Közvetlen válasz: A Zoom-megbeszélés rögzítéséhez és átírásához használd a Zoom felhőalapú rögzítését engedélyezett hangátírással, indítsd el a rögzítést hostként vagy jogosult társhostként, várd meg a feldolgozást, majd ellenőrizd az átiratot. Ha összefoglalókra, döntésekre, feladatokra és kereshető jegyzetekre van szükséged, csatlakoztasd a HiNotert, hogy egy jóváhagyott asszisztens csatlakozhasson, és automatikusan strukturálhassa a megbeszélést.
A Zoom-megbeszélés rögzítése egyszerű, ha a megfelelő fiókbeállítások már rendelkezésre állnak. A nehéz rész az utána következő folyamat. Egy egyórás hívás videofájllá válik, az átirat később érkezik meg, és valakinek még mindig meg kell találnia a döntéseket, át kell írnia a feladatokat, el kell küldenie a nyomon követő üzenetet, és válaszolnia kell azok kérdéseire, akik lemaradtak a megbeszélésről.
Ez az útmutató először a natív Zoom-folyamatot ismerteti: ki rögzíthet, mit változtat a felhőalapú rögzítés, hogyan működik a natív hangátírás, mit tehetnek és mit nem tehetnek a résztvevők, valamint miért nem jelenik meg néha az átirat. Ezután bemutatja a HiNoter-folyamatot azoknak a csapatoknak, amelyek emberi jegyzetelő kijelölése nélkül szeretnék megkapni a megbeszélés kimenetét – az átiratot, az összefoglalót, a teendőket, a gondolattérképet, az exportokat és a forráshivatkozásokkal ellátott AI Chatet.
Zoom-megbeszélés rögzítése és átírása: a natív Zoom-folyamat
A Zoom natív átírási folyamata a felhőalapú rögzítésre épül. A Zoom ügyfélszolgálata szerint a számítógépes rögzítések helyben kerülnek mentésre, és minden Zoom-felhasználó számára elérhetők, míg a felhőalapú rögzítések a Zoom Cloudban tárolódnak, és a fizetős felhasználók számára érhetők el. A hangátírás a felhőalapú rögzítés funkciója: engedélyezésekor a Zoom feldolgozza a felhőben tárolt rögzítés hanganyagát, és VTT-átiratot készít, amely a feldolgozás után a rögzítéssel együtt jelenik meg.
Ez a különbség fontos. Ha a host csak a számítógépre rögzít, előfordulhat, hogy a Zoom natív felhőalapú átirata nem készül el. Ha a host a felhőbe rögzít, de a hangátírás le van tiltva, az átirat nem biztos, hogy megjelenik. Ha a fiók tulajdonosa vagy az adminisztrátor zárolta a rögzítési vagy átírási beállításokat, a megbeszélés hostja nem biztos, hogy engedélyezni tudja azokat a hívás közben.
A Zoom AI Companion megbeszélés-összefoglalója külön funkció. Engedélyezett jogosultságú fiókok esetén képes összefoglalót készíteni, de ez nem azonos a szó szerinti átirattal. A csapatoknak gyakran mindkét rétegre szükségük van: átiratra a bizonyítékokhoz és összefoglalóra a gyors áttekintéshez.
