השתתפתי במשהו כמו ארבעת אלפים שיחות וידאו מאז 2020. אף אחד מעולם לא מסר לי רשימה של כללי נימוס בפגישות וירטואליות לשיחות וידאו מקצועיות, אז אי שם סביב פגישה מספר 1,200 התחלתי לנהל רשימה משלי. אותן טעויות חזרו שוב ושוב בחברות, ביבשות וברמות ותק שונות. הבחור שאוכל קורנפלקס אל תוך מיקרופון פתוח. המנהלת ששיתפה את כל שולחן העבודה שלה, כש-14 לשוניות דפדפן גלויות, שלוש מהן אישיות. העובד החדש שהצטרף עם קפוצ'ון והחוויר כשהמנכ״ל הצטרף.
ראו בזה את המדריך הזה. הוא נבנה מכמה אלפי שעות של צפייה במה שעובד ובמה שהתרסק.
אם תזכרו רק חמישה דברים:
1. הגיעו עם סדר יום, אפילו ראשוני.
2. השתיקו את המיקרופון ברגע שהפסקתם לדבר.
3. הביטו בעדשת המצלמה, לא בפנים שלכם.
4. שתפו חלון אחד, לעולם לא את כל המסך.
5. שלחו סיכום עם משימות לביצוע בתוך 24 שעות.
ההשלכות אמיתיות. בית הספר לכלכלה של לונדון מעריך את העלות השנתית של פגישות לא פרודוקטיביות ב-259 מיליארד דולר עבור אנשי מקצוע בארה״ב בלבד. Atlassian מצאה ש-80% מהעובדים חושבים שאפשר לקיים את רוב הפגישות במחצית הזמן. והנה הנתון המפתיע מהנתונים של Zoom עצמה: 54% מהעובדים רוצים סיכומים לאחר פגישות, אך רק 39% אי פעם מקבלים אותם. הפער בין מה שאנחנו יודעים שעלינו לעשות לבין מה שקורה בפועל הוא המקום שבו המדריך הזה מתקיים.
מה נחשב לנימוס בפגישה וירטואלית?
זה לא קשור להיראות טוב במצלמה או לדעת על איזה כפתור לוחצים כדי להשתיק, אף ששניהם עוזרים. נימוס בפגישות וירטואליות הוא מכלול ההרגלים המשותפים שהופכים שיחת וידאו לכדאית יותר משליחת אימייל. שלושה שלבים: מה שאתם עושים לפני ההצטרפות, איך אתם מתנהגים כשהמצלמה פועלת, ומה קורה אחרי שכולם מתנתקים. דלגו על שלב אחד והפגישה נעשית גרועה יותר. דלגו על שניים ועדיף לכם לבטל אותה.
לפני ההצטרפות: כללים 1 עד 8
Owl Labs מצאה ש-72% מהעובדים מאשימים בעיות טכנולוגיות בהתחלות מאוחרות. כמעט כל אחד מהעיכובים האלה ניתן למניעה, וזה מה שהופך אותם למרגיזים כל כך.
1. בדקו את הציוד חמש דקות מראש. לא חמש שניות מראש. פתחו את Zoom, Teams או Meet, הפעילו את בדיקת השמע ובדקו את המצלמה. אם אתם מציגים, ודאו שההרשאות לשיתוף מסך מופעלות, כי לגלות שהן לא פעילות כששמונה אנשים צופים בכם זו צורה מיוחדת של השפלה.
2. שלחו סדר יום. ואז קראו אותו. רק 37% מהפגישות אכן משתמשות בסדר יום (Flowtrace). בינתיים, 62% מהעובדים יושבים באופן קבוע בשיחות שבהן המטרה מעולם לא צוינה בהזמנה (Atlassian). הפתרון מביך בפשטותו: המארח מפיץ שלוש עד חמש נקודות תבליט 24 שעות מראש. Julia Austin, שמלמדת בבית הספר למנהל עסקים של Harvard, מכנה 24 שעות פרק הזמן המינימלי להתראה עבור דיון פרודוקטיבי. ומה לגבי המשתתף? קראו אותו. בואו מוכנים עם שאלה אחת. זה לבדו מציב אתכם ברבעון העליון של משתתפי הפגישות.
