Olen osallistunut noin neljääntuhanteen videopuheluun vuoden 2020 jälkeen. Kukaan ei koskaan antanut minulle listaa virtuaalikokousten etikettisäännöistä ammattimaisia videopuheluita varten, joten noin kokouksen numero 1 200 kohdalla aloin pitää omaa listaani. Samat virheet toistuivat yrityksissä, maanosissa ja eri hierarkiatasoilla. Tyyppi syö muroja mikrofoniin, joka on päällä. Esihenkilö, joka jakoi koko työpöytänsä niin, että 14 selaimen välilehteä oli näkyvissä, joista kolme henkilökohtaisia. Uusi työntekijä liittyi hupparissa ja kalpeni, kun toimitusjohtaja liittyi mukaan.
Pidä tätä kyseisenä käsikirjana. Se perustuu muutamaan tuhanteen tuntiin sen seuraamista, mikä toimii ja mikä romahtaa täysin.
Jos muistat vain viisi asiaa:
1. Tule paikalle esityslistan kanssa, vaikka se olisi luonnos.
2. Mykistä mikrofonisi heti, kun lopetat puhumisen.
3. Katso kameran linssiä, älä omia kasvojasi.
4. Jaa yksi ikkuna, älä koskaan koko näyttöä.
5. Lähetä yhteenveto tehtävineen 24 tunnin kuluessa.
Panokset ovat todellisia. London School of Economics arvioi tuottamattomien kokousten vuosikustannuksiksi pelkästään yhdysvaltalaisille ammattilaisille 259 miljardia dollaria . Atlassian havaitsi, että 80 % työntekijöistä on sitä mieltä, että useimmat kokoukset voitaisiin pitää puolessa ajasta. Ja tässä on Zoomin omien tietojen ydin: 54 % työntekijöistä haluaa kokousten jälkeisiä yhteenvetoja, mutta vain 39 % saa niitä koskaan. Ero sen välillä, mitä tiedämme meidän pitäisi tehdä, ja sen välillä, mitä todella tapahtuu, on tämän oppaan aihe.
Mitä virtuaalikokousten etiketti tarkoittaa?
Kyse ei ole hyvältä näyttämisestä kamerassa tai siitä, että tietäisit, mikä painike mykistää mikrofonin, vaikka molemmista on hyötyä. Virtuaalikokousten etiketti on joukko yhteisiä tapoja, jotka tekevät videopuhelusta sähköpostin sijaan järjestämisen arvoisen. Vaiheita on kolme: mitä teet ennen liittymistä, miten käyttäydyt kameran ollessa päällä ja mitä tapahtuu sen jälkeen, kun kaikki kirjautuvat ulos. Jos ohitat yhdenkin vaiheen, kokous huononee. Jos ohitat kaksi, kokous kannattaa mieluummin peruuttaa.
Ennen liittymistä: säännöt 1–8
Owl Labs havaitsi, että 72 % työntekijöistä syyttää myöhästyneistä aloituksista teknisiä ongelmia. Lähes jokainen näistä viivästyksistä on estettävissä, mikä tekee niistä niin ärsyttäviä.
1. Testaa laitteesi viisi minuuttia etukäteen. Älä viittä sekuntia etukäteen. Avaa Zoom, Teams tai Meet, suorita äänitesti ja tarkista kamerasi. Jos esität, varmista, että näytön jakamisen käyttöoikeudet ovat käytössä, sillä niiden puuttumisen huomaaminen kahdeksan ihmisen katsellessa on aivan erityisen nöyryyttävää.
2. Lähetä esityslista. Lue se sitten. Vain 37 % kokouksista käyttää tosiasiassa esityslistaa (Flowtrace). Samaan aikaan 62 % työntekijöistä osallistuu säännöllisesti puheluihin, joissa tavoitetta ei koskaan mainittu kutsussa (Atlassian). Ratkaisu on nolostuttavan yksinkertainen: isäntä lähettää kolmesta viiteen kohtaa sisältävän listan 24 tuntia etukäteen. Harvard Business Schoolissa opettava Julia Austin kutsuu 24 tuntia tuottavan keskustelun vähimmäisilmoitusajaksi. Entä osallistujana? Lue se. Tule paikalle yksi kysymys valmiina. Se yksin nostaa sinut kokouksen osallistujien parhaaseen neljännekseen.
