Oppiaksesi tallentamaan Microsoft Teams -kokouksen varmista ensin, että sekä järjestäjä että tallentaja täyttävät organisaation käyttöoikeuden ja kokouskäytännön ehdot. Työpöytäsovelluksen kokousohjaimissa valitse Lisää toimintoja, Tallenna ja litteroi, Aloita tallennus ja vahvista sitten. Teams ilmoittaa osallistujille automaattisesti. Kokouksen jälkeen yksityisten kokousten tallenteet tallennetaan yleensä järjestäjän OneDriveen, kun taas kanavakokousten tallenteet tallennetaan tiimin SharePoint-sivustolle. Tässä oppaassa kerrotaan, kuka voi tallentaa, missä tiedostot näkyvät, miten jakaminen ja vanhentuminen toimivat, miksi painike saattaa puuttua ja milloin litteraatti tai valtuutettu tekoälymuistiinpanojen työnkulku on hyödyllisempi kuin videon toistaminen uudelleen.

Suora vastaus: Voit tallentaa Microsoft Teams -kokouksen liittymällä kokoukseen työpöytäsovelluksessa, valitsemalla Lisää toimintoja, valitsemalla Tallenna ja litteroi, valitsemalla Aloita tallennus ja vahvistamalla. Teams ilmoittaa kaikille automaattisesti. Lopeta tallennus samasta valikosta. Tallennus toimii vain, kun käyttöoikeudet, järjestäjän käytäntö, roolisi ja kokousasetukset sallivat sen.

Kuka voi tallentaa Microsoft Teams -kokouksen?

Määritelmä: Microsoft Teams -kokouksen tallenne on pilvipohjainen videotiedosto, joka sisältää kokouksen äänen, videon ja näytön jakamisen. Se eroaa litteraatista, joka tallentaa puhutut sanat tekstinä, sekä tekoälymuistiinpanoista, jotka järjestävät kokouksen tulokset.

Microsoftin nykyisessä Teamsin tallennusoppaassa todetaan, että järjestäjä tai samaan organisaatioon kuuluva henkilö voi aloittaa tai lopettaa tallennuksen, kun kokouksen järjestäjän pilvitallennuskäytäntö on käytössä, tilillä on soveltuva käyttöoikeus, IT-järjestelmänvalvoja on ottanut tallennuksen käyttöön ja henkilö ei ole vieras tai toisesta organisaatiosta. Järjestäjän ei tarvitse olla kokouksessa koko ajan.

Teams Premium- tai soveltuvan Copilot-käyttöoikeuden omaavat järjestäjät saattavat nähdä kokousasetuksen Kuka voi tallentaa ja litteroida, jonka vaihtoehdoilla tallennus voidaan rajoittaa järjestäjiin ja apujärjestäjiin, laajentaa esittäjiin tai estää kaikilta. Tuotteen ja käyttöoikeuksien saatavuus voi muuttua, joten tarkista nykyinen asetus vuokraajassa sen sijaan, että oletat jokaisella järjestäjällä olevan se.

Miten Teams-kokous tallennetaan työpöytäsovelluksessa?

Nopein virallinen tapa on sama, joka esitetään Microsoftin nykyisellä tukisivulla ja Googlen mitatussa hakutuloksen korostetussa katkelmassa 5.8.2026: liity kokoukseen, avaa Lisää toimintoja, valitse Tallenna ja litteroi, valitse Aloita tallennus ja vahvista. Vain yksi henkilö voi tallentaa kerrallaan, ja Teams ilmoittaa kaikille automaattisesti, kun tallennus alkaa.

1. Vahvista tallennuskelpoisuus. Tarkista järjestäjän ja tallentajan käyttöoikeus, järjestelmänvalvojan tallennuskäytäntö, kokousrooli ja järjestäjän asetukset ennen puhelua.
2. Liity Teams-kokoukseen. Avaa ajoitettu tapahtuma ja liity työpöytä- tai Teamsin verkkokokousnäkymästä.
3. Avaa Tallenna ja litteroi. Valitse kokouksen säätimistä Lisää toimintoja ja sitten Tallenna ja litteroi.
4. Aloita tallennus. Valitse Aloita tallennus ja sitten Vahvista. Teams näyttää osallistujille automaattisesti tallennusilmoituksen.
5. Lopeta tallennus. Palaa kohtaan Lisää toimintoja, Tallenna ja litteroi ja valitse Lopeta tallennus, kun kokous on päättynyt.
6. Etsi ja tarkista tiedosto. Avaa kokouksen keskustelu tai kalenteritapahtuma ja tarkista sitten käsitelty tallenne, omistaja, käyttöoikeudet ja vanheneminen OneDrivessa tai SharePointissa.