Rögzítés előtt: előfeltételek és jogosultságok
| Követelmény | Mit kell ellenőrizni? | Miért fontos? | Legjobb következő lépés |
|---|---|---|---|
| Host vagy jogosult társhost | Ellenőrizd, kihez tartozik a megbeszélés, és ki indíthatja el a rögzítést. | A résztvevők engedély nélkül nem biztos, hogy rögzíthetnek. | Jelöld ki a megbeszélés rögzítéséért felelős személyt a hívás előtt. |
| Felhőalapú rögzítés | Győződj meg róla, hogy a felhőbe történő rögzítés elérhető és engedélyezve van. | A natív Zoom-hangátiratok a felhőalapú rögzítésekhez kapcsolódnak. | Használj felhőalapú rögzítést, ha szükséged van a Zoom átiratfájljára. |
| Hangátírási beállítás | Ellenőrizd a hangátírás beállításait a fiók-, csoport- vagy felhasználói szinten. | Ha a beállítás le van tiltva vagy zárolva van, előfordulhat, hogy az átirat nem készül el. | Ha hiányzik ez a lehetőség, kérdezd meg a Zoom-adminisztrátort a megbeszélés előtt. |
| Résztvevők tájékoztatása | Tájékoztasd a résztvevőket arról, ha rögzítést, átírást vagy AI-jegyzeteket használsz. | A hozzájárulásra és az adatvédelemre vonatkozó szabályok a helyszíntől és a megbeszélés típusától függően eltérnek. | Használj egyértelmű rögzítési értesítést, és kövesd a vállalati irányelveket. |
| Megbeszélés utáni munkafolyamat | Döntsd el, ki ellenőrzi az átiratot, és hol osztjátok meg a jegyzeteket. | Az átirat önmagában nem hoz létre feladatokat vagy döntéseket. | Használd a HiNotert, ha a csapatnak strukturált jegyzetekre és nyomon követésre van szüksége. |
Zoom-megbeszélés rögzítése és átirat készítése
Használd ezt a munkafolyamatot, ha a célod egy natív Zoom-felhőalapú rögzítésből származó átirat. A pontos gombok a Zoom-klienstől, az adminisztrátori szabályzattól és a fiók típusától függően változhatnak, de a sorrend állandó.
1. Erősítsd meg a megbeszélés tulajdonosát és a rögzítési beállításokat
A megbeszélés kezdete előtt erősítsd meg, ki a host vagy a társhost, és hogy engedélyezve van-e a felhőalapú rögzítés. Ha vállalati munkaterületen dolgozol, ellenőrizd, hogy az adminisztrátor zárolta-e a rögzítési beállításokat. Ne várj egy ügyfélhívás utolsó öt percéig annak felfedezésével, hogy az átiratra váró személy nem tudja elindítani a rögzítést.
2. Engedélyezd a hangátírást a felhőalapú rögzítésekhez
A Zoom ügyfélszolgálata szerint a hangátírás fiók-, csoport- vagy felhasználói szinten engedélyezhető. Engedélyezéskor a Zoom a felhőalapú rögzítés hanganyagából átiratot készít, és azt VTT-fájlként menti a rögzítés mellé. Ha a beállítás hiányzik vagy zárolva van, kérd meg a fiók tulajdonosát vagy az adminisztrátort, hogy ellenőrizze a rögzítési beállításokat.
3. Indítsd el a Zoom-megbeszélést, és tájékoztasd a résztvevőket
Tájékoztasd a résztvevőket, hogy a megbeszélést rögzíteni és átírni fogjátok. Ez különösen fontos interjúk, ügyfélhívások, tanácsadói ülések, támogatási eszkalációk, valamint a szervezeten kívüli személyekkel folytatott megbeszélések esetén. A rögzítési mód egyértelművé tétele érdekében használd a megbeszélés meghívóját, a nyitó szöveget vagy a megbeszélés közbeni értesítést.
4. Indítsd el a felhőalapú rögzítést
A megbeszélés közben a host vagy a jogosult társhost elindítja a rögzítést, és amikor elérhető, kiválasztja a felhőalapú rögzítési lehetőséget. Ha csak helyi rögzítés érhető el, előfordulhat, hogy a natív Zoom-átirat nem készül el. Mobilfelhasználók esetében a Zoom támogatási anyagai szerint iOS-en és Androidon nem érhető el a helyi rögzítés, míg a felhőalapú rögzítéshez a megfelelő fiókra és jogosultságokra van szükség.
5. Várd meg a Zoom feldolgozását
A megbeszélés befejezése után a Zoom feldolgozza a felhőalapú rögzítést. Előfordulhat, hogy az átirat később jelenik meg, mint a videó. A feldolgozás után ellenőrizd a rögzítés részleteit, majd a vállalati megosztási szabályoknak megfelelően töltsd le vagy tekintsd át az átiratot.
