ฉันผ่านการประชุมทางวิดีโอมาประมาณสี่พันครั้งนับตั้งแต่ปี 2020 ไม่เคยมีใครมอบรายการ มารยาทในการประชุมเสมือนจริงสำหรับการสนทนาทางวิดีโออย่างมืออาชีพให้ฉันเลย ดังนั้นราว ๆ การประชุมครั้งที่ 1,200 ฉันจึงเริ่มทำรายการของตัวเอง ความผิดพลาดเดิม ๆ เกิดขึ้นซ้ำแล้วซ้ำเล่าในบริษัท ทวีป และระดับอาวุโสที่แตกต่างกัน คนที่กินซีเรียลใส่ไมโครโฟนที่เปิดเสียงดัง ผู้จัดการที่แชร์เดสก์ท็อปทั้งหมดของเธอ โดยมองเห็นแท็บเบราว์เซอร์ 14 แท็บ ซึ่งสามแท็บเป็นเรื่องส่วนตัว พนักงานใหม่ที่เข้าร่วมประชุมในชุดฮู้ดดี้และหน้าซีดเผือดเมื่อซีอีโอเข้ามา
ลองถือว่านี่คือคู่มือฉบับนั้น มันรวบรวมจากการเฝ้าดูสิ่งที่ได้ผลและสิ่งที่ล้มเหลวมาเป็นเวลาหลายพันชั่วโมง
หากคุณจำได้เพียงห้าข้อ:
1. เข้าร่วมประชุมพร้อมวาระ แม้จะเป็นวาระคร่าว ๆ
2. ปิดเสียงไมโครโฟนทันทีที่คุณหยุดพูด
3. มองที่เลนส์กล้อง ไม่ใช่ใบหน้าของตัวเอง
4. แชร์เพียงหน้าต่างเดียว อย่าแชร์ทั้งหน้าจอ
5. ส่งสรุปพร้อมรายการสิ่งที่ต้องดำเนินการภายใน 24 ชั่วโมง
เดิมพันนั้นสูงจริง London School of Economics ประเมินต้นทุนรายปีของการประชุมที่ไม่เกิดประสิทธิผลไว้ที่ 259 พันล้านดอลลาร์ สำหรับผู้เชี่ยวชาญในสหรัฐฯ เพียงประเทศเดียว Atlassian พบว่า 80% ของคนทำงาน คิดว่าการประชุมส่วนใหญ่สามารถทำให้เสร็จได้ภายในครึ่งเวลา และนี่คือข้อมูลชวนสะดุดใจจาก Zoom เอง: 54% ของพนักงานต้องการสรุปหลังการประชุม แต่มีเพียง 39% เท่านั้นที่เคยได้รับ ช่องว่างระหว่างสิ่งที่เรารู้ว่าควรทำกับสิ่งที่เกิดขึ้นจริงคือพื้นที่ที่คู่มือนี้จะเข้ามาช่วย
อะไรถือเป็นมารยาทในการประชุมเสมือนจริง?
มันไม่ได้เกี่ยวกับการดูดีบนกล้องหรือการรู้ว่าปุ่มไหนใช้ปิดเสียง แม้ว่าทั้งสองอย่างจะช่วยได้ก็ตาม มารยาทในการประชุมเสมือนจริง คือชุดพฤติกรรมร่วมกันที่ทำให้การสนทนาทางวิดีโอมีคุณค่าพอที่จะจัดขึ้นแทนการส่งอีเมล มีอยู่สามช่วง ได้แก่ สิ่งที่คุณทำก่อนเข้าร่วม วิธีที่คุณประพฤติตัวขณะเปิดกล้อง และสิ่งที่เกิดขึ้นหลังจากทุกคนออกจากระบบ ข้ามช่วงใดช่วงหนึ่งไป แล้วการประชุมจะแย่ลง ข้ามสองช่วง และยกเลิกการประชุมยังจะดีกว่า
ก่อนเข้าร่วม: กฎข้อ 1 ถึง 8
Owl Labs พบว่า 72% ของพนักงานโทษปัญหาทางเทคโนโลยีว่าเป็นสาเหตุของการเริ่มประชุมล่าช้า ความล่าช้าเกือบทั้งหมดนั้นป้องกันได้ ซึ่งเป็นเหตุผลที่ทำให้มันน่าหงุดหงิดยิ่งนัก
1. ทดสอบอุปกรณ์ของคุณล่วงหน้าห้านาที ไม่ใช่ล่วงหน้าห้าวินาที เปิด Zoom, Teams หรือ Meet ทำการทดสอบเสียง และตรวจสอบกล้อง หากคุณต้องนำเสนอ ให้ยืนยันว่าเปิดสิทธิ์การแชร์หน้าจอแล้ว เพราะการค้นพบว่ายังไม่ได้เปิดในขณะที่มีคนแปดคนกำลังมองอยู่นั้น เป็นความอับอายรูปแบบหนึ่งโดยเฉพาะ
