Một công cụ AI ghi chú nên làm được nhiều hơn là chỉ ghi lại lời nói. HiNoter ghi âm, chuyển lời nói thành văn bản, tóm tắt và sắp xếp các cuộc họp, video, PDF và tri thức của nhóm thành ghi chú có thể tìm kiếm, để nhóm của bạn có thể tập trung vào cuộc trò chuyện thay vì phải dựng lại ngữ cảnh sau mỗi cuộc gọi.
Dùng thử HiNoter miễn phí. Kết nối lịch của bạn và để cuộc họp tiếp theo được tự động tóm tắt.
AI ghi chú là gì?
AI ghi chú là phần mềm ghi âm, chuyển lời nói thành văn bản, tóm tắt và sắp xếp các cuộc trò chuyện hoặc tài liệu thành ghi chú có thể tìm kiếm. Những công cụ tốt nhất không dừng lại ở bản chép lời. Chúng xác định quyết định, đầu việc, người phụ trách, chủ đề và tham chiếu nguồn để kết quả đầu ra có thể được cả nhóm sử dụng sau khi cuộc họp kết thúc.
Sự khác biệt đó rất quan trọng. Công cụ ghi âm chỉ lưu lại cuộc họp. Ứng dụng chép lời biến lời nói thành văn bản. HiNoter được xây dựng để biến các cuộc họp và tài liệu nguồn thành tri thức có cấu trúc mà nhóm của bạn có thể tìm kiếm, chia sẻ và hành động dựa trên đó.
Vì sao các nhóm sớm vượt quá khả năng của công cụ chép lời thông thường
Hầu hết các nhóm không gặp vấn đề về việc ghi lại nội dung. Họ gặp vấn đề ở khâu theo dõi và triển khai. Một người ghi lại cuộc gọi, một người khác hứa sẽ tóm tắt sau, rồi các quyết định thực tế dần trôi vào các luồng Slack, tài liệu cá nhân hoặc trí nhớ.
Work Trend Index của Microsoft cho biết người dùng Microsoft 365 dành 57% thời gian để giao tiếp trong các cuộc họp, email và chat, so với 43% cho việc tạo ra nội dung. Atlassian cũng xác định các cuộc họp là một trong những rào cản lớn nhất đối với năng suất trong khảo sát 5.000 lao động tri thức. Bài học rất rõ ràng: chỉ ghi lại nhiều nội dung hơn là chưa đủ. Các nhóm cần một cách lưu giữ ký ức cuộc họp sạch sẽ và hữu ích hơn.
| Lựa chọn | Bạn nhận được gì | Điều vẫn cần làm thủ công |
|---|---|---|
| Ghi chú thủ công | Bản tóm tắt do con người viết từ ghi chú của một người. | Độ chính xác, tính nhất quán, dịch thuật và theo dõi tiếp theo. |
| Công cụ ghi âm | Tệp âm thanh hoặc video của toàn bộ cuộc trò chuyện. | Xem lại, tóm tắt và tìm các quyết định. |
| Ứng dụng chép lời | Văn bản theo người nói, dấu thời gian và bản chép lời có thể tìm kiếm. | Biến văn bản thô thành bản tóm tắt, người phụ trách và nhiệm vụ. |
| HiNoter | Ghi chú có cấu trúc, đầu việc, sơ đồ tư duy và AI Chat. | Rà soát lại các bước tiếp theo cuối cùng trước khi chia sẻ. |
Không cần ghi chú thủ công, từ lịch đến bản tóm tắt
HiNoter có thể kết nối với lịch của bạn và hỗ trợ tự động ghi lại các cuộc họp đã lên lịch. Thay vì yêu cầu ai đó phải chia sự tập trung giữa lắng nghe và gõ phím, AI ghi chú sẽ tham gia cuộc họp, ghi lại cuộc trò chuyện và chuyển nó thành một hồ sơ có cấu trúc sau cuộc gọi.
Đầu ra được thiết kế để phục vụ công việc, không chỉ để lưu trữ: bản tóm tắt, quyết định, đầu việc và sơ đồ tư duy. Một buổi đánh giá sản phẩm, cuộc gọi khách hàng, phỏng vấn tuyển dụng hoặc buổi đồng bộ liên phòng ban đều có thể trở thành hồ sơ mà nhóm thực sự sử dụng được.
