如何使用 Zoom：2026 年完整新手指南

 我第一次参加 Zoom 通话时情况很糟糕。那是 2018 年。我当时在里斯本的一家咖啡馆里。我的麦克风开着，而我完全不知道。大家听到的第一句话，是我用糟糕的葡萄牙语点咖啡——“um galão, por favor”——接着是咖啡师大喊我的名字，因为我没听见他叫我。通话里有七个人。没有人对此说一句话。他们只是顶着背景噪音聊了四十分钟，而我坐在那里纳闷为什么自己的音频听起来很奇怪。

那就是我接触如何使用 Zoom的开始。说实话，我真希望当时有人能先告诉我一些基本操作，这样我就不会丢脸了。Zoom 约占视频会议市场的 55% （Statista，2024 年），这意味着每天有数百万人使用它，其中很多人和当时的我一样都是一边摸索一边使用。所以，这就是我当时希望拥有的指南。它涵盖了如何下载软件而不感染恶意软件、如何安排不会被陌生人闯入的会议、如何共享屏幕而不把 Slack 消息展示给所有人、如何录制、转录，以及让所有人困惑的免费版与付费版问题。

关于版本的快速说明：Zoom 在 2024 年将其应用重新命名为Zoom Workplace。当前版本是 6.x。产品没变，只是换了名字。如果你的界面与我描述的略有不同，可能是因为你使用的是较旧的版本。按钮的功能是一样的。

本文将介绍：

1. 入门：下载、安装和设置

2. 安排和加入会议

3. 会议中的功能：屏幕共享、白板、分组讨论室等

4. 录制和转录

5. 高级功能：网络研讨会、Zoom Phone、AI Companion

6. 免费版与付费版方案

7. 常见 Zoom 问题及解决方法

8. 常见问题

 

来源：Statista（2024 年）、Atlassian、Zoom、Calendly、伦敦政治经济学院（2024—2025 年）。

第 1 部分：入门

设置只需五分钟。唯一可能搞砸的地方，就是从错误的网站下载。

系统要求

Zoom 基本上可以在 2015 年之后生产的任何设备上运行。具体要求如下：

 

安全下载 Zoom

访问 zoom.us/download。就这样。这就是全部操作说明。不要在 Google 上搜索“下载 Zoom”，然后随便点击排在最前面的结果——有些仿冒网站会把广告软件捆绑进安装程序。我曾帮别人清理过笔记本电脑上的这类垃圾软件。这一点都不好玩。把官方网址加入书签，每次都使用它。

网站会自动检测你的操作系统。Windows 会下载 .exe 文件，Mac 会下载 .pkg 文件。运行安装程序，接受默认设置。在手机上，在 App Store 或 Google Play 中搜索“Zoom Workplace”。安装前检查发布者是否显示为“Zoom Communications, Inc.”。没错，应用商店里也有仿冒品。

创建帐户

加入会议不需要帐户。点击链接，输入姓名，就能加入。但如果要主持会议，请前往 zoom.us/signup 注册——可以使用电子邮箱，也可以使用 Google、Apple 或 Facebook，这样就少记一个密码。Zoom 会向你的收件箱发送确认链接。点击链接，设置密码，完成。你使用的是免费的 Basic 计划：一对一通话不限时，群组会议限制为 40 分钟，最多支持 100 人。

测试音频和视频

只需做一次。打开应用，点击右上角的设置齿轮 。在视频下，检查能否看到自己。屏幕一片黑？下拉菜单中可能选择了错误的摄像头——如果你的笔记本电脑既有内置摄像头，又插入了外置摄像头，这种情况很常见。

在音频下，点击测试扬声器 ——你应该能听到提示音。然后点击测试麦克风 ——说句话，系统会播放你的声音。如果听起来像是在铁罐里说话，那就是房间回声。戴上耳塞。任何耳塞都行。药店里 15 美元的一副耳塞都比 2,000 美元的笔记本电脑麦克风强。我不是在夸张。内置麦克风会收录房间里的声音——桌子、墙壁、键盘和风扇。耳塞只会收录你的声音。这是物理规律。

第 2 部分：安排和加入会议

立即开始会议

打开 Zoom。点击新会议 （橙色按钮，摄像头图标）。你会进入一个只有自己的会议。点击底部的邀请 。选择“复制邀请链接”。把它粘贴到任何地方。别人点击后就会加入。完成。

