Cách ghi lại cuộc họp Zoom và chép lại bằng AI
Câu trả lời ngắn gọn: Để ghi lại cuộc họp Zoom và chép lời nó, hãy dùng tính năng ghi đám mây của Zoom với chép lời âm thanh đã bật, bắt đầu ghi với vai trò chủ trì hoặc đồng chủ trì đủ điều kiện, chờ hệ thống xử lý, rồi xem lại bản chép lời. Nếu bạn cần tóm tắt, quyết định, công việc, và ghi chú có thể tìm kiếm, hãy kết nối HiNoter để một trợ lý được phê duyệt có thể tham gia và tự động cấu trúc cuộc họp.
Ghi lại một cuộc họp Zoom là phần dễ khi các cài đặt tài khoản phù hợp đã được thiết lập sẵn. Phần khó là những gì xảy ra sau đó. Một cuộc gọi kéo dài một giờ trở thành tệp video, bản chép lời đến sau, và ai đó vẫn phải tìm quyết định, viết lại công việc, gửi nội dung theo dõi, và trả lời câu hỏi từ những người bỏ lỡ cuộc họp.
Hướng dẫn này trước tiên giải thích lộ trình Zoom gốc: ai có thể ghi, ghi đám mây thay đổi điều gì, chép lời âm thanh gốc hoạt động ra sao, người tham gia có thể và không thể làm gì, và vì sao đôi khi bản chép lời không xuất hiện. Sau đó, bài viết trình bày quy trình HiNoter cho các nhóm muốn có đầu ra cuộc họp - bản chép lời, tóm tắt, mục hành động, sơ đồ tư duy, xuất dữ liệu, và AI Chat có liên kết tới nguồn - mà không cần phân công một người ghi chép thủ công.
Ghi cuộc họp Zoom và chép lời: Lộ trình Zoom gốc
Lộ trình chép lời gốc của Zoom được xây dựng xoay quanh ghi đám mây. Zoom Support giải thích rằng bản ghi trên máy tính được lưu cục bộ và có sẵn cho tất cả người dùng Zoom, trong khi bản ghi đám mây được lưu trong Zoom Cloud và dành cho người dùng trả phí. Chép lời âm thanh là một tính năng của ghi đám mây: khi được bật, Zoom xử lý âm thanh của bản ghi đám mây và tạo bản chép lời VTT xuất hiện cùng với bản ghi sau khi xử lý.
Sự khác biệt đó rất quan trọng. Nếu chủ trì chỉ ghi vào máy tính, bản chép lời đám mây gốc của Zoom có thể không được tạo. Nếu chủ trì ghi lên đám mây nhưng chép lời âm thanh bị tắt, bản chép lời có thể không xuất hiện. Nếu chủ sở hữu tài khoản hoặc quản trị viên đã khóa cài đặt ghi hoặc chép lời, chủ trì cuộc họp có thể không bật được chúng trong khi gọi.
Tóm tắt cuộc họp bằng Zoom AI Companion là một tính năng riêng. Nó có thể tạo bản tóm lược cho các tài khoản đủ điều kiện khi được bật, nhưng không giống với bản chép lời nguyên văn. Các nhóm thường cần cả hai lớp: bản chép lời để làm bằng chứng và bản tóm tắt để xem nhanh.
