Εθιμοτυπία στις εικονικές συσκέψεις: 25 κανόνες για επαγγελματικές βιντεοκλήσεις

Έχω παρακολουθήσει περίπου τέσσερις χιλιάδες βιντεοκλήσεις από το 2020. Κανείς δεν μου έδωσε ποτέ μια λίστα με κανόνες εθιμοτυπίας εικονικών συναντήσεων για επαγγελματικές βιντεοκλήσεις, οπότε κάπου γύρω στην 1.200ή συνάντηση άρχισα να κρατάω τη δική μου. Τα ίδια λάθη επαναλαμβάνονταν σε εταιρείες, ηπείρους και επίπεδα ιεραρχίας. Ο τύπος που έτρωγε δημητριακά με το μικρόφωνο ανοιχτό. Η διευθύντρια που μοιράστηκε ολόκληρη την επιφάνεια εργασίας της, με 14 καρτέλες του browser ορατές, τρεις από τις οποίες προσωπικές. Ο νέος υπάλληλος που μπήκε με φούτερ και χλόμιασε όταν εμφανίστηκε ο διευθύνων σύμβουλος.

Θεωρήστε το αυτό το εγχειρίδιο. Βασίζεται σε μερικές χιλιάδες ώρες παρατήρησης του τι λειτουργεί και του τι καταρρέει.

Αν θυμάστε μόνο πέντε πράγματα:

1.  Εμφανιστείτε με ατζέντα, έστω και πρόχειρη.

2.  Κάντε σίγαση στο μικρόφωνό σας μόλις σταματήσετε να μιλάτε.

3.  Κοιτάτε τον φακό της κάμερας, όχι το πρόσωπό σας.

4.  Μοιραστείτε ένα παράθυρο, ποτέ ολόκληρη την οθόνη σας.

5.  Στείλτε μια ανακεφαλαίωση με τις ενέργειες που πρέπει να γίνουν μέσα σε 24 ώρες.

Το διακύβευμα είναι πραγματικό. Το London School of Economics υπολογίζει το ετήσιο κόστος των μη παραγωγικών συναντήσεων σε 259 δισεκατομμύρια δολάρια μόνο για τους επαγγελματίες στις ΗΠΑ. Η Atlassian διαπίστωσε ότι το 80% των εργαζομένων πιστεύει πως οι περισσότερες συναντήσεις θα μπορούσαν να διαρκούν τον μισό χρόνο. Και ιδού το πιο ενδιαφέρον στοιχείο από τα ίδια τα δεδομένα του Zoom: το 54% των εργαζομένων θέλει περιλήψεις μετά τη συνάντηση, αλλά μόνο το 39% τις λαμβάνει ποτέ. Το χάσμα ανάμεσα σε αυτό που ξέρουμε ότι πρέπει να κάνουμε και σε αυτό που πραγματικά συμβαίνει είναι το πεδίο αυτού του οδηγού.

Τι θεωρείται εθιμοτυπία εικονικών συναντήσεων;

Δεν αφορά το να δείχνετε καλά στην κάμερα ή το να γνωρίζετε ποιο κουμπί θέτει το μικρόφωνο σε σίγαση, αν και και τα δύο βοηθούν. Η εθιμοτυπία εικονικών συναντήσεων είναι το σύνολο των κοινών συνηθειών που κάνουν μια βιντεοκλήση να αξίζει περισσότερο από ένα email. Τρεις φάσεις: τι κάνετε πριν συνδεθείτε, πώς συμπεριφέρεστε όσο η κάμερα είναι ενεργή και τι συμβαίνει αφού όλοι αποσυνδεθούν. Παραλείψτε οποιαδήποτε φάση και η συνάντηση χειροτερεύει. Παραλείψτε δύο και καλύτερα να την ακυρώσετε.

Πριν συνδεθείτε: Κανόνες 1 έως 8

Η Owl Labs διαπίστωσε ότι το 72% των εργαζομένων αποδίδει τα καθυστερημένα ξεκινήματα σε τεχνικά προβλήματα. Σχεδόν κάθε μία από αυτές τις καθυστερήσεις μπορεί να προληφθεί, και αυτό είναι που τις κάνει τόσο εκνευριστικές.

1.  Δοκιμάστε τον εξοπλισμό σας πέντε λεπτά νωρίτερα. Όχι πέντε δευτερόλεπτα νωρίτερα. Ανοίξτε το Zoom, το Teams ή το Meet, εκτελέστε τη δοκιμή ήχου και ελέγξτε την κάμερά σας. Αν κάνετε παρουσίαση, επιβεβαιώστε ότι οι άδειες κοινής χρήσης οθόνης είναι ενεργοποιημένες, επειδή το να ανακαλύψετε ότι δεν είναι ενώ σας παρακολουθούν οκτώ άτομα είναι ένα ιδιαίτερο είδος ταπείνωσης.

