วิธีบันทึกการประชุม Zoom และรับโน้ต สรุป และรายการสิ่งที่ต้องดำเนินการด้วย AI

คู่มือที่ให้ความสำคัญกับสิทธิ์การอนุญาตเป็นอันดับแรก สำหรับผู้จัดการประชุม ผู้จัดการประชุมร่วม ผู้เข้าร่วม และทีมที่ต้องการการตัดสินใจแทนที่จะเป็นไฟล์วิดีโออีกไฟล์ที่ถูกลืม

วิธีบันทึกการประชุม Zoom และรับบันทึกจาก AI

ทีมมักถามวิธีบันทึกการประชุม Zoom เพราะการบันทึกดูเหมือนเป็นวิธีที่ปลอดภัยที่สุดในการเก็บรักษาสิ่งที่เกิดขึ้น ปัญหาคือสิ่งที่เกิดขึ้นหลังจากจุดสีแดงหายไป การบันทึกสามารถพิสูจน์ได้ว่าการสนทนาเกิดขึ้นจริง แต่ไม่สามารถมอบหมายงานติดตามผล สรุปการตัดสินใจ แปลบริบทให้เพื่อนร่วมทีมในภูมิภาคอื่น หรือช่วยตอบคำถามในอีกสองสัปดาห์ต่อมาได้

คู่มือนี้แยกงานทั้งสองส่วนออกจากกัน ขั้นแรก จะอธิบายวิธีบันทึกอย่างเป็นทางการของ Zoom ได้แก่ การควบคุมของผู้จัดการประชุม การอนุญาตสำหรับผู้เข้าร่วม การบันทึกลงคอมพิวเตอร์ และการบันทึกบนคลาวด์ จากนั้นจะแสดงรูปแบบการทำงานที่เป็นระบบมากขึ้นสำหรับทีมที่มีการประชุมจำนวนมาก: ให้ HiNoter เข้าร่วมการประชุม Zoom หรือประมวลผลไฟล์บันทึก เพื่อให้ทีมได้รับบันทึกที่มีโครงสร้าง การถอดเสียง รายการสิ่งที่ต้องดำเนินการ แผนผังความคิด และ AI Chat ที่เชื่อมโยงกับแหล่งที่มา โดยไม่ต้องดูการโทรทั้งหมดซ้ำ

คู่มือการตัดสินใจอย่างรวดเร็ว: คุณควรทำอย่างไร?

สิทธิ์การบันทึก Zoom: กฎสำหรับโฮสต์ โคโฮสต์ และผู้เข้าร่วม

การบันทึก Zoom อิงตามบทบาท กฎที่ชัดเจนที่สุดคือ โฮสต์และโคโฮสต์สามารถเริ่มการบันทึกอย่างเป็นทางการได้ ส่วนผู้เข้าร่วมต้องให้โฮสต์อนุญาตการบันทึก ฝ่ายสนับสนุนของ Zoom ยังระบุด้วยว่าการบันทึกลงคอมพิวเตอร์ใช้งานได้สำหรับสมาชิกทั้งแบบฟรีและแบบชำระเงิน ขณะที่การบันทึกบนคลาวด์จะเปิดใช้งานโดยอัตโนมัติสำหรับสมาชิกแบบชำระเงิน และต้องมีผู้ใช้ที่ได้รับสิทธิ์การใช้งานในบัญชี Pro, Business หรือ Enterprise

ความแตกต่างนี้มีความสำคัญต่อกระบวนการทำงานของทีม ผู้เข้าร่วมอาจสามารถจดบันทึก มีส่วนร่วมในแชต หรือใช้ผู้ช่วยการประชุมที่ได้รับอนุมัติแล้ว แต่ไม่ควรคิดไปเองว่าสามารถบันทึกการประชุม Zoom ผ่านแอปได้ หากการประชุมมีความละเอียดอ่อน มีบุคคลภายนอกเข้าร่วม อยู่ภายใต้การกำกับดูแล หรือข้ามพรมแดน ให้ถือว่าการขออนุญาตเป็นส่วนหนึ่งของการเตรียมการประชุม ไม่ใช่สิ่งที่ค่อยนึกถึงภายหลัง

ตารางสิทธิ์

วิธีบันทึกการประชุม Zoom ในฐานะโฮสต์หรือโฮสต์ร่วม

สำหรับการประชุมทั่วไป ขั้นตอนสำหรับโฮสต์นั้นตรงไปตรงมา:

