از سال ۲۰۲۰ تاکنون در چیزی حدود چهار هزار تماس ویدیویی شرکت کردهام. هیچکس هرگز فهرستی از آداب جلسات مجازی برای تماسهای ویدیویی حرفهای به من نداد، بنابراین حدود جلسه شماره ۱۲۰۰ شروع کردم به تهیه فهرست خودم. همان اشتباهها مدام در شرکتها، قارهها و سطوح ارشدیت مختلف تکرار میشدند. آن مردی که در میکروفون باز غلات صبحانه میخورد. مدیری که تمام دسکتاپش را به اشتراک گذاشت و ۱۴ تب مرورگر، که سه تای آنها شخصی بودند، دیده میشد. نیروی تازهواردی که با هودی وارد جلسه شد و وقتی مدیرعامل وارد شد، رنگش پرید.
این را همان راهنما در نظر بگیرید. این راهنما از چند هزار ساعت مشاهده چیزهایی که جواب میدادند و چیزهایی که کاملاً شکست میخوردند ساخته شده است.
اگر فقط پنج نکته را به خاطر میسپارید:
۱. با یک دستور جلسه، حتی اگر تقریبی باشد، حاضر شوید.
۲. بهمحض اینکه صحبتکردن را متوقف کردید، میکروفون را بیصدا کنید.
۳. به لنز دوربین نگاه کنید، نه به چهره خودتان.
۴. فقط یک پنجره را به اشتراک بگذارید، هرگز کل صفحه را به اشتراک نگذارید.
۵. ظرف ۲۴ ساعت خلاصه جلسه را همراه با اقدامات لازم ارسال کنید.
موضوع جدی است. مدرسه اقتصاد لندن هزینه سالانه جلسات غیرمولد را فقط برای متخصصان آمریکایی ۲۵۹ میلیارد دلار برآورد میکند. Atlassian دریافته است که ۸۰٪ کارکنان فکر میکنند بیشتر جلسات را میتوان در نصف زمان برگزار کرد. و نکته جالب بر اساس دادههای خود Zoom این است: ۵۴٪ کارکنان خواهان خلاصههای پس از جلسه هستند، اما فقط ۳۹٪ واقعاً آنها را دریافت میکنند. فاصله میان کاری که میدانیم باید انجام دهیم و آنچه واقعاً اتفاق میافتد، جایی است که این راهنما به آن میپردازد.
چه چیزی آداب جلسات مجازی محسوب میشود؟
موضوع فقط خوب بهنظررسیدن جلوی دوربین یا دانستن دکمه بیصداکردن میکروفون نیست، هرچند هر دو کمککنندهاند. آداب جلسات مجازی مجموعه عادتهای مشترکی است که باعث میشود یک تماس ویدیویی ارزش برگزاری داشته باشد، نه اینکه صرفاً یک ایمیل باشد. سه مرحله وجود دارد: کاری که پیش از پیوستن انجام میدهید، رفتارتان هنگام روشنبودن دوربین و اتفاقی که پس از خروج همه رخ میدهد. هر مرحلهای را حذف کنید، جلسه بدتر میشود. دو مرحله را حذف کنید، بهتر است جلسه را لغو کنید.
پیش از پیوستن: قوانین ۱ تا ۸
Owl Labs دریافته است که ۷۲٪ کارکنان مشکلات فنی را دلیل شروعهای دیرهنگام میدانند. تقریباً همه این تأخیرها قابل پیشگیری هستند و همین آنها را تا این حد آزاردهنده میکند.
۱. پنج دقیقه زودتر تجهیزات خود را آزمایش کنید. نه پنج ثانیه زودتر. Zoom، Teams یا Meet را باز کنید، آزمایش صدا را اجرا کنید و دوربین را بررسی کنید. اگر ارائه دارید، مطمئن شوید مجوزهای اشتراکگذاری صفحه فعال هستند، چون فهمیدن اینکه فعال نیستند در حالی که هشت نفر تماشا میکنند، نوع خاصی از شرمندگی است.
