Άμεση απάντηση: Για να καταγράψετε μια συνάντηση Zoom και να τη μεταγράψετε , χρησιμοποιήστε την εγγραφή στο cloud του Zoom με ενεργοποιημένη τη μεταγραφή ήχου, ξεκινήστε την εγγραφή ως οικοδεσπότης ή επιλέξιμος συν-οικοδεσπότης, περιμένετε να ολοκληρωθεί η επεξεργασία και, στη συνέχεια, ελέγξτε τη μεταγραφή. Αν χρειάζεστε περιλήψεις, αποφάσεις, εργασίες και σημειώσεις με δυνατότητα αναζήτησης, συνδέστε το HiNoter ώστε ένας εγκεκριμένος βοηθός να μπορεί να συμμετέχει και να οργανώνει αυτόματα τη συνάντηση.
Η καταγραφή μιας συνάντησης Zoom είναι το εύκολο μέρος όταν οι σωστές ρυθμίσεις λογαριασμού είναι ήδη σε ισχύ. Το δύσκολο μέρος είναι ό,τι ακολουθεί. Μια κλήση διάρκειας μίας ώρας μετατρέπεται σε αρχείο βίντεο, η μεταγραφή καταφθάνει αργότερα και κάποιος πρέπει ακόμη να εντοπίσει τις αποφάσεις, να ξαναγράψει τις εργασίες, να στείλει την επακόλουθη ενημέρωση και να απαντήσει σε ερωτήσεις από όσους έχασαν τη συνάντηση.
Αυτός ο οδηγός εξηγεί πρώτα την εγγενή διαδικασία του Zoom: ποιος μπορεί να κάνει εγγραφή, τι αλλάζει η εγγραφή στο cloud, πώς λειτουργεί η εγγενής μεταγραφή ήχου, τι μπορούν και τι δεν μπορούν να κάνουν οι συμμετέχοντες και γιατί μερικές φορές οι μεταγραφές δεν εμφανίζονται. Στη συνέχεια παρουσιάζει τη ροή εργασίας του HiNoter για ομάδες που θέλουν το αποτέλεσμα της συνάντησης - μεταγραφή, περίληψη, στοιχεία ενεργειών, νοητικό χάρτη, εξαγωγές και AI Chat με σύνδεση στις πηγές - χωρίς να αναθέσουν την καταγραφή σε άνθρωπο.
Καταγραφή και μεταγραφή συνάντησης Zoom: Η εγγενής διαδικασία του Zoom
Η εγγενής διαδικασία μεταγραφής του Zoom βασίζεται στην εγγραφή στο cloud. Η Υποστήριξη του Zoom εξηγεί ότι οι εγγραφές από υπολογιστή αποθηκεύονται τοπικά και είναι διαθέσιμες σε όλους τους χρήστες του Zoom, ενώ οι εγγραφές στο cloud αποθηκεύονται στο Zoom Cloud και είναι διαθέσιμες σε χρήστες επί πληρωμή. Η μεταγραφή ήχου είναι λειτουργία της εγγραφής στο cloud: όταν είναι ενεργοποιημένη, το Zoom επεξεργάζεται τον ήχο της εγγραφής στο cloud και δημιουργεί μια μεταγραφή VTT που εμφανίζεται μαζί με την εγγραφή μετά την επεξεργασία.
Αυτή η διάκριση έχει σημασία. Αν ο οικοδεσπότης καταγράψει μόνο στον υπολογιστή, ενδέχεται να μην δημιουργηθεί η εγγενής μεταγραφή cloud του Zoom. Αν ο οικοδεσπότης καταγράψει στο cloud αλλά η μεταγραφή ήχου είναι απενεργοποιημένη, η μεταγραφή ενδέχεται να μην εμφανιστεί. Αν ο κάτοχος ή ο διαχειριστής του λογαριασμού έχει κλειδώσει τις ρυθμίσεις εγγραφής ή μεταγραφής, ο οικοδεσπότης της συνάντησης ενδέχεται να μην μπορεί να τις ενεργοποιήσει κατά τη διάρκεια της κλήσης.