3. התלבשו בהתאם לפגישה שבה אתם נמצאים. הכלל הזה גורם ליותר מדי התלבטויות. כלל האצבע שהגעתי אליו: התאימו את עצמכם לתרבות החברה, ואז היו רשמיים בחצי דרגה יותר ממה שנראה לכם נחוץ. הצגת הצעה ללקוח פירושה חולצה עם צווארון או המקבילה לה. פגישת סטנדאפ פנימית? סוודר נקי בהחלט מספיק. כן, החלק העליון חשוב יותר כי זה מה שמופיע במצלמה. לא, לא כדאי להמר על כך שלא תקומו לעולם. אנשים קמים. אזעקות אש קורות.
4. סדרו את הרקע. פנו אל חלון או אל קיר חלק. אם המרחב שלכם באמת כאוטי, השתמשו בטשטוש של Zoom או ברקע וירטואלי ניטרלי. מעולם לא שמעתי מישהו מתלונן שרקע משעמם מדי. שמעתי לא מעט תלונות על ההפך.
5. הצטרפו שתיים או שלוש דקות מוקדם יותר. התייחסו לשעת ההתחלה כאל הרגע שבו הדיון מתחיל, לא כאל הרגע שבו אתם מפעילים את האפליקציה. שתי הדקות האלה מאפשרות לכם להתארגן, לומר שלום ולטפל בתקלות טכניות בלי לבזבז את החלק הראשון של סדר היום.
6. השתיקו כל דבר שמצפצף. הפעילו את מצב ״נא לא להפריע״ בטלפון ובמחשב הנייד. הגדירו את Slack כלא זמינה. סגרו את האימייל. זה לוקח עשר שניות. פעם צפיתי בעמית שהציג ללקוח בזמן שהתראה מ-Slack הופיעה ועליה נכתב, ואני מפרפרז: ״המצגת הזאת הורגת אותי״. הלקוח יכול היה לקרוא אותה. העמית שלי לא יכול היה לתקן את המצב.
סיוט שיתוף המסך. רוב דליפות המידע המקריות בשיחות וידאו לא מגיעות מהאקרים. הן מגיעות מאנשים שמשתפים את כל שולחן העבודה שלהם כשההתראות פעילות. גיליונות שכר, שרשורי Slack פרטיים, אימיילים עם הצעות עבודה ממתחרים. דברים אמיתיים שבאמת קרו. הפתרון נמצא בכלל 7.
7. הכינו את החומרים וסגרו את כל השאר. פתחו את המסמך המדויק שתשתפו בחלון משלו. סגרו כל חלון אחר. כשמגיע הזמן להציג, שתפו את החלון היחיד הזה, לא את כל המסך. שורת המשימות, סרגל הסימניות, הקבצים שעל שולחן העבודה — כל אלה נשארים פרטיים. Microsoft Teams אפילו מגיעה עם תכונה בשם ״זיהוי תוכן רגיש״ שמסמנת חומר בעייתי לפני שהוא מוצג, מה שמראה שהבעיה נפוצה מספיק כדי ש-Microsoft תבנה עבורה מעקה בטיחות.
8. בדקו את התאורה. מקור האור צריך להיות לפניכם, לא מאחוריכם. חלון המואר מאחור הופך אתכם לצללית, ושום כמות של שפת גוף מעורבת לא נקלטת דרך צל. הניחו כמה ספרים מתחת למחשב הנייד כדי שהמצלמה תהיה בגובה העיניים. העיניים שלכם צריכות להימצא בשליש העליון של מסגרת הווידאו.
במהלך השיחה: כללים 9 עד 19
כאן הנימוס מחזיק את הפגישה יחד או מאפשר לה להתפרק. שני החטאים הקטלניים ביותר הם אנשים שמדברים זה על זה ואף אחד שלא מדבר בכלל.