۲. دستور جلسه را ارسال کنید. سپس آن را بخوانید. فقط ۳۷٪ جلسات واقعاً از دستور جلسه استفاده میکنند (Flowtrace). در همین حال، ۶۲٪ کارکنان مرتب در تماسهایی شرکت میکنند که هدفشان هرگز در دعوتنامه ذکر نشده است (Atlassian). راهحل بهطرز خجالتآوری ساده است: برگزارکننده ۲۴ ساعت زودتر سه تا پنج نکته را بهصورت بولت ارسال میکند. جولیا آستین، مدرس مدرسه کسبوکار هاروارد، ۲۴ ساعت را حداقل زمان اطلاعرسانی برای یک گفتوگوی سازنده میداند. بهعنوان شرکتکننده؟ آن را بخوانید. با یک سؤال آماده وارد شوید. همین کار بهتنهایی شما را در چارک بالایی شرکتکنندگان جلسه قرار میدهد.
۳. متناسب با جلسهای که در آن هستید لباس بپوشید. این موضوع بیش از حد لازم باعث نگرانی میشود. قاعدهای که به آن رسیدهام این است: با فرهنگ شرکت خود هماهنگ شوید، سپس نیمدرجه رسمیتر از چیزی لباس بپوشید که فکر میکنید لازم است. ارائه به مشتری یعنی پیراهن یقهدار یا معادل آن. جلسه ایستاده داخلی؟ یک پلیور تمیز کافی است. بله، نیمه بالایی لباس اهمیت بیشتری دارد، چون همان چیزی است که جلوی دوربین دیده میشود. نه، نباید روی هرگز بلندنشدن حساب کنید. آدمها بلند میشوند. آژیرهای آتشنشانی به صدا درمیآیند.
۴. پسزمینه خود را مرتب کنید. رو به پنجره یا دیواری ساده بنشینید. اگر فضای شما واقعاً آشفته است، از تاری Zoom یا یک پسزمینه مجازی خنثی استفاده کنید. هرگز نشنیدهام کسی از بیشازحد کسلکنندهبودن پسزمینهای شکایت کند. اما شکایتهای زیادی درباره عکس این موضوع شنیدهام.
۵. دو یا سه دقیقه زودتر وارد شوید. زمان شروع را زمانی در نظر بگیرید که گفتوگو آغاز میشود، نه زمانی که برنامه را اجرا میکنید. این دو دقیقه به شما اجازه میدهد مستقر شوید، سلام کنید و مشکلات فنی را بدون سوزاندن بخش اول دستور جلسه برطرف کنید.
۶. هر چیزی را که اعلان میدهد بیصدا کنید. حالت مزاحم نشوید را روی تلفن و لپتاپ خود فعال کنید. وضعیت Slack را روی دور از دسترس بگذارید. ایمیل را ببندید. این کار ده ثانیه زمان میبرد. یکبار دیدم همکاری در حال ارائه به مشتری بود که اعلان Slack ظاهر شد و متنش، اگر بخواهم مضمونش را بگویم، این بود: «این ارائه دارد من را میکشد.» مشتری میتوانست آن را بخواند. همکارم دیگر نمیتوانست این خرابکاری را جبران کند.
فاجعه اشتراکگذاری صفحه. بیشتر نشتهای تصادفی اطلاعات در تماسهای ویدیویی از هکرها ناشی نمیشوند. آنها از افرادی ناشی میشوند که کل دسکتاپ خود را در حالی که اعلانها روشن هستند به اشتراک میگذارند. فایلهای حقوق، رشتهپیامهای خصوصی Slack و ایمیلهای پیشنهاد شغلی از سوی رقبا. چیزهای واقعی که واقعاً اتفاق افتادهاند. راهحل در قانون ۷ است.