6. Alakítsd át az átiratot a megbeszélés kimenetévé
Mielőtt széles körben megosztanád az átiratot, ellenőrizd az érzékeny tartalmakat, neveket, szakkifejezéseket és a pontosságot. Ezután alakítsd át olvasható összefoglalóvá, döntési listává, teendőkké, felelősökké, határidőkké és nyomon követő üzenetté. Ezen a ponton vált sok csapat a natív Zoom-átírásról a HiNoterre.
Ha te vagy a host
Ha te vagy a host, a feladatod nem csupán a rögzítés gomb megnyomása. Te felelsz a rögzítési tervért. Döntsd el, hogy a csapatnak hivatalos videóarchívumra, átiratra, gyors összefoglalóra, teendőkre vagy ezek mindegyikére van-e szüksége. Egy oktatási hívásnál videóra lehet szükség. Egy értékesítési hívásnál átirati bizonyítékra és CRM-be illeszthető összefoglalóra lehet szükség. Egy projektmegbeszélésnél elegendőek lehetnek a döntések és a felelősök.
Ha a megbeszélés ismétlődő, alakíts ki megismételhető szokást. Erősítsd meg egyszer a felhőalapú rögzítés és az átírás beállításait, majd döntsd el, hová kerüljön a kimenet minden hívás után. Ha a csapatod a HiNotert használja, csatlakoztasd a naptárt, hogy a jóváhagyott megbeszéléseket automatikusan lehessen rögzíteni és összefoglalni, ahelyett hogy a host emlékezetétől függnél.
Ha résztvevő vagy
Ha nem te vagy a host, kérj engedélyt a rögzítés vagy egy AI-jegyzetelő asszisztens használata előtt. A Zoom résztvevőinek szükségük lehet a host engedélyére a helyi rögzítéshez, a felhőalapú rögzítés pedig a host fiókjától és a megbeszélés beállításaitól függ. Külső megbeszélések esetén a legbiztonságosabb megoldás az, ha megkéred a szervezőt, hogy a jóváhagyott rögzítési módot használja, majd ossza meg a megfelelő összefoglalót.
A megbeszélést ettől még elszámoltathatóbbá teheted. Kérdezd meg, ki felel a jegyzetekért, megosztják-e az átiratot, és hol követik nyomon a teendőket. Egy gyors kérdés a megbeszélés elején gyakran megelőz egyórányi későbbi rendrakást.
Ha a rögzítés nem érhető el
A rögzítés azért lehet elérhetetlen, mert a fiók nem támogatja a felhőalapú rögzítést, az adminisztrátor letiltotta, a host nem jogosult rá, a megbeszélés tulajdonosa elfelejtette elindítani a rögzítést, vagy a beszélgetést adatvédelmi okokból nem szabad rögzíteni. Ne próbálj megkerülni egy adatvédelmi vagy megfelelőségi okból érvényben lévő korlátozást.
Ha a csapatnak hivatalos videóarchívumra van szüksége, a Zoom-rögzítési problémát a hosttal vagy az adminisztrátorral együtt oldd meg. Ha a csapatnak csak megbízható írásos feljegyzésre van szüksége, használj jóváhagyott jegyzetelési munkafolyamatot. A HiNoter a megfelelő naptár- és megbeszélési jogosultságokkal csatlakozhat az ütemezett megbeszélésekhez, majd létrehozhatja az átiratot, az összefoglalót, a teendőket, a gondolattérképet és a forráshivatkozásokkal ellátott AI Chatet.