9. השתיקו. תמיד השתיקו. זהו הכלל החשוב ביותר של טיפים לפגישות מקוונות ואני מוכן להילחם עליו. מקלדות לא מושתקות, כלבים נובחים, מטבחים מהדהדים, בני משפחה שלא יודעים שאתם בשיחה. אלה ההפרעות שאנשים מתלוננים עליהן הכי הרבה, ואת כולן פותרת לחיצה אחת. השתיקו ברגע שהפסקתם לדבר. בטלו את ההשתקה כדי לדבר. השתיקו שוב. למדו את קיצור המקלדת (החזיקו את מקש הרווח ב-Zoom וב-Teams) כדי שזה יהפוך לזיכרון שרירי. אם אתם לוקחים דבר אחד בלבד מהמאמר הזה, קחו את זה.
10. הביטו במצלמה, לא בגלריה. כשאתם מדברים, הביטו בעדשה. זה מרגיש מוזר, כאילו אתם מדברים אל נקודה. אבל עבור כל השאר זה נראה כמו קשר עין ישיר. בהייה בפנים שלכם או באריח של הדובר גורמת לכם להיראות מוסחים גם כשאתם מרוכזים לחלוטין. 64% מהעובדים אומרים שראיית עמיתים בווידאו מקלה עליהם לבטוח בצוות שלהם (מחקר של Jabra). קשר עין הוא חלק גדול מהסיבה לכך.
11. אל תקטעו. השתמשו בכפתור הרמת היד. השהיית הווידאו הופכת חפיפה לגרועה יותר מאשר פנים אל פנים. שני אנשים מתחילים, שניהם עוצרים, ושניהם מתחילים שוב. אתם מכירים את הריקוד. תכונת הרמת היד, או הודעת צ׳אט קצרה שאומרת ״שאלה אחרי הנקודה הזאת״, פותרת את הבעיה. תנו למארח להעניק את רשות הדיבור. זה מרגיש נוקשה במשך כשבוע. אחר כך זו הופכת להיות הדרך היחידה שבה תרצו לנהל שיחה.
12. תנו למארח לנווט, ולמדו להסיט בנימוס. מישהו צריך להיות אחראי על הזמן. המשפט הטוב ביותר שמצאתי כדי להחזיר פגישה ממסלול צדדי הוא גרסה כלשהי של: ״זו נקודה מצוינת. בואו נשים אותה בצד ונחזור אליה אם יהיה לנו זמן.״ ואז חוזרים לסדר היום. ״נניח אותה בצד״ עובד כי הוא מכיר בדבריו של האדם בלי לאפשר לפגישה לסטות מהדרך. מה שלא עובד הוא המשפט הישיר ״אוקיי, אנחנו צריכים להמשיך הלאה״, שמשאיר את הדובר בתחושה שדחו אותו ואת החדר מעט מתוח.
13. שתפו חלון אחד, לא את כל החיים שלכם. את ההכנות כיסיתי בכלל 7. במהלך השיחה, הכלל הנוסף הוא: הפסיקו לשתף ברגע שסיימתם. אל תשאירו את המסך שלכם פתוח בזמן שאתם עוברים ללשונית אחרת כדי לבדוק משהו. ואם אתם ממש חייבים לשתף את כל שולחן העבודה שלכם מסיבה כלשהי, לפחות כבו קודם את ההתראות. מיקרוסופט בנתה את גלאי התוכן הרגיש הזה מסיבה כלשהי.
14. אל תבצעו כמה משימות במקביל. 52% ממשתתפי פגישות וירטואליות מודים שהם מבצעים כמה משימות במקביל כשיש שני אנשים או יותר בשיחה (Calendly). כולנו חושבים שאנחנו היוצאים מן הכלל, שיכולים לשלוח אימיילים ולהקשיב בו-זמנית. אנחנו לא. ה״סליחה, אפשר לחזור על זה?״ המאוחר מסגיר זאת בכל פעם. אם הפגישה לא זקוקה לכם, בקשו להשתחרר ממנה. אנשים מכבדים את זה יותר מהשתתפות חלקית.