启用安全设置来安排会议

2020 年，“Zoom 劫持”成了现实问题。陌生人猜测会议 ID，闯入通话，分享令人不适的内容。Zoom 此后加强了安全性，但仍有两个设置需要手动开启。我来带你操作。

点击安排 （蓝色日历图标）。输入主题、日期和时间。至于时长——这一点我非常坚持——把默认的 30 或 60 分钟设置为 25 或 50 分钟。连续会议之间没有任何缓冲时间，会让人身心俱疲。留出五分钟喘息时间会有明显不同。试一周就知道了。

现在是重要部分。在安全下，勾选密码 和等候室。两个都要选。密码可以防止别人猜出你的会议 ID。等候室会把所有人放进虚拟大厅——你可以看到他们的姓名，然后逐个点击“准入”。不认识某个名字？不要让他加入。就这么简单。

将主持人和参与者的视频都设置为“关闭”。让大家自行选择。在日历下，选择 Google 日历或 Outlook，这样邀请就会自动出现在相应日历中。点击保存。复制生成的邀请文本——其中包含链接、会议 ID 和密码。发送出去。

所有人加入后，你还可以锁定会议 （点击安全 → 锁定会议）。之后，即使有人拥有链接，也无法加入。我会对敏感会议这样做。只需两秒钟。

加入会议

点击链接。Zoom 会打开。就这么简单。

没有链接，只有会议 ID 和密码？打开 Zoom，点击加入，输入 ID，再输入密码。进入前，Zoom 会让你测试扬声器和麦克风。用起来。加入会议后呢？静音。立刻静音。每次都要这样。就像系安全带一样。

加入会议需要帐户吗？

不需要。点击链接，输入姓名。就能加入。帐户是用来主持会议的。有一个例外：某些主持人会开启“需要身份验证才能加入”——这意味着你需要登录 Zoom 帐户。这是主持人的安全选择，不是默认设置。

第 3 部分：会议中的功能

Zoom 窗口底部有一个工具栏。几秒钟后它会隐藏——移动鼠标即可让它重新出现。你需要的一切都在这栏里。

共享屏幕（别成为那种人）

我见过有人在 Zoom 上共享了本不该共享的内容。工资表。正在进行的 Slack 私信。一个向竞争对手申请工作的浏览器标签页——那位员工的经理和八位同事都看得一清二楚。这些不是笑话。它们真的发生过，而且是在录制中的通话里。

别成为那种人。点击共享屏幕 （绿色按钮）。一个对话框会打开，显示你当前打开的所有内容的缩略图。有三个选项：

· 一个窗口 ——我 90% 的时间都使用这个选项。只有那个应用会被看到。切换到其他应用时，参与者看到的会是“主持人已暂停”，而不是你的桌面。

· 整个屏幕 ——所有可见内容都会被共享。任务栏、桌面、通知，以及你切换到的每个窗口。只有在需要演示多个应用之间的操作时才使用。三思而后行。

· 一个 Chrome 标签页 ——只共享单个浏览器标签页。非常适合演示幻灯片。

点击“共享”之前：关闭你不想被看到的内容。开启“请勿打扰”。关闭电子邮件。然后选择窗口并点击共享。

停止共享和开始共享同样重要。演示结束了吗？点击屏幕顶部的停止共享 。查看收件箱时还让屏幕共享继续运行，事故就是这样发生的。

虚拟背景

点击视频按钮旁边的箭头 → 选择虚拟背景。Zoom 提供了一些默认图片。你可以通过+添加自己的图片。在纯色墙面和良好光线下效果最好。没有绿幕时，头发周围的边缘可能看起来参差不齐——像 2008 年前后的地方电视台天气预报员。对客户通话来说，真实整洁的背景通常比虚假的背景更显专业。

同一个菜单中还有美化我的外表。这是柔焦滤镜，效果不夸张，可以缓解光线不佳的问题。我一直开着它。没人注意到。

白板

Zoom 的白板以前很糟糕。现在还不错。共享屏幕 → 白板 选项卡 → 共享。完整画布、绘图工具、文本、形状、便签。其他人也可以进行批注 — 共享工具栏上的更多 → “允许参与者进行批注”。适合快速头脑风暴或绘制流程图。

