מתמלל הערות מבוסס בינה מלאכותית של Zoom: תמלולים אוטומטיים, סיכומים ופריטי פעולה

תשובה ישירה: מתמלל הערות מבוסס AI של Zoom מסייע לצוותים לתעד פגישות Zoom ולהפוך אותן לתמלולים, סיכומים, החלטות, משימות לביצוע והערות שניתן לחפש בהן. ההקלטה המקורית של Zoom ו-AI Companion יכולים לסייע כאשר ההרשאות מאפשרות זאת; HiNoter מוסיף תהליך עבודה המבוסס על לוח שנה, שיכול להצטרף אוטומטית לפגישות מתוזמנות ולספק הערות מובנות לאחר השיחה.

קל להצטרף לפגישות Zoom, ובאופן מפתיע קל גם לאבד אותן. החלטה בפרויקט מתקבלת בדקה ה-47, לקוח מזכיר את החסם האמיתי בזמן שיתוף מסך, או פאנל גיוס מסכים על הצעדים הבאים בשתי הדקות האחרונות. אם לאף אחד אין אחריות על ההערות, ההקלטה הופכת לקובץ ארוך שכולם מבטיחים לצפות בו מאוחר יותר וכמעט אף אחד לא עושה זאת.

המדריך הזה מתחיל בשאלה המעשית לגבי Zoom: מי יכול להקליט, מאין מגיעים התמלולים, מה AI Companion יכול לסכם, ומה לעשות כאשר ההגדרות האלה אינן זמינות. לאחר מכן הוא מציג את תהליך העבודה של HiNoter עבור צוותים שרוצים את החלק השימושי בפגישה - תמלול, סיכום, משימות לביצוע, מפת חשיבה, ייצוא ו-AI Chat המבוסס על המקור - בלי להתחיל, לעצור, להוריד ולנסח מחדש כל שיחה באופן ידני.

כיצד פועלים הקלטה, תמלולים והערות AI ב-Zoom

Zoom מציעה הקלטה במחשב, הקלטה בענן, תמלולים של הקלטות בענן וסיכומי פגישות באמצעות AI Companion, אך הם אינם פועלים כמתג אוניברסלי אחד לרישום הערות. החוויה המדויקת תלויה בסוג החשבון, בהגדרות מנהל המערכת, בהרשאות המארח, בבקרות הפגישה, במדיניות האחסון, בגרסת הלקוח ובשאלה אם המארח מפעיל את התכונות המתאימות לפני הפגישה או במהלכה.

תיעוד התמיכה הרשמי של Zoom מציין שהקלטות במחשב נשמרות באופן מקומי וזמינות בכל חשבונות Zoom, בעוד שהקלטות בענן זמינות בחשבונות בתשלום ונשמרות ב-Zoom Cloud. הקלטות בענן יכולות לכלול קובצי וידאו MP4, קובצי שמע M4A וקובצי טקסט של הצ'אט. תמלול שמע הוא תכונה נפרדת של הקלטה בענן: הוא מתמלל באופן אוטומטי את השמע מההקלטה בענן ומספק תמלול VTT לאחר העיבוד, כאשר החשבון, ההקלטה בענן והגדרות התמלול מופעלים.

סיכום פגישה באמצעות Zoom AI Companion שונה מתמלול הקלטה. הוא יכול ליצור סיכום פגישה שנכתב על ידי AI ולשלוח אותו לאחר הפגישה, אך התכונה חייבת להיות זמינה בחשבון ומופעלת על ידי בעלים, מנהלי מערכת או הגדרות המשתמש הרלוונטיות. Zoom מציינת גם שמשתתפים יכולים לבקש סיכום פגישה, אך ייתכן שהמארח או מנהל מערכת זכאי יצטרכו להפעיל או להתחיל את התכונה.