2. ส่งวาระ แล้วอ่านด้วย มีเพียง 37% ของการประชุมเท่านั้นที่ใช้วาระ (Flowtrace) ขณะเดียวกัน 62% ของคนทำงานต้องนั่งประชุมเป็นประจำโดยที่ไม่เคยระบุเป้าหมายไว้ในคำเชิญ (Atlassian) วิธีแก้นั้นง่ายจนน่าอาย: ผู้จัดส่งหัวข้อย่อยสามถึงห้าข้อล่วงหน้า 24 ชั่วโมง Julia Austin ผู้สอนที่ Harvard Business School เรียกเวลา 24 ชั่วโมงว่าเป็นการแจ้งล่วงหน้าขั้นต่ำสำหรับการอภิปรายที่มีประสิทธิผล แล้วในฐานะผู้เข้าร่วมล่ะ? อ่านมันมา เตรียมคำถามมาหนึ่งข้อ เพียงเท่านี้ก็ทำให้คุณอยู่ในกลุ่มผู้เข้าร่วมประชุมระดับควอร์ไทล์บนสุดแล้ว
3. แต่งตัวให้เหมาะกับการประชุมที่คุณกำลังเข้าร่วม ข้อนี้ทำให้ผู้คนกังวลเกินกว่าที่ควรจะเป็น หลักทั่วไปที่ฉันยึดถือคือ เข้ากับวัฒนธรรมองค์กรของคุณ แล้วแต่งให้เป็นทางการขึ้นอีกครึ่งระดับจากที่คุณคิดว่าจำเป็น การนำเสนองานต่อลูกค้าหมายถึงเสื้อเชิ้ตมีปกหรือสิ่งที่เทียบเท่ากัน การประชุมอัปเดตงานภายใน? เสื้อสเวตเตอร์สะอาด ๆ ก็ใช้ได้ ใช่แล้ว ส่วนบนของร่างกายสำคัญกว่า เพราะนั่นคือสิ่งที่อยู่ในกล้อง ไม่ คุณไม่ควรเสี่ยงกับการคิดว่าจะไม่มีวันต้องลุกขึ้นยืน ผู้คนลุกขึ้นยืน สัญญาณเตือนไฟไหม้เกิดขึ้นได้
4. จัดการฉากหลังของคุณ หันหน้าเข้าหาหน้าต่างหรือผนังเรียบ หากพื้นที่ของคุณวุ่นวายอย่างแท้จริง ให้ใช้ฟังก์ชันเบลอของ Zoom หรือพื้นหลังเสมือนจริงแบบเป็นกลาง ฉันไม่เคยได้ยินใครบ่นว่าฉากหลังน่าเบื่อเกินไป แต่ได้ยินคำบ่นเกี่ยวกับฉากหลังที่ตรงกันข้ามมามากมาย
5. เข้าร่วมล่วงหน้าสองหรือสามนาที ถือว่าเวลาเริ่มต้นคือเวลาที่การสนทนาเริ่มขึ้น ไม่ใช่เวลาที่คุณเปิดแอป สองนาทีนั้นเปิดโอกาสให้คุณตั้งหลัก ทักทาย และจัดการปัญหาทางเทคนิคต่าง ๆ โดยไม่เผาผลาญช่วงแรกของวาระการประชุม
6. ปิดเสียงทุกสิ่งที่ส่งเสียงแจ้งเตือน เปิดโหมดห้ามรบกวนบนโทรศัพท์และแล็ปท็อปของคุณ ตั้ง Slack เป็นไม่อยู่ ปิดอีเมล ทั้งหมดนี้ใช้เวลาเพียงสิบวินาที ครั้งหนึ่งฉันเคยเห็นเพื่อนร่วมงานนำเสนองานต่อลูกค้า ขณะที่การแจ้งเตือนจาก Slack เด้งขึ้นมาว่า และฉันขอถอดความว่า “สไลด์ชุดนี้ทำฉันแทบตาย” ลูกค้าอ่านมันได้ เพื่อนร่วมงานของฉันไม่สามารถแก้สถานการณ์นั้นได้อีก
หายนะจากการแชร์หน้าจอ การรั่วไหลของข้อมูลโดยไม่ตั้งใจส่วนใหญ่ในการสนทนาทางวิดีโอไม่ได้เกิดจากแฮกเกอร์ แต่เกิดจากผู้คนที่แชร์เดสก์ท็อปทั้งหมดโดยเปิดการแจ้งเตือนไว้ ตารางเงินเดือน เธรด Slack ส่วนตัว อีเมลข้อเสนองานจากคู่แข่ง สิ่งเหล่านี้ล้วนเป็นเรื่องจริงที่เกิดขึ้นจริง วิธีแก้อยู่ในกฎข้อ 7
7. เตรียมเอกสารของคุณและปิดทุกอย่างที่เหลือ เปิดเอกสารที่คุณจะแชร์ในหน้าต่างแยกของมันเอง ปิดหน้าต่างอื่นทุกบาน เมื่อถึงเวลานำเสนอ ให้แชร์เฉพาะหน้าต่างนั้น ไม่ใช่ทั้งหน้าจอ แถบงาน แถบบุ๊กมาร์ก ไฟล์บนเดสก์ท็อป ทุกอย่างยังคงเป็นส่วนตัว Microsoft Teams ยังมีฟีเจอร์ที่เรียกว่า “การตรวจจับเนื้อหาที่ละเอียดอ่อน” ซึ่งจะทำเครื่องหมายเนื้อหาที่มีความเสี่ยงก่อนเผยแพร่จริง นั่นแสดงให้เห็นว่าปัญหานี้เกิดขึ้นบ่อยพอที่ Microsoft ต้องสร้างรั้วป้องกันไว้ให้
