Käyttöoikeudet edellä etenevä opas isännille, kanssaisännille, osallistujille ja tiimeille, jotka tarvitsevat päätöksiä eivätkä jälleen yhtä unohdettua videotiedostoa.
Zoom-kokouksen tallentaminen ja tekoälymuistiinpanojen hankkiminen
Suora vastaus Voit tallentaa Zoom-kokouksen napsauttamalla Zoomin kokousohjaimissa kohtaa Record. Jos olet isäntä tai kanssaisäntä, voit yleensä aloittaa tallennuksen. Jos olet osallistuja, pyydä isännältä lupa tallentamiseen ennen Zoomin sisäänrakennetun tallentimen käyttämistä. Käytä tietokonetallennusta paikallista tiedostoa varten, pilvitallennusta selaimessa jakamista varten soveltuvilla maksullisilla tileillä ja tekoälymuistiinpanotyökalua, kun tiimi tarvitsee puhelun jälkeen litteroinnin, yhteenvedon, tehtäväkohteet ja haettavia vastauksia. |
Tiimit kysyvät usein, miten Zoom-kokous tallennetaan, koska tallenne vaikuttaa turvallisimmalta tavalta säilyttää tieto tapahtuneesta. Ongelma alkaa, kun punainen piste katoaa. Tallenne voi todistaa keskustelun käydyn, mutta se ei määritä jatkotoimia, tiivistä päätöstä, välitä asiayhteyttä toisella alueella oleville tiimikavereille tai vastaa kysymykseen kaksi viikkoa myöhemmin.
Tämä opas erottaa nämä kaksi tehtävää. Ensin siinä selitetään Zoomin viralliset tallennustavat: isännän ohjaimet, osallistujan lupa, tietokonetallennus ja pilvitallennus. Sen jälkeen esitellään paljon kokouksia pitävien tiimien selkeämpi toimintamalli: anna HiNoterin liittyä Zoom-kokoukseen tai käsitellä tallenne, jotta tiimi saa jäsennellyt muistiinpanot, litteroinnin, tehtäväkohteet, miellekartan ja lähteisiin linkitetyn tekoälychatin ilman koko puhelun uudelleenkatselua.
Lyhyt päätösopas: mitä sinun pitäisi tehdä?
Jos olet... | Käytä tätä tapaa | Miksi |
Isäntä tai kanssaisäntä | Napsauta Zoomissa kohtaa Record; valitse tietokoneelle/paikallisesti tai pilveen, jos se on käytössä. | Sinulla on kokousohjaimet, joita tarvitaan virallisen tallennuksen aloittamiseen ja lopettamiseen. |
Osallistuja, jolla on lupa | Pyydä isäntää sallimaan paikallinen tallennus ja tallenna sitten tietokoneellesi. | Zoomin sisäänrakennetut tallennuksen hallintatoiminnot edellyttävät isännän lupaa osallistujille. |
Osallistuja ilman lupaa | Pyydä lupaa tai pyydä hyväksyttyä kokousmuistiinpanojen työnkulkua. | Salainen tallentaminen voi rikkoa käytäntöjä ja luottamusta sekä paikallisia suostumusta koskevia lakeja. |
Ilmaiskäyttäjä | Käytä tietokonetallennusta työpöytäsovelluksessa tai käytä hyväksyttyjä tekoälymuistiinpanoja pilvitallennuksen sijaan. | Zoomin pilvitallennus on sidottu kelvollisiin maksullisiin tileihin. |
Jatkotoimia tarvitseva esihenkilö | Tallenna vain tarvittaessa, mutta kirjaa tekoälymuistiinpanot ja toimet tärkeimpänä toimitettavana sisältönä. | Hyödyllinen lopputulos on yleensä päätösloki, vastuuhenkilöiden luettelo ja seuraavien vaiheiden tallenne. |
Zoom-tallennuksen käyttöoikeudet: isännän, kanssaisännän ja osallistujan säännöt
Zoom-tallennus perustuu rooliin. Yksinkertaisin sääntö on tämä: isännät ja kanssaisännät voivat aloittaa viralliset tallennukset, kun taas osallistujat tarvitsevat isännältä luvan tallentamiseen. Zoomin tukipalvelun mukaan tietokonetallennus on käytettävissä sekä ilmais- että maksullisilla tilaajilla, kun taas pilvitallennus otetaan automaattisesti käyttöön maksullisilla tilaajilla ja edellyttää lisensoitua käyttäjää Pro-, Business- tai Enterprise-tilillä.