Voi: aloittaa natiivin pilvitallennuksen, kun asiaankuuluvat käytännöt ja rooli sallivat sen. Ei voi: estää Teamsin osallistujailmoitusta, tehdä ulkoisesta osallistujasta kelvollista nimeämällä kokouksen uudelleen tai käyttää opasta vuokraajan järjestelmänvalvojan käytännön ohittamiseen.

Mitä Teams-kokouksen tallenne sisältää?

Teams tallentaa kokouksen äänen, videon ja näytön jakamisen. Microsoft huomauttaa tällä hetkellä, että tallenteet eivät tallenna samanaikaisesti yli neljän henkilön videovirtoja, valkotauluja ja merkintöjä, jaettuja muistiinpanoja, sovelluksen jakamaa sisältöä eivätkä PowerPoint Live -esityksiin upotettuja videoita ja animaatioita. Jos jokin näistä elementeistä on tarvitsemasi varsinainen todiste, suunnittele erillinen hyväksytty vienti tai tallenna lähdesovelluksessa.

Miten tallennus lopetetaan?

Valitse kokouksen säätimistä Lisää toimintoja, Tallenna ja litteroi ja sitten Lopeta tallennus. Kohdan Lopeta litterointi valitseminen lopettaa vain reaaliaikaisen litteroinnin; tallennus jatkuu, kunnes joku luvallinen henkilö lopettaa sen. Tallennus loppuu myös kaikkien poistuttua. Microsoft huomauttaa, että jos yksi henkilö jää kokoukseen, tallennus voi päättyä ja alkaa uudelleen automaattisesti neljän tunnin jaksoissa, kunnes viimeinen osallistuja poistuu.

Odota lopettamisen jälkeen käsittelyä, ennen kuin pidät keskustelukorttia lopullisena tiedostona. Avaa tulos ja tarkista, että alku, loppu, ääni, näytön jakaminen, omistaja ja odotetut käyttöoikeudet ovat oikein.

Minne Teams-tallenteet tallennetaan?

Microsoftin järjestelmänvalvojan ohjeiden mukaan yksityisten kokousten tallenteet ladataan kokouksen järjestäjän OneDriveen, kun taas kanavakokousten tallenteet siirtyvät kanavan SharePoint-sivustolle. Tallenne linkitetään kokouksen keskusteluun, ja se voi näkyä myös Teamsin kalenteritapahtuman Tallenteet ja litteroinnit -osassa.

Microsoft Learnin Teamsin tallennuskäytäntöjä käsittelevällä sivulla todetaan myös, että käyttöön sovelletaan tavallisia Microsoft Purview'n, tiedostotallennuksen, haun ja käyttöoikeuksien hallinnan käytäntöjä. Käsittele tallennetta organisaation tiedostona, älä kertakäyttöisenä keskusteluliitteenä.

Miten jakamisoikeudet ja vanheneminen toimivat?

Järjestäjä omistaa tallenteen automaattisesti. Microsoftin tukisivun mukaan järjestäjät ja apujärjestäjät voivat oletusarvoisesti ladata tai poistaa sen; muut katselu- tai latausoikeudet määräytyvät kokoustyypin ja tiedoston käyttöoikeuksien mukaan. Vieraat ja ulkoiset osallistujat voivat katsella tallennetta vain, jos se jaetaan heidän kanssaan nimenomaisesti. Käytä virallista tallenteen toisto-, jako- ja latausopasta saadaksesi ajantasaiset jakamisohjeet.

Jaa tiedosto paljastamatta sitä liikaa

1. Avaa tallenne kokouksen keskustelusta tai kalenteritapahtumasta.
2. Avaa tiedosto OneDrivessa tai SharePointissa.
3. Tarkista, kenellä on jo käyttöoikeus, ennen kuin lisäät uusia henkilöitä.
4. Käytä tehtävän suorittamiseen tarvittavaa rajatuinta linkkiä tai nimetylle vastaanottajalle annettavaa käyttöoikeutta.
5. Testaa linkki mahdollisuuksien mukaan aiotun vastaanottajan tililtä.
6. Poista käyttöoikeus, kun projekti tai säilytystarve päättyy.

