Skip to main content
HiNoter
Trang chủ/AI note taker/Zoom AI Note Taker: Bản chép lời tự động, tóm tắt và mục hành động
AI note takerJul 9, 202626 min read

Zoom AI Note Taker: Bản chép lời tự động, tóm tắt và mục hành động

Câu trả lời ngắn gọn: Một trợ lý ghi chú AI cho Zoom giúp các nhóm ghi lại cuộc họp Zoom và chuyển chúng thành bản chép lời, bản tóm tắt, quyết định, hạng mục hành động và ghi chú có thể tìm kiếm. Tính năng ghi âm gốc của Zoom và AI Companion có thể hỗ trợ khi quyền cho phép; HiNoter bổ sung quy trình làm việc dựa trên lịch, có thể tự động tham gia các cuộc họp đã lên lịch và gửi ghi chú có cấu trúc sau cuộc gọi.

Các cuộc họp Zoom thì dễ tham gia nhưng cũng rất dễ bị bỏ sót nội dung. Một quyết định dự án xuất hiện ở phút thứ 47, khách hàng nhắc đến nút thắt thực sự khi đang chia sẻ màn hình, hoặc hội đồng tuyển dụng thống nhất bước tiếp theo trong hai phút cuối cùng. Nếu không ai chịu trách nhiệm ghi chú, bản ghi sẽ trở thành một tệp dài mà ai cũng hứa sẽ xem lại sau nhưng hầu như chẳng ai làm vậy.

Hướng dẫn này bắt đầu với câu hỏi thực tế về Zoom: ai có thể ghi âm, bản chép lời đến từ đâu, AI Companion có thể tóm tắt những gì, và phải làm gì khi các cài đặt đó không khả dụng. Sau đó, bài viết sẽ giới thiệu quy trình HiNoter cho các nhóm muốn phần hữu ích nhất của cuộc họp - bản chép lời, tóm tắt, hạng mục hành động, sơ đồ tư duy, xuất dữ liệu và AI Chat có dẫn nguồn - mà không cần phải tự tay bắt đầu, dừng, tải xuống và viết lại sau mỗi cuộc gọi.

Cách Hoạt Động Của Ghi Âm Zoom, Bản Chép Lời và Ghi Chú AI

Zoom cung cấp ghi âm trên máy tính, ghi âm đám mây, bản chép lời của ghi âm đám mây và bản tóm tắt cuộc họp bằng AI Companion, nhưng chúng không hoạt động như một công tắc ghi chú chung duy nhất. Trải nghiệm chính xác sẽ phụ thuộc vào loại tài khoản, cài đặt quản trị viên, quyền của host, điều khiển cuộc họp, chính sách lưu trữ, phiên bản ứng dụng và việc host có bật đúng tính năng trước hoặc trong cuộc họp hay không.

Tài liệu hỗ trợ chính thức của Zoom cho biết các bản ghi trên máy tính được lưu cục bộ và khả dụng với mọi tài khoản Zoom, trong khi bản ghi đám mây khả dụng với tài khoản trả phí và được lưu trong Zoom Cloud. Bản ghi đám mây có thể bao gồm video MP4, âm thanh M4A và tệp văn bản chat. Chép lời âm thanh là một tính năng riêng của ghi âm đám mây: nó tự động chép lời âm thanh của bản ghi đám mây và cung cấp bản chép lời VTT sau khi xử lý, khi tài khoản, ghi âm đám mây và cài đặt chép lời đều được bật.

Bản tóm tắt cuộc họp của Zoom AI Companion khác với bản chép lời của bản ghi. Tính năng này có thể tạo bản tóm tắt cuộc họp do AI viết và gửi sau cuộc họp, nhưng tính năng đó phải khả dụng trên tài khoản và được chủ sở hữu, quản trị viên hoặc người dùng liên quan bật trong phần cài đặt. Zoom cũng lưu ý rằng người tham gia có thể yêu cầu bản tóm tắt cuộc họp, nhưng host hoặc quản trị viên đủ điều kiện có thể cần bắt đầu hoặc bật tính năng này.