Trước khi ghi: Điều kiện tiên quyết và quyền hạn
| Yêu cầu | Cần kiểm tra gì | Vì sao quan trọng | Bước tiếp theo tốt nhất |
|---|---|---|---|
| Chủ trì hoặc đồng chủ trì đủ điều kiện | Xác nhận ai sở hữu cuộc họp và ai có thể bắt đầu ghi. | Người tham gia có thể không ghi được nếu không có quyền. | Phân công trách nhiệm ghi lại cuộc họp trước khi cuộc gọi bắt đầu. |
| Ghi đám mây | Đảm bảo tính năng ghi lên đám mây khả dụng và đã được bật. | Bản chép lời âm thanh gốc của Zoom gắn với bản ghi đám mây. | Dùng ghi đám mây khi bạn cần tệp chép lời của Zoom. |
| Cài đặt chép lời âm thanh | Kiểm tra cài đặt ở cấp tài khoản, nhóm, hoặc người dùng cho tính năng chép lời âm thanh. | Nếu cài đặt bị tắt hoặc bị khóa, bản chép lời có thể không được tạo. | Hỏi quản trị viên Zoom trước cuộc họp nếu tùy chọn này bị thiếu. |
| Thông báo cho người tham gia | Cho người tham dự biết khi có sử dụng ghi hình, chép lời, hoặc ghi chú AI. | Quy định về sự đồng ý và quyền riêng tư khác nhau theo địa điểm và loại cuộc họp. | Dùng thông báo ghi hình rõ ràng và tuân theo chính sách công ty. |
| Quy trình sau cuộc họp | Quyết định ai sẽ xem lại bản chép lời và nơi ghi chú sẽ được chia sẻ. | Chỉ riêng bản chép lời không tự tạo ra công việc hay quyết định. | Dùng HiNoter khi nhóm cần ghi chú có cấu trúc và nội dung theo dõi. |
Cách ghi một cuộc họp Zoom và lấy bản chép lời
Hãy dùng quy trình này khi mục tiêu của bạn là có bản chép lời từ ghi đám mây gốc của Zoom. Các nút chính xác có thể khác nhau theo ứng dụng Zoom, chính sách quản trị, và loại tài khoản, nhưng trình tự thì ổn định.
1. Xác nhận chủ sở hữu cuộc họp và cài đặt ghi
Trước khi cuộc họp bắt đầu, hãy xác nhận ai là chủ trì hoặc đồng chủ trì và liệu ghi đám mây đã được bật chưa. Nếu bạn ở trong một không gian làm việc của công ty, hãy kiểm tra xem quản trị viên có khóa cài đặt ghi hay không. Đừng đợi đến năm phút cuối của một cuộc gọi khách hàng mới phát hiện ra rằng người cần bản chép lời lại không thể bắt đầu ghi.
2. Bật chép lời âm thanh cho bản ghi đám mây
Zoom Support cho biết chép lời âm thanh có thể được bật ở cấp tài khoản, nhóm, hoặc người dùng. Khi được bật, Zoom tạo bản chép lời từ âm thanh của bản ghi đám mây và lưu nó dưới dạng tệp VTT cùng với bản ghi. Nếu cài đặt này bị thiếu hoặc bị khóa, hãy yêu cầu chủ sở hữu tài khoản hoặc quản trị viên xem lại cài đặt ghi.
3. Bắt đầu cuộc họp Zoom và thông báo cho người tham gia
Hãy cho người tham gia biết rằng cuộc họp sẽ được ghi và chép lời. Điều này đặc biệt quan trọng với phỏng vấn, cuộc gọi khách hàng, buổi tư vấn, tình huống hỗ trợ leo thang, và bất kỳ cuộc họp nào có người ngoài tổ chức của bạn. Hãy dùng thư mời họp, lời mở đầu, hoặc thông báo trong cuộc họp để làm rõ phương thức ghi lại.
4. Bắt đầu ghi đám mây
Trong cuộc họp, chủ trì hoặc đồng chủ trì đủ điều kiện bắt đầu ghi và chọn tùy chọn ghi đám mây khi có sẵn. Nếu chỉ có ghi cục bộ, bản chép lời gốc của Zoom có thể không được tạo. Với người dùng di động, tài liệu hỗ trợ của Zoom lưu ý rằng ghi cục bộ không khả dụng trên iOS hoặc Android, trong khi ghi đám mây yêu cầu đúng loại tài khoản và quyền hạn phù hợp.
5. Chờ Zoom xử lý
Sau khi cuộc họp kết thúc, Zoom xử lý bản ghi đám mây. Bản chép lời có thể mất nhiều thời gian hơn video để xuất hiện. Hãy kiểm tra chi tiết bản ghi sau khi xử lý và tải xuống hoặc xem lại bản chép lời theo các quy định chia sẻ của công ty bạn.
6. Biến bản chép lời thành đầu ra cuộc họp
Trước khi chia sẻ rộng rãi bản chép lời, hãy xem lại nó để kiểm tra nội dung nhạy cảm, tên riêng, thuật ngữ kỹ thuật, và độ chính xác. Sau đó chuyển nó thành một bản tóm tắt dễ đọc, danh sách quyết định, mục hành động, người phụ trách, hạn hoàn thành, và thông điệp theo dõi. Đây là lúc nhiều nhóm chuyển từ chép lời gốc của Zoom sang HiNoter.