Η περίληψη συνάντησης του Zoom AI Companion είναι ξεχωριστή λειτουργία. Μπορεί να δημιουργήσει ανακεφαλαίωση για επιλέξιμους λογαριασμούς όταν είναι ενεργοποιημένη, αλλά δεν είναι το ίδιο με μια κατά λέξη μεταγραφή. Οι ομάδες συχνά χρειάζονται και τα δύο επίπεδα: μεταγραφή για τεκμηρίωση και περίληψη για γρήγορη ανασκόπηση.
Πριν από την εγγραφή: Προϋποθέσεις και δικαιώματα
| Προϋπόθεση | Τι να ελέγξετε | Γιατί έχει σημασία | Καλύτερο επόμενο βήμα |
|---|---|---|---|
| Οικοδεσπότης ή επιλέξιμος συν-οικοδεσπότης | Επιβεβαιώστε ποιος έχει την ευθύνη για τη συνάντηση και ποιος μπορεί να ξεκινήσει την εγγραφή. | Οι συμμετέχοντες ενδέχεται να μην μπορούν να κάνουν εγγραφή χωρίς άδεια. | Αναθέστε την ευθύνη καταγραφής της συνάντησης πριν από την κλήση. |
| Εγγραφή στο cloud | Βεβαιωθείτε ότι η εγγραφή στο cloud είναι διαθέσιμη και ενεργοποιημένη. | Οι εγγενείς μεταγραφές ήχου του Zoom συνδέονται με τις εγγραφές στο cloud. | Χρησιμοποιήστε την εγγραφή στο cloud όταν χρειάζεστε το αρχείο μεταγραφής του Zoom. |
| Ρύθμιση μεταγραφής ήχου | Ελέγξτε τις ρυθμίσεις λογαριασμού, ομάδας ή χρήστη για τη μεταγραφή ήχου. | Αν η ρύθμιση είναι απενεργοποιημένη ή κλειδωμένη, ενδέχεται να μην δημιουργηθεί η μεταγραφή. | Ρωτήστε τον διαχειριστή του Zoom πριν από τη συνάντηση αν η επιλογή λείπει. |
| Ενημέρωση συμμετεχόντων | Ενημερώστε τους συμμετέχοντες όταν χρησιμοποιούνται εγγραφή, μεταγραφή ή σημειώσεις AI. | Οι κανόνες συναίνεσης και απορρήτου διαφέρουν ανάλογα με την τοποθεσία και τον τύπο της συνάντησης. | Χρησιμοποιήστε σαφή ενημέρωση για την εγγραφή και ακολουθήστε την πολιτική της εταιρείας. |
| Ροή εργασίας μετά τη συνάντηση | Αποφασίστε ποιος θα ελέγξει τη μεταγραφή και πού θα κοινοποιηθούν οι σημειώσεις. | Μια μεταγραφή από μόνη της δεν δημιουργεί εργασίες ή αποφάσεις. | Χρησιμοποιήστε το HiNoter όταν η ομάδα χρειάζεται οργανωμένες σημειώσεις και επακόλουθες ενέργειες. |
Πώς να καταγράψετε μια συνάντηση Zoom και να λάβετε μεταγραφή
Χρησιμοποιήστε αυτή τη ροή εργασίας όταν ο στόχος σας είναι μια εγγενής μεταγραφή της εγγραφής στο cloud του Zoom. Τα ακριβή κουμπιά ενδέχεται να διαφέρουν ανάλογα με τον υπολογιστή-πελάτη του Zoom, την πολιτική του διαχειριστή και τον τύπο λογαριασμού, αλλά η σειρά των βημάτων παραμένει σταθερή.
1. Επιβεβαιώστε τον κάτοχο της συνάντησης και τις ρυθμίσεις εγγραφής
Πριν ξεκινήσει η συνάντηση, επιβεβαιώστε ποιος είναι ο οικοδεσπότης ή ο συν-οικοδεσπότης και αν είναι ενεργοποιημένη η εγγραφή στο cloud. Αν βρίσκεστε σε εταιρικό χώρο εργασίας, ελέγξτε αν ένας διαχειριστής έχει κλειδώσει τις ρυθμίσεις εγγραφής. Μην περιμένετε μέχρι τα τελευταία πέντε λεπτά μιας κλήσης με πελάτη για να ανακαλύψετε ότι το άτομο που χρειάζεται τη μεταγραφή δεν μπορεί να ξεκινήσει την εγγραφή.
