Suora vastaus: Kun haluat tallentaa Zoom-kokouksen ja tehdä siitä puhtaaksikirjoituksen, käytä Zoomin pilvitallennusta ja ota äänipuhtaaksikirjoitus käyttöön, aloita tallennus isäntänä tai siihen oikeutettuna apuisäntänä, odota käsittelyä ja tarkista sitten puhtaaksikirjoitus. Jos tarvitset yhteenvedot, päätökset, tehtävät ja haettavat muistiinpanot, yhdistä HiNoter, jotta hyväksytty avustaja voi liittyä kokoukseen ja jäsentää sen automaattisesti.
Zoom-kokouksen tallentaminen on helppo osa, kun oikeat tiliasetukset ovat jo kunnossa. Vaikea osa alkaa sen jälkeen. Tunnin mittaisesta puhelusta tulee videotiedosto, puhtaaksikirjoitus saapuu myöhemmin, ja jonkun on silti löydettävä päätökset, muotoiltava tehtävät uudelleen, lähetettävä seuranta ja vastattava kokouksesta poissa olleiden kysymyksiin.
Tässä oppaassa esitellään ensin Zoomin oma toimintatapa: kuka voi tallentaa, mitä pilvitallennus muuttaa, miten Zoomin oma äänipuhtaaksikirjoitus toimii, mitä osallistujat voivat ja eivät voi tehdä ja miksi puhtaaksikirjoitukset eivät joskus ilmesty. Sen jälkeen esitellään HiNoterin työnkulku tiimeille, jotka haluavat kokouksen lopputuloksen – puhtaaksikirjoituksen, yhteenvedon, toimenpiteet, ajatuskartan, viennit ja lähteisiin linkitetyn tekoälychatin – ilman, että ihmistä tarvitsee nimetä muistiinpanojen tekijäksi.
Tallenna Zoom-kokous ja tee siitä puhtaaksikirjoitus: Zoomin oma toimintatapa
Zoomin oma puhtaaksikirjoitustoiminto perustuu pilvitallennukseen. Zoom Support kertoo, että tietokoneelle tehdyt tallenteet tallennetaan paikallisesti ja ovat kaikkien Zoom-käyttäjien saatavilla, kun taas pilvitallenteet tallennetaan Zoom Cloudiin ja ovat maksullisten käyttäjien saatavilla. Äänipuhtaaksikirjoitus on pilvitallennuksen ominaisuus: kun se on käytössä, Zoom käsittelee pilvitallenteen äänen ja luo VTT-puhtaaksikirjoituksen, joka ilmestyy tallenteen yhteyteen käsittelyn jälkeen.
Tällä erolla on merkitystä. Jos isäntä tallentaa vain tietokoneelle, Zoomin omaa pilvipuhtaaksikirjoitusta ei ehkä luoda. Jos isäntä tallentaa pilveen mutta äänipuhtaaksikirjoitus on poistettu käytöstä, puhtaaksikirjoitus ei ehkä ilmesty. Jos tilin omistaja tai ylläpitäjä on lukinnut tallennus- tai puhtaaksikirjoitusasetukset, kokouksen isäntä ei ehkä voi ottaa niitä käyttöön puhelun aikana.
Zoom AI Companion -kokousyhteenveto on erillinen ominaisuus. Se voi luoda yhteenvedon siihen oikeutetuille tileille, kun se on käytössä, mutta se ei ole sama asia kuin sanatarkka puhtaaksikirjoitus. Tiimit tarvitsevat usein molemmat tasot: puhtaaksikirjoituksen todisteeksi ja yhteenvedon nopeaa tarkastelua varten.