8. ตรวจสอบแสง แหล่งกำเนิดแสงควรอยู่ด้านหน้าคุณ ไม่ใช่ด้านหลัง หน้าต่างที่มีแสงอยู่ด้านหลังจะทำให้คุณกลายเป็นเงาดำ และไม่มีภาษากายที่แสดงถึงการมีส่วนร่วมในปริมาณเท่าใดที่จะสื่อสารผ่านเงามืดได้ วางหนังสือสักสองสามเล่มใต้แล็ปท็อปเพื่อให้กล้องอยู่ในระดับสายตา ดวงตาของคุณควรอยู่บริเวณหนึ่งในสามด้านบนของเฟรมวิดีโอ
ระหว่างการสนทนา: กฎข้อ 9 ถึง 19
นี่คือช่วงเวลาที่มารยาทจะช่วยประคับประคองการประชุมไว้ด้วยกัน หรือปล่อยให้มันพังทลายลง บาปร้ายแรงที่สุดสองประการคือการที่ผู้คนพูดแทรกกัน และการที่ไม่มีใครพูดเลย
9. ปิดเสียง ปิดเสียงเสมอ นี่คือกฎสำคัญที่สุดของเคล็ดลับการประชุมออนไลน์ และฉันจะยืนหยัดกับเรื่องนี้ต่อไป คีย์บอร์ดที่ไม่ได้ปิดเสียง สุนัขเห่า ห้องครัวที่มีเสียงก้อง สมาชิกครอบครัวที่ไม่รู้ว่าคุณกำลังประชุมอยู่ สิ่งเหล่านี้คือสิ่งรบกวนที่ผู้คนบ่นถึงมากที่สุด และทุกอย่างแก้ได้ด้วยการคลิกเพียงครั้งเดียว ปิดเสียงทันทีที่หยุดพูด เปิดเสียงเพื่อพูด แล้วปิดเสียงอีกครั้ง เรียนรู้แป้นพิมพ์ลัด (กดแป้น Spacebar ค้างไว้ใน Zoom และ Teams) เพื่อให้มันกลายเป็นความเคยชิน หากคุณจะนำอะไรจากบทความนี้ไปใช้เพียงอย่างเดียว จงเลือกข้อนี้
10. มองกล้อง ไม่ใช่แกลเลอรี เมื่อพูด ให้มองเข้าไปในเลนส์ มันให้ความรู้สึกแปลก เหมือนกำลังพูดกับจุดจุดหนึ่ง แต่สำหรับคนอื่น มันดูเหมือนการสบตาโดยตรง การจ้องใบหน้าของตัวเองหรือช่องวิดีโอของผู้พูดทำให้คุณดูเหมือนเสียสมาธิ แม้ว่าคุณจะตั้งใจฟังอย่างเต็มที่ก็ตาม 64% ของพนักงาน กล่าวว่าการเห็นเพื่อนร่วมงานบนวิดีโอทำให้ไว้วางใจทีมของตนได้ง่ายขึ้น (งานวิจัยของ Jabra) การสบตาเป็นส่วนสำคัญของเหตุผลข้อนี้
11. อย่าพูดแทรก ใช้ปุ่มยกมือ ความหน่วงของวิดีโอทำให้การพูดทับกันแย่กว่าการพบปะกันต่อหน้า คนสองคนเริ่มพูดพร้อมกัน ต่างคนต่างหยุด แล้วก็เริ่มใหม่พร้อมกันอีก คุณรู้จักการเต้นรำนี้ดี ฟีเจอร์ยกมือ หรือข้อความสั้น ๆ ในแชตว่า “มีคำถามหลังจากจุดนี้” ช่วยแก้ปัญหาได้ ให้ผู้จัดเรียกผู้พูด มันอาจรู้สึกแข็ง ๆ อยู่ประมาณหนึ่งสัปดาห์ จากนั้นมันจะกลายเป็นวิธีเดียวที่คุณอยากใช้จัดการประชุม
12. ให้ผู้จัดเป็นผู้นำการประชุม และเรียนรู้ที่จะเบนประเด็นอย่างสุภาพ ต้องมีใครสักคนรับผิดชอบเวลา ประโยคที่ดีที่สุดที่ฉันเคยพบสำหรับดึงการประชุมกลับจากประเด็นนอกเรื่องมีรูปแบบประมาณนี้: “เป็นประเด็นที่ดีมาก เราพักเรื่องนี้ไว้ก่อน แล้วค่อยกลับมาถ้ามีเวลา” จากนั้นก็กลับไปที่วาระ “พักเรื่องนี้ไว้ก่อน” ใช้ได้ผลเพราะเป็นการยอมรับความคิดเห็นของอีกฝ่ายโดยไม่ปล่อยให้การประชุมออกนอกเส้นทาง สิ่งที่ใช้ไม่ได้คือคำพูดห้วน ๆ อย่าง “โอเค เราต้องไปต่อแล้ว” ซึ่งทำให้ผู้พูดรู้สึกว่าถูกปัดทิ้ง และทำให้บรรยากาศตึงเครียดขึ้นเล็กน้อย