۷. مطالب خود را آماده کنید و همه چیز دیگر را ببندید. سند دقیقاً موردی را که قرار است به اشتراک بگذارید، در پنجرهای جداگانه باز کنید. هر پنجره دیگری را ببندید. وقتی زمان ارائه رسید، همان یک پنجره را به اشتراک بگذارید، نه کل صفحه را. نوار وظیفه، نوار نشانکها و فایلهای دسکتاپ شما، همه خصوصی باقی میمانند. Microsoft Teams حتی قابلیتی به نام «تشخیص محتوای حساس» ارائه میکند که پیش از انتشار، مطالب پرخطر را علامتگذاری میکند؛ این نشان میدهد مشکل آنقدر رایج است که Microsoft برای آن یک حفاظ ساخته است.
۸. نورپردازی خود را بررسی کنید. منبع نور باید روبهروی شما باشد، نه پشت سرتان. پنجرهای که از پشت نور میدهد، شما را به یک سایهنما تبدیل میکند و هیچ میزان زبان بدنِ مشارکتکنندهای از میان سایه خوانده نمیشود. چند کتاب زیر لپتاپ خود بگذارید تا دوربین همسطح چشمها قرار بگیرد. چشمهای شما باید در یکسوم بالایی قاب ویدیو قرار بگیرند.
در طول تماس: قوانین ۹ تا ۱۹
اینجاست که آداب یا جلسه را منسجم نگه میدارد یا اجازه میدهد از هم بپاشد. دو گناه مرگبار، صحبتکردن همزمان افراد با یکدیگر و اصلاً صحبتنکردن هیچکس هستند.
۹. میکروفون را بیصدا کنید. همیشه. این قانون اصلی نکات جلسات آنلاین است و من تا پای جان از آن دفاع میکنم. صفحهکلیدهای بدون سکوت، سگهای پارسکننده، آشپزخانههای پرسروصدا و اعضای خانوادهای که نمیدانند در تماس هستید. اینها اختلالهایی هستند که مردم بیش از همه از آنها شکایت میکنند و تکتکشان با یک کلیک حل میشوند. همان لحظهای که صحبتکردن را متوقف کردید، میکروفون را بیصدا کنید. برای صحبتکردن آن را از حالت بیصدا خارج کنید. دوباره بیصدا کنید. میانبر صفحهکلید را یاد بگیرید (در Zoom و Teams، کلید فاصله را نگه دارید) تا به حافظه عضلانی تبدیل شود. اگر قرار است فقط یک نکته از این مقاله بردارید، همین را بردارید.
۱۰. به دوربین نگاه کنید، نه به گالری. وقتی صحبت میکنید، به لنز نگاه کنید. حس عجیبی دارد، انگار با یک نقطه حرف میزنید. اما برای دیگران، این کار مانند تماس چشمی مستقیم به نظر میرسد. خیرهشدن به چهره خودتان یا کاشی تصویر گوینده باعث میشود حواسپرت به نظر برسید، حتی وقتی کاملاً توجه دارید. ۶۴٪ کارکنان میگویند دیدن همکاران در ویدیو اعتماد به تیمشان را آسانتر میکند (پژوهش Jabra). تماس چشمی بخش بزرگی از دلیل این موضوع است.
۱۱. حرف دیگران را قطع نکنید. از دکمه بالا بردن دست استفاده کنید. تأخیر ویدیو باعث میشود همپوشانی صحبتها از گفتوگوی حضوری بدتر باشد. دو نفر شروع میکنند، هر دو متوقف میشوند، هر دو دوباره شروع میکنند. این رقص را میشناسید. قابلیت بالا بردن دست یا یادداشت کوتاهی در چت با این مضمون که «بعد از این بخش سؤال دارم»، مشکل را حل میکند. اجازه دهید برگزارکننده از افراد دعوت به صحبت کند. حدود یک هفته خشک و رسمی به نظر میرسد. بعد از آن به تنها روشی تبدیل میشود که میخواهید با آن جلسه برگزار کنید.
