Google Meetin luominen: kokouslinkin tekeminen millä tahansa laitteella

Tarvitsetko Google Meet -linkin heti tai kutsun ensi viikolle? Nopein tapa riippuu siitä, haluatko erillisen linkin, käynnissä olevan puhelun vai ajastetun tapahtuman vieraineen. Tässä oppaassa käydään läpi kaikki vaihtoehdot sekä pienet tarkistukset, joilla voit ehkäistä liittymisongelmia.

Mikä Google Meetin luontivaihtoehto kannattaa valita?

Google tarjoaa useita tapoja luoda Meet-kokous. Kaikki luovat kokouksen, johon voi liittyä, mutta niiden käyttötarkoitukset ovat erilaiset. Valitse vaihtoehto sen mukaan, miten aiot kutsua ihmiset.

Jos järjestät työhaastattelua, asiakaspuhelua tai tiimikatsausta, Kalenteri on yleensä selkeämpi vaihtoehto: kokouslinkki kulkee tapahtuman, aikavyöhykkeen ja vierasluettelon mukana. Erillinen linkki sopii epämuodolliseen keskusteluun, mutta lähettäjän on silti kerrottava kaikille, milloin liittyä.

Google Meet -linkin luominen tietokoneella

1. Kirjaudu Google-tilillesi ja avaa meet.google.com.
2. Napsauta Uusi kokous. Joissakin etusivun versioissa painikkeen nimi on Uusi.
3. Valitse Luo kokous myöhempää käyttöä varten.
4. Napsauta kokouksen tiedoissa Kopioi ja liitä linkki viestiisi tai kutsuusi.
5. Kun kokouksen aika koittaa, avaa sama linkki ja valitse Liity.

Jos puhelu alkaa nyt, valitse sen sijaan Aloita välitön kokous. Meet avaa huoneen heti. Kopioi liittymistiedot puhelusta ja lähetä ne osallistujille. Ennen ensimmäistä puhelua selaimesi saattaa pyytää lupaa kameran ja mikrofonin käyttöön. Voit testata nämä säätimet ennen muiden liittymistä.

Ero on yksinkertainen: ”myöhempää käyttöä varten” luo uudelleenkäytettävän linkin lisäämättä aikaa kalenteriisi; ”välitön” avaa huoneen; ”Aikatauluta Google Kalenterissa” luo tapahtuman. Google muuttaa käyttöliittymän nimiä ajoittain, joten etsi vastaava toiminto, jos tililläsi näkyy hieman erilainen painike.

Google Meetin ajastaminen Kalenterissa

1. Avaa Google Kalenteri ja luo uusi tapahtuma.
2. Lisää kuvaava nimi, päivämäärä, alkamis- ja päättymisaika sekä oikea aikavyöhyke.
3. Lisää vieraat ja varmista, että Google Meet -videoneuvottelu on liitetty. Jos sitä ei ole, valitse Lisää Google Meet -videoneuvottelu.
4. Tarkista vierasluettelo ja mahdolliset isännän säätimet, ja tallenna tapahtuma. Valitse Lähetä, kun Kalenteri kysyy, ilmoitetaanko vieraille.
5. Avaa tallennettu tapahtuma kerran ja varmista, että Meet-linkki näkyy, ennen kuin luotat kutsuun.

Jos aloitat Meetissä, valitse Aikatauluta Google Kalenterissa; siirryt tapahtumien muokkausnäkymään. Puhelimessa Meet-sovelluksen Uusi → Aikatauluta -vaihtoehto avaa samoin Kalenterin. Tapahtuma on virallisen kokouksen parempi paikka kuin keskusteluketjuun liitetty linkki, etenkin kun osallistujat tarvitsevat muistutuksia tai selkeän asialistan.

Luo erillisille yleisöille erilliset tapahtumat ja linkit. Google kertoo, että vanhan kalenteritapahtuman Meet-koodin käyttäminen uudelleen voi sitoa käyttöoikeudet ja kokoustiedot alkuperäisen tapahtuman vierasluetteloon. Tämä on tärkeää esimerkiksi silloin, kun ehdokashaastattelua seuraa sisäinen rekrytointikeskustelu: jälkipuintia varten tulisi olla oma tapahtuma ja koodi.

Google Meet -linkin luominen iPhonella tai Androidilla

1. Avaa ajantasainen Google Meet -sovellus ja kirjaudu sisään.
2. Napauta oikean alakulman läheltä kohtaa Uusi.
3. Napauta Luo linkki.
4. Liitä linkki viestiin valitsemalla Kopioi tai valitse toinen sovellus napauttamalla Jaa.
5. Liity itse huoneeseen napauttamalla Liity kokoukseen ja sitten Liity.