1. เริ่มหรือเข้าร่วมการประชุม Zoom ในฐานะโฮสต์หรือโฮสต์ร่วม

2. แจ้งผู้เข้าร่วมว่าการประชุมจะถูกบันทึก โดยเฉพาะหากการสนทนามีลูกค้า ผู้สมัคร นักเรียน ผู้ป่วย หรือข้อมูลที่อยู่ภายใต้การกำกับดูแล

3. คลิกบันทึกในตัวควบคุมการประชุม หากปุ่มอยู่ใต้เพิ่มเติม ให้เปิดเพิ่มเติมแล้วเลือกบันทึก

4. เลือกบันทึกลงในคอมพิวเตอร์เครื่องนี้สำหรับการบันทึกลงคอมพิวเตอร์ในเครื่อง หรือเลือกบันทึกลงคลาวด์ หากบัญชีของคุณรองรับการบันทึกบนคลาวด์

5. หยุดชั่วคราวหรือหยุดการบันทึกจากตัวควบคุมการบันทึกเมื่อจำเป็น

6. หลังการประชุม ให้รอ Zoom ประมวลผลการบันทึก ไฟล์ในเครื่องจะถูกบันทึกไว้ในคอมพิวเตอร์ของผู้ใช้ที่บันทึก ส่วนการบันทึกบนคลาวด์จะจัดการผ่านพอร์ทัลเว็บ Zoom

หากคุณลืมกดบันทึกเป็นประจำ ให้ใช้การตั้งค่าการบันทึกอัตโนมัติของ Zoom สำหรับการประชุมที่เหมาะสมกับการบันทึก อย่าเปิดใช้โดยไม่ไตร่ตรองสำหรับการประชุมทุกครั้ง การบันทึกอัตโนมัติสะดวกสำหรับการสัมมนาผ่านเว็บและการฝึกอบรม แต่สามารถสร้างความเสี่ยงด้านการเก็บรักษาข้อมูลและการขอความยินยอมโดยไม่จำเป็นสำหรับการโทรภายในแบบไม่เป็นทางการ

การบันทึกในเครื่องเทียบกับการบันทึกบนคลาวด์ของ Zoom

การบันทึกในเครื่องหรือบนคอมพิวเตอร์จะบันทึกการประชุมลงในอุปกรณ์ การบันทึกบนคลาวด์จะบันทึกวิดีโอ เสียง และข้อความแชตลงในคลาวด์ของ Zoom เพื่อเล่นผ่านเบราว์เซอร์ ดาวน์โหลด และแชร์ ไม่มีตัวเลือกใดเป็นสรุปการประชุมโดยอัตโนมัติ ตารางด้านล่างแสดงความแตกต่างในทางปฏิบัติ

ผู้เข้าร่วมจะบันทึกหรือจดบันทึกโดยไม่ทำลายความไว้วางใจได้อย่างไร

หากคุณเป็นผู้เข้าร่วม คำตอบที่ถูกต้องขึ้นอยู่กับเงื่อนไขต่าง ๆ ได้แก่ ขอให้โฮสต์อนุญาตให้บันทึก แต่งตั้งคุณเป็นผู้จัดร่วม หรือแชร์การบันทึกอย่างเป็นทางการในภายหลัง หากคำขอนั้นรู้สึกกระอักกระอ่วน ให้ขอขั้นตอนการทำบันทึกการประชุมแทนการบันทึกส่วนตัว ประโยคง่าย ๆ ที่ใช้ได้คือ: 'เราสามารถจดบันทึกและรายการสิ่งที่ต้องดำเนินการสำหรับการประชุมนี้ เพื่อให้ทีมมีบันทึกการติดตามผลที่เชื่อถือได้ได้ไหม'

เมื่อคุณไม่สามารถบันทึกได้ คุณก็ยังต้องการผลลัพธ์อยู่ดี นี่คือจุดที่ผู้ช่วยการประชุมด้วย AI มักดีกว่าไฟล์บันทึกส่วนตัว ด้วยการอนุญาตและการตั้งค่าการประชุมที่เหมาะสม HiNoter สามารถเข้าร่วมการประชุม Zoom ที่กำหนดเวลาไว้ และจัดทำทรานสคริปต์ สรุปแบบมีโครงสร้าง รายการสิ่งที่ต้องดำเนินการ และแผนผังความคิดได้ หากโฮสต์แชร์การบันทึกในภายหลัง ก็สามารถอัปโหลดไฟล์เพื่อถอดเสียงและสรุปเนื้อหาได้เช่นกัน