Ennen tallentamista: edellytykset ja käyttöoikeudet
| Vaatimus | Tarkistettava asia | Miksi sillä on merkitystä | Paras seuraava vaihe |
|---|---|---|---|
| Isäntä tai oikeutettu apuisäntä | Varmista, kuka omistaa kokouksen ja kuka voi aloittaa tallennuksen. | Osallistujat eivät ehkä voi tallentaa ilman lupaa. | Määritä kokouksen tallennuksesta vastaava henkilö ennen puhelua. |
| Pilvitallennus | Varmista, että tallennus pilveen on saatavilla ja käytössä. | Zoomin omat äänipuhtaaksikirjoitukset liittyvät pilvitallenteisiin. | Käytä pilvitallennusta, kun tarvitset Zoomin puhtaaksikirjoitustiedoston. |
| Äänipuhtaaksikirjoituksen asetus | Tarkista tilin, ryhmän tai käyttäjän äänipuhtaaksikirjoitusasetukset. | Jos asetus on poistettu käytöstä tai lukittu, puhtaaksikirjoitusta ei ehkä luoda. | Kysy Zoomin ylläpitäjältä ennen kokousta, jos vaihtoehto puuttuu. |
| Ilmoitus osallistujille | Kerro osallistujille, milloin tallennusta, puhtaaksikirjoitusta tai tekoälymuistiinpanoja käytetään. | Suostumus- ja tietosuojasäännöt vaihtelevat sijainnin ja kokoustyypin mukaan. | Käytä selkeää tallennusilmoitusta ja noudata yrityksen käytäntöä. |
| Kokouksen jälkeinen työnkulku | Päätä, kuka tarkistaa puhtaaksikirjoituksen ja missä muistiinpanot jaetaan. | Pelkkä puhtaaksikirjoitus ei luo tehtäviä tai päätöksiä. | Käytä HiNoteria, kun tiimi tarvitsee jäsenneltyjä muistiinpanoja ja seurantaa. |
Zoom-kokouksen tallentaminen ja puhtaaksikirjoituksen saaminen
Käytä tätä työnkulkua, kun tavoitteenasi on Zoomin oma puhtaaksikirjoitus pilvitallenteesta. Tarkat painikkeet voivat vaihdella Zoom-asiakasohjelman, ylläpitokäytännön ja tilityypin mukaan, mutta järjestys pysyy samana.
1. Vahvista kokouksen omistaja ja tallennusasetukset
Varmista ennen kokouksen alkua, kuka on isäntä tai apuisäntä ja onko pilvitallennus käytössä. Jos olet yrityksen työtilassa, tarkista, onko ylläpitäjä lukinnut tallennusasetukset. Älä odota asiakaspuhelun viimeisiin viiteen minuuttiin huomataksesi, ettei puhtaaksikirjoitusta tarvitseva henkilö voi aloittaa tallennusta.
2. Ota äänipuhtaaksikirjoitus käyttöön pilvitallenteille
Zoom Supportin mukaan äänipuhtaaksikirjoituksen voi ottaa käyttöön tilin, ryhmän tai käyttäjän tasolla. Kun se on käytössä, Zoom luo puhtaaksikirjoituksen pilvitallenteen äänestä ja tallentaa sen VTT-tiedostona tallenteen yhteyteen. Jos asetus puuttuu tai on lukittu, pyydä tilin omistajaa tai ylläpitäjää tarkistamaan tallennusasetukset.
3. Aloita Zoom-kokous ja ilmoita osallistujille
Kerro osallistujille, että kokous tallennetaan ja kirjoitetaan puhtaaksi. Tämä on erityisen tärkeää haastatteluissa, asiakaspuheluissa, neuvonantajatapaamisissa, tukiasioiden eskaloinneissa ja kaikissa kokouksissa, joihin osallistuu organisaation ulkopuolisia henkilöitä. Tee tallennustapa selväksi kokouskutsussa, aloituspuheenvuorossa tai kokouksen aikaisessa ilmoituksessa.
4. Aloita pilvitallennus
Kokouksen aikana isäntä tai oikeutettu apuisäntä aloittaa tallennuksen ja valitsee pilvitallennuksen, kun se on saatavilla. Jos käytettävissä on vain paikallinen tallennus, Zoomin omaa puhtaaksikirjoitusta ei ehkä luoda. Mobiilikäyttäjille Zoomin tukimateriaaleissa todetaan, että paikallinen tallennus ei ole saatavilla iOS:llä tai Androidilla, kun taas pilvitallennus edellyttää oikeaa tiliä ja käyttöoikeuksia.
5. Odota Zoomin käsittelyä
Kokouksen päätyttyä Zoom käsittelee pilvitallenteen. Puhtaaksikirjoituksen ilmestyminen voi kestää pidempään kuin videon. Tarkista tallenteen tiedot käsittelyn jälkeen ja lataa tai tarkista puhtaaksikirjoitus yrityksesi jakamissääntöjen mukaisesti.
