytää kokousyhteenvetoa, mutta isännän tai kelpoisuusehdot täyttävän ylläpitäjän on ehkä käynnistettävä ominaisuus tai otettava se käyttöön.
Zoomin tekoälymuistiinpanotyökalun käyttöoikeudet yhdellä silmäyksellä
| Rooli tai tilanne | Mitä voit yleensä tehdä | Mitä tarkistaa ensin | Paras seuraava vaihe |
|---|---|---|---|
| Isäntä | Voit aloittaa paikallisen tai pilvitallennuksen, jos tili- ja kokousasetukset sallivat sen. | Tallennusasetus, pilvitallennuksen käyttöoikeus, AI Companionin saatavuus ja jakamissäännöt. | Käytä Zoomin omaa tallennusta, kun tiimi tarvitsee videotiedoston; käytä HiNoteria, kun tiimi tarvitsee jäsenneltyjä muistiinpanoja. |
| Apuisäntä | Voit ehkä aloittaa pilvitallennuksen, kun tili- ja kokousoikeudet sallivat sen. | Isännän hallinta-asetukset, tilin lisenssi ja se, onko tallennus otettu kokouksessa käyttöön. | Vahvista vastuu ennen puhelua, jotta tallennus ja muistiinpanojen toimitus eivät unohdu. |
| Osallistuja | Voit liittyä kokoukseen ja osallistua; paikalliseen tallennukseen saatat tarvita isännän luvan. | Myöntääkö isäntä tallennusoikeudet ja onko tallennus kokouksessa asianmukaista. | Pyydä isännältä lupa ennen tallentamista tai tekoälymuistiinpanoavustajan käyttöä. |
| Tallennus ei ole käytettävissä | Voit ehkä silti kerätä muistiinpanoja hyväksytyn avustajatyönkulun avulla. | Ylläpitäjän rajoitukset, tilauspaketti, isännän rooli, kokousilmoitus ja suostumusvaatimukset. | Käytä HiNoteria asianmukaisilla kalenterioikeuksilla ja kokousluvilla, kun tavoitteena ovat muistiinpanot eikä videoiden tallentaminen. |
Jos olet isäntä
Jos isännöit Zoom-kokousta, päätä ennen kokouksen alkua, mitä tiimi todella tarvitsee. Tallenne on hyödyllinen, kun jonkun on tarkistettava näytönjaon yksityiskohtia, säilytettävä koulutusmateriaalia tai ylläpidettävä virallista arkistoa. Litterointi on hyödyllinen, kun tiimi tarvitsee haettavaa tekstiä. Tekoälymuistiinpanotyönkulku on hyödyllinen, kun ihmiset tarvitsevat pääasiassa tiiviin yhteenvedon, päätökset, tehtävät, vastuuhenkilöt ja jatkotoimet.
Jos käytät Zoomin omaa tallennusta, aloita kokous, napsauta tallennuksen hallintaa ja valitse käytettävissä oleva tallennusvaihtoehto. Jos pilvitallennus on käytössä, voit ehkä tallentaa pilveen; muussa tapauksessa käytettävissä voi olla paikallinen tietokonetallennus. Zoomin tukidokumentaation mukaan paikallinen tallennus ei ole mobiililaitteilla käytettävissä iOS- tai Android-laitteissa, kun taas pilvitallennus edellyttää kelpoisuusehdot täyttävää maksullista tiliä, isännän tai apuisännän oikeuksia sekä pilvitallennuksen käyttöönottoa.
Tarkista AI Companion -kokousyhteenvetoa varten, onko ominaisuus käytössä tili-, ryhmä- ja käyttäjäasetuksissasi. Zoomin tukimateriaaleissa kuvataan tilin omistajan ja ylläpitäjän hallinta-asetukset kokousyhteenvetojen käyttöönottoa tai käytöstä poistamista varten sekä valinnaiset asetukset, kuten yhteenvedon automaattinen käynnistäminen, jakaminen sähköpostitse, säilytysaika, kokouschat-viestien käyttäminen ja mukautetut vastuuvapauslausekkeet.