2. Ενεργοποιήστε τη μεταγραφή ήχου για εγγραφές στο cloud
Η Υποστήριξη του Zoom αναφέρει ότι η μεταγραφή ήχου μπορεί να ενεργοποιηθεί σε επίπεδο λογαριασμού, ομάδας ή χρήστη. Όταν είναι ενεργοποιημένη, το Zoom δημιουργεί μεταγραφή από τον ήχο της εγγραφής στο cloud και την αποθηκεύει ως αρχείο VTT μαζί με την εγγραφή. Αν η ρύθμιση λείπει ή είναι κλειδωμένη, ζητήστε από τον κάτοχο του λογαριασμού ή τον διαχειριστή να ελέγξει τις ρυθμίσεις εγγραφής.
3. Ξεκινήστε τη συνάντηση Zoom και ενημερώστε τους συμμετέχοντες
Ενημερώστε τους συμμετέχοντες ότι η συνάντηση θα καταγραφεί και θα μεταγραφεί. Αυτό είναι ιδιαίτερα σημαντικό για συνεντεύξεις, κλήσεις με πελάτες, συμβουλευτικές συνεδρίες, κλιμακώσεις υποστήριξης και οποιαδήποτε συνάντηση με άτομα εκτός του οργανισμού σας. Χρησιμοποιήστε την πρόσκληση της συνάντησης, ένα εισαγωγικό κείμενο ή μια ενημέρωση εντός της συνάντησης, ώστε η μέθοδος καταγραφής να είναι σαφής.
4. Ξεκινήστε την εγγραφή στο cloud
Κατά τη διάρκεια της συνάντησης, ο οικοδεσπότης ή ο επιλέξιμος συν-οικοδεσπότης ξεκινά την εγγραφή και επιλέγει την εγγραφή στο cloud, όταν είναι διαθέσιμη. Αν είναι διαθέσιμη μόνο η τοπική εγγραφή, ενδέχεται να μην δημιουργηθεί η εγγενής μεταγραφή του Zoom. Για τους χρήστες κινητών, το υλικό υποστήριξης του Zoom σημειώνει ότι η τοπική εγγραφή δεν είναι διαθέσιμη σε iOS ή Android, ενώ για την εγγραφή στο cloud απαιτούνται ο σωστός λογαριασμός και τα κατάλληλα δικαιώματα.
5. Περιμένετε την επεξεργασία από το Zoom
Μετά το τέλος της συνάντησης, το Zoom επεξεργάζεται την εγγραφή στο cloud. Η μεταγραφή ενδέχεται να εμφανιστεί αργότερα από το βίντεο. Ελέγξτε τις λεπτομέρειες της εγγραφής μετά την επεξεργασία και κατεβάστε ή ελέγξτε τη μεταγραφή σύμφωνα με τους κανόνες κοινοποίησης της εταιρείας σας.
6. Μετατρέψτε τη μεταγραφή σε αποτέλεσμα της συνάντησης
Πριν κοινοποιήσετε ευρέως τη μεταγραφή, ελέγξτε την για ευαίσθητο περιεχόμενο, ονόματα, τεχνικούς όρους και ακρίβεια. Στη συνέχεια, μετατρέψτε την σε ευανάγνωστη περίληψη, λίστα αποφάσεων, στοιχεία ενεργειών, υπευθύνους, ημερομηνίες παράδοσης και μήνυμα επακόλουθης ενημέρωσης. Σε αυτό το σημείο πολλές ομάδες μεταβαίνουν από την εγγενή μεταγραφή του Zoom στο HiNoter.
Αν είστε ο οικοδεσπότης
Αν είστε ο οικοδεσπότης, η δουλειά σας δεν είναι μόνο να πατήσετε το κουμπί εγγραφής. Είστε υπεύθυνος για το σχέδιο καταγραφής. Αποφασίστε αν η ομάδα χρειάζεται ένα επίσημο αρχείο βίντεο, μια μεταγραφή, μια σύντομη περίληψη, στοιχεία ενεργειών ή όλα τα παραπάνω. Μια εκπαιδευτική κλήση μπορεί να χρειάζεται βίντεο. Μια κλήση πωλήσεων μπορεί να χρειάζεται τεκμηρίωση μέσω μεταγραφής και μια ανακεφαλαίωση έτοιμη για CRM. Ένας συγχρονισμός έργου μπορεί να χρειάζεται μόνο αποφάσεις και υπευθύνους.
