איך להקליט פגישת Zoom ולקבל הערות AI, סיכום ופריטי פעולה

מדריך המבוסס בראש ובראשונה על הרשאות למארחים, מארחים-שותפים, משתתפים וצוותים שזקוקים להחלטות במקום לעוד קובץ וידאו שנשכח.

כיצד להקליט פגישת Zoom ולקבל הערות AI

צוותים שואלים לעיתים קרובות כיצד להקליט פגישת Zoom, משום שההקלטה נראית כמו הדרך הבטוחה ביותר לשמר את מה שקרה. הבעיה מתחילה לאחר שהנקודה האדומה נעלמת. הקלטה יכולה להוכיח שהשיחה התקיימה, אך היא אינה מקצה את משימת המעקב, מסכמת את ההחלטה, מתרגמת את ההקשר לחברי צוות באזור אחר או עונה על שאלה כעבור שבועיים.

מדריך זה מפריד בין שתי המשימות. ראשית, הוא מסביר את מסלולי ההקלטה הרשמיים של Zoom: פקדי המארח, הרשאת משתתפים, הקלטה במחשב והקלטה בענן. לאחר מכן הוא מציג מודל תפעולי נקי יותר לצוותים המקיימים פגישות רבות: לאפשר ל-HiNoter להצטרף לפגישת Zoom או לעבד את ההקלטה, כך שהצוות יקבל הערות מובנות, תמלול, פריטי פעולה, מפת חשיבה וצ'אט AI המקושר למקורות, בלי לצפות מחדש בשיחה כולה.

מדריך החלטה מהירה: מה עליכם לעשות?

הרשאות הקלטה ב-Zoom: כללים למארח, למארח-שותף ולמשתתף

הקלטה ב-Zoom מבוססת על תפקידים. הכלל הפשוט ביותר הוא זה: מארחים ומארחים-שותפים יכולים להתחיל הקלטות רשמיות, בעוד שמשתתפים זקוקים למארח שיעניק להם הרשאת הקלטה. התמיכה של Zoom מציינת גם שהקלטה במחשב זמינה למנויים בחינם ובתשלום, בעוד שהקלטה בענן מופעלת אוטומטית עבור מנויים בתשלום ודורשת משתמש מורשה בחשבון Pro, Business או Enterprise.

להבחנה הזו יש חשיבות בתהליכי עבודה של צוותים. ייתכן שמשתתף יוכל לרשום הערות, לתרום לצ'אט או להשתמש בעוזר פגישות מאושר, אך אין להניח שהוא יכול לשמור הקלטת Zoom באמצעות האפליקציה. אם הפגישה רגישה, כוללת גורמים חיצוניים, כפופה לרגולציה או חוצה גבולות, יש להתייחס להרשאה כחלק מהיערכות הפגישה ולא כמחשבה שלאחר מעשה.

טבלת הרשאות

כיצד להקליט פגישת Zoom כמארח או כמארח-שותף

בפגישה רגילה, מסלול המארח פשוט:

1. התחילו את פגישת Zoom או הצטרפו אליה כמארח או כמארח-שותף.

2. הודיעו למשתתפים שהפגישה תוקלט, במיוחד אם השיחה כוללת לקוחות, מועמדים, סטודנטים, מטופלים או מידע מפוקח.

3. לחצו על הקלטה בפקדי הפגישה. אם הכפתור נמצא תחת עוד, פתחו את עוד ובחרו הקלטה.

4. בחרו הקלטה במחשב זה להקלטה מקומית במחשב, או הקלטה בענן אם החשבון שלכם תומך בהקלטה בענן.

5. השהו או עצרו את ההקלטה מפקדי ההקלטה לפי הצורך.

6. לאחר הפגישה, המתינו עד ש-Zoom תעבד את ההקלטה. קבצים מקומיים נשמרים במחשב של המשתמש שהקליט; הקלטות בענן מנוהלות בפורטל האינטרנט של Zoom.