Jos kyseessä on tuleva tapaaminen, napauta Meet-sovelluksessa Uusi → Aikatauluta. Google Kalenteri avautuu, jotta voit määrittää nimen, ajan ja vieraat. Sekä iPhonella että Androidilla voit myös luoda tapahtuman suoraan Kalenteri-sovelluksessa. Tarkista tapahtuman tiedot ennen lähettämistä, erityisesti silloin, kun osallistujat ovat eri aikavyöhykkeillä.

Googlen nykyisillä mobiililaitteiden ohjesivuilla käytetään nimeä Luo linkki. Vanhoissa kuvakaappauksissa tai artikkeleissa voi näkyä Luo uusi kokous; seuraa toimintoa, joka luo jaettavan linkin sovelluksesi versiossa.

Voiko Meet-linkin luoda Gmailista?

Kyllä. Avaa tietokoneella Gmail, etsi vasemmasta sivupalkista Meet ja napsauta Uusi kokous. Valitse Lähetä kutsu, jos haluat kopioida kokouskutsun tai jakaa sen sähköpostitse. Jos Meet-osio on piilotettu, Gmailin asetuksista voi näyttää sen uudelleen. Tämä tapa sopii nopeaan keskusteluun, mutta Kalenteri on luotettavampi, kun kutsuun tarvitaan ajastettu aika ja vierasluettelo.

Lisää ennen linkin jakamista viestiin selkeä aihe ja aika. ”Projektikatsaus, tiistaina klo 14.00 ET” on hyödyllisempi kuin pelkkä URL-osoite. Jos odotat asialistan tai tiedostojen läpikäyntiä, lisää ne kalenteritapahtumaan tai viestiin ennen puhelua.

Tarkista kokouksen käyttöoikeudet ennen vieraiden saapumista

Kelvollinen linkki ei aina tarkoita, että kaikki voivat liittyä ilman hyväksyntää. Kokouksen käyttöoikeudet vaihtelevat tilin ja isännän asetusten mukaan. Googlen isäntäasetukset voivat tarjota käyttöoikeuksiksi Avoin, Luotettu tai Rajoitettu tilistä riippuen. Ulkopuoliset vieraat ja muistiinpanoavustajat voivat joutua pyytämään pääsyä. Isännän tulee olla valmis hyväksymään heidät.

• Tarkista järjestäjän tili. Kokouksen luova tili voi hallita sitä, kuka voi hyväksyä vieraita ja käyttää kokoustietoja.
• Tarkista vierasluettelo. Edelleen lähetetty linkki voi tavoittaa henkilön, jota ei kutsuttu kalenteritapahtumaan.
• Tarkista huone ajoissa. Avaa linkki muutamaa minuuttia ennen kokousta ja testaa ääni, video ja käyttöoikeudet.
• Tarkista tallennusta koskevat odotukset. Kerro osallistujille, jos kokous tallennetaan tai litteroidaan, ja noudata sovellettavia sääntöjä sekä yrityksen käytäntöjä.

Toistuvissa puheluissa tarkista isäntäasetukset sarjaa luodessasi. Jos keskustelun yleisö tai arkaluonteisuus muuttuu, tee vanhan kierrättämisen sijaan uusi tapahtuma ja linkki.

Muuta kokous hyödyllisiksi muistiinpanoiksi HiNoterilla

Linkin luominen ratkaisee kutsuongelman. Seuraava haaste on muistaa, mitä päätettiin. HiNoterin Google Meet -integraatio voi yhdistää kalenteriisi, antaa sinun valita käsiteltävät kokoukset ja pyytää lupaa liittyä ajastettuun puheluun. Isännän on ehkä hyväksyttävä avustaja. Kokouksen jälkeen HiNoter voi tarjota litteraatin, yhteenvedon, tehtävät ja miellekartan.

Viikoittaista tiimipalaveria varten päätä etukäteen, mitkä puhelut tarvitsevat täydellisen tallenteen. Tarkista lopuksi luodut tekoälyn kokousmuistiinpanot tapahtuneen perusteella, vahvista vastuuhenkilöt ja määräajat ja jaa tiivis lopputulos sitä tarvitseville. Pelkkä pitkä litteraatti on vähemmän hyödyllinen kuin tarkistettu päätös ja määrätty seuraava askel.