Αν η συνάντηση είναι επαναλαμβανόμενη, δημιουργήστε μια επαναλήψιμη συνήθεια. Επιβεβαιώστε μία φορά τις ρυθμίσεις εγγραφής και μεταγραφής στο cloud και, στη συνέχεια, αποφασίστε πού θα καταλήγει το αποτέλεσμα μετά από κάθε κλήση. Αν η ομάδα σας χρησιμοποιεί το HiNoter, συνδέστε το ημερολόγιο ώστε οι εγκεκριμένες συναντήσεις να καταγράφονται και να συνοψίζονται αυτόματα, αντί να εξαρτάστε από τη μνήμη του οικοδεσπότη.
Αν είστε συμμετέχων
Αν δεν είστε ο οικοδεσπότης, ζητήστε άδεια πριν από την εγγραφή ή τη χρήση ενός βοηθού λήψης σημειώσεων AI. Οι συμμετέχοντες στο Zoom ενδέχεται να χρειάζονται άδεια από τον οικοδεσπότη για τοπική εγγραφή, ενώ η εγγραφή στο cloud εξαρτάται από τον λογαριασμό και τις ρυθμίσεις της συνάντησης του οικοδεσπότη. Για εξωτερικές συναντήσεις, η ασφαλέστερη πρακτική είναι να ζητήσετε από τον διοργανωτή να χρησιμοποιήσει την εγκεκριμένη μέθοδο καταγραφής και να κοινοποιήσει αργότερα την κατάλληλη περίληψη.
Μπορείτε και πάλι να κάνετε τη συνάντηση πιο υπεύθυνη. Ρωτήστε ποιος έχει την ευθύνη για τις σημειώσεις, αν θα κοινοποιηθεί η μεταγραφή και πού θα παρακολουθούνται τα στοιχεία ενεργειών. Μια σύντομη ερώτηση στην αρχή συχνά αποτρέπει μία ώρα καθαρισμού αργότερα.
Αν η εγγραφή δεν είναι διαθέσιμη
Η εγγραφή μπορεί να μην είναι διαθέσιμη επειδή ο λογαριασμός δεν υποστηρίζει εγγραφή στο cloud, ο διαχειριστής την έχει απενεργοποιήσει, ο οικοδεσπότης δεν είναι επιλέξιμος, ο κάτοχος της συνάντησης ξέχασε να ξεκινήσει την εγγραφή ή η συζήτηση δεν θα πρέπει να καταγραφεί για λόγους πολιτικής. Μην προσπαθήσετε να παρακάμψετε έναν περιορισμό που υπάρχει για λόγους απορρήτου ή συμμόρφωσης.
Αν η ομάδα χρειάζεται επίσημο αρχείο βίντεο, επιλύστε το πρόβλημα εγγραφής του Zoom με τον οικοδεσπότη ή τον διαχειριστή. Αν η ομάδα χρειάζεται μόνο ένα αξιόπιστο γραπτό αρχείο, χρησιμοποιήστε μια εγκεκριμένη ροή εργασίας σημειώσεων. Το HiNoter μπορεί να συμμετέχει σε προγραμματισμένες συναντήσεις με τα κατάλληλα δικαιώματα ημερολογίου και συνάντησης και, στη συνέχεια, να δημιουργεί τη μεταγραφή, την περίληψη, τα στοιχεία ενεργειών, τον νοητικό χάρτη και το AI Chat με σύνδεση στις πηγές.
Ροή εργασίας μεταγραφής και σημειώσεων AI με το HiNoter
Το HiNoter είναι ένας βοηθός συναντήσεων AI και πλατφόρμα μεταγραφής για ομάδες που χρειάζονται το αξιοποιήσιμο αρχείο μιας συνάντησης, όχι απλώς μια εγγραφή. Μπορεί να συμμετέχει αυτόματα σε εγκεκριμένες προγραμματισμένες συναντήσεις, να δημιουργεί μεταγραφή και να μετατρέπει τη συζήτηση σε οργανωμένες σημειώσεις μετά την κλήση.
