Cách ghi lại cuộc họp Zoom và nhận ghi chú AI, tóm tắt và các mục hành động
Hướng dẫn ưu tiên quyền cho người chủ trì, đồng chủ trì, người tham gia và các nhóm cần quyết định thay vì thêm một tệp video bị lãng quên.
Cách ghi lại cuộc họp Zoom và nhận ghi chú AI
Câu trả lời ngắn gọn Để ghi lại một cuộc họp Zoom, hãy nhấp vào Record trong thanh điều khiển cuộc họp Zoom. Nếu bạn là người chủ trì hoặc đồng chủ trì, bạn thường có thể bắt đầu ghi. Nếu bạn là người tham gia, hãy xin phép người chủ trì trước khi dùng công cụ ghi tích hợp của Zoom. Dùng ghi trên máy tính để lưu tệp cục bộ, dùng ghi đám mây để chia sẻ qua trình duyệt trên các tài khoản trả phí đủ điều kiện, và dùng công cụ ghi chú AI khi nhóm cần bản chép lời, bản tóm tắt, mục hành động và câu trả lời có thể tìm kiếm sau cuộc gọi. |
Các nhóm thường hỏi cách ghi lại cuộc họp Zoom vì bản ghi có vẻ là cách an toàn nhất để lưu giữ những gì đã diễn ra. Vấn đề là điều xảy ra sau khi chấm đỏ biến mất. Bản ghi có thể chứng minh cuộc trò chuyện đã diễn ra, nhưng nó không phân công việc theo dõi, không tóm tắt quyết định, không diễn giải ngữ cảnh cho đồng đội ở khu vực khác, cũng không trả lời một câu hỏi hai tuần sau đó.
Hướng dẫn này tách bạch hai công việc. Trước tiên, nó giải thích các cách ghi chính thức của Zoom: quyền điều khiển của người chủ trì, quyền của người tham gia, ghi trên máy tính và ghi đám mây. Sau đó, nó giới thiệu một mô hình vận hành gọn hơn cho các nhóm có nhiều cuộc họp: để HiNoter tham gia cuộc họp Zoom hoặc xử lý bản ghi để nhóm nhận được ghi chú có cấu trúc, bản chép lời, mục hành động, sơ đồ tư duy và AI Chat có liên kết nguồn mà không cần xem lại toàn bộ cuộc gọi.
Hướng dẫn quyết định nhanh: Bạn nên làm gì?
Nếu bạn là... | Hãy dùng cách này | Lý do |
Chủ trì hoặc đồng chủ trì | Nhấp vào Ghi trong Zoom; chọn máy tính/cục bộ hoặc đám mây nếu được bật. | Bạn có các điều khiển cuộc họp cần thiết để bắt đầu và dừng bản ghi chính thức. |
Người tham gia có quyền | Yêu cầu chủ trì cho phép ghi cục bộ, rồi ghi vào máy tính của bạn. | Các điều khiển ghi tích hợp của Zoom dành cho người tham gia phụ thuộc vào quyền do chủ trì cấp. |
Người tham gia không có quyền | Hãy xin phép hoặc yêu cầu một quy trình ghi chú cuộc họp đã được phê duyệt. | Việc ghi âm hoặc ghi hình bí mật có thể vi phạm chính sách, lòng tin và luật đồng thuận tại địa phương. |
Người dùng miễn phí | Sử dụng ghi hình trên máy tính ở desktop, hoặc dùng ghi chú AI đã được phê duyệt thay cho ghi hình đám mây. | Ghi hình đám mây của Zoom gắn với các tài khoản trả phí đủ điều kiện. |
Quản lý cần theo dõi tiếp | Chỉ ghi hình nếu cần, nhưng hãy lấy ghi chú AI và các mục hành động làm đầu ra chính. | Đầu ra hữu ích thường là nhật ký quyết định, danh sách người phụ trách và bản ghi các bước tiếp theo. |
Quyền ghi hình Zoom: Quy tắc cho host, co-host và participant
Quyền ghi hình Zoom dựa trên vai trò. Quy tắc rõ ràng nhất là: host và co-host có thể bắt đầu các bản ghi hình chính thức, trong khi participant cần host cấp quyền ghi hình. Bộ phận Hỗ trợ Zoom cũng lưu ý rằng ghi hình trên máy tính khả dụng cho cả người đăng ký miễn phí và trả phí, còn ghi hình đám mây được bật tự động cho người đăng ký trả phí và yêu cầu người dùng có giấy phép trong tài khoản Pro, Business hoặc Enterprise.