Nếu bạn là chủ trì
Nếu bạn là chủ trì, công việc của bạn không chỉ là bấm nút ghi. Bạn là người sở hữu kế hoạch ghi lại. Hãy quyết định xem nhóm cần một kho lưu trữ video chính thức, một bản chép lời, một bản tóm tắt nhanh, các mục hành động, hay tất cả những điều trên. Một cuộc gọi đào tạo có thể cần video. Một cuộc gọi bán hàng có thể cần bằng chứng từ bản chép lời cộng với bản tóm tắt sẵn sàng cho CRM. Một buổi đồng bộ dự án có thể chỉ cần quyết định và người phụ trách.
Nếu cuộc họp diễn ra định kỳ, hãy tạo một thói quen có thể lặp lại. Xác nhận cài đặt ghi hình đám mây và phiên âm một lần, sau đó quyết định nơi đầu ra sẽ được chuyển đến sau mỗi cuộc gọi. Nếu nhóm của bạn sử dụng HiNoter, hãy kết nối lịch để các cuộc họp đã được phê duyệt có thể được ghi lại và tóm tắt tự động thay vì phụ thuộc vào việc chủ trì có nhớ hay không.
Nếu Bạn Là Người Tham Gia
Nếu bạn không phải là chủ trì, hãy xin phép trước khi ghi hình hoặc sử dụng trợ lý ghi chú AI. Người tham gia Zoom có thể cần quyền của chủ trì để ghi cục bộ, và ghi hình đám mây phụ thuộc vào tài khoản của chủ trì cũng như cài đặt cuộc họp. Đối với các cuộc họp bên ngoài, cách an toàn nhất là đề nghị người tổ chức sử dụng phương thức ghi lại đã được phê duyệt và chia sẻ bản tóm tắt phù hợp sau đó.
Bạn vẫn có thể làm cho cuộc họp có trách nhiệm hơn. Hãy hỏi ai là người phụ trách ghi chú, liệu bản chép lời có được chia sẻ hay không, và các đầu việc sẽ được theo dõi ở đâu. Một câu hỏi nhanh lúc bắt đầu thường giúp tránh được một giờ dọn dẹp về sau.
Nếu Không Thể Ghi Hình
Việc ghi hình có thể không khả dụng vì tài khoản không hỗ trợ ghi hình đám mây, quản trị viên đã tắt tính năng này, chủ trì không đủ điều kiện, chủ sở hữu cuộc họp quên bắt đầu ghi hình, hoặc cuộc trò chuyện không nên được ghi lại vì lý do chính sách. Đừng cố tìm cách vượt qua một hạn chế được đặt ra vì quyền riêng tư hoặc tuân thủ.
Nếu nhóm cần một kho lưu trữ video chính thức, hãy giải quyết vấn đề ghi hình Zoom với chủ trì hoặc quản trị viên. Nếu nhóm chỉ cần một hồ sơ bằng văn bản đáng tin cậy, hãy sử dụng quy trình ghi chú đã được phê duyệt. HiNoter có thể tham gia các cuộc họp đã lên lịch với quyền lịch và quyền họp phù hợp, sau đó tạo bản chép lời, bản tóm tắt, đầu việc, sơ đồ tư duy và AI Chat có liên kết tới nguồn.
Quy Trình Phiên Âm và Ghi Chú AI Với HiNoter
HiNoter là một trợ lý họp AI và nền tảng phiên âm dành cho các nhóm cần một hồ sơ cuộc họp có thể sử dụng được, chứ không chỉ là một bản ghi. Công cụ này có thể tự động tham gia các cuộc họp đã lên lịch và được phê duyệt, tạo bản chép lời, rồi chuyển cuộc trò chuyện thành ghi chú có cấu trúc sau cuộc gọi.