2.  Στείλτε ατζέντα. Μετά διαβάστε την. Μόνο το 37% των συναντήσεων χρησιμοποιεί πράγματι ατζέντα (Flowtrace). Εν τω μεταξύ, το 62% των εργαζομένων παρακολουθεί τακτικά κλήσεις όπου ο στόχος δεν αναφέρθηκε ποτέ στην πρόσκληση (Atlassian). Η λύση είναι απίστευτα απλή: ο οικοδεσπότης στέλνει τρία έως πέντε σημεία με κουκκίδες 24 ώρες νωρίτερα. Η Julia Austin, που διδάσκει στο Harvard Business School, θεωρεί τις 24 ώρες την ελάχιστη προειδοποίηση για μια παραγωγική συζήτηση. Ως συμμετέχων; Διαβάστε την. Ελάτε προετοιμασμένοι με μία ερώτηση. Αυτό και μόνο σας κατατάσσει στο κορυφαίο 25% των συμμετεχόντων σε συναντήσεις.

3.  Ντυθείτε ανάλογα με τη συνάντηση στην οποία συμμετέχετε. Αυτό προκαλεί περισσότερη αγωνία απ’ όση θα έπρεπε. Ο πρακτικός κανόνας που έχω καταλήξει να ακολουθώ: προσαρμοστείτε στην εταιρική σας κουλτούρα και, στη συνέχεια, επιλέξτε κάτι κατά μισό επίπεδο πιο επίσημο απ’ όσο θεωρείτε απαραίτητο. Μια παρουσίαση σε πελάτη σημαίνει πουκάμισο με γιακά ή κάτι αντίστοιχο. Μια εσωτερική σύντομη ενημέρωση; Ένα καθαρό πουλόβερ είναι μια χαρά. Ναι, το πάνω μέρος έχει μεγαλύτερη σημασία, επειδή αυτό φαίνεται στην κάμερα. Όχι, δεν πρέπει να ρισκάρετε θεωρώντας ότι δεν θα σηκωθείτε ποτέ. Οι άνθρωποι σηκώνονται. Συμβαίνουν συναγερμοί πυρκαγιάς.

4.  Τακτοποιήστε το φόντο σας. Σταθείτε απέναντι σε ένα παράθυρο ή έναν άδειο τοίχο. Αν ο χώρος σας είναι πραγματικά χαοτικός, χρησιμοποιήστε θόλωση στο Zoom ή ένα ουδέτερο εικονικό φόντο. Δεν έχω ακούσει ποτέ κανέναν να παραπονιέται ότι ένα φόντο είναι υπερβολικά βαρετό. Έχω ακούσει πολλές διαμαρτυρίες για το αντίθετο.

5.  Συνδεθείτε δύο ή τρία λεπτά νωρίτερα. Αντιμετωπίστε την ώρα έναρξης ως τη στιγμή που αρχίζει η συζήτηση, όχι ως τη στιγμή που ανοίγετε την εφαρμογή. Αυτά τα δύο λεπτά σάς επιτρέπουν να τακτοποιηθείτε, να χαιρετήσετε και να αντιμετωπίσετε τυχόν τεχνικά προβλήματα χωρίς να χαθεί το πρώτο μέρος της ατζέντας.

6.  Σιγήστε οτιδήποτε κάνει ήχο ειδοποίησης. Ενεργοποιήστε τη λειτουργία «Μην ενοχλείτε» στο τηλέφωνο και τον φορητό υπολογιστή σας. Ρυθμίστε το Slack σε «απουσιάζω». Κλείστε το email. Αυτό διαρκεί δέκα δευτερόλεπτα. Κάποτε παρακολούθησα έναν συνάδελφο να κάνει παρουσίαση σε πελάτη, ενώ εμφανίστηκε μια ειδοποίηση του Slack που έγραφε, παραφράζω, «αυτή η παρουσίαση με σκοτώνει». Ο πελάτης μπορούσε να τη διαβάσει. Ο συνάδελφός μου δεν μπορούσε να διορθώσει αυτή την κατάσταση.

Ο εφιάλτης της κοινής χρήσης οθόνης. Οι περισσότερες τυχαίες διαρροές πληροφοριών στις βιντεοκλήσεις δεν προέρχονται από χάκερ. Προέρχονται από ανθρώπους που μοιράζονται ολόκληρη την επιφάνεια εργασίας τους με ενεργές ειδοποιήσεις. Υπολογιστικά φύλλα μισθοδοσίας, ιδιωτικές συνομιλίες στο Slack, email με προσφορές εργασίας από ανταγωνιστές. Πραγματικά πράγματα που όντως συνέβησαν. Η λύση βρίσκεται στον Κανόνα 7.