Sự khác biệt này rất quan trọng đối với quy trình làm việc của nhóm. Một participant có thể ghi chú, đóng góp vào chat hoặc sử dụng trợ lý họp đã được phê duyệt, nhưng họ không nên mặc định rằng mình có thể lưu bản ghi Zoom qua ứng dụng. Nếu cuộc họp là nhạy cảm, với bên ngoài, chịu quy định hoặc diễn ra xuyên biên giới, hãy coi quyền cho phép là một phần của khâu thiết lập cuộc họp thay vì chuyện nghĩ sau.
Bảng quyền
Vai trò hoặc trạng thái tài khoản | Có thể ghi trong Zoom? | Giới hạn quan trọng | Quy trình làm việc được đề xuất |
Chủ trì | Có | Phải chọn đúng nơi lưu bản ghi và cài đặt phù hợp. | Bắt đầu ghi hoặc dùng ghi tự động; thông báo cho người tham gia. |
Đồng chủ trì | Thường là có | Bản ghi trên đám mây được gắn với tài khoản của chủ trì. | Xác nhận quyền sở hữu và chia sẻ trước cuộc họp. |
Người tham gia | Chỉ khi có sự cho phép của chủ trì | Không có quyền điều khiển ghi hình tích hợp trừ khi được cấp phép. | Hãy hỏi chủ trì hoặc sử dụng ghi chú đã được phê duyệt. |
Người dùng Zoom miễn phí | Ghi trên máy tính để bàn | Gói miễn phí không có ghi lên đám mây. | Dùng tệp cục bộ kèm ghi chú AI nếu cần. |
Người dùng trả phí có giấy phép | Có tùy chọn ghi trên máy tính và đám mây | Cài đặt quản trị viên có thể hạn chế việc ghi. | Dùng đám mây khi việc chia sẻ và lưu giữ là quan trọng. |
Cách ghi lại cuộc họp Zoom với vai trò host hoặc co-host
Với một cuộc họp thông thường, quy trình dành cho host khá đơn giản:
1. Bắt đầu hoặc tham gia cuộc họp Zoom với vai trò host hoặc co-host.
2. Thông báo cho người tham gia rằng cuộc họp sẽ được ghi lại, đặc biệt nếu cuộc trò chuyện có khách hàng, ứng viên, học sinh/sinh viên, bệnh nhân hoặc thông tin thuộc diện quản lý.
3. Nhấp vào Record trong các điều khiển cuộc họp. Nếu nút này nằm dưới More, hãy mở More rồi chọn Record.
4. Chọn Record on this Computer để ghi cục bộ trên máy tính, hoặc Record to the Cloud nếu tài khoản của bạn hỗ trợ ghi lên đám mây.
5. Tạm dừng hoặc dừng ghi bằng các điều khiển ghi khi cần.
6. Sau cuộc họp, chờ Zoom xử lý bản ghi. Tệp cục bộ được lưu trên máy tính của người ghi; bản ghi đám mây được quản lý trong cổng web Zoom.
Nếu bạn thường xuyên quên nhấn Record, hãy dùng cài đặt ghi tự động của Zoom cho những cuộc họp phù hợp để ghi lại. Đừng bật tùy chọn này một cách máy móc cho mọi cuộc họp. Ghi tự động thuận tiện cho webinar và đào tạo, nhưng có thể tạo ra rủi ro không cần thiết về lưu giữ dữ liệu và sự đồng ý đối với các cuộc gọi nội bộ không chính thức.