15. האטו. דחיסת אודיו, שיהוי ואוזניות זולות פוגעים בבהירות. דוברים מהירים הופכים לבלתי מובנים ברגע שהחיבור נחלש. יש בשיחה דוברים שאנגלית אינה שפת האם שלהם? האטו ב-10% נוספים. עצרו בין נקודות. אם אתם מארחים, סכמו את ההחלטות בקול כדי ששום דבר לא יאבד בתוך רעש האודיו.
16. קראו את המצב בין תרבויות. לסעיף הזה מגיע יותר מקום מלאחרים, משום שכאן רוב הצוותים הגלובליים נכשלים. 71% מהצוותים מגייסים כיום עובדים מכל העולם, ורק כ-17% מאוכלוסיית העולם דוברים אנגלית. הכללים הלא-כתובים סביב ישירות, היררכיה ושתיקה אינם אוניברסליים.
כמה דפוסים שראיתי שורפים צוותים: בארצות הברית ובהולנד, ישירות נתפסת כמקצועיות. אנשים מביעים את דעתם, מתנגדים ומצפים לכך. ביפן, הפסקה לפני תגובה פירושה שהאדם חושב, לא שהוא מתנגד. למלא את השתיקה הזו זו טעות. בהודו, הנהון בראש מסמן לעיתים קרובות ״אני שומע אותך״, ולא בהכרח ״אני מסכים״. ובבריטניה, ״נראה שזה צריך עוד קצת עבודה״ פירושו לעיתים קרובות ״זה צריך שכתוב משמעותי״, ניסוח שאמריקאים מפרשים באופן שגוי באופן שגרתי כאישור.
הימנעו מניבים. ״בואו ניצור קשר בשבוע הבא״ מבלבל חצי מהעולם. אמרו במקום זאת ״בואו ניפגש ביום שני כדי לבחון את ההתקדמות״. עבור צוותים רב-לשוניים, כתוביות ותרגום בזמן אמת מצמצמים את פער ההבנה יותר מכפי שנדמה לכם. כלים שמזהים אוטומטית את השפה המדוברת ומתמללים ביותר מ-50 שפות אומרים שסט אחד של הערות עובד עבור צוות הפרוס מסאו פאולו לליסבון ועד ברלין. אף אחד לא צריך לפענח שיחה מהירה באנגלית בחצות.
- שמרו על מקצועיות בצ׳אט הצדדי. הצ׳אט של הפגישה הוא תיעוד ציבורי. אפשר לצלם אותו, להעביר אותו הלאה ולהקריא אותו בקול. התייחסו אליו בהתאם. שאלות וקישורים, בסדר. הערות עוקצניות על הספק בזמן שעמיתו של הספק מציג בשיחה? לא בסדר.
18. חלקו את נטל אזורי הזמן. בצוותים גלובליים, מישהו תמיד יוצא לא נוח. השאלה היא אם הנטל מתחלף או נופל על אותו אזור בכל פעם. החליפו את שעות הפגישות מדי רבעון. השתמשו ב-World Time Buddy כדי למצוא חלונות חפיפה. כשאין חפיפה אנושית, הקליטו את הפגישה והפיצו סיכום, כדי שאף אחד לא יצטרך לבחור בין שינה להשתתפות. ״פגישה כללית גלובלית״ בשעה 9 בבוקר בניו יורק היא 1 בלילה בבנגלור. עשו זאת מדי חודש, ואתם אומרים לצוות שלכם בבנגלור משהו, בין אם התכוונתם לכך ובין אם לא.
