Bạn cần một liên kết Google Meet ngay bây giờ hoặc lời mời cho tuần tới? Cách nhanh nhất phụ thuộc vào việc bạn muốn một liên kết độc lập, một cuộc gọi trực tiếp hay một sự kiện đã lên lịch có khách mời. Hướng dẫn này trình bày từng cách và những kiểm tra thiết lập nhỏ giúp tránh sự cố khi tham gia.
Trên máy tính, mở Google Meet, chọn Cuộc họp mới hoặc Mới, sau đó chọn Tạo cuộc họp để dùng sau. Sao chép và gửi liên kết. Với cuộc họp theo thời gian cụ thể, chọn Lên lịch trong Google Calendar để khách mời nhận được sự kiện, thời gian và liên kết Meet cùng nhau. Trên iPhone hoặc Android, mở ứng dụng Meet, nhấn Mới, sau đó nhấn Tạo liên kết.
Bạn nên chọn tùy chọn tạo Google Meet nào?
Google cung cấp một số cách để tạo Meet. Các cách này đều tạo ra một cuộc họp mà người khác có thể tham gia, nhưng phục vụ những mục đích tổ chức khác nhau. Hãy sử dụng tùy chọn phù hợp với cách bạn dự định mời mọi người.
| Bạn cần gì | Cách phù hợp nhất | Nội dung bạn gửi |
|---|---|---|
| Một liên kết để chia sẻ ngay cho cuộc gọi sau này | Meet → Cuộc họp mới → Tạo cuộc họp để dùng sau | Liên kết Meet đã sao chép |
| Một cuộc gọi bắt đầu ngay lập tức | Meet → Cuộc họp mới → Bắt đầu cuộc họp tức thì | Lời mời từ cuộc gọi đang mở |
| Ngày, giờ và danh sách khách mời | Meet → Lên lịch trong Google Calendar hoặc tạo sự kiện Calendar | Lời mời Calendar có thông tin Meet |
| Một lời mời nhanh khi đang đọc email | Gmail → Meet → Cuộc họp mới | Lời mời đã sao chép hoặc lời mời qua email |
Nếu bạn đang sắp xếp một cuộc phỏng vấn, cuộc gọi với khách hàng hoặc buổi đánh giá của nhóm, Calendar thường là lựa chọn rõ ràng hơn: liên kết cuộc họp đi kèm sự kiện, múi giờ và danh sách khách mời. Một liên kết độc lập rất tiện cho cuộc trò chuyện không trang trọng, nhưng người gửi vẫn cần cho mọi người biết thời điểm tham gia.
Cách tạo liên kết Google Meet trên máy tính
- Đăng nhập vào Tài khoản Google và mở meet.google.com.
- Nhấp vào Cuộc họp mới. Một số phiên bản trang chủ đặt tên cho nút này là Mới.
- Chọn Tạo cuộc họp để dùng sau.
- Nhấp vào Sao chép trong thông tin cuộc họp, sau đó dán liên kết vào tin nhắn hoặc lời mời.
- Khi đến thời gian họp, mở lại liên kết đó và chọn Tham gia.
Để thực hiện cuộc gọi ngay bây giờ, hãy chọn Bắt đầu cuộc họp tức thì. Meet sẽ mở phòng ngay lập tức; sao chép thông tin tham gia từ cuộc gọi và gửi cho những người tham gia. Trước cuộc gọi đầu tiên, trình duyệt có thể yêu cầu quyền sử dụng camera và micrô. Bạn có thể kiểm tra các điều khiển này trước khi những người khác tham gia.
Sự khác biệt rất đơn giản: “để dùng sau” tạo một liên kết có thể sử dụng lại mà không đặt thời gian trên lịch; “tức thì” mở phòng; còn “Lên lịch trong Google Calendar” tạo một sự kiện. Google đôi khi thay đổi nhãn giao diện, vì vậy hãy tìm hành động tương đương nếu tài khoản của bạn hiển thị một nút hơi khác.
Cách lên lịch Google Meet bằng Calendar
- Mở Google Calendar và tạo một sự kiện mới.
- Thêm tiêu đề mô tả, ngày, thời gian bắt đầu và kết thúc, cùng múi giờ chính xác.