Tarkista vanheneminen sen sijaan, että olettaisit kiinteän ajan

Tallenteen vanheneminen määräytyy järjestelmänvalvojan asetusten perusteella. Henkilö, jolla on muokkausoikeus, voi avata videosoitinsivun, valita vanhenemisen laskurin, valita toisen ajanjakson tai poistaa vanhenemisen, jos käytäntö sen sallii. Microsoftin mukaan tallenteen omistaja saa vanhenemisen jälkeen sähköpostiviestin, ja hänellä voi olla enintään 90 päivää aikaa palauttaa tallenne roskakorista. Tiedoston katsominen ei pidennä päivämäärää.

Voi: muuttaa vanhenemista tai poistaa sen, kun sinulla on muokkausoikeus ja käytäntö sallii sen. Ei voi: olettaa, että keskustelulinkki pysyy käytettävissä ikuisesti, tai palauttaa tiedostoa sen jälkeen, kun organisaation roskakori- ja säilytysajat ovat päättyneet.

Miksi Teamsin Tallennus-painike puuttuu?

Puuttuva painike johtuu yleensä käytännön, käyttäjätunnuksen, roolin tai kokoustyypin ongelmasta. Microsoft suosittelee pyytämään apua järjestelmänvalvojalta, koska sekä järjestäjällä että tallentajalla on oltava tallennusoikeus. Tarkista seuraavat kohdat järjestyksessä:

Lailliset vaihtoehdot, kun et voi tallentaa

• Pyydä järjestäjää käynnistämään virallinen Teams-tallennus ja jakamaan hyväksytty tiedosto.
• Käytä Teamsin reaaliaikaista transkriptiota vain, kun ominaisuus, käytäntö ja osallistujille ilmoittaminen sen sallivat.
• Tee muistiinpanoja käsin ja pyydä osallistujia vahvistamaan päätökset ja vastuuhenkilöt ennen kokouksen päättymistä.
• Pyydä järjestäjän yhteenvetoa, transkriptiota, esitysmateriaalia, valkotaulun vientiä tai seurantadokumenttia.
• Käytä valtuutettua tekoälypohjaista kokousavustajaa vasta organisaation hyväksynnän, osallistujille ilmoittamisen ja tarvittavan suostumuksen jälkeen.

Älä käytä käyttöjärjestelmän näytöntallenninta, puhelinta, selainlaajennusta tai kolmannen osapuolen bottia puuttuvan Teams-ohjaustoiminnon ohittamiseen. Natiivin painikkeen puuttuminen on syy tarkistaa valtuutus, ei kehotus kiertää sitä.

Tallennus, transkriptio vai tekoälymuistiinpanot: minkä niistä valitset?

Tallennus on paras, kun ihmisten täytyy kerrata visuaalinen ja puhuttu asiayhteys. Transkriptio on paras, kun he tarvitsevat haettavia sanoja ja aikaleimoja. Tekoälymuistiinpanot ovat parhaimmillaan, kun työ alkaa keskustelun jälkeen: päätökset, vastuuhenkilöt, määräajat, riskit, seuranta ja myöhemmät kysymykset. Nämä tuotokset voivat täydentää toisiaan, mutta yksi ei todista toisen tarkkuutta.

Miltä lähteeseen perustuva kokouksen tuotos näyttää?

Kontrolloitu toimituksellinen esittely; tuotteen mittausta ei ole saatavilla. Alla oleva esimerkki ei ole kirjautuneena tehty Teams- tai HiNoter-testi. Se näyttää lähdeketjun, joka julkaisukelpoisen työnkulun tulisi säilyttää.

00:12 Maya: "Siirretään julkaisu 7. lokakuuta, jotta julkaisutiedot ja tukisuunnitelma ovat valmiina."
00:28 Liam: "Lähetän julkaisun lopullisen tekstin 30. syyskuuta."
00:44 Maya: "Tietoturvatarkistus on edelleen avoin; Priya vahvistaa tilanteen huomenna."