反应、举手、投票

工具栏上的反应 包含两项功能。一个举手 按钮 — 会在参与者列表中你的名字旁边放置一个举手表情，这样主持人就会请你发言。比取消静音后说“我有个问题”打扰少得多。还有表情反应 — 点赞、鼓掌、爱心 — 会在你的视频画面上方浮现几秒钟。它们看起来有点傻。其实并不是。在 20 人的通话中，一阵点赞会告诉发言者“我们在跟上”，而不会打断节奏。没有这些反应，大型通话就会变成独白。

投票：主持人功能。提前在 Zoom 网页门户中设置（会议 → 你的会议 → 编辑 → 滚动到投票），或者在通话期间点击投票 即时创建。结果会实时显示。可以与群组共享，也可以保持私密。

分组讨论室

我以前不喜欢分组讨论室。后来我举办了一场 35 人的研讨会，意识到这么多人在同一个通话中无法进行真正的交流。分组讨论室解决了这个问题。主持人将所有人分成小组，每个人都进入独立的子会议，并使用单独的音频和视频。适合研讨会、回顾会议和培训。

点击底部的分组讨论室 。选择房间数量（最多 50 个）。自动 表示 Zoom 随机分配人员。手动 表示你自己拖动姓名。点击打开所有房间。参与者会收到加入自己房间的提示。

作为主持人，你可以在房间之间切换（点击任意房间旁边的加入 ）。有一个广播 按钮，可以同时向所有房间发送文本。可以用它来发送时间提醒。这里有一件我经过惨痛教训才学到的事：打开房间前一定要设置时间限制。 比如说“八分钟后回来。”广播两分钟倒计时提醒。如果没有明确的时间限制，分组讨论室就会变成社交时间。人们开始看手机。气氛消退。我亲眼看过这种情况。设定好时间。

时间到了？点击关闭所有房间。每个人都会看到 60 秒倒计时，然后返回主会议。

第 4 部分：录制和转录

 

录制功能是免费版和付费版的分界线。区别如下：

 

录制会议

点击工具栏上的录制 。选择在此计算机上录制 （本地录制，任何套餐均可）或录制到云端 （专业版及以上）。左上角会出现红点。参与者会看到“正在录制”通知。

完成后？点击停止录制。或者点击暂停 ，稍后继续。会议结束后，本地录制需要一两分钟进行处理。文件会保存到“文档 → Zoom → [会议日期和主题]”。你会得到一个 MP4（视频）、M4A（音频）和一个聊天记录文本文件。

云录制会在几分钟内显示在zoom.us/recording 。你可以分享链接、下载或剪辑。

内置转录——以及它何时会失效

云录制会自动转录。Zoom 会生成文字稿，还可以显示实时字幕。质量如何？对于清晰的英语、适中的语速和中性的口音：可能达到 85%–90%。听起来还不错，直到缺失的 10% 中包括有人说了“don't”，而文字稿却写成了“do”。在决策会议中，这可能就是全部关键。

口音、语速快的人、行业术语、多人同时说话——准确率都会下降。非英语内容，或者人们在一句话中途切换语言的通话？文字稿会变得不够可靠，无法用于任何重要事项。

Zoom 的 AI Companion（下一节介绍）可以总结会议，并从云录制中提取行动事项。它比原始文字稿更好。但语言限制也一样。这就是为什么跨语言工作的团队——比如一家在美国、巴西和葡萄牙都有员工的公司——通常会接入专用的AI 笔记工具 ，支持自动检测50 多种语言 。无论通话使用英语、葡萄牙语还是两种语言，你都能得到清晰、结构化的笔记。其中一些工具还可以转录YouTube 视频、音频文件和PDF ——因此你的笔记工作流不会局限于 Zoom 内置引擎所能处理的内容。

实时字幕

点击工具栏上的显示字幕 ——图标看起来像一个带有文字线条的对话气泡。字幕会实时显示在底部。点击旁边的箭头可以更改说话语言或字幕大小。点击隐藏字幕 即可关闭。准确率与转录相同——适合跟进内容，但不适合作为正式记录。

第 5 部分：高级功能

大多数人会跳过这些内容。如果你要举办网络研讨会、管理电话系统，或尝试将 AI 引入会议，请继续阅读。

Zoom 网络研讨会

网络研讨会不是会议。在会议中，每个人都可以发言。在网络研讨会中，大多数人是“参会者”——他们可以观看和聆听，但不能打开摄像头或取消静音，除非被提升为“答疑嘉宾”。这是广播式的形式，适用于全员大会、产品发布会以及面向 100 多名观众的培训。