Tổng Quan Nhanh Về Quyền Của Trợ Lý Ghi Chú AI Cho Zoom

Vai trò hoặc Tình huốngNhững gì bạn thường có thể làmĐiều cần kiểm tra trướcBước tiếp theo tốt nhất
HostBắt đầu ghi âm cục bộ hoặc trên đám mây nếu tài khoản và cài đặt cuộc họp cho phép.Cài đặt ghi âm, điều kiện đủ để ghi âm đám mây, khả dụng của AI Companion và quy tắc chia sẻ.Dùng ghi âm gốc khi nhóm cần tệp video; dùng HiNoter khi nhóm cần ghi chú có cấu trúc.
Co-hostCó thể bắt đầu ghi âm đám mây khi tài khoản và quyền cuộc họp cho phép.Điều khiển của host, giấy phép tài khoản và việc ghi âm có được bật cho cuộc họp hay không.Xác nhận trách nhiệm trước cuộc gọi để tránh bỏ lỡ việc ghi âm và gửi ghi chú.
Người tham giaCó thể tham gia và đóng góp; có thể cần host cấp quyền để ghi âm cục bộ.Host có cấp quyền ghi âm hay không và việc ghi âm có phù hợp với cuộc họp hay không.Hỏi host trước khi ghi âm hoặc sử dụng bất kỳ trợ lý ghi chú AI nào.
Không thể ghi âmBạn vẫn có thể ghi lại ghi chú thông qua một quy trình trợ lý đã được phê duyệt.Hạn chế của quản trị viên, gói tài khoản, vai trò host, thông báo cuộc họp và yêu cầu đồng thuận.Dùng HiNoter với quyền truy cập lịch và quyền cuộc họp phù hợp khi mục tiêu là ghi chú, không phải lưu trữ video.
Bảng tổng quan quyền của trợ lý ghi chú AI cho Zoom

Nếu Bạn Là Host

Nếu bạn là host của cuộc họp Zoom, hãy quyết định nhóm thực sự cần gì trước khi cuộc họp bắt đầu. Bản ghi hữu ích khi ai đó cần xem lại chi tiết chia sẻ màn hình, lưu lại tư liệu đào tạo hoặc duy trì kho lưu trữ chính thức. Bản chép lời hữu ích khi nhóm cần văn bản có thể tìm kiếm. Quy trình ghi chú AI hữu ích khi mọi người chủ yếu cần bản tóm tắt ngắn gọn, quyết định, nhiệm vụ, người phụ trách và việc theo dõi tiếp theo.

Đối với tính năng ghi âm gốc của Zoom, hãy bắt đầu cuộc họp, nhấp vào điều khiển ghi âm và chọn tùy chọn ghi âm khả dụng. Nếu ghi âm đám mây được bật, bạn có thể ghi lên đám mây; nếu không, tùy chọn khả dụng có thể là ghi âm trên máy tính cục bộ. Trên thiết bị di động, tài liệu hỗ trợ của Zoom cho biết ghi âm cục bộ không khả dụng trên iOS hoặc Android, trong khi ghi âm đám mây yêu cầu tài khoản trả phí đủ điều kiện, quyền host hoặc co-host và cài đặt ghi âm đám mây được bật.

Đối với bản tóm tắt cuộc họp bằng AI Companion, hãy kiểm tra xem tính năng này có được bật cho cài đặt tài khoản, nhóm và người dùng của bạn hay không. Tài liệu hỗ trợ của Zoom mô tả các quyền kiểm soát của chủ tài khoản và quản trị viên để bật hoặc tắt bản tóm tắt cuộc họp, cùng với các cài đặt tùy chọn như tự động bắt đầu tóm tắt, chia sẻ qua email, thời gian lưu giữ, sử dụng tin nhắn chat trong cuộc họp và tuyên bố miễn trừ trách nhiệm tùy chỉnh.

Nếu Bạn Là Người Tham Gia

Nếu bạn không phải là host, đừng mặc định rằng bạn có thể ghi âm hoặc đưa một trợ lý ghi chú vào cuộc họp. Trong Zoom, người tham gia có thể cần host cho phép quyền ghi âm. Quyền đó nên được cấp rõ ràng, đặc biệt với các cuộc gọi với khách hàng, phỏng vấn tuyển dụng, phiên nghiên cứu, thảo luận y tế hoặc tài chính, và bất kỳ cuộc họp nào có người ngoài công ty của bạn tham gia.