۱۲. اجازه دهید برگزارکننده هدایت کند و یاد بگیرید مؤدبانه مسیر بحث را تغییر دهید. یک نفر باید مسئول زمان باشد. بهترین عبارتی که برای برگرداندن جلسه از یک موضوع فرعی پیدا کردهام، چیزی شبیه این است: «نکته بسیار خوبی است. بیایید آن را فعلاً کنار بگذاریم و اگر وقت داشتیم برگردیم.» سپس به دستور جلسه بازگردید. عبارت «فعلاً کنار بگذاریم» جواب میدهد، چون بدون اینکه اجازه دهد جلسه از مسیر خارج شود، نظر فرد را به رسمیت میشناسد. چیزی که جواب نمیدهد، جمله صریح «خب، باید ادامه بدهیم» است؛ جملهای که باعث میشود گوینده احساس کند نادیده گرفته شده و فضای جلسه کمی متشنج شود.
۱۳. یک پنجره را به اشتراک بگذارید، نه زندگیتان را. آمادهسازی را در قانون ۷ توضیح دادم. در طول تماس، قانون تکمیلی این است: همان لحظهای که کارتان تمام شد، اشتراکگذاری را متوقف کنید. وقتی برای بررسی چیزی بین زبانهها جابهجا میشوید، صفحهتان را باز نگذارید. و اگر واقعاً به هر دلیلی مجبورید کل دسکتاپتان را به اشتراک بگذارید، دستکم ابتدا اعلانها را خاموش کنید. مایکروسافت آن آشکارساز محتوای حساس را بیدلیل نساخته است.
۱۴. چندکارگی نکنید. ۵۲٪ از شرکتکنندگان در جلسات مجازی اعتراف میکنند وقتی دو نفر یا بیشتر در تماس هستند، همزمان کار دیگری انجام میدهند (Calendly). همه فکر میکنیم استثنایی هستیم که میتوانیم هم ایمیل بزنیم و همزمان گوش بدهیم. اینطور نیست. آن «ببخشید، میتوانید دوباره بگویید؟» با تأخیر، هر بار ماجرا را لو میدهد. اگر جلسه به شما نیاز ندارد، درخواست کنید معذور باشید. دیگران برای این کار بیشتر از حضور نصفهنیمه احترام قائلاند.
۱۵. آهستهتر صحبت کنید. فشردهسازی صدا، تأخیر و هدستهای ارزان، وضوح را از بین میبرند. وقتی اتصال افت میکند، سریعصحبتکنندگان نامفهوم میشوند. افراد غیربومی هم در تماس حضور دارند؟ ۱۰٪ دیگر آهستهتر صحبت کنید. بین نکات مکث کنید. اگر میزبان هستید، تصمیمها را با صدای بلند خلاصه کنید تا چیزی در میان آشفتگی صوتی از دست نرود.
۱۶. تفاوتهای فرهنگی را درک کنید. این مورد بیشتر از بقیه جا میطلبد، چون بیشتر تیمهای جهانی در همینجا دچار مشکل میشوند. ۷۱٪ از تیمها اکنون بهصورت بینالمللی استخدام میکنند و فقط حدود ۱۷٪ از مردم جهان انگلیسی صحبت میکنند. قواعد ناگفته درباره صراحت، سلسلهمراتب و سکوت، جهانی و یکسان نیستند.
چند الگویی که دیدهام باعث فرسودگی تیمها شدهاند: در ایالات متحده و هلند، صراحت نشانه شایستگی تلقی میشود. افراد نظرشان را میگویند، مخالفت میکنند و انتظار دارند دیگران هم همین کار را بکنند. در ژاپن، مکث پیش از پاسخ دادن یعنی فرد در حال فکر کردن است، نه اینکه مخالف باشد. پر کردن آن سکوت اشتباه است. در هند، تکان دادن سر اغلب یعنی «حرفت را میشنوم»، نه لزوماً «موافقم». و در بریتانیا، عبارت «شاید این به کمی کار بیشتر نیاز داشته باشد» اغلب یعنی «این به بازنویسی اساسی نیاز دارد»؛ عبارتی که آمریکاییها معمولاً آن را بهاشتباه نشانه تأیید تلقی میکنند.