การบันทึกไม่ใช่สิ่งเดียวกับข้อมูลเชิงลึกจากการประชุม

Work Trend Index ประจำปี 2023 ของ Microsoft รายงานว่า พนักงานโดยเฉลี่ยใช้เวลา 57% ไปกับการสื่อสารในการประชุม อีเมล และแชต และใช้เวลาเพียง 43% ในการสร้างสรรค์งานในเอกสาร สเปรดชีต และงานนำเสนอ งานวิจัยเดียวกันพบว่า พนักงาน 68% ระบุว่าตนเองมีเวลาที่สามารถจดจ่อกับงานได้อย่างต่อเนื่องระหว่างวันทำงานไม่เพียงพอ สำหรับทีมที่จมอยู่กับการสื่อสารอยู่แล้ว การบันทึกวิดีโอเพิ่มอีกหนึ่งชั่วโมงไม่ได้มีความหมายเท่ากับการลดงาน

ระบบการประชุมที่มีประโยชน์ควรตอบคำถามสี่ข้อได้อย่างรวดเร็ว: ตัดสินใจอะไรไปแล้ว ใครรับผิดชอบขั้นตอนถัดไป หลักฐานอยู่ที่ไหน และคนที่พลาดการโทรควรอ่านอะไรก่อน การบันทึก Zoom สามารถตอบคำถามเหล่านั้นได้ก็ต่อเมื่อมีคนกลับไปดูหรือเลื่อนค้นหาในไฟล์ แต่บันทึกย่อ AI ตอบคำถามเหล่านั้นในรูปแบบที่ผู้คนใช้งานจริง

เวิร์กโฟลว์ที่ดีที่สุด: บันทึกเมื่อจำเป็น แล้วเปลี่ยนการสนทนาเป็นบันทึกโดย AI

เวิร์กโฟลว์ที่มีประสิทธิภาพที่สุดไม่ใช่ “บันทึกทุกอย่างแล้วหวังว่าจะมีคนดู” แต่เป็นกระบวนการต่อเนื่อง: กำหนดเวลาการประชุม ขอความยินยอม บันทึกการสนทนา สร้างบันทึก แจกจ่ายสรุป และติดตามรายการงาน HiNoter เหมาะกับขั้นตอนนี้ เพราะได้รับการออกแบบให้เป็นผู้ช่วยการประชุมด้วย AI และฐานความรู้การประชุม ไม่ใช่เพียงเครื่องบันทึกเท่านั้น

เวิร์กโฟลว์ HiNoter ที่ใช้งานได้จริงมีลักษณะดังนี้:

7. เชื่อมต่อปฏิทินของคุณและเลือกการประชุม Zoom ที่ต้องการบันทึกอัตโนมัติ

8. ให้ HiNoter เข้าร่วมการประชุมเมื่อได้รับอนุญาต หรืออัปโหลดการบันทึก Zoom หลังจบการประชุม

9. ตรวจสอบการถอดเสียงและสรุปที่มีโครงสร้าง แทนการดูวิดีโอทั้งหมดซ้ำ

10. ใช้รายการงานเพื่อมอบหมายผู้รับผิดชอบและกำหนดเวลา

11. เปิดแผนผังความคิดเมื่อทีมต้องการภาพรวมอย่างรวดเร็วของหัวข้อและความสัมพันธ์

12. ถามคำถามติดตามผลใน AI Chat และตรวจสอบการอ้างอิงแหล่งข้อมูลก่อนตัดสินใจ

13. แชร์ผลลัพธ์ไปยัง Notion, Slack, Google Docs อีเมล หรือช่องทางติดตามผลที่ทีมเลือกใช้

หมายเหตุเกี่ยวกับความเป็นส่วนตัว ความยินยอม และการปฏิบัติตามข้อกำหนด

กฎเกี่ยวกับการบันทึกไม่ได้เป็นเพียงการตั้งค่าผลิตภัณฑ์เท่านั้น ในเขตอำนาจศาลและองค์กรหลายแห่ง ความยินยอม การแจ้งให้ทราบ การเก็บรักษาข้อมูล และการเข้าถึงข้อมูลเป็นประเด็นด้านนโยบายหรือกฎหมาย Zoom ระบุว่าผู้เข้าร่วมการประชุมจะได้รับแจ้งเมื่อมีการบันทึกการประชุม และข้อความขอความยินยอมจะเปิดโอกาสให้ผู้เข้าร่วมยอมรับหรือออกจากการประชุม บริษัทของคุณอาจกำหนดข้อกำหนดเพิ่มเติม เช่น การแจ้งด้วยวาจา ข้อความในกำหนดการเป็นลายลักษณ์อักษร เงื่อนไขเฉพาะสำหรับลูกค้า หรือข้อจำกัดเกี่ยวกับผู้ที่สามารถดูการบันทึกได้