הרשאות מתמלל הערות AI של Zoom במבט חטוף

אם אתם המארחים

אם אתם מארחים את פגישת Zoom, החליטו מה הצוות באמת צריך לפני תחילת הפגישה. הקלטה שימושית כאשר מישהו צריך לעבור על פרטי שיתוף המסך, לשמר חומר הדרכה או לנהל ארכיון רשמי. תמלול שימושי כאשר הצוות זקוק לטקסט שניתן לחפש בו. תהליך עבודה של הערות AI שימושי כאשר אנשים זקוקים בעיקר לסיכום קצר, החלטות, משימות, אחראים ומעקב.

להקלטה המקורית של Zoom, התחילו את הפגישה, לחצו על בקרת ההקלטה ובחרו באפשרות ההקלטה הזמינה. אם הקלטה בענן מופעלת, ייתכן שתוכלו להקליט לענן; אחרת, האפשרות הזמינה עשויה להיות הקלטה מקומית במחשב. במכשירים ניידים, תיעוד התמיכה של Zoom מציין שהקלטה מקומית אינה זמינה ב-iOS או ב-Android, בעוד שהקלטה בענן דורשת חשבון בתשלום שעומד בתנאים, הרשאות מארח או מארח-שותף והקלטה בענן מופעלת.

עבור סיכום פגישה באמצעות AI Companion, בדקו אם התכונה מופעלת עבור החשבון, הקבוצה והגדרות המשתמש שלכם. חומרי התמיכה של Zoom מתארים בקרות של בעלי חשבון ומנהלי מערכת להפעלה או השבתה של סיכום פגישות, וכן הגדרות אופציונליות כגון התחלה אוטומטית של הסיכום, שיתוף בדוא"ל, שמירת נתונים, שימוש בהודעות הצ'אט של הפגישה והבהרות מותאמות אישית.

אם אתם משתתפים

אם אינכם המארחים, אל תניחו שאתם יכולים להקליט או לצרף עוזר לרישום הערות. ב-Zoom, ייתכן שמשתתף יצטרך שהמארח יאפשר הרשאות הקלטה. הרשאה זו צריכה להיות מפורשת, במיוחד בשיחות עם לקוחות, ראיונות גיוס, מפגשי מחקר, דיונים רפואיים או פיננסיים ובכל פגישה הכוללת אנשים מחוץ לחברה שלכם.

משתתפים עדיין יכולים להפוך את הפגישה למתועדת ואחראית יותר. בקשו מהמארח להפעיל את ההקלטה המאושרת, להפעיל את סיכום ה-AI המאושר או להזמין את עוזר רישום ההערות שנבחר על ידי הצוות. אם הצוות משתמש ב-HiNoter, הגישה הנקייה ביותר היא לחבר את לוח השנה ולאפשר לעוזר להצטרף לפגישות מתוזמנות בהתאם למדיניות הצוות, במקום לאלתר לאחר שהשיחה כבר התחילה.

אם ההקלטה ב-Zoom אינה זמינה

הקלטה עשויה להיות בלתי זמינה מסיבות רגילות: למארח אין רישיון, הקלטה בענן מושבתת, מנהל המערכת נעל את הגדרות ההקלטה, המשתמש נמצא במכשיר שאינו תומך בסוג ההקלטה הרצוי, או שאף אדם בעל ההרשאות המתאימות אינו נוכח. ייתכן שהיא גם אינה זמינה מסיבות הקשורות למדיניות, כגון חוזה עם לקוח, כלל פרטיות פנימי או סוג פגישה שלא אמור להיות מוקלט.

כאשר הקלטה אינה זמינה, הפרידו בין המטרה לשיטה. אם הצוות זקוק לארכיון חוקי של הווידאו, פתרו את בעיית ההקלטה ב-Zoom מול מנהל המערכת או המארח. אם הצוות זקוק לתוכן הפגישה - מה הוחלט, מה הובטח ומה קורה בהמשך - מתמלל הערות AI מאושר עשוי להיות תהליך העבודה הטוב יותר. החלק החשוב הוא להודיע למשתתפים ולפעול בהתאם לכללי ההסכמה, הפרטיות וטיפול בנתונים של הארגון שלכם.