Ghi cục bộ so với ghi đám mây của Zoom
Ghi cục bộ, hay ghi trên máy tính, lưu cuộc họp vào một thiết bị. Ghi đám mây lưu video, âm thanh và văn bản chat lên đám mây của Zoom để phát lại trên trình duyệt, tải xuống và chia sẻ. Không có tùy chọn nào tự động trở thành bản tóm tắt cuộc họp. Bảng bên dưới cho thấy khác biệt thực tế.
Yếu tố | Ghi trên máy tính/cục bộ | Bản ghi đám mây Zoom |
Tính khả dụng | Có sẵn cho người dùng gói miễn phí và trả phí trên các thiết lập máy tính để bàn được hỗ trợ. | Có sẵn cho người dùng trả phí đủ điều kiện khi được bật. |
Lưu trữ | Được lưu trên máy tính của người dùng thực hiện ghi. | Được lưu trữ trên đám mây của Zoom trong tài khoản của người chủ trì. |
Chia sẻ | Yêu cầu tải lên hoặc chuyển tệp. | Dễ chia sẻ hơn bằng liên kết trên trình duyệt và cài đặt quyền truy cập. |
Phù hợp nhất cho | Tham khảo riêng tư, tệp sao lưu, ghi lại nhanh cho cá nhân. | Hội thảo trực tuyến, đào tạo, rà soát với các bên liên quan, đội ngũ phân tán. |
Hạn chế chính | Khó chia sẻ và tìm kiếm ở quy mô lớn hơn. | Gói dịch vụ, bộ nhớ, thời hạn lưu trữ và cài đặt quản trị đều quan trọng. |
Mức độ phù hợp của ghi chú AI | Tải tệp lên HiNoter nếu bạn cần bản chép lời và tóm tắt. | Sử dụng liên kết bản ghi trên đám mây hoặc để HiNoter tham gia cuộc gọi khi được cho phép. |
Người tham gia có thể ghi lại hoặc ghi chú mà không làm mất lòng tin như thế nào
Nếu bạn là người tham gia, câu trả lời đúng còn tùy điều kiện: hãy đề nghị chủ trì cấp quyền ghi, đưa bạn thành đồng chủ trì hoặc chia sẻ bản ghi chính thức sau đó. Nếu yêu cầu đó có vẻ ngại ngùng, hãy đề xuất một quy trình ghi chú cuộc họp thay vì ghi âm riêng tư. Một câu đơn giản có thể là: 'Chúng ta có thể ghi lại ghi chú và các hạng mục hành động cho cuộc họp này để cả nhóm có một bản theo dõi đáng tin cậy không?'
Khi bạn không thể ghi, bạn vẫn cần kết quả đầu ra. Đây là lúc một trợ lý họp AI thường tốt hơn một tệp ghi cá nhân. Với sự cho phép và cài đặt cuộc họp phù hợp, HiNoter có thể tham gia các cuộc họp Zoom đã lên lịch và tạo bản chép lời, tóm tắt có cấu trúc, hạng mục hành động và sơ đồ tư duy. Nếu chủ trì chia sẻ bản ghi sau đó, tệp cũng có thể được tải lên để chép lời và tóm tắt.
Ghi hình không giống với trí tuệ cuộc họp
Work Trend Index 2023 của Microsoft báo cáo rằng nhân viên trung bình dành 57% thời gian để giao tiếp trong các cuộc họp, email và trò chuyện, và chỉ 43% để tạo nội dung trong tài liệu, bảng tính và bài thuyết trình. Nghiên cứu này cũng cho thấy 68% nhân viên nói rằng họ không có đủ thời gian tập trung liên tục trong ngày làm việc. Với một nhóm đã bị chôn vùi trong giao tiếp, việc lưu thêm một video dài cả giờ không đồng nghĩa với việc giảm khối lượng công việc.