ใช้สคริปต์สั้น ๆ สำหรับผู้จัดการประชุมนี้เมื่อคุณต้องการแจ้งให้ทราบด้วยภาษาที่เข้าใจง่าย:

การแก้ไขปัญหา: ทำไมฉันจึงบันทึกการประชุม Zoom ไม่ได้

คำถามที่พบบ่อย

ผู้เข้าร่วมสามารถบันทึกการประชุม Zoom ได้หรือไม่

ได้ แต่ต้องเป็นกรณีที่โฮสต์อนุญาตให้ใช้การบันทึกในเครื่องของ Zoom หรือแต่งตั้งคุณเป็นผู้ช่วยโฮสต์พร้อมสิทธิ์ควบคุมที่จำเป็นเท่านั้น หากไม่ได้รับอนุญาต ให้ขอเข้าถึงการบันทึกอย่างเป็นทางการ หรือใช้กระบวนการจดบันทึกการประชุมที่ได้รับอนุมัติ

ผู้ใช้ Zoom แบบฟรีสามารถบันทึกการประชุมได้หรือไม่

ผู้ใช้ Zoom แบบฟรีสามารถใช้การบันทึกบนคอมพิวเตอร์ได้ในอุปกรณ์เดสก์ท็อปที่รองรับ การบันทึกบนคลาวด์มีไว้สำหรับบัญชีแบบชำระเงินที่มีสิทธิ์ ดังนั้นโดยทั่วไปผู้ใช้แบบฟรีจะต้องใช้การบันทึกในเครื่อง การบันทึกบนคลาวด์ที่โฮสต์แชร์ให้ หรือกระบวนการจดบันทึกที่ได้รับอนุมัติ

การบันทึกบนคลาวด์ของ Zoom ดีกว่าการบันทึกในเครื่องหรือไม่

การบันทึกบนคลาวด์เหมาะกว่าสำหรับการแชร์ผ่านเบราว์เซอร์ การจัดเก็บแบบรวมศูนย์ และทีมที่ทำงานกระจายกัน การบันทึกในเครื่องเหมาะกว่าสำหรับไฟล์ส่วนตัวอย่างรวดเร็วหรือการสำรองข้อมูล ไม่มีตัวเลือกใดดีกว่าบันทึกย่อจาก AI โดยอัตโนมัติ เมื่อความต้องการที่แท้จริงคือการตัดสินใจ ประเด็นที่ต้องดำเนินการ และบริบทที่ค้นหาได้

ฉันควรทำอย่างไรหากลืมบันทึกการประชุม Zoom

สอบถามว่าโฮสต์หรือผู้ช่วยโฮสต์คนอื่นได้บันทึกไว้หรือไม่ ตรวจสอบว่าเปิดใช้การบันทึกอัตโนมัติหรือไม่ และเรียบเรียงประเด็นที่ต้องดำเนินการจากแชต บริบทในปฏิทิน และบันทึกของผู้เข้าร่วม สำหรับการประชุมครั้งต่อไป ให้ใช้ผู้ช่วยการประชุม AI เพื่อสร้างสรุปและประเด็นที่ต้องดำเนินการโดยอัตโนมัติ

HiNoter สามารถสรุปการบันทึก Zoom ได้หรือไม่

ได้ HiNoter ช่วยให้ทีมเปลี่ยนการประชุมและไฟล์บันทึกเป็นคำถอดเสียง สรุปที่มีโครงสร้าง ประเด็นที่ต้องดำเนินการ แผนผังความคิด และ AI Chat ที่เชื่อมโยงกับแหล่งข้อมูลได้ มีประโยชน์มากที่สุดเมื่อทีมต้องนำสิ่งที่ได้จากการประชุมไปดำเนินการ แทนที่จะเก็บไฟล์วิดีโอไว้อีกไฟล์หนึ่ง