Người tham gia vẫn có thể giúp cuộc họp rõ trách nhiệm hơn. Hãy đề nghị host bật tính năng ghi âm đã được phê duyệt, bật bản tóm tắt AI đã được phê duyệt, hoặc mời trợ lý ghi chú mà nhóm đã chọn. Nếu nhóm dùng HiNoter, cách gọn gàng nhất là kết nối lịch và để trợ lý tham gia các cuộc họp đã lên lịch theo chính sách của nhóm, thay vì ứng biến khi cuộc gọi đã bắt đầu.

Nếu Không Thể Ghi Âm Trên Zoom

Việc ghi âm có thể không khả dụng vì những lý do thông thường: host không có giấy phép phù hợp, ghi âm đám mây bị tắt, quản trị viên khóa cài đặt ghi âm, người dùng đang ở trên thiết bị không hỗ trợ kiểu ghi âm mong muốn, hoặc không có ai có mặt với đúng quyền cần thiết. Nó cũng có thể không khả dụng vì lý do chính sách, chẳng hạn như hợp đồng với khách hàng, quy định riêng tư nội bộ hoặc loại cuộc họp không nên được ghi âm.

Khi không thể ghi âm, hãy tách mục tiêu khỏi phương pháp. Nếu nhóm cần một kho lưu trữ video hợp pháp, hãy giải quyết vấn đề ghi âm Zoom với quản trị viên hoặc host. Nếu nhóm cần phần cốt lõi của cuộc họp - điều gì đã được quyết định, điều gì đã được cam kết và điều gì sẽ diễn ra tiếp theo - thì một trợ lý ghi chú AI đã được phê duyệt có thể là quy trình phù hợp hơn. Điều quan trọng là thông báo cho người tham gia và tuân thủ các quy tắc của tổ chức bạn về sự đồng thuận, quyền riêng tư và xử lý dữ liệu.

Quy trình Zoom AI Note Taker với HiNoter

HiNoter là một trợ lý họp AI và nền tảng ghi chú cuộc họp được xây dựng cho các nhóm cần nhiều hơn một tệp cuộc họp. Sau khi hiểu cách hoạt động gốc của Zoom, quy trình với HiNoter rất đơn giản: kết nối lịch, để trợ lý tham gia cuộc gọi đã lên lịch khi phù hợp, và nhận ghi chú có cấu trúc sau cuộc họp.

BướcĐiều gì xảy raVì sao điều này hữu ích
1. Kết nối lịch của bạnHiNoter đọc ngữ cảnh cuộc họp đã lên lịch để biết khi nào một cuộc gọi Zoom đã được phê duyệt diễn ra.Nhóm không phải phụ thuộc vào việc ai đó nhớ bắt đầu ghi lại thủ công.
2. Để trợ lý tham giaAI ghi chú sẽ tham gia cuộc họp theo lịch, quyền hạn và chính sách cuộc họp của bạn.Người tham gia có thể tập trung vào cuộc trò chuyện thay vì gõ ghi chú.
3. Tạo bản chép lờiCuộc họp được chuyển thành văn bản có thể tìm kiếm với cấu trúc nhận diện người nói khi khả dụng.Mọi người có thể tìm lại chi tiết mà không cần xem lại toàn bộ bản ghi Zoom.
4. Tạo đầu ra có cấu trúcHiNoter tạo tóm tắt, quyết định, mục hành động, người phụ trách, nội dung theo dõi và sơ đồ tư duy.Bản ghi hữu ích đã sẵn sàng cho quản lý, nhóm dự án, bán hàng, hỗ trợ và tuyển dụng.
5. Đồng bộ và đặt câu hỏiGhi chú có thể được xuất hoặc đồng bộ với các công cụ như Notion, Slack, Google Docs, lịch và email.Kiến thức từ cuộc họp được đưa vào những nơi mà nhóm đã làm việc sẵn.
Quy trình Zoom AI Note Taker với HiNoter

Sự khác biệt là nhỏ trong lúc họp nhưng rất lớn sau đó. Một bản ghi yêu cầu ai đó xem lại một tệp. Một bản chép lời yêu cầu ai đó đọc một tài liệu dài. Ghi chú cuộc họp AI giúp nhóm có bản nháp đầu tiên ngắn gọn về những gì quan trọng, trong khi bản chép lời vẫn sẵn sàng khi cần kiểm tra lại nguồn gốc.