אם אתם שוכחים באופן קבוע ללחוץ על הקלטה, השתמשו בהגדרת ההקלטה האוטומטית של Zoom עבור פגישות שבהן ההקלטה מתאימה. אל תפעילו אותה באופן עיוור עבור כל פגישה. הקלטה אוטומטית נוחה לסמינרים מקוונים ולהדרכות, אך היא עלולה ליצור סיכונים מיותרים של שמירת מידע והסכמה בשיחות פנימיות לא רשמיות.

הקלטה מקומית לעומת הקלטה בענן של Zoom

הקלטה מקומית, או הקלטה במחשב, שומרת את הפגישה במכשיר. הקלטה בענן שומרת וידאו, שמע וטקסט של הצ'אט בענן של Zoom לצורך הפעלה בדפדפן, הורדה ושיתוף. אף אחת מהאפשרויות אינה סיכום פגישה באופן אוטומטי. הטבלה שלהלן מציגה את ההבדל המעשי.

כיצד משתתפים יכולים להקליט או לתעד הערות מבלי לפגוע באמון

אם אתם משתתפים, התשובה הנכונה תלויה בנסיבות: בקשו מהמארח להעניק לכם הרשאת הקלטה, להפוך אתכם למארחים-שותפים או לשתף את ההקלטה הרשמית לאחר מכן. אם הבקשה הזו מרגישה מביכה, בקשו תהליך עבודה לרישום הערות במקום הקלטה פרטית. משפט פשוט יכול להספיק: 'האם נוכל לתעד הערות ופריטי פעולה עבור הפגישה הזו, כדי שלצוות יהיה תיעוד אמין להמשך?'

כאשר אינכם יכולים להקליט, אתם עדיין זקוקים לתוצאה. כאן עוזר פגישות מבוסס AI עדיף לעיתים קרובות על קובץ הקלטה אישי. עם הרשאה ועם הגדרות הפגישה המתאימות, HiNoter יכול להצטרף לפגישות Zoom מתוזמנות ולהפיק תמלול, סיכום מובנה, פריטי פעולה ומפת חשיבה. אם המארח משתף הקלטה מאוחר יותר, ניתן גם להעלות את הקובץ לתמלול ולסיכום.

הקלטה אינה זהה לתובנות מפגישה

מדד מגמות העבודה של Microsoft לשנת 2023 דיווח שהעובד הממוצע מבלה 57% מהזמן בתקשורת בפגישות, בדוא״ל ובצ׳אט, ורק 43% ביצירה במסמכים, בגיליונות אלקטרוניים ובמצגות. אותו מחקר מצא ש-68% מהעובדים אומרים שאין להם מספיק זמן רצוף להתמקדות במהלך יום העבודה. עבור צוות שכבר שקוע בתקשורת, שמירת סרטון נוסף באורך שעה אינה זהה להפחתת העבודה.

מערכת פגישות מועילה צריכה לענות במהירות על ארבע שאלות: מה הוחלט? מי אחראי על הצעד הבא? היכן נמצאות הראיות? מה צריכים לקרוא קודם האנשים שהחמיצו את השיחה? הקלטת Zoom יכולה לענות על השאלות האלה רק לאחר שמישהו צופה בקובץ מחדש או מחפש בו. הערות AI עונות עליהן בפורמט שבו אנשים משתמשים בפועל.

תהליך העבודה המומלץ: הקליטו כשצריך, ואז הפכו את השיחה להערות AI

תהליך העבודה החזק ביותר אינו 'להקליט הכול ולקוות שאנשים יצפו'. מדובר בצינור עבודה: תזמון השיחה, קבלת הסכמה, תיעוד השיחה, הפקת הערות, הפצת הסיכום ומעקב אחר פריטי הפעולה. HiNoter מתאים לשכבה הזו משום שהוא מתוכנן כעוזר AI לפגישות וכבסיס ידע לפגישות, ולא רק כמקליט.

תהליך עבודה מעשי עם HiNoter נראה כך:

7. חברו את היומן ובחרו את פגישות ה-Zoom שבהן נדרשות הערות אוטומטיות.