3. Pukeudu sen kokouksen mukaan, jossa olet. Tämä aiheuttaa enemmän vatvomista kuin pitäisi. Nyrkkisääntö, johon olen päätynyt: mukaudu yrityskulttuuriisi ja pukeudu sitten puoli astetta muodollisemmin kuin uskot tarpeelliseksi. Asiakasesittely tarkoittaa kauluspaitaa tai vastaavaa. Sisäinen päivittäispalaveri? Siisti pusero riittää. Kyllä, ylävartalolla on enemmän merkitystä, koska se näkyy kamerassa. Ei, sinun ei pidä luottaa siihen, ettet koskaan nouse seisomaan. Ihmiset nousevat seisomaan. Palohälytyksiä tapahtuu.
4. Laita taustasi kuntoon. Käänny ikkunaa tai yksiväristä seinää kohti. Jos tilasi on todella kaoottinen, käytä Zoomin sumennusta tai neutraalia virtuaalitaustaa. En ole koskaan kuullut kenenkään valittavan liian tylsästä taustasta. Päinvastaisesta olen kuullut runsaasti valituksia.
5. Liity kaksi tai kolme minuuttia etuajassa. Pidä aloitusaikaa hetkenä, jolloin keskustelu alkaa, älä hetkenä, jolloin käynnistät sovelluksen. Nuo kaksi minuuttia antavat sinulle aikaa asettua, tervehtiä ja hoitaa mahdolliset tekniset ongelmat kuluttamatta ensimmäistä osaa esityslistasta.
6. Hiljennä kaikki, mikä piippaa. Ota Älä häiritse -tila käyttöön puhelimessasi ja kannettavassasi. Aseta Slack poissaolevaksi. Sulje sähköposti. Tämä vie kymmenen sekuntia. Kerran seurasin, kun kollegani esitteli asiaa asiakkaalle Slack-ilmoituksen ponnahtaessa esiin. Siinä luki, ja nyt muotoilen asian omin sanoin: ”Tämä esitys tappaa minut.” Asiakas pystyi lukemaan sen. Kollegani ei voinut enää korjata tilannetta.
Näytön jakamisen kauhunäytelmä. Useimmat videopuheluiden aikana tapahtuvat tahattomat tietovuodot eivät johdu hakkereista. Ne johtuvat ihmisistä, jotka jakavat koko työpöytänsä ilmoitusten ollessa päällä. Palkkataulukot, yksityiset Slack-keskustelut, kilpailijoiden työtarjouksia koskevat sähköpostit. Todellisia asioita, joita todella tapahtui. Ratkaisu löytyy säännöstä 7.
7. Valmistele materiaalisi ja sulje kaikki muu. Avaa täsmälleen se asiakirja, jonka aiot jakaa, omaan ikkunaansa. Sulje kaikki muut ikkunat. Kun on aika esittää, jaa kyseinen yksittäinen ikkuna, älä koko näyttöäsi. Tehtäväpalkkisi, kirjanmerkkipalkkisi ja työpöydän tiedostosi – kaikki pysyy yksityisenä. Microsoft Teamsissa on jopa ominaisuus nimeltä ”arkaluonteisen sisällön tunnistus”, joka merkitsee riskialttiin materiaalin ennen sen julkaisemista. Tämä kertoo, että ongelma on niin yleinen, että Microsoft rakensi sille suojamekanismin.
8. Tarkista valaistuksesi. Valonlähde edessäsi, ei takanasi. Takaa valaistu ikkuna muuttaa sinut siluetiksi, eikä mikään määrä osallistavaa kehonkieltä välity varjon läpi. Pinoa pari kirjaa kannettavan tietokoneesi alle, jotta kamera on silmien korkeudella. Silmiesi pitäisi osua videoruudun ylempään kolmannekseen.
Puhelun aikana: säännöt 9–19
Tässä kohtaa etiketti joko pitää kokouksen koossa tai antaa sen hajota. Kaksi tuhoisinta virhettä ovat toisten päälle puhuminen ja se, ettei kukaan puhu lainkaan.