HiNoter tạo ra gì sau một cuộc họp Zoom

Một Zoom AI note taker tốt không nên chỉ dừng ở việc chuyển giọng nói thành văn bản thô. HiNoter được thiết kế để biến nội dung cuộc họp thành tri thức có thể tái sử dụng cho nhóm, đặc biệt với các nhóm làm việc qua Zoom, Google Meet, video, PDF, tệp âm thanh và các cuộc trò chuyện đa ngôn ngữ.

Bản chép lời

Bản chép lời cung cấp cho nhóm văn bản cuộc họp có thể tìm kiếm. Nó hữu ích khi ai đó cần đúng nguyên văn của một phản đối từ khách hàng, một câu trả lời phỏng vấn, một giải thích kỹ thuật hoặc lý do đằng sau một quyết định. Nếu bạn đã có tệp âm thanh hoặc video hợp pháp, quy trình chuyển âm thanh thành văn bản cũng có thể biến bản ghi thành văn bản sau cuộc gọi.

Tóm tắt

Bản tóm tắt cần đủ ngắn để một quản lý đọc nhanh và đủ cụ thể để giữ nguyên ý nghĩa. Nó nên trả lời: vì sao cuộc họp diễn ra, điều gì đã thay đổi, điều gì đã được quyết định, điều gì vẫn còn bỏ ngỏ và nhóm nên làm gì tiếp theo.

Mục hành động

Mục hành động là nơi nhiều bản ghi chú cuộc họp thất bại. Một mục hữu ích cần có nhiệm vụ, người phụ trách, ngày đến hạn hoặc thời điểm dự kiến, và đủ ngữ cảnh để người phụ trách có thể hành động. HiNoter có thể làm nổi bật các nhiệm vụ và người phụ trách tiềm năng để nhóm nhanh chóng xác nhận phần theo dõi cuối cùng.

Sơ đồ tư duy

Sơ đồ tư duy hữu ích khi cuộc trò chuyện phân nhánh qua nhiều chủ đề: nhu cầu khách hàng, rủi ro sản phẩm, phản đối, phụ thuộc và các câu hỏi còn bỏ ngỏ. Chúng giúp một cuộc gọi dày đặc thông tin trở nên dễ quét hơn mà không buộc mọi người phải đọc bản chép lời.

AI Chat kèm tham chiếu nguồn

Sau cuộc họp, câu hỏi tốt nhất thường không phải là "Bản ghi ở đâu?" mà là "Khách hàng thực sự đã nói gì về giá?" hoặc "Bộ phận kỹ thuật đã cam kết thời hạn nào?" AI Chat của HiNoter giúp người dùng đặt câu hỏi trên ghi chú của họ và xem câu trả lời có liên kết tới nguồn, biến ghi chú cuộc họp thành một cơ sở tri thức đang hoạt động thay vì một kho lưu trữ tĩnh.

