如何使用 Zoom：2026 年完整新手指南

 我第一次用 Zoom 開會的經驗非常糟。那是 2018 年，我人在里斯本的一間咖啡館。我的麥克風開著，卻完全不知道。大家第一個聽到的，就是我用很破的葡萄牙語點咖啡——「um galão, por favor」——然後因為我沒聽到店員叫我名字，還被大聲喊了一次。通話裡有七個人。沒有人提這件事。他們就這樣在背景噪音中講了四十分鐘，而我一直坐在那裡，納悶為什麼我的聲音聽起來那麼奇怪。

這就是我對如何使用 Zoom的第一次認識。老實說，我真希望當初有人先把基本操作告訴我，免得我那樣出糗。Zoom 約佔55% 的視訊會議市場（Statista，2024），也就是說每天有數百萬人在用，而其中很多人跟當年的我一樣，都是邊用邊猜。所以，這篇就是我當年希望自己能看到的指南。內容會涵蓋如何安全下載、不裝到惡意軟體、如何安排不會被陌生人闖入的會議、如何分享螢幕又不把 Slack 訊息一起曝光，以及錄影、逐字稿，還有讓所有人都搞不太清楚的免費版與付費版差異。

先補充一點版本資訊：Zoom 在 2024 年把 App 重新命名為Zoom Workplace。目前版本是 6.x。東西還是同一個，只是名字變了。如果你的畫面跟我描述的有點不一樣，可能只是因為你用的是舊版。按鈕功能基本上一樣。

本文會涵蓋：

1. 開始使用：下載、安裝與設定

2. 排程與加入會議

3. 會議中的功能：螢幕分享、白板、分組討論室等

4. 錄影與逐字稿

5. 進階功能：網路研討會、Zoom Phone、AI Companion

6. 免費版與付費版方案比較

7. 常見 Zoom 問題與解法

8. 常見問答

 

資料來源：Statista（2024）、Atlassian、Zoom、Calendly、London School of Economics（2024–2025）。

第 1 部分：開始使用

設定只要五分鐘。唯一真正會搞砸的方法，就是從錯的網站下載。

系統需求

基本上，2015 年之後推出的大多數裝置都能跑 Zoom。具體如下：

 

安全下載 Zoom

請直接前往 zoom.us/download。就這麼簡單。不要去 Google 搜尋「download Zoom」然後隨便點第一個結果——有些仿冒網站會把廣告軟體一起包進安裝程式。我真的幫人清過這種垃圾，不好玩。把官方網址加入書籤，每次都從那裡下載。

網站會自動偵測你的作業系統。Windows 會下載 .exe，Mac 會下載 .pkg。執行安裝程式，照預設選項安裝即可。手機上則到 App Store 或 Google Play 搜尋「Zoom Workplace」。安裝前請確認發行商是「Zoom Communications, Inc.」。沒錯，App 商店裡也有仿冒品。

建立帳號

加入會議不需要帳號。點連結、輸入名字、進去就好了。但如果你要主持會議，請到 zoom.us/signup 註冊——可以用 Email，也可以用 Google／Apple／Facebook 登入，少記一組密碼。Zoom 會寄一封確認信到你的信箱，點擊連結、設定密碼，就完成了。你會先使用免費的 Basic 方案：一對一通話不限時、群組會議最長 40 分鐘、最多 100 人。

測試音訊與視訊

這件事做一次就夠。打開 App，點右上角的設定齒輪。在視訊裡確認你看得到自己。如果是黑畫面？通常是選錯相機了——尤其你如果同時有筆電內建鏡頭和外接鏡頭，這很常見。

在音訊裡，點測試喇叭——你應該會聽到提示音。接著按測試麥克風——說幾句話，Zoom 會回放給你聽。如果你聽起來像在鐵罐裡講話，那是房間回音。戴耳機就好。任何耳機都行。藥妝店 15 美元的耳機，效果都比 2,000 美元的筆電麥克風好。我不是誇張。內建麥克風會把整個房間都收進去——桌子、牆壁、鍵盤、風扇。耳機收的是你的聲音。這是物理。

第 2 部分：排程與加入會議

立刻開始一場會議

打開 Zoom。點新會議（橘色按鈕、攝影機圖示）。你就會先一個人在會議裡。接著點底部的邀請。選「複製邀請連結」。貼到任何地方。別人點連結，就會進來。完成。

開啟安全設定後再排程會議

2020 年時，「Zoom-bombing」真的成了一件事。陌生人亂猜會議 ID，闖進通話裡，分享各種糟糕內容。後來 Zoom 強化了安全機制，但現在仍有兩個設定值得手動打開。我帶你一步一步來。