Được xây dựng cho cuộc họp, video, PDF và nhiều hơn thế
Nhiều công cụ chỉ bắt đầu và kết thúc với âm thanh. HiNoter được thiết kế cho một quy trình làm việc tri thức rộng hơn. Các nhóm có thể biến cuộc họp, tệp âm thanh tải lên, video, nội dung YouTube, PDF và các tài liệu nguồn khác thành ghi chú được tổ chức khoa học. Điều này rất quan trọng khi câu trả lời không chỉ nằm trong một cuộc họp. Nó có thể nằm trong webinar khách hàng, video đào tạo, tài liệu nghiên cứu PDF hoặc buổi đánh giá sản phẩm của tuần trước.
Các loại nguồn được hỗ trợ gồm:
1. Cuộc họp trực tiếp và cuộc gọi đã lên lịch.
2. Tệp âm thanh và video.
3. Nội dung YouTube.
4. PDF và tài liệu.
5. Ghi chú hiện có cần được chuyển thành tri thức có thể tìm kiếm.
Nhận diện hơn 50 ngôn ngữ cho các nhóm toàn cầu
Một nhóm toàn cầu không nên phải chỉ định một người ghi chú riêng cho từng ngôn ngữ trong phòng họp. HiNoter hỗ trợ nhận diện hơn 50 ngôn ngữ, giúp các nhóm đa ngôn ngữ nắm bắt ngữ cảnh ở nhiều khu vực và tạo ra các bản tóm tắt dễ tái sử dụng hơn cho mọi người.
Điều này đặc biệt hữu ích cho đội ngũ bán hàng quốc tế, chăm sóc khách hàng, nhóm sản phẩm phân tán, các cuộc gọi nghiên cứu và hoạt động xuyên biên giới, nơi ngôn ngữ cuộc họp có thể thay đổi từ cuộc gọi này sang cuộc gọi khác.
Đâu là AI ghi chú tốt nhất cho các cuộc họp?
AI ghi chú tốt nhất cho các cuộc họp là công cụ giúp giảm khối lượng công việc sau cuộc họp, chứ không chỉ trong lúc họp. Hãy tìm các tính năng như tự động tham gia cuộc họp, chép lời chính xác, tóm tắt có cấu trúc, trích xuất đầu việc, tích hợp, hỗ trợ ngôn ngữ và AI Chat có thể tìm kiếm kèm tham chiếu nguồn.
HiNoter là lựa chọn phù hợp cho các nhóm muốn có một quy trình thống nhất cho cả cuộc họp và các nguồn tri thức. Nó ghi lại cuộc trò chuyện, cấu trúc hóa đầu ra, đồng bộ ghi chú vào các công cụ nhóm và cho phép mọi người đặt câu hỏi sau này thay vì phải đào bới trong những bản chép lời thô.
AI ghi chú có thể tự động tham gia cuộc họp không?
Có. AI ghi chú có thể tự động tham gia cuộc họp khi được kết nối với lịch của người dùng và cuộc họp có liên kết hội nghị được hỗ trợ. Với HiNoter, các nhóm có thể kết nối lịch để những cuộc họp đã lên lịch được ghi lại và tóm tắt mà không cần yêu cầu người tham gia bắt đầu từ một tài liệu trống.
Tuy vậy, các nhóm vẫn nên tuân thủ chính sách công ty, quy trình xin phép ghi âm trong cuộc họp và luật ghi âm tại địa phương. Tự động hóa hoạt động hiệu quả nhất khi người tham gia biết cách cuộc họp được ghi lại và nơi ghi chú được lưu trữ.
Đặt câu hỏi cho ghi chú của bạn với AI Chat
Một kho lưu trữ tĩnh chỉ hữu ích nếu ai đó có thời gian tìm kiếm trong đó. HiNoter biến ghi chú thành một cơ sở tri thức dạng hội thoại. Với AI Chat, đồng đội có thể hỏi điều gì đã được quyết định, vì sao định hướng thay đổi, mối quan ngại nào của khách hàng đã được nêu ra hoặc ai là người phụ trách bước tiếp theo. Tham chiếu nguồn giúp câu trả lời luôn gắn với ghi chú nền tảng thay vì trở thành một bản tóm tắt mơ hồ.