Một hệ thống họp hữu ích nên trả lời nhanh bốn câu hỏi: Đã quyết định điều gì? Ai chịu trách nhiệm cho bước tiếp theo? Bằng chứng ở đâu? Những người bỏ lỡ cuộc gọi nên đọc gì trước? Một bản ghi Zoom chỉ có thể trả lời những câu hỏi đó sau khi ai đó xem lại hoặc tua tìm trong tệp. Ghi chú AI trả lời chúng theo đúng định dạng mà mọi người thực sự sử dụng.
Quy trình tốt nhất: ghi khi cần, rồi biến cuộc gọi thành ghi chú AI
Quy trình mạnh nhất không phải là 'ghi lại mọi thứ rồi hy vọng mọi người sẽ xem.' Đó là một quy trình liền mạch: lên lịch cuộc gọi, xin sự đồng ý, ghi lại cuộc trò chuyện, tạo ghi chú, phân phối bản tóm tắt và theo dõi các hạng mục hành động. HiNoter phù hợp với lớp này vì nó được thiết kế như một trợ lý họp AI và kho tri thức cuộc họp, chứ không chỉ là một công cụ ghi.
Một quy trình HiNoter thực tế trông như sau:
7. Kết nối lịch của bạn và chọn các cuộc họp Zoom cần ghi chú tự động.
8. Cho phép HiNoter tham gia cuộc họp khi được cho phép, hoặc tải lên bản ghi Zoom sau cuộc gọi.
9. Xem lại bản chép lời và bản tóm tắt có cấu trúc thay vì xem lại toàn bộ video.
10. Sử dụng danh sách mục hành động để phân công người phụ trách và thời hạn.
11. Mở sơ đồ tư duy khi nhóm cần một hình dung nhanh về các chủ đề và mối quan hệ.
12. Đặt câu hỏi tiếp theo trong AI Chat và kiểm tra trích dẫn nguồn trước khi đưa ra quyết định.
13. Chia sẻ kết quả sang Notion, Slack, Google Docs, email hoặc kênh theo dõi tiếp theo mà nhóm ưa dùng.
Điểm rút ra đáng trích dẫn Bản ghi Zoom lưu lại cuộc họp. Ghi chú họp bằng AI biến cuộc họp thành hồ sơ quyết định, kế hoạch hành động và cơ sở tri thức có thể tìm kiếm. |
Quyền riêng tư, sự đồng ý và các lưu ý tuân thủ
Các quy tắc ghi âm không chỉ là cài đặt sản phẩm. Ở nhiều khu vực pháp lý và tổ chức, sự đồng ý, thông báo, thời hạn lưu giữ và quyền truy cập dữ liệu là các vấn đề về chính sách hoặc pháp lý. Zoom cho biết người tham gia cuộc họp sẽ được thông báo khi cuộc họp đang được ghi lại, và các lời nhắc xin đồng ý của Zoom cho phép người tham gia đồng ý hoặc rời đi. Công ty của bạn có thể yêu cầu nhiều hơn: thông báo bằng lời nói, ngôn ngữ bằng văn bản trong chương trình họp, điều khoản riêng cho khách hàng hoặc giới hạn về người có thể xem bản ghi.
Hãy dùng đoạn lời thoại ngắn này cho người chủ trì khi bạn cần một thông báo dễ hiểu:
Mẫu thông báo ghi âm Trước khi bắt đầu, tôi muốn thông báo với mọi người rằng cuộc họp này sẽ được ghi lại và tóm tắt để phục vụ việc theo dõi nội bộ. Các ghi chú sẽ được dùng để ghi nhận quyết định và các mục hành động. Nếu bạn có lo ngại, vui lòng nói ngay bây giờ hoặc nhắn riêng cho tôi. |
Khắc phục sự cố: Vì sao tôi không thể ghi lại cuộc họp Zoom?