13. แชร์หน้าต่างเดียว ไม่ใช่แชร์ทั้งชีวิตของคุณ ฉันพูดถึงการเตรียมตัวไว้แล้วในกฎข้อ 7 ระหว่างการประชุม กฎเพิ่มเติมคือ: หยุดแชร์ทันทีที่คุณทำเสร็จ อย่าปล่อยหน้าจอค้างไว้ขณะที่คุณสลับแท็บไปตรวจสอบบางอย่าง และหากคุณจำเป็นต้องแชร์เดสก์ท็อปทั้งหมดจริง ๆ อย่างน้อยก็ควรปิดการแจ้งเตือนก่อน Microsoft สร้างตัวตรวจจับเนื้อหาที่ละเอียดอ่อนนี้ขึ้นมาด้วยเหตุผลบางอย่าง
14. อย่าทำหลายอย่างพร้อมกัน ผู้เข้าร่วมการประชุมเสมือนจริง 52% ยอมรับว่าทำหลายอย่างพร้อมกันเมื่อมีคนอยู่ในการประชุมตั้งแต่สองคนขึ้นไป (Calendly) เราทุกคนคิดว่าเราเป็นข้อยกเว้นที่สามารถส่งอีเมลและฟังไปพร้อมกันได้ แต่เราไม่ใช่ การพูดว่า “ขอโทษ ช่วยพูดซ้ำได้ไหม” หลังจากปล่อยให้คู่สนทนาพูดไปแล้ว เป็นสิ่งที่เผยให้เห็นทุกครั้ง หากการประชุมไม่จำเป็นต้องมีคุณอยู่ด้วย ให้ขอถอนตัว ผู้คนให้ความเคารพเรื่องนั้นมากกว่าการเข้าร่วมแบบครึ่ง ๆ กลาง ๆ
15. พูดให้ช้าลง การบีบอัดเสียง ความหน่วง และชุดหูฟังราคาถูกทำให้ความชัดเจนลดลง คนที่พูดเร็วจะฟังไม่รู้เรื่องทันทีที่สัญญาณสะดุด มีผู้ที่ไม่ได้ใช้ภาษาอังกฤษเป็นภาษาแม่อยู่ในการประชุมหรือไม่ พูดให้ช้าลงอีก 10% เว้นจังหวะระหว่างประเด็นต่าง ๆ หากคุณเป็นผู้จัดการประชุม ให้สรุปการตัดสินใจออกเสียงเพื่อไม่ให้มีอะไรสูญหายไปกับเสียงรบกวน
16. อ่านบรรยากาศให้เข้าใจในบริบทข้ามวัฒนธรรม ข้อนี้ควรขยายความมากกว่าข้ออื่น เพราะเป็นจุดที่ทีมระดับโลกส่วนใหญ่สะดุด ปัจจุบัน 71% ของทีมจ้างงานในต่างประเทศ และมีเพียงประมาณ 17% ของประชากรโลกที่พูดภาษาอังกฤษ กฎที่ไม่ได้พูดออกมาเกี่ยวกับความตรงไปตรงมา ลำดับชั้น และความเงียบ ไม่ได้เป็นสากล
รูปแบบบางอย่างที่ฉันเห็นว่าทำให้ทีมมีปัญหา: ในสหรัฐฯ และเนเธอร์แลนด์ ความตรงไปตรงมาถูกมองว่าแสดงถึงความสามารถ ผู้คนแสดงความคิดเห็น โต้แย้ง และคาดหวังให้เป็นเช่นนั้น ในญี่ปุ่น การเว้นจังหวะก่อนตอบหมายความว่าคนคนนั้นกำลังคิด ไม่ได้หมายความว่าเขาไม่เห็นด้วย การรีบเติมความเงียบนั้นเป็นความผิดพลาด ในอินเดีย การพยักหน้ามักสื่อว่า “ฉันได้ยินคุณ” ไม่จำเป็นต้องหมายความว่า “ฉันเห็นด้วย” และในสหราชอาณาจักร “นี่อาจต้องปรับปรุงอีกสักหน่อย” มักหมายความว่า “นี่ต้องเขียนใหม่ครั้งใหญ่” ซึ่งเป็นถ้อยคำที่ชาวอเมริกันมักตีความผิดว่าใช้ได้แล้ว