點排程（藍色日曆圖示）。填入主題、日期、時間。至於會議長度——這點我很有意見——請把預設的 30 或 60 分鐘改成 25 或 50 分鐘。會議排滿、中間完全沒緩衝，真的很消耗人。多那五分鐘喘口氣，差很多。試一週看看。

接著是重點。在安全性底下，勾選密碼與等候室。兩個都要。密碼能防止別人亂猜你的會議 ID。等候室則會把所有人先放進虛擬大廳——你會看到他們的名字，再一個個按「允許加入」。不認得名字？不要放進來。就這麼簡單。

把主持人和參與者的視訊都設成「關閉」。讓大家自己決定要不要開。接著在行事曆裡選 Google Calendar 或 Outlook，這樣邀請會自動存進去。按儲存。複製系統產生的邀請文字——裡面會有連結、會議 ID 和密碼。把它傳出去。

等所有人都進來之後，你也可以鎖定會議（點安全性 → 鎖定會議）。之後就算有連結，也無法再進來。遇到敏感會議時我會這樣做。只要兩秒。

加入會議

點連結。Zoom 會打開。整件事就是這樣。

沒有連結，只有會議 ID 和密碼？打開 Zoom，點加入，輸入 ID，再輸入密碼。進入前，Zoom 會讓你測試喇叭和麥克風。請用它。還有，進去之後呢？立刻靜音。每次都一樣。就像上車繫安全帶。

加入會議需要帳號嗎？

不需要。點連結、輸入名字，就能進去。帳號主要是給主持人用的。只有一個例外：有些主持人會開啟「要求驗證才能加入」，這種情況下你就需要登入 Zoom 帳號。那是對方的安全設定，不是預設值。

第 3 部分：會議中的功能

Zoom 視窗底部有一排工具列。幾秒後它會自動隱藏——把滑鼠移過去就會再出現。你需要的功能，幾乎都在那一排上。

螢幕分享（別成為那種人）

我在 Zoom 上看過一些絕對不該被分享出來的東西。薪資試算表。正在進行中的 Slack 私訊。還有某人開著一個投給競爭對手的工作申請頁面，而他的主管和八位同事全都看得到。這些都不是笑話。真的發生過。而且還是在有錄影的會議上。

不要變成那種人。點分享畫面（綠色按鈕）。會跳出一個對話框，顯示你目前開著的所有視窗縮圖。你有三種選擇：

· 單一視窗 — 我 90% 的時候都用這個。只有那個 App 會被看到。你切去別的 App 時，參與者看到的會是「主持人已暫停分享」，而不是你的整個桌面。

· 整個螢幕 — 螢幕上所有內容都看得到。工作列、桌面、通知、你切換到的每個視窗。只有在你真的需要跨多個 App 示範時才用這個。請三思。

· 單一 Chrome 分頁 — 只分享某個瀏覽器分頁。很適合簡報。

按分享前，先做三件事：關掉你不想被看到的東西、開啟勿擾模式、關閉 Email。然後再選你要的視窗，點分享。

結束分享跟開始分享一樣重要。簡報結束了？請按螢幕上方的停止分享。很多事故，就是因為人已經講完了，螢幕分享卻還開著，然後開始去收信。

虛擬背景

點視訊按鈕旁邊的小箭頭 → 選擇虛擬背景。Zoom 內建幾張預設圖片。你也可以按 + 自行上傳。這功能在純色牆面和光線夠好的環境下效果最好。如果沒有綠幕，頭髮邊緣常會破破的——看起來有點像 2008 年左右的地方氣象主播。若是跟客戶開會，整理乾淨的真實背景，通常還是比假的背景更專業。

同一個選單裡還有美肌效果。算是一種柔焦濾鏡。不會太誇張，但能稍微修飾糟糕的光線。我自己都開著。沒人發現。

白板

Zoom 的白板以前真的不好用。現在還算可以。點分享畫面 → 白板分頁 → 分享。你會看到完整畫布、繪圖工具、文字、形狀、便利貼。其他人也可以一起標註——在分享工具列上按更多 →「允許參與者註解」。很適合快速腦力激盪，或畫流程圖。