6. Muuta puhtaaksikirjoitus kokouksen lopputulokseksi
Tarkista puhtaaksikirjoitus ennen sen laajaa jakamista arkaluonteisen sisällön, nimien, teknisten termien ja tarkkuuden osalta. Muuta se sitten luettavaksi yhteenvedoksi, päätösluetteloksi, toimenpiteiksi, vastuuhenkilöiksi, määräajoiksi ja seurantaviestiksi. Tässä vaiheessa monet tiimit siirtyvät Zoomin omasta puhtaaksikirjoituksesta HiNoteriin.
Jos olet isäntä
Jos olet isäntä, tehtäväsi ei ole vain napsauttaa tallennusta. Vastaat tallennussuunnitelmasta. Päätä, tarvitseeko tiimi virallisen videoarkiston, puhtaaksikirjoituksen, nopean yhteenvedon, toimenpiteet vai kaikki nämä. Koulutuspuhelussa saatetaan tarvita video. Myyntipuhelussa voidaan tarvita puhtaaksikirjoituksen todisteet ja CRM-järjestelmään sopiva yhteenveto. Projektin tilannepalaverissa voidaan tarvita vain päätökset ja vastuuhenkilöt.
Jos kokous toistuu, luo toistettava tapa. Vahvista pilvitallennus- ja puhtaaksikirjoitusasetukset kerran ja päätä sitten, minne lopputulos viedään jokaisen puhelun jälkeen. Jos tiimisi käyttää HiNoteria, yhdistä kalenteri, jotta hyväksytyt kokoukset voidaan tallentaa ja tiivistää automaattisesti sen sijaan, että kaikki riippuisi isännän muistista.
Jos olet osallistuja
Jos et ole isäntä, kysy ennen tallentamista tai tekoälymuistiinpanoavustajan käyttämistä. Zoom-osallistujat saattavat tarvita isännän luvan paikalliseen tallentamiseen, ja pilvitallennus riippuu isännän tilistä ja kokousasetuksista. Ulkoisissa kokouksissa turvallisin toimintatapa on pyytää järjestäjää käyttämään hyväksyttyä tallennustapaa ja jakamaan asianmukainen yhteenveto myöhemmin.
Voit silti tehdä kokouksesta vastuullisemman. Kysy, kuka vastaa muistiinpanoista, jaetaanko puhtaaksikirjoitus ja missä toimenpiteitä seurataan. Nopea kysymys alussa ehkäisee usein tunnin siivoustyön myöhemmin.
Jos tallennus ei ole käytettävissä
Tallennus ei ehkä ole käytettävissä, koska tili ei tue pilvitallennusta, ylläpitäjä on poistanut sen käytöstä, isännällä ei ole siihen oikeutta, kokouksen omistaja unohti aloittaa tallennuksen tai keskustelua ei pitäisi käytäntöjen vuoksi tallentaa. Älä yritä kiertää tietosuojan tai vaatimustenmukaisuuden vuoksi asetettua rajoitusta.
Jos tiimi tarvitsee virallisen videoarkiston, ratkaise Zoomin tallennusongelma isännän tai ylläpitäjän kanssa. Jos tiimi tarvitsee vain luotettavan kirjallisen tallenteen, käytä hyväksyttyä muistiinpanotyönkulkua. HiNoter voi liittyä ajastettuihin kokouksiin oikean kalenterin ja kokouskäyttöoikeuksien avulla ja luoda sitten puhtaaksikirjoituksen, yhteenvedon, toimenpiteet, ajatuskartan ja lähteisiin linkitetyn tekoälychatin.