תהליך עבודה של מתמלל הערות AI עבור Zoom עם HiNoter

HiNoter הוא עוזר פגישות מבוסס AI ופלטפורמה להערות פגישה שנבנתה עבור צוותים הזקוקים ליותר מקובץ פגישה. לאחר שמבינים את המסלול המקורי של Zoom, תהליך העבודה של HiNoter פשוט: מחברים את לוח השנה, מאפשרים לעוזר להצטרף לשיחה המתוזמנת כאשר הדבר מתאים ומקבלים הערות מובנות לאחר הפגישה.

ההבדל קטן במהלך הפגישה וגדול לאחריה. הקלטה דורשת ממישהו לעבור על קובץ. תמלול דורש ממישהו לקרוא מסמך ארוך. הערות פגישה מבוססות AI נותנות לצוות טיוטה ראשונית ותמציתית של הדברים החשובים, כשהתמלול עדיין זמין כאשר צריך לבדוק את המקור.

מה HiNoter מפיק לאחר פגישת Zoom

עוזר רישום הערות מבוסס AI ל-Zoom לא צריך להסתפק בהמרת דיבור לטקסט גולמי. HiNoter נועד להפוך תוכן מפגישות לידע צוותי שניתן לעשות בו שימוש חוזר, במיוחד עבור צוותים שעובדים בין Zoom, Google Meet, סרטונים, קובצי PDF, קובצי שמע ושיחות רב-לשוניות.

תמלול

התמלול מספק לצוות טקסט שניתן לחפש בו מתוך הפגישה. הוא עוזר כאשר מישהו זקוק לניסוח המדויק של התנגדות לקוח, תשובה בריאיון, הסבר טכני או ההיגיון מאחורי החלטה. אם כבר יש ברשותכם קובץ שמע או וידאו שהשגתם כדין, תהליך המרת שמע לטקסט יכול גם להפוך הקלטות לטקסט לאחר השיחה.

סיכום

הסיכום צריך להיות קצר מספיק כדי שמנהל יוכל לקרוא אותו, וספציפי מספיק כדי לשמר את המשמעות. עליו לענות על השאלות: מדוע התקיימה הפגישה, מה השתנה, מה הוחלט, מה עדיין פתוח ומה על הצוות לעשות בהמשך.

משימות לביצוע

משימות לביצוע הן המקום שבו הערות מפגישות רבות נכשלות. משימה שימושית צריכה לכלול משימה, בעל אחריות, תאריך יעד או מועד צפוי והקשר מספיק כדי שבעל האחריות יוכל לפעול. HiNoter יכול להציג משימות ובעלי אחריות אפשריים, כדי שהצוות יוכל לאשר במהירות את המעקב הסופי.

מפת חשיבה

מפות חשיבה שימושיות כאשר השיחה מתפצלת בין נושאים: צורכי לקוחות, סיכוני מוצר, התנגדויות, תלויות ושאלות פתוחות. הן מקלות על סריקה של שיחה עמוסה בלי לחייב כל קורא לעבור על התמלול.

צ׳אט AI עם הפניות למקורות

לאחר הפגישה, השאלה הטובה ביותר היא לעיתים קרובות לא "איפה ההקלטה?" אלא "מה הלקוח באמת אמר על התמחור?" או "לאיזה מועד התחייב צוות ההנדסה?" צ׳אט ה-AI של HiNoter עוזר למשתמשים לשאול שאלות על ההערות שלהם ולראות תשובות המקושרות למקורות, והופך את הערות הפגישה לבסיס ידע פעיל במקום לארכיון סטטי.

המסלול המקורי של Zoom לעומת מסלול ההערות של HiNoter

מקרי השימוש הטובים ביותר לעוזר רישום הערות מבוסס AI ל-Zoom

שיחות מכירה

צוותי מכירות זקוקים להתנגדויות, התחייבויות, נקודות כאב, מתחרים, שמות חברי ועדת הרכישה והצעדים הבאים. הקלטת Zoom עשויה להיות שימושית לאימון, אך צוות החשבון זקוק בדרך כלל לסיכום תמציתי ב-CRM, בערוץ Slack או במסמך העברה. HiNoter יכול לעזור להפוך את הפגישה למעקב מובנה, כך שנציגי המכירות לא יסתמכו על הזיכרון לאחר שיחות רצופות.