7.  Προετοιμάστε το υλικό σας και κλείστε όλα τα υπόλοιπα. Ανοίξτε το ακριβές έγγραφο που θα μοιραστείτε σε ξεχωριστό παράθυρο. Κλείστε κάθε άλλο παράθυρο. Όταν έρθει η ώρα της παρουσίασης, μοιραστείτε αυτό το ένα παράθυρο, όχι ολόκληρη την οθόνη σας. Η γραμμή εργασιών, η γραμμή σελιδοδεικτών και τα αρχεία της επιφάνειας εργασίας σας παραμένουν όλα ιδιωτικά. Το Microsoft Teams διαθέτει μάλιστα μια λειτουργία που ονομάζεται «ανίχνευση ευαίσθητου περιεχομένου», η οποία επισημαίνει το επικίνδυνο υλικό πριν δημοσιοποιηθεί, κάτι που σας δείχνει ότι αυτό το πρόβλημα είναι αρκετά συνηθισμένο ώστε η Microsoft να κατασκευάσει ένα προστατευτικό μέτρο γι’ αυτό.

8.  Ελέγξτε τον φωτισμό σας. Η πηγή φωτός πρέπει να βρίσκεται μπροστά σας, όχι πίσω σας. Ένα παράθυρο με φωτισμό από πίσω σάς μετατρέπει σε σιλουέτα και καμία εκφραστική γλώσσα του σώματος δεν διακρίνεται μέσα από μια σκιά. Βάλτε μερικά βιβλία κάτω από τον φορητό υπολογιστή σας, ώστε η κάμερα να βρίσκεται στο ύψος των ματιών. Τα μάτια σας πρέπει να βρίσκονται στο πάνω τρίτο του κάδρου του βίντεο.

Κατά τη διάρκεια της κλήσης: Κανόνες 9 έως 19

Εδώ η εθιμοτυπία είτε κρατά τη συνάντηση ενωμένη είτε την αφήνει να διαλυθεί. Τα δύο πιο καταστροφικά λάθη είναι να μιλούν οι άνθρωποι ο ένας πάνω στον άλλο και να μη μιλά κανείς απολύτως.

9.  Σίγαση. Πάντα σίγαση. Αυτός είναι ο θεμελιώδης κανόνας των συμβουλών για διαδικτυακές συναντήσεις και θα επιμείνω σε αυτόν μέχρι τέλους. Πληκτρολόγια χωρίς σίγαση, σκυλιά που γαβγίζουν, κουζίνες με αντίλαλο, μέλη της οικογένειας που δεν γνωρίζουν ότι βρίσκεστε σε κλήση. Αυτές είναι οι διαταραχές για τις οποίες παραπονιούνται περισσότερο οι άνθρωποι και κάθε μία λύνεται με ένα κλικ. Κάντε σίγαση τη στιγμή που σταματάτε να μιλάτε. Απενεργοποιήστε τη σίγαση για να μιλήσετε. Κάντε ξανά σίγαση. Μάθετε τη συντόμευση πληκτρολογίου (κρατήστε πατημένο το πλήκτρο διαστήματος στο Zoom και το Teams), ώστε να γίνει μυϊκή μνήμη. Αν πάρετε μόνο ένα πράγμα από αυτό το άρθρο, πάρτε αυτό.

10.  Κοιτάτε την κάμερα, όχι τη συλλογή. Όταν μιλάτε, κοιτάτε τον φακό. Αισθάνεστε παράξενα, σαν να μιλάτε σε μια τελεία. Αλλά για όλους τους άλλους αυτό εκλαμβάνεται ως άμεση οπτική επαφή. Το να κοιτάτε επίμονα το δικό σας πρόσωπο ή το πλακίδιο του ομιλητή σάς κάνει να φαίνεστε αφηρημένοι, ακόμη κι όταν προσέχετε απόλυτα. Το 64% των εργαζομένων λέει ότι το να βλέπει τους συναδέλφους του σε βίντεο διευκολύνει την εμπιστοσύνη στην ομάδα του (έρευνα της Jabra). Η οπτική επαφή είναι σημαντικό μέρος του λόγου.

11.  Μην διακόπτετε. Χρησιμοποιήστε το κουμπί ανύψωσης χεριού. Η καθυστέρηση του βίντεο κάνει την επικάλυψη χειρότερη απ’ ό,τι διά ζώσης. Δύο άνθρωποι ξεκινούν, και οι δύο σταματούν, και οι δύο ξεκινούν ξανά. Ξέρετε τον χορό. Η λειτουργία ανύψωσης χεριού ή ένα σύντομο μήνυμα στη συνομιλία που να λέει «ερώτηση μετά από αυτό το σημείο» το διορθώνει. Αφήστε τον οικοδεσπότη να δώσει τον λόγο στους συμμετέχοντες. Για περίπου μία εβδομάδα φαίνεται άκαμπτο. Μετά γίνεται ο μόνος τρόπος με τον οποίο θέλετε να διεξάγετε μια κλήση.