AI-átírási és jegyzetelési munkafolyamat a HiNoterrel
A HiNoter egy AI-megbeszélés-asszisztens és átírási platform olyan csapatok számára, amelyeknek a megbeszélés használható feljegyzésére van szükségük, nem csupán egy rögzítésre. Automatikusan csatlakozhat a jóváhagyott, ütemezett megbeszélésekhez, átiratot készíthet, majd a hívás után strukturált jegyzetekké alakíthatja a beszélgetést.
| Lépés | Mi történik | Miért hasznos |
|---|---|---|
| 1. Csatlakoztassa a naptárát | A HiNoter látja a jóváhagyott, ütemezett Zoom-megbeszéléseket és a megbeszélés kontextusát. | A csapatnak nem kell arra hagyatkoznia, hogy valaki ne felejtse el manuálisan elkezdeni a jegyzetelést. |
| 2. Engedje csatlakozni az asszisztenst | Az asszisztens a hozzáférési, értesítési és vállalati szabályzatnak megfelelően csatlakozik a megbeszéléshez. | A résztvevők a beszélgetésre összpontosíthatnak a jegyzetelés helyett. |
| 3. Generálja a leiratot | A megbeszélés kereshető szöveggé válik, amely áttekinthető és hivatkozható. | A részletek könnyebben visszakereshetők, mint egy videó idővonalán belül. |
| 4. Készítsen strukturált jegyzeteket | A HiNoter összefoglalót, döntéseket, teendőket, felelősöket, utánkövetést és gondolattérképet készít. | Az eredmény készen áll a vezetők, projektcsapatok, értékesítési, támogatási és toborzási csapatok számára. |
| 5. Szinkronizáljon és tegyen fel kérdéseket | A jegyzetek átkerülhetnek a Notionbe, a Slackbe, a Google Docsba, a naptárba, az e-mailbe vagy az AI Chatbe forráshivatkozásokkal. | A megbeszélés kereshető csapatszintű tudássá válik egy újabb fájl helyett. |
A legnagyobb előny az, hogy az AI-megbeszélés jegyzetei ott kezdődnek, ahol a nyers átírás általában véget ér. A leirat továbbra is elérhető forrásbizonyítékként, miközben az első nézet használható összefoglalót és feladatlistát biztosít.
A natív Zoom-rögzítés és a HiNoter AI-jegyzetei
| Igény | Natív Zoom-rögzítés és -leirat | HiNoter AI-munkafolyamat |
|---|---|---|
| Hivatalos videóarchívum | Akkor a legjobb, ha a csapatnak szüksége van a teljes megbeszélés videójára, a képernyőmegosztásra vagy a visszajátszásra. | Kiegészítőként hasznos, ha az archívumnak összefoglalókra és feladatokra is szüksége van. |
| Kereshető leirat | Akkor működik, ha a felhőrögzítés és a hangátírás engedélyezve van. | Kereshető szöveget hoz létre, és strukturált jegyzetekhez kapcsolja. |
| Teendők | A feladatok elrejtve maradhatnak a felvételben vagy a leiratban. | Kinyeri a teendőket, a felelősöket, a határidőket, a döntéseket és az utánkövetést. |
| Többnyelvű csapatok | A nyelvi támogatás a Zoom funkcióinak működésétől és a megbeszélés beállításaitól függ. | A többnyelvű támogatás segít a csapatoknak több mint 50 nyelven dokumentálni a beszélgetéseket. |
| Egyéb forrásfájlok | Elsősorban a Zoom-megbeszélések eszközeire összpontosít. | A HiNoter az engedélyezett hangból szöveggé és videóból szöveggé munkafolyamatokat is támogatja. |
Mi a teendő a leirat elkészülte után?
Tekintse át a fontos kifejezéseket és neveket
Még a kiváló leiratok is elvéthetik a neveket, termékkifejezéseket, betűszavakat és a zajos, egymásba vágó beszédet. Tekintsen át mindent, ami hatással van egy ügyfélnek tett vállalásra, felvételi döntésre, jogi kérdésre, technikai javításra vagy határidőre.
A döntések köré építse fel az összefoglalót
Egy megbeszélés összefoglalója nem olvasható úgy, mint egy rövid leirat. El kell magyaráznia, miért került sor a megbeszélésre, mi változott, miről született döntés, mi maradt nyitva, és milyen intézkedés szükséges.
Nyerje ki a teendőket a felelősökkel együtt
Minden teendőhöz feladat, felelős és időzítés szükséges. A „Kövesse nyomon” túl homályos. A „Maya péntekig elküldi a frissített bevezetési ellenőrzőlistát” már hasznos.