这是付费附加功能。500 名参会者每月 79 美元，5,000 名参会者每月最高 2,490 美元。你可以获得报名管理、电子邮件提醒、参会者报告和演练模式。设置方法：网页门户 → 安排网络研讨会 → 配置报名和答疑嘉宾 → 发送加入链接。

Zoom Phone

与 Zoom Meetings 集成在同一应用中的云电话系统。它提供专用号码、呼叫路由、语音邮件转录，以及通过笔记本电脑或手机拨打和接听电话的功能。美国/加拿大每位用户每月 10 美元。如果你的公司已经付费使用 Zoom，用它替代独立的电话系统，就少了一个供应商。

Zoom AI Companion

Zoom 的 AI 助手。它是过去一年变化最大的功能。它可以做什么：

· 会议摘要 — 通话结束后，AI 会整理要点和行动事项。免费套餐提供基础版本。付费套餐提供带智能章节的完整摘要。

· 追赶进度 — 加入晚了？询问“我错过了什么？”，它会根据实时文字稿进行概述。

· 生成白板内容 — 输入提示，AI 会用想法或表格填充白板。

· 聊天起草 — 在 Zoom Team Chat 中撰写消息。

· 智能录制 — 找出精彩片段并制作短视频。

包括免费套餐在内的所有套餐都提供基础功能。高级功能需要付费套餐或 AI Companion 附加组件。

Zoom 的 AI 以英语为优先。葡萄牙语、德语、日语，以及其他 Zoom 覆盖较弱的语言——准确率会下降，你对输出结果的信心也会降低。需要可靠多语言笔记的团队通常会将 Zoom 连接到专用工具——例如AI 会议助手 ，它可以自动加入会议、检测语言，并生成结构化笔记，让你无需道歉就能交给老板。

免费套餐与付费套餐

 

40 分钟的时长上限是人们升级套餐的主要原因。各套餐包含的内容如下：

 

价格截至2025年年中。按年计费相比按月计费可节省约17%。来源：Zoom官方定价。

何时升级

免费版适合偶尔进行一对一通话和简短的站会。我认识一些自由职业者，使用它多年都没问题。以下情况适合选择专业版：团队会议经常达到40分钟上限；需要带转录的云端录制；想要AI摘要；或者需要向客户演示，并希望使用自定义会议ID，而不是随机的数字字符串。

专业版每年149.90美元。对于任何通过Zoom赚钱的人来说，这个价格都算合理。商业版（每年199.90美元）适用于IT部门介入的情况——支持300名以上参与者、单点登录、托管域名和品牌定制。

常见的Zoom问题

按我实际遇到的频率排序。

摄像头无法使用

先检查硬件。很多笔记本电脑都有摄像头遮挡片——镜头上方一个很小的滑块，很容易被意外关闭。如果其他应用正在使用摄像头（FaceTime、Teams、Photo Booth），Zoom就无法访问它。关闭这些应用，然后重启Zoom。

在Zoom中：设置 → 视频 → 检查摄像头下拉菜单。使用外接摄像头时显示“未检测到摄像头”？拔下摄像头，再重新插入。Windows：设置 → 隐私 → 摄像头 → 必须开启“允许应用访问你的摄像头”。Mac：系统设置 → 隐私与安全性 → 摄像头 → Zoom旁边需要勾选。

别人听不到我的声音

十有八九？你被静音了。看看左下角的麦克风图标。上面有红色斜线？点击它。这就是解决办法。

确定没有静音但仍然没有声音？设置 → 音频 → 检查麦克风下拉菜单。点击“测试麦克风”。输入电平条没有移动？设备选错了。切换设备。Windows：右键点击扬声器图标 → 声音设置 → 将正确的输入设备设为默认设备。Mac：系统设置 → 声音 → 输入 → 选择你的麦克风。

“你的连接不稳定”

带宽跟不上。靠近路由器。如果可以，插入以太网——有线连接可以解决大多数Wi-Fi问题。关闭视频（它最占带宽），仅使用音频。关闭流媒体、下载和其他通话。如果问题持续发生，请在fast.com上检查上传速度。群组视频至少需要1.5 Mbps的上传速度。