از اصطلاحات عامیانه صرفنظر کنید. «هفته آینده با هم در تماس باشیم» برای نیمی از مردم جهان گیجکننده است. در عوض بگویید «دوشنبه برای بررسی پیشرفت جلسه داشته باشیم». برای تیمهای چندزبانه، زیرنویس و ترجمه همزمان بیش از حد انتظار شکاف درک مطلب را کاهش میدهند. ابزارهایی که زبان گفتاری را بهصورت خودکار تشخیص میدهند و به بیش از ۵۰ زبان رونویسی میکنند، یعنی یک مجموعه یادداشت برای تیمی که از سائوپائولو تا لیسبون و برلین پراکنده است کافی خواهد بود. دیگر کسی مجبور نیست نیمهشب در تلاش برای رمزگشایی از یک تماس سریع انگلیسی باشد.
- گفتوگوی جانبی را حرفهای نگه دارید. گفتوگوی جلسه یک سابقه عمومی است. ممکن است از آن اسکرینشات گرفته شود، برای دیگران فرستاده شود یا با صدای بلند خوانده شود. متناسب با آن رفتار کنید. سؤال و لینک، اشکالی ندارد. طعنه زدن به فروشنده در حالی که همکار ارائهدهنده او در تماس حضور دارد؟ قابل قبول نیست.
۱۸. بار مناطق زمانی را تقسیم کنید. در تیمهای جهانی، همیشه کسی دچار زحمت میشود. پرسش این است که آیا این بار به نوبت تقسیم میشود یا هر بار بر دوش همان منطقه گذاشته میشود. زمان جلسات را هر سه ماه یکبار جابهجا کنید. برای پیدا کردن بازههای همپوشان از World Time Buddy استفاده کنید. وقتی هیچ بازه همپوشان انسانیای وجود ندارد، جلسه را ضبط و یادداشتها را منتشر کنید تا هیچکس مجبور نباشد بین خواب و مشارکت یکی را انتخاب کند. یک «جلسه عمومی جهانی» ساعت ۹ صبح در نیویورک، ساعت ۱ بامداد در بنگلور است. اگر این کار را هر ماه انجام دهید، چه بخواهید و چه نخواهید، پیامی به تیم بنگلور خود میفرستید.
۱۹. دوربینها: وقتی مهم است روشن، و وقتی مهم نیست خاموش. Jabra دریافته است که کارکنان نسل Z و هزارهای دو تا سه برابر بیشتر از همکاران مسنتر احساس میکنند در جلسات آنلاین کنار گذاشته شدهاند. بخشی از این مسئله به خستگی ناشی از روشن بودن دائمی دوربین مربوط میشود. قانون این نیست که «همیشه روشن» یا «همیشه خاموش» باشد. جلسات کوچک، معرفی افراد، ایجاد رابطه؟ دوربینها روشن. جلسه عمومی ۹۰نفرهای که سه نفر صحبت میکنند؟ به افراد اجازه دهید دوربین را خاموش کنند. بهعنوان میزبان با صدای بلند بگویید: «روشن بودن دوربینها خوشایند است، اما الزامی نیست.» همین یک جمله مشارکت را بهتر میکند.
پس از جلسه: قوانین ۲۰ تا ۲۵
اینجاست که بیشتر تیمها شکست میخورند. جلسه برگزار میشود، تصمیمها گرفته میشوند و بعد هیچچیز نوشته نمیشود. ۵۴٪ از کارکنان پس از جلسات درباره گامهای بعدی ابهام دارند (Atlassian). ۵۴٪ خلاصه جلسه میخواهند، اما فقط ۳۹٪ آن را دریافت میکنند (Zoom). پیگیری جایی است که تصمیمها به نتیجه تبدیل میشوند، یا نمیشوند.
۲۰. ظرف ۲۴ ساعت خلاصه جلسه را ارسال کنید. حافظه بهسرعت ضعیف میشود. تا صبح روز بعد، نیمی از افراد اتاق فراموش کردهاند چه تصمیمی گرفته شد و نیم دیگر آن را متفاوت به یاد میآورند. یک خلاصه کتبی، حتی اگر کوتاه باشد، پیش از آنکه این خاطرات متفاوت به فرضیات متناقض تبدیل شوند، همه را همراستا میکند. آن را به سه مورد محدود کنید: تصمیمهای گرفتهشده، موارد اقدام همراه با مسئول و مهلت، و هر چیزی که به بعد موکول شده است. قالب اهمیت کمتری از زمانبندی دارد.