19. מצלמות: מופעלות כשזה חשוב, כבויות כשלא. Jabra מצאה שעובדי דור Z ובני דור המילניום מרגישים מודרים בפגישות מקוונות בתדירות גבוהה פי שניים עד שלושה מעמיתים מבוגרים יותר. חלק מזה נובע מעייפות מצלמה הנגרמת מהצורך להיות ״מופעלים״ כל הזמן. הכלל אינו ״תמיד מופעלות״ או ״תמיד כבויות״. פגישות קטנות, היכרות ובניית קשרים? מצלמות מופעלות. מפגש עירוני עם 90 משתתפים שבו שלושה אנשים מדברים? תנו לאנשים רשות לכבות אותן. אמרו זאת בקול כמארחים: ״מצלמות רצויות, אך לא חובה.״ המשפט הזה לבדו משפר את ההשתתפות.
אחרי הפגישה: כללים 20 עד 25
כאן רוב הצוותים נכשלים. הפגישה מתקיימת, מתקבלות החלטות, ואז שום דבר לא נכתב. 54% מהעובדים יוצאים מפגישות בלי להבין מה הצעדים הבאים (Atlassian). 54% רוצים סיכומים, ורק 39% מקבלים אותם (Zoom). המעקב הוא המקום שבו החלטות הופכות לתוצאות, או שלא.
20. שלחו סיכום בתוך 24 שעות. הזיכרון מתדרדר במהירות. עד הבוקר הבא, חצי מהחדר שכחו מה הוחלט והחצי השני זוכר זאת אחרת. סיכום כתוב, אפילו קצר, מיישר קו בין כולם לפני שהזיכרונות השונים מתקבעים להנחות סותרות. הגבילו אותו לשלושה דברים: החלטות שהתקבלו, משימות עם אחראים ומועדי יעד, וכל דבר שנדחה. הפורמט חשוב פחות מהעיתוי.
זה גם החלק שגוזל את רוב הזמן האדמיניסטרטיבי, ולכן צוותים רבים התחילו להשתמש ב-כלי רישום הערות מבוסס בינה מלאכותית שמצטרף לשיחה בעצמו ומפיק סיכום מובנה ברגע שהפגישה מסתיימת. הסיכום נכתב מעצמו במקום להישאר ברשימת המשימות של מישהו במשך שלושה ימים, עד שהוא כבר לא רלוונטי.
21. הקצו משימות עם שמות ותאריכים. ״אנחנו צריכים לחזור ללקוח״ אינו משימה. ״מריה תשלח אימייל ללקוח עד יום חמישי״ — כן. ההבדל הוא אם משהו באמת קורה. כל משימה צריכה לכלול שלושה דברים: פועל, אחראי ומועד יעד. אם אין לה את שלושתם, זו משאלת לב.
22. שימו את ההקלטה וההערות במקום שניתן למצוא. אנשים מפספסים פגישות. ימי מחלה, התנגשויות, אזורי זמן. אם ההקלטה נמצאת על שולחן העבודה המקומי של מישהו, אפשר להתייחס אליה כאילו אינה קיימת. הניחו אותה בסביבת עבודה משותפת שהצוות שלכם כבר משתמש בה. אם כלי ההערות שלכם מסתנכרן עם Notion, Google Docs או Slack, הסיכום מגיע למקום שבו אנשים כבר עובדים, ואף אחד לא צריך לחפש אחריו. ההגדרות הטובות ביותר הופכות הערות מפגישות קודמות לארכיון שניתן לחפש בו ולשאול שאלות מאוחר יותר, וזה עדיף על גלילה בין הקלטות של שנה שלמה כדי למצוא החלטה אחת.
23. פנו את רשימת הנושאים לדחייה. ״בואו נשים את זה בצד״ הוא מיון כן במהלך שיחה. אבל לנושאים שנדחו יש נטייה להישאר בצד. הם מופיעים בסדר היום הבא, ואז בזה שאחריו, עד שרשימת הנושאים שנדחו הופכת לסדר היום. שמרו רשימה מתעדכנת. הקצו לכל פריט אחראי או תאריך לבחינה מחדש. הקדישו שתי דקות בתחילת הפגישה הבאה כדי לפנות אותה.