Tällä erolla on merkitystä tiimien työnkuluissa. Osallistuja voi ehkä tehdä muistiinpanoja, osallistua keskusteluun tai käyttää hyväksyttyä kokousavustajaa, mutta hänen ei pidä olettaa voivansa tallentaa Zoom-tallennetta sovelluksen kautta. Jos kokous on arkaluonteinen, ulkopuolinen, säännelty tai rajat ylittävä, käsittele käyttöoikeutta osana kokouksen valmistelua äläkä jälkikäteen huomioitavana asiana.
Käyttöoikeustaulukko
Rooli tai tilin tila | Voiko tallentaa Zoomissa? | Tärkeä rajoitus | Suositeltu työnkulku |
Isäntä | Kyllä | On valittava oikea tallennuskohde ja asetukset. | Aloita tallennus tai käytä automaattista tallennusta; ilmoita osallistujille. |
Apujuontaja | Yleensä kyllä | Pilvitallenteet liitetään isännän tiliin. | Vahvista omistajuus ja jakaminen ennen kokousta. |
Osallistuja | Vain isännän luvalla | Sisäistä tallennuksen hallintaa ei ole, ellei lupaa myönnetä. | Kysy isännältä tai käytä hyväksyttyjä muistiinpanoja. |
Zoomin ilmaiskäyttäjä | Tietokonetallennus työpöydällä | Ei pilvitallennusta maksuttomalla tilauksella. | Käytä tarvittaessa paikallista tiedostoa ja tekoälymuistiinpanoja. |
Maksullinen lisensoitu käyttäjä | Tietokone- ja pilvivaihtoehdot | Järjestelmänvalvojan asetukset voivat rajoittaa tallennusta. | Käytä pilveä, kun jakaminen ja säilytys ovat tärkeitä. |
Zoom-kokouksen tallentaminen isäntänä tai apuisäntänä
Tavallisessa kokouksessa isännän toimintatapa on suoraviivainen:
1. Aloita Zoom-kokous tai liity siihen isäntänä tai apuisäntänä.
2. Kerro osallistujille, että kokous tallennetaan, erityisesti jos keskusteluun liittyy asiakkaita, ehdokkaita, opiskelijoita, potilaita tai säänneltyjä tietoja.
3. Napsauta kokouksen ohjaimissa kohtaa Tallenna. Jos painike on Lisää-valikossa, avaa Lisää ja valitse Tallenna.
4. Valitse Tallenna tähän tietokoneeseen paikallista tietokonetallennusta varten tai Tallenna pilveen, jos tilisi tukee pilvitallennusta.
5. Keskeytä tai lopeta tallennus tallennuksen ohjaimista tarvittaessa.
6. Odota kokouksen jälkeen, että Zoom käsittelee tallennuksen. Paikalliset tiedostot tallennetaan tallentavan käyttäjän tietokoneelle; pilvitallenteita hallitaan Zoomin verkkoportaalissa.
Jos unohdat säännöllisesti painaa Tallenna-painiketta, käytä automaattista tallennusasetusta kokouksissa, joissa tallentaminen on asianmukaista. Älä ota sitä käyttöön sokeasti jokaisessa kokouksessa. Automaattinen tallennus on kätevä webinaareissa ja koulutuksissa, mutta se voi aiheuttaa tarpeettomia säilytys- ja suostumusriskejä epämuodollisissa sisäisissä puheluissa.