回声或反馈音

有人使用扬声器而不是耳机，麦克风拾取了扬声器的输出。告诉所有人使用耳机，或在不说话时静音。另一个原因是同一房间内有两台设备加入了会议——一台笔记本电脑和一部手机。其中一台需要退出。

我的录制文件在哪里？

本地录制：文稿 → Zoom，位于以日期和主题命名的文件夹中。没有找到？可能仍在处理中——会议结束后再等几分钟。云端录制：登录zoom.us/recording。如果Zoom在转换过程中崩溃，请在Zoom文件夹中寻找.zoom 文件。双击它——有时这样会重新开始转换。

“主持人正在进行另一场会议”

一个账户一次只能进行一场会议。需要同时进行两场？购买第二个许可证。或者指定一名“备用主持人”——此人无需使用你的登录信息，就可以开始并主持另一场会议。

常见问题

Zoom是免费的吗？

是的，但有一些限制。基础版免费。一对一通话不限时。群组会议（3人以上）限制为40分钟，最多100名参与者。支持本地录制，但不支持云端录制或AI摘要。日常使用足够了。如果工作会议经常超时？你会达到上限。

加入会议需要账户吗？

不需要。点击链接，输入姓名，就能加入。账户用于主持会议。一些主持人会启用“要求身份验证”——这意味着你需要登录Zoom账户。这取决于主持人的设置，并非默认要求。

为什么我的会议会在40分钟后结束？

这是免费版的限制。会议中有三人或更多人时，40分钟计时器就会启动。倒计时归零，会议结束。一对一通话不限时。要移除限制：专业版每月14.99美元或每年149.90美元。专业版可将会议延长至30小时。

不使用应用可以使用Zoom吗？

算是可以。在浏览器中点击会议链接后，Zoom会尝试打开桌面应用。如果未安装应用，你会看到下载提示——其下方有一行较小的文字：“从浏览器加入。”点击它即可。网页版可以使用，但功能有限。不支持虚拟背景。屏幕共享功能有所减少。作为备用方案没问题，但不适合日常使用。

录制文件保存在哪里？

本地录制：电脑上的文稿 → Zoom 。云端录制（专业版及以上）：zoom.us/recording。可以通过链接分享或下载。

Zoom安全吗？

使用正确的设置后，是安全的。开启密码和等候室。所有人加入后锁定会议。将屏幕共享限制为仅主持人。做好这四件事后，陌生人闯入的风险就非常低。Zoom支持一对一通话使用端到端加密。群组会议使用不同的标准，Zoom在技术上可以访问其中的内容——敏感讨论值得了解这一点。

可以加入多少人？

基础版和专业版：100人。商业版：300人。企业版：500人以上。大型会议附加功能可提升至1,000或3,000人。网络研讨会最多支持5,000名与会者。

可以转录其他语言吗？

Zoom的转录以英语为主。葡萄牙语、西班牙语、德语、日语以及混合语言通话的准确度会明显下降，因此转录内容不足以可靠地用于决策。需要多语言会议记录的团队通常会使用支持在50多种语言之间自动检测的专用转录工具。得到的是可以实际使用的结构化记录，而不是需要手动修改的粗略草稿。

停止手动记录会议笔记

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总结

Zoom并不难。熟悉它只需一个下午。大多数错误——没有静音、共享了错误的屏幕、忘记安全设置、找不到录制文件——都源于不知道按钮在哪里，而不是软件复杂。现在你已经知道了。

你每周都会在Zoom上花费数小时。数据证明了这一点：55%的市场份额 （Statista）、80%的员工 认为会议可以更短（Atlassian）、54%的人希望获得会后摘要 ，但只有39%的人能获得 （Zoom）。花十分钟正确学习这个工具，是你一周中最有成效的事情。先从静音开始。然后开启安全设置来安排会议。接着使用单窗口屏幕共享。其余都是额外收获。

关于作者： 本指南由 HiNoter 编辑团队撰写。多年来，该团队一直记录分布在各大洲的团队如何进行沟通。我们打造的工具可以帮助团队捕捉、整理并落实每次会议中的讨论内容——自动加入通话，支持50 多种语言的转录，并在通话结束的瞬间提供结构化会议笔记 。我们的报告数据来源于 Zoom、Statista、Atlassian 和伦敦政治经济学院。