Ote litteroinnista

Maya [00:12]: Siirretään julkaisu 7. lokakuuta. Liam [00:28]: Lähetä julkaisun lopullinen teksti 30. syyskuuta. Maya [00:44]: Tietoturvatarkistus on edelleen avoin.

Jäsennelty yhteenveto

• Päätös: Julkaisu siirtyy 7. lokakuuta.
• Toimenpide: Liam lähettää julkaisun lopullisen tekstin 30. syyskuuta.
• Riski: Tietoturvatarkistus on edelleen avoin.
• Jatkotoimi: Priya vahvistaa tietoturvatilanteen huomenna.

Lähteeseen linkitetyn tekoälychatin vastaus

Kysymys: Mikä voisi vielä estää julkaisun?
Vastaus: Tietoturvatarkistus on edelleen avoin. Vahvista Mayan lausunto kohdassa 00:44 ennen julkaisusuunnitelman päivittämistä.

Tarkistus on yksinkertainen: jokaisen päätöksen, vastuuhenkilön, määräajan ja riskin tulisi joko linkittyä lähteen kohtaan tai olla merkitty päätelmäksi. Ilman tätä erottelua yhteenveto on kätevä mutta epäluotettava.

Mihin HiNoter sopii Teams-tallennetehtävän jälkeen?

HiNoter on tekoälypohjainen kokous- ja monilähdemuistiinpanotyökalu, joka muuttaa valtuutetut kokoukset, YouTube-videot, PDF-tiedostot sekä video- ja äänitiedostot jäsennellyiksi muistiinpanoiksi ja viitteillä varustetuiksi vastauksiksi.

HiNoter tulee mukaan sen jälkeen, kun luvat ja osallistujille ilmoittaminen on hoidettu. Sitä voidaan arvioida työnkulkuna, joka yhdistää hyväksytyn Teams-tapahtuman tai tiedoston litterointiin, yhteenvetoon, päätöksiin, tehtäviin, ajatuskarttaan, integraatioihin ja lähteeseen linkitettyyn tekoälychatiin. Se ei myönnä Teams-tallennuslupaa, ohita puuttuvaa Tallennus-painiketta eikä korvaa järjestäjän ja järjestelmänvalvojan hallintakeinoja.

Käyttäjän toimittama / varmista ennen julkaisua: Automaattista kokoukseen osallistumista, yli 50 kielen tunnistusta, käsittelynopeutta, kokouksen toimitusta, Teams-integraatiota, vientikohteita, ajatuskarttoja ja viittauskäyttäytymistä ei testattu kirjautuneella tilillä tätä sivua varten. Varmista tuotteen nykyinen käyttöliittymä, dokumentaatio, sopimus, suostumusprosessi, botin identiteetti, tietosuoja-asetukset ja lähdelinkit ennen julkaisua.

Aloita Microsoft Teams -integraation työnkulusta, vertaa tekoälypohjaisten kokousmuistiinpanojen tuotosta, tarkista lähteeseen linkitetty tekoälychat ja tutustu HiNoterin tietosuojakäytäntöön. Käytä yhtä vähäriskistä valtuutettua kokousta käyttöönottotestinä ennen kuin mukaan otetaan asiakas-, HR-, laki- tai säänneltyjä keskusteluja.

Mitä tietosuojaan ja suostumukseen liittyviä tarkistuksia vaaditaan?

Microsoft ilmoittaa, että kaikki osallistujat saavat ilmoituksen tallennuksen alkaessa ja että lupa saattaa olla tarpeen alueesta riippuen. Ilmoitus ei korvaa organisaatiosi lakiin, henkilöstöhallintoon, asiakkaisiin, luottamuksellisuuteen tai toimialakohtaisiin vaatimuksiin liittyviä velvoitteita. Ennen tallentamista kerro osallistujille, mitä tallennetaan, miksi se tallennetaan, kenellä on siihen pääsy, kuinka kauan sitä säilytetään ja käsitteleekö tekoälypalvelu sitä.

• Varmista, että järjestäjällä on valtuudet tallentaa käsiteltävä aihe.
• Ilmoita asiasta kokouskutsussa ja aloituspuheenvuorossa.
• Tarkista tarvittaessa kaikkien osallistujien sijaintien paikalliset suostumusvaatimukset.
• Rajoita OneDriven tai SharePointin käyttöoikeudet tarkoitetulle yleisölle.
• Erota asiakkaalle sopiva yhteenveto rajoitetusti saatavilla olevasta täydellisestä tallenteesta.
• Tarkista vanhenemista, säilytystä, roskakoria ja oikeudellista säilytystä koskevat säännöt.
• Älä lataa luottamuksellista sisältöä toiseen palveluun ilman hyväksyntää.