Jos olet osallistuja
Jos et ole isäntä, älä oleta, että voit tallentaa tai tuoda kokoukseen muistiinpanoavustajan. Zoomissa osallistuja saattaa tarvita isännältä luvan tallennukseen. Tämän luvan tulisi olla nimenomainen, etenkin asiakaspuheluissa, rekrytointihaastatteluissa, tutkimusistunnoissa, lääketieteellisissä tai taloudellisissa keskusteluissa sekä kaikissa kokouksissa, joissa on yrityksesi ulkopuolisia henkilöitä.
Osallistujat voivat silti tehdä kokouksesta vastuullisemman. Pyydä isäntää ottamaan käyttöön hyväksytty tallennus, ottamaan käyttöön hyväksytty tekoäly-yhteenveto tai kutsumaan tiimin valitsema muistiinpanoavustaja. Jos tiimi käyttää HiNoteria, selkein tapa on yhdistää kalenteri ja antaa avustajan liittyä ajastettuihin kokouksiin tiimin käytännön mukaisesti sen sijaan, että asia ratkaistaan improvisoiden vasta puhelun alettua.
Jos Zoom-tallennus ei ole käytettävissä
Tallennus voi olla poissa käytöstä tavallisista syistä: isännällä ei ole tarvittavaa lisenssiä, pilvitallennus on poistettu käytöstä, ylläpitäjä on lukinnut tallennusasetukset, käyttäjä käyttää laitetta, joka ei tue haluttua tallennustyyppiä, tai paikalla ei ole ketään, jolla olisi tarvittavat oikeudet. Se voi myös olla poissa käytöstä käytäntöön liittyvistä syistä, kuten asiakassopimuksen, sisäisen tietosuojasäännön tai sellaisen kokoustyypin vuoksi, jota ei pitäisi tallentaa.
Kun tallennus ei ole käytettävissä, erota tavoite menetelmästä. Jos tiimi tarvitsee videon oikeudelliseen arkistointiin, ratkaise Zoom-tallennuksen ongelma ylläpitäjän tai isännän kanssa. Jos tiimi tarvitsee kokouksen sisällön – mitä päätettiin, mitä luvattiin ja mitä tapahtuu seuraavaksi – hyväksytty tekoälymuistiinpanotyökalu voi olla parempi työnkulku. Tärkeintä on ilmoittaa osallistujille ja noudattaa organisaatiosi suostumus-, tietosuoja- ja tiedonkäsittelysääntöjä.
Zoomin tekoälymuistiinpanotyönkulku HiNoterin kanssa
HiNoter on tekoälypohjainen kokousavustaja ja kokousmuistiinpanoalusta, joka on suunniteltu tiimeille, jotka tarvitsevat enemmän kuin kokoustiedoston. Kun Zoomin oma toimintatapa on ymmärretty, HiNoterin työnkulku on yksinkertainen: yhdistä kalenteri, anna avustajan liittyä ajastettuun puheluun tarvittaessa ja vastaanota jäsennellyt muistiinpanot kokouksen jälkeen.
| Vaihe | Mitä tapahtuu | Miksi se auttaa |
|---|---|---|
| 1. Yhdistä kalenterisi | HiNoter lukee ajoitetun kokouksen kontekstin, jotta se tietää, milloin hyväksytty Zoom-puhelu on käynnissä. | Tiimin ei tarvitse luottaa siihen, että joku muistaa aloittaa manuaalisen tallennuksen. |
| 2. Anna avustajan liittyä | AI-muistiinpanotyökalu liittyy kokoukseen kalenterisi, käyttöoikeuksiesi ja kokouskäytäntösi mukaisesti. | Osallistujat voivat keskittyä keskusteluun muistiinpanojen kirjoittamisen sijaan. |
| 3. Luo transkriptio | Kokous muunnetaan haettavaksi tekstiksi, jossa on puhujakohtainen rakenne silloin, kun se on saatavilla. | Yksityiskohdat voidaan palauttaa ilman koko Zoom-tallenteen katsomista uudelleen. |
| 4. Luo jäsennellyt tuotokset | HiNoter tuottaa yhteenvedon, päätökset, tehtävät, vastuuhenkilöt, jatkotoimet ja miellekartan. | Hyödyllinen tallenne on valmis johtajille, projektitiimeille, myynnille, tuelle ja rekrytoinnille. |
| 5. Synkronoi ja esitä kysymyksiä | Muistiinpanot voidaan viedä tai synkronoida työkaluihin, kuten Notioniin, Slackiin, Google Docsiin, kalenteriin ja sähköpostiin. | Kokoustieto siirtyy paikkoihin, joissa tiimi työskentelee jo ennestään. |
Ero on kokouksen aikana pieni ja sen jälkeen suuri. Tallenne pyytää jotakuta tarkistamaan tiedoston. Transkriptio pyytää jotakuta lukemaan pitkän asiakirjan. AI-kokousmuistiinpanot antavat tiimille tiiviin ensiluonnoksen tärkeistä asioista, ja transkriptio on edelleen saatavilla, kun lähde on tarkistettava.