A megfelelő verziót ossza meg
A belső csapatoknak szükségük lehet a leiratra és a forráskontextusra. A külső érintetteknek lehet, hogy csak egy átnézett összefoglalóra és a vállalásokra van szükségük. Alapértelmezés szerint ne továbbítsa a nyers leiratokat.
Hibaelhárítás
Nem tudom rögzíteni a Zoom-megbeszélést
Ellenőrizze, hogy Ön-e a házigazda vagy jogosult társházigazda, engedélyezve van-e a rögzítés, és hogy a rendszergazda nem zárolta-e a beállítást. Ha résztvevő, kérje meg a házigazdát, hogy használja a jóváhagyott rögzítési vagy jegyzetelési munkafolyamatot.
Nem jelent meg a leirat
Ellenőrizze, hogy a megbeszélést a felhőbe rögzítették-e, és hogy a hangátírás engedélyezve volt-e a rögzítés előtt. Ezután hagyjon időt a Zoomnak a leirat feldolgozására.
Helyben rögzítettem, de továbbra is szükségem van leiratra
A natív Zoom-hangátírás a felhőrögzítésekhez kapcsolódik. Ha jogszerű helyi felvétellel rendelkezik, töltse fel a fájlt egy jóváhagyott átírási munkafolyamatba, például a HiNoterbe.
Elfelejtettem elindítani a rögzítést
Ha senki sem rögzítette vagy mentette el a megbeszélést, előfordulhat, hogy a teljes beszélgetés nem állítható helyre. Ezt megelőzheti a megbeszélés felelősének kijelölésével vagy a jövőbeli megbeszélések naptáralapú asszisztensi rögzítésével.
Túl hosszú a leirat
Ez normális. Használja a leiratot forrásanyagként, majd alakítsa át összefoglalóvá, döntésekké, teendőkké, felelősökké és utánkövető üzenetté.
Az adatvédelem és a hozzájárulás bevált gyakorlatai
A rögzítésnek és az átírásnak láthatónak kell lennie a résztvevők számára. Tájékoztassa az embereket, amikor egy megbeszélést rögzítenek, átírnak vagy AI foglal össze. Kövesse a mindenkire érvényes jogszabályokat, vállalati szabályzatokat, szerződéseket és regionális hozzájárulási követelményeket.
Belső bevezetéshez írjon rövid szabályzatot, amely öt kérdésre ad választ: mely megbeszélések rögzíthetők vagy írhatók át, ki indíthatja el a rögzítést, hogyan kapnak értesítést a résztvevők, hol tárolják a leiratokat és jegyzeteket, valamint ki férhet hozzájuk vagy törölheti őket. Ez különösen fontos ügyfélhívások, toborzás, HR, jogi, pénzügyi, egészségügyi és biztonságérzékeny megbeszélések esetén.
A Zoom AI-támogatási anyagai szerint az ügyfélkommunikációhoz hasonló tartalmakat, például a hangot, videót, csevegést, képernyőmegosztást és mellékleteket nem használják a Zoom vagy harmadik felek AI-modelljeinek betanítására. A csapatoknak ennek ellenére át kell tekinteniük az általuk használt valamennyi rögzítési, átírási vagy AI-jegyzetelő eszköz aktuális adatvédelmi, megőrzési és biztonsági beállításait.
Mikor melyik munkafolyamatot használja?