หลีกเลี่ยงสำนวน “ไว้มาอัปเดตกันสัปดาห์หน้า” เป็นสิ่งที่ทำให้คนครึ่งโลกสับสน พูดว่า “มาเจอกันวันจันทร์เพื่อทบทวนความคืบหน้ากัน” แทน สำหรับทีมที่ใช้หลายภาษา คำบรรยายแบบเรียลไทม์และการแปลช่วยลดช่องว่างด้านความเข้าใจได้มากกว่าที่คุณคาด เครื่องมือที่ตรวจจับภาษาที่กำลังพูดโดยอัตโนมัติและถอดเสียงได้มากกว่า 50 ภาษา หมายความว่าบันทึกชุดเดียวใช้ได้กับทีมที่กระจายอยู่ตั้งแต่เซาเปาลู ลิสบอน ไปจนถึงเบอร์ลิน ไม่มีใครต้องนั่งถอดความการประชุมภาษาอังกฤษที่พูดเร็วในเวลาเที่ยงคืนอีกต่อไป
- รักษาความเป็นมืออาชีพในการแชตข้างเคียง แชตในการประชุมเป็นบันทึกสาธารณะ สามารถถูกแคปหน้าจอ ส่งต่อ หรืออ่านออกเสียงได้ ปฏิบัติต่อมันให้เหมาะสม คำถามและลิงก์ได้ ไม่มีปัญหา แต่การเหน็บแนมผู้ขายในขณะที่ผู้ร่วมบรรยายจากบริษัทผู้ขายอยู่ในการประชุมด้วยล่ะ ไม่เหมาะสม
18. แบ่งเบาภาระเรื่องเขตเวลา ในทีมระดับโลก จะมีใครบางคนได้รับความไม่สะดวกอยู่เสมอ คำถามคือภาระนั้นหมุนเวียนกันไป หรือถูกโยนให้ภูมิภาคเดิมทุกครั้ง สลับเวลาประชุมทุกไตรมาส ใช้ World Time Buddy เพื่อค้นหาช่วงเวลาที่ทับซ้อนกัน เมื่อไม่มีช่วงเวลาที่เหมาะสมกับการใช้ชีวิต ให้บันทึกการประชุมและส่งต่อบันทึก เพื่อไม่ให้ใครต้องเลือกระหว่างการนอนหลับกับการมีส่วนร่วม การประชุม “รวมทุกคนทั่วโลก” เวลา 9 นาฬิกาที่นิวยอร์ก คือเวลา 1 นาฬิกาที่บังกาลอร์ หากทำเช่นนั้นทุกเดือน คุณกำลังสื่อบางอย่างกับทีมบังกาลอร์ ไม่ว่าคุณจะตั้งใจหรือไม่ก็ตาม
19. กล้อง: เปิดเมื่อมีความสำคัญ ปิดเมื่อไม่จำเป็น Jabra พบว่าพนักงาน Gen Z และมิลเลนเนียลรู้สึกถูกกีดกันในการประชุมออนไลน์บ่อยกว่าคนรุ่นเก่าสองถึงสามเท่า ส่วนหนึ่งเกิดจากความเหนื่อยล้าจากการเปิดกล้องและ “อยู่ต่อหน้ากล้อง” ตลอดเวลา กฎไม่ใช่ “เปิดตลอด” หรือ “ปิดตลอด” การประชุมขนาดเล็ก การแนะนำตัว การสร้างความสัมพันธ์? เปิดกล้อง การประชุมใหญ่แบบทาวน์ฮอลล์ที่มีคนพูดสามคนจากผู้เข้าร่วม 90 คน? อนุญาตให้ผู้คนปิดกล้องได้ พูดออกมาให้ชัดเจนในฐานะผู้จัด: “ยินดีเปิดกล้อง แต่ไม่บังคับ” เพียงประโยคเดียวนี้ก็ช่วยเพิ่มการมีส่วนร่วมได้
หลังการประชุม: กฎข้อ 20 ถึง 25
นี่คือจุดที่ทีมส่วนใหญ่พลาด การประชุมเกิดขึ้น มีการตัดสินใจ และจากนั้นก็ไม่มีอะไรถูกเขียนลงไป 54% ของพนักงานออกจากการประชุมโดยไม่ชัดเจนเกี่ยวกับขั้นตอนถัดไป (Atlassian) 54% ต้องการบทสรุป แต่มีเพียง 39% ที่ได้รับ (Zoom) การติดตามผลคือจุดที่การตัดสินใจเปลี่ยนเป็นผลลัพธ์ หรือไม่ก็ไม่เกิดขึ้น
20. ส่งสรุปภายใน 24 ชั่วโมง ความทรงจำเสื่อมลงอย่างรวดเร็ว เช้าวันถัดมา คนครึ่งห้องลืมไปแล้วว่าตัดสินใจอะไร และอีกครึ่งจำได้แตกต่างกัน สรุปเป็นลายลักษณ์อักษร แม้จะสั้น ๆ ก็ช่วยให้ทุกคนเข้าใจตรงกันก่อนที่ความทรงจำที่แตกต่างกันจะกลายเป็นข้อสันนิษฐานที่ขัดแย้งกัน ยึดไว้สามเรื่อง: การตัดสินใจที่เกิดขึ้น รายการงานพร้อมผู้รับผิดชอบและกำหนดเวลา และเรื่องที่พักไว้ รูปแบบสำคัญน้อยกว่าความรวดเร็วในการส่ง