Mitä HiNoter tuottaa Zoom-kokouksen jälkeen
Tehokkaan Zoomin AI-muistiinpanotyökalun ei pitäisi pysähtyä raakaan puheentunnistukseen. HiNoter on suunniteltu muuttamaan kokouksen sisältö uudelleenkäytettäväksi tiimitiedoksi, erityisesti tiimeille, jotka siirtyvät Zoomin, Google Meetin, videoiden, PDF-tiedostojen, äänitiedostojen ja monikielisten keskustelujen välillä.
Transkriptio
Transkriptio tarjoaa tiimille haettavan kokoustekstin. Se auttaa, kun jonkun on löydettävä asiakkaan vastalauseen, haastatteluvastauksen, teknisen selityksen tai päätöksen perustelun tarkka sanamuoto. Jos sinulla on jo laillisesti hankittu ääni- tai videotiedosto, äänen muuntaminen tekstiksi -työnkulku voi muuntaa tallenteet tekstiksi myös puhelun jälkeen.
Yhteenveto
Yhteenvedon tulisi olla riittävän lyhyt johtajan luettavaksi ja riittävän täsmällinen merkityksen säilyttämiseksi. Sen tulisi vastata seuraaviin kysymyksiin: miksi kokous järjestettiin, mikä muuttui, mistä päätettiin, mitkä asiat ovat vielä avoinna ja mitä tiimin tulisi tehdä seuraavaksi.
Tehtävät
Tehtävät ovat kohta, jossa monet kokousmuistiinpanot epäonnistuvat. Hyödyllinen tehtävä tarvitsee tehtävän, vastuuhenkilön, määräajan tai odotetun ajankohdan sekä riittävästi kontekstia, jotta vastuuhenkilö voi toimia. HiNoter voi tuoda esiin ehdotettuja tehtäviä ja vastuuhenkilöitä, jotta tiimi voi vahvistaa lopulliset jatkotoimet nopeasti.
Miellekartta
Miellekartat ovat hyödyllisiä, kun keskustelu haarautuu eri aiheisiin: asiakkaiden tarpeisiin, tuotteen riskeihin, vastalauseisiin, riippuvuuksiin ja avoimiin kysymyksiin. Ne helpottavat tiiviin puhelun hahmottamista pakottamatta jokaista lukijaa perehtymään transkriptioon.
AI-keskustelu lähdeviitteillä
Kokouksen jälkeen paras kysymys ei usein ole ”Missä tallenne on?” vaan ”Mitä asiakas todella sanoi hinnoittelusta?” tai ”Mihin määräaikaan tekninen tiimi sitoutui?” HiNoterin AI-keskustelun avulla käyttäjät voivat esittää kysymyksiä muistiinpanoistaan ja nähdä lähteisiin linkitettyjä vastauksia, jolloin kokousmuistiinpanoista tulee toimiva tietopohja staattisen arkiston sijaan.
