自 2020 年以来，我大概参加过四千次视频会议。从来没人给过我一份虚拟会议礼仪和专业视频通话规则清单，所以在参加了大约 1,200 次会议后，我开始整理自己的清单。同样的错误在不同公司、不同大洲和不同级别的人之间反复出现。有人对着开着高灵敏度麦克风吃麦片。有人分享了整个桌面，14 个浏览器标签页一览无余，其中三个还是私人页面。还有新员工穿着连帽衫加入会议，在 CEO 突然进来时脸色煞白。
就把这篇文章当作那份手册吧。它来自几千个小时的观察：哪些做法有效，哪些做法彻底失败。
如果你只能记住五件事：
1. 带着议程参加会议，即使只是一个粗略的议程。
2. 一停止说话就立即将麦克风静音。
3. 看摄像头镜头，而不是看自己的脸。
4. 只分享一个窗口，绝不要分享整个屏幕。
5. 在 24 小时内发送包含行动事项的会议总结。
这件事的影响是实实在在的。伦敦政治经济学院估计，仅美国专业人士每年因低效会议付出的成本就达2,590 亿美元 。Atlassian 发现，80% 的员工 认为大多数会议用一半的时间就能完成。而 Zoom 自己的数据更令人吃惊：54% 的员工希望获得会后总结，但只有39% 的员工真正能收到。我们知道应该怎么做，与实际发生的情况之间的差距，正是本指南要解决的问题。
什么算是虚拟会议礼仪？
这不仅关乎你在镜头前看起来是否得体，也不仅是知道哪个按钮可以让你静音，尽管这两点都有帮助。虚拟会议礼仪 是让视频通话值得进行、而不是直接发一封邮件的共同习惯。它分为三个阶段：加入会议前你要做什么，摄像头开启时你应该如何表现，以及所有人退出会议后要做什么。跳过任何一个阶段，会议都会变得更糟。跳过两个阶段，还不如直接取消会议。
加入会议前：规则 1 至 8
Owl Labs 发现，72% 的员工将迟到归咎于技术问题。几乎所有这些延误都可以避免，而这正是它们如此令人恼火的原因。
1. 提前五分钟测试设备。 不是提前五秒。打开 Zoom、Teams 或 Meet，运行音频测试，检查摄像头。如果你要进行演示，请确认屏幕共享权限已经开启，因为当八个人看着你时才发现权限没开，是一种特别尴尬的经历。
2. 发送议程，然后读一遍。 只有37% 的会议真正使用了议程 （Flowtrace）。与此同时，62% 的员工经常参加这样的电话会议：邀请中从未说明会议目标（Atlassian）。解决办法简单得令人尴尬：主持人提前 24 小时发送三到五个要点。哈佛商学院的授课教师 Julia Austin 认为，提前 24 小时是进行高效讨论所需的最短通知时间。作为参会者呢？把议程读一遍。带着一个准备好的问题来。仅这一点，就能让你跻身会议参与者的前 25%。
3. 根据你参加的会议着装。 这件事引发的纠结本不该这么多。我总结出的经验法则是：符合公司文化，然后比你认为必要的正式程度再多正式半档。向客户推介意味着穿有领衬衫或同等正式的服装。内部站会？穿一件干净的毛衣就可以。是的，上半身更重要，因为镜头里主要能看到它。不，你不应该赌自己永远不会站起来。人总会站起来。火警也会发生。
4. 整理你的背景。 面向窗户或一面素墙。如果你的空间确实很杂乱，可以使用Zoom 的模糊效果或中性的虚拟背景。我从没听过有人抱怨背景太无聊。相反的抱怨，我倒是听过不少。
5. 提前两三分钟加入。 把开始时间理解为讨论开始的时间，而不是你启动应用的时间。这两分钟可以让你安顿下来、打个招呼，并处理任何技术问题，而不会占用议程开头的一大段时间。
6. 关闭所有会发出提示音的东西。 在手机和笔记本电脑上开启“请勿打扰”。将 Slack 设置为离开状态。关闭电子邮件。这只需要十秒。我曾看着一位同事向客户演示时，Slack 通知弹出了一句话——大意是“这份演示文稿快把我逼疯了”。客户看到了。我那位同事再也无法挽回这个局面。
屏幕共享的恐怖场面。 视频通话中大多数意外的信息泄露并不是黑客造成的，而是人们在通知开启的情况下分享了整个桌面。工资表、私密 Slack 对话、竞争对手发来的工作邀请邮件。都是真实发生过的事情。规则 7 就是解决办法。