| Bước | Điều Gì Xảy Ra | Tại Sao Hữu Ích |
|---|---|---|
| 1. Kết nối lịch của bạn | HiNoter nhìn thấy các cuộc họp Zoom đã lên lịch và được phê duyệt cùng ngữ cảnh cuộc họp. | Nhóm không phải phụ thuộc vào việc ai đó nhớ bắt đầu ghi chú thủ công. |
| 2. Để trợ lý tham gia | Trợ lý tham gia cuộc họp theo quyền truy cập, thông báo và chính sách công ty. | Người tham gia có thể tập trung vào cuộc trò chuyện thay vì gõ ghi chú. |
| 3. Tạo bản chép lời | Cuộc họp được chuyển thành văn bản có thể tìm kiếm, xem lại và trích dẫn. | Chi tiết dễ khôi phục hơn so với việc nằm trong dòng thời gian của video. |
| 4. Tạo ghi chú có cấu trúc | HiNoter tạo bản tóm tắt, quyết định, đầu việc, người phụ trách, việc theo dõi tiếp và sơ đồ tư duy. | Đầu ra sẵn sàng cho quản lý, nhóm dự án, bán hàng, hỗ trợ và tuyển dụng. |
| 5. Đồng bộ và đặt câu hỏi | Ghi chú có thể được chuyển sang Notion, Slack, Google Docs, lịch, email hoặc AI Chat có tham chiếu nguồn. | Cuộc họp trở thành tri thức có thể tìm kiếm của nhóm thay vì chỉ là một tệp khác. |
Ưu điểm chính là ghi chú cuộc họp bằng AI bắt đầu từ nơi mà bản phiên âm thô thường dừng lại. Bản chép lời vẫn có sẵn như bằng chứng nguồn, trong khi góc nhìn đầu tiên cung cấp cho mọi người một bản tóm tắt và danh sách công việc có thể sử dụng được.
Ghi Hình Gốc Của Zoom so với Ghi Chú AI của HiNoter
| Nhu cầu | Ghi hình và Bản chép lời gốc của Zoom | Quy trình AI của HiNoter |
|---|---|---|
| Lưu trữ video chính thức | Tốt nhất khi nhóm cần toàn bộ video cuộc họp, chia sẻ màn hình hoặc phát lại. | Hữu ích như một công cụ bổ trợ khi kho lưu trữ cần bản tóm tắt và đầu việc. |
| Bản chép lời có thể tìm kiếm | Hoạt động khi ghi hình đám mây và phiên âm âm thanh được bật. | Tạo văn bản có thể tìm kiếm và kết nối nó với ghi chú có cấu trúc. |
| Đầu việc | Các nhiệm vụ có thể bị ẩn trong bản ghi hoặc bản chép lời. | Trích xuất đầu việc, người phụ trách, hạn chót, quyết định và việc theo dõi tiếp. |
| Nhóm đa ngôn ngữ | Hỗ trợ ngôn ngữ phụ thuộc vào cách tính năng Zoom hoạt động và cài đặt cuộc họp. | Hỗ trợ đa ngôn ngữ giúp các nhóm ghi lại cuộc trò chuyện bằng hơn 50 ngôn ngữ. |
| Các tệp nguồn khác | Chủ yếu tập trung vào tài nguyên cuộc họp Zoom. | HiNoter cũng hỗ trợ các quy trình chuyển âm thanh thành văn bản và chuyển video thành văn bản được cho phép. |
Làm Gì Sau Khi Bản Chép Lời Đã Sẵn Sàng
Rà soát các thuật ngữ và tên quan trọng
Ngay cả những bản chép lời tốt cũng có thể bỏ sót tên riêng, thuật ngữ sản phẩm, từ viết tắt và đoạn hội thoại chồng lấn có nhiều tạp âm. Hãy rà soát mọi thứ có ảnh hưởng đến cam kết với khách hàng, quyết định tuyển dụng, vấn đề pháp lý, bản sửa lỗi kỹ thuật hoặc thời hạn.
Viết bản tóm tắt xoay quanh các quyết định
Bản tóm tắt cuộc họp không nên đọc như một bản chép lời rút gọn. Nó nên giải thích vì sao cuộc họp diễn ra, điều gì đã thay đổi, điều gì đã được quyết định, điều gì vẫn còn để ngỏ và hành động nào được yêu cầu.
Trích xuất đầu việc kèm người phụ trách
Mỗi đầu việc cần có nhiệm vụ, người phụ trách và thời điểm. "Theo dõi thêm" là quá mơ hồ. "Maya gửi danh sách kiểm tra onboarding đã chỉnh sửa trước thứ Sáu" thì hữu ích.