Zoomin oma ratkaisu vs. HiNoterin muistiinpanoratkaisu
| Tarve | Zoomin oma tallenne tai transkriptio | HiNoterin AI-muistiinpanojen työnkulku |
|---|---|---|
| Säilytä video | Sopii hyvin, kun tiimi tarvitsee näytönjaon, koulutusmateriaalia tai virallisen videoarkiston. | Hyödyllinen täydentävänä ratkaisuna, mutta HiNoter keskittyy muistiinpanoihin ja tietoon eikä videon korvaamiseen. |
| Hanki haettavaa tekstiä | Pilvitallenteiden transkriptiot voivat tarjota aikaleimattuja VTT-tiedostoja, kun toiminto on käytössä ja käsitelty. | Luo haettavia muistiinpanoja kokouksista ja muista sallituista lähteistä sekä lisää niiden päälle yhteenvedot ja jatkotoimet. |
| Ymmärrä, mikä muuttui | Jonkun on luettava transkriptio tai katsottava tallenne, ellei tekoälyn yhteenvetoa ole saatavilla ja se ole riittävä. | Korostaa päätöksiä, esteitä, vastuuhenkilöitä ja seuraavia vaiheita, jotta johtajien ei tarvitse käydä läpi jokaista osallistujaa. |
| Tue monikielisiä tiimejä | Zoomin transkription ja yhteenvedon kielikäyttäytyminen riippuu ominaisuuksien tuesta ja asetuksista. | Monikielinen tuki auttaa tiimejä työskentelemään yli 50 kielellä ja vähentämään manuaalisen muistiinpanijan nimeämistä. |
| Hyödynnä sisältöä kokousten ulkopuolella | Keskittyy pääasiassa Zoom-kokouksen sisältöön. | HiNoter voi käsitellä sallittua mediaa myös työnkuluilla, kuten videon muuntaminen tekstiksi, jolloin webinaareja, demoja ja koulutusvideoita voidaan käyttää uudelleen. |
Zoomin AI-muistiinpanotyökalun parhaat käyttötapaukset
Myyntipuhelut
Myyntitiimit tarvitsevat vastalauseet, sitoumukset, kipupisteet, kilpailijat, ostoryhmän jäsenten nimet ja seuraavat vaiheet. Zoom-tallenne voi olla hyödyllinen valmennuksessa, mutta asiakastiimi tarvitsee yleensä tiiviin yhteenvedon CRM-järjestelmään, Slack-kanavalle tai luovutusasiakirjaan. HiNoter voi auttaa muuttamaan kokouksen jäsennellyksi jatkotoimeksi, jotta edustajien ei tarvitse luottaa muistiinsa peräkkäisten puheluiden jälkeen.
Asiakasmenestyksen ja tuen katselmukset
Asiakaspuhelut sisältävät usein todellisen syyn siihen, miksi käyttöönotto on jumissa. Ongelma voi olla käyttöoikeusongelma, koulutusvaje, tietojen tuonnin este tai epäselvä vastuunjako. Zoomin AI-muistiinpanotyökalu auttaa säilyttämään päätöksen ja seuraavan vaiheen, jotta tuki-, asiakasmenestys- ja tuotetiimit näkevät saman kontekstin.
Rekrytointi ja haastattelupaneelit
Rekrytointitiimit tarvitsevat yhdenmukaisia muistiinpanoja, eivät hajanaisia vaikutelmia. Asianmukaisen ilmoituksen ja suostumuksen avulla jäsennellyt muistiinpanot voivat auttaa paneelin jäseniä vertaamaan näyttöä tehtävän vaatimuksiin ja vähentämään riskiä, että ehdokkaan tietyt vastaukset unohtuvat.
Tuote- ja tekniset kokoukset
Tuotesuunnitelma- ja häiriökokoukset synnyttävät päätöksiä, joilla on merkitystä myöhemmin. Tiimien on tiedettävä, mikä kompromissi hyväksyttiin, mikä riippuvuus estää edistymisen ja kuka vastaa seuraavasta selvityksestä. Pelkkä transkriptio on liian raskas; jäsennelty yhteenveto lähdekontekstilla on hyödyllisempi.
