כיצד להקליט פגישת Zoom ולתמלל אותה באמצעות בינה מלאכותית

תשובה ישירה: כדי להקליט פגישת Zoom ולתמלל אותה, השתמשו בהקלטה בענן של Zoom עם תמלול אודיו מופעל, התחילו את ההקלטה כמארח או כשותף מארח מורשה, המתינו לעיבוד ולאחר מכן עברו על התמלול. אם אתם זקוקים לסיכומים, החלטות, משימות והערות שניתן לחפש בהן, חברו את HiNoter כדי שעוזר מאושר יוכל להצטרף ולבנות את מבנה הפגישה באופן אוטומטי.

הקלטת פגישת Zoom היא החלק הקל כאשר הגדרות החשבון הנכונות כבר מוגדרות. החלק הקשה הוא מה שקורה לאחר מכן. שיחה בת שעה הופכת לקובץ וידאו, התמלול מגיע מאוחר יותר, ועדיין מישהו צריך לאתר החלטות, לנסח מחדש משימות, לשלוח הודעת המשך ולענות על שאלות של אנשים שהחמיצו את הפגישה.

המדריך הזה מסביר תחילה את הדרך המקורית של Zoom: מי יכול להקליט, מה משתנה בהקלטה בענן, כיצד פועל תמלול האודיו המקורי, מה המשתתפים יכולים ומה אינם יכולים לעשות, ומדוע לפעמים התמלולים אינם מופיעים. לאחר מכן הוא מציג את תהליך העבודה עם HiNoter עבור צוותים שרוצים את תוצר הפגישה - תמלול, סיכום, פריטי פעולה, מפת חשיבה, ייצוא, וצ'אט AI המקושר למקור - בלי להקצות רושם אנושי.

הקלטת פגישת Zoom ותמלולה: הדרך המקורית של Zoom

מסלול התמלול המקורי של Zoom מבוסס על הקלטה בענן. התמיכה של Zoom מסבירה שהקלטות מהמחשב נשמרות באופן מקומי וזמינות לכל משתמשי Zoom, בעוד שהקלטות בענן נשמרות ב-Zoom Cloud וזמינות למשתמשים בתשלום. תמלול אודיו הוא תכונה של הקלטה בענן: כאשר הוא מופעל, Zoom מעבד את האודיו של ההקלטה בענן ומפיק תמלול VTT שמופיע לצד ההקלטה לאחר העיבוד.

להבחנה הזו יש חשיבות. אם המארח מקליט רק למחשב, ייתכן שתמלול הענן המקורי של Zoom לא ייווצר. אם המארח מקליט לענן אך תמלול האודיו מושבת, ייתכן שהתמלול לא יופיע. אם בעל החשבון או מנהל המערכת נעלו את הגדרות ההקלטה או התמלול, ייתכן שמארח הפגישה לא יוכל להפעיל אותן במהלך השיחה.

סיכום הפגישה של Zoom AI Companion הוא תכונה נפרדת. הוא יכול ליצור תקציר עבור חשבונות זכאים כאשר הוא מופעל, אך הוא אינו זהה לתמלול מילולי. צוותים זקוקים לעיתים קרובות לשתי השכבות: תמלול לצורך תיעוד וסיכום לצורך סקירה מהירה.

לפני ההקלטה: דרישות מוקדמות והרשאות

כיצד להקליט פגישת Zoom ולקבל תמלול

השתמשו בתהליך העבודה הזה כאשר המטרה שלכם היא תמלול של הקלטת ענן מקורית של Zoom. הכפתורים המדויקים עשויים להשתנות בהתאם ללקוח Zoom, למדיניות מנהל המערכת ולסוג החשבון, אך הרצף נשאר יציב.

1. אשרו את בעל הפגישה ואת הגדרות ההקלטה

לפני תחילת הפגישה, אשרו מי הוא המארח או שותף המארח והאם ההקלטה בענן מופעלת. אם אתם נמצאים בסביבת עבודה של חברה, בדקו אם מנהל מערכת נעל את הגדרות ההקלטה. אל תחכו לחמש הדקות האחרונות של שיחת לקוח כדי לגלות שהאדם שזקוק לתמלול אינו יכול להתחיל את ההקלטה.