นี่เป็นส่วนที่กินเวลางานธุรการมากที่สุดเช่นกัน จึงเป็นเหตุผลที่หลายทีมเริ่มใช้เครื่องมือจดบันทึกด้วย AI ซึ่งเข้าร่วมการประชุมด้วยตัวเองและสร้างสรุปที่มีโครงสร้างทันทีที่การประชุมจบลง สรุปถูกเขียนขึ้นเองแทนที่จะค้างอยู่ในรายการสิ่งที่ต้องทำของใครบางคนเป็นเวลาสามวันจนไม่เกี่ยวข้องอีกต่อไป
21. มอบหมายงานพร้อมชื่อและวันที่ “เราควรติดตามเรื่องกับลูกค้า” ไม่ใช่รายการงาน “Maria ส่งอีเมลหาลูกค้าภายในวันพฤหัสบดี” ต่างหากที่ใช่ ความแตกต่างอยู่ที่ว่าสุดท้ายแล้วมีอะไรเกิดขึ้นจริงหรือไม่ รายการงานทุกอย่างต้องมีสามสิ่ง: คำกริยา ผู้รับผิดชอบ และกำหนดเวลา หากขาดอย่างใดอย่างหนึ่ง นั่นก็เป็นเพียงความปรารถนา
22. เก็บบันทึกการประชุมและโน้ตไว้ในที่ที่ค้นหาได้ง่าย ผู้คนพลาดการประชุมได้ ทั้งวันลาป่วย ตารางชนกัน หรือเขตเวลา หากไฟล์บันทึกอยู่บนเดสก์ท็อปส่วนตัวของใครบางคน ก็แทบไม่ต่างจากไม่มีไฟล์นั้นอยู่ วางไว้ในพื้นที่ทำงานร่วมที่ทีมใช้อยู่แล้ว หากเครื่องมือบันทึกของคุณซิงก์กับNotion, Google Docs หรือ Slack สรุปก็จะไปอยู่ในที่ที่ผู้คนทำงานอยู่แล้ว และไม่มีใครต้องเสียเวลาค้นหา ระบบที่ดีที่สุดจะเปลี่ยนบันทึกการประชุมเก่าให้เป็นคลังข้อมูลที่ค้นหาได้ ซึ่งคุณสามารถค้นคำตอบในภายหลังได้ ดีกว่าต้องเลื่อนดูไฟล์บันทึกตลอดทั้งปีเพื่อหาการตัดสินใจเพียงเรื่องเดียว
23. เคลียร์รายการเรื่องที่พักไว้ “พักเรื่องนั้นไว้ก่อน” เป็นการจัดลำดับความสำคัญอย่างตรงไปตรงมาระหว่างการประชุม แต่หัวข้อที่ถูกพักไว้มีแนวโน้มจะถูกพักต่อไป พวกมันปรากฏในวาระครั้งถัดไป และครั้งถัดไป จนในที่สุดรายการเรื่องที่พักไว้กลายเป็นวาระการประชุม จดรายการต่อเนื่องไว้ มอบหมายผู้รับผิดชอบหรือกำหนดวันที่จะกลับมาทบทวนแต่ละเรื่อง ใช้เวลาสองนาทีในช่วงเริ่มต้นการประชุมครั้งถัดไปเพื่อเคลียร์รายการนั้น
24. รองรับมากกว่าแค่เสียงแบบเรียลไทม์ การประชุมไม่ได้มีแค่การสนทนาแบบเรียลไทม์อีกต่อไป เพื่อนร่วมทีมแชร์เดโมที่บันทึกไว้ล่วงหน้า ใครบางคนอ้างอิงเอกสารข้อมูลจำเพาะแบบ PDF ผู้สมัครส่งวิดีโอแนะนำตัว หากกระบวนการติดตามผลของคุณรองรับเฉพาะเสียงแบบเรียลไทม์ คุณจะต้องทำงานเดิมซ้ำในสองที่ วิธีแก้ที่เรียบง่ายที่สุดคือปฏิบัติต่อไฟล์บันทึก PDF และคลิปวิดีโอในฐานะแหล่งข้อมูลสำหรับโน้ตของคุณ เช่นเดียวกับที่คุณปฏิบัติต่อการประชุมแบบเรียลไทม์ เครื่องมือที่ถอดเสียงวิดีโอสาธิตจาก YouTube เอกสารสรุปแบบ PDF และการประชุม Zoom ที่บันทึกไว้ให้อยู่ในรูปแบบเดียวกัน จะช่วยให้สรุปของคุณมีมาตรฐานเดียวกัน ไม่ว่าเนื้อหาจะมาจากที่ใด เวิร์กโฟลว์เดียว ไม่ใช่สามแบบ