| Βήμα | Τι συμβαίνει | Γιατί βοηθά |
|---|---|---|
| 1. Συνδέστε το ημερολόγιό σας | Το HiNoter βλέπει τις εγκεκριμένες προγραμματισμένες συσκέψεις Zoom και το πλαίσιο της σύσκεψης. | Η ομάδα δεν βασίζεται σε κάποιον που θα θυμηθεί να ξεκινήσει χειροκίνητα τις σημειώσεις. |
| 2. Αφήστε τον βοηθό να συμμετάσχει | Ο βοηθός συμμετέχει στη σύσκεψη σύμφωνα με την πρόσβαση, την ενημέρωση και την πολιτική της εταιρείας. | Οι συμμετέχοντες μπορούν να επικεντρωθούν στη συζήτηση αντί να πληκτρολογούν σημειώσεις. |
| 3. Δημιουργήστε την απομαγνητοφώνηση | Η σύσκεψη μετατρέπεται σε κείμενο με δυνατότητα αναζήτησης, το οποίο μπορεί να ελεγχθεί και να παραπεμφθεί. | Οι λεπτομέρειες ανακτώνται ευκολότερα απ’ ό,τι μέσα σε μια γραμμή χρόνου βίντεο. |
| 4. Δημιουργήστε δομημένες σημειώσεις | Το HiNoter δημιουργεί σύνοψη, αποφάσεις, ενέργειες, υπευθύνους, παρακολούθηση και νοητικό χάρτη. | Το αποτέλεσμα είναι έτοιμο για διευθυντές, ομάδες έργου, πωλήσεις, υποστήριξη και προσλήψεις. |
| 5. Συγχρονίστε και κάντε ερωτήσεις | Οι σημειώσεις μπορούν να μεταφερθούν στο Notion, το Slack, τα Έγγραφα Google, το ημερολόγιο, το email ή το AI Chat με αναφορές στις πηγές. | Η σύσκεψη γίνεται αναζητήσιμη γνώση της ομάδας αντί για ένα ακόμη αρχείο. |
Το κύριο πλεονέκτημα είναι ότι οι σημειώσεις συσκέψεων με AI ξεκινούν εκεί όπου συνήθως σταματά η ακατέργαστη απομαγνητοφώνηση. Η απομαγνητοφώνηση παραμένει διαθέσιμη ως τεκμήριο πηγής, ενώ η πρώτη προβολή προσφέρει στους χρήστες μια χρήσιμη σύνοψη και λίστα εργασιών.
Εγγραφή Zoom έναντι σημειώσεων AI του HiNoter
| Ανάγκη | Εγγραφή και απομαγνητοφώνηση στο Zoom | Ροή εργασίας AI του HiNoter |
|---|---|---|
| Επίσημο αρχείο βίντεο | Ιδανικό όταν η ομάδα χρειάζεται ολόκληρο το βίντεο της σύσκεψης, την κοινή χρήση οθόνης ή επανάληψη. | Χρήσιμο ως συμπλήρωμα όταν το αρχείο χρειάζεται συνόψεις και εργασίες. |
| Αναζητήσιμη απομαγνητοφώνηση | Λειτουργεί όταν είναι ενεργοποιημένη η εγγραφή στο cloud και η απομαγνητοφώνηση ήχου. | Δημιουργεί αναζητήσιμο κείμενο και το συνδέει με δομημένες σημειώσεις. |
| Ενέργειες | Οι εργασίες μπορεί να είναι κρυμμένες μέσα στην εγγραφή ή την απομαγνητοφώνηση. | Εξάγει ενέργειες, υπευθύνους, προθεσμίες, αποφάσεις και επόμενα βήματα. |
| Πολύγλωσσες ομάδες | Η γλωσσική υποστήριξη εξαρτάται από τη λειτουργία των δυνατοτήτων του Zoom και τις ρυθμίσεις της σύσκεψης. | Η πολύγλωσση υποστήριξη βοηθά τις ομάδες να καταγράφουν συζητήσεις σε περισσότερες από 50 γλώσσες. |
| Άλλα αρχεία πηγής | Επικεντρώνεται κυρίως στα στοιχεία συσκέψεων του Zoom. | Το HiNoter υποστηρίζει επίσης επιτρεπόμενες ροές εργασίας μετατροπής ήχου σε κείμενο και μετατροπής βίντεο σε κείμενο . |
Τι να κάνετε αφού είναι έτοιμη η απομαγνητοφώνηση
Ελέγξτε βασικούς όρους και ονόματα
Ακόμη και οι καλές απομαγνητοφωνήσεις μπορεί να παραλείψουν ονόματα, όρους προϊόντων, ακρωνύμια και θορυβώδεις ταυτόχρονες ομιλίες. Ελέγξτε οτιδήποτε επηρεάζει μια δέσμευση προς πελάτη, μια απόφαση πρόσληψης, ένα νομικό ζήτημα, μια τεχνική διόρθωση ή μια προθεσμία.