2. הפעילו תמלול אודיו עבור הקלטות בענן

התמיכה של Zoom מציינת שניתן להפעיל תמלול אודיו ברמת החשבון, הקבוצה או המשתמש. כאשר הוא מופעל, Zoom מפיק תמלול מהאודיו של ההקלטה בענן ושומר אותו כקובץ VTT עם ההקלטה. אם ההגדרה חסרה או נעולה, בקשו מבעל החשבון או ממנהל המערכת לבדוק את הגדרות ההקלטה.

3. התחילו את פגישת Zoom ויידעו את המשתתפים

אמרו למשתתפים שהפגישה תוקלט ותתומלל. הדבר חשוב במיוחד עבור ראיונות, שיחות עם לקוחות, מפגשי ייעוץ, הסלמות תמיכה וכל פגישה עם אנשים מחוץ לארגון שלכם. השתמשו בהזמנה לפגישה, בתסריט הפתיחה או בהודעה במהלך הפגישה כדי להבהיר את שיטת הלכידה.

4. התחילו הקלטה בענן

במהלך הפגישה, המארח או שותף מארח מורשה מתחילים את ההקלטה ובוחרים באפשרות ההקלטה בענן כאשר היא זמינה. אם זמינה רק הקלטה מקומית, ייתכן שהתמלול המקורי של Zoom לא ייווצר. עבור משתמשים בנייד, חומרי התמיכה של Zoom מציינים שהקלטה מקומית אינה זמינה ב-iOS או ב-Android, בעוד שהקלטה בענן דורשת את החשבון וההרשאות המתאימים.

5. המתינו לעיבוד של Zoom

לאחר סיום הפגישה, Zoom מעבד את ההקלטה בענן. ייתכן שהתמלול יופיע מאוחר יותר מהווידאו. בדקו את פרטי ההקלטה לאחר העיבוד והורידו או בדקו את התמלול בהתאם לכללי השיתוף של החברה שלכם.

6. הפכו את התמלול לתוצר פגישה

לפני שיתוף התמלול באופן נרחב, בדקו אותו לאיתור תוכן רגיש, שמות, מונחים טכניים ודיוק. לאחר מכן הפכו אותו לסיכום קריא, רשימת החלטות, פריטי פעולה, אחראים, תאריכי יעד והודעת המשך. כאן צוותים רבים עוברים מתמלול Zoom המקורי ל-HiNoter.

אם אתם המארחים

אם אתם המארחים, תפקידכם אינו רק ללחוץ על כפתור ההקלטה. אתם אחראים על תוכנית הלכידה. החליטו אם הצוות זקוק לארכיון וידאו רשמי, לתמלול, לסיכום מהיר, לפריטי פעולה או לכל אלה. שיחת הדרכה עשויה לדרוש וידאו. שיחת מכירה עשויה לדרוש תיעוד תמלול לצד סיכום מוכן ל-CRM. סנכרון פרויקט עשוי לדרוש רק החלטות ואחראים.

אם הפגישה מתקיימת באופן חוזר, צרו הרגל שניתן לחזור עליו. אשרו פעם אחת את הגדרות ההקלטה והתמלול בענן, ולאחר מכן החליטו לאן התוצר יעבור אחרי כל שיחה. אם הצוות שלכם משתמש ב-HiNoter, חברו את היומן כדי שפגישות מאושרות יילכדו ויסוכמו באופן אוטומטי במקום להסתמך על הזיכרון של המארח.

אם אתם משתתפים

אם אינכם המארחים, בקשו אישור לפני הקלטה או שימוש בעוזר AI לרישום הערות. משתתפי Zoom עשויים להזדקק לאישור המארח כדי להקליט באופן מקומי, והקלטה בענן תלויה בחשבון המארח ובהגדרות הפגישה. בפגישות חיצוניות, הדרך הבטוחה ביותר היא לבקש מהמארגן להשתמש בשיטת הלכידה המאושרת ולשתף לאחר מכן את הסיכום המתאים.

עדיין תוכלו להפוך את הפגישה לאחראית יותר. שאלו מי אחראי על ההערות, האם התמלול ישותף והיכן יתבצע מעקב אחר פריטי הפעולה. שאלה קצרה בתחילת הפגישה מונעת לעיתים קרובות שעה של עבודת ניקוי בהמשך.

אם ההקלטה אינה זמינה

ההקלטה עשויה להיות בלתי זמינה מכיוון שהחשבון אינו תומך בהקלטה בענן, מנהל המערכת השבית אותה, המארח אינו מורשה, בעל הפגישה שכח להתחיל את ההקלטה או שאין להקליט את השיחה מטעמי מדיניות. אל תנסו לעקוף הגבלה שקיימת מטעמי פרטיות או תאימות.