این همچنین بخشی است که بیشترین زمان اداری را میبلعد؛ به همین دلیل بسیاری از تیمها شروع به استفاده از یک یادداشتبردار هوش مصنوعی کردهاند که خودش به تماس میپیوندد و درست در لحظه پایان جلسه، یک خلاصه ساختاریافته تولید میکند. خلاصه جلسه بهجای اینکه سه روز در فهرست کارهای کسی بماند تا دیگر بیربط شود، خودش نوشته میشود.
۲۱. موارد اقدام را با نام و تاریخ تعیین کنید. «باید با مشتری پیگیری کنیم» یک مورد اقدام نیست. «ماریا تا پنجشنبه به مشتری ایمیل میزند» هست. تفاوت در این است که آیا واقعاً اتفاقی میافتد یا نه. هر مورد اقدام به سه چیز نیاز دارد: یک فعل، یک مسئول و یک مهلت. اگر هر سه را نداشته باشد، فقط یک آرزو است.
۲۲. ضبط جلسه و یادداشتها را در جایی قابلپیدا شدن قرار دهید. افراد جلسات را از دست میدهند؛ بهدلیل بیماری، تداخل برنامهها یا مناطق زمانی. اگر ضبط جلسه روی دسکتاپ محلی کسی باشد، عملاً وجود ندارد. آن را در فضای کاری مشترکی قرار دهید که تیم شما از قبل استفاده میکند. اگر ابزار یادداشت شما با Notion، Google Docs یا Slack همگام میشود، خلاصه جلسه همانجایی قرار میگیرد که افراد از قبل در آن کار میکنند و هیچکس مجبور نیست دنبال آن بگردد. بهترین راهاندازیها یادداشتهای جلسات گذشته را به آرشیوی قابل جستوجو تبدیل میکنند که بعداً میتوانید در آن جستوجو کنید؛ این بهتر از مرور ضبطهای یک سال کامل برای پیدا کردن یک تصمیم است.
۲۳. فهرست موضوعات موکولشده را پاکسازی کنید. «بگذارید فعلاً این را کنار بگذاریم» در طول تماس، اولویتبندی صادقانهای است. اما موضوعات کنار گذاشتهشده معمولاً همانجا میمانند. در دستور جلسه بعدی و جلسه بعد از آن ظاهر میشوند تا اینکه فهرست موضوعات موکولشده به خود دستور جلسه تبدیل شود. یک فهرست جاری نگه دارید. برای هر مورد یک مسئول یا تاریخ بازبینی تعیین کنید. در شروع جلسه بعدی دو دقیقه برای پاکسازی آن وقت بگذارید.
۲۴. فقط صدای زنده را مدیریت نکنید. جلسات دیگر فقط گفتوگوهای زنده نیستند. یکی از همتیمیها یک دموی ازپیشضبطشده به اشتراک میگذارد. کسی به یک مشخصات PDF ارجاع میدهد. نامزدی یک معرفی ویدیویی ارسال میکند. اگر فرایند پیگیری شما فقط صدای زنده را مدیریت کند، در نهایت همان کار را دو بار و در دو محل انجام میدهید. راهحل ساده این است که ضبطها، PDFها و کلیپهای ویدیویی را بهعنوان منابع یادداشتها در نظر بگیرید، درست همانطور که یک تماس زنده را در نظر میگیرید. ابزاری که یک ویدیوی آموزشی یوتیوب، یک خلاصه PDF و یک جلسه ضبطشده زوم را در قالبی یکسان رونویسی میکند، خلاصههای شما را بدون توجه به منشأ محتوا یکدست نگه میدارد. یک گردش کار، نه سه گردش کار.