Chia sẻ đúng phiên bản
Các nhóm nội bộ có thể cần bản chép lời và ngữ cảnh nguồn. Các bên liên quan bên ngoài có thể chỉ cần một bản tóm tắt đã được rà soát và các cam kết. Đừng mặc định chuyển tiếp các bản chép lời thô.
Khắc Phục Sự Cố
Tôi không thể ghi cuộc họp Zoom
Hãy kiểm tra xem bạn có phải là chủ trì hoặc đồng chủ trì đủ điều kiện hay không, việc ghi hình có được bật hay không, và liệu quản trị viên của bạn có khóa cài đặt này hay không. Nếu bạn là người tham gia, hãy đề nghị chủ trì sử dụng quy trình ghi hình hoặc ghi chú đã được phê duyệt.
Bản chép lời không xuất hiện
Hãy xác nhận rằng cuộc họp đã được ghi lên đám mây và tính năng phiên âm âm thanh đã được bật trước khi ghi. Sau đó, hãy chờ Zoom xử lý bản chép lời.
Tôi đã ghi cục bộ nhưng vẫn cần bản chép lời
Tính năng phiên âm âm thanh gốc của Zoom gắn với các bản ghi trên đám mây. Nếu bạn có một bản ghi cục bộ hợp pháp, hãy tải tệp đó lên một quy trình phiên âm đã được phê duyệt như HiNoter.
Tôi quên bắt đầu ghi hình
Nếu không ai ghi hoặc ghi lại cuộc họp, toàn bộ cuộc trò chuyện có thể không khôi phục được. Hãy ngăn điều này bằng cách phân công người sở hữu cuộc họp hoặc sử dụng tính năng ghi lại bằng trợ lý dựa trên lịch cho các cuộc họp sau.
Bản chép lời quá dài
Điều đó là bình thường. Hãy dùng bản chép lời làm tư liệu nguồn, rồi chuyển nó thành phần tóm tắt, quyết định, đầu việc cần làm, người phụ trách và một tin nhắn theo dõi.
Thực hành tốt nhất về quyền riêng tư và sự đồng thuận
Việc ghi âm/ghi hình và chép lời cần được hiển thị rõ cho người tham gia. Hãy cho mọi người biết khi một cuộc họp đang được ghi lại, chép lời hoặc tóm tắt bằng AI. Tuân thủ các luật, chính sách công ty, hợp đồng và yêu cầu đồng thuận theo khu vực áp dụng cho tất cả mọi người trong cuộc họp.
Đối với triển khai nội bộ, hãy viết một chính sách ngắn trả lời năm câu hỏi: cuộc họp nào có thể được ghi lại hoặc chép lời, ai có thể bắt đầu thu, người tham gia được thông báo như thế nào, bản chép lời và ghi chú được lưu ở đâu, và ai có thể truy cập hoặc xóa chúng. Điều này đặc biệt quan trọng đối với các cuộc gọi với khách hàng, tuyển dụng, nhân sự, pháp lý, tài chính, y tế và các cuộc họp nhạy cảm về bảo mật.
Zoom nêu trong tài liệu hỗ trợ AI của mình rằng các nội dung dạng trao đổi với khách hàng như âm thanh, video, chat, chia sẻ màn hình và tệp đính kèm không được dùng để huấn luyện các mô hình AI của Zoom hoặc bên thứ ba. Các nhóm vẫn nên rà soát các thiết lập hiện tại về quyền riêng tư, lưu giữ và bảo mật cho mọi công cụ ghi âm/ghi hình, chép lời hoặc ghi chú AI mà họ sử dụng.