Tích hợp giúp ghi chú luôn luân chuyển trong công việc
Ghi chú cuộc họp chỉ tạo ra giá trị khi chúng đến được những công cụ nơi công việc thực sự diễn ra. HiNoter có thể phù hợp với quy trình làm việc của nhóm thông qua các đích như Notion, Slack, Google Docs, lịch và email. Điều đó cho phép bản tóm tắt cuộc gọi bán hàng đi vào quy trình CRM, một quyết định sản phẩm đi vào tài liệu lập kế hoạch hoặc danh sách hành động đi vào buổi kiểm tra nhóm tiếp theo.
Các trường hợp sử dụng cho HiNoter
Các nhóm sản phẩm và kỹ thuật có thể ghi lại kế hoạch sprint, đánh giá sự cố và các quyết định về lộ trình mà không cần chỉ định ai đó phải gõ suốt cuộc gọi.
Các nhóm bán hàng và chăm sóc khách hàng có thể lưu giữ các điểm đau của khách hàng, phản đối, bước tiếp theo và rủi ro gia hạn từ mọi cuộc trò chuyện.
Các nhóm nghiên cứu, vận hành và lãnh đạo có thể tóm tắt phỏng vấn, video, PDF và các cuộc họp định kỳ thành một lớp tri thức duy nhất có thể tìm kiếm.
Cân nhắc về bảo mật và quyền riêng tư
Ghi chú cuộc họp thường chứa dữ liệu khách hàng, chi tiết lộ trình sản phẩm, phản hồi tuyển dụng, bối cảnh tài chính hoặc các quyết định nội bộ. Trước khi áp dụng bất kỳ công cụ AI ghi chú nào, hãy xem xét quyền kiểm soát truy cập, chính sách lưu trữ, quyền chia sẻ, cài đặt lưu giữ dữ liệu và yêu cầu về sự đồng thuận.
Để triển khai hiệu quả nhất, hãy xác định những cuộc họp nào có thể được ghi lại, ai có thể truy cập bản tóm tắt, ghi chú sẽ được đồng bộ tới đâu và các cuộc gọi nhạy cảm nên được xử lý như thế nào.
Dùng thử HiNoter miễn phí
Nếu nhóm của bạn đã ghi lại các cuộc họp nhưng vẫn mất thời gian xem lại, tóm tắt và theo đuổi các đầu việc, thì nút thắt không nằm ở khâu ghi lại. Nó nằm ở cấu trúc.
Dùng thử HiNoter miễn phí. Kết nối lịch của bạn và để cuộc họp tiếp theo được tự động tóm tắt, với đầu việc, sơ đồ tư duy và AI Chat sẵn sàng cho các bước tiếp theo.
Câu hỏi thường gặp
AI ghi chú là gì?
AI ghi chú là phần mềm ghi âm, chuyển lời nói thành văn bản, tóm tắt và sắp xếp các cuộc trò chuyện hoặc tài liệu thành ghi chú có thể tìm kiếm. Một công cụ AI ghi chú tốt cũng trích xuất quyết định, đầu việc và tham chiếu nguồn.
HiNoter có thể tóm tắt video và PDF không?
Có. HiNoter được thiết kế cho nhiều hơn các cuộc họp trực tiếp. Nó có thể giúp biến video, nội dung YouTube, PDF và các tài liệu nguồn khác thành ghi chú có cấu trúc.
HiNoter có hỗ trợ các nhóm đa ngôn ngữ không?
HiNoter hỗ trợ nhận diện hơn 50 ngôn ngữ cho các nhóm làm việc xuyên khu vực và ngôn ngữ. Hãy xác nhận số lượng ngôn ngữ công khai cuối cùng với trang sản phẩm đang hoạt động trước khi xuất bản.
AI ghi chú khác gì so với phần mềm chép lời?
Phần mềm chép lời chủ yếu chuyển lời nói thành văn bản. AI ghi chú tổ chức nội dung đó thành bản tóm tắt, quyết định, đầu việc và tri thức có thể tìm kiếm.
HiNoter có thể gửi ghi chú tới các công cụ của nhóm không?
HiNoter được xây dựng để phù hợp với quy trình làm việc của nhóm, bao gồm các công cụ như Notion, Slack, Google Docs, lịch và email khi phù hợp.