Katso Microsoftin tietosuojalauseke ja organisaation oma käytäntö. Hanki suuren riskin tallennuspäätöksiä varten neuvoja asianmukaiselta laki- tai vaatimustenmukaisuusasioista vastaavalta henkilöltä sen sijaan, että luottaisit yleiseen oppaaseen.

Usein kysytyt kysymykset

Miten Teams-kokous tallennetaan tietokoneella?

Liity Teams-kokoukseen, valitse kokouksen säätimistä Lisää toimintoja, valitse Tallenna ja litteroi, valitse Aloita tallennus ja sitten Vahvista. Teams ilmoittaa osallistujille automaattisesti. Lopeta tallennus palaamalla kohtaan Lisää toimintoja, Tallenna ja litteroi ja valitsemalla Lopeta tallennus.

Kuka voi tallentaa Microsoft Teams -kokouksen?

Järjestäjä ja samaan organisaatioon kuuluvat siihen oikeutetut henkilöt voivat aloittaa tai lopettaa tallennuksen, kun vaadittu käyttöoikeus, järjestelmänvalvojan pilvitallennuskäytäntö, kokousrooli ja järjestäjän asetukset sen sallivat. Vieraat, anonyymit osallistujat ja toisen organisaation henkilöt eivät voi aloittaa kätevää tallennusta.

Miksi Tallennus-painike puuttuu Microsoft Teamsista?

Yleisiä syitä ovat käytöstä poistettu kokoustallennuskäytäntö, siihen oikeuttamaton järjestäjä- tai tallentajatili, vieras- tai ulkoinen tila, tallennukseen soveltumaton kokousrooli tai kokoustyyppiä koskeva erilainen käytäntö. Vahvista järjestäjän käytäntö ja pyydä Teams-järjestelmänvalvojaa tarkistamaan määrityksesi.

Mihin Microsoft Teams -tallenne tallennetaan?

Yksityisen kokouksen tallenne ladataan kokouksen järjestäjän OneDriveen. Kanavakokouksen tallenne tallennetaan kanavan SharePoint-sivustolle. Käsitelty tallenne näkyy myös kokouschatissa sekä Teams-kalenteritapahtuman Tallenteet ja litteroinnit -alueella.

Voinko tallentaa Teams-kokouksen osallistujien tietämättä?

Teams ilmoittaa osallistujille automaattisesti, kun natiivitallennus alkaa. Älä käytä näytöntallenninta tai kolmannen osapuolen palvelua järjestelmänvalvojan käytännön, ilmoitusvelvollisuuden, suostumuksen, luottamuksellisuuden tai paikallisen lainsäädännön kiertämiseen. Jos sinulla ei ole lupaa, pyydä järjestäjää tallentamaan kokous tai toimittamaan hyväksytty litterointi tai yhteenveto.

Mitä HiNoter tekee Teams-kokouksen jälkeen?

HiNoteria voidaan valtuutuksen jälkeen arvioida kokoustietokerroksena: litterointi, jäsennelty yhteenveto, päätökset, toimenpiteet, miellekartta ja lähdeviittauksia sisältävät vastaukset. Käyttäjät ovat ilmoittaneet täällä automaattisesta läsnäolon seurannasta, yli 50 kielen tuesta, toimitusnopeudesta, integraatioista ja Teamsin toiminnasta, ja nämä on tarkistettava ennen julkaisua.

Muunna valtuutettu Teams-kokous hyödylliseksi jatkotoimeksi

Ratkaise ensin tallennuslupa Microsoft Teamsissa. Käytä sen jälkeen osallistujille ilmoittamisen ja organisaation hyväksynnän jälkeen HiNoteria lähdelitteroinnin vertaamiseen yhteenvetoon, päätöksiin, toimenpiteisiin, miellekarttaan ja lähdeviittauksia sisältäviin vastauksiin ennen tuloksen jakamista.

Käsittele valtuutettu kokous tai tiedosto | Tutustu Microsoft Teams -työnkulkuun