Tekoälypuhtaaksikirjoituksen ja muistiinpanojen työnkulku HiNoterilla
HiNoter on tekoälykokousavustaja ja puhtaaksikirjoitusalusta tiimeille, jotka tarvitsevat kokouksesta käyttökelpoisen tallenteen eivätkä vain tallennetta. Se voi liittyä automaattisesti hyväksyttyihin ajastettuihin kokouksiin, luoda puhtaaksikirjoituksen ja muuttaa keskustelun jäsennellyiksi muistiinpanoiksi puhelun jälkeen.
| Vaihe | Mitä tapahtuu | Miksi siitä on hyötyä |
|---|---|---|
| 1. Yhdistä kalenterisi | HiNoter näkee hyväksytyt ajastetut Zoom-kokoukset ja kokouksen kontekstin. | Tiimin ei tarvitse luottaa siihen, että joku muistaa aloittaa muistiinpanojen tekemisen manuaalisesti. |
| 2. Anna avustajan liittyä | Avustaja liittyy kokoukseen käyttöoikeuksien, ilmoitusten ja yrityksen käytäntöjen mukaisesti. | Osallistujat voivat keskittyä keskusteluun muistiinpanojen kirjoittamisen sijaan. |
| 3. Luo litterointi | Kokouksesta tulee haettavaa tekstiä, jota voidaan tarkastella ja lainata. | Yksityiskohtia on helpompi palauttaa mieleen kuin videoaikajanalta. |
| 4. Luo jäsennellyt muistiinpanot | HiNoter luo yhteenvedon, päätökset, tehtävät, vastuuhenkilöt, seurannan ja miellekartan. | Tulos on valmis esihenkilöille, projektitiimeille, myynnille, tuelle ja rekrytointiin. |
| 5. Synkronoi ja esitä kysymyksiä | Muistiinpanot voidaan siirtää Notioniin, Slackiin, Google Docsiin, kalenteriin, sähköpostiin tai AI Chatiin lähdeviitteineen. | Kokouksesta tulee haettavaa tiimitietoa toisen tiedoston sijaan. |
Keskeinen etu on, että tekoälyn kokousmuistiinpanot alkavat siitä, mihin raakatranskriptio yleensä päättyy. Litterointi on edelleen saatavilla lähdeaineistona, kun taas ensimmäinen näkymä tarjoaa ihmisille käyttökelpoisen yhteenvedon ja tehtäväluettelon.
Zoomin natiivi tallennus vs. HiNoterin tekoälymuistiinpanot
| Tarve | Zoomin natiivi tallennus ja litterointi | HiNoterin tekoälytyönkulku |
|---|---|---|
| Virallinen videoarkisto | Paras, kun tiimi tarvitsee kokouksen koko videon, näytönjaon tai toiston. | Hyödyllinen täydentäjänä, kun arkisto tarvitsee yhteenvedot ja tehtävät. |
| Haettava litterointi | Toimii, kun pilvitallennus ja äänen litterointi ovat käytössä. | Luo haettavaa tekstiä ja yhdistää sen jäsenneltyihin muistiinpanoihin. |
| Tehtävät | Tehtävät voivat olla piilossa tallenteen tai litteroinnin sisällä. | Poimii tehtävät, vastuuhenkilöt, määräajat, päätökset ja seurannan. |
| Monikieliset tiimit | Kielituki riippuu Zoomin ominaisuuksien toiminnasta ja kokousasetuksista. | Monikielinen tuki auttaa tiimejä dokumentoimaan keskusteluja yli 50 kielellä. |
| Muut lähdetiedostot | Keskittyy ensisijaisesti Zoom-kokousten aineistoihin. | HiNoter tukee myös sallittuja ääni tekstiksi - ja video tekstiksi -työnkulkuja. |
Mitä tehdä, kun litterointi on valmis
Tarkista keskeiset termit ja nimet
Parhaatkin litteroinnit voivat sisältää virheitä nimissä, tuotetermeissä, lyhenteissä ja meluisassa päällekkäisessä puheessa. Tarkista kaikki, mikä vaikuttaa asiakaslupaukseen, rekrytointipäätökseen, oikeudelliseen seikkaan, tekniseen korjaukseen tai määräaikaan.
Kirjoita yhteenveto päätösten ympärille
Kokouksen yhteenvedon ei pitäisi näyttää lyhyeltä litteroinnilta. Sen pitäisi selittää, miksi kokous järjestettiin, mikä muuttui, mitä päätettiin, mikä on vielä avoinna ja mitä toimia tarvitaan.