7. 准备好材料，并关闭其他所有内容。 在单独的窗口中打开你要分享的确切文档。关闭所有其他窗口。需要演示时，分享这个单独的窗口，而不是整个屏幕。任务栏、书签栏、桌面文件，所有这些都应保持私密。Microsoft Teams 甚至提供了一个名为“敏感内容检测”的功能，会在内容公开前标记风险材料，这说明这个问题普遍到 Microsoft 都专门为此设置了防护措施。
8. 检查光线。 光源应该在你前方，而不是身后。逆光的窗户会把你变成一个剪影，再丰富的肢体语言也无法穿透阴影传达出来。在笔记本电脑下垫几本书，让摄像头处于与眼睛平齐的高度。你的眼睛应该位于视频画面上三分之一处。
通话期间：规则 9 至 19
这正是礼仪能否维系会议、或任由会议分崩离析的地方。最致命的两个问题是人们互相打断，以及根本没人说话。
9. 静音。始终静音。 这是在线会议技巧 中的首要规则，我会坚持到底。未静音的键盘声、吠叫的狗、回声阵阵的厨房、那些不知道你正在开会的家人。这些是人们最常抱怨的干扰，而每一种都只需点击一下就能解决。停止说话的瞬间就静音。要说话时取消静音。说完再次静音。学会使用键盘快捷键（在 Zoom 和 Teams 中按住空格键），让它变成肌肉记忆。如果你只从这篇文章中带走一件事，就记住这一点。
10. 看摄像头，不要看参会者画廊。 说话时看着镜头。感觉很奇怪，就像在对着一个小点说话。但在其他人看来，这会被理解为直接的眼神交流。盯着自己的脸或发言者的画面，会让你看起来注意力不集中，即使你其实全神贯注。64% 的员工 表示，在视频中看到同事会让他们更容易信任团队（Jabra 调查）。眼神交流是其中的重要原因。
11. 不要打断。使用举手按钮。 视频延迟会让重叠发言比面对面交流更糟糕。两个人同时开始说话，然后都停下，再同时开始。你知道这种尴尬的舞步。举手功能，或者在聊天中快速发一句“我想在这里之后提个问题”，就能解决这个问题。让主持人点名发言。大约一周内你会觉得这种方式有些拘谨。之后，你会发现这成了你唯一想用来主持会议的方式。
12. 让主持人掌控方向，并学会礼貌地引导话题。 总得有人负责把握时间。我发现，把会议从跑题状态拉回来的最佳表达方式大致是：“这是个很好的观点。我们先记下来，如果有时间再回来讨论。”然后回到议程。“先记下来”之所以有效，是因为它认可了对方，又不会让会议偏离轨道。直接说“好了，我们得继续了”就没有效果，因为这会让发言者感到被轻视，也会让整个会议气氛变得有些紧张。
13. 分享一个窗口，而不是你的生活。 我已经在规则 7 中介绍了准备工作。通话期间，额外的规则是：分享完毕的那一刻就停止共享。不要在切换标签页查看某些内容时还让屏幕处于共享状态。如果你确实因为某种原因必须共享整个桌面，至少先关闭通知。微软开发敏感内容检测器是有原因的。
14. 不要一心多用。 52% 的虚拟会议参与者 承认，当通话中有两人或以上时会一心多用（Calendly）。我们都以为自己是那个可以一边发邮件一边听会的例外。我们不是。每次延迟的“抱歉，你能再说一遍吗？”都会暴露这一点。如果会议不需要你，请申请离席。人们对此的尊重，胜过只参加一半会议的人。
15. 放慢速度。 音频压缩、延迟和廉价耳机都会损害清晰度。连接稍有波动，语速快的人就会变得难以听懂。通话中有非母语人士？再放慢 10%。每讲完一个要点就停顿一下。如果你是主持人，请大声总结决定，避免任何内容在音频噪声中丢失。
16. 理解不同文化背景下的现场氛围。 这一点值得比其他规则占用更多篇幅，因为这是大多数全球团队容易出问题的地方。如今 71% 的团队会进行国际招聘，而全世界只有大约17% 的人讲英语。关于直接程度、等级制度和沉默的潜规则并非放之四海而皆准。
我见过一些让团队陷入困境的模式：在美国和荷兰，直接会被视为能力的体现。人们会发言、反驳，也期待别人如此。在日本，回应前的停顿意味着对方正在思考，并不表示不同意。打破这种沉默是个错误。在印度，点头通常表示“我听到了”，不一定是“我同意”。而在英国，“这可能还需要再完善一下”通常意味着“这需要彻底重写”，美国人经常会误解这句话，以为事情已经通过。