25. ทำให้โน้ตเป็นสิ่งที่คุณถามคำถามได้ โน้ตที่วางอยู่ในโฟลเดอร์โดยไม่มีใครอ่านเป็นเพียงคลังเก็บ โน้ตที่คุณค้นถามได้คือฐานความรู้ ความแตกต่างนี้สำคัญ เมื่อใครบางคนสามารถถามว่า “ไตรมาสที่แล้วเราตัดสินใจเรื่องการเปลี่ยนแปลงราคาอย่างไร” และได้คำตอบภายในไม่กี่วินาที พร้อมการอ้างอิงที่ชี้กลับไปยังการประชุมที่ตรงประเด็น ทีมทั้งทีมก็จะใช้งานมัน แต่เมื่อพวกเขาต้องค้นเอกสารหกฉบับที่มีชื่อว่า “meeting_notes_final_v3_FINAL(2).docx” ก็จะไม่มีใครทำ หากเครื่องมือโน้ตของคุณมีแชต AI ที่อ้างอิงแหล่งข้อมูลได้ ก็ยิ่งดี มันเปลี่ยนกองทรานสคริปต์ให้กลายเป็นสิ่งที่ผู้คนเปิดใช้งานจริง
เป็นทางการกับไม่เป็นทางการ: กฎยืดหยุ่นได้ แต่ไม่หายไป
ไม่ใช่ทุกการประชุมที่ต้องมีระดับความเป็นทางการเท่ากันกฎการประชุมผ่านวิดีโอ ข้างต้นปรับเปลี่ยนได้ตามบริบท แต่ไม่ได้หายไป นี่คือวิธีที่กฎสำคัญต่าง ๆ เปลี่ยนไป
พื้นที่ | การประชุมอย่างเป็นทางการ (ลูกค้า คณะกรรมการ ผู้บริหาร) | การประชุมภายใน (สแตนด์อัป, 1:1, ซิงก์) |
วาระการประชุม | เขียนและส่งล่วงหน้า 24 ชั่วโมง | รายการหัวข้อย่อยหรือพูดแจ้งตอนเริ่มต้น |
การแต่งกาย | ชุดทำงานแบบมืออาชีพ | สมาร์ตแคชวล สะอาดเรียบร้อย |
กล้อง | เปิดสำหรับทุกคน | แนะนำ แต่ไม่บังคับ |
ปิดเสียง | เคร่งครัด | เคร่งครัด (ข้อนี้ไม่มีการผ่อนปรน) |
แชร์หน้าจอ | ซ้อมมาแล้ว เปิดเพียงหน้าต่างเดียว ปิดการแจ้งเตือน | เปิดเพียงหน้าต่างเดียว ปิดการแจ้งเตือน |
พูดคุยเล็กน้อย | 30 ถึง 60 วินาที จากนั้นเข้าสู่วาระการประชุม | 2 ถึง 5 นาทีก็ได้ |
สรุปทบทวน | บันทึกการประชุมอย่างเป็นทางการภายในวันเดียวกัน | สรุปการสนทนาสั้น ๆ ภายใน 24 ชั่วโมง |
การบันทึก | ขออนุญาตและแจ้งให้ทราบ | แจ้งให้ทราบหากกำลังบันทึก |
คำตอบสั้น ๆ สำหรับคำถามที่พบบ่อย
ถาม: มารยาทในการประชุมเสมือนจริงคืออะไร
ตอบ: คือชุดพฤติกรรมร่วมกันที่ช่วยให้การสนทนาผ่านวิดีโอเป็นมืออาชีพและคุ้มค่ากับการจัดขึ้น มีสามขั้นตอน ได้แก่ การเตรียมตัว (ตรวจสอบเทคโนโลยีและวาระการประชุม) พฤติกรรมระหว่างการโทร (ปิดเสียง แชร์หน้าจอ และสบตา) และการติดตามผล (สรุปการประชุมและรายการงานที่ต้องดำเนินการ) ลองคิดว่านี่คือข้อตกลงทางสังคมที่ช่วยไม่ให้การประชุมกลายเป็นการเสียเวลาหนึ่งชั่วโมง
ถาม: ฉันควรเปิดกล้องไว้หรือไม่
ตอบ: โดยปกติควรเปิด การได้เห็นเพื่อนร่วมงานช่วยสร้างความไว้วางใจ โดยพนักงาน 64% ระบุว่าวิดีโอช่วยให้ไว้วางใจทีมของตนได้ง่ายขึ้น (Jabra) ใช้พื้นหลังเบลอหากพื้นที่ของคุณยังไม่พร้อม แต่ในการประชุมขนาดใหญ่ที่มีการสื่อสารทางเดียว ควรเปิดโอกาสให้ผู้เข้าร่วมปิดกล้องได้ อาการเหนื่อยล้าจากการใช้กล้องมีอยู่จริง โดยเฉพาะในกลุ่มคนทำงานอายุน้อย
ถาม: เมื่อไหร่ที่ควรปิดเสียง
ตอบ: ทุกครั้งที่คุณไม่ได้พูด เสียงรบกวนจากแป้นพิมพ์ สมาชิกในครอบครัว เสียงสะท้อน และสัตว์เลี้ยง เป็นสาเหตุที่พบบ่อยที่สุดของการรบกวนการประชุมเสมือนจริง คลิกเพียงครั้งเดียวก็แก้ไขได้ นั่นคือเหตุผลที่เรื่องนี้เป็นกฎข้อที่ 9