24. טפלו ביותר מאשר רק באודיו חי. פגישות כבר אינן רק שיחות חיות. עמית משתף הדגמה שהוקלטה מראש. מישהו מפנה למסמך PDF עם מפרט. מועמד שולח סרטון היכרות. אם תהליך המעקב שלכם מטפל רק באודיו חי, בסופו של דבר תעשו את אותה עבודה פעמיים ובשני מקומות. הפתרון הנקי ביותר הוא להתייחס להקלטות, לקובצי PDF ולסרטוני וידאו כמקורות להערות שלכם, בדיוק כפי שהייתם מתייחסים לשיחה חיה. כלי שמתמלל הסבר ב-YouTube, מסמך PDF ופגישת Zoom מוקלטת לפורמט עקבי אחד שומר על אחידות הסיכומים שלכם, בלי קשר למקור התוכן. תהליך עבודה אחד, לא שלושה.
25. הפכו את ההערות למשהו שאפשר לשאול עליו שאלות. הערות שיושבות ללא קריאה בתיקייה הן ארכיון. הערות שאפשר לשאול עליהן שאלות הן בסיס ידע. ההבדל חשוב. כשמישהו יכול לשאול ״מה החלטנו לגבי שינוי התמחור ברבעון שעבר?״ ולקבל תשובה בתוך שניות, עם הפניה שמובילה חזרה לפגישה המדויקת, כל הצוות משתמש בכך. כשצריך לחפור בשישה מסמכים שכותרתם ״meeting_notes_final_v3_FINAL(2).docx״, אף אחד לא עושה זאת. אם כלי ההערות שלכם כולל צ׳אט בינה מלאכותית שמפנה למקורות שלו, אפילו טוב יותר. הוא הופך ערימה של תמלילים למשהו שאנשים באמת פותחים.
רשמי לעומת לא-רשמי: הכללים מתגמשים, לא נשברים
לא כל שיחה דורשת אותה רמת רשמיות. כללי שיחות הווידאו שלמעלה מתגמשים בהתאם להקשר, אך אינם נעלמים. כך משתנים הכללים המרכזיים.
תחום | שיחה רשמית (לקוח, דירקטוריון, הנהלה בכירה) | שיחה פנימית (סטנד-אפ, 1:1, סנכרון) |
סדר יום | נכתב והופץ 24 שעות מראש | רשימת תבליטים או בעל פה בתחילת השיחה |
לבוש | לבוש עסקי רשמי | קז'ואל מוקפד ונקי |
מצלמה | מופעל עבור כולם | מומלץ, לא חובה |
השתקה | מחמיר | מחמיר (זה אף פעם לא מתרכך) |
שיתוף מסך | מתורגל מראש, חלון יחיד, התראות כבויות | חלון יחיד, התראות כבויות |
שיחת חולין | 30 עד 60 שניות, ואז סדר היום | 2 עד 5 דקות זה בסדר |
סיכום | פרוטוקול רשמי, באותו יום | סיכום קצר בצ'אט, בתוך 24 שעות |
הקלטה | בקשו רשות, והודיעו על כך | ציינו אם אתם מקליטים |
תשובות מהירות לשאלות נפוצות
ש: מהי כללי ההתנהגות בפגישות וירטואליות?
ת: זהו אוסף ההרגלים המשותפים ששומרים על שיחות וידאו מקצועיות ובעלות ערך. שלושה שלבים: הכנה (בדיקת טכנולוגיה, סדר יום), התנהלות במהלך השיחה (השתקה, שיתוף מסך, קשר עין) ומעקב (סיכומים ומשימות לביצוע). חשבו על כך כחוזה החברתי שמונע משיחה להפוך לבזבוז של שעה.
ש: האם עליי להשאיר את המצלמה מופעלת?
ת: בדרך כלל כן. לראות את הקולגות בונה אמון; 64% מהעובדים אומרים שווידאו מקל עליהם לבטוח בצוות שלהם (Jabra). השתמשו ברקע מטושטש אם החלל שלכם אינו מוכן. אבל בפגישות גדולות וחד-כיווניות, אפשרו לאנשים לכבות אותה. עייפות ממצלמה היא אמיתית, במיוחד בקרב עובדים צעירים.