9. Mykistä. Aina mykistä. Tämä on verkkokokousvinkkien perussääntö, enkä luovu tästä kannasta. Mykistämättömät näppäimistöt, haukkuvat koirat, kaikuvat keittiöt ja perheenjäsenet, jotka eivät tiedä sinun olevan puhelussa. Nämä ovat häiriöitä, joista ihmiset valittavat eniten, ja jokainen niistä ratkeaa yhdellä napsautuksella. Mykistä heti, kun lopetat puhumisen. Poista mykistys puhuaksesi. Mykistä uudelleen. Opettele pikanäppäin (pidä välilyöntiä painettuna Zoomissa ja Teamsissa), jotta siitä tulee lihasmuistiin painuva tapa. Jos otat tästä artikkelista mukaan täsmälleen yhden asian, ota tämä.
10. Katso kameraan, älä osallistujanäkymää. Kun puhut, katso linssiin. Se tuntuu oudolta, aivan kuin puhuisit pisteelle. Muille se kuitenkin näyttää suoralta katsekontaktilta. Omien kasvojesi tai puhujan ruudun tuijottaminen saa sinut näyttämään hajamieliseltä, vaikka keskittyisit täysin. 64 % työntekijöistä sanoo, että kollegoiden näkeminen videolla helpottaa tiimiin luottamista (Jabran tutkimus). Katsekontakti on suuri osa syytä.
11. Älä keskeytä. Käytä kädennostopainiketta. Videoviive tekee päällekkäin puhumisesta pahempaa kuin kasvokkain. Kaksi ihmistä aloittaa, molemmat lopettavat, molemmat aloittavat uudelleen. Tiedät tämän tanssin. Kädennostotoiminto tai nopea chat-viesti ”kysymys tämän kohdan jälkeen” ratkaisee asian. Anna isännän antaa puheenvuoroja. Se tuntuu jäykältä noin viikon ajan. Sen jälkeen se on ainoa tapa, jolla haluat vetää puhelun.
12. Anna isännän ohjata ja opettele ohjaamaan keskustelu kohteliaasti takaisin aiheeseen. Jonkun on vastattava aikataulusta. Paras lause, jonka olen löytänyt kokouksen palauttamiseen sivuraiteelta, on jotakin tämän tapaista: ”Hyvä huomio. Laitetaan se hetkeksi sivuun ja palataan siihen, jos aikaa jää.” Palaa sitten esityslistaan. ”Laitetaan se sivuun” toimii, koska se tunnustaa henkilön näkökulman antamatta kokouksen ajautua pois reitiltä. Sen sijaan suora ”Selvä, meidän täytyy jatkaa eteenpäin” ei toimi, koska puhuja tuntee itsensä torjutuksi ja huoneeseen syntyy hieman jännitettä.
13. Jaa yksi ikkuna, älä koko elämääsi. Käsittelin valmistelut säännössä 7. Puhelun aikana lisäsääntö on: lopeta jakaminen heti, kun olet valmis. Älä jätä näyttöäsi näkyviin, kun vaihdat välilehteä tarkistaaksesi jotain. Ja jos sinun on ehdottomasti jostain syystä jaettava koko työpöytäsi, poista ilmoitukset ainakin ensin käytöstä. Microsoft rakensi arkaluontoisen sisällön tunnistimen syystä.
14. Älä tee montaa asiaa samanaikaisesti. 52 % virtuaalikokousten osallistujista myöntää tekevänsä muutakin samanaikaisesti, kun puhelussa on vähintään kaksi henkilöä (Calendly). Me kaikki kuvittelemme olevamme poikkeuksia, jotka pystyvät lähettämään sähköpostia ja kuuntelemaan samanaikaisesti. Emme ole. Viivästynyt ”anteeksi, voitko toistaa tuon?” paljastaa sen joka kerta. Jos kokous ei tarvitse sinua, pyydä vapautusta. Ihmiset kunnioittavat sitä enemmän kuin puolittaista osallistumista.