避免使用习语。“我们下周再联系”会让半个地球的人感到困惑。改说“我们周一开会审查进展”。对于多语言团队，实时字幕和翻译缩小理解差距的效果超出你的预期。能够自动检测所说语言，并以50 多种语言 进行转录的工具，意味着从圣保罗到里斯本再到柏林的团队都能使用同一份笔记。没人会在午夜被迫费力解码一场语速飞快的英语通话。
- 保持侧边聊天的专业性。 会议聊天记录是公开记录。它可能被截图、转发或大声读出来。请相应地对待它。提问和分享链接，没问题。供应商的共同演示者还在通话中，你却在聊天里挖苦供应商？不行。
18. 分担时区负担。 在全球团队中，总有人会受到不便。问题在于，这种负担是轮流承担，还是每次都被丢给同一个地区。每季度轮换会议时间。使用 World Time Buddy 找到重叠时间段。当不存在对所有人都人道的重叠时，录制会议并分发笔记，这样没人必须在睡眠和参与之间做选择。纽约上午 9 点举行的“全球全员会议”，在班加罗尔是凌晨 1 点。每个月都这样做，无论你是否有意，你都在向班加罗尔团队传达某种信息。
19. 该开摄像头时开，不需要时关。 Jabra 发现，Z 世代和千禧一代员工在在线会议中感到被排斥的频率，是年长同事的两到三倍。其中一部分原因是持续“在线”带来的摄像头疲劳。这条规则不是“永远开着”或“永远关着”。小型会议、介绍、建立关系？打开摄像头。90 人参加的全员会议，却只有三个人发言？允许大家关闭摄像头。作为主持人，请明确说出来：“欢迎打开摄像头，但不作要求。”仅这一句话就能提高参与度。
会议之后：规则 20 至 25
这是大多数团队失分的地方。会议召开了，决定也做出了，然后什么都没有记录下来。54% 的员工离开会议时不清楚下一步该做什么（Atlassian）。54% 的人希望获得摘要，但只有 39% 的人能得到（Zoom）。后续跟进决定了决策能否转化为成果。
20. 在 24 小时内发送会议总结。 记忆衰退得很快。到第二天早上，房间里一半的人已经忘了决定了什么，另一半的人记得的却不一样。一份书面总结，即使很简短，也能在这些不同的记忆固化成相互冲突的假设之前，让所有人保持一致。只保留三项内容：已作出的决定、包含负责人和截止日期的行动事项，以及暂时搁置的事项。格式不如时效重要。
这也是最耗费行政时间的部分，因此很多团队开始使用一种AI 会议记录工具 ，它会自行加入通话，并在会议结束的瞬间生成结构化摘要。会议总结会自动写好，而不是在某人的待办事项列表中放上三天，直到失去意义。
21. 用姓名和日期分配行动事项。 “我们应该跟进客户”不是行动事项。“玛丽亚在周四之前给客户发邮件”才是。区别在于事情是否真的会发生。每个行动事项都需要三样东西：一个动词、一位负责人和一个截止日期。如果三者缺一，它就只是愿望。
22. 把录音和笔记放在容易找到的地方。 人们会错过会议。病假、时间冲突、时区问题。如果录音存放在某人的本地桌面上，那它几乎等于不存在。把它放到团队已经在使用的共享工作区中。如果你的笔记工具能同步到Notion、Google Docs 或 Slack，会议总结就会出现在人们已经工作的地方，没人需要到处寻找。最好的设置会把过去的会议笔记变成可搜索的档案，之后可以对其进行查询；这总好过在一年的录音中滚动寻找某个决定。
23. 清理待定事项。 “我们先把这个搁置起来”是在通话中进行诚实分流的方式。但被搁置的话题往往会一直被搁置。它们出现在下一次议程中，再下一次，直到待定事项变成了议程本身。保留一份持续更新的列表。为每项内容指定负责人或重新讨论的日期。在下一次会议开始时花两分钟清理它。
24. 处理的不只是实时音频。 会议不再只是实时对话。团队成员会分享预先录制的演示。有人会引用 PDF 规格说明。候选人会提交视频自我介绍。如果你的后续流程只能处理实时音频，你最终就会在两个地方重复做同样的工作。最干净的解决办法是把录音、PDF 和视频片段都视为笔记的信息来源，就像对待实时通话一样。一个能将 YouTube 演示、PDF 简报和录制的 Zoom 会议转录为统一格式的工具，可以让你的摘要无论内容来自哪里都保持一致。一套流程，而不是三套。