- Thêm khách mời và xác nhận rằng Hội nghị truyền hình Google Meet đã được đính kèm. Nếu chưa có, chọn Thêm hội nghị truyền hình Google Meet.
- Xem lại danh sách khách mời và mọi tùy chọn dành cho người tổ chức, sau đó lưu sự kiện. Chọn Gửi khi Calendar hỏi bạn có muốn thông báo cho khách mời hay không.
- Mở sự kiện đã lưu một lần để xác nhận liên kết Meet hiển thị trước khi bạn dựa vào lời mời đó.
Nếu bắt đầu trong Meet, hãy chọn Lên lịch trong Google Calendar; thao tác này sẽ đưa bạn đến trình chỉnh sửa sự kiện. Trên điện thoại, tùy chọn Mới → Lên lịch trong ứng dụng Meet cũng mở Calendar. Sự kiện là nơi phù hợp hơn cho một cuộc họp chính thức so với việc dán liên kết vào chuỗi trò chuyện, đặc biệt khi người tham dự cần lời nhắc hoặc chương trình rõ ràng.
Đối với các nhóm người tham dự khác nhau, hãy tạo các sự kiện và liên kết riêng. Google giải thích rằng việc sử dụng lại mã Meet từ một sự kiện Calendar cũ có thể khiến quyền truy cập và bản ghi cuộc họp vẫn gắn với danh sách khách mời của sự kiện ban đầu. Điều này quan trọng đối với một cuộc phỏng vấn ứng viên tiếp theo là cuộc thảo luận nội bộ về tuyển dụng: buổi trao đổi sau đó nên có sự kiện và mã riêng.
Kết nối các cuộc gọi Google Meet đã chọn với HiNoter để biến cuộc trò chuyện thành bản chép lời có thể tìm kiếm và ghi chú có cấu trúc.
Cách tạo liên kết Google Meet trên iPhone hoặc Android
- Mở ứng dụng Google Meet hiện tại và đăng nhập.
- Nhấn vào Mới ở gần góc dưới bên phải.
- Nhấn vào Tạo liên kết.
- Dùng Sao chép để dán liên kết vào tin nhắn hoặc chọn Chia sẻ để dùng ứng dụng khác.
- Để tự vào phòng, nhấn Tham gia cuộc họp rồi nhấn Tham gia.
Đối với một cuộc hẹn trong tương lai, nhấn Mới → Lên lịch trong ứng dụng Meet. Google Calendar sẽ mở để bạn đặt tiêu đề, thời gian và khách mời. Trên cả iPhone và Android, bạn cũng có thể tạo sự kiện trực tiếp trong ứng dụng Calendar. Hãy kiểm tra chi tiết sự kiện trước khi gửi, đặc biệt khi người tham gia ở các múi giờ khác nhau.
Các trang Trợ giúp Google dành cho thiết bị di động hiện sử dụng nhãn Tạo liên kết. Ảnh chụp màn hình hoặc bài viết cũ hơn có thể hiển thị Tạo cuộc họp mới; hãy làm theo thao tác tạo liên kết có thể chia sẻ trong phiên bản ứng dụng của bạn.
Bạn có thể tạo liên kết Meet từ Gmail không?
Có. Trên máy tính, mở Gmail, tìm Meet ở thanh bên trái và nhấp vào Cuộc họp mới. Chọn Gửi lời mời để sao chép lời mời họp hoặc chia sẻ lời mời qua email. Nếu mục Meet bị ẩn, bạn có thể bật lại mục này trong phần cài đặt Gmail. Cách này hữu ích cho một cuộc trò chuyện nhanh, nhưng Calendar đáng tin cậy hơn khi lời mời cần thời gian đã lên lịch và danh sách khách mời.
Trước khi chia sẻ bất kỳ liên kết nào, hãy đưa chủ đề và thời gian rõ ràng vào tin nhắn. “Đánh giá dự án, thứ Ba lúc 2:00 chiều ET” hữu ích hơn một URL đơn lẻ. Nếu dự kiến sẽ có chương trình hoặc tệp cần xem xét, hãy thêm chúng vào sự kiện Calendar hoặc tin nhắn trước cuộc gọi.