۲۵. یادداشتها را به چیزی تبدیل کنید که بتوان از آنها سؤال پرسید. یادداشتهایی که خواندهنشده در پوشهای میمانند، آرشیو هستند. یادداشتهایی که میتوان از آنها سؤال پرسید، پایگاه دانشاند. این تفاوت مهم است. وقتی کسی میتواند بپرسد «فصل گذشته درباره تغییر قیمتگذاری به چه تصمیمی رسیدیم؟» و ظرف چند ثانیه پاسخی با ارجاع به جلسه دقیق دریافت کند، کل تیم از آن استفاده میکند. وقتی باید در میان شش سند با عنوان «meeting_notes_final_v3_FINAL(2).docx» جستوجو کنند، هیچکس این کار را نمیکند. اگر ابزار یادداشت شما شامل یک گفتوگوی هوش مصنوعی باشد که به منابع خود ارجاع میدهد، حتی بهتر است. این ابزار انبوهی از رونوشتها را به چیزی تبدیل میکند که افراد واقعاً باز میکنند.
رسمی در برابر غیررسمی: قوانین انعطافپذیرند، اما نمیشکنند
هر تماسی به یک سطح از رسمیت نیاز ندارد. قوانین تماس ویدیویی بالا بسته به زمینه انعطافپذیرند، اما ناپدید نمیشوند. در ادامه میبینید موارد کلیدی چگونه تغییر میکنند.
حوزه | تماس رسمی (مشتری، هیئتمدیره، مدیر اجرایی) | تماس داخلی (جلسه ایستاده، یکبهیک، همگامسازی) |
دستور جلسه | نوشتهشده و ۲۴ ساعت پیش از جلسه توزیعشده | فهرست گلولهای یا شفاهی در آغاز |
پوشش | پوشش حرفهای کاری | نیمهرسمی و تمیز |
دوربین | برای همه روشن | توصیهشده، نه اجباری |
بیصدا | سختگیرانه | سختگیرانه (این یکی هرگز آسانگیر نمیشود) |
اشتراکگذاری صفحه | تمرینشده، یک پنجره، اعلانها خاموش | یک پنجره، اعلانها خاموش |
گفتوگوی کوتاه | ۳۰ تا ۶۰ ثانیه، سپس دستور جلسه | ۲ تا ۵ دقیقه مناسب است |
جمعبندی | صورتجلسه رسمی، همان روز | خلاصه کوتاه گفتوگو، ظرف ۲۴ ساعت |
ضبط | اجازه بگیرید و اعلام کنید | اگر در حال ضبط هستید، اشاره کنید |
پاسخهای سریع به پرسشهای رایج
س: آداب جلسه مجازی چیست؟
پ: مجموعهای از عادتهای مشترک است که تماسهای ویدیویی را حرفهای و ارزشمند نگه میدارد. سه مرحله دارد: آمادهسازی (بررسی فناوری، دستور جلسه)، رفتار حین تماس (بیصدا کردن میکروفون، اشتراکگذاری صفحه، تماس چشمی) و پیگیری (جمعبندیها و موارد عملیاتی). آن را قراردادی اجتماعی بدانید که مانع تبدیل شدن تماس به اتلاف یک ساعت میشود.
س: آیا باید دوربینم را روشن نگه دارم؟
پ: معمولاً بله. دیدن همکاران اعتماد ایجاد میکند؛ ۶۴٪ از کارکنان میگویند ویدیو اعتماد به تیمشان را آسانتر میکند (Jabra). اگر فضای شما آماده نیست، از پسزمینه تار استفاده کنید. اما در جلسات بزرگ و یکطرفه، به افراد اجازه دهید دوربینشان را خاموش کنند. خستگی ناشی از دوربین واقعی است، بهویژه برای کارکنان جوانتر.
س: چه زمانی باید میکروفونم را بیصدا کنم؟
پ: هر زمانی که صحبت نمیکنید. صدای پسزمینه ناشی از صفحهکلید، خانواده، پژواک و حیوانات خانگی رایجترین اختلال در جلسات مجازی است. با یک کلیک برطرف میشود. دلیل خوبی دارد که این مورد قانون ۹ است.