表情反應、舉手、投票

工具列上的反應有兩種東西。一個是舉手按鈕——會在參與者清單中你的名字旁邊顯示舉手表情，讓主持人知道要點你發言。這比突然解除靜音說「我有問題」不打斷太多。另一個是表情反應——像讚、拍手、愛心——會短暫飄在你的視訊格上方。它們看起來好像有點幼稚，但其實不是。20 人會議裡，一排讚可以讓講者知道「我們有跟上」，又不會打斷節奏。沒有這些反應，大型會議很容易變成單向獨白。

投票則是主持人功能。可以事先在 Zoom 網頁後台設定（會議 → 你的會議 → 編輯 → 往下滑到投票），也可以在通話中點投票即時建立。結果會即時顯示。你可以選擇分享給全體，或只自己看。

分組討論室

我以前不太喜歡分組討論室。直到有一次我帶一場 35 人工作坊，才發現這麼多人根本不可能在同一通會議裡真正對話。分組討論室解決了這件事。主持人可以把大家拆成小組，每組進到獨立的小會議裡，有各自的音訊與視訊。很適合工作坊、回顧會、培訓。

點底部的分組討論室。選擇房間數量（最多 50 間）。自動代表 Zoom 隨機分組。手動代表你自己拖曳分配。點開啟所有房間，大家就會收到提示，加入自己的房間。

身為主持人，你可以在各個房間之間切換（在任一房間旁按加入）。也有一個廣播按鈕，可以一次傳送文字訊息到所有房間。拿來提醒時間很好用。而我自己是吃過虧才學到這件事：開啟分組前，一定要先設定時間限制。 直接說「八分鐘後回來」。在剩兩分鐘時再發一次提醒。如果沒有先講明限制，分組討論很容易變成社交聊天時間。大家開始滑手機，整體能量直接掉下去。我真的看過。一定要設時鐘。

時間到？按關閉所有房間。所有人會收到 60 秒倒數，然後回到主會議室。

第 4 部分：錄影與逐字稿

 

錄影功能正是免費與付費方案明顯分家的地方。差異如下：

 

錄製會議

在工具列上點錄製。選錄製到這台電腦（本機，所有方案可用）或錄製到雲端（Pro+）。左上角會出現紅點。參與者也會看到「正在錄影」的通知。

結束了？按停止錄製。或者按暫停，之後再繼續。本機錄影在會議結束後通常還要一兩分鐘處理。檔案會存到「文件 → Zoom → [會議日期與主題]」。你會拿到 MP4（影片）、M4A（音訊），以及聊天記錄文字檔。

雲端錄影則會在幾分鐘內出現在 zoom.us/recording。你可以分享連結、下載或剪輯。

內建逐字稿——以及它失靈的地方

雲端錄影會自動產生逐字稿。Zoom 也能提供即時字幕。品質如何？如果是清楚的英文、語速適中、口音中性，大概有 85–90% 準確率。聽起來不差，直到那遺失的 10% 裡面，剛好把某人說的「don't」辨成「do」。在決策會議裡，這差別可就大了。

碰到口音、講很快的人、專業術語、多人同時講話，準確度就會下降。若是非英文，或一場會議裡有人中途切換語言？那這份逐字稿就不太適合拿來做重要用途了。

Zoom 的 AI Companion（下一節會提）可以替雲端錄影做會議摘要，並抓出待辦事項。這比原始逐字稿好一些，但語言限制還是在。這也是為什麼跨語言團隊——例如一家公司同時有人在美國、巴西和葡萄牙——通常會另外接入專門的AI 會議筆記工具，支援50+ 種語言與自動辨識。不論通話是英文、葡萄牙語，還是兩者混用，都能得到乾淨、結構化的筆記。有些工具也能轉錄YouTube 影片、音訊檔和PDF，讓你的筆記流程不只受限於 Zoom 內建引擎。

即時字幕

工具列上點顯示字幕——圖示看起來像有文字線條的對話泡泡。字幕會即時顯示在底部。點它旁邊的小箭頭，可以調整說話語言或字幕大小。若要關閉，按隱藏字幕即可。準確度跟逐字稿差不多——拿來輔助理解可以，當正式紀錄不太行。

第 5 部分：進階功能

大多數人會跳過這些。但如果你要辦網路研討會、管理電話系統，或想把 AI 用進會議中，請繼續看。

Zoom Webinars

網路研討會不是一般會議。在一般會議裡，每個人都可以說話；在研討會裡，多數人是「與會者」——只能觀看和收聽，不能開鏡頭或解除靜音，除非被升級成「講者」。這是廣播型態。適合 town hall、產品發表會、大型培訓等 100+ 觀眾情境。