Paikallinen tallennus vs. Zoomin pilvitallennus
Paikallinen eli tietokoneelle tehtävä tallennus tallentaa kokouksen laitteelle. Pilvitallennus tallentaa videon, äänen ja keskustelutekstin Zoomin pilveen selaimella toistamista, lataamista ja jakamista varten. Kumpikaan vaihtoehto ei ole automaattisesti kokouksen yhteenveto. Alla oleva taulukko näyttää käytännön eron.
Tekijä | Tietokoneelle/paikallisesti tallentaminen | Zoom-pilvitallennus |
Saatavuus | Saatavilla ilmaisille ja maksullisille tilaajille tuetuissa työpöytäkokoonpanoissa. | Saatavilla oikeutetuille maksullisille tilaajille, kun se on käytössä. |
Tallennustila | Tallennetaan tallennuksen tehneen käyttäjän tietokoneelle. | Tallennetaan Zoomin pilveen isännän tilille. |
Jakaminen | Edellyttää lataamista tai tiedostonsiirtoa. | Helpompi jakaa selaimen linkillä ja käyttöoikeusasetuksilla. |
Paras seuraaviin tarkoituksiin | Yksityinen viite, varmuuskopiotiedostot, nopea henkilökohtainen tallennus. | Webinaarit, koulutukset, sidosryhmien katselmoinnit, hajautetut tiimit. |
Tärkein rajoitus | Vaikeampi jakaa ja hakea suuressa mittakaavassa. | Paketti, tallennustila, säilytys ja järjestelmänvalvojan asetukset ovat tärkeitä. |
Tekoälymuistiinpanot sopivat | Lataa tiedosto HiNoteriin, jos tarvitset litteroinnin ja yhteenvedon. | Käytä pilvitallenteen linkkiä tai anna HiNoterin liittyä puheluun, kun se on sallittua. |
Kuinka osallistujat voivat tallentaa tai kirjata muistiinpanoja luottamusta rikkomatta
Jos olet osallistuja, oikea vastaus riippuu tilanteesta: pyydä isäntää antamaan sinulle tallennusluvan, tekemään sinusta apuisännän tai jakamaan virallisen tallenteen jälkikäteen. Jos pyyntö tuntuu kiusalliselta, pyydä yksityisen tallenteen sijaan kokousmuistiinpanojen käytäntöä. Yksinkertainen ilmaisu riittää: 'Voisimmeko kirjata tämän kokouksen muistiinpanot ja toimenpiteet, jotta tiimillä olisi luotettava seurantatieto?'
Kun et voi tallentaa, tarvitset silti kokouksen lopputuloksen. Siinä tekoälyavustaja kokouksiin on usein parempi kuin henkilökohtainen tallennetiedosto. Luvan ja oikeiden kokousasetusten avulla HiNoter voi liittyä ajoitettuihin Zoom-kokouksiin ja tuottaa litteroinnin, jäsennellyn yhteenvedon, toimenpiteet ja miellekartan. Jos isäntä jakaa tallenteen myöhemmin, tiedoston voi myös ladata litterointia ja yhteenvedon laatimista varten.
Tallenne ei ole sama asia kuin kokousäly
Microsoftin vuoden 2023 Work Trend Index -raportin mukaan keskivertotyöntekijä käyttää 57 % ajastaan viestintään kokouksissa, sähköpostissa ja keskusteluissa ja vain 43 % asiakirjojen, laskentataulukoiden ja esitysten luomiseen. Sama tutkimus osoitti, että 68 % työntekijöistä sanoo, ettei heillä ole työpäivän aikana riittävästi keskeytyksetöntä keskittymisaikaa. Tiimille, joka on jo hautautunut viestintään, uuden tunnin mittaisen videon tallentaminen ei ole sama asia kuin työn vähentäminen.