15. Hidasta. Äänen pakkaus, viive ja halvat kuulokemikrofonit heikentävät selkeyttä. Nopeasti puhuvista tulee käsittämättömiä heti yhteyden pätkiessä. Puhelussa on muita kuin äidinkielenään englantia puhuvia? Hidasta vielä 10 %. Pidä taukoja asioiden välillä. Jos vedät kokousta, tiivistä päätökset ääneen, jotta mitään ei katoa äänen kohinaan.
16. Lue tilannetta kulttuurien yli. Tämä ansaitsee enemmän tilaa kuin muut, koska juuri tässä useimmat globaalit tiimit kompastuvat. 71 % tiimeistä palkkaa nykyään kansainvälisesti, ja vain noin 17 % maailman väestöstä puhuu englantia. Suoruuteen, hierarkiaan ja hiljaisuuteen liittyvät lausumattomat säännöt eivät ole universaaleja.
Olen nähnyt tiimejä polttavia toimintamalleja: Yhdysvalloissa ja Alankomaissa suoruus tulkitaan pätevyydeksi. Ihmiset tuovat mielipiteensä esiin, haastavat ja odottavat sitä muilta. Japanissa vastausta edeltävä tauko tarkoittaa, että henkilö ajattelee, ei sitä, että hän olisi eri mieltä. Hiljaisuuden täyttäminen on virhe. Intiassa pään nyökkäys viestii usein ”kuulen sinua”, ei välttämättä ”olen samaa mieltä”. Ja Yhdistyneessä kuningaskunnassa ”tätä pitäisi ehkä vielä hieman työstää” tarkoittaa usein ”tämä tarvitsee perusteellisen uudelleenkirjoituksen” – yhdysvaltalaiset tulkitsevat tämän ilmauksen rutiininomaisesti virheellisesti hyväksynnäksi.
Vältä idiomeja. ”Palataan asiaan ensi viikolla” on hämmentävää puolelle maailmasta. Sano sen sijaan ”tavataan maanantaina ja käydään edistyminen läpi”. Monikielisissä tiimeissä reaaliaikaiset tekstitykset ja käännökset kaventavat ymmärtämiseroa enemmän kuin voisi odottaa. Työkalut, jotka tunnistavat automaattisesti puhutun kielen ja litteroivat yli 50 kielellä tarkoittavat, että yksi muistiinpanokokonaisuus toimii tiimille, joka on levittäytynyt São Paulosta Lissaboniin ja Berliiniin. Kenenkään ei tarvitse enää yrittää purkaa nopeaa englanninkielistä puhelua keskiyöllä.
- Pidä sivukeskustelu ammattimaisena. Kokouksen keskustelu on julkinen tallenne. Se voidaan kuvakaapata, välittää eteenpäin ja lukea ääneen. Toimi sen mukaisesti. Kysymykset ja linkit käyvät. Ivailu toimittajasta, kun toimittajan toinen esiintyjä on puhelussa? Ei käy.
18. Jaa aikavyöhykkeiden aiheuttama taakka. Globaaleissa tiimeissä joku joutuu aina hankalaan asemaan. Kysymys on siitä, kiertääkö tämä taakka vai kasataanko se joka kerta samalle alueelle. Vaihdelkaa kokousaikoja neljännesvuosittain. Etsi päällekkäisiä aikaikkunoita World Time Buddylla. Kun inhimillistä päällekkäistä aikaa ei ole, tallenna kokous ja jaa muistiinpanot, jotta kenenkään ei tarvitse valita unen ja osallistumisen välillä. ”Globaali koko henkilöstön kokous” New Yorkissa kello 9 aamulla on Bangaloressa kello 1 yöllä. Jos teet näin joka kuukausi, viestit Bangaloren tiimillesi jotain, halusit sitä tai et.
19. Kamerat päälle, kun sillä on merkitystä, pois päältä, kun ei ole. Jabran mukaan Z-sukupolveen ja milleniaaleihin kuuluvat työntekijät tuntevat itsensä ulkopuolisiksi verkkokokouksissa kaksi tai kolme kertaa useammin kuin vanhemmat kollegat. Osa tästä johtuu jatkuvan päällä olemisen aiheuttamasta kameraväsymyksestä. Sääntö ei ole ”aina päällä” tai ”aina pois päältä”. Pienet kokoukset, esittäytymiset ja suhteiden rakentaminen? Kamerat päälle. 90 hengen yleiskokous, jossa kolme ihmistä puhuu? Anna ihmisten kytkeä kamerat pois päältä. Sano se ääneen kokouksen vetäjänä: ”Kamerat ovat tervetulleita, mutta eivät pakollisia.” Jo tämä lause parantaa osallistumista.