ש: מתי עליי להשתיק?
ת: בכל פעם שאינכם מדברים. רעשי רקע ממקלדות, בני משפחה, הד וחיות מחמד הם ההפרעה הנפוצה ביותר בפגישות וירטואליות. לחיצה אחת פותרת זאת. יש סיבה לכך שזהו כלל 9.
ש: איך אני עוצר מישהו שלא מפסיק לדבר?
ת: השתמשו במשפט מקשר: “זו נקודה מצוינת, בואו נפתח אותה.” לאחר מכן החזירו את הדיון לסדר היום. תכונת הרמת היד מאפשרת לכם לסמן זאת בלי להתפרץ. “נחנה את זה” הוא הביטוי שמכיר בסטייה מהנושא בלי לאפשר לה להסיט את הכול מהמסלול.
ש: מה אם שיתפתי בטעות משהו רגיש על המסך?
ת: הפסיקו את השיתוף מיד. הכירו בכך בקצרה, משהו כמו “תנו לי לסגור את זה,” והמשיכו הלאה. אל תיכנסו לפאניקה ואל תסבירו יותר מדי; משיכת תשומת לב לכך מחמירה את המצב. הפתרון האמיתי הוא מניעה: שתפו חלון אחד, השתקו התראות, סגרו קבצים רגישים לפני תחילת השיחה.
ש: כמה זמן צריכה להימשך פגישה?
ת: פחות ממה שאתם חושבים. חוק פרקינסון אומר שפגישות ממלאות את כל הזמן שמקצים להן. מחקרים מצביעים על כך ש-25 דקות הן בערך הגבול העליון לריכוז מתמשך. הגדירו כברירת מחדל 25 או 50 דקות במקום 30 או 60. ו-80% מהעובדים אומרים שרוב הפגישות יכולות להיות קצרות בחצי (Atlassian).
השורה התחתונה
אף אחד מהכללים האלה אינו קשה. החלק הקשה הוא בניית ההרגלים. להשתיק בלי לחשוב על כך. לשלוח סיכום בלי שהתבקשנו. לסגור את הלשוניות לפני שמשתפים את המסך. פעולות קטנות, החוזרות על עצמן במאות פגישות, מצטברות לצוות שבאמת מצליח לבצע דברים במקום לצוות שרק מדבר על ביצוע דברים.
המספרים מציגים את הטיעון טוב יותר מכפי שאני יכול. 259 מיליארד דולר אובדים מדי שנה בגלל פגישות גרועות (LSE). 71% מהמנהלים הבכירים מגדירים פגישות כלא יעילות (HBR). יותר ממחצית מהעובדים עוזבים בלי לדעת מה לעשות הלאה (Atlassian). כללי התנהגות טובים ב-Zoom אינם נוגעים לנימוס לשם הנימוס. הם נועדו להשיב חלק מהזמן והכסף המבוזבזים האלה, הרגל אחד בכל פעם.
בחרו כלל אחד מהרשימה הזו. רק אחד. בדרך כלל אני אומר לאנשים להתחיל מההשתקה, כי זה הדבר הקל ביותר לתיקון והבולט ביותר מיד. עבדו עליו השבוע. ואז חזרו לכלל הבא.
על המחבר: מדריך זה נכתב על ידי צוות המערכת של HiNoter, שבילה שנים בתיעוד האופן שבו צוותים מבוזרים מתקשרים בין יבשות. הדיווח שלנו נשען על מחקרים של Harvard Business Review, בית הספר לכלכלה של לונדון, Atlassian, Fellow ונתוני הפגישות של Zoom עצמו. אנו בונים כלים שעוזרים לצוותים ללכוד, לבנות ולפעול על סמך הדברים שנאמרים בכל פגישה, בלי שאיש יצטרך לרשום הערות ידנית.