Poimi tehtävät ja vastuuhenkilöt
Jokainen tehtävä tarvitsee tehtävän, vastuuhenkilön ja ajankohdan. ”Palaa asiaan” on liian epämääräinen. ”Maya lähettää päivitetyn perehdytyslistan perjantaihin mennessä” on hyödyllinen.
Jaa oikea versio
Sisäiset tiimit saattavat tarvita litteroinnin ja lähdekontekstin. Ulkoiset sidosryhmät saattavat tarvita vain tarkistetun yhteenvedon ja sitoumukset. Älä välitä raakatranskriptioita oletusarvoisesti.
Vianmääritys
En voi tallentaa Zoom-kokousta
Tarkista, oletko isäntä tai oikeutettu apuisäntä, onko tallennus käytössä ja onko järjestelmänvalvoja lukinnut asetuksen. Jos olet osallistuja, pyydä isäntää käyttämään hyväksyttyä tallennus- tai muistiinpanotyönkulkua.
Litterointi ei tullut näkyviin
Varmista, että kokous tallennettiin pilveen ja että äänen litterointi oli käytössä ennen tallennusta. Anna sitten Zoomille aikaa käsitellä litterointi.
Tallensin paikallisesti ja tarvitsen edelleen litteroinnin
Zoomin natiivi äänen litterointi liittyy pilvitallenteisiin. Jos sinulla on laillisesti tehty paikallinen tallenne, lataa tiedosto hyväksyttyyn litterointityönkulkuun, kuten HiNoteriin.
Unodin aloittaa tallennuksen
Jos kukaan ei tallentanut tai taltioinut kokousta, koko keskustelua ei ehkä voida palauttaa. Estä tämä määrittämällä kokoukselle omistaja tai käyttämällä kalenteriin perustuvaa avustajan taltiointia tulevissa kokouksissa.
Litterointi on liian pitkä
Se on normaalia. Käytä litterointia lähdemateriaalina ja muunna se sitten yhteenvedoksi, päätöksiksi, tehtäviksi, vastuuhenkilöiksi ja seurantaviestiksi.
Yksityisyyden ja suostumuksen parhaat käytännöt
Tallennuksen ja litteroinnin tulisi olla osallistujien tiedossa. Kerro ihmisille, milloin kokousta tallennetaan, litteroidaan tai tiivistetään tekoälyn avulla. Noudata kaikkia lakeja, yrityksen käytäntöjä, sopimuksia ja alueellisia suostumusvaatimuksia, jotka koskevat kaikkia kokouksen osallistujia.
Laadi sisäistä käyttöönottoa varten lyhyt käytäntö, joka vastaa viiteen kysymykseen: mitkä kokoukset voidaan tallentaa tai litteroida, kuka voi aloittaa taltioinnin, miten osallistujille ilmoitetaan, missä litteroinnit ja muistiinpanot säilytetään ja kuka voi käyttää tai poistaa niitä. Tämä on erityisen tärkeää asiakaspuheluissa, rekrytoinnissa, henkilöstöhallinnossa, lakiasioissa, taloushallinnossa, terveydenhuollossa ja turvallisuuden kannalta arkaluonteisissa kokouksissa.
Zoom ilmoittaa tekoälyä koskevissa tukimateriaaleissaan, että asiakasviestinnän kaltaista sisältöä, kuten ääntä, videota, keskusteluja, näytönjakoa ja liitteitä, ei käytetä Zoomin tai kolmansien osapuolten tekoälymallien kouluttamiseen. Tiimien tulisi silti tarkistaa käyttämiensä tallennus-, litterointi- tai tekoälymuistiinpanotyökalujen ajantasaiset yksityisyys-, säilytys- ja turvallisuusasetukset.