12.  Αφήστε τον οικοδεσπότη να καθοδηγεί και μάθετε να επαναφέρετε ευγενικά τη συζήτηση. Κάποιος πρέπει να έχει τον έλεγχο του χρόνου. Η καλύτερη φράση που έχω βρει για να επαναφέρω μια συνάντηση από μια παρέκκλιση είναι περίπου η εξής: «Είναι εξαιρετικό σημείο. Ας το αφήσουμε στην άκρη και ας επιστρέψουμε σε αυτό αν έχουμε χρόνο». Στη συνέχεια επιστρέφετε στην ατζέντα. Το «ας το αφήσουμε στην άκρη» λειτουργεί επειδή αναγνωρίζει το άτομο χωρίς να αφήνει τη συνάντηση να βγει από τον δρόμο. Αυτό που δεν λειτουργεί είναι το απότομο «Εντάξει, πρέπει να προχωρήσουμε», το οποίο κάνει τον ομιλητή να αισθάνεται ότι τον απέρριψαν και δημιουργεί μια μικρή ένταση στην αίθουσα.

13.  Μοιραστείτε ένα παράθυρο, όχι τη ζωή σας. Κάλυψα την προετοιμασία στον Κανόνα 7. Κατά τη διάρκεια της κλήσης, ο επιπλέον κανόνας είναι: σταματήστε την κοινή χρήση μόλις τελειώσετε. Μην αφήνετε την οθόνη σας σε κοινή χρήση ενώ μεταβαίνετε σε άλλη καρτέλα για να ελέγξετε κάτι. Και αν πρέπει οπωσδήποτε να μοιραστείτε ολόκληρη την επιφάνεια εργασίας σας για κάποιο λόγο, απενεργοποιήστε τουλάχιστον πρώτα τις ειδοποιήσεις. Η Microsoft δημιούργησε αυτόν τον ανιχνευτή ευαίσθητου περιεχομένου για κάποιο λόγο.

14.  Μην κάνετε πολλές εργασίες ταυτόχρονα. Το 52% των συμμετεχόντων σε εικονικές συσκέψεις παραδέχεται ότι κάνει πολλές εργασίες ταυτόχρονα όταν υπάρχουν δύο ή περισσότερα άτομα στην κλήση (Calendly). Όλοι πιστεύουμε ότι είμαστε η εξαίρεση που μπορεί να στέλνει email και να ακούει ταυτόχρονα. Δεν είμαστε. Το καθυστερημένο «συγγνώμη, μπορείτε να το επαναλάβετε;» το αποκαλύπτει κάθε φορά. Αν η σύσκεψη δεν σας χρειάζεται, ζητήστε να αποχωρήσετε. Οι άνθρωποι το σέβονται περισσότερο από μια μισή παρουσία.

15.  Μιλήστε πιο αργά. Η συμπίεση ήχου, η καθυστέρηση και τα φθηνά ακουστικά μειώνουν την καθαρότητα. Οι άνθρωποι που μιλούν γρήγορα γίνονται ακατάληπτοι μόλις η σύνδεση παρουσιάσει διακοπές. Υπάρχουν μη φυσικοί ομιλητές της γλώσσας στην κλήση; Μιλήστε άλλο 10% πιο αργά. Κάντε παύσεις ανάμεσα στα σημεία. Αν φιλοξενείτε τη σύσκεψη, συνοψίζετε τις αποφάσεις δυνατά, ώστε να μη χαθεί τίποτα μέσα στην ηχητική παραμόρφωση.

16.  Διαβάστε το κλίμα μεταξύ διαφορετικών πολιτισμών. Αυτό αξίζει περισσότερο χώρο από τους άλλους κανόνες, επειδή εδώ σκοντάφτουν οι περισσότερες παγκόσμιες ομάδες. Το 71% των ομάδων προσλαμβάνει πλέον διεθνώς, και μόνο περίπου το 17% του κόσμου μιλά αγγλικά. Οι άρρητοι κανόνες γύρω από την άμεση επικοινωνία, την ιεραρχία και τη σιωπή δεν είναι καθολικοί.

Μερικά μοτίβα που έχω δει να διαλύουν ομάδες: Στις ΗΠΑ και στην Ολλανδία, η άμεση επικοινωνία εκλαμβάνεται ως ικανότητα. Οι άνθρωποι μιλούν ανοιχτά, διαφωνούν, το περιμένουν. Στην Ιαπωνία, μια παύση πριν από την απάντηση σημαίνει ότι το άτομο σκέφτεται, όχι ότι διαφωνεί. Το να γεμίσετε αυτή τη σιωπή είναι λάθος. Στην Ινδία, ένα νεύμα συχνά σηματοδοτεί «σε ακούω», όχι απαραίτητα «συμφωνώ». Και στο Ηνωμένο Βασίλειο, το «αυτό ίσως χρειάζεται λίγη περισσότερη δουλειά» συχνά σημαίνει «αυτό χρειάζεται σημαντική επανεγγραφή», μια διατύπωση που οι Αμερικανοί παρερμηνεύουν συστηματικά ως έγκριση.