Γράψτε τη σύνοψη γύρω από τις αποφάσεις
Η σύνοψη μιας σύσκεψης δεν πρέπει να διαβάζεται σαν σύντομη απομαγνητοφώνηση. Πρέπει να εξηγεί γιατί πραγματοποιήθηκε η σύσκεψη, τι άλλαξε, τι αποφασίστηκε, τι παραμένει ανοιχτό και ποια ενέργεια απαιτείται.
Εξαγάγετε ενέργειες με υπευθύνους
Κάθε ενέργεια χρειάζεται εργασία, υπεύθυνο και χρονικό πλαίσιο. Το «Κάνε παρακολούθηση» είναι υπερβολικά ασαφές. Το «Η Μάγια στέλνει την αναθεωρημένη λίστα ελέγχου εισαγωγής έως την Παρασκευή» είναι χρήσιμο.
Μοιραστείτε τη σωστή έκδοση
Οι εσωτερικές ομάδες μπορεί να χρειάζονται την απομαγνητοφώνηση και το πλαίσιο της πηγής. Οι εξωτερικοί ενδιαφερόμενοι μπορεί να χρειάζονται μόνο μια ελεγμένη σύνοψη και τις δεσμεύσεις. Μην προωθείτε ακατέργαστες απομαγνητοφωνήσεις από προεπιλογή.
Αντιμετώπιση προβλημάτων
Δεν μπορώ να καταγράψω τη σύσκεψη Zoom
Ελέγξτε αν είστε ο οικοδεσπότης ή επιλέξιμος συν-οικοδεσπότης, αν είναι ενεργοποιημένη η εγγραφή και αν ο διαχειριστής σας έχει κλειδώσει τη ρύθμιση. Αν είστε συμμετέχων, ζητήστε από τον οικοδεσπότη να χρησιμοποιήσει την εγκεκριμένη ροή εργασίας εγγραφής ή σημειώσεων.
Η απομαγνητοφώνηση δεν εμφανίστηκε
Επιβεβαιώστε ότι η σύσκεψη καταγράφηκε στο cloud και ότι η απομαγνητοφώνηση ήχου ήταν ενεργοποιημένη πριν από την εγγραφή. Στη συνέχεια, δώστε χρόνο στο Zoom να επεξεργαστεί την απομαγνητοφώνηση.
Έκανα τοπική εγγραφή και εξακολουθώ να χρειάζομαι απομαγνητοφώνηση
Η εγγενής απομαγνητοφώνηση ήχου του Zoom συνδέεται με εγγραφές στο cloud. Αν έχετε μια νόμιμη τοπική εγγραφή, ανεβάστε το αρχείο σε μια εγκεκριμένη ροή εργασίας απομαγνητοφώνησης, όπως το HiNoter.
Ξέχασα να ξεκινήσω την εγγραφή
Αν κανείς δεν κατέγραψε ή δεν αποτύπωσε τη σύσκεψη, ολόκληρη η συζήτηση μπορεί να μην είναι ανακτήσιμη. Αποτρέψτε το αναθέτοντας την ευθύνη της σύσκεψης ή χρησιμοποιώντας καταγραφή από βοηθό βάσει ημερολογίου για μελλοντικές συσκέψεις.
Η απομαγνητοφώνηση είναι υπερβολικά μεγάλη
Αυτό είναι φυσιολογικό. Χρησιμοποιήστε την απομαγνητοφώνηση ως υλικό πηγής και στη συνέχεια μετατρέψτε την σε σύνοψη, αποφάσεις, ενέργειες, υπευθύνους και μήνυμα παρακολούθησης.
Βέλτιστες πρακτικές απορρήτου και συναίνεσης
Η εγγραφή και η απομαγνητοφώνηση πρέπει να είναι εμφανείς στους συμμετέχοντες. Ενημερώστε τους ανθρώπους όταν μια σύσκεψη καταγράφεται, απομαγνητοφωνείται ή συνοψίζεται από AI. Τηρείτε τους νόμους, τις πολιτικές της εταιρείας, τις συμβάσεις και τις περιφερειακές απαιτήσεις συναίνεσης που ισχύουν για όλους τους συμμετέχοντες στη σύσκεψη.