س: چطور جلوی کسی را بگیرم که دست از صحبت کردن برنمیدارد؟
پ: از یک عبارت واسط استفاده کنید: «نکته خیلی خوبی است، بیایید آن را بسط بدهیم.» سپس گفتوگو را به دستور جلسه برگردانید. قابلیت بالا بردن دست به شما اجازه میدهد بدون پریدن وسط صحبت علامت بدهید. «بعداً به آن برمیگردیم» عبارتی است که حاشیه رفتن بحث را به رسمیت میشناسد، بدون اینکه اجازه دهد همهچیز را از مسیر خارج کند.
س: اگر تصادفاً چیزی حساس را روی صفحه به اشتراک بگذارم چه؟
پ: فوراً اشتراکگذاری را متوقف کنید. کوتاه آن را بپذیرید، چیزی مانند «بگذارید آن را ببندم»، و ادامه دهید. وحشت نکنید و بیش از حد توضیح ندهید؛ جلب توجه به آن اوضاع را بدتر میکند. راهحل واقعی پیشگیرانه است: یک پنجره را به اشتراک بگذارید، اعلانها را بیصدا کنید و پیش از شروع تماس فایلهای حساس را ببندید.
س: جلسه چقدر باید طول بکشد؟
پ: کوتاهتر از چیزی که فکر میکنید. قانون پارکینسون یعنی جلسات هر مقدار زمانی را که به آنها بدهید پر میکنند. پژوهشها نشان میدهند ۲۵ دقیقه تقریباً سقف تمرکز پایدار است. بهجای ۳۰ یا ۶۰ دقیقه، زمان پیشفرض را ۲۵ یا ۵۰ دقیقه قرار دهید. همچنین ۸۰٪ کارکنان میگویند بیشتر جلسات میتوانند نصف این مدت باشند (Atlassian).
حرف آخر
هیچکدام از این قوانین دشوار نیستند. بخش دشوار، ساختن عادتهاست. بیصدا کردن میکروفون بدون فکر کردن به آن. ارسال جمعبندی بدون اینکه از شما خواسته شود. بستن زبانهها پیش از اشتراکگذاری صفحه. اقدامات کوچک، وقتی در صدها جلسه تکرار میشوند، در نهایت تیمی میسازند که واقعاً کارها را انجام میدهد، نه تیمی که فقط درباره انجام دادن کارها صحبت میکند.
اعداد بهتر از من موضوع را روشن میکنند. هر سال ۲۵۹ میلیارد دلار بهدلیل جلسات بد از دست میرود (LSE). ۷۱٪ از مدیران ارشد جلسات را ناکارآمد میدانند (HBR). بیش از نیمی از کارکنان جلسه را بدون دانستن گام بعدی ترک میکنند (Atlassian). آداب خوب Zoom صرفاً درباره مؤدب بودن نیست. درباره پس گرفتن بخشی از آن زمان و پول هدررفته است، هر بار با اصلاح یک عادت.
یک قانون از این فهرست انتخاب کنید. فقط یکی. معمولاً به افراد میگویم از بیصدا کردن میکروفون شروع کنند، چون سادهترین مورد برای اصلاح و سریعاً محسوسترین است. این هفته روی آن کار کنید. سپس برای مورد بعدی برگردید.
درباره نویسنده: این راهنما توسط تیم تحریریه HiNoter نوشته شده است؛ تیمی که سالها نحوه ارتباط تیمهای توزیعشده در سراسر قارهها را مستندسازی کرده است. گزارشهای ما بر پژوهشهای Harvard Business Review، London School of Economics، Atlassian، Fellow و دادههای خود Zoom درباره جلسات تکیه دارد. ما ابزارهایی میسازیم که به تیمها کمک میکنند آنچه را در هر جلسه گفته میشود ثبت، ساختاربندی و عملی کنند، بدون اینکه کسی مجبور باشد یادداشتبرداری دستی انجام دهد.