Hyödyllisen kokousjärjestelmän pitäisi vastata nopeasti neljään kysymykseen: Mitä päätettiin? Kuka vastaa seuraavasta vaiheesta? Missä todisteet ovat? Mitä puhelusta poissa olleiden pitäisi lukea ensin? Zoom-tallenne voi vastata näihin kysymyksiin vasta sen jälkeen, kun joku katsoo tiedoston uudelleen tai kelaa sitä. Tekoälymuistiinpanot vastaavat niihin muodossa, jota ihmiset todella käyttävät.
Paras työnkulku: tallenna tarvittaessa ja muunna puhelu sitten tekoälyn muistiinpanoiksi
Tehokkain työnkulku ei ole ”tallenna kaikki ja toivo, että ihmiset katsovat tallenteet”. Se on prosessi: ajoita puhelu, hanki suostumus, tallenna keskustelu, luo muistiinpanot, jaa yhteenveto ja seuraa tehtäviä. HiNoter sopii tähän vaiheeseen, koska se on suunniteltu tekoälyä hyödyntäväksi kokousavustajaksi ja kokoustietopohjaksi, ei pelkäksi tallentimeksi.
Käytännön HiNoter-työnkulku näyttää tältä:
7. Yhdistä kalenterisi ja valitse Zoom-kokoukset, jotka tarvitsevat automaattiset muistiinpanot.
8. Anna HiNoterin liittyä kokoukseen, kun se on sallittua, tai lataa Zoom-tallenne kokouksen jälkeen.
9. Tarkista litterointi ja jäsennelty yhteenveto sen sijaan, että katsoisit koko videon uudelleen.
10. Määritä vastuuhenkilöt ja määräajat tehtäväluettelon avulla.
11. Avaa miellekartta, kun tiimi tarvitsee nopean visuaalisen esityksen aiheista ja niiden suhteista.
12. Esitä seurantakysymyksiä tekoälychatissa ja tarkista lähdeviittaukset ennen päätöksen tekemistä.
13. Jaa tulokset Notioniin, Slackiin, Google Docsiin, sähköpostiin tai tiimin suosimaan seurantakanavaan.
Nostettava päätelmä Zoom-tallenne säilyttää kokouksen. Tekoälyn kokousmuistiinpanot muuttavat kokouksen päätöstiedoksi, toimintasuunnitelmaksi ja haettavaksi tietopohjaksi. |
Yksityisyyttä, suostumusta ja vaatimustenmukaisuutta koskevat huomautukset
Tallentamista koskevat säännöt eivät ole vain tuotteen asetuksia. Monilla lainkäyttöalueilla ja monissa organisaatioissa suostumus, ilmoittaminen, säilytys ja tietojen käyttöoikeus ovat käytäntöihin tai lakiin liittyviä kysymyksiä. Zoom ilmoittaa, että kokouksen osallistujille kerrotaan kokouksen tallentamisesta, ja sen suostumuskehotteet antavat osallistujille mahdollisuuden hyväksyä tallennus tai poistua. Yrityksesi saattaa vaatia enemmän: suullisen ilmoituksen, kirjallisen maininnan esityslistassa, asiakaskohtaiset ehdot tai rajoituksia sille, kuka voi katsella tallenteita.
Käytä tätä lyhyttä isännän käsikirjoitusta, kun tarvitset selkokielisen ilmoituksen:
Tallennusilmoituksen käsikirjoitus Ennen kuin aloitamme, haluan ilmoittaa kaikille, että tämä kokous tallennetaan ja siitä tehdään yhteenveto sisäistä seurantaa varten. Muistiinpanoja käytetään päätösten ja tehtävien kirjaamiseen. Jos sinulla on huolenaiheita, kerro niistä nyt tai lähetä minulle yksityisviesti. |
Vianmääritys: Miksi en voi tallentaa Zoom-kokousta?