Koulutus, webinaarit ja sisäinen osaamisen kehittäminen
Tallennetuista koulutustilaisuuksista voidaan tehdä uudelleenkäytettävää tietoa. Lataa sallittu video tai ääni HiNoteriin ja luo sitten transkriptio, luvuittain jaotellut muistiinpanot, yhteenveto, tehtävät ja miellekartta. Tiimit voivat hyödyntää materiaalia uudelleen pyytämättä kaikkia katsomaan koko tallennetta uudelleen.
Zoom-muistiinpanojen ja tallennusongelmien vianmääritys
En näe Zoomin tallennuspainiketta
Tarkista, oletko isäntä tai toinen isäntä, onko tallennus käytössä tilillä ja ovatko kokouksen omistaja tai järjestelmänvalvoja rajoittaneet tallennusta. Jos olet osallistuja, pyydä isäntää myöntämään tallennusoikeudet tai käytä organisaation hyväksymää muistiinpanotyönkulkua.
Pilvitranskriptiota ei ilmestynyt
Zoomin äänen transkriptio edellyttää tuettua tiliä, pilvitallennuksen käyttöönottoa ja äänen transkription käyttöönottoa. Zoomin tukidokumentaatiossa todetaan myös, että transkriptioiden käsittely voi kestää jonkin aikaa sen jälkeen, kun pilvitallenne tulee saataville. Jos edellytykset täyttyvät mutta vaihtoehto puuttuu, Zoom suosittelee ottamaan yhteyttä tukeen.
Tallenne on olemassa, mutta kukaan ei halua katsoa sitä
Tämä on tavallinen kokousarkiston ongelma. Tallenne sisältää vastauksen, mutta vastaus on jumissa pitkän aikajanan sisällä. Lataa laillisesti hankittu tallenne HiNoteriin tai anna HiNoterin liittyä tuleviin puheluihin, jotta tiimi saa automaattisesti muistiinpanot, päätökset, tehtävät ja haettavan lähdekontekstin.
Unohdin aloittaa tallennuksen
Jos kukaan ei tallentanut, palautettavaa videotiedostoa ei välttämättä ole. Estä ongelma nimeämällä kokoukselle vastuuhenkilö ennen puhelua tai käyttämällä kalenteripohjaista avustajaa, joka liittyy ajoitettuihin kokouksiin käytännön mukaisesti. Tärkeintä on päättää tallennustyönkulusta ennen kokouksen alkua.
Osallistujat tuntevat olonsa epämukavaksi tallennuksen vuoksi
Kunnioita tätä viestiä. Kerro, mitä tallennetaan, kenellä on siihen pääsy, kuinka kauan sitä säilytetään ja voiko tiimi käyttää kevyempää dokumentointia sen sijaan. Arkaluonteisten puheluiden osalta varmista lain, tietoturvan, henkilöstöhallinnon tai asiakkaan vaatimukset ennen tallennuksen tai tekoälyavustajan käyttämistä.
Tietosuojan ja suostumuksen parhaat käytännöt
Kokouksen tallentaminen ei ole vain työkalua koskeva päätös. Se on myös luottamusta koskeva päätös. Kerro osallistujille, milloin kokous tallennetaan, litteroidaan tai siitä tehdään yhteenveto. Noudata lakeja ja työpaikan sääntöjä, joita sovelletaan osallistujien sijainteihin ja keskustelun tyyppiin. Ulkoisissa puheluissa ilmoituksen tulee olla selkeä, ja ihmisille on annettava mahdollisuus vastustaa tallennusta tai valita toinen dokumentointimenetelmä.
Laadi sisäistä käyttöönottoa varten yksinkertainen käytäntö, joka vastaa viiteen kysymykseen: missä kokouksissa tekoälymuistiinpanoja voidaan käyttää, kuka voi kutsua avustajan, miten osallistujille ilmoitetaan, missä muistiinpanoja säilytetään ja kenellä on oikeus käyttää tai poistaa niitä. Käytäntö helpottaa käyttöönottoa, koska ihmiset tietävät, mitä työkalu tekee ja miksi.