Αποφύγετε τις ιδιωματικές εκφράσεις. Το «ας επικοινωνήσουμε ξανά την επόμενη εβδομάδα» προκαλεί σύγχυση στη μισή υφήλιο. Πείτε «ας συναντηθούμε τη Δευτέρα για να εξετάσουμε την πρόοδο» αντ’ αυτού. Για πολυγλωσσικές ομάδες, οι λεζάντες σε πραγματικό χρόνο και η μετάφραση καλύπτουν μεγαλύτερο μέρος του χάσματος κατανόησης απ’ όσο θα περιμένατε. Εργαλεία που εντοπίζουν αυτόματα τη γλώσσα που ομιλείται και απομαγνητοφωνούν σε 50+ γλώσσες σημαίνουν ότι ένα σύνολο σημειώσεων λειτουργεί για μια ομάδα που εκτείνεται από το Σάο Πάολο έως τη Λισαβόνα και το Βερολίνο. Κανείς δεν χρειάζεται να αποκωδικοποιεί μια γρήγορη κλήση στα αγγλικά τα μεσάνυχτα.

 

17.  Διατηρήστε την παράλληλη συνομιλία επαγγελματική. Η συνομιλία της σύσκεψης αποτελεί δημόσιο αρχείο. Μπορεί να γίνει στιγμιότυπο οθόνης, να προωθηθεί, να διαβαστεί δυνατά. Αντιμετωπίστε την ανάλογα. Ερωτήσεις και σύνδεσμοι, εντάξει. Σχόλια για τον προμηθευτή ενώ ο συνπαρουσιαστής του προμηθευτή βρίσκεται στην κλήση; Όχι εντάξει.

18.  Μοιραστείτε την επιβάρυνση των ζωνών ώρας. Στις παγκόσμιες ομάδες, κάποιος πάντα ταλαιπωρείται. Το ερώτημα είναι αν αυτή η επιβάρυνση εναλλάσσεται ή επιβαρύνει την ίδια περιοχή κάθε φορά. Εναλλάσσετε τις ώρες των συσκέψεων ανά τρίμηνο. Χρησιμοποιήστε το World Time Buddy για να βρείτε χρονικά παράθυρα επικάλυψης. Όταν δεν υπάρχει ανθρώπινη επικάλυψη, καταγράψτε τη σύσκεψη και διανείμετε σημειώσεις, ώστε κανείς να μην πρέπει να επιλέξει μεταξύ ύπνου και συμμετοχής. Μια «παγκόσμια γενική συνέλευση» στις 9 π.μ. στη Νέα Υόρκη είναι 1 π.μ. στη Μπανγκαλόρ. Αν το κάνετε αυτό κάθε μήνα, λέτε κάτι στην ομάδα σας στη Μπανγκαλόρ, είτε το εννοείτε είτε όχι.

19.  Κάμερες: ενεργές όταν έχει σημασία, απενεργοποιημένες όταν δεν έχει. Η Jabra διαπίστωσε ότι οι εργαζόμενοι της Gen Z και οι millennials αισθάνονται αποκλεισμένοι στις διαδικτυακές συσκέψεις δύο έως τρεις φορές συχνότερα από τους μεγαλύτερους σε ηλικία συναδέλφους. Μέρος αυτού οφείλεται στην κόπωση από την κάμερα, επειδή είναι συνεχώς «ενεργή». Ο κανόνας δεν είναι «πάντα ενεργή» ή «πάντα απενεργοποιημένη». Μικρές συσκέψεις, γνωριμίες, οικοδόμηση σχέσεων; Κάμερες ενεργές. Μια γενική συνέλευση 90 ατόμων όπου μιλούν τρία άτομα; Δώστε στους ανθρώπους την άδεια να την απενεργοποιήσουν. Πείτε το δυνατά ως οικοδεσπότης: «Οι κάμερες είναι ευπρόσδεκτες, αλλά όχι υποχρεωτικές». Αυτή και μόνο η φράση βελτιώνει τη συμμετοχή.