Kokouksen jälkeen: säännöt 20–25
Tässä useimmat tiimit epäonnistuvat. Kokous pidetään, päätöksiä tehdään, ja sitten mitään ei kirjoiteta muistiin. 54 % työntekijöistä lähtee kokouksista epäselvinä seuraavista askelista (Atlassian). 54 % haluaa yhteenvedot, mutta vain 39 % saa niitä (Zoom). Jälkiseuranta ratkaisee, muuttuvatko päätökset tuloksiksi vai eivät.
20. Lähetä yhteenveto 24 tunnin kuluessa. Muisti heikkenee nopeasti. Seuraavaan aamuun mennessä puolet huoneessa olleista on unohtanut, mitä päätettiin, ja toinen puoli muistaa sen eri tavalla. Kirjallinen yhteenveto, vaikka lyhytkin, yhdenmukaistaa kaikkien käsitykset ennen kuin erilaiset muistot kovettuvat ristiriitaisiksi oletuksiksi. Pidä se kolmen asian mittaisena: tehdyt päätökset, vastuuhenkilöillä ja määräajoilla varustetut tehtävät sekä kaikki sivuun siirretty. Muoto on ajoitusta vähemmän tärkeä.
Tämä on myös se vaihe, joka vie eniten hallinnollista aikaa, minkä vuoksi monet tiimit ovat alkaneet käyttää tekoälypohjaista muistiinpanotyökalua , joka liittyy puheluun itsenäisesti ja tuottaa jäsennellyn yhteenvedon heti kokouksen päätyttyä. Yhteenveto kirjoittuu itsestään sen sijaan, että se lojuisi jonkun tehtävälistalla kolme päivää, kunnes sillä ei ole enää merkitystä.
21. Määritä tehtäville nimet ja päivämäärät. ”Meidän pitäisi palata asiaan asiakkaan kanssa” ei ole tehtävä. ”Maria lähettää asiakkaalle sähköpostia torstaihin mennessä” on. Ero on siinä, tapahtuuko mitään oikeasti. Jokaisessa tehtävässä on oltava kolme asiaa: verbi, vastuuhenkilö ja määräaika. Jos kaikki kolme puuttuvat, kyse on toiveesta.
22. Laita tallenne ja muistiinpanot paikkaan, josta ne löytyvät. Ihmiset jäävät pois kokouksista. Sairauspäivät, päällekkäisyydet ja aikavyöhykkeet. Jos tallenne on jonkun paikallisella työpöydällä, sitä ei käytännössä ole olemassa. Laita se jaettuun työtilaan, jota tiimisi käyttää jo. Jos muistiinpanotyökalusi synkronoituu palveluihin Notion, Google Docs tai Slack, yhteenveto päätyy paikkaan, jossa ihmiset työskentelevät jo, eikä kenenkään tarvitse lähteä etsimään sitä. Parhaat ratkaisut muuttavat aiemmat kokousmuistiinpanot haettavaksi arkistoksi, josta voi myöhemmin etsiä tietoa – tämä on parempi kuin selata vuoden kokoustallenteita yhden päätöksen löytämiseksi.
23. Tyhjennä pysäköintialue. ”Pistetään tuo sivuun” on rehellistä priorisointia puhelun aikana. Mutta sivuun siirretyillä aiheilla on tapana jäädä sivuun. Ne ilmestyvät seuraavan kokouksen esityslistalle ja sitä seuraavan, kunnes pysäköintialueesta tulee esityslista. Pidä juoksevaa luetteloa. Määritä jokaiselle kohdalle vastuuhenkilö tai päivämäärä, jolloin asiaan palataan. Käyttäkää seuraavan kokouksen alussa kaksi minuuttia sen tyhjentämiseen.