Για την εσωτερική εφαρμογή, συντάξτε μια σύντομη πολιτική που απαντά σε πέντε ερωτήσεις: ποιες συσκέψεις μπορούν να καταγράφονται ή να απομαγνητοφωνούνται, ποιος μπορεί να ξεκινήσει την καταγραφή, πώς ενημερώνονται οι συμμετέχοντες, πού αποθηκεύονται οι απομαγνητοφωνήσεις και οι σημειώσεις και ποιος μπορεί να έχει πρόσβαση ή να τις διαγράψει. Αυτό είναι ιδιαίτερα σημαντικό για κλήσεις πελατών, προσλήψεις, ανθρώπινο δυναμικό, νομικά, οικονομικά, υγειονομική περίθαλψη και συσκέψεις με ευαίσθητα θέματα ασφάλειας.
Το Zoom αναφέρει στο υλικό υποστήριξής του για την AI ότι περιεχόμενο παρόμοιο με επικοινωνίες πελατών, όπως ήχος, βίντεο, συνομιλία, κοινή χρήση οθόνης και συνημμένα, δεν χρησιμοποιείται για την εκπαίδευση των μοντέλων AI του Zoom ή τρίτων. Οι ομάδες θα πρέπει και πάλι να ελέγχουν τις τρέχουσες ρυθμίσεις απορρήτου, διατήρησης και ασφάλειας για κάθε εργαλείο εγγραφής, απομαγνητοφώνησης ή σημειώσεων AI που χρησιμοποιούν.
Πότε να χρησιμοποιείτε κάθε ροή εργασίας
| Σενάριο | Χρησιμοποιήστε το εγγενές Zoom | Χρησιμοποιήστε το HiNoter |
|---|---|---|
| Χρειάζεστε την επίσημη εγγραφή στο cloud | Χρησιμοποιήστε την εγγραφή Zoom στο cloud και την απομαγνητοφώνηση ήχου. | Χρησιμοποιήστε το HiNoter στη συνέχεια, αν η εγγραφή χρειάζεται σύνοψη και εργασίες. |
| Χρειάζεστε σημειώσεις χωρίς χειροκίνητη εκκαθάριση | Το Zoom μπορεί να παρέχει απομαγνητοφώνηση ή σύνοψη AI, ανάλογα με τις ρυθμίσεις. | Χρησιμοποιήστε το HiNoter για να δημιουργήσετε απομαγνητοφώνηση, σύνοψη, ενέργειες και νοητικό χάρτη. |
| Δεν μπορείτε να χρησιμοποιήσετε εγγραφή στο cloud | Συνεργαστείτε με τον οικοδεσπότη ή τον διαχειριστή, αν απαιτείται επίσημο αρχείο. | Χρησιμοποιήστε εγκεκριμένη ροή εργασίας βοηθού μόνο όταν η πολιτική επιτρέπει την καταγραφή σημειώσεων. |
| Έχετε πολλές συσκέψεις την εβδομάδα | Οι εγγραφές μπορεί να συσσωρευτούν και να γίνουν δύσκολες στην ανασκόπηση. | Η καταγραφή βάσει ημερολογίου δημιουργεί αυτόματα συνεπή αποτελέσματα σύσκεψης. |
| Χρειάζεται να κάνετε ερωτήσεις αργότερα | Αναζητήστε χειροκίνητα στην απομαγνητοφώνηση. | Χρησιμοποιήστε το AI Chat με αναφορές στις πηγές για να ρωτήσετε σχετικά με αποφάσεις, υπευθύνους και πλαίσιο. |
Τελικό συμπέρασμα
Ο καλύτερος τρόπος για να καταγράψετε μια σύσκεψη Zoom και να την απομαγνητοφωνήσετε είναι να σχεδιάσετε τη διαδρομή καταγραφής πριν από την κλήση. Επιβεβαιώστε τον οικοδεσπότη, ενεργοποιήστε την εγγραφή στο cloud και την απομαγνητοφώνηση ήχου, ενημερώστε τους συμμετέχοντες, καταγράψτε στο cloud, περιμένετε την επεξεργασία και ελέγξτε την απομαγνητοφώνηση πριν από την κοινοποίηση.