Quy trình Zoom gốc so với quy trình ghi chú HiNoter

Nhu cầuBản ghi hoặc bản chép lời Zoom gốcQuy trình ghi chú AI của HiNoter
Lưu giữ videoPhù hợp khi nhóm cần chia sẻ màn hình, video đào tạo hoặc kho lưu trữ video chính thức.Hữu ích như một phần bổ trợ, nhưng HiNoter tập trung vào ghi chú và tri thức hơn là thay thế tệp video.
Có văn bản có thể tìm kiếmBản chép lời của bản ghi đám mây có thể cung cấp tệp VTT có dấu thời gian khi được bật và xử lý.Tạo ghi chú có thể tìm kiếm từ các cuộc họp và các nguồn được cho phép khác, với lớp tóm tắt và theo dõi được bổ sung ở trên.
Biết điều gì đã thay đổiCần ai đó đọc bản chép lời hoặc xem bản ghi trừ khi tóm tắt AI có sẵn và đủ tốt.Làm nổi bật các quyết định, trở ngại, người phụ trách và bước tiếp theo để quản lý không phải theo sát từng người tham gia.
Hỗ trợ nhóm đa ngôn ngữHành vi ngôn ngữ của bản chép lời và tóm tắt Zoom phụ thuộc vào hỗ trợ tính năng và cài đặt.Hỗ trợ đa ngôn ngữ giúp các nhóm làm việc trên hơn 50 ngôn ngữ và giảm việc phải phân công người ghi chép thủ công.
Tái sử dụng nội dung ngoài cuộc họpChủ yếu xoay quanh tài nguyên cuộc họp Zoom.HiNoter cũng có thể xử lý phương tiện được cho phép thông qua các quy trình như chuyển video thành văn bản, giúp webinar, bản demo và clip đào tạo có thể tái sử dụng.

Các trường hợp sử dụng tốt nhất cho Zoom AI Note Taker

Cuộc gọi bán hàng

Các nhóm bán hàng cần nắm các phản đối, cam kết, điểm đau, đối thủ cạnh tranh, tên thành viên hội đồng mua hàng và bước tiếp theo. Bản ghi Zoom có thể hữu ích cho việc huấn luyện, nhưng nhóm phụ trách tài khoản thường cần một bản tóm lược rõ ràng trong CRM, kênh Slack hoặc tài liệu bàn giao. HiNoter có thể giúp biến cuộc họp thành một phần theo dõi có cấu trúc để nhân viên bán hàng không phải dựa vào trí nhớ sau các cuộc gọi nối tiếp nhau.

Đánh giá customer success và hỗ trợ

Các cuộc gọi với khách hàng thường chứa lý do thực sự khiến một quá trình triển khai bị đình trệ. Vấn đề có thể là lỗi quyền truy cập, thiếu đào tạo, vướng mắc khi nhập dữ liệu hoặc quyền sở hữu không rõ ràng. Một Zoom AI note taker giúp lưu lại quyết định và bước tiếp theo để các nhóm hỗ trợ, thành công khách hàng và sản phẩm cùng nhìn thấy một ngữ cảnh.

Tuyển dụng và hội đồng phỏng vấn

Các nhóm tuyển dụng cần ghi chú nhất quán, không phải những ấn tượng rời rạc. Với thông báo và sự đồng ý phù hợp, ghi chú có cấu trúc có thể giúp các thành viên hội đồng so sánh bằng chứng với yêu cầu của vai trò và giảm nguy cơ quên các câu trả lời cụ thể của ứng viên.

Các cuộc họp Sản phẩm và Kỹ thuật

Các cuộc họp về lộ trình và sự cố tạo ra những quyết định có ý nghĩa về sau. Các nhóm cần biết sự đánh đổi nào đã được chấp nhận, phụ thuộc nào đang chặn tiến độ và ai là người phụ trách bước điều tra tiếp theo. Chỉ riêng bản ghi lời nói là quá nặng; một bản tóm tắt có cấu trúc kèm ngữ cảnh nguồn sẽ hữu ích hơn.

Đào tạo, Webinar và Hỗ trợ triển khai nội bộ

Các buổi đào tạo được ghi lại có thể trở thành nguồn tri thức có thể tái sử dụng. Tải video hoặc âm thanh được phép lên HiNoter, sau đó tạo bản ghi lời nói, ghi chú theo chương, bản tóm tắt, hạng mục hành động và sơ đồ tư duy. Các nhóm có thể tái sử dụng tài liệu mà không cần yêu cầu mọi người xem lại toàn bộ bản ghi.