Vấn đề | Lý do có thể xảy ra nhất | Cách khắc phục |
Không có nút Ghi | Bạn là người tham gia hoặc tính năng ghi đã bị tắt bởi cài đặt của chủ trì/quản trị viên. | Hãy xin chủ trì cấp quyền hoặc trao trạng thái đồng chủ trì. |
Thiếu tùy chọn Đám mây | Tài khoản của bạn chưa được bật ghi lên đám mây hoặc không có giấy phép đủ điều kiện. | Hãy dùng ghi trên máy tính hoặc nhờ chủ trì có giấy phép ghi lên đám mây. |
Không thể tìm thấy tệp cục bộ | Zoom có thể vẫn đang chuyển đổi hoặc vị trí lưu đã thay đổi. | Kiểm tra cài đặt ghi hình của Zoom và thư mục ghi cục bộ. |
Chỉ ghi lại sai chế độ xem | Bản ghi cục bộ sẽ ghi lại cuộc họp đúng như cách người ghi nhìn thấy. | Hãy đặt bố cục mong muốn trước khi ghi hoặc sử dụng các tùy chọn bố cục trên đám mây. |
Bản ghi tồn tại nhưng không ai xem | Tệp này quá dài và không được cấu trúc để theo dõi sau cuộc họp. | Tạo bản chép lời, bản tóm tắt, các mục hành động và ghi chú có thể tìm kiếm. |
Câu hỏi thường gặp
Bạn có thể ghi lại cuộc họp Zoom với tư cách người tham gia không?
Có, nhưng chỉ khi người chủ trì cấp quyền cho tính năng ghi cục bộ tích hợp của Zoom, hoặc khi bạn được đặt làm đồng chủ trì với các quyền điều khiển cần thiết. Nếu không có quyền, hãy yêu cầu quyền truy cập vào bản ghi chính thức hoặc sử dụng quy trình ghi chú cuộc họp đã được phê duyệt.
Người dùng Zoom miễn phí có thể ghi lại cuộc họp không?
Người dùng Zoom miễn phí có thể sử dụng tính năng ghi trên máy tính ở các thiết lập máy tính để bàn được hỗ trợ. Ghi trên đám mây dành cho các tài khoản trả phí đủ điều kiện, vì vậy người dùng miễn phí thường cần ghi cục bộ, bản ghi đám mây do chủ trì chia sẻ hoặc một quy trình ghi chú đã được phê duyệt.
Ghi Zoom trên đám mây có tốt hơn ghi cục bộ không?
Ghi trên đám mây tốt hơn cho việc chia sẻ qua trình duyệt, lưu trữ tập trung và các nhóm phân tán. Ghi cục bộ tốt hơn cho các tệp cá nhân nhanh hoặc bản sao lưu. Cả hai đều không tự động tốt hơn ghi chú AI khi nhu cầu thực sự là các quyết định, mục hành động và ngữ cảnh có thể tìm kiếm.
Tôi nên làm gì nếu quên ghi lại cuộc họp Zoom?
Hãy hỏi xem có chủ trì hoặc đồng chủ trì nào khác đã ghi lại hay không, kiểm tra xem tính năng ghi tự động có được bật không và khôi phục các mục hành động từ cuộc trò chuyện, ngữ cảnh lịch và ghi chú của người tham gia. Với các cuộc họp sau này, hãy dùng trợ lý cuộc họp AI để bản tóm tắt và các mục hành động được tạo tự động.
HiNoter có thể tóm tắt bản ghi Zoom không?
Có. HiNoter có thể giúp các nhóm biến các cuộc họp và bản ghi thành bản chép lời, bản tóm tắt có cấu trúc, các đầu việc cần thực hiện, sơ đồ tư duy và AI Chat có liên kết tới nguồn. Công cụ này hữu ích nhất khi nhóm cần hành động dựa trên cuộc họp thay vì chỉ lưu thêm một tệp video khác.