Tarkista myös toimittajan tietojenkäsittelykäytännöt. Zoomin tekoälyä koskevissa tukimateriaaleissa todetaan, että asiakkaan ääntä, videota, keskusteluja, näytön jakamista, liitteitä ja muuta vastaavaa viestintäsisältöä ei käytetä Zoomin tai kolmansien osapuolten tekoälymallien kouluttamiseen. Kaikkien kolmansien osapuolten muistiinpanotuotteiden, myös HiNoterin, osalta tiimien tulisi tarkistaa tuotteen ajantasaiset tietosuoja-, tietoturva- ja säilytysasetukset ennen sen käyttämistä arkaluonteiseen sisältöön.
Milloin Zoom-tallennusta kannattaa käyttää ja milloin HiNoteria
| Skenaario | Käytä Zoom-tallennusta | Käytä HiNoteria |
|---|---|---|
| Tarvitset täydellisen videoarkiston | Kyllä. Tallenna kokous, kun käyttöoikeudet, käytännöt ja tallennustila sallivat sen. | Käytä kumppanina luodaksesi tallenteesta haettavia muistiinpanoja ja yhteenvetoja. |
| Tarvitset päätökset ja jatkotoimet nopeasti | Vain jos joku käy tallenteen tai litteroinnin nopeasti läpi. | Kyllä. Luo puhelun jälkeen yhteenveto, päätökset, toimenpiteet, vastuuhenkilöt ja miellekartta. |
| Et voi tallentaa natiivisti | Ratkaise tiliin, ylläpitäjään tai isäntään liittyvät rajoitukset ensin, jos tarvitaan virallinen videotallenne. | Käytä vain asianmukaisella luvalla ja ilmoituksella, kun hyväksytty tavoitteena on kokousmuistiinpanojen tekeminen. |
| Pidät useita kokouksia viikossa | Tallenteita voi kertyä paljon, ja niiden hakeminen voi vaikeutua. | Kalenteriin perustuva tallennus auttaa tuottamaan jokaisesta kokouksesta yhdenmukaista, jäsenneltyä sisältöä. |
| Työskentelet Zoomin, Meetin, videoiden, äänitiedostojen ja PDF-tiedostojen parissa | Zoom kattaa vain Zoom-kokouksen aineiston. | HiNoter on parempi, kun tiedonlähteenä voi olla kokous, video, äänitiedosto, YouTube-sisältö tai PDF. |
Näin otat Zoomin tekoälymuistiinpanotyökalun käyttöön tiimissä
Aloita toistuvista kokouksista, älä kaikista kokouksista. Valitse yksi myyntipuhelun katsaus, yksi asiakaskokous, yksi projektin tilannekokous ja yksi johdon päivityskokous. Määritä kullekin kokoustyypille odotettu lopputulos: johdolle tiivistelmä, projektin tilannekokouksille toimenpiteet, myynnille vastaväitteet ja jatkotoimet sekä asiakastyölle esteet.
Yhdistä seuraavaksi kalenteri ja päätä, kuka vastaa kokoustallenteesta. Vastuuhenkilön ei tarvitse kirjoittaa muistiinpanoja, mutta hänen tulee tarkistaa sisällön paikkansapitävyys, poistaa kaikki, mitä ei pitäisi jakaa, ja lähettää yhteenveto oikealle yleisölle. Näin vastuu säilyy, mutta samalla manuaalisen muistiinpanon tekemisen hankalin osa poistuu.
Päätä lopuksi, minne muistiinpanot tallennetaan. Vain jonkun sähköpostilaatikossa oleva yhteenveto unohtuu. Lähetä asiakasyhteenvedot asiakastilaa koskevaan työtilaan, projektipäätökset projektidokumenttiin, toimenpiteet oikeaan kanavaan ja pysyvä tieto tiimin tietopankkiin. HiNoter tukee työnkulkua muuntamalla kokouksen jäsennellyksi materiaaliksi, jota voidaan synkronoida, viedä, hakea ja käsitellä.
Lopputiivistelmä
Zoom tarjoaa tiimeille jo useita tapoja kokousten tallentamiseen, mutta natiivi ratkaisu riippuu käyttöoikeuksista ja keskittyy tallentamiseen. Se sopii, kun tavoitteena on kokousarkisto. Se ei riitä, kun tiimin on tiedettävä, mitä tapahtui, mistä päätettiin ja kuka vastaa seuraavasta vaiheesta.