Μετά τη σύσκεψη: Κανόνες 20 έως 25

Εδώ αποτυγχάνουν οι περισσότερες ομάδες. Η σύσκεψη γίνεται, λαμβάνονται αποφάσεις και μετά τίποτα δεν καταγράφεται. Το 54% των εργαζομένων αποχωρεί από τις συσκέψεις χωρίς σαφήνεια σχετικά με τα επόμενα βήματα (Atlassian). Το 54% θέλει περιλήψεις, αλλά μόνο το 39% τις λαμβάνει (Zoom). Η συνέχεια είναι το σημείο όπου οι αποφάσεις μετατρέπονται σε αποτελέσματα ή όχι.

20.  Στείλτε ανακεφαλαίωση μέσα σε 24 ώρες. Η μνήμη εξασθενεί γρήγορα. Μέχρι το επόμενο πρωί, οι μισοί στην αίθουσα έχουν ξεχάσει τι αποφασίστηκε και οι άλλοι μισοί το θυμούνται διαφορετικά. Μια γραπτή ανακεφαλαίωση, ακόμη και σύντομη, ευθυγραμμίζει τους πάντες πριν αυτές οι αποκλίνουσες αναμνήσεις παγιωθούν σε αντικρουόμενες υποθέσεις. Περιορίστε την σε τρία πράγματα: αποφάσεις που λήφθηκαν, ενέργειες με υπευθύνους και προθεσμίες, και οτιδήποτε αναβλήθηκε. Η μορφή έχει μικρότερη σημασία από τον χρόνο αποστολής.

Αυτό είναι επίσης το μέρος που καταναλώνει τον περισσότερο διοικητικό χρόνο, γι’ αυτό πολλές ομάδες έχουν αρχίσει να χρησιμοποιούν έναν AI καταγραφέα σημειώσεων που συμμετέχει μόνος του στην κλήση και παράγει μια δομημένη περίληψη μόλις τελειώσει η σύσκεψη. Η ανακεφαλαίωση γράφεται μόνη της αντί να μένει στη λίστα υποχρεώσεων κάποιου για τρεις ημέρες, μέχρι να καταστεί άνευ σημασίας.

21.  Αναθέστε ενέργειες με ονόματα και ημερομηνίες. Το «πρέπει να επικοινωνήσουμε ξανά με τον πελάτη» δεν είναι ενέργεια. Το «η Μαρία στέλνει email στον πελάτη μέχρι την Πέμπτη» είναι. Η διαφορά είναι το αν θα συμβεί πράγματι κάτι. Κάθε ενέργεια χρειάζεται τρία πράγματα: ένα ρήμα, έναν υπεύθυνο και μια προθεσμία. Αν δεν έχει και τα τρία, είναι απλώς μια ευχή.

22.  Τοποθετήστε την καταγραφή και τις σημειώσεις κάπου όπου μπορούν να βρεθούν. Οι άνθρωποι χάνουν συσκέψεις. Ασθένειες, συγκρούσεις, ζώνες ώρας. Αν η καταγραφή βρίσκεται στην τοπική επιφάνεια εργασίας κάποιου, είναι σαν να μην υπάρχει. Αποθηκεύστε την σε έναν κοινόχρηστο χώρο εργασίας που χρησιμοποιεί ήδη η ομάδα σας. Αν το εργαλείο σημειώσεών σας συγχρονίζεται με το Notion, τα Google Docs ή το Slack, η ανακεφαλαίωση καταλήγει εκεί όπου εργάζονται ήδη οι άνθρωποι και κανείς δεν χρειάζεται να ψάχνει. Οι καλύτερες ρυθμίσεις μετατρέπουν τις σημειώσεις παλαιών συσκέψεων σε ένα αρχείο με δυνατότητα αναζήτησης, το οποίο μπορείτε να ανατρέξετε αργότερα, και αυτό είναι καλύτερο από το να κάνετε κύλιση σε έναν χρόνο καταγραφών για να βρείτε μία απόφαση.

23.  Εκκαθαρίστε τη λίστα αναμονής. Το «ας το αφήσουμε για αργότερα» είναι ειλικρινής διαλογή κατά τη διάρκεια μιας κλήσης. Όμως τα θέματα που αφήνονται για αργότερα έχουν την τάση να παραμένουν εκεί. Εμφανίζονται στην επόμενη ατζέντα και στην επόμενη, μέχρι η λίστα αναμονής να γίνει η ατζέντα. Διατηρήστε μια συνεχώς ενημερωμένη λίστα. Αναθέστε σε κάθε στοιχείο έναν υπεύθυνο ή μια ημερομηνία επανεξέτασης. Αφιερώστε δύο λεπτά στην αρχή της επόμενης σύσκεψης για να την εκκαθαρίσετε.