Αν η ομάδα σας χρειάζεται περισσότερα από μια απομαγνητοφώνηση, το HiNoter προσφέρει το επόμενο επίπεδο: αυτόματη συμμετοχή σε συσκέψεις, απομαγνητοφώνηση, σύνοψη, ενέργειες, νοητικό χάρτη, εξαγωγές και AI Chat με συνδέσεις προς τις πηγές. Η σύσκεψη γίνεται ένα αξιόπιστο περιουσιακό στοιχείο γνώσης αντί για μια μεγάλη εγγραφή που κάποιος πρέπει να αποκωδικοποιήσει.
CTA: Δοκιμάστε το HiNoter στην επόμενη σύσκεψη Zoom. Συνδέστε το ημερολόγιό σας, αφήστε τον βοηθό να συμμετάσχει στις εγκεκριμένες κλήσεις και λάβετε αυτόματα την απομαγνητοφώνηση, τη σύνοψη, τις ενέργειες και τον νοητικό χάρτη μετά τη σύσκεψη.
Συχνές ερωτήσεις
Πώς καταγράφω μια σύσκεψη Zoom και την απομαγνητοφωνώ;
Χρησιμοποιήστε την εγγραφή Zoom στο cloud με ενεργοποιημένη την απομαγνητοφώνηση ήχου. Ο οικοδεσπότης ή ένας επιλέξιμος συν-οικοδεσπότης ξεκινά την εγγραφή στο cloud, το Zoom επεξεργάζεται την εγγραφή μετά τη σύσκεψη και η απομαγνητοφώνηση εμφανίζεται μαζί με την εγγραφή στο cloud όταν ολοκληρωθεί η επεξεργασία.
Μπορεί το Zoom να απομαγνητοφωνήσει μια τοπική εγγραφή;
Η εγγενής απομαγνητοφώνηση ήχου του Zoom συνδέεται με εγγραφές στο cloud. Αν έχετε μια νόμιμη τοπική εγγραφή, ανεβάστε την σε ένα εγκεκριμένο εργαλείο απομαγνητοφώνησης, όπως το HiNoter.
Μπορεί ένας συμμετέχων να καταγράψει και να απομαγνητοφωνήσει μια συνάντηση στο Zoom;
Ένας συμμετέχων μπορεί να χρειάζεται άδεια από τον οικοδεσπότη για τοπική καταγραφή, ενώ η καταγραφή στο cloud εξαρτάται από τον λογαριασμό και τις ρυθμίσεις του οικοδεσπότη. Οι συμμετέχοντες θα πρέπει να ρωτούν τον οικοδεσπότη πριν από την καταγραφή ή τη χρήση ενός βοηθού λήψης σημειώσεων με AI.
Γιατί δεν εμφανίστηκε η απομαγνητοφώνηση του Zoom;
Η συνάντηση μπορεί να έχει καταγραφεί τοπικά, η απομαγνητοφώνηση ήχου μπορεί να ήταν απενεργοποιημένη, ο λογαριασμός μπορεί να μην υποστηρίζει τη συγκεκριμένη λειτουργία ή το Zoom μπορεί να επεξεργάζεται ακόμη την καταγραφή.
Χρειάζομαι καταγραφή αν το HiNoter συμμετέχει στη συνάντηση;
Όχι πάντα. Εάν ο οργανισμός σας επιτρέπει τη συλλογή σημειώσεων μέσω βοηθού, το HiNoter μπορεί να συμμετέχει σε εγκεκριμένες προγραμματισμένες συναντήσεις και να δημιουργεί απομαγνητοφωνήσεις, περιλήψεις, στοιχεία ενεργειών και νοητικούς χάρτες, χωρίς να βασίζεται σε ένα βήμα χειροκίνητης καταγραφής.
Μπορεί το HiNoter να συνοψίσει μια καταγραφή του Zoom;
Ναι. Το HiNoter μπορεί να επεξεργάζεται υποστηριζόμενες πηγές συναντήσεων και νόμιμες καταγραφές για τη δημιουργία απομαγνητοφωνήσεων, περιλήψεων, στοιχείων ενεργειών, υπευθύνων, νοητικών χαρτών και απαντήσεων AI Chat συνδεδεμένων με την πηγή.