Ongelma | Todennäköinen syy | Korjaus |
Tallennuspainike puuttuu | Olet osallistuja tai isäntä/järjestelmänvalvoja on poistanut tallennuksen käytöstä. | Pyydä isännältä lupaa tai apuisännän oikeuksia. |
Pilvitallennusvaihtoehto puuttuu | Tililläsi ei ole pilvitallennusta käytössä tai siihen oikeuttavaa lisenssiä. | Käytä tietokonetallennusta tai pyydä lisensoitua isäntää tallentamaan pilveen. |
Paikallista tiedostoa ei löydy | Zoom saattaa vielä muuntaa tallennetta tai tallennussijainti on muuttunut. | Tarkista Zoomin tallennusasetukset ja paikallisen tallennuksen kansio. |
Tallensi vain väärän näkymän | Paikalliset tallenteet tallentavat kokouksen sellaisena kuin tallentaja sen näkee. | Aseta haluttu asettelu ennen tallennusta tai käytä pilviasettelun vaihtoehtoja. |
Tallenne on olemassa, mutta kukaan ei katso sitä | Sisältö on liian pitkä eikä sitä ole jäsennelty jatkotoimia varten. | Luo litterointi, yhteenveto, toimenpiteet ja haettavat muistiinpanot. |
Usein kysytyt kysymykset
Voiko Zoom-kokouksen tallentaa osallistujana?
Kyllä, mutta vain silloin, kun isäntä antaa luvan Zoomin sisäänrakennetulle paikalliselle tallennukselle tai kun sinut tehdään apujuontajaksi tarvittavilla hallintaoikeuksilla. Ilman lupaa pyydä käyttöoikeutta viralliseen tallenteeseen tai käytä hyväksyttyä kokousmuistiinpanojen työnkulkua.
Voivatko ilmaisen Zoomin käyttäjät tallentaa kokouksia?
Ilmaisen Zoomin käyttäjät voivat käyttää tietokonetallennusta tuetuissa työpöytäkokoonpanoissa. Pilvitallennus on tarkoitettu siihen oikeutetuille maksullisille tileille, joten ilmaiskäyttäjät tarvitsevat yleensä paikallisen tallennuksen, isännän jakamat pilvitallenteet tai hyväksytyn muistiinpanojen työnkulun.
Onko Zoomin pilvitallennus parempi kuin paikallinen tallennus?
Pilvitallennus sopii paremmin jakamiseen selaimessa, keskitettyyn tallennukseen ja hajautetuille tiimeille. Paikallinen tallennus sopii paremmin nopeisiin henkilökohtaisiin tiedostoihin tai varmuuskopioihin. Kumpikaan ei ole automaattisesti parempi kuin tekoälymuistiinpanot, kun todellinen tarve liittyy päätöksiin, toimenpiteisiin ja haettavaan kontekstiin.
Mitä pitäisi tehdä, jos unohdin tallentaa Zoom-kokouksen?
Kysy, tallensiko joku toinen isäntä tai apujuontaja kokouksen, tarkista, oliko automaattinen tallennus käytössä, ja kokoa toimenpiteet uudelleen keskustelusta, kalenterin kontekstista ja osallistujien muistiinpanoista. Käytä tulevissa kokouksissa tekoälyavustajaa, jotta yhteenveto ja toimenpiteet luodaan automaattisesti.
Voiko HiNoter tehdä yhteenvedon Zoom-tallenteista?
Kyllä. HiNoter voi auttaa tiimejä muuttamaan kokoukset ja tallenteet litteroinneiksi, jäsennellyiksi yhteenvedoiksi, toimenpiteiksi, miellekartoiksi ja lähteisiin linkitetyksi AI Chatiksi. Se on hyödyllisin silloin, kun tiimin on toimittava kokouksen perusteella sen sijaan, että se vain tallentaisi uuden videotiedoston.