24.  Διαχειριστείτε περισσότερα από τον ζωντανό ήχο. Οι συσκέψεις δεν είναι πλέον μόνο ζωντανές συνομιλίες. Ένας συνάδελφος μοιράζεται μια προ-ηχογραφημένη επίδειξη. Κάποιος αναφέρεται σε μια προδιαγραφή PDF. Ένας υποψήφιος υποβάλλει μια εισαγωγή σε βίντεο. Αν η διαδικασία παρακολούθησής σας διαχειρίζεται μόνο ζωντανό ήχο, καταλήγετε να κάνετε την ίδια δουλειά δύο φορές σε δύο μέρη. Η πιο καθαρή λύση είναι να αντιμετωπίζετε τις καταγραφές, τα PDF και τα αποσπάσματα βίντεο ως πηγές για τις σημειώσεις σας, με τον ίδιο τρόπο που θα αντιμετωπίζατε μια ζωντανή κλήση. Ένα εργαλείο που απομαγνητοφωνεί μια παρουσίαση στο YouTube, μια σύντομη ενημέρωση σε PDF και μια καταγεγραμμένη σύσκεψη Zoom σε μία συνεπή μορφή διατηρεί τις περιλήψεις σας ομοιόμορφες, ανεξάρτητα από την προέλευση του περιεχομένου. Μία ροή εργασίας, όχι τρεις.

25.  Κάντε τις σημειώσεις σας κάτι στο οποίο μπορείτε να κάνετε ερωτήσεις. Οι σημειώσεις που παραμένουν αδιάβαστες σε έναν φάκελο είναι αρχείο. Οι σημειώσεις στις οποίες μπορείτε να κάνετε ερωτήσεις είναι βάση γνώσεων. Η διαφορά έχει σημασία. Όταν κάποιος μπορεί να ρωτήσει «τι αποφασίσαμε για την αλλαγή τιμολόγησης το περασμένο τρίμηνο;» και να λάβει απάντηση σε δευτερόλεπτα, με παραπομπή που οδηγεί πίσω στην ακριβή σύσκεψη, ολόκληρη η ομάδα το χρησιμοποιεί. Όταν πρέπει να ψάξουν σε έξι έγγραφα με τίτλους «meeting_notes_final_v3_FINAL(2).docx», κανείς δεν το κάνει. Αν το εργαλείο σημειώσεών σας περιλαμβάνει συνομιλία AI που παραθέτει τις πηγές της, ακόμη καλύτερα. Μετατρέπει έναν σωρό από απομαγνητοφωνήσεις σε κάτι που οι άνθρωποι ανοίγουν πραγματικά.

Επίσημο έναντι ανεπίσημου: Οι κανόνες κάμπτονται, δεν παραβιάζονται

Δεν χρειάζεται κάθε κλήση το ίδιο επίπεδο τυπικότητας. Οι κανόνες των βιντεοκλήσεων παραπάνω προσαρμόζονται ανάλογα με το πλαίσιο, αλλά δεν εξαφανίζονται. Δείτε πώς μετατοπίζονται οι βασικοί κανόνες.

 

Σύντομες απαντήσεις σε συχνές ερωτήσεις

Ε: Τι είναι η εθιμοτυπία στις εικονικές συναντήσεις;

Α: Είναι το σύνολο των κοινών συνηθειών που διατηρούν τις βιντεοκλήσεις επαγγελματικές και χρήσιμες. Τρία στάδια: προετοιμασία (έλεγχος τεχνολογίας, agenda), συμπεριφορά κατά την κλήση (σίγαση, κοινή χρήση οθόνης, οπτική επαφή) και συνέχεια (ανακεφαλαιώσεις και στοιχεία ενεργειών). Σκεφτείτε το ως το κοινωνικό συμβόλαιο που εμποδίζει μια κλήση να μετατραπεί σε χάσιμο μιας ώρας.

Ε: Πρέπει να έχω την κάμερά μου ανοιχτή;

Α: Συνήθως ναι. Το να βλέπετε τους συναδέλφους σας χτίζει εμπιστοσύνη· το 64% των εργαζομένων λέει ότι το βίντεο διευκολύνει την εμπιστοσύνη στην ομάδα τους (Jabra). Χρησιμοποιήστε θολό φόντο αν ο χώρος σας δεν είναι έτοιμος. Όμως, σε μεγάλες μονόδρομες συναντήσεις, δώστε στους ανθρώπους την άδεια να την απενεργοποιήσουν. Η κόπωση από την κάμερα είναι πραγματική, ιδιαίτερα για τους νεότερους εργαζομένους.

Ε: Πότε πρέπει να κάνω σίγαση;

Α: Κάθε φορά που δεν μιλάτε. Ο θόρυβος από πληκτρολόγια, οικογένεια, ηχώ και κατοικίδια είναι η συχνότερη διαταραχή στις εικονικές συναντήσεις. Ένα κλικ το διορθώνει. Υπάρχει λόγος που είναι ο Κανόνας 9.