25. 让笔记可以用来提问。 无人阅读、躺在文件夹里的笔记只是档案。可以查询的笔记才是知识库。区别很重要。当有人可以问“我们上季度决定如何调整价格？”并在几秒内得到答案，同时通过引用指向确切的会议时，整个团队都会使用它。当他们必须翻找六个名为“meeting_notes_final_v3_FINAL(2).docx”的文档时，就没人会用了。如果你的笔记工具包含能够引用来源的 AI 聊天功能，那就更好了。它能把一堆转录内容变成真正有人会打开的东西。
正式与随意：规则可以灵活，但不会失效
并非每次通话都需要相同程度的正式性。以上视频通话规则 会根据情境灵活调整，但不会消失。以下是关键规则的变化方式。
区域 | 正式通话（客户、董事会、高管） | 内部通话（站会、1对1、同步） |
议程 | 提前24小时书面发送 | 要点列表或开场时口头说明 |
着装 | 商务正装 | 整洁的商务休闲装 |
摄像头 | 对所有人开放 | 建议开启，而非强制 |
静音 | 严格 | 严格（这一项永不放宽） |
屏幕共享 | 提前演练、单窗口、关闭通知 | 单窗口、关闭通知 |
寒暄 | 30至60秒，然后进入议程 | 2至5分钟即可 |
回顾 | 正式会议纪要，当天 | 简短聊天摘要，24小时内 |
录制 | 征得许可并宣布 | 说明正在录制 |
常见问题快速解答
问：什么是虚拟会议礼仪？
答： 它是一套共同遵守的习惯，让视频通话保持专业并值得进行。分为三个阶段：准备工作（技术检查、议程）、通话中的行为（静音、共享屏幕、眼神交流）以及后续跟进（回顾和行动事项）。可以把它看作一种社会契约，防止通话变成浪费一小时的事情。
问：我应该一直开着摄像头吗？
答： 通常应该。看到同事有助于建立信任；64%的员工表示，视频让他们更容易信任自己的团队（Jabra）。如果你的空间还没准备好，可以使用模糊背景。但在大型单向会议中，应允许人们关闭摄像头。摄像头疲劳是真实存在的，尤其是对年轻员工而言。
问：什么时候应该静音？
答： 只要你不在说话，就应该静音。键盘声、家人声、回声和宠物声等背景噪音，是最常见的虚拟会议干扰。点击一下就能解决。这就是它成为规则9的原因。
问：如何制止一个不停说话的人？
答： 使用口头衔接语：“这是个很好的观点，我们来在此基础上继续。”然后将话题引回议程。举手功能可以让你在不打断对方的情况下发出信号。“先放一放”这句话可以在承认话题跑偏的同时，避免它让整个会议偏离轨道。
问：如果我不小心在屏幕上分享了敏感内容，该怎么办？
答： 立即停止共享。简短地承认一下，比如说“我先把它关掉”，然后继续会议。不要慌张，也不要过度解释；引起注意只会让情况更糟。真正的解决办法是预防：只共享一个窗口，关闭通知，在会议开始前关闭敏感文件。
问：会议应该持续多久？
答： 比你想象的更短。帕金森定律意味着，会议会填满你给它的所有时间。研究表明，25分钟大约是持续专注的上限。默认设置为25或50分钟，而不是30或60分钟。此外，80%的员工表示，大多数会议其实可以缩短一半（Atlassian）。
总结
这些规则没有一条很难。难的是养成习惯。不假思索地静音。无需他人提醒就发送会议回顾。共享屏幕前关闭标签页。这些小行动在数百次会议中不断重复，最终会积累成一支真正能完成工作的团队，而不是一支只讨论如何完成工作的团队。
数据比我更能说明问题。每年有2590亿美元 因糟糕的会议而损失（LSE）。71%的高级管理者 认为会议效率低下（HBR）。超过一半的员工离开会议时不知道下一步该做什么（Atlassian）。良好的Zoom礼仪 并不是为了礼貌而礼貌，而是为了逐步挽回那些被浪费的时间和金钱。
从这份清单中挑一条规则。只挑一条。我通常建议人们从静音开始，因为这是最容易改进、也最容易立即看到效果的一项。本周练习这一点。然后再回来练习下一项。
关于作者： 本指南由HiNoter编辑团队撰写。该团队多年来一直记录分布式团队如何跨越不同大洲进行沟通。我们的报道参考了《哈佛商业评论》、伦敦政治经济学院、Atlassian、Fellow以及Zoom自身的会议数据。我们开发的工具可以帮助团队捕捉、整理并执行每次会议中所说的内容，无需任何人手动记笔记。