סקירות הצלחת לקוח ותמיכה

שיחות עם לקוחות כוללות לעיתים קרובות את הסיבה האמיתית לכך שהטמעה תקועה. הבעיה עשויה להיות בעיית הרשאות, פער בהדרכה, חסם בייבוא נתונים או חוסר בהירות בנוגע לבעלות. עוזר רישום הערות מבוסס AI ל-Zoom עוזר לשמר את ההחלטה ואת הצעד הבא, כך שצוותי התמיכה, הצלחת הלקוח והמוצר יראו את אותו הקשר.

גיוס ופאנלים של ראיונות

צוותי גיוס זקוקים להערות עקביות, לא לרשמים מפוזרים. עם הודעה והסכמה מתאימות, הערות מובנות יכולות לעזור למראיינים להשוות ראיות לדרישות התפקיד ולהפחית את הסיכון לשכוח תשובות ספציפיות של מועמדים.

פגישות מוצר והנדסה

פגישות בנושא מפת דרכים ותקלות יוצרות החלטות שחשובות בהמשך. צוותים צריכים לדעת איזו פשרה התקבלה, איזו תלות חוסמת את ההתקדמות ומי אחראי על הבדיקה הבאה. תמלול לבדו כבד מדי; סיכום מובנה עם הקשר מהמקור שימושי יותר.

הדרכות, וובינרים והעצמה פנימית

הדרכות מוקלטות יכולות להפוך לידע שניתן לעשות בו שימוש חוזר. העלו את קובץ הווידאו או השמע המותר ל-HiNoter, ולאחר מכן צרו תמלול, הערות המחולקות לפרקים, סיכום, משימות לביצוע ומפת חשיבה. הצוותים יכולים לעשות שימוש חוזר בחומר בלי לבקש מכולם לצפות מחדש בהקלטה המלאה.

פתרון בעיות בהערות Zoom ובהקלטות

אינני רואה את כפתור ההקלטה של Zoom

בדקו אם אתם המארחים או המארחים המשותפים, אם ההקלטה מופעלת עבור החשבון ואם בעל הפגישה או המנהל הגבילו את ההקלטה. אם אתם משתתפים, בקשו מהמארח להעניק הרשאות הקלטה או השתמשו בתהליך רישום ההערות המאושר של הארגון.

תמלול הענן לא הופיע

תמלול שמע ב-Zoom דורש חשבון נתמך, הקלטה בענן מופעלת ותמלול שמע מופעל. בתיעוד התמיכה של Zoom מצוין גם שתמלולים עשויים לדרוש זמן נוסף לעיבוד לאחר שההקלטה בענן הופכת לזמינה. אם התנאים המוקדמים מתקיימים אך האפשרות חסרה, Zoom ממליצה לפנות לתמיכה.

ההקלטה קיימת, אך אף אחד לא רוצה לצפות בה

זו בעיית ארכיון הפגישות הרגילה. ההקלטה מכילה את התשובה, אך התשובה לכודה בתוך ציר זמן ארוך. העלו את ההקלטה שהושגה כדין ל-HiNoter או אפשרו ל-HiNoter להצטרף לשיחות עתידיות, כדי שהצוות יקבל הערות, החלטות, משימות לביצוע והקשר ניתן לחיפוש מהמקור באופן אוטומטי.

שכחתי להתחיל את ההקלטה

אם אף אחד לא הקליט, ייתכן שלא יהיה קובץ וידאו שניתן לשחזר. מנעו את הבעיה באמצעות הקצאת בעלות על הפגישה לפני השיחה או שימוש בעוזר המבוסס על היומן, המצטרף לפגישות מתוזמנות בהתאם למדיניות. ההרגל החשוב הוא להחליט על תהליך הלכידה לפני תחילת הפגישה.