這是付費加購功能。500 位與會者每月 79 美元起，最高到 5,000 位與會者每月 2,490 美元。你會得到報名管理、Email 提醒、與會者報表、彩排模式等功能。設定方式：網頁後台 → 安排網路研討會 → 設定報名與講者 → 傳送加入連結。

Zoom Phone

這是整合在 Zoom Meetings 同一個 App 裡的雲端電話系統。可有專屬號碼、來電路由、語音信箱轉文字，也能從筆電或手機撥打／接聽電話。美國／加拿大方案每位使用者每月 10 美元。如果你的公司本來就有在付 Zoom 費用，用它取代獨立電話系統，就少一個供應商要管。

Zoom AI Companion

Zoom 的 AI 助理。這是過去一年變動最多的功能。它可以做這些：

· 會議摘要 — 通話結束後，AI 會整理重點與行動項目。免費方案只有基礎版。付費方案則可獲得完整摘要與智慧章節。

· 補進度 — 遲到才加入？你可以問「我錯過了什麼？」它會根據即時逐字稿幫你回顧。

· 白板生成 — 輸入提示詞，AI 會幫你把白板填上想法或表格。

· 聊天草稿 — 能在 Zoom Team Chat 幫你撰寫訊息。

· 智慧錄影 — 自動找出精華片段並剪成短片。

基礎功能所有方案都有，包括免費版。進階功能則需要付費方案或 AI Companion 加購。

Zoom 的 AI 仍然是以英文為主。葡萄牙語、德語、日語，或任何 Zoom 覆蓋較薄弱的語言，準確率都會下降，你對輸出結果的信心也會跟著下降。需要可靠多語會議筆記的團隊，通常會把 Zoom 接到專用工具——例如能自動加入會議、辨識語言，並產出你可以不用道歉就直接交給主管的結構化筆記的AI 會議助理。

免費版 vs. 付費版方案

 

40 分鐘上限，是大多數人升級的主因。各方案包含內容如下：

 

價格截至 2025 年年中。年繳相較月繳約可省 17%。資料來源：Zoom 官方定價。

什麼時候該升級

如果只是偶爾一對一通話或短時間 standup，免費版就夠了。我認識一些自由工作者，用了好幾年都沒升級。你會想升 Pro 的情況是：團隊會議常常撞上 40 分鐘上限、你需要雲端錄影與逐字稿、你想用 AI 摘要，或者你是對客戶開會，希望有自訂會議 ID，而不是一串隨機數字。

Pro 一年 $149.90。對任何靠 Zoom 賺錢的人來說，算合理。Business（$199.90/年）通常是 IT 開始介入時才會升級——支援 300+ 參與者、SSO、受管理網域、品牌設定。

常見 Zoom 問題

以下依照我實際最常看到的頻率排列。

鏡頭無法使用

先檢查實體裝置。很多筆電都有鏡頭遮罩——鏡頭上方的小滑蓋，很容易不小心關起來。如果其他 App 正在使用鏡頭（例如 FaceTime、Teams、Photo Booth），Zoom 就不能存取。先把那些程式關掉，再重新啟動 Zoom。

在 Zoom 裡：設定 → 視訊 → 檢查相機下拉選單。如果外接 webcam 顯示「未偵測到相機」？拔掉重插。Windows：設定 → 隱私權 → 相機 → 需要開啟「允許應用程式存取相機」。Mac：系統設定 → 隱私權與安全性 → 相機 → Zoom 要有勾選。

沒人聽得到我

十次裡有九次？你只是靜音了。看左下角的麥克風圖示。上面有紅線？點一下。解法就是這樣。

確定沒靜音還是沒聲音？設定 → 音訊 → 檢查麥克風下拉選單。按「測試麥克風」。輸入音量條沒動？代表選錯裝置。換一個。Windows：右鍵喇叭圖示 → 聲音設定 → 把正確的輸入裝置設成預設。Mac：系統設定 → 聲音 → 輸入 → 選你的麥克風。

「你的網路連線不穩定」

代表頻寬跟不上。靠近路由器一點。可以的話改用乙太網路——有線網路能解決大多數 Wi-Fi 問題。關掉視訊（它最吃頻寬），只保留音訊。也把串流、下載、其他通話都關掉。如果還是常發生，到 fast.com 測一下上傳速度。Zoom 群組視訊至少需要 1.5 Mbps 上傳速度。

回音或音訊回授

通常是有人用外放，麥克風又把喇叭聲收進去了。叫大家戴耳機，或在沒講話時靜音。另一個常見原因：同一個房間裡有兩台裝置都加入了會議——例如筆電加手機。一定要有一台離開。