Kiểm tra quyền truy cập cuộc họp trước khi khách mời đến
Một liên kết hợp lệ không phải lúc nào cũng có nghĩa là mọi người có thể vào mà không cần phê duyệt. Quyền truy cập cuộc họp thay đổi tùy theo tài khoản và cài đặt của người tổ chức. Các tùy chọn dành cho người tổ chức của Google có thể cung cấp quyền truy cập Mở, Đáng tin cậy hoặc Bị hạn chế, tùy thuộc vào tài khoản. Khách bên ngoài và trợ lý ghi chú có thể cần yêu cầu tham gia. Người tổ chức nên sẵn sàng chấp nhận họ.
- Kiểm tra tài khoản người tổ chức. Tài khoản tạo cuộc họp có thể kiểm soát ai được chấp nhận khách mời và truy cập bản ghi cuộc họp.
- Kiểm tra danh sách khách mời. Một liên kết được chuyển tiếp có thể đến tay người không được mời vào sự kiện Calendar.
- Kiểm tra phòng sớm. Mở liên kết trước vài phút để kiểm tra âm thanh, video và quyền truy cập.
- Kiểm tra kỳ vọng về việc ghi âm. Cho người tham gia biết nếu cuộc họp sẽ được ghi âm hoặc chép lời, đồng thời tuân thủ các quy định hiện hành và chính sách công ty.
Đối với các cuộc gọi định kỳ, hãy xem lại cài đặt người tổ chức khi tạo chuỗi sự kiện. Nếu đối tượng hoặc mức độ nhạy cảm của cuộc trò chuyện thay đổi, hãy tạo sự kiện và liên kết mới thay vì tái sử dụng liên kết cũ.
Biến cuộc họp thành ghi chú hữu ích với HiNoter
Tạo liên kết giúp giải quyết vấn đề lời mời. Thách thức tiếp theo là ghi nhớ những gì đã được quyết định. Tích hợp Google Meet của HiNoter có thể kết nối với lịch của bạn, cho phép bạn chọn những cuộc họp cần bao quát và yêu cầu tham gia cuộc gọi đã lên lịch. Người tổ chức có thể cần chấp nhận trợ lý. Sau cuộc họp, HiNoter có thể cung cấp bản chép lời, bản tóm tắt, các mục hành động và sơ đồ tư duy.
Đối với cuộc họp đồng bộ hằng tuần của nhóm, hãy quyết định trước cuộc gọi nào cần bản ghi đầy đủ. Cuối buổi, xem lại ghi chú cuộc họp AI được tạo ra so với những gì đã diễn ra, xác nhận người phụ trách và thời hạn, rồi chia sẻ kết quả ngắn gọn với những người cần biết. Chỉ một bản chép lời dài sẽ kém hữu ích hơn một quyết định đã được kiểm tra và một bước tiếp theo được giao cho người phụ trách.
Trợ lý cuộc họp đặc biệt hữu ích khi nhiều cuộc gọi diễn ra trong cùng một ngày. Nếu bạn đã có bản ghi, quy trình chuyển âm thanh thành văn bản của HiNoter có thể biến bản ghi đó thành văn bản có thể tìm kiếm. Để xem một định dạng trước khi gửi, hãy xem hướng dẫn về cách viết biên bản cuộc họp. Bạn cũng có thể xem lại các mục hành động từ cuộc họp khi cuộc thảo luận tạo ra nhiều việc cần theo dõi.
Tại sao tôi không thể tạo hoặc sử dụng liên kết?
Thiếu tùy chọn Cuộc họp mới
Trước tiên, hãy xác nhận rằng bạn đã đăng nhập vào Tài khoản Google. Google cho biết cần đăng nhập tài khoản để tạo Meet mới hoặc thêm liên kết Meet vào sự kiện Calendar. Với tài khoản cơ quan hoặc trường học, quản trị viên có thể đã tắt tính năng tạo cuộc họp. Nếu bạn có thể tham gia cuộc họp nhưng không thể tạo cuộc họp, hãy yêu cầu quản trị viên kiểm tra cài đặt Meet của tổ chức.