24. Käsittele muutakin kuin suoraa ääntä. Kokoukset eivät enää ole vain reaaliaikaisia keskusteluja. Työkaveri jakaa etukäteen tallennetun demon. Joku viittaa PDF-määrittelyyn. Ehdokas lähettää videoesittelyn. Jos jälkiseurantaprosessisi käsittelee vain suoraa ääntä, päädyt tekemään saman työn kahdesti kahdessa paikassa. Siistein ratkaisu on käsitellä tallenteita, PDF-tiedostoja ja videoleikkeitä muistiinpanojesi lähteinä samalla tavalla kuin suoraa puhelua. Työkalu, joka litteroi YouTube-esittelyn, PDF-briefin ja tallennetun Zoom-kokouksen yhteen yhtenäiseen muotoon, pitää yhteenvedot yhdenmukaisina riippumatta siitä, mistä sisältö on peräisin. Yksi työnkulku, ei kolme.
25. Tee muistiinpanoista sellaisia, joilta voi kysyä. Kansiossa lukemattomina lojuvat muistiinpanot ovat arkisto. Muistiinpanot, joista voi hakea tietoa kysymällä, ovat tietopankki. Erolla on merkitystä. Kun joku voi kysyä ”mitä päätimme hinnoittelumuutoksesta viime neljänneksellä?” ja saada vastauksen sekunneissa sekä viittauksen täsmälliseen kokoukseen, koko tiimi käyttää sitä. Kun heidän täytyy kaivaa kuudesta tiedostosta, joiden nimet ovat ”meeting_notes_final_v3_FINAL(2).docx”, kukaan ei tee niin. Jos muistiinpanotyökalusi sisältää tekoälychatin, joka viittaa lähteisiinsä, vielä parempi. Se muuttaa kasan litterointeja joksikin, jonka ihmiset todella avaavat.
Muodollinen vs. rento: säännöt joustavat, eivät rikkoudu
Kaikki puhelut eivät tarvitse samaa muodollisuuden tasoa. Yllä olevat videopuheluiden säännöt joustavat tilanteen mukaan, mutta eivät katoa. Näin keskeiset säännöt muuttuvat.
Alue | Muodollinen puhelu (asiakas, hallitus, johtoryhmä) | Sisäinen puhelu (päiväpalaveri, 1:1, synkronointi) |
Esityslista | Kirjallinen, jaettu 24 tuntia etukäteen | Luettelo kohdista tai suullisesti alussa |
Pukeutuminen | Asiallinen työasu | Siisti smart casual -asu |
Kamera | Käytössä kaikille | Suositeltavaa, ei pakollista |
Mykistys | Tiukka | Tiukka (tästä ei koskaan jousteta) |
Näytön jakaminen | Harjoiteltu, yksi ikkuna, ilmoitukset pois | Yksi ikkuna, ilmoitukset pois |
Kevyt jutustelu | 30–60 sekuntia, sitten asialista | 2–5 minuuttia sopii hyvin |
Yhteenveto | Viralliset pöytäkirjat, saman päivän aikana | Lyhyt chat-yhteenveto 24 tunnin kuluessa |
Tallennus | Pyydä lupa ja ilmoita siitä | Mainitse, jos tallennat |
Nopeat vastaukset yleisiin kysymyksiin
K: Mitä on virtuaalikokousten etiketti?
V: Se on joukko yhteisiä toimintatapoja, jotka pitävät videopuhelut ammattimaisina ja vaivan arvoisina. Kolme vaihetta: valmistautuminen (tekniikan tarkistus, esityslista), toiminta puhelun aikana (mykistäminen, näytön jakaminen, katsekontakti) ja jälkitoimet (yhteenvedot ja tehtävät). Ajattele sitä yhteiskuntasopimuksena, joka estää puhelua muuttumasta tunnin haaskaukseksi.
K: Pitäisikö kamerani pitää päällä?
V: Yleensä kyllä. Kollegojen näkeminen rakentaa luottamusta; 64 % työntekijöistä sanoo videon helpottavan tiimiinsä luottamista (Jabra). Käytä sumennettua taustaa, jos tilasi ei ole valmis. Suurissa yksisuuntaisissa kokouksissa ihmisille kannattaa kuitenkin antaa lupa kytkeä kamera pois päältä. Kameraväsymys on todellista, erityisesti nuoremmilla työntekijöillä.