Kokousavustaja on erityisen hyödyllinen, kun samalle päivälle osuu useita puheluita. Jos sinulla on jo tallenne, HiNoterin puheesta tekstiksi -työnkulku voi muuttaa sen haettavaksi tekstiksi. Jos haluat ennen lähettämistä tarkistettavan muodon, tutustu oppaaseen kokouspöytäkirjojen kirjoittamisesta. Voit myös tarkastella kokousten tehtäviä, kun keskustelu tuottaa paljon jatkotoimia.

Miksi en voi luoda tai käyttää linkkiä?

Uusi kokous -vaihtoehto puuttuu

Varmista ensin, että olet kirjautunut Google-tilille. Google kertoo, että sisäänkirjautuminen vaaditaan uuden Meet-kokouksen luomiseen tai Meet-linkin lisäämiseen kalenteritapahtumaan. Työ- tai koulutilillä järjestelmänvalvoja on saattanut poistaa kokousten luomisen käytöstä. Jos voit liittyä kokouksiin mutta et luoda niitä, pyydä järjestelmänvalvojaa tarkistamaan organisaation Meet-asetukset.

Ajastettu kokous ei näy Meetissä

Tarkista Google-tili, jota käytit kalenteritapahtuman luomiseen. Google huomauttaa, että vain Google Kalenterin kautta ajastetut kokoukset näkyvät Meetin ajastettujen kokousten luettelossa. ”Myöhempää käyttöä varten” luotu linkki toimii edelleen, vaikka sitä ei olisi merkitty tulevaksi tapahtumaksi.

Joku ei pääse huoneeseen

Tarkista tarkka linkki, sisäänkirjautunut tili, tapahtuman vierasluettelo ja isännän käyttöoikeusasetukset. Pyydä isäntää seuraamaan liittymispyyntöä. Jos kokous luotiin eri yleisölle, uusi tapahtuma ja koodi voivat olla selkein ratkaisu.

Vanha linkki ei enää toimi

Meet-koodeilla on erilaiset vanhenemissäännöt sen mukaan, missä ne luotiin. Google kertoo, että Meetin etusivulla luodut koodit vanhenevat 365 päivää viimeisen käytön jälkeen; Kalenterin koodeihin sovelletaan erillisiä ehtoja. Vahvista tärkeän tulevan kokouksen linkki sen alkuperäisestä tapahtumasta tai luo uusi sen sijaan, että olettaisit kaikkien vanhojen koodien pysyvän voimassa.

Usein kysytyt kysymykset

Onko Google Meet -linkin luominen ilmaista?

Voit luoda kokouslinkin Google-tilillä. Käytettävissä olevat ominaisuudet ja kokousten rajoitukset riippuvat tilistä tai Workspace-sopimuksesta, joten tarkista nykyisen tilin tiedot, jos tarvitset tarkkoja rajoituksia.

Voiko joku liittyä Google Meetiini ilman Google-tiliä?

Google sallii joidenkin vieraiden pyytää pääsyä ilman Google-tiliä. Järjestäjän tai muun valtuutetun osallistujan on ehkä hyväksyttävä heidät. Organisaation asetukset voivat vaikuttaa käyttöoikeuksiin.

Voinko käyttää Google Meet -linkkiä uudelleen?

Meet-linkki voi pysyä käytettävissä koodin vanhenemiseen asti, mutta Kalenterissa luodun koodin uudelleenkäyttö voi säilyttää alkuperäisen tapahtuman käyttöoikeudet ja tiedot. Luo uusi tapahtuma uudelle yleisölle tai arkaluonteista jatkokeskustelua varten.

Mitä eroa on Meet-linkillä ja kalenterikutsulla?

Meet-linkki avaa videohuoneen. Kalenterikutsu lisää linkin ympärille päivämäärän, aikavyöhykkeen, vierasluettelon, muistutukset ja kokoustiedot. Suunniteltuja puheluita varten lähetä kutsu.

Voiko HiNoter liittyä luomaani Google Meet -kokoukseen?

Kyllä. HiNoterin Google Meet -integraatio voi tunnistaa valitut kalenterikokoukset ja pyytää lupaa liittyä niihin. Isännän on ehkä hyväksyttävä avustaja, ja osallistujien tulee tietää, milloin litterointi on käytössä.

Luo linkki ja valmistele sitten lopputulos

Nopeaa jaettavaa linkkiä varten käytä vaihtoehtoa Uusi kokous → Luo kokous myöhempää käyttöä varten. Jos puhelulla on kiinteä aika ja vierasluettelo, käytä Google Kalenteria. Tarkista käyttöoikeudet ennen ensimmäisen osallistujan saapumista ja päätä, miten tallennat päätökset jälkikäteen. Jos tarvitset tälle seurattavan tallenteen, aloita HiNoterilla ja tarkista muistiinpanot ennen niiden jakamista.