למשתתפים לא נוח עם ההקלטה

כבדו את האות הזה. הסבירו מה יילכד, למי תהיה גישה אליו, כמה זמן הוא יישמר, והאם הצוות יכול להשתמש בתיעוד מצומצם יותר במקום זאת. בשיחות רגישות, יש לתאם עם הדרישות המשפטיות, דרישות האבטחה, משאבי האנוש או הלקוחות לפני שימוש בהקלטה או בעוזר AI כלשהו.

שיטות עבודה מומלצות בנושא פרטיות והסכמה

תיעוד פגישות אינו רק החלטה לגבי כלי. זו גם החלטה הנוגעת לאמון. הודיעו למשתתפים כאשר פגישה מוקלטת, מתומללת או מסוכמת. פעלו בהתאם לחוקים ולכללי מקום העבודה החלים על מיקומי המשתתפים ועל סוג השיחה. בשיחות חיצוניות, נסחו את ההודעה בצורה ברורה ותנו לאנשים הזדמנות להתנגד או לבחור בשיטת תיעוד אחרת.

בהשקה פנימית, צרו מדיניות פשוטה שעונה על חמש שאלות: באילו פגישות ניתן להשתמש בהערות AI, מי יכול להזמין את העוזר, כיצד מודיעים למשתתפים, היכן נשמרות ההערות, ומי יכול לגשת אליהן או למחוק אותן. מדיניות זו הופכת את האימוץ לחלק יותר, משום שאנשים יודעים מה הכלי עושה ולמה.

כמו כן, בדקו את אופן הטיפול בנתונים על ידי הספק. חומרי התמיכה של Zoom בנושא AI מציינים ששמע, וידאו, צ'אט, שיתוף מסך, קבצים מצורפים ותוכן דומה בעל אופי תקשורתי של לקוחות אינם משמשים לאימון מודלי ה-AI של Zoom או של צדדים שלישיים. עבור כל מוצר תיעוד של צד שלישי, כולל HiNoter, על הצוותים לבדוק את הגדרות הפרטיות, האבטחה והשמירה העדכניות של המוצר לפני השימוש בו עבור תוכן רגיש.

מתי להשתמש בהקלטת Zoom ומתי להשתמש ב-HiNoter

כיצד להטמיע עוזר AI לרישום הערות ב-Zoom עבור צוות

התחילו בפגישות חוזרות, לא בכל הפגישות. בחרו סקירת שיחת מכירות אחת, שיחת הצלחת לקוח אחת, סנכרון פרויקט אחד ועדכון הנהלה אחד. הגדירו את הפלט הצפוי עבור כל סוג פגישה: סיכום מנהלים עבור הנהלה, משימות לביצוע עבור סנכרוני פרויקטים, התנגדויות ומעקב עבור מכירות, וחסמים עבור הצלחת לקוחות.

לאחר מכן, חברו את לוח השנה והחליטו מי אחראי על רשומת הפגישה. האחראי אינו חייב להקליד הערות, אך עליו לבדוק את הפלט לדיוק, להסיר כל דבר שאסור לשתף ולשלוח את הסיכום לקהל היעד הנכון. כך נשמרת האחריות ובמקביל מתבטל החלק הקשה ביותר של רישום הערות ידני.

לבסוף, החליטו לאן יגיעו ההערות. סיכום שנמצא רק בתיבת הדואר הנכנס של מישהו יישכח. שלחו סיכומי לקוחות לסביבת העבודה של החשבון, החלטות פרויקט למסמך הפרויקט, משימות לביצוע לערוץ המתאים וידע מתמשך למאגר הידע של הצוות. HiNoter תומך בתהליך העבודה בכך שהוא הופך את הפגישה לחומר מובנה שניתן לסנכרן, לייצא, לחפש בו ולדון בו.

המסקנה

Zoom כבר מספק לצוותים כמה דרכים לתעד פגישות, אך המסלול המובנה תלוי בהרשאות ומתמקד בהקלטה. זה מתאים כאשר המטרה היא ארכיון של פגישה. זה אינו מספיק כאשר הצוות צריך לדעת מה קרה, מה הוחלט ומי אחראי על הצעד הבא.