K: Milloin minun pitäisi mykistää mikrofonini?
V: Aina, kun et puhu. Näppäimistöjen, perheenjäsenten, kaiun ja lemmikkien aiheuttama taustamelu on yleisin virtuaalikokousten häiriö. Yksi napsautus korjaa sen. Siksi se on sääntö numero 9.
K: Miten estän jotakuta puhumasta lakkaamatta?
V: Käytä sanallista siltaa: ”Se on hyvä huomio, rakennetaan sen pohjalta.” Ohjaa keskustelu sitten takaisin esityslistaan. Kädennostotoiminnolla voit ilmaista halusi puhua keskeyttämättä. ”Pistetään tämä talteen” on ilmaus, jolla sivuraiteelle lähtenyt asia tunnustetaan antamatta sen suistaa kaikkea raiteiltaan.
K: Entä jos jaan vahingossa jotain arkaluonteista näytöllä?
V: Lopeta jakaminen heti. Myönnä asia lyhyesti, esimerkiksi ”suljen tuon”, ja jatka eteenpäin. Älä panikoi äläkä selittele liikaa – huomion kiinnittäminen asiaan pahentaa tilannetta. Todellinen ratkaisu on ennaltaehkäisevä: jaa yksi ikkuna, mykistä ilmoitukset ja sulje arkaluonteiset tiedostot ennen puhelun alkamista.
K: Kuinka kauan kokouksen pitäisi kestää?
V: Lyhyemmän aikaa kuin luulet. Parkinsonin lain mukaan kokoukset täyttävät kaiken niille annetun ajan. Tutkimusten mukaan 25 minuuttia on suunnilleen pitkäkestoisen keskittymisen yläraja. Oleta kestoksi 25 tai 50 minuuttia 30 tai 60 minuutin sijaan. Lisäksi 80 % työntekijöistä sanoo, että useimmat kokoukset voisivat kestää puolet vähemmän aikaa (Atlassian).
Lopputulos
Mikään näistä säännöistä ei ole vaikea. Vaikeaa on tapojen rakentaminen. Mikrofonin mykistäminen ajattelematta sitä. Yhteenvedon lähettäminen pyytämättä. Välilehtien sulkeminen ennen näytön jakamista. Pienet teot, joita toistetaan satojen kokousten aikana, kumuloituvat tiimiksi, joka todella saa asioita aikaan sen sijaan, että se vain puhuisi asioiden tekemisestä.
Numerot puhuvat puolestaan paremmin kuin minä. 259 miljardia dollaria menetetään huonojen kokousten vuoksi vuosittain (LSE). 71 % ylemmistä johtajista pitää kokouksia tehottomina (HBR). Yli puolet työntekijöistä lähtee kokouksesta tietämättä, mitä tehdä seuraavaksi (Atlassian). Hyvä Zoom-etiketti ei ole kohteliaisuutta kohteliaisuuden vuoksi. Kyse on osan hukatusta ajasta ja rahasta takaisin hankkimisesta, yksi tapa kerrallaan.
Valitse yksi sääntö tästä luettelosta. Vain yksi. Yleensä kehotan ihmisiä aloittamaan mykistämisestä, koska se on helpoin korjata ja huomataan välittömästi. Harjoittele sitä tällä viikolla. Palaa sitten seuraavan pariin.
Tietoa kirjoittajasta: Tämän oppaan on kirjoittanut HiNoterin toimitustiimi, joka on vuosien ajan dokumentoinut, miten hajautetut tiimit viestivät maanosien välillä. Raportointimme perustuu Harvard Business Reviewn, London School of Economicsin, Atlassianin, Fellow'n ja Zoomin omiin kokousdataa koskeviin tutkimuksiin. Rakennamme työkaluja, jotka auttavat tiimejä tallentamaan, jäsentämään ja hyödyntämään jokaisessa kokouksessa sanottua ilman, että kenenkään tarvitsee tehdä muistiinpanoja käsin.