| Forgatókönyv | Natív Zoom használata | HiNoter használata |
|---|---|---|
| Szüksége van a hivatalos felhőrögzítésre | Használja a Zoom felhőrögzítését és hangátírását. | Használja utólag a HiNotert, ha a felvételhez összefoglalóra és feladatokra van szükség. |
| Manuális utómunka nélküli jegyzetekre van szüksége | A Zoom a beállításoktól függően leiratot vagy AI-összefoglalót biztosíthat. | Használja a HiNotert leirat, összefoglaló, teendők és gondolattérkép létrehozásához. |
| Nem használhat felhőrögzítést | Dolgozzon együtt a házigazdával vagy a rendszergazdával, ha hivatalos nyilvántartás szükséges. | Csak akkor használjon jóváhagyott asszisztensi munkafolyamatot, ha a szabályzat engedélyezi a jegyzetek rögzítését. |
| Hetente sok megbeszélése van | A felvételek felhalmozódhatnak, és nehézzé válhat az áttekintésük. | A naptáralapú rögzítés automatikusan egységes megbeszélési kimenetet hoz létre. |
| Később kérdéseket szeretne feltenni | Keressen manuálisan a leiratban. | Használja a forráshivatkozásokkal ellátott AI Chatet a döntésekkel, felelősökkel és kontextussal kapcsolatos kérdésekhez. |
Összegzés
A Zoom-megbeszélés rögzítésének és átírásának legjobb módja, ha még a hívás előtt megtervezi a rögzítés folyamatát. Erősítse meg a házigazdát, engedélyezze a felhőrögzítést és a hangátírást, értesítse a résztvevőket, rögzítsen a felhőbe, várja meg a feldolgozást, majd megosztás előtt tekintse át a leiratot.
Ha a csapatának a leiratnál többre van szüksége, a HiNoter biztosítja a következő szintet: automatikus megbeszélési részvételt, leiratot, összefoglalót, teendőket, gondolattérképet, exportálást és forráshivatkozásokkal ellátott AI Chatet. A megbeszélés megbízható tudáseszközzé válik egy hosszú felvétel helyett, amelyet valakinek fel kell dolgoznia.
CTA: Próbálja ki a HiNotert a következő Zoom-megbeszélésén. Csatlakoztassa a naptárát, engedje, hogy az asszisztens csatlakozzon a jóváhagyott hívásokhoz, és a megbeszélés után automatikusan megkapja a leiratot, az összefoglalót, a teendőket és a gondolattérképet.
GYIK
Hogyan rögzíthetek és írhatok át egy Zoom-megbeszélést?
Használja a Zoom felhőrögzítését engedélyezett hangátírással. A házigazda vagy a jogosult társházigazda elindítja a felhőrögzítést, a Zoom a megbeszélés után feldolgozza a felvételt, és a feldolgozás befejeztével a leirat megjelenik a felhőrögzítés mellett.
Át tud írni a Zoom egy helyi felvételt?
A natív Zoom-hangátírás a felhőrögzítésekhez kapcsolódik. Ha jogszerű helyi felvétellel rendelkezik, töltse fel egy jóváhagyott átírási eszközbe, például a HiNoterbe.
Rögzítheti és leiratozhatja egy résztvevő a Zoom-megbeszélést?
A résztvevőnek szüksége lehet a házigazda engedélyére a helyi rögzítéshez, a felhőalapú rögzítés pedig a házigazda fiókjától és beállításaitól függ. A résztvevőknek rögzítés vagy MI-alapú jegyzetelő asszisztens használata előtt meg kell kérdezniük a házigazdát.
Miért nem jelent meg a Zoom-leiratom?
A megbeszélést helyileg rögzíthették, az audiotranszkripció le lehetett tiltva, a fiók nem támogathatja ezt a funkciót, vagy a Zoom még feldolgozhatja a felvételt.
Szükségem van rögzítésre, ha a HiNoter csatlakozik a megbeszéléshez?
Nem mindig. Ha a szervezete engedélyezi az asszisztensalapú jegyzetelést, a HiNoter csatlakozhat a jóváhagyott, ütemezett megbeszélésekhez, és kézi rögzítési lépés nélkül készíthet leiratokat, összefoglalókat, teendőket és gondolattérképeket.
Összefoglalhat a HiNoter egy Zoom-felvételt?
Igen. A HiNoter képes támogatott megbeszélési forrásokat és jogszerű felvételeket feldolgozni, hogy leiratokat, összefoglalókat, teendőket, felelősöket, gondolattérképeket és forráshivatkozásokkal ellátott MI-csevegési válaszokat készítsen.