עוזר AI לרישום הערות ב-Zoom צריך להקל על הפגישות, לא ליצור קובץ נוסף לניהול. חברו את לוח השנה שלכם ל-HiNoter, אפשרו לעוזר להצטרף לפגישות Zoom מאושרות וקבלו את התמלול, הסיכום, המשימות לביצוע, מפת החשיבה והצ'אט של AI המקושר למקורות לאחר השיחה. הפגישה הופכת לידע שניתן לחיפוש במקום לשיחה שנעלמת.

קריאה לפעולה: נסו את HiNoter בפגישת ה-Zoom המתוזמנת הבאה שלכם. חברו את לוח השנה, הישארו נוכחים בשיחה וקבלו הערות, סיכומים, משימות לביצוע ומפות חשיבה אוטומטיים בלי לבנות מחדש את הפגישה מהזיכרון.

שאלות נפוצות

מהו עוזר AI לרישום הערות ב-Zoom?

עוזר AI לרישום הערות ב-Zoom הוא תוכנה שלוכדת או מעבדת תוכן של פגישות Zoom והופכת אותו לתמלולים, סיכומים, החלטות, משימות לביצוע והערות הניתנות לחיפוש. כלים מסוימים פועלים באמצעות תכונות מובנות של Zoom; אחרים, כגון HiNoter, יכולים להצטרף לפגישות מתוזמנות באמצעות תהליך עבודה של עוזר המבוסס על לוח שנה.

האם עוזר AI לרישום הערות יכול להצטרף לפגישות Zoom באופן אוטומטי?

כן, כאשר הכלי, לוח השנה, הרשאות הפגישה ומדיניות הארגון מאפשרים זאת. HiNoter יכול להתחבר ללוח השנה שלכם ולהצטרף לפגישות מתוזמנות, כך שהצוות אינו מסתמך על מישהו שיתחיל באופן ידני הקלטה או יכתוב הערות.

האם עליי להקליט ב-Zoom כדי לקבל הערות AI?

לא תמיד. תמלולים מובנים של Zoom קשורים להקלטה בענן, אך תהליך עבודה ייעודי לרישום הערות באמצעות AI עשוי להפיק הערות באמצעות עוזר מאושר המצטרף לפגישה או מתוך הקלטה מותרת שהועלתה לאחר מכן. יש לפעול תמיד בהתאם למדיניות בנושא הודעה, הסכמה ומדיניות החברה.

מי יכול להקליט פגישת Zoom?

המארח יכול בדרך כלל להתחיל הקלטה כאשר ההקלטה מופעלת. למארחים-שותפים ולמשתתפים עשויה להיות יכולת הקלטה מוגבלת, בהתאם להגדרות החשבון, לרישיון, לבקרות הפגישה ולשאלה אם המארח מעניק הרשאות הקלטה. הקלטה בענן דורשת בדרך כלל חשבון בתשלום הזכאי לכך והגדרות הקלטה בענן מופעלות.

מה אם ההקלטה ב-Zoom מושבתת?

ראשית, בדקו אם ההגבלה היא טכנית, מנהלית או מבוססת מדיניות. אם הצוות זקוק לארכיון וידאו רשמי, עבדו עם המארח או עם מנהל Zoom. אם המטרה היא הערות פגישה מובנות, השתמשו בעוזר מאושר לרישום הערות עם הודעה ברורה למשתתפים והרשאה.

האם HiNoter יכול ליצור משימות לביצוע ומפות חשיבה משיחות Zoom?

כן. HiNoter יכול להפיק תמלולים, סיכומים, משימות לביצוע, אחראים, מעקב ומפות חשיבה ממקורות פגישה נתמכים. הוא תומך גם בצ'אט AI עם הפניות למקורות, כך שצוותים יכולים לשאול שאלות על ההערות שלהם לאחר הפגישה.