אם הצוות זקוק לארכיון וידאו רשמי, פתרו את בעיית ההקלטה ב-Zoom עם המארח או מנהל המערכת. אם הצוות זקוק רק לתיעוד כתוב אמין, השתמשו בתהליך עבודה מאושר לרישום הערות. HiNoter יכול להצטרף לפגישות מתוזמנות עם היומן והרשאות הפגישה המתאימים, ולאחר מכן ליצור את התמלול, הסיכום, פריטי הפעולה, מפת החשיבה והצ'אט AI המקושר למקור.

תהליך עבודה לתמלול AI ולהערות עם HiNoter

HiNoter הוא עוזר פגישות מבוסס AI ופלטפורמת תמלול עבור צוותים הזקוקים לתיעוד שימושי של פגישה, ולא רק להקלטה. הוא יכול להצטרף אוטומטית לפגישות מתוזמנות שאושרו, ליצור תמלול ולהפוך את השיחה להערות מובנות לאחר השיחה.

היתרון העיקרי הוא ש-הערות פגישה מבוססות AI מתחילות במקום שבו התמלול הגולמי בדרך כלל נעצר. התמלול נשאר זמין כראיה למקור, בעוד שהתצוגה הראשונית מספקת לאנשים סיכום שימושי ורשימת משימות.

הקלטה מובנית ב-Zoom לעומת הערות AI של HiNoter

מה לעשות לאחר שהתמלול מוכן

בדקו מונחים ושמות חשובים

גם תמלולים איכותיים עלולים לפספס שמות, מונחי מוצר, ראשי תיבות ודיבור חופף ורועש. בדקו כל דבר שמשפיע על התחייבות ללקוח, החלטת גיוס, סוגיה משפטית, תיקון טכני או מועד יעד.

כתבו את הסיכום סביב ההחלטות

סיכום פגישה לא צריך להיקרא כמו תמלול קצר. עליו להסביר מדוע הפגישה התקיימה, מה השתנה, מה הוחלט, מה עדיין פתוח ואיזו פעולה נדרשת.

חלצו משימות לביצוע עם אחראים

כל משימה לביצוע זקוקה למשימה, לאחראי ולתזמון. "לטפל בהמשך" זה מעורפל מדי. "מאיה תשלח את רשימת הבדיקה המעודכנת לקליטת עובדים עד יום שישי" הוא ניסוח שימושי.

שתפו את הגרסה הנכונה

צוותים פנימיים עשויים להזדקק לתמלול ולהקשר המקור. בעלי עניין חיצוניים עשויים להזדקק רק לסיכום שעבר בדיקה ולהתחייבויות. אל תעבירו תמלולים גולמיים כברירת מחדל.

פתרון בעיות

איני מצליח להקליט את פגישת Zoom

בדקו אם אתם המארחים או מארחים-שותפים כשירים, אם ההקלטה מופעלת ואם מנהל המערכת שלכם נעל את ההגדרה. אם אתם משתתפים, בקשו מהמארח להשתמש בתהליך ההקלטה או ההערות המאושר.

התמלול לא הופיע

ודאו שהפגישה הוקלטה לענן ושנוסף תמלול אודיו לפני ההקלטה. לאחר מכן המתינו ש-Zoom יעבד את התמלול.

הקלטתי באופן מקומי ואני עדיין זקוק לתמלול

תמלול האודיו המובנה של Zoom קשור להקלטות בענן. אם יש לכם הקלטה מקומית חוקית, העלו את הקובץ לתהליך תמלול מאושר כגון HiNoter.

שכחתי להתחיל את ההקלטה

אם אף אחד לא הקליט או תיעד את הפגישה, ייתכן שלא ניתן יהיה לשחזר את השיחה המלאה. מנעו זאת באמצעות הקצאת בעלות על הפגישה או שימוש בלכידה של עוזר המבוססת על היומן עבור פגישות עתידיות.

התמלול ארוך מדי

זה נורמלי. השתמשו בתמלול כחומר מקור, ולאחר מכן הפכו אותו לסיכום, החלטות, משימות לביצוע, אחראים והודעת המשך.