Milloin kutakin työnkulkua kannattaa käyttää
| Tilanne | Käytä Zoomin natiivia toimintoa | Käytä HiNoteria |
|---|---|---|
| Tarvitset virallisen pilvitallenteen | Käytä Zoomin pilvitallennusta ja äänen litterointia. | Käytä HiNoteria sen jälkeen, jos tallenne tarvitsee yhteenvedon ja tehtävät. |
| Tarvitset muistiinpanot ilman manuaalista siivousta | Zoom saattaa tarjota litteroinnin tai tekoälyyhteenvedon asetuksista riippuen. | Käytä HiNoteria litteroinnin, yhteenvedon, tehtävien ja miellekartan luomiseen. |
| Et voi käyttää pilvitallennusta | Toimi isännän tai järjestelmänvalvojan kanssa, jos tarvitaan virallinen tallenne. | Käytä hyväksyttyä avustajatyönkulkua vain, kun käytäntö sallii muistiinpanojen taltioinnin. |
| Sinulla on useita kokouksia viikossa | Tallenteita voi kertyä ja niiden tarkastelu voi vaikeutua. | Kalenteriin perustuva taltiointi luo yhdenmukaisen kokousaineiston automaattisesti. |
| Sinun täytyy esittää kysymyksiä myöhemmin | Hae litteroinnista manuaalisesti. | Käytä AI Chatia lähdeviitteineen ja kysy päätöksistä, vastuuhenkilöistä ja kontekstista. |
Yhteenveto
Paras tapa tallentaa Zoom-kokous ja litteroida se on suunnitella taltiointipolku ennen puhelua. Vahvista isäntä, ota pilvitallennus ja äänen litterointi käyttöön, ilmoita osallistujille, tallenna pilveen, odota käsittelyn valmistumista ja tarkista litterointi ennen jakamista.
Jos tiimisi tarvitsee muutakin kuin litteroinnin, HiNoter tarjoaa seuraavan tason: automaattisen kokoukseen osallistumisen, litteroinnin, yhteenvedon, tehtävät, miellekartan, viennit ja lähteisiin linkitetyn AI Chatin. Kokouksesta tulee luotettava tietovaranto pitkän tallenteen sijaan, jota jonkun pitäisi tulkita.
CTA: Kokeile HiNoteria seuraavassa Zoom-kokouksessasi. Yhdistä kalenterisi, anna avustajan liittyä hyväksyttyihin puheluihin ja saat litteroinnin, yhteenvedon, tehtävät ja miellekartan automaattisesti kokouksen jälkeen.
Usein kysytyt kysymykset
Miten tallennan Zoom-kokouksen ja litteroin sen?
Käytä Zoomin pilvitallennusta ja ota äänen litterointi käyttöön. Isäntä tai oikeutettu apuisäntä aloittaa pilvitallennuksen, Zoom käsittelee tallenteen kokouksen jälkeen, ja litterointi tulee näkyviin pilvitallenteen yhteydessä käsittelyn valmistuttua.
Voiko Zoom litteroida paikallisen tallenteen?
Zoomin natiivi äänen litterointi liittyy pilvitallenteisiin. Jos sinulla on laillisesti tehty paikallinen tallenne, lataa se hyväksyttyyn litterointityökaluun, kuten HiNoteriin.
Voiko osallistuja tallentaa Zoom-kokouksen ja litteroida sen?
Osallistuja saattaa tarvita isännän luvan paikalliseen tallennukseen, ja pilvitallennus riippuu isännän tilistä ja asetuksista. Osallistujien tulisi kysyä isännältä ennen tallentamista tai tekoälyavustajan käyttämistä muistiinpanojen tekemiseen.
Miksi Zoom-litterointini ei tullut näkyviin?
Kokous on saatettu tallentaa paikallisesti, äänen litterointi on saatettu poistaa käytöstä, tili ei ehkä tue tätä ominaisuutta tai Zoom saattaa edelleen käsitellä tallennetta.
Tarvitsenko tallennusta, jos HiNoter liittyy kokoukseen?
Ei aina. Jos organisaatiosi sallii avustajapohjaisen muistiinpanojen tallentamisen, HiNoter voi liittyä hyväksyttyihin ajoitettuihin kokouksiin ja tuottaa litterointeja, yhteenvetoja, tehtävälistoja ja miellekarttoja ilman manuaaliseen tallennusvaiheeseen tukeutumista.
Voiko HiNoter tehdä Zoom-tallenteen yhteenvedon?
Kyllä. HiNoter voi käsitellä tuettuja kokouslähteitä ja lainmukaisia tallenteita luodakseen litterointeja, yhteenvetoja, tehtävälistoja, vastuuhenkilöitä, miellekarttoja ja lähteisiin linkitettyjä AI Chat -vastauksia.