ถาม: ฉันจะหยุดคนที่พูดไม่หยุดได้อย่างไร
ตอบ: ใช้ประโยคเชื่อม เช่น “เป็นประเด็นที่ดีมาก เรามาต่อยอดกัน” จากนั้นจึงหันกลับไปที่วาระการประชุม ฟีเจอร์ยกมือช่วยส่งสัญญาณได้โดยไม่ต้องพูดแทรก คำว่า “พักประเด็นนี้ไว้ก่อน” เป็นวลีที่แสดงการรับรู้ว่าการสนทนาออกนอกเรื่อง โดยไม่ปล่อยให้เรื่องนั้นทำลายการประชุมทั้งหมด
ถาม: ถ้าฉันเผลอแชร์ข้อมูลละเอียดอ่อนบนหน้าจอจะทำอย่างไร
ตอบ: หยุดแชร์ทันที ยอมรับสั้น ๆ เช่น “ขอปิดสิ่งนั้นก่อน” แล้วดำเนินการต่อ อย่าตื่นตระหนกและอย่าอธิบายมากเกินไป เพราะการดึงความสนใจไปที่เรื่องนั้นจะทำให้แย่ลง วิธีแก้ที่แท้จริงคือการป้องกันไว้ก่อน แชร์เพียงหน้าต่างเดียว ปิดเสียงการแจ้งเตือน และปิดไฟล์ละเอียดอ่อนก่อนเริ่มการประชุม
ถาม: การประชุมควรใช้เวลานานเท่าใด
ตอบ: สั้นกว่าที่คุณคิด กฎของพาร์กินสันหมายความว่าการประชุมจะใช้เวลาจนเต็มตามเวลาที่คุณกำหนด งานวิจัยชี้ว่า 25 นาทีเป็นขีดจำกัดโดยประมาณของการมีสมาธิอย่างต่อเนื่อง กำหนดเวลาเริ่มต้นเป็น 25 หรือ 50 นาที แทนที่จะเป็น 30 หรือ 60 นาที และพนักงาน 80% ระบุว่าการประชุมส่วนใหญ่ควรสั้นลงครึ่งหนึ่ง (Atlassian)
บทสรุป
กฎเหล่านี้ไม่มีข้อไหนยาก สิ่งที่ยากคือการสร้างนิสัย ปิดเสียงโดยไม่ต้องคิด ส่งสรุปการประชุมโดยไม่ต้องมีใครขอ ปิดแท็บต่าง ๆ ก่อนแชร์หน้าจอ การกระทำเล็ก ๆ ที่ทำซ้ำในการประชุมนับร้อยครั้งจะสะสมจนกลายเป็นทีมที่ทำงานสำเร็จได้จริง แทนที่จะเป็นทีมที่เอาแต่พูดถึงการทำงานให้สำเร็จ
ตัวเลขอธิบายเรื่องนี้ได้ดีกว่าที่ฉันจะทำได้ การประชุมที่ไม่มีประสิทธิภาพทำให้สูญเสียเงิน 259 พันล้านดอลลาร์ ต่อปี (LSE) ผู้จัดการอาวุโส 71% มองว่าการประชุมไม่มีประสิทธิภาพ (HBR) พนักงานมากกว่าครึ่งออกจากการประชุมโดยไม่รู้ว่าต้องทำอะไรต่อ (Atlassian) มารยาทในการใช้ Zoom ที่ดีไม่ได้เกี่ยวกับความสุภาพเพียงอย่างเดียว แต่เกี่ยวกับการกอบกู้เวลาและเงินที่สูญเปล่ากลับคืนมาทีละนิสัย
เลือกกฎหนึ่งข้อจากรายการนี้ เพียงข้อเดียว ปกติฉันจะแนะนำให้ผู้คนเริ่มจากการปิดเสียง เพราะเป็นสิ่งที่แก้ไขได้ง่ายที่สุดและเห็นผลได้ทันทีมากที่สุด ฝึกทำเรื่องนี้ในสัปดาห์นี้ แล้วค่อยกลับมาทำข้อถัดไป
เกี่ยวกับผู้เขียน: คู่มือนี้เขียนโดยทีมบรรณาธิการของ HiNoter ซึ่งใช้เวลาหลายปีบันทึกวิธีการสื่อสารของทีมที่ทำงานแบบกระจายตัวข้ามทวีป เนื้อหาของเราอ้างอิงงานวิจัยจาก Harvard Business Review, London School of Economics, Atlassian, Fellow และข้อมูลการประชุมของ Zoom เอง เราสร้างเครื่องมือที่ช่วยให้ทีมบันทึก จัดโครงสร้าง และลงมือทำจากสิ่งที่พูดในการประชุมทุกครั้ง โดยไม่ต้องมีใครจดบันทึกด้วยตนเอง