Cuộc họp đã lên lịch không xuất hiện trong Meet
Kiểm tra tài khoản Google bạn đã dùng để tạo sự kiện Calendar. Google lưu ý rằng chỉ những cuộc họp được lên lịch thông qua Google Calendar mới xuất hiện trong danh sách đã lên lịch của Meet. Một liên kết được tạo “để dùng sau” vẫn hoạt động ngay cả khi không được liệt kê là sự kiện sắp tới.
Một người không thể vào phòng
Kiểm tra liên kết chính xác, tài khoản đã đăng nhập, danh sách khách mời của sự kiện và cài đặt quyền truy cập của người tổ chức. Yêu cầu người tổ chức theo dõi yêu cầu tham gia. Nếu cuộc họp được tạo cho một nhóm đối tượng khác, một sự kiện và mã mới có thể là cách khắc phục rõ ràng nhất.
Liên kết cũ không còn hoạt động
Mã Meet có các quy tắc hết hạn khác nhau tùy nơi chúng được tạo. Google cho biết mã được tạo trên trang chủ Meet sẽ hết hạn 365 ngày sau lần sử dụng cuối cùng; mã Calendar tuân theo các điều kiện riêng. Đối với một cuộc họp quan trọng trong tương lai, hãy xác nhận liên kết trong sự kiện ban đầu hoặc tạo liên kết mới thay vì cho rằng mọi mã cũ vẫn còn hợp lệ.
Để HiNoter tham gia một cuộc gọi đã chọn, sau đó xem lại bản chép lời, bản tóm tắt và các mục hành động trước khi chia sẻ nội dung theo dõi.
Câu hỏi thường gặp
Tạo liên kết Google Meet có miễn phí không?
Bạn có thể tạo liên kết cuộc họp bằng Tài khoản Google. Các tính năng hiện có và giới hạn cuộc họp phụ thuộc vào tài khoản hoặc gói Workspace, vì vậy hãy kiểm tra thông tin tài khoản hiện tại nếu bạn cần biết giới hạn cụ thể.
Một người có thể tham gia Google Meet của tôi mà không có Tài khoản Google không?
Google cho phép một số khách mời yêu cầu tham gia mà không cần Tài khoản Google. Người tổ chức hoặc một người tham gia được ủy quyền khác có thể cần chấp nhận họ. Cài đặt của tổ chức có thể ảnh hưởng đến quyền truy cập.
Tôi có thể sử dụng lại liên kết Google Meet không?
Một liên kết Meet có thể vẫn sử dụng được cho đến khi mã hết hạn, nhưng việc sử dụng lại mã được tạo từ Calendar có thể giữ nguyên quyền truy cập và bản ghi của sự kiện ban đầu. Hãy tạo sự kiện mới cho nhóm đối tượng mới hoặc một hoạt động theo dõi nhạy cảm.
Sự khác biệt giữa liên kết Meet và lời mời Calendar là gì?
Liên kết Meet mở phòng video. Lời mời Calendar bổ sung ngày, múi giờ, danh sách khách mời, lời nhắc và thông tin cuộc họp xung quanh liên kết đó. Đối với các cuộc gọi đã lên kế hoạch, hãy gửi lời mời.
HiNoter có thể tham gia Google Meet mà tôi đã tạo không?
Có. Tích hợp Google Meet của HiNoter có thể phát hiện các cuộc họp trong lịch đã chọn và yêu cầu tham gia. Người tổ chức có thể cần chấp nhận trợ lý, và người tham gia nên biết khi tính năng chép lời đang được sử dụng.
Tạo liên kết, sau đó chuẩn bị kết quả
Để có một liên kết nhanh có thể chia sẻ, hãy dùng Cuộc họp mới → Tạo cuộc họp để dùng sau. Đối với cuộc gọi có thời gian và danh sách khách mời cố định, hãy dùng Google Calendar. Kiểm tra quyền truy cập trước khi người tham gia đầu tiên đến và quyết định cách bạn sẽ ghi lại các quyết định sau đó. Nếu việc theo dõi cần một bản ghi có thể tìm kiếm, hãy bắt đầu với HiNoter và xem lại ghi chú trước khi chia sẻ chúng.