Zoomin tekoälymuistiinpanotyökalun tulisi keventää kokouksia, ei luoda uutta hallittavaa tiedostoa. Yhdistä kalenterisi HiNoteriin, anna avustajan liittyä hyväksyttyihin Zoom-kokouksiin ja vastaanota puhelun jälkeen litterointi, yhteenveto, toimenpiteet, miellekartta ja lähteisiin linkitetty tekoälykeskustelu. Kokouksesta tulee katoavan keskustelun sijaan haettavaa tietoa.
CTA: Kokeile HiNoteria seuraavassa suunnitellussa Zoom-kokouksessasi. Yhdistä kalenterisi, keskity puheluun ja saat automaattiset muistiinpanot, yhteenvedot, toimenpiteet ja miellekartat ilman, että sinun tarvitsee rakentaa kokousta uudelleen muistisi varassa.
Usein kysytyt kysymykset
Mikä on Zoomin tekoälymuistiinpanotyökalu?
Zoomin tekoälymuistiinpanotyökalu on ohjelmisto, joka tallentaa tai käsittelee Zoom-kokouksen sisältöä ja muuntaa sen litteroinneiksi, yhteenvedoiksi, päätöksiksi, toimenpiteiksi ja haettaviksi muistiinpanoiksi. Jotkin työkalut toimivat Zoomin natiivien ominaisuuksien kautta, kun taas toiset, kuten HiNoter, voivat liittyä suunniteltuihin kokouksiin kalenteriin perustuvan avustajatyönkulun kautta.
Voiko tekoälymuistiinpanotyökalu liittyä Zoom-kokouksiin automaattisesti?
Kyllä, kun työkalu, kalenteri, kokouksen käyttöoikeudet ja organisaation käytäntö sen sallivat. HiNoter voidaan yhdistää kalenteriisi, ja se voi liittyä suunniteltuihin kokouksiin, joten tiimin ei tarvitse luottaa siihen, että joku aloittaa tallennuksen tai kirjoittaa muistiinpanoja manuaalisesti.
Onko Zoom tallennettava tekoälymuistiinpanojen saamiseksi?
Ei aina. Zoomin natiivit litteroinnit liittyvät pilvitallennukseen, mutta erillinen tekoälymuistiinpanojen työnkulku voi luoda muistiinpanoja hyväksytyn kokoukseen liittyvän avustajan kautta tai sallitusta tallenteesta, joka ladataan myöhemmin. Noudata aina ilmoitus-, suostumus- ja yrityksen käytäntöjä.
Kuka voi tallentaa Zoom-kokouksen?
Isäntä voi yleensä aloittaa tallennuksen, kun tallennus on käytössä. Apuisännillä ja osallistujilla voi olla rajalliset tallennusoikeudet tiliasetusten, lisenssin, kokouksen hallinta-asetusten ja isännän myöntämien tallennusoikeuksien mukaan. Pilvitallennus edellyttää yleensä siihen oikeuttavaa maksullista tiliä ja käyttöön otettuja pilvitallennusasetuksia.
Mitä jos Zoom-tallennus on poistettu käytöstä?
Tarkista ensin, johtuuko rajoitus teknisestä, hallinnollisesta vai käytäntöön liittyvästä syystä. Jos tiimi tarvitsee virallisen videoarkiston, työskentele isännän tai Zoom-ylläpitäjän kanssa. Jos tavoitteena ovat jäsennellyt kokousmuistiinpanot, käytä hyväksyttyä muistiinpanoavustajaa ja ilmoita osallistujille selkeästi sekä hanki tarvittava lupa.
Voiko HiNoter luoda toimenpiteitä ja miellekarttoja Zoom-puheluista?
Kyllä. HiNoter voi luoda tuetuista kokouslähteistä litterointeja, yhteenvetoja, toimenpiteitä, vastuuhenkilöitä, jatkotoimia ja miellekarttoja. Se tukee myös lähdeviitteitä sisältävää tekoälykeskustelua, joten tiimit voivat esittää muistiinpanoistaan kysymyksiä kokouksen jälkeen.