Ε: Πώς μπορώ να σταματήσω κάποιον που δεν σταματά να μιλά;

Α: Χρησιμοποιήστε μια λεκτική γέφυρα: «Είναι ένα εξαιρετικό σημείο, ας το αναπτύξουμε». Στη συνέχεια, επαναφέρετε τη συζήτηση στην ατζέντα. Η λειτουργία ανύψωσης χεριού σάς επιτρέπει να δώσετε σήμα χωρίς να διακόψετε. Το «ας το αφήσουμε για αργότερα» είναι η φράση που αναγνωρίζει την παρέκκλιση χωρίς να την αφήνει να εκτροχιάσει τα πάντα.

Ε: Τι γίνεται αν μοιραστώ κατά λάθος κάτι ευαίσθητο στην οθόνη;

Α: Σταματήστε αμέσως την κοινή χρήση. Αναγνωρίστε το σύντομα, λέγοντας κάτι όπως «ας το κλείσω αυτό», και συνεχίστε. Μην πανικοβληθείτε και μην εξηγείτε υπερβολικά· το να τραβάτε την προσοχή σε αυτό κάνει τα πράγματα χειρότερα. Η πραγματική λύση είναι προληπτική: μοιραστείτε ένα παράθυρο, θέστε τις ειδοποιήσεις σε σίγαση και κλείστε τα ευαίσθητα αρχεία πριν ξεκινήσει η κλήση.

Ε: Πόσο πρέπει να διαρκεί μια συνάντηση;

Α: Λιγότερο απ’ όσο νομίζετε. Ο νόμος του Parkinson σημαίνει ότι οι συναντήσεις γεμίζουν όλον τον χρόνο που τους διαθέτετε. Έρευνες δείχνουν ότι τα 25 λεπτά είναι περίπου το ανώτατο όριο για διαρκή συγκέντρωση. Προτιμήστε ως προεπιλογή τα 25 ή τα 50 λεπτά αντί για 30 ή 60. Και το 80% των εργαζομένων λέει ότι οι περισσότερες συναντήσεις θα μπορούσαν να διαρκούν τον μισό χρόνο (Atlassian).

Το συμπέρασμα

Κανένας από αυτούς τους κανόνες δεν είναι δύσκολος. Το δύσκολο είναι να δημιουργήσετε τις συνήθειες. Να κάνετε σίγαση χωρίς να το σκέφτεστε. Να στέλνετε ανακεφαλαίωση χωρίς να σας το ζητούν. Να κλείνετε τις καρτέλες σας πριν μοιραστείτε την οθόνη σας. Μικρές ενέργειες, που επαναλαμβάνονται σε εκατοντάδες συναντήσεις, συσσωρεύονται και δημιουργούν μια ομάδα που πραγματικά ολοκληρώνει πράγματα αντί για μια ομάδα που μιλά για το να ολοκληρώσει πράγματα.

Οι αριθμοί αποδεικνύουν το επιχείρημα καλύτερα απ’ όσο μπορώ εγώ. 259 δισεκατομμύρια δολάρια χάνονται κάθε χρόνο εξαιτίας κακών συναντήσεων (LSE). Το 71% των ανώτερων διευθυντικών στελεχών χαρακτηρίζει τις συναντήσεις αναποτελεσματικές (HBR). Περισσότεροι από τους μισούς εργαζομένους αποχωρούν χωρίς να γνωρίζουν τι πρέπει να κάνουν στη συνέχεια (Atlassian). Η καλή εθιμοτυπία στο Zoom δεν αφορά την ευγένεια για την ίδια την ευγένεια. Αφορά την ανάκτηση μέρους αυτού του χαμένου χρόνου και χρημάτων, μία συνήθεια κάθε φορά.

Επιλέξτε έναν κανόνα από αυτή τη λίστα. Μόνο έναν. Συνήθως λέω στους ανθρώπους να ξεκινήσουν με τη σίγαση, επειδή είναι το πιο εύκολο να διορθωθεί και το πιο άμεσα αισθητό. Δουλέψτε πάνω σε αυτό αυτή την εβδομάδα. Έπειτα επιστρέψτε για τον επόμενο.

Σχετικά με τον συγγραφέα:  Αυτός ο οδηγός γράφτηκε από τη συντακτική ομάδα της HiNoter, η οποία εδώ και χρόνια καταγράφει τον τρόπο με τον οποίο επικοινωνούν οι κατανεμημένες ομάδες σε διαφορετικές ηπείρους. Η έρευνά μας βασίζεται σε μελέτες από τα Harvard Business Review, London School of Economics, Atlassian, Fellow και στα ίδια τα δεδομένα συναντήσεων του Zoom. Δημιουργούμε εργαλεία που βοηθούν τις ομάδες να καταγράφουν, να οργανώνουν και να αξιοποιούν όσα λέγονται σε κάθε συνάντηση, χωρίς να κρατά κανείς χειρόγραφες σημειώσεις.