8. אפשרו ל-HiNoter להצטרף לפגישה כאשר הדבר מותר, או העלו את הקלטת ה-Zoom לאחר השיחה.

9. עברו על התמלול ועל הסיכום המובנה במקום לצפות מחדש בסרטון המלא.

10. השתמשו ברשימת פריטי הפעולה כדי להקצות אחראים ומועדי יעד.

11. פתחו את מפת החשיבה כאשר הצוות זקוק לתצוגה חזותית מהירה של הנושאים והקשרים ביניהם.

12. שאלו שאלות המשך בצ'אט AI ובדקו את הציטוטים מהמקורות לפני קבלת החלטה.

13. שתפו את התוצרים ב-Notion, Slack, Google Docs, בדוא"ל או בערוץ המועדף על הצוות להמשך טיפול.

הערות בנושא פרטיות, הסכמה וציות

כללי ההקלטה אינם רק הגדרות מוצר. בתחומי שיפוט ובארגונים רבים, הסכמה, הודעה, שמירת מידע וגישה לנתונים הם סוגיות מדיניות או משפטיות. Zoom מציינת שמשתתפי הפגישה מקבלים הודעה כאשר פגישה מוקלטת, ושבקשות ההסכמה שלה מעניקות למשתתפים אפשרות להסכים או לעזוב. ייתכן שהחברה שלכם תדרוש יותר: הודעה בעל פה, ניסוח כתוב בסדר היום, תנאים ספציפיים ללקוח או הגבלות על מי שיכול לצפות בהקלטות.

השתמשו בתסריט המארח הקצר הזה כאשר אתם זקוקים להודעה בשפה פשוטה:

פתרון בעיות: מדוע איני יכול להקליט פגישת Zoom?

שאלות נפוצות

האם ניתן להקליט פגישת Zoom כמשתתף?

כן, אך רק כאשר המארח מעניק הרשאה להקלטה המקומית המובנית של Zoom, או כאשר ממנים אתכם למארחים משותפים עם ההרשאות הנדרשות. ללא הרשאה, בקשו גישה להקלטה הרשמית או השתמשו בתהליך מאושר לתיעוד פגישות.

האם משתמשי Zoom בחינם יכולים להקליט פגישות?

משתמשי Zoom בחינם יכולים להשתמש בהקלטה במחשב במערכות שולחניות נתמכות. הקלטה בענן זמינה לחשבונות בתשלום הזכאים לכך, ולכן משתמשים בחינם זקוקים בדרך כלל להקלטה מקומית, להקלטות בענן ששיתף המארח או לתהליך מאושר ללקיחת הערות.

האם הקלטה בענן של Zoom טובה יותר מהקלטה מקומית?

הקלטה בענן טובה יותר לשיתוף בדפדפן, לאחסון מרכזי ולצוותים מבוזרים. הקלטה מקומית טובה יותר לקבצים אישיים מהירים או לגיבויים. אף אחת מהן אינה טובה אוטומטית מהערות AI כאשר הצורך האמיתי הוא החלטות, פריטי פעולה והקשר שניתן לחפש בו.

מה עליי לעשות אם שכחתי להקליט את פגישת Zoom?

בדקו אם מארח או מארח משותף אחר הקליט את הפגישה, בדקו אם הקלטה אוטומטית הופעלה, ושחזרו את פריטי הפעולה מהצ'אט, מההקשר בלוח השנה ומההערות של המשתתפים. לפגישות עתידיות, השתמשו בעוזר פגישות מבוסס AI כדי שהסיכום ופריטי הפעולה יופקו באופן אוטומטי.

האם HiNoter יכול לסכם הקלטות Zoom?

כן. HiNoter יכול לעזור לצוותים להפוך פגישות והקלטות לתמלולים, סיכומים מובנים, פריטי פעולה, מפות חשיבה וצ'אט AI המקושר למקורות. הוא שימושי במיוחד כאשר הצוות צריך לפעול על סמך הפגישה במקום לאחסן קובץ וידאו נוסף.