Khắc phục sự cố với Ghi chú Zoom và Ghi hình

Tôi không thấy nút ghi hình của Zoom

Hãy kiểm tra xem bạn có phải là chủ trì hoặc đồng chủ trì hay không, việc ghi hình có được bật cho tài khoản hay không, và chủ sở hữu cuộc họp hoặc quản trị viên có hạn chế ghi hình hay không. Nếu bạn là người tham gia, hãy yêu cầu chủ trì cấp quyền ghi hình hoặc sử dụng quy trình ghi chú đã được tổ chức phê duyệt.

Bản chép lời trên đám mây không xuất hiện

Tính năng chép lời âm thanh của Zoom yêu cầu tài khoản được hỗ trợ, bật ghi hình đám mây và bật chép lời âm thanh. Tài liệu hỗ trợ của Zoom cũng lưu ý rằng bản chép lời có thể cần thêm thời gian xử lý sau khi bản ghi đám mây đã khả dụng. Nếu đã đáp ứng các điều kiện tiên quyết nhưng vẫn thiếu tùy chọn, Zoom khuyến nghị liên hệ bộ phận hỗ trợ.

Bản ghi có tồn tại, nhưng không ai muốn xem

Đây là vấn đề lưu trữ cuộc họp rất phổ biến. Bản ghi có chứa câu trả lời, nhưng câu trả lời bị mắc kẹt trong một dòng thời gian dài. Hãy tải bản ghi hợp pháp lên HiNoter hoặc để HiNoter tham gia các cuộc gọi trong tương lai để nhóm tự động nhận được ghi chú, quyết định, hạng mục hành động và ngữ cảnh nguồn có thể tìm kiếm.

Tôi quên bắt đầu ghi hình

Nếu không ai ghi hình, có thể sẽ không có tệp video nào để khôi phục. Hãy ngăn vấn đề này bằng cách phân công quyền sở hữu cuộc họp trước khi cuộc gọi bắt đầu hoặc sử dụng trợ lý dựa trên lịch tham gia các cuộc họp đã lên lịch theo chính sách. Thói quen quan trọng là quyết định quy trình ghi nhận trước khi cuộc họp bắt đầu.

Người tham gia cảm thấy không thoải mái với việc ghi hình

Hãy tôn trọng tín hiệu đó. Giải thích nội dung nào sẽ được ghi nhận, ai sẽ có quyền truy cập, nội dung đó sẽ được lưu giữ trong bao lâu và liệu nhóm có thể sử dụng cách tài liệu hóa nhẹ hơn hay không. Với các cuộc gọi nhạy cảm, hãy thống nhất với bộ phận pháp lý, an ninh, nhân sự hoặc các yêu cầu của khách hàng trước khi sử dụng bất kỳ hình thức ghi hình hoặc trợ lý AI nào.

Thực tiễn tốt nhất về quyền riêng tư và sự đồng thuận

Việc ghi nhận cuộc họp không chỉ là quyết định về công cụ. Đó còn là quyết định về sự tin cậy. Hãy thông báo cho người tham gia khi một cuộc họp đang được ghi hình, chép lời hoặc tóm tắt. Tuân thủ các luật và quy định nơi làm việc áp dụng cho địa điểm của người tham gia và loại hình cuộc trò chuyện. Đối với các cuộc gọi bên ngoài, hãy thông báo rõ ràng và cho mọi người cơ hội phản đối hoặc chọn một phương thức tài liệu hóa khác.

Đối với việc triển khai nội bộ, hãy tạo một chính sách đơn giản trả lời năm câu hỏi: những cuộc họp nào có thể sử dụng ghi chú AI, ai có thể mời trợ lý, người tham gia được thông báo như thế nào, ghi chú được lưu ở đâu và ai có thể truy cập hoặc xóa chúng. Chính sách đó giúp việc áp dụng diễn ra suôn sẻ hơn vì mọi người biết công cụ đang làm gì và vì sao.

Đồng thời xem xét cách nhà cung cấp xử lý dữ liệu. Tài liệu hỗ trợ AI của Zoom nêu rõ rằng âm thanh, video, trò chuyện, chia sẻ màn hình, tệp đính kèm và các nội dung tương tự mang tính giao tiếp của khách hàng không được օգտագործ dụng để huấn luyện các mô hình AI của Zoom hoặc của bên thứ ba. Với bất kỳ sản phẩm ghi chú của bên thứ ba nào, bao gồm HiNoter, các nhóm nên xem lại các cài đặt hiện hành về quyền riêng tư, bảo mật và lưu giữ của sản phẩm trước khi dùng cho nội dung nhạy cảm.