我的錄影跑去哪了？

本機錄影：文件 → Zoom，資料夾名稱通常是日期加主題。如果找不到？可能還在處理，等幾分鐘再看。雲端錄影：登入 zoom.us/recording。如果 Zoom 在轉檔時當掉，去 Zoom 資料夾裡找看看有沒有 .zoom 檔。雙擊它——有時能重新啟動轉檔。

「主持人已有另一場會議進行中」

一個帳號同一時間只能主持一場會議。需要同時開兩場？買第二個授權。或者指定「替代主持人」——對方就能不用你的登入資訊，代替你啟動並主持另一場會議。

常見問答

Zoom 是免費的嗎？

是，但有限制。Basic 方案免費。一對一通話不限時。群組會議（3 人以上）最長 40 分鐘，最多 100 人。可以本機錄影，但不能雲端錄影，也沒有 AI 摘要。日常使用沒問題。工作會議如果常常拖長，就一定會撞牆。

加入會議需要帳號嗎？

不需要。點連結、輸入名字，就能進去。帳號主要是給主持人用的。有些主持人會啟用「要求驗證」，那就代表你必須登入 Zoom 帳號。這是對方的選擇，不是預設。

為什麼我的會議 40 分鐘就結束？

因為你用的是免費方案。會議裡只要有三人以上，40 分鐘倒數就會開始。時間一到，會議結束。一對一通話則不限時。想取消限制：升級到 Pro，每月 $14.99 或每年 $149.90。Pro 可把會議延長到 30 小時。

不用 App 可以用 Zoom 嗎？

某種程度上可以。你在瀏覽器點會議連結時，Zoom 會先嘗試開啟桌面 App。如果沒安裝，就會跳出下載提示——而在下面比較小的字裡，會寫「從瀏覽器加入」。點那個即可。網頁版可以用，但功能有限。沒有虛擬背景。螢幕分享能力也較弱。適合備用，不適合天天用。

錄影會存在哪裡？

本機：你電腦的文件 → Zoom。雲端（Pro+）：zoom.us/recording。可以用連結分享，或直接下載。

Zoom 安全嗎？

設定對了就安全。請開啟密碼和等候室。等所有人進來後鎖定會議。把螢幕分享限制為僅主持人。這四件事做到，不受歡迎的訪客風險就很低。Zoom 對一對一通話支援端對端加密。群組會議則採用另一種標準，技術上 Zoom 仍可存取——如果你要談很敏感的事情，這點值得知道。

最多可以有多少人加入？

Basic 與 Pro：100 人。Business：300 人。Enterprise：500+。大型會議加購可推到 1,000 或 3,000 人。網路研討會則最高可到 5,000 位與會者。

可以轉錄其他語言嗎？

Zoom 的轉錄仍以英文為主。葡萄牙語、西班牙語、德語、日語、混合語言會議——準確率下降到一個不太適合拿來做決策的程度。需要多語筆記的團隊，通常會使用支援 50+ 語言自動辨識的專業轉錄工具。你會得到的是可直接使用的結構化筆記，而不是還要手動修正的粗稿。

別再手動做會議筆記了

HiNoter 會自動加入你的 Zoom 會議，支援 50+ 種語言轉錄，並在通話結束後立刻提供結構化摘要、行動項目與心智圖。不必再重播錄影，也不用邊聽邊抄。

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總結

Zoom 並不難。熟悉它，大概只要一個下午。大多數失誤——忘記靜音、分享錯畫面、忘了安全設定、找不到錄影——都不是因為軟體太複雜，而只是因為你不知道按鈕在哪。現在你知道了。

你每週大概都會花很多時間在 Zoom 上。數據也這麼說：55% 市佔率（Statista）、80% 的工作者認為會議可以更短（Atlassian）、54% 想要會後摘要，但只有 39% 真的拿得到（Zoom）。花十分鐘好好學會這個工具，可能是你這週做過最有效率的事。先從靜音開始。再來學會安全排程。接著學單一視窗螢幕分享。剩下的，都是加分。

關於作者： 本指南由 HiNoter 編輯團隊撰寫。多年來，我們持續記錄分散式團隊如何跨洲溝通。我們打造的工具能協助團隊自動擷取、整理並落實每一場會議中的內容——自動加入通話、支援 50+ 種語言轉錄，並在通話結束後立即提供結構化會議筆記。本文資料整理參考了 Zoom、Statista、Atlassian 與 London School of Economics 的數據。