שיטות מומלצות לפרטיות ולהסכמה

ההקלטה והתמלול צריכים להיות גלויים למשתתפים. הודיעו לאנשים כאשר פגישה מוקלטת, מתומללת או מסוכמת באמצעות AI. צייתו לחוקים, למדיניות החברה, לחוזים ולדרישות ההסכמה האזוריות החלות על כל המשתתפים בפגישה.

להשקה פנימית, כתבו מדיניות קצרה שעונה על חמש שאלות: אילו פגישות ניתן להקליט או לתמלל, מי יכול להתחיל את הלכידה, כיצד המשתתפים מקבלים הודעה, היכן נשמרים התמלולים וההערות, ומי יכול לגשת אליהם או למחוק אותם. הדבר חשוב במיוחד בשיחות עם לקוחות, בגיוס, במשאבי אנוש, במשפטים, בכספים, בתחום הבריאות ובפגישות רגישות לאבטחה.

Zoom מציינת בחומרי התמיכה שלה בנושא AI שתוכן דמוי תקשורת עם לקוחות, כגון אודיו, וידאו, צ׳אט, שיתוף מסך וקבצים מצורפים, אינו משמש לאימון מודלי ה-AI של Zoom או של צדדים שלישיים. עם זאת, על צוותים לבדוק את הגדרות הפרטיות, השמירה והאבטחה העדכניות עבור כל כלי הקלטה, תמלול או הערות AI שהם משתמשים בו.

מתי להשתמש בכל תהליך עבודה

השורה התחתונה

הדרך הטובה ביותר להקליט פגישת Zoom ולתמלל אותה היא לתכנן את נתיב הלכידה לפני השיחה. אשרו את המארח, הפעילו הקלטה בענן ותמלול אודיו, הודיעו למשתתפים, הקליטו לענן, המתינו לעיבוד ובדקו את התמלול לפני השיתוף.

אם הצוות שלכם זקוק ליותר מתמלול, HiNoter מספק את השכבה הבאה: נוכחות אוטומטית בפגישה, תמלול, סיכום, משימות לביצוע, מפת חשיבה, ייצוא ו-AI Chat עם קישורים למקורות. הפגישה הופכת לנכס ידע אמין במקום להקלטה ארוכה שמישהו צריך לפענח.

CTA: נסו את HiNoter בפגישת ה-Zoom הבאה שלכם. חברו את היומן שלכם, אפשרו לעוזר להצטרף לשיחות מאושרות וקבלו את התמלול, הסיכום, המשימות לביצוע ומפת החשיבה באופן אוטומטי לאחר הפגישה.

שאלות נפוצות

כיצד להקליט פגישת Zoom ולתמלל אותה?

השתמשו בהקלטה בענן של Zoom כאשר תמלול האודיו מופעל. המארח או מארח-שותף כשיר מתחיל הקלטה בענן, Zoom מעבד את ההקלטה לאחר הפגישה, והתמלול מופיע לצד ההקלטה בענן עם השלמת העיבוד.

האם Zoom יכול לתמלל הקלטה מקומית?

תמלול האודיו המובנה של Zoom קשור להקלטות בענן. אם יש לכם הקלטה מקומית חוקית, העלו אותה לכלי תמלול מאושר כגון HiNoter.

האם משתתף יכול להקליט ולתמלל פגישת Zoom?

משתתף עשוי להזדקק לאישור המארח כדי להקליט באופן מקומי, והקלטה בענן תלויה בחשבון ובהגדרות של המארח. על המשתתפים לבקש מהמארח אישור לפני הקלטה או שימוש בעוזר AI לרישום הערות.

מדוע התמלול של Zoom שלי לא הופיע?

ייתכן שהפגישה הוקלטה באופן מקומי, שתמלול האודיו הושבת, שהחשבון אינו תומך בתכונה, או ש-Zoom עדיין מעבד את ההקלטה.

האם אני צריך הקלטה אם HiNoter מצטרף לפגישה?

לא תמיד. אם הארגון שלך מתיר לכידת הערות באמצעות עוזר, HiNoter יכול להצטרף לפגישות מתוזמנות מאושרות ולהפיק תמלולים, סיכומים, פריטי פעולה ומפות חשיבה בלי להסתמך על שלב הקלטה ידני.

האם HiNoter יכול לסכם הקלטת Zoom?

כן. HiNoter יכול לעבד מקורות פגישה נתמכים והקלטות חוקיות כדי ליצור תמלולים, סיכומים, פריטי פעולה, אחראים, מפות חשיבה ותשובות צ'אט מבוססות AI המקושרות למקור.