Khi nào nên dùng ghi hình Zoom và khi nào nên dùng HiNoter

Tình huốngDùng ghi hình ZoomDùng HiNoter
Bạn cần toàn bộ kho lưu trữ videoCó. Hãy ghi lại cuộc họp khi quyền hạn, chính sách và dung lượng lưu trữ cho phép.Dùng như công cụ đồng hành để tạo ghi chú và bản tóm tắt có thể tìm kiếm từ bản ghi.
Bạn cần quyết định và công việc theo dõi nhanh chóngChỉ khi có người xem lại bản ghi hoặc bản chép lời một cách nhanh chóng.Có. Tạo bản tóm tắt, quyết định, hạng mục hành động, người phụ trách và sơ đồ tư duy sau cuộc gọi.
Bạn không thể ghi hình theo cách gốcHãy giải quyết trước các hạn chế về tài khoản, quản trị hoặc chủ trì nếu cần một bản ghi video chính thức.Chỉ sử dụng khi có sự cho phép và thông báo phù hợp, khi mục tiêu được phê duyệt là ghi chú cuộc họp.
Bạn tổ chức nhiều cuộc họp mỗi tuầnCác bản ghi có thể chồng chất và trở nên khó tìm kiếm.Ghi nhận dựa trên lịch giúp mọi cuộc họp đều tạo ra đầu ra nhất quán, có cấu trúc.
Bạn làm việc trên Zoom, Meet, video, âm thanh và PDFZoom chỉ bao phủ tài sản cuộc họp Zoom.HiNoter phù hợp hơn khi nguồn tri thức có thể là một cuộc họp, video, tệp âm thanh, nội dung YouTube hoặc PDF.

Cách triển khai công cụ ghi chú AI cho Zoom cho một nhóm

Hãy bắt đầu với các cuộc họp định kỳ, không phải mọi cuộc họp. Chọn một buổi rà soát cuộc gọi bán hàng, một cuộc gọi chăm sóc khách hàng, một buổi đồng bộ dự án và một buổi cập nhật lãnh đạo. Xác định đầu ra mong đợi cho từng loại cuộc họp: tóm tắt điều hành cho lãnh đạo, hạng mục hành động cho các buổi đồng bộ dự án, phản đối và theo dõi cho bán hàng, và các điểm nghẽn cho chăm sóc khách hàng.

Tiếp theo, kết nối lịch và quyết định ai sở hữu hồ sơ cuộc họp. Người sở hữu không nhất thiết phải gõ ghi chú, nhưng họ nên rà soát đầu ra để đảm bảo độ chính xác, loại bỏ bất kỳ điều gì không nên được chia sẻ và gửi bản tóm lược đến đúng đối tượng. Điều này duy trì trách nhiệm giải trình trong khi vẫn loại bỏ phần tệ nhất của việc ghi chú thủ công.

Cuối cùng, quyết định nơi ghi chú sẽ được đưa tới. Một bản tóm lược chỉ nằm trong hộp thư đến của ai đó rồi sẽ bị lãng quên. Hãy gửi bản tóm tắt khách hàng tới không gian làm việc của tài khoản, các quyết định dự án tới tài liệu dự án, các hạng mục hành động tới đúng kênh và tri thức lâu dài tới kho tri thức của nhóm. HiNoter hỗ trợ quy trình này bằng cách biến cuộc họp thành tài liệu có cấu trúc có thể được đồng bộ, xuất ra, tìm kiếm và thảo luận.

Kết luận

Zoom đã cung cấp cho các nhóm nhiều cách để ghi nhận cuộc họp, nhưng con đường gốc phụ thuộc vào quyền hạn và xoay quanh việc ghi hình. Điều đó phù hợp khi mục tiêu là lưu trữ cuộc họp. Nhưng như vậy là chưa đủ khi nhóm cần biết điều gì đã xảy ra, điều gì đã được quyết định và ai phụ trách bước tiếp theo.