Khi nào nên dùng từng quy trình
| Tình huống | Dùng Zoom gốc | Dùng HiNoter |
|---|---|---|
| Bạn cần bản ghi đám mây chính thức | Dùng ghi đám mây của Zoom và chép lời âm thanh. | Dùng HiNoter sau đó nếu bản ghi cần phần tóm tắt và đầu việc. |
| Bạn cần ghi chú mà không phải dọn dẹp thủ công | Zoom có thể cung cấp bản chép lời hoặc tóm tắt AI tùy theo thiết lập. | Dùng HiNoter để tạo bản chép lời, tóm tắt, đầu việc và sơ đồ tư duy. |
| Bạn không thể dùng ghi đám mây | Làm việc với host hoặc quản trị viên nếu cần hồ sơ chính thức. | Chỉ dùng quy trình trợ lý được phê duyệt khi chính sách cho phép thu ghi chú. |
| Bạn có nhiều cuộc họp mỗi tuần | Các bản ghi có thể chất đống và trở nên khó xem lại. | Tính năng thu dựa trên lịch tạo đầu ra cuộc họp nhất quán một cách tự động. |
| Bạn cần đặt câu hỏi sau này | Tìm kiếm thủ công trong bản chép lời. | Dùng AI Chat có tham chiếu nguồn để hỏi về quyết định, người phụ trách và bối cảnh. |
Kết luận
Cách tốt nhất để ghi lại một cuộc họp Zoom và chép lời là lên kế hoạch đường đi của quy trình thu trước khi cuộc gọi bắt đầu. Xác nhận host, bật ghi đám mây và chép lời âm thanh, thông báo cho người tham gia, ghi lên đám mây, chờ xử lý hoàn tất và xem lại bản chép lời trước khi chia sẻ.
Nếu nhóm của bạn cần nhiều hơn một bản chép lời, HiNoter mang đến lớp giá trị tiếp theo: tự động tham gia cuộc họp, bản chép lời, tóm tắt, đầu việc, sơ đồ tư duy, xuất dữ liệu và AI Chat có liên kết nguồn. Cuộc họp trở thành một tài sản tri thức đáng tin cậy thay vì một bản ghi dài mà ai đó phải tự giải mã.
CTA: Hãy thử HiNoter cho cuộc họp Zoom tiếp theo của bạn. Kết nối lịch của bạn, để trợ lý tham gia các cuộc gọi đã được phê duyệt, và nhận bản chép lời, tóm tắt, đầu việc và sơ đồ tư duy tự động sau cuộc họp.
Câu hỏi thường gặp
Làm thế nào để tôi ghi lại một cuộc họp Zoom và chép lời nó?
Hãy dùng ghi đám mây của Zoom với tính năng chép lời âm thanh được bật. Host hoặc co-host đủ điều kiện bắt đầu ghi đám mây, Zoom xử lý bản ghi sau cuộc họp, và bản chép lời sẽ xuất hiện cùng bản ghi đám mây khi quá trình xử lý hoàn tất.
Zoom có thể chép lời một bản ghi cục bộ không?
Tính năng chép lời âm thanh gốc của Zoom gắn với các bản ghi đám mây. Nếu bạn có một bản ghi cục bộ hợp pháp, hãy tải nó lên một công cụ chép lời đã được phê duyệt như HiNoter.
Người tham gia có thể ghi lại và chép lời một cuộc họp Zoom không?
Người tham gia có thể cần sự cho phép của host để ghi cục bộ, và việc ghi đám mây phụ thuộc vào tài khoản cũng như thiết lập của host. Người tham gia nên hỏi host trước khi ghi lại hoặc dùng trợ lý ghi chú AI.
Vì sao bản chép lời Zoom của tôi không hiển thị?
Cuộc họp có thể đã được ghi cục bộ, tính năng chép lời âm thanh có thể đã bị tắt, tài khoản có thể không hỗ trợ tính năng này, hoặc Zoom vẫn đang xử lý bản ghi.
Tôi có cần ghi lại nếu HiNoter tham gia cuộc họp không?
Không phải lúc nào cũng cần. Nếu tổ chức của bạn cho phép hình thức thu ghi chú dựa trên trợ lý, HiNoter có thể tham gia các cuộc họp đã lên lịch và được phê duyệt để tạo bản chép lời, tóm tắt, đầu việc và sơ đồ tư duy mà không phụ thuộc vào bước ghi thủ công.
HiNoter có thể tóm tắt một bản ghi Zoom không?
Có. HiNoter có thể xử lý các nguồn cuộc họp được hỗ trợ và các bản ghi hợp pháp để tạo bản chép lời, tóm tắt, đầu việc, người phụ trách, sơ đồ tư duy và câu trả lời AI Chat có liên kết nguồn.