Một công cụ ghi chú AI cho Zoom nên làm cho các cuộc họp trở nên nhẹ nhàng hơn, chứ không tạo thêm một tệp cần quản lý. Hãy kết nối lịch của bạn với HiNoter, để trợ lý tham gia các cuộc họp Zoom đã được phê duyệt và nhận bản chép lời, bản tóm tắt, hạng mục hành động, sơ đồ tư duy và AI Chat liên kết với nguồn sau cuộc gọi. Cuộc họp sẽ trở thành tri thức có thể tìm kiếm thay vì một cuộc trò chuyện biến mất.

CTA: Hãy thử HiNoter cho cuộc họp Zoom đã lên lịch tiếp theo của bạn. Kết nối lịch, tập trung hiện diện trong cuộc gọi và nhận ghi chú, bản tóm tắt, hạng mục hành động và sơ đồ tư duy tự động mà không phải tái dựng lại cuộc họp từ trí nhớ.

Câu hỏi thường gặp

Công cụ ghi chú AI cho Zoom là gì?

Công cụ ghi chú AI cho Zoom là phần mềm ghi nhận hoặc xử lý nội dung cuộc họp Zoom và biến nó thành bản chép lời, bản tóm tắt, quyết định, hạng mục hành động và ghi chú có thể tìm kiếm. Một số công cụ hoạt động thông qua các tính năng gốc của Zoom; những công cụ khác, chẳng hạn như HiNoter, có thể tham gia các cuộc họp đã lên lịch thông qua quy trình trợ lý dựa trên lịch.

Công cụ AI ghi chú có thể tự động tham gia các cuộc họp Zoom không?

Có, khi công cụ, lịch, quyền cuộc họp và chính sách của tổ chức cho phép. HiNoter có thể kết nối với lịch của bạn và tham gia các cuộc họp đã lên lịch để nhóm không phải phụ thuộc vào việc ai đó thủ công bắt đầu ghi âm hoặc viết ghi chú.

Tôi có cần ghi lại cuộc họp Zoom để nhận ghi chú AI không?

Không phải lúc nào cũng cần. Bản chép lời gốc của Zoom gắn với ghi hình trên đám mây, nhưng một quy trình ghi chú AI chuyên dụng có thể tạo ghi chú thông qua một trợ lý được phê duyệt tham gia cuộc họp hoặc từ một bản ghi được phép tải lên sau đó. Luôn tuân thủ thông báo, sự đồng ý và chính sách của công ty.

Ai có thể ghi lại một cuộc họp Zoom?

Chủ trì thường có thể bắt đầu ghi hình khi tính năng ghi hình được bật. Đồng chủ trì và người tham gia có thể có khả năng ghi hình hạn chế tùy thuộc vào cài đặt tài khoản, giấy phép, quyền điều khiển cuộc họp và việc chủ trì có cấp quyền ghi hình hay không. Ghi hình trên đám mây thường yêu cầu tài khoản trả phí đủ điều kiện và cài đặt ghi hình đám mây đã được bật.

Nếu tính năng ghi hình Zoom bị tắt thì sao?

Trước tiên, hãy kiểm tra xem hạn chế đó là do kỹ thuật, quản trị hay chính sách. Nếu nhóm cần một kho lưu trữ video chính thức, hãy làm việc với chủ trì hoặc quản trị viên Zoom. Nếu mục tiêu là ghi chú cuộc họp có cấu trúc, hãy sử dụng một trợ lý ghi chú được phê duyệt với thông báo rõ ràng cho người tham gia và có sự cho phép.

HiNoter có thể tạo các đầu việc và sơ đồ tư duy từ các cuộc gọi Zoom không?

Có. HiNoter có thể tạo bản chép lời, tóm tắt, đầu việc, người phụ trách, nội dung theo dõi tiếp theo và sơ đồ tư duy từ các nguồn cuộc họp được hỗ trợ. Công cụ này cũng hỗ trợ AI Chat kèm tham chiếu nguồn để các nhóm có thể đặt câu hỏi về ghi chú của mình sau cuộc họp.